Retningslinier for foretagelse af primokorrektioner/ direkte statusposteringer efter

Transkript

1 Retningslinier for foretagelse af primokorrektioner/ direkte statusposteringer efter Retningslinierne er udstedt med hjemmel i 25, stk. 3 i bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. (bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001) ØS, SoRF Beskrivelse af primokorrektioner/direkte statusposteringer De gældende regler for området er pr den nye regnskabsbekendtgørelse og budgetvejledning 2001, hvori ændringen er beskrevet i indledningen: Regnskabsbekendtgørelsen: 25, stk. 3. Ændring af regnskabspraksis og overførsel af aktiver og passiver mellem regnskabsførende institutioner registreres som direkte statusposteringer uden udgifts- eller indtægtvirkning og efter nærmere retningslinier fra Økonomistyrelsen. Budgetvejledning 2001 (indledningen): V. Primokorrektioner Primokorrektioner består dels i primokorrektioner til statens statusposter og dels i primokorrektioner til det videreførte beløb i bevillingsafregningen. På baggrund af anbefalingerne i rapporten "Statens status og konteringsprincipper", er principperne for primokorrektioner ændret i regnskabsbekendtgørelsen, således at fejlposteringer i tidligere finansår som udgangspunkt ikke længere korrigeres som primokorrektioner. Fejlposteringer i tidligere finansår, som påvirkede statens statusposter, skal korrigeres med en almindelig ompostering i indeværende finansår. Fremover kan primokorrektioner således normalt kun komme på tale i følgende tilfælde: ved ændring i regnskabsprincip ved omflytning mellem forskellige langfristede statusposter. Omfanget af primokorrektioner til bevillingsafregningen vil også blive reduceret, dels fordi reduktionen i antallet af primokorrektioner i sig selv vil mindske behovet, og dels fordi primokorrektioner til bevillingsafregningen fremover ikke kan benyttes til at forøge det videreførte beløb i forbindelse med rettelser af fejl i tidligere finansår. I stedet kan det i særlige tilfælde være nødvendigt at søge en bevillingsregulering, der optages på tillægsbevillingslovforslaget for det år, hvor der sker fejlrettelse. Det skal endvidere præciseres, at inddragelse og udskillelse af anlægsaktiver i forbindelse med f.eks. statslig overtagelse eller etablering af selvejende institutioner, selvstændige forvaltningsenheder og selskaber som hidtil skal ske ved almindelige bevægelser på bevillingslove og regnskaber og ikke ved primokorrektioner. Der henvises i øvrigt til budgetvejledningens punkt Ændring af regnskabspraksis. T:\Projektorganisation\Projekter\ØAV\Primokorrektioner-vejledning\ doc

2 I det følgende beskrives først og mest udførligt de fremtidige retningslinjer for primokorrektioner til statens status hvilke posteringer foretages centralt i Økonomistyrelsen og hvilke posteringer foretager ministerier og regnskabsførende institutioner selv ved en almindelig ompostering i indeværende finansår. Til sidst omtales konsekvenserne af de nye retningslinjer for primokorrektioner til bevillingsafregningen. 1) Posteringer der foretages centralt af Økonomistyrelsen På baggrund af ovennævnte regelgrundlag for primokorrektioner i regnskabsbekendtgørelsen og budgetvejledningen, kan primokorrektioner opdeles i tre typer: Fodnote Kapitaladvis Øvrige Disse begreber dækker som hovedregel 1 kun følgende situationer: Fodnote Ændring i regnskabsprincip/-praksis som ændrer værdien af en statuspost i statsregnskabet med modpostering direkte på egenkapitalen eller en ompostering af et beløb mellem forskellige langfristede statusposter i statsregnskabets status (f.eks. fra udlån til værdipapirer). Bilag 4 viser statusposternes sammensætning af statuskonti ultimo Kapitaladvis En postering indenfor en statuspost i statsregnskabets balance, men mellem forskellige ministerier. Der er typisk tale om overdragelse af aktiver eller passiver mellem ministerier uden betaling og forekommer især ved ressortændringer. Øvrige En postering inden for en statuspost i statsregnskabets balance og indenfor et ministerium, men mellem forskellige regnskabsførende institutioner. Der er typisk tale om overdragelse af aktiver eller passiver mellem regnskabsførende institutioner uden betaling og forekommer især ved ressortændringer eller ved ændret ansvarsfordeling internt i et ministerium. 1 Der kan i særlige tilfælde forekomme undtagelser, f.eks. hvis en del af en statuspost flyttes fra langfristet gæld til kortfristet gæld, eller ved oprettelse af nye statusposter, nedlæggelse af statusposter eller ændring i statusposternes sammensætning af statuskonti. Side 2 af 8

3 Disse primokorrektioner foretages centralt dvs. i Økonomistyrelsen efter anmodning fra departementerne. Økonomistyrelsen tilstræber at gennemføre kapitaladvis og øvrige primokorrektioner uden at foretage regnskabsmæssige posteringer. I stedet gennemføres ændringen ved at rette underkontohenvisningen i koncernsystemet eller ved at ændre i nummerstrukturens sammensætning. Hvis ministeriet selv vurderer, at ændringerne kan gennemføres efter denne metode, kan man indsende anmodninger om sådanne ændringer via Økonomistyrelsens hjemmeside: Nummerstruktur/stamdata ( I nogle tilfælde er det dog nødvendigt at foretage primokorrektionerne ved hjælp af regnskabsmæssige posteringer. Det gælder f.eks. for alle fodnoter og for de kapitaladvis og øvrige primokorrektioner, hvor der kun overføres en del af aktiverne og/eller passiverne på et delregnskab/registreringsnummer til en anden regnskabsførende institution. Rent konteringsmæssigt foretages de sidstnævnte fodnoter, kapitaladvis og øvrige primokorrektioner ved en postering i debet/kredit på en kort- eller langfristet statuskonto under aktiver eller gæld med en modpostering i kredit/debet på en egenkapitalkonto. Metoderne er beskrevet i konteringseksempler i bilag 1. Så længe SCR-systemet fungerer som koncernsystem, forventes disse regnskabsmæssige posteringer at foregå i SCR. Hvis de berørte regnskabsførende institutioner anvender Navision Stat som lokalt regnskabssystem, ledsages posteringen i SCR af udsendelse af et såkaldt CRO-bilag til den regnskabsførende institution, der indlæser og bogfører dette bilag i Navision Stat. Når SCR i fremtiden ikke længere fungerer som koncernsystem, forventes der at ske en tilpasning af kontoplanen, således at konteringen af primokorrektioner kan foregå lokalt. Økonomistyrelsen agter desuden på vores hjemmeside at lægge yderligere materiale, som dels giver ministerierne mulighed for at udarbejde udkast til tastebilag vedr. fodnoter/kapitaladvis/øvrig primokorrektion med tilhørende CRObilag, dels fastsætter hvilke oplysninger og dokumentation, ministerierne skal indsende sammen med anmodningen om primokorrektioner. 2) Posteringer der foretages lokalt af den regnskabsførende institution Ved lokal forstås det regnskabssystem (Navision Stat, SCR eller KOKOforbindelse til et andet bogføringssystem) som institutionen anvender til sin regnskabsføring. Side 3 af 8

4 De nye regler i regnskabsbekendtgørelsen og budgetvejledning 2001 betyder, at en del af de posteringer, der tidligere foregik som primokorrektioner i Økonomistyrelsen fremover skal foregå som almindelige regnskabsposteringer i de regnskabsførende institutioners lokale regnskabssystemer. Det drejer sig især om rettelse af fejl i tidligere finansår, flytning mellem enkelte statuskonti indenfor én statuspost samt ompostering af aktiver og/eller passiver inden for samme regnskabsførende institution (dvs. mellem delregnskaber i forskellige bogføringskredse eller mellem delregnskaber i samme bogføringskreds). De efterfølgende afsnit beskriver, hvordan disse posteringer skal foregå fremover. Samtidig beskrives flytning mellem kortfristede statusposter, som ikke indgår i den nuværende definition af fodnoter. De forskellige situationer beskrives nedenfor og ved konteringseksempel 1-8 i bilag 2a for brugere af SCRsystemet og i bilag 2b for brugere af Navision Stat. Økonomistyrelsen vil desuden vejlede ministerier og institutioner omkring udformningen af sådanne posteringsbilag i resten af 2001 og efter beholdningsoverførslen fra 2001 til For god ordens skyld nævnes, at rettelse af fejl opstået i løbet af indeværende finansår falder uden for de nærværende beskrivelser. Sådanne fejlrettelser foretages ved omposteringer som hidtil, som regel tilbageføres fejlposteringen og den rigtige postering bogføres. Ligeledes gælder at de angivne konteringsmetoder herunder ikke må benyttes til bevillingstænkning dvs. at forøge dispositionsmulighederne uberettiget. Rettelse af fejl i tidligere finansår Rent principielt kan sådanne fejl defineres på følgende måde: Bogføringen på en statuskonto er forkert ultimo år 1 efter de gældende regnskabsregler/-principper, og når denne saldo overføres til primo i det næste regnskabsår, er saldoen stadig forkert. Hermed adskiller fejl sig fra fodnoter vedr. ændring i regnskabsprincipper, hvor bogføringen på beholdningskontiene er korrekt ultimo år 1 efter de da gældende regnskabsregler/-principper, men når denne saldo overføres til primo i det næste regnskabsår, er saldoen forkert opgjort i henhold de nye regnskabsregler/-principper. Side 4 af 8

5 Hidtil (frem til 30/6 2001) har fejl i tidligere finansår kunne rettes ved primokorrektioner til statusposterne uden at påvirke indtægter og udgifter i det nye finansår. Fremover (fra 1/7 2001) skal rettelsen ske ved almindelige konteringer, som påvirker indtægter/udgifter i nyt finansår, i de tilfælde hvor fejlen skyldtes fejl på indtægter eller udgifter i tidligere finansår. Rettelsen af fejlen skal posteres således, at en eventuel fejl i tidligere års bevillingsafregning samtidig automatisk bliver rettet i indeværende års bevillingsafregning uden at anvende primokorrektioner til det videreførte beløb. Derfor skal den regnskabsførende institution være påpasselig i forbindelse med disse fejlrettelser vedrørende tidligere finansår og nøje overveje, hvordan de kommer til at påvirke bevillingsafregningen for indeværende år, således at den regnskabsførende institution ikke kommer til at forøge dispositionsmulighederne uberettiget. Hovedregel 1: Ved ompostering af fejl i tidligere finansår skal den regnskabsførende institution postere på den konto, der rettelig burde have været anvendt i tidligere finansår, og modpostere på den konto, som fejlagtigt blev anvendt i tidligere finansår. Hovedregel 2: Hvis fejlen skyldes manglende posteringer i tidligere finansår skal den regnskabsførende institution som udgangspunkt foretage den postering, der rettelig burde være foretaget i tidligere finansår. Undtagelse: Hvis man ikke ved hvilken konto, der ved en fejl blev anvendt i tidligere finansår, skal modposteringen foregå på kontoen for ekstraordinære udgifter. Der er desuden visse forskelle i konteringen afhængig af, om der rettes fejl i tidligere finansår på kortfristede eller langfristede statuskonti. Rettelse af fejl i tidligere finansår, som kommer til udtryk ved at saldoen på en eller flere kortfristede statuskonti udviser en forkert saldo primo indeværende finansår er illustreret ved konteringseksempel 1 i bilag 2. Rettelse af fejl i tidligere finansår, som kommer til udtryk ved at saldoen på en eller flere langfristede statuskonti udviser en forkert saldo primo indeværende finansår skal behandles som fodnote jf. ovenfor under afsnit 1, hvis fejlen blot består i en flytning mellem forskellige langfristede statusposter inden for hovedgrupperne i statens status (anlægsaktiver, omsætningsaktiver, egenkapital, langfristet gæld og kortfristet gæld). Andre fejl skal rettes ved lokale posterin- Side 5 af 8

6 ger. I disse tilfælde kan institutionen ikke postere direkte på de langfristede statuskonti. Rettelsen består i en postering på den/de bevægelseskonti (indtægts- /udgiftskonti) som svarer til den/de pågældende statuskonti. Modkontoen vil ofte være en konto for udgifter/indtægter, der ultimo året overføres til egenkapitalen, se konteringseksempel 2 i bilag 2. Derved vil rettelser af fejl vedr. langfristede statuskonti i de fleste tilfælde være neutrale i relation til bevillingerne og videreførselsbeløbet, men fejlrettelsen vil dog være synligt i statsregnskabets budget- og regnskabsspecifikation på forskellige standardkonti. De nye regler er imidlertid ikke udtryk for, at flytning af saldi på statusposter fra én del af den regnskabsførende institution til én anden del uden nogen samlet effekt på udgifter/indtægter for staten skal give sig udslag i udgifter på én underkonto+standardkonto og indtægter på en anden underkonto+standardkonto. Sådanne omflytninger optræder typisk i tilfælde, hvor aktiver er anskaffet på en bestemt underkonto i et tidligere finansår, men hvor man opretter en ny underkonto til at afhænde aktivet. Disse omflytninger af aktiver er således ikke egentlige fejl, og de skal fortsat gennemføres uden synlig effekt på statsregnskabets driftsregnskab, som det beskrives nedenfor. I nogle tilfælde er den pågældende fejlagtigt opførte statuspost placeret på et registreringsnummer/delregnskab med henvisning til en underkonto, som for længst er gledet ud af bevillingslovene. I sådanne tilfælde foretager den regnskabsførende institution, som forvalter statusposten, først en ompostering af statusposten efter retningslinjerne nedenfor i afsnittet Ompostering af aktiver og/eller passiver inden for samme regnskabsførende institution og dernæst en fejlrettelse som beskrevet i dette afsnit på en retvisende underkonto. Flytning mellem kortfristede statusposter Hvis en institution foretager en ganske almindelig ompostering mellem to kortfristede statusposter, hvor omposteringen ikke er begrundet i registrering af en stedfunden transaktion men alene i en rettelse af forkerte primosaldi (f.eks. en postering fra kreditorer til debitorer), så har der efter de tidligere regler rent definitorisk været tale om en fodnote. Økonomistyrelsen har imidlertid ikke haft mulighed for at opgøre sådanne rettelser, hvis ikke institutionerne har orienteret om dem, og Økonomistyrelsen har ikke taget dem med som fodnoter i de årlige statsregnskaber, hvor de har optrådt som almindelige bevægelser i årets løb. Hvis flytninger mellem kortfristede statusposter skyldes ændrede regnskabsprincipper, skal det foregå som en fodnote og indsendes til Økonomistyrelsen, Side 6 af 8

7 jf. de tidligere beskrivelser. Økonomistyrelsen vil i højere grad end tidligere lade sådanne flytninger foregå via en lokal postering i samråd med departement og regnskabsførende institution, efter at Økonomistyrelsen har drøftet de bogføringsmæssige konsekvenser af det ændrede regnskabsprincip. Andre flytninger mellem kortfristede statusposter indgår ikke i den nuværende definition af fodnoter. Derfor fortsætter den tidligere praksis uændret med kontering i de lokale regnskabssystem på to forskellige statuskonti under kortfristede aktiver og passiver som vist i konteringseksempel 3 i bilag 2. Flytning mellem enkelte statuskonti indenfor én statuspost De fleste statusposter i statsregnskabets balance er sammensat af flere forskellige statuskonti. Økonomistyrelsen har tidligere foretaget en del af sådanne flytninger specielt mellem de langfristede statuskonti. Fremover skal alle disse flytninger foregå via posteringer i de lokale regnskabssystemer, men Økonomistyrelsen vil vejlede ministerier og institutioner omkring udformningen af sådanne posteringsbilag. Konteringsmetoderne er forskellige for flytning mellem hhv. kort- og langfristede statuskonti. Flytning mellem kortfristede statuskonti følger metoden beskrevet ovenfor under afsnittet Flytning mellem kortfristede statusposter. Det er belyst ved konteringseksempel 4 i bilag 2. Flytning mellem langfristede statuskonti er mere kompliceret. Det skal foregå ved at kontere på de bevægelseskonti, der er knyttet til statusposten, og samtidig kun anvende bevægelseskonti inden for samme standardkonto, for at undgå, at flytningen fremtræder i det endelige statsregnskab. Konteringseksempel 5 i bilag 2 viser hvordan man flytter et aktiv fra statuskontoen Udlån med pant i fast ejendom til statuskontoen Udlån uden pant i fast ejendom. Ompostering af aktiver og/eller passiver inden for samme regnskabsførende institution VIGTIGT: Denne metode må ikke anvendes til at flytte aktiver og/eller passiver mellem staten og private/selvejende institutioner eller mellem staten og særlige fonde. Side 7 af 8

8 De tilladte omposteringer inden for samme statslige regnskabsførende institution kan enten foregå mellem delregnskaber i forskellige bogføringskredse eller mellem delregnskaber i samme bogføringskreds. Hvis der omposteres langfristede aktiver/passiver, så skal der benyttes samme konteringsmetode uanset om delregnskaberne er placeret i samme eller i forskellige bogføringskredse. Omposteringen foregår ved at kontere på de bevægelseskonti, der er knyttet til statusposten, og samtidig kun anvende bevægelseskonti inden for samme standardkonto, for at undgå, at flytningen fremtræder i det endelige statsregnskab, som det fremgår af konteringseksempel 6 i bilag 2. Konteringseksemplerne i bilag 3 viser hvilke bevægelseskonti, der skal anvendes i forbindelse med hver enkelt langfristede statuskonto (bilag 3a skal anvendes af SCR-brugere og bilag 3b af brugere af Navision Stat). Hvis der omposteres kortfristede aktiver/passiver, skal der benyttes forskellige konteringsmetoder afhængig af, om delregnskaberne er placeret i samme bogføringskreds. Når omposteringen foregår indenfor samme bogføringskreds sker det ved en simpel postering som vist i konteringseksempel 7 i bilag 2. Når omposteringen derimod foregår mellem forskellige bogføringskredse skal posteringen ledsages af en likvid betaling mellem bogføringskredsene som vist i konteringseksempel 8 i bilag 2. Dette hænger bl.a. sammen med at en ompostering mellem bogføringskredse som regel vil påvirke et likviditetsområde. Den regnskabsførende institution bør dog i disse tilfælde overveje om omposteringen i virkeligheden er udtryk for en rettelse af fejl fra et tidligere finansår, således at rettelsen skal foretages som beskrevet i afsnittet ovenfor om Rettelse af fejl i tidligere finansår i stedet for via likvidkontiene. Konsekvenser for bevillingsafregningen Ved de nye retningslinjer for rettelse af fejl i tidligere finansår, sker der samtidig en automatisk rettelse i indeværende års bevillingsafregning via de regnskabstal, som indgår i bevillingsafregningen. Behovet for primokorrektioner til bevillingsafregningen reduceres dermed. Side 8 af 8