Notat om lukning af et delregnskab eller en bogføringskreds (og dif mellem systemerne) j.nr

Transkript

1 Notat om lukning af et delregnskab eller en Ø2, NAH bogføringskreds (og dif mellem systemerne) j.nr Indholdsfortegnelse: 1. En skarp skæring pr. en bestemt dato (f.eks. 1. januar) er sjældent mulig 2. Beskrivelse af den valgte udløbsmetode ved lukning 3. Institutionen skal gennemføre forskellige trin i forbindelse med lukning 1-5 Planlægning og tilrettelæggelse (i året inden ændringsdatoen) 6-8 Årsafslutning i gl. år og start på nyt år (medio dec. medio februar) 9-14 Nulstilling af balancen for den afgivende (medio februar i det nye år) SKB s finansieringskonti lukkes, renteberegning, de sidste nulstillingsposteringer med p -markerede primokorrektioner Teknisk lukning af delregnskabet/bogføringskredsen i systemerne 22 Efterfølgende aktiviteter med forbindelse til lukningen Bilagsoversigt: Bilag 1 Uddrag af vejledning om finansmodulet i Navision Stat Intern dokumenttype, side Bilag 2 Rettelse af difference mellem SKS og lokalt økonomisystem Bilag 3 Udligning af mellemregning udgiftsbaseret område Bilag 4 Udligning af mellemregning omkostningsbaseret område Bilag 5 De allersidste nulstillingsposteringer gennemført som primokorrektioner Bilag 6 De allersidste nulstillinger via primokorrektioner er tilladte på flg. konti Bilag 7 Nulstilling af eneste resterende saldo i delregnskabet på konto 7411 Bilag 8 Vejledning til anlægsaktiver (eksempel: transportmateriel) Bilag 9 Checkliste i forbindelse med nulstilling af et delregnskab (i Navision) Bilag 10 Oversigt over betydningen af forkortelserne i dette notat Genveje til forskellige emner: Den efterfølgende beskrivelse af processen i forbindelse med lukning er lang. Nogle gange har brugeren et problem, der er knyttet til en lille del af vejledningen. Hvis problemet / opgaven er : så læs: Differencer mellem SKS og det lokale økonomisystem Punkt 6 og bilag Delregnskabet har kun en saldo på konto 7411 Egenkapital Bilag 7 Mellemregning mellem den afgivende og modtagende institution Punkt 4, 8, 10, 11, 12, 13 og 15 samt eksempler i bilag 3, 4 og 5. Lukning af likvide konti i SKB-systemet Punkt 9, 14 og 15 Allersidste nulstillingsposteringer via primokorrektioner Punkt 16 samt bilag 5 og 6 Et tilskudsområde (uden tilsagn eller andre aktiver/gæld) skifter fra 8 til 28 på den nye finanslov, hvor en ny hovedog underkonto er oprettet med identisk navn under 28. Hvis ingen eksisterende aktiver eller passiver er tilknyttet den nye underkonto, så skal intet flyttes/nulstilles! Der oprettes ny underkonto til et nyt formål på finansloven Ingen aktiver/gæld flyttes/nulstilles!

2 Side 2 af En skarp skæring pr. en bestemt dato (f.eks. 1. januar) er sjældent mulig Lukningen ønskes typisk gennemført pr. 1. januar i nyt regnskabsår, hvor de resterende aktiver og passiver hos den afgivende enhed skal flyttes hen til et andet delregnskab/bogføringskreds/regnskabsførende institution, som fortsætter aktiviteten (den modtagende). Imidlertid indebærer opsætningen af de forskellige lønsystemer og betalingssystemer, at der i det gamle kalenderår er blevet opsat en række transaktioner i systemerne, som først bliver gennemført og bogført i det nye regnskabsår på det delregnskab, som man egentlig ønskede at nulstille pr. 1. januar nyt år. Desuden er det ofte nødvendigt at anvende det afgivende delregnskab i supplementsperioden, hvorved der bogføres på det i hele januar måned, inden institutionen kan begynde at gennemføre nulstillingen. Konsekvensen bliver, at man ofte har bogført forskellige transaktioner på delregnskabet i nyt finansår. Likvidkontiene knyttet til den afgivende bogføringskreds vil endvidere ofte modtage indbetalinger i starten af det nye år, og der vil blive afviklet udbetalinger. Det er vigtigt for statens renteomkostninger, at statsinstitutionerne udnytter leverandørkreditter i fuldt omfang, derfor skal man ikke fremrykke betalingen af kreditorer. Samlet set indebærer ovenstående at det sjældent er realistisk at satse på at kunne foretage et rent snit mellem de to finansår og helt at kunne undgå regnskabsposteringer i nyt finansår. I stedet er det fornuftigere at satse på at gennemføre lukningen efter en udløbsmetode kombineret med en refusionsopgørelse over de betalinger, den afgivende bogføringskreds har afviklet i det nye finansår. 2. Beskrivelse af den valgte udløbsmetode ved lukning Det centrale element i en sådan udløbsmetode består i, at likviditetskontiene knyttet til den afgivende enhed holdes åbne i et tidsrum i det nye finansår, således at alle systemopsatte betalinger fra gammelt finansår bliver afviklet via disse likvidkonti. Man gennemfører således en række transaktioner i nyt år i den afgivende enhed, men kun på beholdningskonti. Transaktioner vedrørende driften gennemføres hos den modtagende enhed fra periode 01 i nyt år (eller omposteres hurtigt dertil). Refusionsopgørelsen omfatter de likvide saldi, eventuelle udsalderinger i nyt år hos den afgivende og saldoen på en mellemregningskonto, jf. nedenstående.

3 Alle artskonti skal som udgangspunkt være nulstillet i SKS, for at man kan lukke delregnskabet. Hvis der er saldi på driftskonti, der matcher saldoen på konto 7411 Egenkapital, så kan SKS-systemet dog godt lukke et delregnskab ultimo året. Side 3 af 26 Alle delregnskaber skal være lukket og bogføringskredsens likvidkonti i SKB skal være lukket og bogføringskredsens anvendelse af SLS skal være stoppet, for at man kan lukke en bogføringskreds. 3. Institutionen skal gennemføre forskellige trin i forbindelse med lukning Der er følgende trin i en sådan model (anvendt på lukning af en bogføringskreds), hvor den gamle betegnes afgivende og den nye modtagende. Mange gange vil en del af disse punkter kunne udføres samtidig i praksis, eller de vil ikke være relevante alle sammen. Planlægning og tilrettelæggelse (i året inden ændringsdatoen) 1. Gennemtænke og etablere ny nummerstruktur (ændringer besluttes oftest i forbindelse med nye bevillingslove). Se også punkt Et delregnskab kan fx ikke lukkes, hvis det er default-delregnskab for en underkonto, fordi man ikke kan lukke et delregnskab, der er opsat til at modtage bevillingstransaktioner fra SB (finanslovstal, tillægsbevillinger eller videreførsler). Inden man kan lukke et sådant delregnskab, så skal et andet delregnskab knyttes til den pågældende underkonto som default-delregnskab. Et delregnskab kan heller ikke lukkes, hvis det har modtaget bevillingstransaktioner (finanslovstal, tillægsbevillinger eller videreførsler) for det finansår, hvor man vil lukke det i. Hvis man forsøger en lukning vil systemet genåbne delregnskabet. I stedet skal man via SKSportalen foretage en bevillingsfordeling mellem delregnskaberne knyttet til den pågældende underkonto, så bevillingstransaktionerne ikke længere står på det delregnskab, som ønskes lukket. 2. Aftaler om Nem-konto skal oprettes eller ændres (ca. en måned før SKB-tilslutning) 3. Tilslutning til SKB-systemet (PengeInstitutaftaler og kundeaftaler). Oprette eller ændre likvidkontienes finansieringsform pr. 1/1 i SKB. Brugerfuldmagter til SKB skal leveres eller ændres. 4. Få eventuelle medarbejdere opsat rigtigt i SLS (og NAVILØN), så lønomkostningen vedrørende resten af det gamle finansår (til periode 13.xx) belaster den afgivende, og løn vedrørende det nye finansår (fra periode 01.yy) belaster den modtagende. Vær opmærksom på

4 forudlønnede og på lønsystemets begreber fx løngeneration samt deadline for indrapportering til SLS. Side 4 af Oprette konto 6172 (eller 9772) Mellemregning med anden statsinstitution i institutionernes bogføring til at håndtere mellemværendet mellem den afgivende og den modtagende. Årsafslutning i gl. år og start på nyt år (medio december medio februar) 6. Hvis der er differencer mellem det lokale økonomisystem og SKS pr. delregnskab, så skal disse differencer rettes (i gammelt regnskabsår) før man kan nulstille. Det sker med to posteringer (se også bilag 1+2): - Først en normal n regnskabspostering (skal stemme debet =kredit, som etablerer den korrekte saldo i SKS (og samtidig bliver det lokale system midlertidigt forkert) - Dernæst samme postering med modsat fortegn (skal også stemme debet =kredit), men med en f -markeret regnskabspostering (intern dokumenttype), som bringer det lokale system på plads dvs. lig SKSsaldiene. ( f markerede regnskabsposteringer overføres til SKS men tæller ikke med i SKS saldi). 7. Stop så vidt muligt for nye økonomiske transaktioner og posteringer efter 1/1 i den afgivende bogføringskreds: 7.1. Manuelle posteringer (indtægter, udgifter, køb af aktiver, nye forpligtelser o.lign. skal bogføres hos den modtagende) 7.2. Systemgenerede posteringer (vil ofte ske hos den afgivende) Løn- og pensionssystemet (lønkreditorer opstået i gammelt år er ofte sat til betaling i nyt år + det automatiske træk på institutionens bruttolønsrefusionskonto i SKB) Udbetalinger vedr. kreditorer (udnyt kredittid) Indbetalinger fra kunder (sker ofte til gamle SKB-konti) Systemgenerede indbetalinger (momsrefusion/opkrævning fra ØS, udsaldering af FF1 SKB-konto) 8. Når bogføringen i supplementsperioden for gammelt år er slut, kan egenkapitalen hos den afgivende opgøres endeligt. Dette beløb betaler eller modtager den modtagende institution for aktiver/passiver fra det udgiftsbaserede område, men ved at anvende udløbsmetoden kan en del af betalingen ske ved at ind- og udbetalinger til den afgivende institutions FF1-konto bliver udsalderet til Økonomistyrelsen i nyt år (se nærmere under punkt 15 og i bilag 3 og 4). Bemærk at egenkapitalen for et enkelt delregnskab ikke kan aflæses af bogføringen, da debet- og kreditsaldiene ikke nødvendigvis er lige

5 store pr. delregnskab, derfor må man beregne egenkapitalen som aktiver minus gæld for et enkelt delregnskab. Side 5 af 26 Egenkapitalen hos den afgivende primo nyt år efter beholdningsoverførslen skal naturligvis være identisk med ultimo gammelt år. Nulstilling af balancen for den afgivende (medio februar i det nye år) 9. Hvis der ved en fejl er blevet afholdt udgifter/indtægter hos den afgivende i nyt finansår, så omposteres disse via mellemregningskonto 6172 til den modtagende. Institutionen skal være opmærksom på, om finansloven forudsætter, at der afholdes visse afviklingsudgifter på en hovedkonto hos den afgivende i nyt finansår. 10. Institutionen skal naturligvis bogføre alle foretagne likvidbevægelser på SKB-kontiene i nyt kalenderår. Det gælder også indbetalinger til en FF1-konto (D likvidkontoen og K debitorer eller indtægter), som efterfølgende bliver tømt til Økonomistyrelsens SKB-konto (K likvidkontoen og D 7464 Udsaldering af SKB FF1), og det gælder hævning af bankgebyrer, som efterfølgende dækkes ind via opfyldning fra ØS SKB-konto (gebyrerne i nyt år skal som regel bogføres på mellemregningskontoen og udgiftsføres hos den modtagende). Bemærk at man kan få opsat SKB-systemet, så fremtidige gebyrer vedr. en SKB-konto (f.eks. efter 1/1) bliver trukket på en anden SKB-konto i en anden bogføringskreds. 11. Når der ikke er flere åbentstående udbetalingsordrer vedr. samlerkreditorkontoen (konto 9515), eller de resterende har for lang tidshorisont til, at lukningen kan afvente betalingen af dem og der ikke forventes flere automatiske indbetalinger/træk fra ØS vedr. refusion af købsmoms eller træk vedr. bruttolønsrefusion (jf. kørselskalenderen), så kan institutionen vælge at lukke sine ind- og udbetalingstransaktionskonti i SKB (men ikke sin SKB-finansieringskonto, det skal gennem ØS). De resterende åbentstående debitorer og (få) kreditorer på debitor-/ kreditorsamlekontiene (6115 og 9515) bliver tilbageført med modpost på mellemregningskonto 6172 hos den afgivende og samtidig oprettet som debitorer og kreditorer hos den modtagende ligeledes med modpostering på mellemregningskonto Derefter sælger den afgivende alle kort- og langfristede aktiver (excl. likvider og konto 6172) til den modtagende til bogført værdi (husk at tage højde for eventuelle resterende saldi på donationer under passiver ved opgørelsen af anlægsaktivernes bogførte værdi). Modkontoen er mellemregningskonto 6172 i debet hos den afgivende enhed og

6 ligeledes konto 6172 (i kredit) hos den modtagende enhed. Hvis både den afgivende og den modtagende enhed er en udgiftsbaseret bevilling så skal alle langfristede aktiver og passiver samt varelagre overdrages til salgspris = 0,00 kr., men bogføres med de akkumulerede tilgange og et tab/gevinst af samme størrelse hos begge enheder, således at begge hovedkonti på finansloven er upåvirkede af salget (det vil dog fremgå D/K på forskellige standardkonti). Vejledning i bilag 6. Side 6 af Den afgivende enhed overdrager alle kort- og langfristede gældsposter (ekskl. likvider på 86xx og evt. konto 9772) til den modtagende enhed til bogført værdi. Modkontoen er mellemregningskonto 6172 i kredit hos den afgivende enhed og ligeledes konto 6172 (i debet) hos den modtagende enhed. (Se den afsluttende bemærkning i forrige punkt). 14. Efter bogføring af ovenstående vil der kun være ganske få saldi tilbage i regnskabet hos den afgivende: Mellemregningskonto 6172, likvidkonti, egenkapitalkonti (og eventuelt konti vedr. tilgang og afgang af anlæg samt momsrefusionskonti som samlet har saldoen 0,00 kr.) Udligningen af mellemregningskontoen sker ved betaling mellem den afgivende og den modtagende. Der er visse forskelle afhængig af om det er det omkostningsbaserede eller udgiftsbaserede område, som beskrevet i eksemplerne i bilag 3 og 4. SKB s finansieringskonti lukkes, renteberegning, de sidste nulstillingsposteringer med p -markerede primokorrektioner 15. Nu har den afgivende samlede likvide beholdninger, som er identiske med størrelsen af egenkapitalen, og ingen tilgodehavender eller gæld. Hvis den afgivende er en del af det udgiftsbaserede område, beder den afgivende institution ØS om at lukke FF1-finansieringskontoen i SKB-systemet, og saldiene bliver udsalderet til Økonomistyrelsens konto i SKB-systemet. Dette bogføres på likvidkontiene med modpostering på konto 7464 Udsaldering SKB FF1, jf. bilag 5. Er den afgivende institution en del af det omkostningsbaserede område, så beder den ØS om at få opgjort og lukket alle FFxfinansieringskonti i SKB med renteberegning, og beløbene overføres til den modtagende institutions tilsvarende FFx-konti i SKB-systemet. Det bogføres på likvidkontiene med modpostering på konto 7468 Likvide overførsler indenfor samme pengeforsyningsområde, jf. bilag Tag stilling til beregning af rentebetaling eller rentekompensation. A) Udgiftsbas.bev. Udgiftsbas.bev. Ingen B) Udgiftsbas.bev. Omk.bas.bev. ØS kan udtrække saldiene på FF1 kontoen pr. dag i nyt kalenderår til nulstillingen er gennemført. På

7 den baggrund vurderes, om det uforrentede likviditetsflow i denne periode har været markant gunstigt/fordelagtigt for den modtagende i så fald beregnes en rentekorrektion manuelt Side 7 af 26 C) Omk.bas.bev. Omk.bas.bev. Opgør renten som i bilag 4. Tillad at den afgivende bogføringskreds, som skal lukkes, nulstiller sin gæld på de forskellige FF-konti den 2/1 i nyt år, samt at den modtagende institution overfører et beløb til den afgivende primo nyt år for at undgå renteudgifter i overgangsfasen, hvis de foretrækker dette (modpostering sker på mellemregningskonto 6172 hos begge). D) Omk.bas.bev. Udgiftsbas.bev. Anmod om ændring i opsætning af likvidkontiene i SKB fra 1/1 for den omkostningsbaserede (afgivende) så der ikke beregnes rente. 17. Disse allersidste nulstillingsposteringer gennemføres som primokorrektioner (via posteringer, som er mærket med p jf. bilag 5). 18. En endelig kontrol af, at delregnskabet/bogføringen er blevet nulstillet sker ved at køre rapporten Afstemningsrapport inkl. primo, primokorrektion, beregnet ultimo i Dynamisk Rapportering. Teknisk lukning af delregnskabet/bogføringskredsen i systemerne 19. Institutionen giver besked via en elektronisk blanket på ØS hjemmeside om, at et eller flere delregnskaber skal lukkes ultimo en bestemt periode. 20. Økonomistyrelsen lukker delregnskabet i SKS, hvilket medfører at der ikke længere kan bogføres på det i Navision (brugere med andre lokale økonomisystemer må selv lukke for adgangen til det pågældende delregnskab eller bogføringskreds i deres system). 21. Efter udgangen af den periode, et delregnskab er lukket, foretager systemet en kontrol for at sikre, at en beholdningsoverførslen til nyt finansår med de nuværende regnskabstal på delregnskabet ikke vil give problemer (dvs. saldi). Hvis kontrollen finder problemer, så bliver delregnskabet åbnet igen. Hvis alle delregnskaber i en bogføringskreds er lukket, så lukker systemet også bogføringskredsen, og hvis alle bogføringskredse under en regnskabsførende institution er lukket, så lukkes den regnskabsførende institution, og tilsvarende gælder for de regnskabsførende institutioner i forhold til ministerområdet. Efterfølgende aktiviteter med forbindelse til lukningen

8 Side 8 af 26 Ved udarbejdelsen af årsrapporten for overdragelsesåret skal den modtagende virksomhed være opmærksom på, at den beskrevne udløbsmetode betyder, at de beholdningssaldi, som den modtagende virksomhed har fået bogført ind i sit lokale regnskabssystem ikke er de samme som forrige års ultimosaldi hos den afgivende virksomhed. Den anvendte udløbsmetode kombineret med salg af aktiver og gældsposter indebærer nemlig, at visse beholdningsbevægelser efter afslutningen af forrige regnskabsår er bogført hos den afgivende virksomhed. Generelt skal den modtagende virksomhed udarbejde sin årsrapport på baggrund af sin bogføring, det kan dog forekomme særlige tilfælde, hvor den også må inddrage primosaldiene og bevægelserne i overdragelsesåret hos den afgivende (fx hvis det følger af baggrunden for overdragelsen af de pågældende aktiver og passiver). Den afgivende virksomhed udarbejder tilsvarende sin årsrapport på baggrund af sin bogføring (inkl. salget af sine aktiver og passiver). Er den afgivende virksomhed ophørt i forbindelse med overdragelsen skal den som hovedregel ikke udarbejde årsrapport for overdragelsesåret, men hvis udløbsmetoden har strukket sig over et meget langt tidsrum med omfattende beholdningstransaktioner i den afgivende virksomheds regnskab, og især hvis der er udgifter eller indtægter i den afgivende virksomheds regnskab i overdragelsesåret, så kan det skabe en situation, hvor disse transaktioner bør afrapporteres i en årsrapport enten en yderligere årsrapport for den afgivende eller ved inddragelse og indarbejdning af disse transaktioner i den modtagende virksomheds årsrapport.

9 Bilag 1: Uddrag af vejledning om finansmodulet i Navision Stat Intern dokumenttype, side Side 9 af 26 Når poster bogføres markeres de dannede finansposter med en intern dokumenttype. Dokumenttypen overføres til SKS sammen med de øvrige oplysninger om de enkelte bilag. Ved almindelig bogføring er de mulige værdier for feltet Intern dokumenttype : Normal, Primo eller Fejl. Derudover bliver der i forbindelse med en årsafslutning dannet poster af typen Efterpostering og Ultimopost. Poster af typen Normal, Primo eller Fejl. Der er oprettet en ny kolonne i kassekladden og kassererkladden til at angive intern dokumenttype. Sti: Finans\Kassekladder (eller Kassererkladder) Kolonnen skal ikke bruges ved almindelige daglig bogføring. Den bør kun hentes frem i kladden (vha. Vis\ Vis kolonne ) såfremt typerne Fejl eller Primo skal anvendes. - Alle poster oprettes som standard med typen Normal, og dette må kun ændres efter aftale med Økonomistyrelsen. Disse poster bliver eksporteret. Bemærk: Hvis der har været posteret på en fejlagtig SKS konto, og posterne derfor skal omposteres, så er det stadig typen Normal, der skal bruges. - Typen Fejl anvendes til at opdatere Navision med rettelser, som allerede er foretaget i SKS det kan f.eks. være åbningsbalance eller omposteringer. Posterne bliver eksporteret; men ikke konsolideret i statsregnskabet. Bemærk: Fejl må kun bruges efter aftale med Økonomistyrelsen. - Typen Primo anvendes til primokorrektioner, f.eks. til flytning af anlæg fra en bogføringskreds til en anden. Posterne bliver eksporteret; men ikke konsolideret i statsregnskabet. Bemærk: Primo må kun bruges efter aftale med Økonomistyrelsen. Poster af typen Efterpostering. Det er ikke muligt ved almindelige bogføring manuelt at markere en post som Efterpostering. Typen Efterpostering anføres automatisk på poster, der er bogført efter at året er lukket i Navision Stat. Efterposteringer er altså normale poster. Markeringen af efterposter bruges til at afstemme periode 13.

10 Side 10 af 26 Bilag 2: Rettelse af difference mellem SKS og lokalt økonomisystem Udgangspunkt) Den månedlige afstemning mellem SKS og Navision viser følgende differencer: Delregn; konto i statens kontoplan Navision SKS Difference 001; 6111 Tilgodehavende fra salg , , ,00 001; 6115 Debitor samlekonto , , ,00 001; 6331 SKB FF , , ,00 002; 6343 SKB transaktionskto. fælles 0, , ,00 001; 9789 Øvrige indeholdelser (løn) , , ,00 001; 7411 Egenkapital , , ,00 Institutionens undersøgelse af disse differencer fører til den konklusion, at de bogførte beløb i det lokale system er de korrekte regnskabssaldi. Når der er difference mellem de to systemer på konto 7411 eller andre konti vedrørende egenkapitalen (70xx-74xx), skal institutionen undersøge om differencen er opstået i dette regnskabsår eller i et tidligere år, for det er ikke tilladt at foretage nedenstående rettelse med anvendelse af konto 74xx. I dette tilfælde viser det sig, at der var samme difference på kr. i primosaldiene på konto (Hvis differencen var opstået i det igangværende år, så finder man den regnskabsperiode, hvor differencen opstår, og derefter eksporteres denne periode til ØDUP igen. De manglende bilag i den regnskabsperiode skulle blive indlæst i SKS, mens de øvrige afvises, fordi de allerede er indlæst. Er der stadig differencer mellem de to systemer kontaktes Økonomistyrelsen). Når der er en difference primo, må årsagen være, at nogle posteringer påvirkede indtægts-/udgiftskontiene i tidligere år i det lokale system, men ikke i de centrale SKS-system, og dermed heller ikke i bevillingsregnskabet og bevillingsafregning/ resultatfordeling i det tidligere finansår. Derfor skal differencen ved afstemningen af konto 7411 påvirke indtægts-/ udgiftskontiene i SKS i indeværende år, medmindre institutionen kan dokumentere, at differencen på egenkapitalen ikke stemmer fra driften i tidligere år. Denne difference må således ikke bogføres direkte på konto Rettelsen af ovenstående differencer sker med nedenstående to posteringer. Inden disse bliver bogført, så skal den regnskabsførende institution fjerne integrationen mellem finanskonto 6115 og salgs-/debitormodulet i sit regnskabssystem. Det er vigtigt at ingen andre medarbejdere opdaterer salgs-/ debitormodulet mens nedenstående omposteringer bliver bogført. Bagefter skal integrationen genetableres.

11 Side 11 af 26 Først en normal regnskabspostering, som etablerer den korrekte saldo i SKS (og samtidig bliver det lokale system midlertidigt forkert): Ompostering i det lokale system: Normal postering Ny saldo i navision Ny saldo i SKS 001; 6111 Tilgodehavende fra salg , , ,00 001; 6115 Debitor samlekonto , , ,00 001; 6331 SKB FF , , ,00 002; 6343 SKB transaktionskto. fælles , ,00 0,00 001; 9789 Øvrige indeholdelser (løn) , , ,00 001; 7411 Egenkapital , ,00 001; XXXX Udgift/indtægtskonto , , ,00 Dernæst samme postering med modsat fortegn, men med en f -markeret regnskabspostering (intern dokumenttype jf. bilag 1), som bringer det lokale system på plads dvs. lig SKS-saldiene. De f markerede regnskabsposteringer overføres til SKS men tæller ikke med i SKS saldi. Derfor bliver SKS-saldoen ikke ændret ved nedenstående postering. Ompostering i det lokale system (modsat fortegn): Fejl postering Ny saldo i navision Ny saldo i SKS 001; 6111 Tilgodehavende fra salg , , ,00 001; 6115 Debitor samlekonto , , ,00 001; 6331 SKB FF , , ,00 002; 6343 SKB transaktionskto. fælles 7.000,00 0,00 0,00 001; 9789 Øvrige indeholdelser (løn) , , ,00 001; 7411 Egenkapital , ,00 001; XXXX Udgift/indtægtskonto ,00 0, ,00 Resultatet af disse to omposteringer er, at saldiene i det lokale system er uændrede, mens saldiene i SKS er ændret så de stemmer med det lokale system, bortset for konto 7411 og den valgte udgifts-/indtægtskonto. På disse to konti vil (og skal) der være en difference på ,00 kr. ved afstemningerne mellem det lokale og det centrale system i resten af indeværende regnskabsår. Der er således større udgifter i SKS-regnskabet i indeværende år end i det lokale regnskab, og i et tidligere regnskabsår var det omvendt. Når der dannes nye primosaldi for næste regnskabsår ved beholdningsoverførsel (nulstilling af finans), så bliver der overført kr. mere i debet til konto 7411 i SKS end i det lokale system, og de to systemer vil være fuldstændig i overensstemmelse med hinanden primo næste regnskabsår.

12 Bilag 3: Udligning af mellemregning udgiftsbaseret område Side 12 af 26 Efter institutionen har solgt sine kort- og langfristede aktiver og overdraget sine kort- og langfristede gældsposter, så kan der være ganske få regnskabskonti tilbage med saldi, fx de nedenstående beholdningskonti på samme delregnskab hos den afgivende institution: Regnskabskonti hos den afgivende Saldo i p.02 i SKS Konto 5152 Transportmateriel, anskaffelser d kr. Konto 5154 Transportmateriel, afhændelser k kr. Konto 6121 Købsmoms, drift d kr. Konto 6123 Købsmoms, refusion fra ØS k kr. Konto 8414 Anden langfristet gæld, tilgang k kr. Konto 8504 Anden langfristet gæld, afgang d kr. som ophæver hinanden og først behandles i bilag 5 samt følgende konti: Saldo i p.02 Saldo primo Konto 6172 Mellemværende med statsins. d kr. * 0 kr. Konto 6331 FF1 SKB-konto (rest ej udsalder.) d kr. 0 kr. Konto 7411 Egenkapital k kr. k kr. Konto 7464 Udsaldering af FF1 SKB-konto d kr. 0 kr. *) Saldoen på konto 6172 hos den modtagende institution er K ,00 kr. Ifølge mellemregningskontiene skylder den modtagende institution 2 mio.kr. til den afgivende. Dette beløb afregnes med en likvid overførsel i SKB-systemet fra den modtagende institution til ovenstående FF1-finansieringskonto i SKB, som tilhører den afgivende institution. Den likvide overførsel bogføres: Hos den modtagende: Postering Ny saldo Konto 6172 Mellemværende med modtagende d kr. 0 kr. Konto 6231 FF7 SKB-konto (hvis omk.bas.) k kr. 2 mio.kr. mindre Hos den afgivende: Postering Ny saldo Konto 6172 Mellemværende med modtagende k kr. 0 kr. Konto 6331 FF1 SKB-konto d kr. d kr. Derefter lukker den afgivende institution sin FF1 SKB-konto så saldoen overføres til Økonomistyrelsen (eller saldoen udsalderes den 15. i efterfølgende måned): Hos den afgivende: Postering Ny saldo Konto 6331 FF1 SKB-konto k kr. 0 kr. Konto 7411 Egenkapital k kr. Konto 7464 Udsaldering af FF1 SKB-konto d kr. d kr.

13 Hos Økonomistyrelsen: Konto 6338 SKB centrale konti ØS Konto 7464 Udsaldering af FF1 SKB-konto Postering d kr. k kr. Side 13 af 26 Egenkapitalen hos den afgivende var 8 mio. kr. pr. det formelle overdragelsestidspunkt primo året. Når den modtagende institution kun betaler 2 mio. kr. skyldes det, at der tidligere på året er blevet indsat 1 mio. kr. på den afgivendes FF1- konto, og dette beløb er efterfølgende blevet udsalderet til staten (Økonomistyrelsen), og der stod 5 mio. kr. yderligere på FF1-kontoen i SKB et beløb som må være indbetalt i periode 01 og 02 (fx fra debitorer) i forbindelse med afviklingen af primosaldiene på de forskellige balanceposter. Disse 5 mio. kr. bliver også overført til staten (ØS) sammen med betalingen på 2 mio. kr. fra den modtagende institution, således at staten samlet har modtaget 8 mio. kr. svarende til egenkapitalen i primobalancen. Betalingen på 2 mio. kr. fra den modtagende institution skal også ses i sammenhæng med at denne institution kun har modtaget nettoaktiver for 2 mio. kr., hvilket fremgik af saldoen på mellemregningskonto 6172 (kredit 2 mio. kr.) alternativt kunne den modtagende institution have betalt 8 mio. kr. svarende til egenkapitalen primo og fået 6 mio. kr. tilbage fra den afgivende i likvide midler. Derved ville den modtagende institution have fået tilført nettoaktiver for 8 mio. kr., som den havde betalt 8 mio. kr. for, hvilket kommer ud på det samme.

14 Bilag 4: Udligning af mellemregning omkostningsbaseret område Side 14 af 26 Efter institutionen har solgt sine kort- og langfristede aktiver og overdraget sine kort- og langfristede gældsposter, så kan der være ganske få regnskabskonti tilbage med saldi, fx de nedenstående beholdningskonti på samme delregnskab hos den afgivende institution: Regnskabskonti hos den afgivende Saldo i p.02 i SKS Konto 5152 Transportmateriel, anskaffelser d kr. Konto 5154 Transportmateriel, afhændelser k kr. Konto 6121 Købsmoms, drift d kr. Konto 6123 Købsmoms, refusion fra ØS k kr. Konto 8414 Anden langfristet gæld, tilgang k kr. Konto 8504 Anden langfristet gæld, afgang d kr. som ophæver hinanden og først behandles i bilag 5 samt følgende konti: Saldo i p.02 Saldo primo Konto 6172 Mellemværende med statsins. d kr. * 0 kr. Konto 6231 FF7 SKB-konto (kassekredit) d kr. d kr. Konto 6211 FF5 SKB-konto (uforrentet) d kr. d kr. Konto 862x FF4 SKB-konto (lang gæld) k kr. k kr. Konto 8641 FF6 SKB-konto (IT- & bygge) k kr. k kr. Konto 5317 Statsforskrivning, primokor. d kr. d kr. Konto 7011 Reguleret egenkapital k kr. k kr. Konto 7211 Reserveret egenkapital k kr. k kr. Konto 7403 Modkonto resultatdisponering d kr. d kr. Konto 7406 Reguleret overført overskud k kr. k kr. Konto 7411 Egenkapital k kr. k kr. Konto 7511 Reserveret bevilling k kr. k kr. *) Saldoen på konto 6172 hos den modtagende institution er K ,00 kr. Ifølge mellemregningskontiene skylder den modtagende institution 2 mio.kr. til den afgivende. Dette beløb afregnes med en likvid overførsel i SKB-systemet fra den modtagende institution til ovenstående FF1-finansieringskonto i SKB, som tilhører den afgivende institution. Den likvide overførsel bogføres: Hos den modtagende: Postering Ny saldo Konto 6172 Mellemværende med modtagende d kr. 0 kr. Konto 6231 FF7 SKB-konto (hvis omk.bas.) k kr. 2 mio.kr. mindre Hos den afgivende: Postering Ny saldo Konto 6172 Mellemværende med modtagende k kr. 0 kr. Konto 6231 FF7 SKB-konto (kassekredit) d kr. d kr.

15 Den afgivende institution anmoder herefter Økonomistyrelsen om at få lukket alle sine finansieringskonti i SKB-systemet, opgjort renterne og få overført disse beløb til den modtagende institution. Resultatet heraf bliver bogført på følgende måde hos den afgivende samtidig med nulstillingen af de forskellige bogføringskonti knyttet til de omkostningsbaserede bevillinger. Side 15 af 26 Hos den afgivende: Postering Ny saldo Konto 6231 FF7 SKB-konto (kassekredit) k kr. 0 kr. Konto 6211 FF5 SKB-konto (uforrentet) k kr. 0 kr. Konto 862x FF4 SKB-konto (lang gæld) d kr. 0 kr. Konto 8641 FF6 SKB-konto (IT- & bygge) d kr. 0 kr. Konto 5317 Statsforskrivning, primokor. k kr. 0 kr. Konto 7011 Reguleret egenkapital d kr. 0 kr. Konto 7211 Reserveret egenkapital d kr. 0 kr. Konto 7403 Modkonto resultatdisponering k kr. 0 kr. Konto 7406 Reguleret overført overskud d kr. 0 kr. Konto 7411 Egenkapital k kr. Konto 7468 Likvide ovf. i. pengeforsyningsomr.d kr. d kr. Konto 7511 Reserveret bevilling d kr. 0 kr. Og hos den modtagende: Postering Ny saldo Konto 6231 FF7 SKB-konto (kassekredit) d kr. Konto 6211 FF5 SKB-konto (uforrentet) d kr. Konto 862x FF4 SKB-konto (lang gæld) k kr. Konto 8641 FF6 SKB-konto (IT- & bygge) k kr. Konto 5317 Statsforskrivning, primokor. d kr. Konto 7011 Reguleret egenkapital k kr. Konto 7211 Reserveret egenkapital k kr. Konto 7403 Modkonto resultatdisponering d kr. Konto 7406 Reguleret overført overskud k kr. Konto 7411 Egenkapital Konto 7468 Likvide ovf. i. pengeforsyningsomr. k kr. Konto 7511 Reserveret bevilling k kr. samt renteberegningen ved opgørelsen af SKB-kontiene: Konto 6231 FF7 SKB-konto (kassekredit) k kr. Konto 2530 Renteindtægter FF7 (kassekredit) k kr. Konto 2620 Renteudgifter FF4 (langfristet) d kr. Konto 2645 Renteudgifter FF6 (IT- & bygge) d kr. Efterfølgende skal den modtagende institution opgøre, om der siden primosaldiene hos den afgivende institution er foretaget nogle transaktioner vedr. de kort- og langfristede aktiver/gældsposter, der tidligere i nulstillingsprocessen er fået overført, som betyder at den modtagende institution skal flytte likvider mellem de forskellige FFx SKB-konti. (Det er fx tilfældet, hvis den modtagende institution har afskrevet på de overførte anlægsaktiver i periode 01 eller 02).

16 Bilag 5: De allersidste nulstillingsposteringer gennemført som primokorrektioner Side 16 af 26 Efter institutionen har solgt sine kort- og langfristede aktiver, overdraget sine kort- og langfristede gældsposter samt udlignet mellemregningskontoen og de likvide saldi, så kan der være ganske få regnskabskonti tilbage med saldi, fx de nedenstående beholdningskonti på samme delregnskab: Regnskabskonto Saldo i SKS Konto 5152 Transportmateriel, anskaffelser d ,00 kr. Konto 5154 Transportmateriel, afhændelser k ,00 kr. Konto 6121 Købsmoms, drift d ,00 kr. Konto 6123 Købsmoms, refusion fra ØS k ,00 kr. Konto 8414 Anden langfristet gæld, tilgang k ,00 kr. Konto 8504 Anden langfristet gæld, afgang d ,00 kr. Konto 7411 Egenkapital k ,00 kr. Konto 7464 Udsaldering af FF1 SKB-konto d ,00 kr. (udgiftsbaseret) eller: Konto 7468 Likvide overførsler i pengeforsyningsområde d ,00 kr. (omkostningsbaseret) Der vil være særligt problematisk, hvis saldoen på konto 6121 Købsmoms, drift blev udlignet med en almindelig regnskabspostering i kredit, fordi det automatiske system til refusion af købsmoms ville opfatte posteringen, som om institutionen havde modtaget en kreditnota, og derfor ville der efterfølgende blive forsøgt hævet 2 mio. kr. på institutionens SKB-konto. Det er et krav, at bogføringen af primokorrektionen bliver overført fra det lokale regnskabssystem til Økonomistyrelsens DataUdvekslingsPunkt (ØDUP) og Statens KoncernSystem via posteringer, som er mærket med et p for primokorrektion i stedet for standarden n for normale regnskabsposteringer. Hvis den regnskabsførende institution anvender Navision Stat som lokalt regnskabssystem, så kan denne p -markering påføres ved hjælp af funktionen Intern dokumenttype, der er beskrevet i bilag 1. I ovenstående eksempel bogføres samme beløb på hver konto med modsat fortegn: Konto 5152 Transportmateriel, anskaffelser k ,00 kr. p Konto 5154 Transportmateriel, afhændelser d ,00 kr. p Konto 6121 Købsmoms, drift k ,00 kr. p Konto 6123 Købsmoms, refusion fra ØS d ,00 kr. p Konto 8414 Anden langfristet gæld, tilgang d ,00 kr. p Konto 8504 Anden langfristet gæld, afgang k ,00 kr. p Konto 7411 Egenkapital d ,00 kr. p Konto 7464 Udsaldering af FF1 SKB-konto k ,00 kr. p (udgiftsbaseret) eller: Konto 7468 Likvide overførsler i pengeforsyningsområde k ,00 kr. p (omkostningsbaseret) p -markeringen i posteringstypen sikrer samtidig at disse posteringer bliver kategoriseret som primokorrektioner i de officielle regnskaber, som departementer og institutioner skal godkende, samt i Dynamisk rapportering i SKS, der anvendes til analyser og ad hoc rapportering.

17 Bilag 6: De allersidste nulstillinger via primokorrektioner er tilladt på flg. konti i Statens Kontoplan Side 17 af 26 Metoden fra bilag 5, hvor de allersidste nulstillinger sker via primokorrektioner, anvendes kun ved saldi på nedenstående konti. Metoden anvendes kun hvis kontiene giver 0,00 kr. i hver række, for det er udtryk for, at institutionen tidligere har afgangsført aktivet/gældsposten korrekt med en transaktion, så institutionen har ikke længere noget ejerskab eller nogen forpligtelse i relation til aktivet/gældsposten. Primokorrektionen er en rent teknisk nulstilling, som også sikrer mod påvirkning af driften på udgangsbaserede hovedkonti. Konto Indhold Konto Indhold 5012 Færdiggj. udvik.projekter, tilgang 5014 Færdiggj. udvik.pro., afgang 5032 Erhvervede koncessioner, tilgang 5034 Erhvervede konc., afgang 5052 Immaterielle udvik.pro., tilgang 5054 Immaterielle udvik.pro.afgang 5112 Grunde/arealer, tilgang 5114 Grunde/arealer, afgang 5122 Igangv.arb. egen regning, tilgang 5124 Igangv. arbejder egen, afgang 5132 Bygninger, tilgang 5134 Bygninger, afgang 5142 Infrastruktur, tilgang 5144 Infrastruktur, afgang 5152 Transportmateriel, tilgang 5154 Transportmateriel, afgang 5162 Prod.anlæg/maskiner, tilgang 5164 Prod.anlæg/maskiner, afgang 5172 IT-udstyr, tilgang 5174 IT-udstyr, afgang 5182 Inventar, tilgang 5184 Inventar, afgang 5294 Salgsværdi af anlæg (udg.bas.bev.) 5297 Modkonto 5294 salgsværdi 5416 Udlån, tilgang 5512 Udlån, afgang 5616 Emis.kurstab, tilgang 5712 Emis.kurstab, afgang 5812 Obligationer, tilgang 5902 Obligationer, afgang 5813 Aktier, andelsbreve, tilgang 5903 Aktier, andelsbreve, afgang 5814 Kapitalindskud, tilgang 5904 Kapitalindskud, afgang 6012 Energilagre, tilgang 6014 Energilagre, afgang 6032 Varebeholdninger, tilgang 6034 Varebeholdninger, afgang Ref.berettiget købsmoms 6123 Momsafregning fra ØS 8012 Indenlandsk statsgæld, tilgang 8112 Indenlandsk statsgæld, afgang 8212 Udenlandsk statsgæld, tilgang 8312 Udenlandsk statsgæld, afgang 8412 Prioritetsgæld, tilgang 8502 Prioritetsgæld, afgang 8414 Anden langfristet gæld, tilgang 8504 Anden langfristet gæld afgang På udgiftsbaserede bevillinger: 7411 Egenkapital 7464 Udsaldering af FF1 SKBkonti 74xx ØS kan tillade, at flere saldi på konti under egenkapitalen kan inddrages i nulstilling. På omkostningsbaserede bevillinger: 7411 Egenkapital 7468 Likvide ovf. i. pengeforsyning 74xx ØS kan tillade, at flere saldi på konti under egenkapitalen kan inddrages i nulstilling.

18 Bilag 7: Nulstilling af eneste resterende saldo i delregnskabet på konto 7411 Egenkapital Side 18 af 26 Situationen: Institutionen har en bogføringskreds, som fortsat anvendes på normal vis. Bogføringskredsen indeholder et gammelt delregnskab, som ikke har været anvendt i flere år. Dette delregnskab har saldo -5 mio. kr. på konto 7411 Egenkapital, men er ellers tomt. Sådanne saldi er typisk opstået ved bogføring af udgifter (eller indtægter) på delregnskabet i et tidligere finansår. Modposten er først bogført i kreditorsystemet og siden er denne kreditor udlignet ved en betaling. Både kreditorsamlekontoen og likvidkontoen konteres som regel på et andet fælles delregnskab for alle aktiver og passiver. Disse posteringer i tidligere finansår var således ikke lige store i debet og kredit for hvert delregnskab og det var fuldt tilladt efter indførelsen af Navision Stat, hvor det systemmæsige krav blot er, at posteringerne skal stemme debet = kredit i hver bogføringskreds. Bogføring af udgifter (eller indtægter) på delregnskabet i tidligere finansår blev ultimo hvert finansår overført til egenkapitalen (tidligere Navision-konto 9110, nu konto 7411). Derfor er der opstået delregnskaber kun med saldo på Økonomistyrelsen åbner fra midten af periode for bogføringen af primokorrektionsposteringer direkte på konto 7411 Egenkapital, så saldoen kan nu nulstilles ved ompostering til konto 7411 på et andet delregnskab i bogføringskredsen. Eksempel: Det inaktive delregnskab 014 med -5 mio. kr. i saldo på 7411 Egenkapital tømmes: Delregnskab 014 Konto 7411 Egenkapital d ,00 kr. p Delregnskab 001 Konto 7411 Egenkapital k ,00 kr. p Det er et krav, at bogføringen på konto 7411 sker som primokorrektion (dvs. med anvendelse af p -markerede posteringer (som beskrevet vedr. intern dokumenttype i vejledningen til Navision og i dette notat bilag 1 samt i retningslinier for foretagelse af primokorrektioner i regnskabets balance fra 2007 (bilag 1 og 2). Inden nedenstående ompostering skal institutionen afstemme delregnskabet i sit lokale system med saldiene på samme delregnskab i SKS. Er der differencer på konto 7411, skal de først rettes jf. beskrivelsen i bilag 2 i dette notat. Hvis saldoen på 7411 er 0,00 kr. i SKS på delregnskab 016, så er SKS korrekt, og der skal i stedet bogføres følgende lokalt: Delregnskab 014 Konto 7411 Egenkapital d ,00 kr. f (fejl) Delregnskab 001 Konto 7411 Egenkapital k ,00 kr. f (fejl) Hvis saldo på 7411 er -2 mio. kr. i SKS på delregnskab 016, så bogføres følgende lokalt: Delregnskab 014 Konto 7411 Egenkapital d ,00 kr. f (fejl) Delregnskab 001 Konto 7411 Egenkapital k ,00 kr. f (fejl) Delregnskab 014 Konto 7411 Egenkapital d ,00 kr. p Delregnskab 001 Konto 7411 Egenkapital k ,00 kr. p

19 Bilag 8: Vejledning til anlægsaktiver (transportmateriel) Kilde: ØAV; Kontoplan 2007: Viser køb, af-/nedskrivning, donation og salg. Side 19 af 26 Det salg som foretages i henhold til denne vejledning sker på til værdien 0 kr. mellem to udgiftsbaserede bevillinger. Derved får den ene et tab og den anden en gevinst svarende til aktivets bogførte værdi hvilket ophæver afhændelsesværdien hhv. anskaffelsesværdien, således at forbruget af bevillingen er uforandret. Ved salg mellem to omkostningsbaserede bevillinger sker salget til den bogførte værdi, hvilket giver en gevinst på 0 kr. og dermed ikke påvirker resultatopgørelsen hos den afgivende part samtidig med at likviditetsordningen (FF4 langfristet gæld) for begge kommer på plads ved begge institutioner. Salg mellem en udgiftsbaseret og en omkostningsbaseret bevilling sker til aktivets bogførte værdi. Det giver ingen problemer på den omkostningsbaserede bevilling, men institutionen med den udgiftsbaserede får en indtægt eller en udgift i sin resultatopgørelse afhængig af, om den køber aktivet og dermed får en (investerings)- udgift eller sælger aktivet og dermed får en indtægt på den modtagne indbetaling. 51.5x Transportmateriel I kategorien transportmateriel indgår skibe, lastbiler, busser, personbiler, trucks og traktorer, togmateriel, kørekraner m.v Transportmateriel - anskaffelse Transportmateriel anskaffelse er en samlekonto, der viser summen af såvel indeværende års anskaffelser som tidligere års anskaffelser. For nærmere information vedrørende værdiansættelsen henvises til Procesvejledning 4, hvori en præcisering af håndteringen af de respektive aktiver fremgår. Kontoen er en balancekonto, hvorpå tilgange registreres i form af debetposteringer. a) Kontering af transportmateriel ved køb: I eksemplet er momsbogføringen for overskuelighedens skyld udeladt. Denne bogføres på sædvanlig vis: Foretager institutionen en forbedring på et allerede eksisterende aktiv, skal den værdistigning, forbedringen har påført aktivet, bogføres som en anskaffelse, som anvist ovenfor. Der skal endvidere oprettes et separat anlægskort til forbedringen i anlægskartoteket jf. Selvopsætningsvejledningen til anlægsmodulet. Det er dog væsentligt at der foretages en sondring mellem reelle forbedringer og vedligeholdelse. Er der tale om vedligeholdelsesomkostninger, skal de løbende udgiftsføres over driften på regnskabskonto Reparation og vedligeholdelse. b) Kontering af transportmateriel ved donation: Hvis institutionen har fået aktivet helt eller delvist doneret/refunderet af en ekstern part, så skal anskaffelsen suppleres med en registrering af donationen i institutionens regnskab som vist herunder. (I de tilfælde, hvor institutionen ikke selv betaler for aktivet, konteres ikke på konto og 62.31).

20 Side 20 af Transportmateriel - akkumulerede nedskrivninger Nedskrivning foretages ud fra følgende retningslinier: - anlægsaktiver, der er teknisk forældede eller beskadigede, og hvor anvendelsen i institutionens virksomhed er meget begrænset, og nedskrivningen kan begrundes ud fra en faktisk hændelse, nedskrives i åbningsbalancen. - anlægsaktiver, der på baggrund af en officiel beslutning skal skrottes eller udskiftes indenfor en nærmere årrække, det vil sige før normal levetid, nedskrives ikke. I stedet forkortes afskrivningsperioden. Når en nedskrivning indregnes er der en række generelle krav, der skal være opfyldt: - der skal være tale om et væsentligt værdifald før en nedskrivning foretages. - større og væsentlige nedskrivninger skal forelægges og godkendes af Finansudvalget, når de omfattes af gældende forelæggelsesregler. - alle nedskrivninger skal kunne dokumenteres og fremgå af åbningsbalancen med en begrundelse for, hvorfor de er foretaget. Kontoen er en balancekonto indeholdende de løbende nedskrivninger, det vil sige aktivets værdiforringelser. Der foretages kreditposteringer på kontoen ved den løbende registrering af nedskrivningerne, mens der foretages debetposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre / nulstille de akkumulerede afskrivninger fx i forbindelse med afgang. Ved nedskrivning af transportmateriel foretages kontering som følger: Transportmateriel - afhændelse/afgang Ved afhændelse af aktivet skal den regnskabsmæssige værdi udgå af balancen, og der skal udarbejdes en opgørelse over fortjeneste eller tab. Der sondres i det efterfølgende mellem to former for afhændelse. Disse er henholdsvis salg og donation. Kontoen er en balancekonto, hvorpå der udelukkende foretages kreditposteringer i forbindelse med afgang. Salg af transportmateriel Tab/fortjeneste opgøres som forskellen mellem salgspris (reduceret med salgsudgifter) og den regnskabsmæssige værdi på afhændelsestidspunktet og føres over resultatopgørelsen som en del af driften. Ved salget er det vigtigt, at institutionen medtager afskrivninger indtil afhændelsestidspunktet. Afskrives der eksempelvis kvartalsvis, og sælges aktivet medio et kvartal, skal afskrivningen frem til medio kvartalet beregnes og udgiftsføres i resultatopgørelsen og derefter fratrækkes aktivets bogførte værdi, før en eventuel gevinst eller tab opgøres. Trin 1: Afskrivninger til dato for afhændelse af transportmateriel: Inden opgørelsen af gevinst eller tab ved salget skal institutionen foretage afskrivninger på aktivet frem til salgsdagen.

21 Side 21 af 26 Tidligere års af-/ned-/opskrivninger vedr. det afhændede aktiv er foretaget som vist i eksemplerne til kontonummer 51.53, og Tab/fortjeneste opgøres som følger: Konteringen heraf foregår som illustreret nedenfor. Trin 2: Tilbageførsel af opskrivning fra særlig egenkapitalkonto Såfremt der tidligere undtagelsesvis er foretaget en opskrivning på konto (udgør 10 i eksemplet), skal der foretages en tilbageførsel heraf som det fremgår af eksemplet herunder. Denne postering nulstiller opskrivningen under aktivets værdi (konto 51.56) og nulstiller samtidig den opskrivning der var placeret under egenkapitalen (konto 71.15). Opskrivningen har aldrig været indtægtsført, og tilbageførslen påvirker heller ikke resultatopgørelsen, som det fremgår af opstillingen herover. Er der ikke foretaget nogen opskrivning fortsættes til trin 3. Trin 3.2: Bogføring af salg med gevinst: Hvis anlægget var solgt til 140 i stedet for 90 (jf. det andet eksempel i opstillingen af tab/gevinst ved afhændelse ovenfor) så vil der være en gevinst på 20. De sidste to konteringer vil da skulle foretages som følger:

22 Side 22 af 26 Nulstilling af donationer, herunder tilbageførsel af foretagne donationsafskrivninger: Hvis det solgte anlæg var helt eller delvist doneret til institutionen fra en ekstern part (fx at 50 ud af anskaffelsessummen på 200 er doneret), så skal afhændelsen af anlægget suppleres med en registrering i institutionens regnskab, som nulstiller af donationen. I det gennemgående eksempel blev der konstateret et tab på 30 ved salget af det fysiske anlæg. Dette foreløbige resultat bliver nu forbedret med 35 svarende til den del af den oprindelige donation, der endnu ikke er blevet indtægtsført i resultatopgørelsen. Salg af anlæg på udgiftsbaserede bevillinger Alle de ovenstående eksempler vedrørende salg af anlæg er baseret på, at anlægget hører til en hovedkonto med omkostningsbaserede bevillinger. Hvis anlægget hører til en hovedkonto med udgiftsbaserede bevillinger (infrastruktur og nationalejendom), så skal institutionen stadig foretage de ovenstående transaktioner i forbindelse med salget af anlægget (og eventuelt tilbageførsel af donationen). Desuden skal institutionen foretage en manuel postering som beskrevet under standardkonto 52, som sikrer en korrekt indtægtsføring i resultatopgørelsen for den udgiftsbaserede bevilling Transportmateriel akkumulerede afskrivninger Akkumulerede afskrivninger er den samlede løbende værdiforringelse bestående af de årlige afskrivninger, der har været siden aktivets anskaffelse. Kontoen er en aktivkonto indeholdende de løbende afskrivninger, det vil sige aktivets værdiforringelser. Der foretages kreditposteringer på kontoen ved den løbende registrering af afskrivningerne, mens der foretages debetposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre / nulstille de akkumulerede afskrivninger. Hvis det pågældende aktiv er helt eller delvist doneret til institutionen (fx at 50 ud af anskaffelsessummen på 200 er doneret), så skal der foretages en forholdsmæssig donationsafskrivning, som reducerer passivet.