Orienteringsmøde om årsafslutning 2014

Transkript

1 Orienteringsmøde om årsafslutning November 2014 november

2 DAGSORDEN 1. Velkomst + evalueringen af årsafslutning Erik Hammer 2. Tidsplan for årsafslutningen Søren Ring Hansen 3. Bevillingsafregningen - Søren Ring Hansen 4. Bogføring af løn og feriepengeforpligtelser - Søren Ring Hansen 5. Årsrapport - Søren Ring Hansen 6. ØSC og årsafslutningen - Finn Vivet 7. Udgiftsopfølgning 4 - Asbjørn Andersen 8. Afrunding Erik Hammer

3 REGNSKABSAFLÆGGELSEN FOR 2013 Strategisk mål at fremrykke regnskabsaflæggelsen, således at: Regnskabet er afsluttet tidligere, hvorved kræfterne hurtigere kan anvendes i den fremadrettede styring Statsregnskabet er aflagt inden Finansministeren skal offentliggøre resultatet af den efterfølgende udgiftskontrol efter Budgetloven Resultatet for 2013 er, at: Bogføringen blev afsluttet ca. 14 dage tidligere Bevillingsafregningen blev afsluttet knap 1 måned tidligere Ministeriernes regnskabserklæringer blev afgivet ca. 3 uger tidligere Statsregnskabet blev aflagt ca. 3½ uge tidligere 3 november 2014

4 EVALUERING AF ÅRSAFSLUTNING Spørgeskemaer udsendt til samtlige departementer i foråret Emner for undersøgelse - Generel tilfredshed - Bogføring i periode 12 og 13 - Bogføring af timelønskørsel i januar - Omlægning af bevillingsafregning - Vejledningsmateriale - Moderniseringsstyrelsens understøttelse af processen - ØSC s understøttelse af processen 3. Generel tilbagemelding - Generel tilfredshed med konceptet - Især lægges vægt på, at man hurtigere kan komme i gang med opgaverne vedr. det nye år - Mange konstruktive forslag til forbedringer af processen (se næste planche) 4. Udsendelse af evalueringsrapport - Rapporten forventes udsendt primo oktober

5 GENERELLE RETNINGSLINJER FOR ÅRSAFSLUTNING Der udmeldes generelle retningslinjer for årsafslutningen 2014 primo oktober 2. I lighed med sidste år anvendes første halvdel af januar måned til afslutning af periode 12, mens anden halvdel af januar måned reserveres periode Der overføres data fra Navision til Statens Budgetsystem tre gange daglig i hele periode Der etableret mulighed for, at den afsluttende timelønskørsel i januar kan bogføres i periode Tilsvarende etableres mulighed for, at de beregnede feriepengeforpligtelser kan bogføres i periode Vejledning om bevillingsafregning og vejledning om udarbejdelse af årsrapport tilrettes ud fra den gennemførte evaluering 7. Der etableres en underside på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvor al information om årsafslutning 2014 samles 8. Opfølgning og procestilrettelæggelse for årsafslutning 2014 koordineres nøje med ØS

6 Tidsplan for årsafslutningen Søren Ring Hansen 6 november 2014

7 TIDSPLAN FOR ÅRSAFSLUTNING 2014 Regnskab 2013 Regnskab 2014 Luk periode Januar 15. Januar Luk periode 13,1 31. januar 30. januar Luk periode 13,2 7. februar 6. februar Regnskabs godkendelse 20. februar 19. februar Statsregnskab 20. marts 19. Marts Årsrapport 20. marts 19. Marts

8 PERIODE 12 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12: 1. december 2014 Periode 12 starter 12. januar 2015 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC 15. januar 2015 Der lukkes for bogføring i periode 12 Opmærksomhedspunkter: 1. Al almindelig bogføring bør afsluttes i periode Regulering af feriepengeforpligtelser (ØSC beregning foreligger 13.1) 3. ØSC udarbejder regnskabserklæring angående periode 12. Udsendes fra ØSC den 20. januar

9 PERIODE 13,1 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,1: 16. januar 2015 Periode 13,1 starter 29. januar 2015 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC via DDI 29. januar 2015 Sidste frist for bogføring af resultatdisponering via ØSC 30. januar 2015 Der lukkes for bogføring i periode 13,1 Opmærksomhedspunkter: Reserver den sidste uge i perioden (uge 5) til bevillingsafregning Koordiner tæt med ØSC omkring bogføring Reserver perioden til bogføring af 1) væsentlige fejlrettelser 2) afregninger der først kan foretages efter periode 12 3) periodiseringsoversigter 4) bevillingsafregning

10 VÆSENTLIGE FEJLRETTELSER (PERIODE 13,1) 1. I bestemmer selv, hvad I vil betragte som væsentlige fejlrettelser i periode 13,1 2. Vi i anbefaler, at I fastlægger en praksis for, hvad I vil acceptere som væsentlige fejlerettelser i periode 13,1 3. I den forbindelse kan I lade jer inspirerer af vores definition på væsentlige fejlrettelser 4. Definition - Væsentlige fejlrettelser er poster, der har væsentlig betydning for det samlede økonomiske resultat, og hvor en manglende rettelse vil have reel betydning for, om regnskabet kan betragtes som retvisende.

11 AFREGNINGER DER FØRST KAN BOGFØRES NÅR PERIODE 12 ER AFSLUTTET (PERIODE 13,1) Eksempler: Eventuel udligning af periodiseret løn, som er bogført i periode 12 Lønreguleringer (2. lønkørsel vedr. periode 13 kører 20/1) Regulering i relation til regnskabserklæring fra ØSC angående periode 12 (ØSC regnskabserklæring angående periode 12 foreligger 20/1 Regulering af tilskud og refusionsordninger Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler

12 PERIODISERINGSOVERSIGTER (PERIODE 13,1) Hvad er en periodiseringsoversigt? Overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger Hvad er formålet med periodiseringsoversigter? At sikre en korrekt periodisering Hvor kan man læse nærmere om periodiseringsoversigter? På ØAV under Bogføring/Generelle Bogføringsbestemmelser/Hvornår skal bogføringen finde sted.

13 BEVILLINGSAFREGNING (PERIODE 13,1) 1. Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet 2. Vi anbefaler derfor, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 5) forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregning 3. VIGTIGT VIGTIGT Check at primo beholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne 4. Til brug ved check anvendes følgende tabeller i Statens Budgetsystem Tabel Bevillingsafregning, udgiftsbaseret Tabel Bevillingsafregning, omkostningsbaseret

14 PERIODE 13,2 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,2: 02. februar 2015 Periode 13,2 starter 06. februar 2015 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC kl februar 2015 Der lukkes for bogføring Opmærksomhedspunkter: Kun bogføring af væsentlige fejlrettelser godkendt af Moderniseringsstyrelsen Anmodning om bogføring indsendes via ressortdepartementerne Der skal foreligge begrundelse for at der er tale om en væsentlig fejlrettelse I skal mandag den 2. februar meddele os, om der bliver behov for væsentlige fejlrettelser og i giver fald hvilke

15 FÆRDIGGØRELSE AF STATSREGNSKABET I MODERNISERINGSSTYRELSEN ( FEBRUAR) 1. Afsluttende regnskabskontroller inkl. bevillingsafregning 2. Færdiggørelse af statusspecifikationer. Afleveringsfrist 20/2 3. Fortegnelse over statsforskrivninger, garantier mv. Afleveringsfrist 31/1 4. Regnskabserklæringer fra de enkelte departementer Afleveringsfrist 20/2

16 TIDSPLAN - FORTEGNELSE OVER GARANTIER MV. 1. Foreløbig indkaldelse er udsendt Frist for tilbagemelding om eventuelle ændringer til oversigten sendes til Moderniseringsstyrelsen senest Endelig indkaldelse udsendes inden jul/lige i starten af det nye år 3. Bidrag fra ministerområderne afleveres ultimo januar 4. Det skal kontrolles, at der ikke optræder genudlån eller afgivne tilsagn i garantioversigten

17 Bevillingsafregningen Søren Ring Hansen 17 november 2014

18 BEVILLINGSAFREGNING 2014 Samme procedure som for bevillingsafregning Skal alene registreres i det lokale regnskabssystem Gælder både for det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område. Udgiftsbaserede driftsbevillinger håndteres særskilt 2. Regnskabsdata overføres automatisk til SB 3. Registreringer skal være foretaget i periode 13.1 Umiddelbart efter at årets resultat er kendes 4. I periode 13.1 overføres data fra Navision til SB flere gange daglig Bogføring i Navision kan ses samme dag i SB 18

19 OVERFØRSEL AF DATA FRA NAVISION TIL STATENS BUDGETSYSTEM 1. Overførsel foretages 3 gange daglig 2. Den hyppige overførsel foretages i hele periode Overførslen foretages på nedenstående tidspunkter 4. Formål med den hyppige overførsel er at sikre en hurtig kontrol af, at data er kommet rigtig på plads i Statens Budgetsystem 5. Overførslen omfatter udelukkende tabellerne i Statens Budgetsystem og slår ikke i gennem til SKS Senest bogføring i Navision Stat Senest afvikling via ØDUP invoker Overførelse til SB Postering synlig i SB (næste dag) 19

20 ARBEJDSTILRETTELÆGGELSE AF BEVILLINGSAFREGNINGEN Hvad skal foretages inden udgangen af periode 12 - Kontrol af at videreførelsesbeholdningerne er bogført korrekt - Sikre at primo beholdninger 2014 svarer til ultimo beholdningerne 2013 Hvad skal foretages i periode i periode 13 (uge 5) - Bogføring af bevillingsafregningen - Der er forskellige bogføringskonti på omkostningsbaserede og udgiftsbaserede område. Udgiftsbaserede driftsbevillinger håndteres særskilt 20

21 KONTROL AF BOGFØRTE PRIMOBEHOLDNINGER Det omkostningsbaserede område 1. Check via tabel fra SB udskrevet på FL 2014 registeret 2. Egenkapital ultimo forrige år skal som udgangspunkt svare til egenkapital ultimo Årsag til eventuel afvigelse: - Bogførte kontoændringer (vil i givet fald optræde under punkt 22) - Pegepindsflytninger 21

22 KONTROL AF BOGFØRTE PRIMOBEHOLDNINGER Det udgiftsbaserede område 1. Check via tabel fra SB udskrevet på FL 2014 registeret 2. Akkumuleret overskud ultimo 2013 skal som udgangspunkt svare til det akkumulerede overskud til videreførsel ult på bevillingsafregningen Årsag til eventuel afvigelse: - Bogførte kontoændringer (vil i givet fald optræde under punkt 12) - Pegepindsflytninger 22

23 BOGFØRING AF BEVILLINGSAFREGNINGEN PÅ DET OMKOSTNINGSBASEREDE OMRÅDE Hvad skal bogføres - Årets overskud (74.06/ 74.03) - Flytning af beholdninger (74.12/ 74.06) - Bortfald (73.11/ 74.03) Reservationer - Året reservation (10.32/ Anvendelse af tidligere års reservationer (10.24/ 75.11) - Kontoændringer, reserveret bevilling (75.12/ 75.11) - Bortfald af reserveret bevilling 75.13/ 75.11) Anvendte regnskabskonti til resultatdisponering Reguleret overført overskud Overført overskud, Gebyrvirksomhed Kontoændringer Bortfald af året resultat Bortfald af overført overskud, egenkapital Udbytte Anvendte modkonti Modkonto til resultatdisponering Modkonto til resultatdisponering Reguleret overført overskud Modkonto til resultatdisponering Reguleret overført overskud Modkonto til resultatdisponering 23

24 BOGFØRING AF BEVILLINGSAFREGNINGEN PÅ DET UDGIFTSBASEREDE OMRÅDE Hvad skal bogføres - Afvigelse mellem bevilling og regnskab (74.91/ 74.90) - Flytning af beholdninger (74.92/ ) - Bevillingstekniske omflytninger (74.94/ 74.90) - Bortfald (74.93/ 74.90) Anvendte regnskabskonti til bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område Afvigelse mellem bevilling og regnskab Kontoændringer Bortfald Bevillingstekniske omflytninger Anvendte modkonti Akkumuleret overskud til videreførelse Akkumuleret overskud til videreførelse Akkumuleret overskud til videreførelse Akkumuleret overskud til videreførelse 24

25 UDGIFTSBASEREDE DRIFTSBEVILLINGER Der afleveres udfyldt tabelskabelon til Moderniseringsstyrelsen Afleveringsfrist: Mandag den 2. februar Mio.kr. Lønsum Øvrig drift I alt Resultatopgørelse Bevilling - Regnskab Årets overskud Opgørelse af akkumuleret resultat - Akkumuleret overskud primo Korrektioner i forbindelse med kontoændringer - Årets overskud - Dispositionsmæssige omflytninger - Disposition, overskud som bortfalder Akkumuleret overskud til videreførsel ultimo

26 Bogføring af løn og feriepengeforpligtelser Søren Ring Hansen 26 november 2014

27 BOGFØRING AF TIMELØNSKØRSLEN I JANUAR MÅNED 1. Mange har ønsket at timelønskørslen i januar bogføres i regnskabet for periode Det er ikke muligt af systemmæssige årsager 3. I stedet er etableret mulighed for at timelønskørslen manuelt bogføres i periode Der er udviklet ØS-LDV rapport, der understøtter en sådan bogføring 5. Rapporten er frigivet i denne uge 6. Eventuel manuel bogføring foretages på konto Manual løn 7. Moderniseringsstyrelsen vil udarbejde nærmere vejledning om udnyttelse af denne mulighed 8. Vejledningen vil foreligge torsdag den 20. november og kan findes på vores hjemmeside under statsregnskab

28 OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER HVIS MAN BOGFØRER TIMELØNSKØRSLEN I PERIODE Timelønskørslen i januar bogføres automatisk via SLS i periode Bogføres timelønskørslen manuelt i periode 12, skal denne bogføring derfor udlignes i periode Manuel bogføring af timelønskørslen i periode 12 vil give uoverensstemmelser mellem den registrerede løn i SLS set i forhold til den registrerede løn i SKS og besværliggør derfor afstemningen af løn 4. Konklusion: Manuel bogføring af timelønskørslen i periode 12 skal kun anvendes, hvis man mener, det har væsentlig betydning for den økonomiske opfølgning 28

29 FERIEPENGEFORPLIGTELSER 1. Beregnes af ØSC 2. Beregning fremrykket således at feriepengeforpligtelserne kan bogføres i periode De beregnede feriepengeforpligtelser kan bestilles via ØSC fra den 6. januar og vil foreligge senest 5 dage efter bestillingen 4. Herefter kort frist for bogføring, hvis forpligtelserne skal bogføres i periode 12 (der lukkes den 15. januar) 29

30 Årsrapport 2014 Søren Ring Hansen 30 november 2014

31 ÅRSRAPPORTEN FOR 2014 Én mindre ændring i balancen for tilgodehavender og gæld: Klassifikationen af tilgodehavender og gæld skal ske under hensyntagen til, om der er positiv eller negativ saldo på kontoen. Klassifikationen skal ske for hver enkelt regnskabskonto. Yderligere opdeling i relation til debitorer og kreditorer kan ske ud fra et væsentlighedsprincip. Afleveringsfristen er 19. marts 2015 Dog 15. april, hvis revisorerklæring om hele årsrapporten

32 ØSC og årsafslutningen Finn Vivet 32 november 2014

33 ERFARINGER MODST og SAM har evalueret på årsafslutningen Vi har koordineret informationerne ØSC informerer gennem nyhedsbreve på (huske af tilmelde sig) ØSC forventningsafstemmer med kunderne (gensidigt) 1. Ønsker om udvidet åbningstid 2. Ressourcetræk / større produktionsmængder 33 november 2014

34 ÅRSAFSLUTNING I ØSC Daglige produktion i januar 2015 bestræber vi os på, at 1. DDI (Den Decentrale Indrapporteringsløsning) tømmes to gange dagligt kl og kl IndFak behandles dagligt inden kl november 2014

35 ÅRSAFSLUTNING I ØSC Særlige opmærksomhedspunkter 1. Lønnen indlæses samme dag den er klar: lønkørsel i december lønkørsel i januar lønkørsel i januar 2. Der indgås aftale med ØSC løn om, at 2. lønkørsel i januar alene indeholder poster vedrørende Interne hos kunderne Økonomi- og HR afdeling aftale årsafslutningen 4. Medarbejdernes skatteberegning følger udbetalingstidspunktet. 35 november 2014

36 ÅRSAFSLUTNING I ØSC Regnskabserklæring for Periode 12 : 1. Sendes allerede den 20. januar 2015 kl Indholdet er tilpasset behov, herunder Beholdningsafstemninger Systemafstemninger Bemærkninger til debitorer og kreditorer Momssandsynliggørelse Bemærkninger fra lønområdet 36 november 2014

37 ÅRSAFSLUTNING I ØSC Gode råd: 1. Departementernes skrivelse om årsafslutningen sendes til orientering til ØSC. 2. Institutionernes interne årsafslutningsplan sendes til orientering til ØSC. 3. Beholdningsafstemninger gennemgås for udligning. Se allerede nu i Regnskabserklæring for periode 10, som sendes den Institutionens anlægsaktiver gennemgås for oprydning i november 2014 Skrottede anlæg skal sælges via bestilling til ØSC. 5. Periode 12 til de almindelig registreringer. 6. Periode 13 til de registreringer der ikke kan bogføre i periode november 2014

38 ÅRSAFSLUTNING I ØSC 38 november 2014