Referat af møde i Områdeudvalget på Børn-, Unge- og Kulturområdet

Transkript

1 Referat af møde i Områdeudvalget på Børn-, Unge- og Kulturområdet Fredag den 16. september 2016 kl på Odder Rådhus, Møderum 2 Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jacob Brandt Rasmussen, Jette Schæfer Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Torben Frederiksen, Helle K. Nielsen, Sten Andersen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam Afbud: Rikke Liboriussen Referent: Malene Nørgård Jensen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 13. juni 2016, dok. nr Referat fra møde den 15. august 2016, dok. nr Referater godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 3. Orientering fra formand og næstformand Orientering om udvikling i børnetal Bilag: Udvikling i børnetal, dok. nr Ingen bemærkninger. Jobpulje Hovedudvalget vedtog på deres møde den 22. august 2016 ny procedure for jobpulje i Odder Kommune. Jobpuljen omfatter alle medarbejdere, der opsiges grundet effektiviseringer Dokumentnr.: side 1

2 og besparelser. Jobpuljeordningen er et supplement til gældende overenskomster og ansættelsesvilkår og sikrer opsagte medarbejdere fortrinsret til at søge ledige stillinger. Bilag: Procedure for jobpulje, dok. nr Der skal gives særskilt information til de medarbejdere, som har været omfattet af den hidtidige jobpulje, om ændrede vilkår, herunder at proceduren er ændret således, at de fremover selv skal orientere sig i forhold til job i puljen. Status på evaluering af MED-aftalen På baggrund af Områdeudvalgenes evaluering af MED-aftalen vurderer Hovedudvalget, at de justeringer, der er behov for, kan foretages af Hovedudvalget uden nedsættelse af et forhandlingsudvalg. Hovedudvalget har nedsat en arbejdsgruppe, der ser på proces og justeringer i forhold til følgende: Brandvæsen skrives ud af aftalen Mulighed for repræsentation af Jobcenter og Borgerservice i OU for Social og Sundhed (obs. på at organisationerne udpeger medarbejderrepræsentanter til OU) Valg af suppleanter for AMR til OU og HU Mulighed for AMR netværk Dialog mellem HU og OU Ingen bemærkninger. Pjece vedr. arbejde i borgernes hjem Der er udarbejdet en ny pjece, som kan udleveres til borgere, når deres hjem bliver arbejdsplads for kommunens ansatte. Pjecen er godkendt i Hovedudvalget den 22. august Pjecen kan findes på arbejdsmiljøportalen på Hovedudvalget og de relevante Områdeudvalgs sider. Bilag: Når dit hjem bliver en arbejdsplads, dok. nr Ingen bemærkninger. Budgetproces Karsten orienterede om den politiske budgetproces. Hovedudvalget samt alle virksomhedsledere vil blive indkaldt til et orienteringsmøde umiddelbart efter, at der er indgået budgetforlig. Dokumentnr.: side 2

3 4. Evaluering af trivselsmåling til information og drøftelse I forbindelse med at Hovedudvalget vedtog, at næste trivselsmåling gennemføres i 2017, blev det aftalt, at der skal ske en opfølgning på arbejdet i 2016, jf. også Hovedudvalgets arbejdsmiljømål. Der skal følges op via Områdeudvalgene. Områdeudvalget beslutter, hvordan opfølgningen sker indenfor udvalgets dækningsområde. Bilag: Arbejdsmiljømål vedtaget i Hovedudvalget 2015, dok. nr Trivselsmålingerne er behandlet lokalt, og de bruges aktivt i organisationen. Udvalget ønsker ikke at iværksætte særskilte initiativer i forlængelse af de gennemførte trivselsmålinger. Dette ligger efter udvalgets opfattelse bedre lokalt. Udvalget ønsker i stedet at rette fokus mod proces i forbindelse med fremtidige trivselsmålinger. Udvalget anbefaler, at der med henblik på at lette arbejdet med trivselsmålingerne i de lokale MED-udvalg udarbejdes en drejebog fra centralt hold, som udvalgene kan arbejde ud fra. Udvalget ønsker at drøfte samspillet mellem Områdeudvalget og de lokale MED-udvalg i forbindelse med fremtidige trivselsmålinger på et senere møde. 5. Status vedr. Voldsoffererstatningsloven til information og drøftelse På baggrund af ændret praksis hos erstatningsnævnet i forhold til erstatning efter Voldsoffererstatningsloven er der udarbejdet notat om problemstilling og retningslinjer i forhold til politianmeldelse af vold mod ansatte. Hovedudvalget besluttede på møde i februar at anmode de lokale MED-udvalg om at behandle notatet, og drøfte hvordan man i praksis håndterer problemstillingen. På Områdeudvalgets møde den 25. april 2016 blev der udtrykt ønske om et mere specifikt fokus på børneområdet, og i den forbindelse har de lokale MED-udvalg fremsendt deres procedurer. Med udgangspunkt i de lokale procedurer skal det vurderes, om der er særlige opmærksomhedspunkter på tværs af de lokale MED-udvalg, samt om der er behov for fælles tiltag. Der er modtaget tilbagemeldinger fra 10 virksomheder. Bilag: Gylling, dok. nr Saksild, dok. nr Krible Krable Huset, dok. nr Vestermarksskolen, dok. nr Bifrost, dok. nr Vennelund, dok. nr Dagplejen, dok. nr Hou Skole og Børnehus, dok. nr Dokumentnr.: side 3

4 Biblioteket, dok. nr Vennelund, dok. nr Odder Musikskole, dok. nr Udvalget kan konstatere, at der er stor forskellighed i de indsendte planer. Udvalget opfordrer til, at virksomhederne deler viden og erfaringer på tværs. Udvalget påpeger, at der er behov for præciseringer i de indsendte planer i forhold til forsikringsmæssige forhold og procedurer. Udvalget opfordrer de lokale MED-udvalg til at arbejde videre med planerne med særligt fokus på registrering af arbejdsskade, politianmeldelse, deadlines, samt hvordan man håndterer konkrete episoder. Udvalget sender anbefaling til Hovedudvalget om, at når Hovedudvalget fremadrettet vil anmode de lokale MED-udvalg om at gøre noget, bør Hovedudvalget indledningsvis overveje, om det ville være hensigtsmæssigt, at Områdeudvalgene først behandler sagen med henblik på at præcisere opgaven og udstikke retningslinjer for de lokale MED-udvalgs arbejde. I dette tilfælde havde det efter udvalgets opfattelse været hensigtsmæssigt med en skabelon, som de lokale MED-udvalg kunne tage udgangspunkt i. Udvalget ønsker at drøfte procedurer i forbindelse med vold og trusler på et senere møde, herunder forebyggelse af vold og trusler. 6. Status vedr. arbejdsmiljø til information og drøftelse Status på proces God Dialog I foråret indhentede konsulenterne tilbagemeldinger på arbejdet med proces God Dialog. Tilbagemeldingerne fra arbejdspladserne under udvalget er samlet og vedlagt som bilag. Man arbejder med sygefraværsindsatsen og vores procedure i varierende grad. Hovedudvalget besluttede på deres møde den 22. august 2016 at drøfte sygefraværsarbejdet mere indgående på deres kommende seminar sidst i september. Bilag: Tilbagemeldinger vedr. proces God Dialog på udvalgets område, dok. nr Udvalget finder en fælles kontinuerlig indsats for lavt sygefravær med fokus på samspillet mellem leder og medarbejder fornuftig. Udvalget anbefaler, at arbejdet fortsætter, men med mindre fokus på procedurer og mere fokus på eksempelvis social kapital. Udvalget opfordrer til opmærksomhed på tekniske udfordringer i forbindelse med adviseringer om sygefravær samt fraværskortet som værktøj. Sygefravær Samlet set er sygefraværet på udvalgets område steget til 6,16 % i januar-juli måned 2016 mod 5,45 % i samme periode i Det skyldes en stigning i langtidsfraværet på enkelte Dokumentnr.: side 4

5 arbejdspladser, hvorimod korttidsfraværet generelt er faldende. Bilag: Sygefravær januar-juli 2016 på Børne-, Unge- og Kulturområdet, dok. nr Udvalget ønsker større indblik i årsager til fravær. Status på arbejdstilsynets besøg Arbejdstilsynet (AT) har været på besøg på ni arbejdspladser indenfor udvalgets område. Der er givet et enkelt påbud for manglende APV i Bifrost. Derudover har AT sendt vejledning vedr. psykisk arbejdsmiljø til Vennelund. På Egholmgård er der varslet genbesøg, da ingen fra arbejdsmiljøgruppen ikke var til stede den dag, AT var på besøg. På Hou Skole har man søgt konsulentbistand via SPARK til en arbejdsmiljøindsats, og AT har tilkendegivet, at såfremt man får tilsagn fra SPARK, vil der ikke være behov for genbesøg. Gives der ikke tilsagn fra SPARK, vil AT besøge Hou Skole igen og bl.a. gennemføre gruppeinterviews. Dette er i tråd med AT s indsats om udvidede risikobaserede tilsyn bl.a. på folkeskoler. Det er meget tilfredsstillende, at AT anerkender eget initiativ til indsatser. Tilbagemeldinger fra arbejdspladserne om AT s besøg er, at det generelt er en positiv oplevelse, og vi kan generelt glæde os over de mange grønne smileys. AT s besøgsrapporter er desværre ikke særligt informative, men indeholder i tilfælde af grøn smiley kun en kort bemærkning om, at der ikke er konstateret problemer med arbejdsmiljøet. Det er dermed op til os selv at dele viden og læring fra besøgene. Bilag: Oversigt over tilsynsbesøg fra Arbejdstilsynet, doknr Karsten orienterede om Arbejdstilsynets besøg. Der har generelt været positive tilbagemeldinger fra de virksomheder, som har haft besøg, og resultaterne er generelt gode. 7. Budgetproces til information og drøftelse Områdeudvalget skal drøfte og komme med anbefalinger til opmærksomhedspunkter i implementeringsprocessen. Hovedudvalget fik på deres møde den 22. august 2016 en orientering om effektiviseringsog besparelseskataloget. Hovedudvalget drøftede i den forbindelse vigtige opmærksomhedspunkter til en kommende implementeringsproces, og gav følgende input: Synlighed omkring proces Medarbejderinddragelse ved organisatoriske ændringer Åbenhed og tydelighed om proces ved strukturændringer Samstemme de effektiviseringsforslag der griber ind i hinanden Gøre mere ud af kerneopgavesnakken Samle medarbejdere og ledere om inspiration til arbejdet med hverdagseffektiviseringer Dokumentnr.: side 5

6 Fokus på arbejdsmiljøet Fokus på kommunikation, herunder: o Så stor åbenhed som muligt o Så tidlig information som muligt o MED-udvalgene skal i arbejdstøjet o Møde for nogle nøglepersoner om hverdagseffektiviseringer o Konsekvenser for organisationen ved hverdagseffektiviseringer Bilag: Effektiviserings- og besparelseskatalog, dok. nr Udvalget bakker op om Hovedudvalgets opmærksomhedspunkter. Udvalget anbefaler en drøftelse af kerneopgaven. Hvad forstår vi ved kerneopgaven, og kan vi nå til en fælles definition? Der skal være fokus på den fælles kerneopgave frem for den enkelte medarbejders kerneopgave. Udvalget ønsker at drøfte, hvordan nøgletal kan synliggøres i organisationen, på et senere møde. 8. Kvalitetsrapport på folkeskoleområdet til information og drøftelse Kvalitetsrapporten beskriver skolevæsenets og de enkelte skolers niveau i forhold til nationale og lokalt fastsatte mål. Odder Kommune har endnu ikke fastsat lokale mål. Derfor tager kvalitetsrapporten for skoleåret 2015/2016 udgangspunkt i de nationale mål. Det skal anføres, at der i forbindelse med folkeskolereformen er vedtaget en ny bekendtgørelse for kvalitetsrapporter. Det betyder, at dette års og fremtidige kvalitetsrapporter fokuserer på skolernes og skolevæsenets resultatoplysninger. Børn, Unge og Kulturudvalget ønsker, at høringsparterne i deres høringssvar reflekterer over resultaterne og hvad, der kan ligge til grund for niveauet. Bilag: Skolernes kvalitetsrapport for skoleåret 2015/2016, dok. nr Udvalget ønsker ikke at afgive særskilt høringssvar til kvalitetsrapporten, men i stedet lade bemærkninger hertil indgå som en del af høringssvar til mål for skoleområdet. Udvalget opfordrer til, at der handles på resultaterne i kvalitetsrapporten, blandt andet med de to indsatsområder i Få fokuserede mål for skolevæsenet i Odder Kommune 9. Mål for skoleområdet - Høring af udvalget til information og drøftelse Børn, Unge og Kulturudvalget vedtog den 29. august 2016 at sende Få fokuserede mål for skoleområdet i Odder Kommune i høring. Dokumentnr.: side 6

7 Forvaltning har i samarbejde med skoleledere lavet et oplæg til formål og måltal for skoleområdet. Målene skal være fundamentet for en fælles indsats på skoleområdet i 4 6 år, hvor skolerne støttes med indsatser, og hvor skoler, forvaltning og kommunalbestyrelse følger progressionen i målene. Få fokuserede mål for skolevæsenet i Odder Kommune beskriver et fagligt mål og et dannelsesmål. Høringsparterne bedes drøfte oplægget. Dannelse kan være vanskeligt at målsætte og evaluere. Høringssvarene bør derfor også indeholde overvejelser over, hvorledes skolerne og det fælles skolevæsen bedst kan følge op på progressionen i det foreslåede dannelsesmål. Bilag: Få fokuserede mål for skolevæsenet i Odder Kommune, dok. nr Høringsbrev vedr. Få fokuserede mål for skolevæsenet i Odder Kommune, dok. nr Udvalget ønsker at afgive høringssvar, hvor der kvitteres for arbejdet med få fokuserede mål. Udvalget vil lade det være op til de lokale MED-udvalg at afgive høringssvar til den indholdsmæssige del. Torben formulerer høringssvar. 10. Principper for kompetenceudvikling i undervisningsfagene i Odder Skolevæsen til information og drøftelse Børn, Unge og Kulturudvalget besluttede den 9. maj 2016 at videresende principper for kompetenceudvikling i undervisningsfagene i Odder Skolevæsen til drøftelse og kvalificering i Områdeudvalget forud for videresendelse til behandling i de lokale MED-udvalg med høringsfrist den 23. november Af folkeskoleloven fremgår det, at alle undervisere i 2020 skal have undervisningskompetencer i form af undervisningskompetencer (tidligere linjefag) eller kompetencer svarende hertil i de fag, de underviser i. Målet om fuld kompetencedækning i 2020 defineres mere præcist ved, at 95 procent af undervisningstimerne skal varetages af undervisere med undervisningskompetencer eller kompetencer svarende til undervisningskompetencer. Børn, Unge og Kulturudvalget ønsker, at Områdeudvalget drøfter og kvalificerer forvaltningens indstilling til principper for skoleledernes vurdering af behovet for kompetenceudvikling i undervisningsfagene, herunder indstillingen af medarbejdere til kompetenceudvikling. Principperne fremgår af det vedhæftede baggrundsnotatet. Derudover er også vedlagt notat vedr. kompetencestatus for det samlede skolevæsen. Bilag: Baggrundsnotat vedr. kompetenceudvikling i undervisningsfagene, dok. nr Kompetencedækning i det fælles skolevæsen 2015/2016, dok. nr Punktet udsættes til møde den 31. oktober 2016, og høringsfristen udsættes. Dokumentnr.: side 7

8 11. Opfølgning på årshjul til beslutning Bilag: Årshjul, dok. nr På årshjulet tilføjes samspil mellem Områdeudvalget og de lokale MED-udvalg i forbindelse med fremtidige trivselsmålinger, procedurer i forbindelse med vold og trusler samt synliggørelse af nøgletal i organisationen. Formandskabet fastlægger, hvornår punkterne behandles. 12. Til efterretning a. Referat fra MED-udvalgsmøde på Hundslund Skole den 2. juni 2016, dok. nr b. Referat fra Dagplejens MED-udvalgsmøde den 26. maj 2016, dok. nr c. Referat fra MED-udvalgsmøde i Børnehaven Vennelund den 6.6. og , dok. nr , d. Referat fra MED-udvalgsmøde den 23. juni 2016 på Vestermarkskolen, dok.nr e. Referat fra MED-udvalgsmøde den 21. april 2016 på Hou Skole, dok. nr f. Referat fra MED-udvalgsmøde den 20. juni 2016 på Skovbakkeskolen, dok. nr g. Referat fra MED-udvalgsmøde den 23. august 2016 på Vestermarkskolen, dok. nr h. Referat fra MED-udvalgsmøde 9. august 2016 på Parkvejens Skole, dok. nr i. Udtalelse vedr. Effektiviserings- og besparelseskataloget fra MED udvalget på Saksild Skole og Børnehus, dok. nr Intet at bemærke. 13. Eventuelt Intet at bemærke Næste møde: Mandag den 31. oktober 2016 kl i møderum 5 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 8