1. Søborg Gruppe - Bestyrelsen Maglestien 9-11, 2860 Søborg

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 4. maj :30 i flokhytten (Maglestien 9, 2860 Søborg). Forventes afsluttet ca. kl. 21:30 Pause indlægges ved forespørgsel Afbud sendes til [email protected] 1. Valg af referent Husk at referatet skal rundsendes til bestyrelsen, lægges i Dropbox og på hjemmesiden. Husk også at referatet skal kunne læses af udenforstående uafhængigt af dagsordenen. Brug meget gerne denne dagsorden som skabelon for referatet. Laurens valg til referent Til stede: Kasper, Knud-Erik, Jesper, Mikael, Amalia, Niels BP, Dines og Laurens Afbud fra Niels A, Trine og Asger 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet godkendt 3. Opdatering af huskeliste Husk at huskelisten skal lægges i Dropbox. Datoerne i huskelisten er mødedatoerne, ikke deadlines. HG-spejd projektet er afsluttet fra 1. Søborgs side. HG-spejd er afregnet med kommunen Der er oprettet friluftsteams for havkajak, rebsikring, og fjeldvandring Huskelisten blev opdateret 4. Forslag til principbeslutninger (diskussion/beslutning) Følgende forslag: Bestyrelsen giver gruppens ledere kompetance til at arrangere søaktiviteter i overensstemmelse med disse regler: Generelt: En af lederne der arrangere en søaktivitet skal påtage sig rollen som sikkerhedsansvarlig for aktiviteten. Denne skal lede sejladsen på en sådan måde, at hun/han altid har kontrol over situationen. En kopi af disse regler, underskrevet af bestyrelsesformanden, skal opbevares hos den sikkerhedsansvarlige. Inden spejderne står til søs, skal de vide, at de ikke må tvinges til at sejle ud, at de skal have redningsvest på, og hvem der er fører af hvert af fartøjerne. Bestyrelsen kan ansøges om skriftlig dispensation (ved bestyrelsesformandens underskrift) fra hver af disse regler. Alle skal altid have redningsveste på på vandet og på både/bade-broer. Vandet skal være min 10 grader. Min 1 leder skal have et gyldigt 12timers førstehjælpebevis. Det er ikke tillad at arrangere andre typer søaktiviteter end de herunder anførte

2 Badning fra land er ikke en søaktivitet. Kano/robåd/tømmerflåde/båd med påhængsmotor: Min 1 leder skal have kommunens kanokursus. Ved sejlads på hav skal deltagere kunne svømme 200m, tømmerflåder skal være fastgjort til kysten og kanoer/robåde må aldrig komme længere end 100m fra kysten. Ved lån af kanoer af andre en kommunen skal det tjekkes at de er godkendte af Søfartsstyrelsen eller i udlandet af en tilsvarende myndighed. Kanoer skal være synkfri. Føreren af en båd med påhængsmotor skal være leder og/eller myndig. Korpsets sejlskib Ran: Min. to ledere (inkl. de evt. af rederiet stillede) skal være uddannede som skipper/bestemand. Rederiets regler for meldinger og andet skal følges. Deltagerne skal kunne svømme 200m. Udbudte søaktiviteter (kommercielle eller udbudt af f.eks. center eller lejrledelse), hvor udbyder står for sikkerheden: Udbyderens regler følges, i stedet for gruppens egne Vedtaget med ovenstående ordlyd kan svømme 200 m skal oprettes som fast spørgsmål på hjemmesiden når man tilmelder sig ture 5. Øvrige forslag til diskussion/beslutning Fejring af hr. og fru loppedirektør Wind (Dines) De kommer til sommerafslutningen 2015, hvor det vil være oplagt at fejre dem. Det er meningen at der også siges tak til Karsten Reher ved samme lejlighed. Der afsættes omkring 2000 til gaver. Christian har ønsket en anbefaling der beskriver hvad han har lavet for gruppen. Mikael står for gave til Winderne, Søren vil gerne være med. Casper snakker med Christian Afskaf begrænsning af gratis ledere på ture (Dines) Begrænsningen blev ikke håndhævet. Ingen misbrugte det til at holde ture for lederne som børnene betalte for. Godt med mange ledere med på tur Vedtaget Forældrefødekæde pipeline (Dines)

3 Der er også mulighed for at man kan rekruttere fra den ene søjle til de andre. Knud-Erik er primus motor for at rekruttere folk til bestyrelsen på familieweekenden. Klubliv Danmark (Jesper Hanberg) Gruppen er oprettet på klubliv Danmark og Dines får tilsendt PR-materiale. Klubliv Danmark er lige startet og det er derfor uvidst hvor effektivt det er. Vi skal gøre forældrene opmærksomme på vi er med Klubliv Danmark, de skal helst tilmelde betaling til 1. Søborg inden de tilmelder sig badmintonklubben. Loppemarkedernes fremtid Der er kommet ny loppedirektør Anders Nørgaard. Der er også 4 vice presidents. Der er et ønsker om en VP fra hver årgang. Der er bestilt 2 loppemarkeder. Det forventes at blive afholdt som familie/mikro/mini og junior/trop. 6. Status på årets udviklingsplan (orientering/beslutning)

4 Man kan gøre forældrene opmærksomme på positiv feedback på familieweekenden Laurens snakker med Sofie om at komme til drop-in arrangement. 7. Status på igangsatte projekter (orientering) Kloak (inkl. plæne-genopretning) Har stået i stampe. Kommunen er i gang med at se på om det kan lade sig gøre at tilslutte regnvandet fra faskinen til kloaken. Søren presser på. Søren melder når der er en glædelig nyhed. Udbygning af tropshytte og skurkapacitet Knud-Erik har været til møde med lokale- og anlægsfonden. Fonden havde sat hver af til udvidelse af 3 spejderhytter men var kun kommet af med 2 af dem. De vil gerne af med de sidste Spejderne skal selv skaffe et tilsvarende beløb (de må godt komme fra andre fonde). Der er stadigvæk et større ønske om en ny hytte, men hvis det ikke kan lade sig gøre er lokale- og anlægsfonden et oplagt alternativ plan. Der forventes ikke mere end 15% fra lokale- og anlægsfonden til nybyggeri. Søren regner med at få ny information inden for et par uge og derefter udarbejde en ansøgning. Slibning af gulv og påføring af ekstra slidstærk lak i begge hytter Intet nyt Maling af væge i flokhytten Intet nyt 8. Økonomi (orientering/beslutning) Opfølgning på kassererårsplan og bogføring til dato. Halv million på bankkontoen. BB bogføring vil snart gå i gang med at bogføre. Budgetet er lagt ind i blåt medlem. Der er ikke sket noget i en måned. Alle bilag er lagt ind i en fælles mappe. Jesper har udbetalt de penge der skulle udbetales og søgt penge fra kommunen. Der har været svært at få fat på bogholderen. Der skal tilføjes forklaring på hvorfor man køber ting på materialeindkøbsarket, således at bogholderen har lettere ved at forstå det. Peliklan låner ,00 kr. til at arrangere grillfesten. De får dem som et rådighedsbeløb, udbetalt til en person. 9. Nyt fra Ledergruppen (orientering) Ledergruppen har snakket med bestyrelsesformanden om kommunikation til forældre omkring ture. Konklusionen var at der ikke skulle være et skema/skabelon for hvornår man gør hvad, men at der bare skulle være opmærksomhed på at informere forældre omkring udviklingen af turene, hvis fx turen bliver aflyst af den ene eller anden grund. Mikroflokken er gået fra at være for få ledere til at der er for mange ledere i grenen. Det skyldes især at der bliver rekrutteret rigtig mange ledere til grenen. Det er blevet udarbejdet en strategi for at hvordan det skal håndteres. Dines har sendt en spørgeundsøgelse ud til forældene for den relevante årgang hvis vi skulle starte det andet spor efteråret ud af 13 har svaret. 6 har sagt ja og 1 har svaret nej. Jesper Thielsen og Niels Abildgaard træder af som afdelingsledere fra den her sommer, da de skal i træning som gruppeledere. 10. Status på kommende bestyrelsesarrangementer (orientering/beslutning) Familieturen Omkring 50 tilmeldte. Information omkring turen inklusiv pakkeliste og program ligger under turen på hjemmesiden. Dines sender en reminder mail hvor der også står hvor de kan finde information. 11. Status på faste udvalg (orientering)

5 Materieludvalget Der er blevet købt 3 Laavuer. Niels BP markerer dem. Vi har rabbat kuponer. Loppemarkedsudvalg Redaktionen HG-Spejd Nedlagt Merchandise-udvalg Der ønskes salg af merchandise på familieweekenden. 12. Eventuelt (orientering/diskussion) Patruljelokalerne fremtræder ofte meget rodede. Bestyrelsen drøftede, at det er vigtigt at overveje hvilke signaler standen af patruljelokalerne og hytterne generelt sender. Endvidere er det naturligvis vigtigt, at vi generelt passer godt på hytterne. Der var enighed om at drøfte dette spørgsmål på næste bestyrelsesmøde og i den forbindelse også gennemgå patruljelokalerne og hytterne. Maglekrogen har beskrevet at de har fældet træer i skellet. Maglekrogen mener at vi har primær ansvar for at fastslå præcist hvor skellet ligger. De er positiv overfor at få en landmåler til at måle skellet op. De vil ikke finasiere halvdelen af en landmåler. De påpeger at man muligvis ikke må placere containere permanent op af skellet. Ran er ledige et par aftener i foråret. Søren får lov til at køre betalingen igennem gruppen (gruppen betaler og beløbet bliver derefter tilbagebetalt af Søren/deltagere). 13. Dato og sted for næste møde orientering) Bestyrelsesmøde: 24. august 2015 kl. 19:30 i Flokhytten