Dagsorden BESTYRELSESMØDE. Sted: Værløse Dato: 12. okt Anette, Pernille, Jacob, Mikkel, Lars, Ulla, Uffe. Deltagere:

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Sted: Værløse Dato: 12. okt 2013 Deltagere: Ikke mødt: Afbud: Referent: Anette, Pernille, Jacob, Mikkel, Lars, Ulla, Uffe Hanne Steen Ulla Dagsorden 1.0 Valg af referent Personlig runde Godkendelse af sidste referat Status på det nye ERP system og kontingent inddragelse Træf Sommertræf 2013, evaluering og økonomi Efterårstræf 2013, evaluering Vintertræf 2014, skal vi lave to weekender? Forårstræf i Horsens fjord Sommertræf 2014, placering og uge? Efterårstræf på Bornholm, placering og dato? Telt og opbevaring, trailer mm Habilitets situation med bestyrelses medlemmer der også har kommercielle interesser Hjemmesiden Sikkerhed og sikkerheds Instruks efter Søfartsstyrelsens Bekendtgørelse af September Havkajakinfo Branding og merchandises Udvalg: (hvis vi når det) Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Nyt fra DGI Nyt fra Friluftsrådet Nyt fra Miljøministeriet Rød/hvide bånd Havkajaksamrådet Eventuelt... 5 Side 1 af 5

2 1.0 Valg af referent Ulla blev valgt som referent. 2.0 Personlig runde (ikke refereret) 3.0 Godkendelse af sidste referat Godkendt 4.0 Status på det nye ERP system og kontingent inddragelse ERP er vores regnskabssystem. Pernille Lunden hos DGI er vores bogholder. Conventus kører rimeligt nu, men der har været store udfordringer. Budget for 2013 som vedtaget på generalforsamling lægges også ind, dog ikke delt ud på afdelinger. Næste gang et budget vedtages, bliver det indført på afdelingsniveau ligesom regnskabet. Bilag skal være backed up, og kun tilgængeligt for relevante personer. Der er oprettet drev til implicerede hos Support IT, Vedr. kontingent-opkrævningerne blev disse udsendt lidt sent. Nogle har fået pr. post, andre har modtaget opkrævningen i Eboks. Der mangler stadig indbetalinger fra ca. 320 medlemmer. Der kommer ca. 2 indbetalinger om ugen nu. Mikkel har udsendt en reminder til alle i restance, da vi var i tvivl om opkrævningen var nået ud til alle. Specielt betalingsservice opkrævninger ser ud til at have fejlet. Medlemmer der ikke indbetaler kontingent, udmeldes automatisk. Der er stadig medlemmer, der skal flyttes fra aktive til udmeldte. Herudover er der nogle dubletter i systemet; der ligger et oprydningsarbejde i dette. Mikkel retter op på dette. Vi diskuterede hvordan man bedst og mest overskueligt laver et træfregnskab. Det blev besluttet at lave hvert træfregnskab i et Excel ark med alle mellemregninger, indtil det er færdigt. Herefter bogføres det til økonomi systemet. Mikkel laver en regnskabsmaske til træf i samarbejde med Lars, som herefter rundsendes til bestyrelsen, som giver feedback. 5.0 Træf 5.1 Sommertræf 2013, evaluering og økonomi Pernille meddelte, at de har aftalt, at Alfred vil afslutte regnskabet Forslag om web-shop til køb af træf, middag, tilmelding af kurser etc. Men det skal kunne køre sammen med Conventus (det er faktisk et tilkøbsmodul til Conventus). Vi vil prøve at etablere det til vintertræffet. Trys-kurset lørdag eftermiddag var hverken et kursus eller en workshop, men en erfaringsudveksling mellem instruktører, hvor Trys deltog. Trys har ikke modtaget betaling for denne eftermiddag. Mikkel melder dette ud på HKR s hjemmeside, så sagen kan afsluttes. Side 2 af 5

3 5.2 Efterårstræf 2013, evaluering Steens oplæg om at lukke tilmelding 2 uger før træf blev diskuteret. Specielt for sommertræffet vil det være svært gennemførligt, da mange er på ferie op til træffet. Pernille foreslog at rykke tilmeldinger så denne starter mere end 4 uger før, men også dette er svært gennemførligt for træfgrupperne. Det blev besluttet at tilstræbe en tilmeldingsfrist 1 uge før træfstart. Dette gælder alle træf. Ved senere tilmelding er det træfteamets beslutning om der gives dispensation. 5.3 Vintertræf 2014, skal vi lave to weekender? marts 2014 i Odder. Det undersøges pt. om Nyborg svømmehal kan bruges. Hvis to vintertræf, skal vintertræffene ligge i hver sin weekend. Steen er træf ansvarlig 5.4 Forårstræf i Horsens fjord. Uffe er træfansvarlig. 5.5 Sommertræf 2014, placering og uge? Steen er træfansvarlig. Stedet bliver sandsynligvis i Møn-området. 5.6 Efterårstræf på Bornholm, placering og dato? Ulla er træfansvarlig. Dato bliver september 5.7 Telt og opbevaring, trailer mm Teltene vi købte til sommertræffet, står stadig på en europa-palle hos Birgitte (Rantzausminde camping) pga et udestående med leverandøren om kvaliteten af teltene. Det er vigtigt at de bliver pakket ud og tørret, så de ikke bliver jordslået. Jacob sørger for, at teltene bliver hentet af en vognmand og transporteret til CKE, Walgerholm 3, 3500 Værløse, hvor Lars opbevarer dem i firmaets container. Lars og evt. Mikkel vil ved lejlighed tjekke teltene, om de er genanvendelige. Mikkel undersøger, hvilken kassetrailer der vil være den bedste at købe. Det skal være en 750 kg uden påløbsbremser. Hvis køb af trailer, skal den stå klar til forårstræffet. Der kigges efter gode tilbud i løbet af efteråret. 5.8 Betaling af træf Dette emne blev endnu engang bragt op, da bestyrelsens medlemmer af træfgruppen stadig mangler at betale for mad, selv om det blev besluttet på mødet i april. Omkring hvem der får hvad betalt i en træfgruppe, og dem der bliver trukket ind som hjælpere, er det ved afstemning med 5 for og 2 blanke besluttet at: Fra 2014 får træfteamet betalt træfgebyr og mad. Side 3 af 5

4 6.0 Habilitets-situation med bestyrelsesmedlemmer, der også har kommercielle interesser. Hvordan håndterer vi det? Et bestyrelsesmedlem med kommerciel interesse må gerne deltage i træf med sin butik på lige fod med andre butikker. Dog er det vigtigt, at bestyrelsesmedlemmet er meget opmærksom på, at det fra medlemmernes syn og andre fremgår tydeligt, at bestyrelsesmedlemmet holder sin kommercielle interesse og sit arbejde i HKRs bestyrelse adskilt. 7.0 Hjemmesiden RSS-feed er lavet på hjemmesiden. Ligeledes er der oprettet Galleriet med fotos fra træffene. Script er lavet i Google docs, så man får en -bekræftelse Links er delt op i kursus og ture, selvbyggere etc. 7.1 Sikkerhed og sikkerhedsinstruks efter Søfartsstyrelsens Bekendtgørelse af september 2012 Mikkel har udfærdiget forslag til en generel sikkerhedsinstruks, der var sendt ud til alle inden mødet. Hver især i bestyrelsen kommer med input til instruksen. Instruksen sendes også ud til enkelte garvede turledere og instruktører, som får mulighed for at komme med input. Det blev foreslået, at deadline blev lagt, så sikkerhedsinstruksen kunne gælde f.o.m. forårstræffet Pernille foreslog at HKR niveauerne blev revideret, og at der evt. blev indført flere niveauer. Sikkerhedsinstruksen er generel for alle aktiviteter i HKR, og de enkelte træfsteder skal vurderes ud fra, at deltagere på alle niveauer kan ro sikkert. Forslag om pårørende-telefonnummer allerede ved tilmeldingen til træf. 8.0 Havkajakinfo Enighed om at en udlicitering af bladet afprøves iht oplæg og den kontakt, der er lavet af Mikkel. Steen tager fat i Danny og oplyser ham om denne beslutning. 9.0 Branding og merchandises Trøjer, stofmærker, kasketter, kuglepenne m.m. Mikkel har fået fremstillet kasketter, kuglepenne og stofmærker. Reklameartiklerne var blevet præsenteret og solgt/uddelt til medlemmerne, startende med deltagerne på efterårstræffet 2013, da det var et klart ønske på generalforsamlingen, at foreningens overskud skulle forsøges ført tilbage til de aktive medlemmer. Mikkel fremlagde layout til tryk af trøjer, han havde designet og fået tegnet op. Tekst og logo på bryst og tegning af en roer på ryg. Side 4 af 5

5 Trøjerne vil være af kunststof i en god kvalitet på højde med Craft og Newline, syet i en dame og herre model, og de kan laves for 119 kr/sk ved bestilling af stk. Det blev aftalt at undersøge, hvad det koster at få lavet klistermærker, der kan stryges på trøjer, så folk selv kan vælge en trøje frit. Lars undersøger vedr. køb af trøjer med HKR-tryk hos Løberen, hvor et medlem kan købe en trøje efter eget valg direkte. Ulla foreslog dry-sacks med HKR-tegning Udvalg: (hvis vi når det) 10.1 Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Nyt fra DGI 10.3 Nyt fra Friluftsrådet Rie har sendt mail ud at der er deadline for at søge tilskud fra fonte. Da vi ikke savner penge i foreningen er det besluttet ikke at søge her Nyt fra Miljøministeriet 10.5 Rød/hvide bånd. Der afholdes møde 1. søndag i november i Vallensbæk. To personer har gennemført ruten i år 10.6 Havkajaksamrådet. Møde d. 29/ hos Ungdomsringen. Jørgen Møholt deltager 11.0 Eventuelt Lars orienterede om muligheden for fælles drev på Conventus for bestyrelsen, således at vi undgår en masse mails frem og tilbage. Evt. brug af Doodle, når der skal arrangeres møder. Side 5 af 5