Vejnavne og adresser i kommunalreformen

Transkript

1 ORIENTERING Til sammenlægningsudvalgene 3. januar 2006 Sag: D /lgl/mli Vejnavne og adresser i kommunalreformen Orientering om kommunernes opgaver som adressemyndighed forud for kommunesammenlægningen Formålet med denne skrivelse er, at orientere og vejlede kommunerne om situationen mht. vejnavne og adresser i forbindelse med kommunalreformen, og om de praktiske forberedelser, som forvaltninger og sammenlægningsudvalg skal gennemføre i Orienteringen er inddelt i fire afsnit: 1. Kommunens styrkede rolle som adressemyndighed 2. Konvertering af adressesystemets kommune- og vejkoder 3. Sammenlægning af vejnavne over gamle kommunegrænser 4. Vejnavne som findes flere gange i kommunen eller i postnummeret ERHVERVS- OG BYGGESTYRELSEN Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø Tlf Fax CVR-nr ebst@ebst.dk Yderligere information om sagen findes på den nye hjemmeside som Erhvervs- og Byggestyrelsen og Kort & Matrikelstyrelsen netop har åbnet. Hjemmesiden vil bl.a. indeholde en række informationer, som henvender sig konkret til den enkelte sammenlægningskommune. vil i øvrigt blive opdateret og udbygget, med aktuel information og henvisning til lovgivning, vejledninger og andet materiale som er relevant i forbindelse med kommunernes opgaver som adressemyndighed. 1. Kommunens rolle som adressemyndighed er styrket Igennem de senere år er der sket en lovgivningsmæssig styrkelse af kommunens myndighed og ansvar på adresseområdet. Lovgivningen, som tidligere var spredt ud over forskellige lovgivningsområder, er i dag samlet i lov om bygnings- og boligregistrering, som henhører under Økonomi- og Erhvervsministeriet, jf. lovbekendtgørelse nr. 767 af 12. september 2002 med senere ændringer. Ifølge bestemmelserne i lovens 3 a 3 f er det kommunalbestyrelsen, som fastsætter alle vejnavne og husnumre, etage- og dørbetegnelser mv. indenfor kommunens område.

2 2/8 Det er ligeledes kommunalbestyrelsen, som har ansvaret for, at de fastsatte adressebetegnelser mv. registreres fuldstændigt og rettidigt i de respektive basisregistre, digitale grundkort mv., og at de er til rådighed for de eksterne brugere via den offentlige informationsserver (OIS). De senere år har kommunernes adresser fået betydning for langt flere samfundsfunktioner end tidligere, hvor adresserne primært blev vedligeholdt af hensyn til CPR-systemet og ejendoms- og bygningsregistrene, ESR og BBR. Kommunernes registreringer af vejnavne indgår i dag i de systemer og løsninger som 112-alarmcentraler, politi, ambulance, postbefordring, mobiltjenester og en lang række trafik- og transportselskaber benytter. Korrekte og entydige adresser har derfor både i det daglige og når uheldet er ude en direkte betydning for kommunens borgere og virksomheder. Den fremtidige tilrettelæggelse af kommunens opgaver som adressemyndighed bør derfor ske under hensyntagen til, at adresserne på denne måde udgør en væsentlig del af samfundets fælles infrastruktur. 2. Konvertering af adressesystemets vejkoder 2.1 Hvilke kommuner og hvilke vejkoder er omfattet? I forbindelse med kommunalreformen skal hovedparten af landets vejkoder i CPR-systemet udskiftes (konverteres), således at de fremtidige vejkoder er entydige i de nye kommuner. Konverteringen vil omfatte alle vejkoder i de kommuner, som får nyt kommunenummer (kommunekode) eller hvor veje overføres til en eksisterende kommunekode. Der sker således ingen konvertering i kommuner, som ikke skal sammenlægges eller i kommuner, som er en del af en sammenlægning, men som bevarer den oprindelige kommunekode. Konverteringen af vejkoder vil blive foretaget maskinelt i CPR umiddelbart før 1. januar De nye koder vil automatisk indgå i andre centrale registre som drives af KMD, herunder Ejendoms Stamregisteret, (ESR), Bygnings- og Boligregisteret (BBR) og krydsreferencesystemet (KRR). De nye kommune- og vejkoder må i øvrigt ikke forveksles med det fremtidige system af administrative vej- identifikationer (vejnumre), som Vejdirektoratet og vejsektoren har besluttet at indføre og som bl.a. vil blive anvendt af de kommunale vejforvaltninger. 2.2 Forberedelse af konverteringen mv. En vellykket gennemførelse af den automatiske konvertering forudsætter dog, at kommuner og sammenlægningsudvalgene på forhånd har gjort visse forberedelser.

3 3/8 Forberedelserne vedrører først og fremmest vejnavne på de veje, som krydser en kommunegrænse mellem to kommuner, der skal sammenlæ g- ges. Denne del af forberedelsen er omtalt nærmere nedenfor i afsnit 3. Herudover vil det, som led i den generelle forberedelse af kommunalreformen, være særligt vigtigt, at vejnavne- og adresseregistrene i alle kommuner er velordnede og ajourførte i Sammenlægning af vejnavne over kommunegrænser 3.1 Hvilke vejnavne skal sammenlægges? Når en vej med samme navn krydser grænsen mellem to kommuner, som skal lægges sammen, skal vejnavnet sammenlægges, således at det kun optræder én gang, med én kommune- og vejkode i den nye kommune. Hvis Høje Mølle Vej krydser grænsen mellem to sammenlægningskommuner, skal den således kun optræde som én Høje Mølle Vej i den nye kommunes adresseregistre. Heraf følger tillige, at veje som krydser kommunegrænsen, men som har hvert sit navn i de to kommuner, ikke skal sammenlægges. Sammenlægningen af vejnavne er en konsekvens af de eksisterende regler om, at adressesystemet skal være entydigt og om, at enhver navngiven vej i kommunen skal have én og kun én vejkode (jf. bl.a. 9 stk. 2 i Cirkulære om adresser, CIR nr. 137 af 11. december 2002 og tilsvarende ældre regler). Den tekniske sammenlægning af vejnavne vil ske automatisk i forbindelse med CPR systemets konvertering af kommune- og vejkoder umiddelbart før 1. januar 2007, men dette kan dog ikke i alle tilfælde ske uden forudgående kommunal medvirken. 3.2 Opgaver forud for sammenlægningen Før sammenlægningen kan ske, er det kommunens opgave at sørge for: a. at vejens navn er registreret helt ens i CPRs vejregister b. at der ikke er overlap i CPRs husnummerintervaller c. at husnumrene på vejen er fortløbende og uden modstridende numre Når disse betingelser er opfyldt, godkender kommunen, at de to vejnavne kan sammenlægges, ved at opdatere CPRs felt vej fortsætter til kommune eller vej kommer fra kommune. Det skal dog understreges at sammenlægningsudvalget altid som alternativ til en sammenlægning af to vejnavne kan fastsætte et helt nyt navn for den ene eller for begge dele af vejen. I så fald bortfalder de tre ovennævnte krav a. - c. ligesom felterne fortsætter til hhv. kommer fra ikke skal opdateres, men skal være blanke. Bemærk i øvrigt at den tilhørende vejkode opretholdes uanset om det eksisterende vejnavn ændres eller om vejen tildeles et helt nyt navn.

4 4/8 3.3 Lister med vejnavne som skal sammenlægges For hver sammenlægningskommune har Erhvervs- og Byggestyrelsen og Kort & Matrikelstyrelsen udarbejdet en liste, som viser de vejnavne, der, ud fra de nuværende oplysninger, skal lægges sammen, men hvor det (jf. punkt a. og b.) er nødvendigt først at rette fejl eller mangler i stavemåde eller husnummerintervaller. På en anden liste vises de helt særlige tilfælde, hvor vejens husnumre (jf. punkt c.) er modstridende eller ikke-entydige typisk fordi hver af de gamle kommuner har fastsat husnumrene selvstændigt på hver del af vejen. De to lister er vedlagt denne orienteringsskrivelse. Er en liste tom, afspejler det, at der ikke på dette punkt er udestående opgaver for kommunen. En tredje liste viser de vejnavne, som er klar til sammenlæ gning. Alle tre lister kan ses og udskrives fra hjemmesiden på adressen - se under menupunktet Sammenlæg vejnavne. De lister som vises på hjemmesiden vil automatisk blive opdateret, efterhånden som kommunerne retter de forskellige uoverensstemmelser i CPRs vejregister. 3.4 Karakteren af de ændringer som skal foretages I de fleste tilfælde vil de ændringer, som kommunen skal foretage i CPRs vejregister, kunne betragtes som en teknisk berigtigelse, der ikke har nogen væsentlig betydning for andre parter. Sådanne rettelser kan foretages administrativt og vil ikke være omfattet af forvaltningslovens regler om forudgående partshøring mv. Dette gælder f.eks. ændringer som består i en rettelse af fejl i CPRs husnummerintervaller når ændringen består i at tilpasse intervallet til de faktiske husnumre, eller en rettelse af mindre staveforskelle i CPRs vejregister, f.eks. i forbindelse med forkortelser: Gl. Byvej hhv. Gammel Byvej. Medfører ændringen derimod: en ændring af et eller flere husnumre på den navngivne vej, en betydende ændring af et eksisterende vejnavn eller evt. fastsættelse af et helt nyt vejnavn, skal forvaltningslovens regler om partshøring mv. tages i anvendelse. I disse tilfælde kan sammenlægningsudvalget ikke træffe en endelig beslutning i sagen, før der er foretaget en høring af de berørte parter. En nærmere vejledning i, hvordan kommunen kan sondre mellem de to typer af ændringer, vil findes på info.dk/kommuner ligeledes under menupunkt Sammenlæg vejnavne.

5 5/8 3.5 Tidsplan og skæringsdatoer Erhvervs- og Byggestyrelsen vil anbefale, at de kommunale forvaltninger i deres forberedelse af sagen skelner mellem de to typer af sager, og søger at gennemføre de rent administrative rettelser af fejl, mv. på et så tidligt tidspunkt som muligt. Af hensyn til tidsplanen for CPRs og KMDs gennemførelse af prøvekonverteringer i foråret 2006, vil det være afgørende, at de nødvendige rettelser i CPRs vejregister mv. mht. sammenlægning af vejnavne, er afsluttet inden den 1. maj Erhvervs- og Byggestyrelsen er dog opmærksom på, at det ikke er muligt at overholde denne tidsfrist i visse situationer, hvor en ændring kræver partshøring. I så fald bør kommunerne tilstræbe, at disse rettelser er udført senest den 1. august CPR-kontoret lukker for alle indberetninger til CPRs vejregister forud for kommunesammenlægningen den 1. november Vejnavne som optræder flere gange i kommunen 4.1 Problemet og den vedtagne løsning Når den forestående kommunesammenlægning er gennemført, vil der være mange vejnavne, som findes mere end en gang i de nye kommuner. En arbejdsgruppe med deltagelse af Erhvervs- og Byggestyrelsen, CPRkontoret, Kort & Matrikelstyrelsen og Kommunernes Landsforening undersøgte i 2004 problemet og pegede i enighed på en løsning, som går ud på, at postnummeret bliver en del af den officielle adresse, på samme måde som når man adresserer et brev. Løsningen blev vedtaget af folketinget i juni 2005 gennem en ændring af BBR-lovens adressebestemmelser (Lov nr. 601 af 24. juni 2005 om ændring af lov om bygnings- og boligregistrering mv.). Lovændringen træder i kraft samtidig med kommunalreformen, dvs. den 1. januar Ændringen betyder, at postnummersystemet gøres til et bærende element i det danske adressesystem. En officiel adressebetegnelse vil ifølge lovens 3 e stk. 3 fremover bestå af postnummer, vejnavn samt husnummer inklusive eventuelt bogstav. Det er vigtigt at understrege, at lovændringen ikke ændrer i systemet med kommune- og vejkoder, som fortsat udgør den entydige, it- mæssige identifikation af vejnavnene. Ændringen berører heller ikke den konvertering af de gældende kommune- og vejkoder, som er beskrevet ovenfor i afsnit Hvad betyder løsningen? Lovændringen betyder, at der fremover godt kan være to eller flere forekomster af Lærkevej eller Vinkelvej i en kommune.

6 6/8 Når borger og forvaltning kommunikerer, skal begge parter blot være klar over, at de skal bruge postnummeret eller navnet på postdistriktet som supplerende oplysning, når de skal udpege den rigtige vej. Eksempelvis findes der i den nye Frederikssund kommune to Lærkeveje, nemlig: Lærkevej, (3630 Jægerspris) Lærkevej, (3600 Frederikssund) I forskellige artikler i dagblade og tidsskrifter har det bl.a. været skrevet at postnumrene nu skal indgå i vejnavnet eller at vejnavne skal have postnummer som efternavn. Da sådanne udsagn kan give anledning til misforståelser, bør det tydeliggøres, at løsningen ikke indebærer, at postnummeret skal indgå som en del af selve vejnavnet eller f.eks. medtages på vejnavneskiltene. Postnummer eller postdistrikt skal alene bruges som en ekstra, præciserende information, når det er nødvendigt ligesom det sker i en postadresse, hvor det er postnummeroplysningen, der fortæller, hvilken Lærkevej, brevet skal sendes til. Hensigten med den vedtagne løsning er netop, at det er de samme adresseoplysninger, man skal bruge, uanset om man henvender sig til det offentlige eller skal skrive et brev. 4.3 Postnummersystemet Det skal i øvrigt understreges, at Post Danmark, der nu i næsten 40 år har administreret det danske postnummersystem, ikke har planer om ændringer i postnumrene i forbindelse med kommunalreformen. Postnummerinddelingen er ikke baseret på eller afhængig af den kommunale inddeling, men på en rationel distribution af breve og pakker. I forbindelse med ændringen af BBR-loven har det offentlige sikret sig en indsigelsesret (vetoret) mod ændringer i postnummerinddelingen, som vil betyde, at vejnavne og adresser ikke længere er entydige. Indsigelsesretten er, med hjemmel i lov om postbefordring, fastlagt som et vilkår i Post Danmarks koncession og er derfor uafhængig af ejerforhold o.l. Hertil kommer at Post Danmark og den offentlige forvaltning har en fæ l- les og stærk interesse i, at postnummersystemet bevares som et stabilt og entydigt adresseringssystem. For at sikre, at alle parter på lige vilkår kan anvende postnumrene som grundlag for f.eks. it-systemer, registreringer, GIS mv., vil der i løbet af 2006 blive tilvejebragt et officielt, digitalt postnummerkort. 4.4 BBR-lovens nye regler om vejnavnes entydighed BBR-lovens bestemmelser om, at postnummeret fremover vil være en del af det officielle adressesystem, træder som nævnt i kraft 1. januar Erhvervs- og Byggestyrelsen skal dog anbefale kommunerne og de nye sammenlægningsudvalg at tage højde for de nye regler allerede i 2006.

7 7/8 Af BBR-lovens 3 a stk. 3 fremgår det først og fremmest, at kommunen ikke må fastsætte et vejnavn, hvis navnet allerede findes indenfor det pågældende postnummer. Da et postnummer i visse tilfælde berører mere end en kommune, betyder bestemmelsen, at kommunerne fremover må tage hensyn til de vejnavne, der findes i nabokommunerne. Det fremgår af bemærkningerne til lovforslaget, at bestemmelsen om vejnavnets entydighed indenfor postnummeret er en minimumsforudsætning, som kan suppleres af andre regler, f.eks. om at veje, som ligger tæt ved hinanden, ikke kan have samme eller enslydende vejnavn, selv om de ligger i hvert sit postnummer. Indtil sådanne mere præcise regler er udformet i en ny bekendtgørelse om adresser, som Erhvervs- og Byggestyrelsen vil udarbejde til erstatning for det nuværende adressecirkulære, bør kommunerne være opmærksomme på ikke at fastsætte nye vejnavne, som kan forveksles med andre vejnavne i området. Erhvervs- og Byggestyrelsen stræber efter at kunne informere om indho l- det af den nye adressebekendtgørelse i løbet af første kvartal af Veje som optræder flere gange indenfor postnummeret Den nye bestemmelse i BBR-lovens 3 a stk. 3 omfatter alene nye vejnavne, dvs. at den ikke i sig selv medfører, at de knap 1000 eksisterende vejnavne, som optræder mere end én gang inden for et postnummer, skal ændres. I følge de hidtidige regler i adressecirkulærets 10 skal kommunerne til hvert af disse særlige vejnavne, fastsætte et supplerende bynavn f.eks. således: Gl. Landevej 23, Kornerup, 4000 Roskilde Gl. Landevej 23, Roskilde By, 4000 Roskilde. hvor Kornerup hhv. Roskilde By udgør det supplerende bynavn. 4.6 Reglerne vedr. supplerende bynavn Reglerne om et supplerende bynavn er ikke ændret i forbindelse med kommunalreformen. Det er derfor fortsat kommunalbestyrelsens opgave at sørge for, at de nødvendige bynavne er fastsat og registreret i CPRs vejregister. Det er vigtigt at begge (alle) forekomster af vejnavnet er forsynet med et bynavn (som vist i eksemplet ovenfor). Hvis der er nærliggende risiko for forveksling af de to vejnavne kan sammenlægningsudvalget dog altid som en alternativ løsning overveje at fastsætte et nyt eller ændret navn for den ene eller evt. for begge veje. Supplerende bynavne kan i øvrigt fastsættes for alle andre vejnavne og adresser i kommunen. Selvom bynavnet i disse situationer ikke er nødvendigt for at sikre at vejnavnet er entydigt, vil det alligevel indgå i den

8 8/8 fuldstændige og officielle adresse, som f.eks. anvendes på sygesikringsbevis, officielle adresse-etiketter mv. 4.7 Liste med vejnavne som kræver supplerende bynavn For at give et bedre overblik over situationen i hver kommune, har Erhvervs- og Byggestyrelsen og Kort & Matrikelstyrelsen ud arbejdet en liste ud fra de nuværende oplysninger, som viser de vejnavne, der forekommer mere end en gang indenfor postnummeret. Listen viser både de vejnavne, hvor der allerede er fastsat et bynavn og de situationer, hvor bynavnet mangler. Denne listen medsendes ikke, men findes ligesom det øvrige materiale på den nye hjemmeside på adressen under punktet Flertydige vejnavne. Listerne opdateres automatisk, efterhånden som kommunerne retter og opdaterer CPRs vejregister. 4.8 Nærmere undersøgelser af problemer med flertydige vejnavne Erfaringer viser, at de knap 1000 vejnavne som findes mere end en gang indenfor postnummeret, ofte giver anledning til forveksling og misforståelser. Det er således de færreste borgere, virksomheder og myndigheder, som er opmærksom på problemet og véd, at et ekstra bynavn i disse særlige situationer er nødvendigt for at finde frem til den rigtige adresse. Der er ligeledes mange it-systemer, som ikke indeholder elementet bynavn og som derfor ikke er i stand til at give en fuldstændig adresseinformation. Erhvervs- og Byggestyrelsen, Kort & Matrikelstyrelsen og Post Danmark har besluttet i fællesskab at undersøge problemets omfang og de mulige løsninger. Undersøgelsen er ikke afsluttet, men parterne regner med at kunne informere om resultaterne i løbet af Også i dette tilfælde vil de generelle informationer og forskelligt supplerende materiale kunne ses på hjemmesiden Erhvervs- og Byggestyrelsen 3. januar 2006