Indstilling. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 30. august 2006 Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Århus Kommune Personaleafdelingen Borgmesterens Afdeling 1. Resumé Det foreslås, at alle kommunens administrative medarbejdere med virkning fra 1. december 2006 modtager deres lønseddel elektronisk i e-boks. Den primære fordel ved at lade digitale lønsedler erstatte de trykte lønsedler er, at det medvirker til digitaliseringen af den kommunale administration og giver medarbejderne øget forståelse for fordelene ved digital forvaltning. Der vil endvidere i mindre omfang kunne opnås fordele i form af reducerede portoudgifter samt mindre arbejde til budtjenesten med fordeling af lønsedlerne. Århus Kommune udskriver hvert år ca lønsedler. Heraf formidles p.t. kun ca. 10 procent elektronisk, medens resten udskrives på papir. Indstillingen er afgrænset til de administrative medarbejdere, da digitale lønsedler umiddelbart kan indføres for denne gruppe uden investering i computere m.v. Magistratsafdelingen for Børn og Unge gennemfører et forsøgsprojekt, hvor alle fastansatte medarbejdere i et afgrænset geografisk område overgår til digitale lønsedler. Erfaringerne fra projektet vil blive brugt til at vurdere, om digitale lønsedler skal indføres for en større medarbejderkreds i hele Århus Kommune. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer AK/2006/00276 Sagsbehandler Eva Mylleager Frederiksen Telefon Direkte telefon Telefax E-post pers@aarhus.dk E-post direkte emf@pers.aarhus.dk Indstillingen har været til høring i magistratsafdelingerne, herunder i MED-systemet. Der er i indstillingen redegjort for resultatet af høringen. FællesMEDudvalget har tiltrådt indstillingen. 2. Tidligere beslutninger Der er ingen tidligere Magistrats- og Byrådsbeslutninger vedrørende digitale lønsedler. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrund for indstillingen Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune

2 Århus Kommune udskriver hvert år ca lønsedler. Heraf formidles p.t. kun knap 10 procent elektronisk, medens resten udskrives på papir. Folketinget vedtog den 6. juni 2005 lov 431, som giver mulighed for indførelse af digitale lønsedler. Loven gør det muligt at underrette lønmodtageren skriftligt eller ved andet læsbart medie. I de kommunale overenskomster har formuleringen om lønsedlen følgende ordlyd: De ansatte får en specificeret oversigt over den udbetalte løn samt evt. indbetalte pensionsbidrag. Denne formulering indebærer, at der ikke i overenskomsterne er et krav om, at lønsedlen skal udleveres i papirform. Lønsedlen kan derfor fremsendes digitalt uden først at indhente medarbejderens samtykke dertil. Det muliggør en samlet tilmelding af alle eller dele af kommunens medarbejdere. Århus Kommune har i efteråret 2003 og foråret 2004 afholdt informationskampagner med det formål at få medarbejderne til at tilmelde deres lønseddel e-boks. Den anslås, at knap 10 procent af alle kommunens medarbejdere er tilmeldt e-boks og modtager deres lønseddel digitalt. Tidligere har tilmelding til digitale lønsedler skullet ske på medarbejdernes initiativ ved at de selv tilmeldte lønsedlen til e-boks. Med lovændringen er det blevet muligt at tilmelde alle eller grupper af medarbejdere samlet, således at hele den berørte gruppe overgår til de digitale lønsedler. Fordelene er dermed større end ved informationskampagner, hvor kun en mindre del af medarbejderne vælger at lade den trykte lønseddel erstatte af en digital lønseddel. Indstillingen omfatter kun de administrative medarbejdere, da de allerede har en pc på arbejdspladsen og dermed uden videre kan få adgang til deres lønseddel digitalt. For andre medarbejdergrupper kan det kræve investering i computere m.v. at sikre, at alle medarbejdere kan få adgang til den digitale lønseddel. Såfremt enkelte administrative medarbejdere ikke har afgang til en pc fra arbejdspladsen, forudsættes det, at afdelingen tilvejebringer mulighed herfor. Indstillingen har været drøftet med magistratsafdelingerne med fokus på, om andre medarbejdergrupper samtidig kunne overgå til digitale lønsedler. Med henblik på at opnå erfaringer om fordele og ulemper ved indførelse af digitale lønsedler for en bredere medarbejderkreds vil Magistratsafdelingen for Børn og Unge gennemføre et forsøgsprojekt med digitale lønsedler (se afsnit 3.5). På baggrund af disse erfa- Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Side 2 af 7

3 ringer kan det vurderes, om digitale lønsedler kan omfatte flere medarbejdergrupper. Det foreslås derfor, at det om et år i en ny indstilling vurderes, hvilke medarbejdergrupper der yderligere kan tilmeldes den digitale lønseddel. Erfaringerne fra forsøgsprojektet i Magistratsafdelingen for Børn og Unge inddrages i vurderingen. 3.2 Formål Formålet med at indføre digitale lønsedler er primært øget digitalisering og administrativ forenkling, og i mindre omfang besparelseshensyn. Århus Kommune har ca administrative medarbejdere (december 2005). Såfremt lønsedlerne til kommunens administrative medarbejdere fremsendes elektronisk, vil det betyde, at ca lønsedler pr. år digitaliseres. Heraf skønnes det, at ca. 20 procent allerede sendes digitalt. Afskaffelsen af de trykte lønsedler vil fremme digitaliseringen af den kommunale administration. Herudover vil det i mindre omfang medføre fordele i form af: - Fald i portoudgifter, hvor lønsedlerne fremsendes med post - Færre lønsedler til fordeling og dermed mindre arbejde til den interne budtjeneste 3.3 Betingelser for indførelse af digitale lønsedler Der er fire forhold, der skal være opfyldt før Århus Kommune kan lade trykte lønsedler erstatte digitale lønsedler. Alle disse krav er opfyldt eller kan opfyldes uden yderligere tiltag, såfremt nærværende indstilling tiltrædes. Det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at lønmodtageren har adgang til sin lønseddel (Bek. 993 af 19. december 2005, Kildeskattebekendtgørelsen). Indførelse af digitale lønsedler kræver derfor, at medarbejderen har mulighed for at se sin lønseddel fra en PC på arbejdspladsen, eller at man indhenter samtykke om, at medarbejderen kan skaffe sig adgang til lønsedlen andetsteds. Dette krav vurderes at være opfyldt, da indstillingen kun vedrører Århus Kommunes administrative medarbejdere, som har adgang til en PC. Såfremt enkelte grupper af administrative medarbejdere ikke har afgang til en pc fra arbejdspladsen, forudsættes det, at afdelingen tilvejebringer mulighed herfor. For det andet skal lønmodtageren have mulighed for at videresende lønsedlen til egen digital opbevaring eller udskrive den. Dette krav vurderes ligeledes at være opfyldt, da de berørte medarbejdere har eller kan få adgang til en PC på arbejdspladsen. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Side 3 af 7

4 For det tredje skal de almindelige krav i persondataloven vedrørende digital kommunikation være opfyldt. E-boks opfylder disse krav. Endelig skal de berørte medarbejdere have meddelelse om, at den trykte lønseddel erstattes af en digital lønseddel. Nærværende byrådsindstilling har været til høring i magistratsafdelingerne, herunder i MED-systemet. Der er i indstillingen redegjort for resultatet af høringen. Forslag til yderligere information beskrives nedenfor i afsnit 3.4. Medarbejderne kan af lønadministrationen tilmeldes samlet til e-boks på baggrund af en CPR-nummerliste. Den enkelte medarbejder skal altså ikke foretage sig noget for at den digitale lønseddel kan tages i brug. Medarbejderen skal dog selv aktivere sin e-boks for at kunne se sine lønsedler. I forbindelse med fravær på grund af ferie, barsel og længerevarende sygdom, hvor medarbejderen ikke har adgang til lønsedlen fra sin arbejdsplads-pc kan medarbejderen vælge at framelde den digitale lønseddel i e-boks og dermed få tilsendt en papirlønseddel. Når medarbejderen er tilbage på arbejde skal vedkommende selv gentilmelde sin lønseddel til e-boks for igen at modtage lønsedlen digitalt. Det understreges, at den digitale lønseddel kun må afmeldes, når medarbejderen pga. fravær ikke har adgang til lønsedlen fra arbejdspladsen. 3.4 Information af medarbejderne Medarbejderne bør orienteres om indførelsen af digitale lønsedler og konsekvenserne heraf. Det foreslås, at man orienterer de berørte medarbejdere gennem et bilag til deres almindelige lønseddel 2 måneder før papirlønsedlerne erstattes af digitale lønsedler. Bilaget skal beskrive beslutningen om at digitalisere lønsedlerne samt indeholde information om, hvordan man opretter sig som bruger af e-boks, da dette er forudsætningen for at få adgang til den digitale lønseddel. Det foreslås endvidere, at informationen samtidig lægges ud på magistratsafdelingernes/ det fælles intranet. 3.5 Forsøg med digitale lønsedler til en bredere kreds i Børn og Unge Med henblik på at opnå erfaringer om fordele og ulemper ved indførelse af digitale lønsedler for en bredere medarbejderkreds end de administrative medarbejdere, er det Magistratsafdelingen for Børn og Unges hensigt at gennemføre et forsøg med indførelse af digitale lønsedler for alle fastansatte medarbejdere i skoler og daginstitutioner i et udvalgt geografisk område. Det vil blive vurderet, om også medarbej- Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Side 4 af 7

5 dere i Sundhedsafdelingen (sundhedspleje, tandpleje og Børn og Unge-lægeordning) skal være omfattet af forsøget. Det er ikke på nuværende tidspunkt afklaret, i hvilket geografisk område forsøget vil foregå eller hvor mange institutioner og skoler, der vil blive omfattet. Forsøget forventes igangsat i slutningen af 2006 eller begyndelsen af Erfaringerne fra forsøget vil indgå i vurderingen af, om andre medarbejdergrupper end de administrative medarbejdere kan tilmeldes digitale lønsedler, som foreslås fremsendt i en ny indstilling om ét år, jf. afsnit Tidsplan Det foreslås, at digitale lønsedler indføres for alle kommunens administrative medarbejdere med virkning fra den 1. december To måneder før indførelsen orienteres det berørte personale om, at de trykte lønsedler erstattes af digitale lønsedler Magistratsafdelingernes høringssvar Indstillingen har været til høring i magistratsafdelingerne, herunder i MED-systemet. De samlede høringssvar er vedlagt som bilag. FællesMEDudvalget har tiltrådt indstillingen. Magistratsafdelingerne bemærker generelt, at der bør være mulighed for, at medarbejderne i særlige tilfælde, som f.eks. ved fravær pga. barsel, orlov, sygdom og lignende, kan få tilsendt en papirlønseddel. Dette er indarbejdet i indstillingen. Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse og Magistratsafdelingen bemærker, at det bør sikres, at alle de berørte medarbejdere faktisk har adgang til en pc samt at adgangen kan ske i arbejdstiden. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice forudsætter, at bogassistenter, som er kontorassistenter og dermed formelt administrativt personale, ikke er omfattet af forslaget, da de ikke har adgang til en pc-arbejdsplads. Den præcise afgrænsning af, hvilke medarbejdere der er omfattet af indstillingen, foretages derfor af den enkelte magistratsafdeling. Dermed sikres det, at kun medarbejdere, som har PC-adgang på arbejdspladsen, overgår til digitale lønsedler. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Side 5 af 7

6 4. Økonomiske konsekvenser Den primære fordel ved at lade digitale lønsedler erstatte de trykte lønsedler er, at det medvirker til digitaliseringen af den kommunale administration og giver medarbejderne øget forståelse for fordelene ved digital forvaltning. Overgangen til digitale lønsedler vil herudover medføre en beskeden besparelse i forhold til den trykte lønseddel. Omkostningerne til at danne en e-boks lønseddel er ca. den samme som omkostningerne ved print og kuvertering af en papirlønseddel. Besparelsen ligger i distributionen af lønsedlerne. Der vil være en beskeden mindreudgift, fordi portoudgiften til de lønsedler, som i dag udsendes med post, bortfalder. Herudover vil der være en besparelse i den interne budtjeneste, som i dag fordeler de lønsedler, som ikke sendes med post. Denne besparelse kan ikke umiddelbart kapitaliseres. 5. Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. 6. Konsekvenser i forhold til mål Indførelse af digitale lønsedler fremmer målsætningen om at styrke Århus Kommunes effektivitet ved at effektivisere kommunens arbejdsgange og procedurer. 7. Beslutningspunkter At 1) Alle Århus Kommunes administrative medarbejdere med virkning fra den 1. december 2006 modtager deres lønseddel digitalt. At 2) De berørte medarbejdere orienteres via MED-udvalg, på intranettet samt i et bilag til lønsedlen for september/ oktober måned. At 3) Det om et år i en ny indstilling vurderes, hvilke medarbejdergrupper der yderligere kan tilmeldes digitale lønsedler. Erfaringerne fra Magistratsafdelingen for Børn og Unges forsøgsprojekt inddrages i vurderingen. Nicolai Wammen / Niels Vad Sørensen Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Side 6 af 7

7 Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Magistratsafdelingernes høringssvar (vedlagt til alle/+elektronisk) Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Side 7 af 7