REFERAT. Bilag: Sagsbehandler: KTT J.nr.: 6.kt MØDE I TURNUSUDVALGET 8. JUNI juli 2007

Transkript

1 REFERAT Bilag: Sagsbehandler: KTT J.nr.: 6.kt MØDE I TURNUSUDVALGET 8. JUNI juli 2007 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. juni Orientering fra formanden. 3. Orientering fra myndigheder og institutioner. 4. Indsatsområder for turnusordningen. 5. Revision af Turnusordningen. 6. Eventuelt. Deltagere: Afdelingschef Laila Reenberg Kontorchef Anders Jakobsen Fuldmægtig Mette Momme Petersen Fuldmægtig Paul Markham Specialkonsulent Jesper Hartnack Kontorchef Lars Salquist Fuldmægtig Katja Hansen Specialkonsulent Lars Christensen Specialkonsulent Mads Steen Olsen Kontorchef Bent Davidsen Specialkonsulent Maria Louise Højbjerg Kontorchef Andreas Raben-Levetzau Fuldmægtig Ulrik Tarp Jensen Brigadechef Tine Overby Fuldmægtig Kasper Borg Nielsen Bent Bøsling Fuldmægtig Kåre Thorsen Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Personeltjeneste Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste Forsvarets Materieltjeneste Farvandsvæsenet Forsvarets Efterretningstjeneste Beredskabsstyrelsen Forsvarets Koncern Informatiktjeneste (observatør) fg. sekretær

2 1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. juni Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 27. juni 2006 til 14 dages silence procedure. Der var ikke modtaget nogen bemærkninger. 2. Orientering fra formanden. Laila Reenberg orienterede om, at turnusordningen siden sidste møde var vokset til 182 fuldmægtige. Perioden havde således været særdeles travl og præget af mange administrative opgaver samt ekstraordinært mange stillingsbesættelser. Derudover havde perioden været kendetegnet ved et godt samarbejde mellem 6. kontor og de personaleforvaltende kontorer. 3. Orientering fra myndigheder og institutioner. Forsvarets Personeltjeneste Lars Salquist meddelte, at rulleprocessen nærmede sig sin afslutning. Det var forventningen, at der ville komme flere stillingsopslag i den kommende tid, fordi de store funktionelle tjenester var i gang med at fylde strukturen op. Beredskabsstyrelsen Tine Overby oplyste, at det nye forlig gav meget små ændringer for de ansatte turnusfuldmægtige samt at forliget gav en god ramme for BRS videre arbejde. Fremover ønskede man et endnu tættere samarbejde på turnusområdet med Forsvaret. Forsvarets Efterretningstjeneste Andreas Raben-Levetzau oplyste, at man havde oprettet to nye turnusfuldmægtigstillinger i Personalesektionen. Farvandsvæsenet Bent Davidsen meddelte, at det var blevet vanskeligere at rekruttere turnusfuldmægtige. Forsvarets Materieltjeneste Mads Steen Olsen oplyste, at tjenesten i den igangværende opstartsfase havde meget travlt og var hårdt trængt på personelsiden pga. ubesatte stillinger. 4. Indsatsområder for turnusordningen. a. Status på nye indsatsområder Kommunikation Laila Reenberg meddelte, at der de seneste år havde været iværksat en del tiltag, som skulle forbedre åbenheden og kommunikationen mellem de parter, som havde en interesse i turnusordningen. Dette havde blandet andet resulteret i Turnusnyt og Fuldmægtignet. De tilstedeværende blev opfordret til at give input til disse. Herudover havde tiltagene resulteret i oprettelsen af en Turnuskoordi- Side 2/6

3 nationsgruppe, hvor informationer og nye ideer kunne drøftes. 6. kontor arbejdede fortsat løbende på at forbedre og udnytte de muligheder, som disse tiltag gav. b. Pilotprojekt Karrieresamtaler Laila Reenberg orienterede om indførelsen af pilotprojektet karrieresamtaler i departementet og FKO. Den overordnede hensigt med samtalerne havde været at styrke den systematiske og strategiske kompetenceudvikling på turnusområdet, herunder øge personaleforvalternes kendskab til den enkelte og dennes karriereønsker. Det blev besluttet, at karrieresamtalerne fremover skulle indføres for alle turnusfuldmægtige, og at de skulle afholdes af nærmeste, personaleforvaltende myndighed/kontor og efter ensartede retningslinier. Resultatet af samtalerne skulle efterfølgende indsendes i kopi til 6. kontor, som ville stå for koordinering og bearbejdning af oplysningerne i fællesskab med de øvrige, personaleforvaltende myndigheder. For at udnytte og begrænse ressourceanvendelsen blev det besluttet, at samtalerne kun skulle være obligatoriske hvert 2. år. I det mellemliggende år skulle der tilbydes en opfølgningssamtale til dem, der måtte have behov herfor. Samtalerne skulle afholdes efter den årlige MUS samtale og i fremtiden - efter FOKUS samtalen. Det blev aftalt, at der skulle ske en forventningsafstemning mellem de personelforvaltende myndigheder i relation til den karriererådgivning, som skulle gives til de turnusfuldmægtige. Herudover blev alle opfordret til at rette henvendelse til 6. kontor før, under og efter samtalernes gennemførelse, såfremt der skulle komme specifikke stillingsindholdsspørgsmål, som ikke umiddelbart kunne besvares. 6. kontor vil i samarbejde med de personelforvaltende myndigheder i Turnuskoordinationsgruppen udarbejde de nærmere retningslinier for samtalernes forberedelse, indhold og afvikling. Ordningen vil blive evalueret efter 2 år. c. Status på Turnuskoordinationsgruppen Mette Momme Petersen orienterede om, at sagsbehandlere fra 6. kontor og FPT (PF4) afholdt faste møder hver måned i Turnuskoordinationsgruppen. Der blev den 23. maj 2007 desuden afholdt et stormøde for hele gruppen. Hovedemnerne var evalueringen af karrieresamtalerne og oplæggene til drøftelse på turnusudvalgsmødet. Derudover drøftede gruppen bl.a. fremadrettede tiltag inden for kompetence- og talentudvikling, og hvordan myndighederne kunne forbedre samarbejdet og videndelingen på tværs. I lyset af de mange nyansættelser i Jylland, var det desuden blevet aftalt, at 6. kontor og PF4 skulle tage initiativ til et turnustræf i Hjørring senere på året. d. Status på tiltag Fratrædelsesskemaer Mette Momme Petersen meddelte, at 6. kontor siden foråret 2006 havde sendt et fratrædelsesskema sammen med bekræftelsen på opsigelse fra turnusordningen. Det var hensigten at indsamle data, som kunne give en indikation af, hvor ordningen havde sine svagheder og styrker og hvilke Side 3/6

4 indsatsområder, som burde prioriteres i Turnuskoordinationsgruppen. Desværre havde antallet af returnerede skemaer selv efter diverse rykkere - indtil videre været relativt beskedent, bl.a. fordi havde forladt deres stillinger uden at sende en opsigelse til 6. kontor. Procedurerne omkring opsigelse var blevet indskærpet i Turnusnyt og på FULDMNET, og det overvejedes at sætte en vejledning ind i ansættelsesbrevene. Der var enighed om, at fuldmægtige, der blev bevilget tjenestefrihed uden løn, fremover også skulle modtage et skema. Deltagelse i rokeringssamtaler Mette Momme Petersen oplyste, at 6. kontor og FPT (PF4) fortsat deltog i de interne rokeringssamtaler hos myndighederne så vidt det overhovedet var muligt. Såfremt 6. kontor ikke kunne sende en repræsentant, ville PF4 fungere som substitut - og omvendt. Fuldmægtignet Mette Momme Petersen oplyste, at der ca. var 130 registrerede brugere af FULDMNET. Den 1. juli 2006 modtog alle turnusfuldmægtige samt medlemmerne af Turnusudvalget og Turnuskoordinationsgruppen et introduktionsbrev med password. Siden havde alle nyansatte modtaget en introduktion med ansættelsesbrevet, hvor vigtigheden af at være registreret som bruger blev understreget. Senest var FULDMNET blevet udvidet med en oversigt over alle turnusfuldmægtige. Turnusnyt Mette Momme Petersen meddelte, at der efter en længere pause var udkommet en ny udgave af Turnusnyt i maj måned. Turnusnyt ville fremover udkomme 3 gange om året. Myndighederne opfordredes til at bruge Turnusnyt som en mulighed for at komme i kontakt med fuldmægtiggruppen. 5. Revision af Turnusordningen a. Status på tilretning af hæftet om Turnusordningen Laila Reenberg oplyste, at 6. kontor havde besluttet at udskyde præsentationen af det tidligere annoncerede revisionsarbejde til turnusudvalgsmødet i 2008, og i stedet prioritere udviklingen af ordningen i praksis. Grunden hertil var, at det på grund af stor travlhed med de øvrige aktiviteter i turnusordningen ikke havde været muligt for 6. kontor og FPT (PF4) at udarbejde et oplæg til ændringer. b. Større fleksibilitet i turnusordningen Laila Reenberg meddelte, at der var mangel på turnusmodne og erfarne ansøgere. 6. kontor var desuden blevet mødt med et stigende antal henvendelser fra turnusfuldmægtige, der gerne ville forlade deres stilling inden en fuld turnusperiode var opnået. I en del tilfælde var der givet dispensation, men som hovedregel kun, hvis der havde været tale om særlige årsager. Ønsket om blot at rokere til en mere spændende stilling havde ikke været tilstrækkeligt. Side 4/6

5 Forskellige tiltag blev diskuteret for at imødekomme denne udvikling, og skabe større fleksibilitet i ordningen. Det blev besluttet, at ikke-turnusmodne i højere grad blev givet dispensation til at søge interne opslag, selv om der ikke var tale om særlige omstændigheder. Dispensationen skulle dog eventuelt først gives efter dialog med nærmeste chef og personaleforvalter. Ikke-turnusmodne ville dog komme sidst i køen, såfremt der i øvrigt var turnusmodne ansøgere, som efter en konkret vurdering skønnedes egnede til stillingen. Forsvarsministeriet besluttede, at specialkonsulenter blev givet adgang til at komme i betragtning til en turnusstilling, såfremt myndigheden fandt det hensigtsmæssigt. De ville dog igen komme sidst i køen, såfremt der i øvrigt var turnusmodne fuldmægtige, som efter en konkret vurdering skønnedes egnede til stillingen. Sidst blev det besluttet, at øvrige fuldmægtige på Forsvarsministeriets område blev givet adgang til at søge turnusfuldmægtigstillinger og blive ansat som turnusfuldmægtige, såfremt de i øvrigt skønnedes egnede til at indgå i turnusordningen. De ville ligeledes komme sidst i køen, såfremt der var turnusmodne ansøgere fra turnusordningen, som efter en konkret vurdering skønnedes egnede. I relation til besættelse af turnusfuldmægtigstillinger med specialkonsulenter blev det påpeget, at der skulle ske en afklaring af procedurerne, herunder hvor længe en specialkonsulent eksempelvis kunne sidde i en turnusfuldmægtigstilling samt af specialkonsulenternes tilgængelighed til stillingerne. 6. Eventuelt a. Fuldmægtiguddannelsen Mette Momme Petersen oplyste, at 6. kontor og departementets servicecenter i øjeblikket var i færd med at revidere fuldmægtiguddannelsen, både indholdsmæssigt og administrativt. Et introduktionsforløb og en viden omkring offentlighedslov- og forvaltningslov vurderedes fortsat at være grundlæggende for alle sagsbehandlere, mens de øvrige moduler med fordel enten kunne suppleres eller helt udskiftes med alternative moduler. Det blev blandt andet foreslået et militært grundkursus, et kursus i kommunikation, et kursus i samspillet mellem centraladministrationen og Folketinget eller projektledelse. Idéerne ville blive nærmere undersøgt i løbet af de kommende måneder. Administrativt var fuldmægtiguddannelsen ramt af nogle uheldige tendenser. De sidste 2 år havde der været væsentlige problemer med afbud i sidste øjeblik, udeblivelse eller deltagere, der forlod kurset i utide og uden at give besked. Det var blevet indskærpet, at der var mødepligt til uddannelsen. Det blev forslået, at pålægge myndighederne betaling ved eventuel udeblivelse. Denne mulighed ville blive undersøgt nærmere. b. MJUR-ordningen Mette Momme Petersen meddelte, at projektgruppen vedrørende revision af den militærjuridiske rådgiverordning (PG-MJUR) i øjeblikket arbejdede på udarbejdelsen af den endelige indstilling til FMN. 6. kontor og PF4 havde i den forbindelse i fællesskab leveret en model og et forslag til en Side 5/6

6 nærmere integration mellem MJUR og turnusordning. Flere militærjurister havde allerede deltaget på Fuldmægtiguddannelse. c. Mødehyppighed i Turnusudvalget Mette Momme Petersen oplyste, at der på grund af de mange udviklingsopgaver ikke de senere år havde været mulighed for at afholde 2 turnusudvalgsmøder om året, således som det ellers havde været ambitionen. Der var dog på mødet opbakning til, at det fortsat skulle være målsætningen at afholde 2 årlige møder i udvalget Laila Reenberg Mette Momme Petersen Formand Sekretær Side 6/6