REFERAT. Bilag: Sagsbehandler: Mette Momme Petersen J.nr.: 6.kt MØDE I TURNUSUDVALGET 16. JUNI juni 2006

Transkript

1 REFERAT Bilag: Sagsbehandler: Mette Momme Petersen J.nr.: 6.kt MØDE I TURNUSUDVALGET 16. JUNI juni 2006 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 28. oktober Orientering fra formanden. 3. Orientering fra myndigheder og institutioner. 4. Indsatsområder for turnusordningen. 5. Revision af Turnusordningen. 6. Eventuelt. Deltagere: Afdelingschef Laila Reenberg Fuldmægtig Michael Larsen Fuldmægtig Jesper Hartnack Kontorchef Anders Jakobsen Fuldmægtig Anders Staffe Kontorchef Bent Davidsen Specialkonsulent Maria Louise Højbjerg Kontorchef Andreas Raben-Levetzau Specialkonsulent Lars Kirkegaard Fuldmægtig Kasper Borg Nielsen Fuldmægtig Mette Momme Petersen Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Personeltjeneste Farvandsvæsenet Forsvarets Efterretningstjeneste Beredskabsstyrelsen Sekretær i udvalget

2 1. Godkendelse af referat fra mødet den 28. oktober Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 3. november 2005 til 14 dages silence procedure. Referatet blev godkendt med følgende ændringsforslag fra Michael Larsen: Sidste sætning under punktet Forsvarets Efterretningstjeneste på side 3 rettes til Turnusudvalget tog Forsvarets Efterretningstjenestes orientering og forslag til efterretning. Dette vil blive rettet i det referat, som ligger på nettet. 2. Orientering fra formanden. Afdelingschef Laila Reenberg har overtaget posten som formand for Turnusudvalget. Siden sidst har der fortsat været meget stor aktivitet omkring turnusordningen, idet der har været en lang række rokeringer og nyansættelser, bl.a. som følge af oprettelsen af de funktionelle tjenester. Derudover er der iværksat en række nye tiltag, herunder Turnuskoordinationsgruppen. Perioden har også været præget af en relativ stor afgangsfrekvens, som dog især skyldes tiltrædelse som special- eller chefkonsulent inden for myndighedsområdet. En enkelt er blevet fungerende kontorchef. Alle ledige stillinger er blevet slået op internt, med en enkelt undtagelse (stillingen som souschef i 4. kontor). Det bemærkes, at 12 ud af 30 rokeringer har været ekstraordinære, dvs. at der er tale om fuldmægtige, som har fået lov at rokere før de blev turnusmodne. 6. kontor har i hvert enkelt tilfælde undersøgt de særlige forhold, som måtte gøre sig gældende og efter en konkret vurdering givet dispensation. De mange ekstraordinære rokeringer skal ikke sætte en ny standard. Samtidig vurderes det mest hensigtsmæssigt for alle parter at udvise fleksibilitet, om end det kan være en belastning for chefer og arbejdspladser, at medarbejdere pludseligt afgår tidligere end forventet. Et andet aspekt ved de mange ekstraordinære rokeringer er den store mangel på turnusmodne fuldmægtige. Oprettelsen af de funktionelle tjenester og en mængde nyoprettede akademikerstillinger har næsten støvsuget turnusordningen for fuldmægtige. Udviklingen forventes dog at stagnere, når størstedelen af de nye stillinger er blevet besat omkring årsskiftet. 3. Orientering fra myndigheder og institutioner. Forsvarets Personeltjeneste Forsvarets Personeltjeneste (FPT) er næsten færdige med at rulle medarbejdere til de nye funktionelle tjenester. I øjeblikket rulles Forsvarsakademiet og derefter nogle lokale støttelementer til Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste (FBE). Der udestår nogle enkelte stillinger ved Forsvarets Materieltjeneste (FMT), men ellers er denne organisation på plads. Side 2/8

3 FPT forventer snart at få et overblik over de ledige fuldmægtigstillinger. Der vil sandsynligvis være behov for yderligere 25 fuldmægtige i den nye struktur. Indtil videre er ingen turnusfuldmægtige kommet i klemme i rulleprocessen. De fuldmægtige, som ikke har ønsket at flytte med deres stilling til en anden landsdel, har fået ekstraordinær mulighed for at søge andre stillinger. Pt. drejer det sig om nogle enkelte fuldmægtige, primært fra FBE i København, som endnu ikke er rokeret til nye stillinger. Der vil blive taget særskilt hånd om disse, således at alle er placeret i passende stillinger inden 1. januar Beredskabsstyrelsen Beredskabsstyrelsen (BRS) er pt. præget af den igangværende forligsproces, som vil betyde administrative ændringer. Efter en periode med meget stor udskiftning blandt BRS fuldmægtige efter tilslutningen til turnusordningen, modtager BRS nu turnusfuldmægtige fra de øvrige myndigheder, hvilket er meget tilfredsstillende. Farvandsvæsenet Farvandsvæsenet har 4 relativ nye fuldmægtige og ingen ledige stillinger. Forsvarets Efterretningstjeneste Forsvarets Efterretningstjeneste (FE) har nu fastansat de fuldmægtige i ikke-turnusstillinger, som blev drøftet på sidste møde i Turnusudvalget. FE afgiver midlertidigt en enkelt turnusfuldmægtig til den nye anti-terror enhed ved Politiets Efterretningstjeneste. Vedkommende vil være i udlån i en længere periode. 4. Indsatsområder for turnusordningen. a. Status på indsatsområder De nuværende indsatsområder for turnusordningen blev fastlagt for 6 år siden, og er i dag områder som er fuldt integreret og velfungerende. Det blev besluttet, at decentral rekruttering, koordineret efteruddannelse, regelmæssige møder med myndighedsrepræsentanterne og fratrædelsessamtaler udgår som selvstændige indsatsområder - de behøver ikke længere en specifik opmærksomhed. Samtidig omdøbes regelmæssige samtaler til regelmæssige karrieresamtaler. Det skal dog ikke udelukke, at der senere kan vendes tilbage til disse områder, såfremt der skulle vise sig behov for det. Decentral rekruttering Samarbejdet mellem 6. kontor og myndighederne om rekruttering af nye fuldmægtige fungerer fortsat fint. Antallet af nyansættelser er faldet betragteligt siden sidste møde, men det er stadig forholdsvis højt. Side 3/8

4 Der har siden sidste møde været 17 nyansættelser, heraf var 1 i FBE, 1 i FE, 5 i FKO, 2 i FPT, 4 i FMN, 3 i FRV og 1 i BRS. Punktet udgår som et selvstændigt indsatsområde. Koordineret efteruddannelse I løbet af 2005 og 2006 er der ansat så mange nye, at der i øjeblikket er hele 3 hold, som er på Fuldmægtiguddannelse en ny rekord! Tilbagemeldingerne fra alle holdene har generelt været positive. Desværre har der det sidste års tid vist sig en kedelig tendens til, at et betragteligt antal fuldmægtige melder afbud til uddannelsesmodulerne, eller måske bare ikke dukker op. 6. kontor er i færd med at undersøge grundene hertil, og det vil blive indskærpet i det næste Turnusnyt, at alle forventes at deltage. Der vil samtidig blive set på forbedringer af den praktiske håndtering af uddannelsen og af informationerne omkring de enkelte moduler, herunder mere specifikke kursusbeskrivelser, som kan studeres på forhånd. Disse beskrivelser vil blive lagt ud på FULDMNET. Det næste hold vil sandsynligvis blive planlagt i løbet af efteråret. Punktet udgår som et selvstændigt indsatsområde. Regelmæssige samtaler mellem 6. kontor og myndighedsrepræsentanterne Der har været afholdt et par møder om turnusordningen, hvor forskellige aspekter af turnusordningen er blevet drøftet. Der er i dag en løbende kontakt mellem 6. kontor og myndighederne - regelmæssige møder vil primært foregå i Turnuskoordinationsgruppen fremover. Punktet udgår som et selvstændigt indsatsområde. Regelmæssige samtaler mellem 6. kontor og den enkelte fuldmægtig Der er blevet holdt samtaler med fuldmægtige, der af egen drift har kontaktet kontoret eller som har taget imod et tilbud om en samtale i forbindelse med en ny turnus. Punktet forventes afløst af karrieresamtaler. Fratrædelsessamtaler I de sidste 8 måneder er 28 personer afgået fra turnusordningen. Det er vigtigt, at 6. kontor kender årsagerne til, at fuldmægtige søger væk fra turnusordningen, også selv om det er for at påtage sig andet arbejde på myndighedsområdet. Disse oplysninger skal indgå i arbejdet med at udvikle en strategi på turnusområdet og være et af udgangspunkterne for konkrete forbedringer. Der er ikke muligt for 6. kontor at holde personlige samtaler med alle der afgår. I samarbejde med Turnuskoordinationsgruppen er der derfor udarbejdet et fratrædelsesskema, som blev taget i brug pr. 1. februar Side 4/8

5 Der orienteres nærmere om skemaet under nye tiltag. b. Forslag til nye indsatsområder Kommunikation og kompetence- og karriereudvikling foreslås som nye indsatsområder. Det har primært været manglen på kommunikation, som har skabt problemer i turnusordningen, f.eks. mytedannelser og misforståelser mht. stillingsbesættelser, manglende formidling af nye tiltag og muligheder og tvivl omkring, hvem der administrerer og forvalter ordningen. Der er allerede indført en række forbedringer, men der er fortsat behov for fokus på kommunikationsområdet. Derudover er det kompetence- og karriereudvikling, som i høj grad er på fuldmægtiggruppens ønskeliste og som 6. kontor meget gerne vil bruge ressourcer på i den kommende tid. Turnusudvalget tilsluttede sig de nye indsatsområder. c. Orientering om Turnuskoordinationsgruppen Gruppen har siden oprettelsen i oktober 2005 holdt et fast, månedligt møde mellem sagsbehandlere fra 6. kontor og FPT. Derudover blev der i starten af maj holdt et stormøde med repræsentanter fra alle personaleforvaltende myndigheder. Arbejdet er præget af en ærlig, åben dialog og en fortrolig udveksling af relevante oplysninger. Samarbejdet har vist sig at være en meget stor gevinst og især det tætte forhold mellem 6. kontor og FPT (PF4) har forbedret administrationen af ordningen og fremmet videndelingen mellem myndighederne. Det nye forum er bl.a. blevet brugt til at udvikle nye tilbud til fuldmægtiggruppen, forbedre kendskabet til de enkelte fuldmægtige, stillinger og myndigheder og sikre kontinuitet og en hensigtsmæssig praksis i sagsbehandlingen. Fuldmægtige skulle gerne få det samme svar, om de spørger 6. kontor eller det lokale personelforvaltende kontor. Der er blevet orienteret om Turnuskoordinationsgruppen i de sidste to udgaver af Turnusnyt. Der er dog tilsyneladende stadig tvivl om arbejdsdelingen mellem 6. kontor og myndighederne, hvorfor de relevante informationer vil blive lagt ud på det kommende Fuldmægtignet. 6. kontor blev desuden opfordret til at inddrage DJØF-repræsentanter mere aktivt i gruppens arbejde, da de også kan medvirke til at besvare spørgsmål og orientere om nye tiltag. Dette blev taget til efterretning. d. Orientering om nye tiltag Fratrædelsesskemaer Skemaet indeholder bl.a. spørgsmål omkring arbejdsopgaver, arbejdsklima, nærmeste chef, myndigheden, turnusordningen og servicen i 6. kontor. Skemaet sendes af 6. kontor sammen med bekræftelse på opsigelse. De indsamlede data analyseres og forelægges for medlemmer af Turnuskoordinationsgruppen og det overvejes, om oplysningerne skal give anledning til konkret aktion. Side 5/8

6 Turnusudvalget kunne tilslutte sig skemaet og foreslog, at der blev tilføjet et generelt spørgsmål omkring Forsvarsministeriets omdømme og profil. Svarene kunne være et godt input til det fremtidige rekrutteringsarbejde. Generelle konklusioner og statistik vedrørende svarprocent vil blive forelagt på det næste møde i Turnusudvalget og meldt ud i Turnusnyt. Deltagelse i rokeringssamtaler 6. kontor og FPT (PF4) har siden 1. februar 2006 deltaget i interne rokeringssamtaler hos myndighederne så vidt det overhovedet har været muligt. Samtalerne er delt op, således at FPT deltager ved ledige stillinger i Forsvarskommandoen med underliggende myndigheder og 6. kontor ved de øvrige myndigheder. Deltagelse fremmer kendskabet til den enkelte fuldmægtig og de chefer og myndigheder, som har turnusfuldmægtige ansat. Samtidig kan de samme fuldmægtige, chefer og myndighedsrepræsentanter få besvaret eventuelle spørgsmål omkring turnusordningen og sætte ansigt på personaleforvalterne fra 6. kontor og PF4. FULDMNET 6. kontor ønsker en bedre kommunikation til fuldmægtiggruppen og vil være sikker på, at alle relevante oplysninger kommer frem. Desværre har dette ikke været tilfældet pga. den hyppige udskiftning af mail-adresser, manglen på FIIN adgang og tekniske problemer. 6. kontor har derfor oprettet det lukkede forum Fuldmægtignet på FMN hjemmeside, så alle med et password kan få adgang til oplysningerne, uanset hvor de befinder sig i verden. Hjemmesiden vil give mulighed for at informere og annoncere på nye måder. Fuldmægtigsiden på ekstranettet vil blive lukket ned og der vil som hovedregel ikke længere blive sendt mails ud. Den enkelte fuldmægtig skal fremover selv være ansvarlig for at holde sig opdateret. Nye passwords vil automatisk blive sendt ud hver 3. måned. Systemet mangler kun at blive testet og der er gjort orienteringsbreve klar med log-on og passwords. Personalechefer og DJØF repræsentanter vil også få adgang til systemet. Fuldmægtignet forventes at gå i luften pr. 1. juli Der vil snarest muligt blive lagt en oversigt over alle fuldmægtige ud, som erstatning for stillingshåndbogen. Karrieresamtaler 6. kontor og FPT (PF4) ønsker at gennemføre systematiske, årlige karrieresamtaler med fuldmægtiggruppen. Der vil blive taget udgangspunkt i en tilpasset turnus-model af de udstikkersamtaler, der er indført for forsvarets øvrige medarbejdere. Hensigten med disse samtaler er at styrke systematisk og strategisk kompetenceudvikling. Samtidig vil det øge personaleforvalternes kendskab til den enkelte og dennes karriereønsker og derved optimere bestræbelserne på at placere den rette fuldmægtig i den rette stilling. Indsamling af disse oplysninger vil endvidere kunne fremme muligheden for talentspot og fælles indsatser på uddannelsesområdet. Opgaven vil blive delt mellem 6. kontor og PF4 og forvaltet efter ensartede retningslinier. Side 6/8

7 Det understeges, at samtalerne IKKE afløser den årlige MUS samtale mellem medarbejder og chef eller ændrer ved nærmeste chefs ansvar for uddannelse og udvikling. FPTs rolle i samtalerne skal heller ikke ses som et tegn på, at forvaltningen af turnusordningen flytter fra 6. kontor til FPT. Den er fortsat forankret i 6. kontor, men med et udvidet samarbejde med myndighederne. Det nye koncept gennemføres indledningsvis som et pilotprojekt i efteråret 2006, hvor turnusfuldmægtige og deres respektive chefer i departement og forsvarsstab gennemfører en samtale med en medarbejder fra henholdsvis 6. kontor og FPT. Pilotprojektet skal være gennemført inden udgangen af uge 42 og evalueres efterfølgende. På baggrund af de indhentede erfaringer forelægges pilotprojektet for Turnusudvalget på det næste møde, hvor det endeligt besluttes, om samtalerne skal indføres for alle turnusfuldmægtige i forsvaret. Turnusudvalget bifaldt ideen, som synes at være i god forlængelse af MUS samtalerne og et godt redskab til udvikling og fastholdelse. 5. Revision af Turnusordningen. 6. kontor er - sammen med Turnuskoordinationsgruppen - i færd med at udarbejde et oplæg til ændringer af det nuværende grundlag for turnusordningen. Det har dog desværre ikke være muligt at udarbejde et færdigt oplæg til dette møde. Det forventes, at et oplæg vil blive sendt i høring hos medlemmerne af Turnusudvalget i løbet af efteråret. På baggrund af input og kommentarer vil et endeligt udkast blive sendt ud før næste møde i Turnusudvalget, som planlægges afholdt i december. Efter diskussion af de enkelte ændringer vil teksten til en ny turnusordning forhåbentligt kunne vedtages, med virkning fra det nye år. Medlemmer er fortsat velkomne til løbende at komme med ændringsforslag. 6. Eventuelt a. MJUR-ordningen Der pågår i øjeblikket et arbejde i Projektgruppen vedrørende revision af den militærjuridiske rådgiverordning (PG-MJUR) som er af relevans for turnusordningen og fuldmægtiggruppen, der består af ca. 40 % jurister. Fuldmægtige har tidligere haft tilknytning til MJUR ordningen som designerede MJUR med en rådighedskontrakt, ligesom et par af de tidligere faste MJUR er blevet optaget i turnusordningen efter endt tjeneste. I arbejdsgruppen lægges der nu op til en meget tættere integration mellem MJUR- og turnusordning, hvilket forudses at være til gavn for begge ordninger. 6. kontor og FPT (PF4) har i den forbindelse i fællesskab udarbejdet en model og forslag til den fremtidige integration, som vil indgå i arbejdsgruppens endelige rapport. Der er dog allerede taget hul på et tættere samarbejde og der er pt. ledige pladser på den kommende MJUR-uddannelse. Turnusordningens jurister vil - med accept fra nærmeste chef - Side 7/8

8 kunne søge om optagelse. Ansøgninger stiles til Generalauditøren og fristen er den 30. juni b. Ansøgninger med efterretning af nærmeste chef Ved ansøgning til en ny turnusstilling skal nærmeste, nuværende chef orienteres. Dette fremgår af alle interne stillingsopslag og har længe været fast praksis. Det er en del af et åbent, uformelt ansøgningssystem og sikrer en mere kvalificeret udvælgelse af den rette kandidat til en stilling, bl.a. fordi chefen kan kontaktes med henblik på mere uddybende oplysninger om den enkelte ansøger. Det har imidlertid givet anledning til bekymring hos fuldmægtige ved enkelte myndigheder, der har haft - eller frygter at få - dårlige oplevelser med chefer, der tager en ansøgning ilde op. Denne adfærd er selvfølgelig uacceptabel, men vil ikke føre til, at praksis ændres. Ansøgningssystemet er en velkendt og integreret del af turnusordningen, og såfremt fuldmægtige oplever negative konsekvenser af deres ansøgning tyder det mere på et ledelsesmæssigt problem, som evt. kunne kræve de lokale tillidsrepræsentanters indblanding. For at sikre, at de dårlige oplevelser ikke skyldes chefens manglende kendskab til turnusordningen - fx i tilfælde af nye chefer eller myndigheder - vil Turnuskoordinationsgruppen se på udarbejdelse af informationsmateriale målrettet chefgruppen. c. Ny Løn Til slut lød er opfordring til, at Turnusudvalget holder øje med brugen af principperne i Ny Løn på tværs i organisationen, da der ellers er mulighed for en uhensigtsmæssig, meget forskellig praksis. Dette blev taget til efterretning. Laila Reenberg Formand Mette Momme Petersen Sekretær Side 8/8