REFERAT FRA MØDET I TURNUSUDVALGET DEN 3. FEBRUAR 2011

Transkript

1 REFERAT Bilag: Sagsbehandler: PFL Sagsnummer: 2011/ REFERAT FRA MØDET I TURNUSUDVALGET DEN 3. FEBRUAR 2011 Dagsorden: 1. Godkendelse af referatet fra mødet den 27. maj Orientering fra formanden: - Ansættelser, rokeringer, tjenestefrihed og afgang fra turnusordningen siden sidste møde - Erfaringer med brugen af det elektroniske ansøgningssystem HR-Manager - Jobunivers - Status på fuldmægtiguddannelsen 3. Orientering fra myndighederne 4. Karrieresamtaler 5. Beregning af turnusfuldmægtiges anciennitet 6. Eventuelt Deltagere Kontorchef Anders Jakobsen, Forsvarsministeriet Specialkonsulent Paul Markham, Forsvarsministeriet Kontorchef Thomas Molin, Forsvarets Personeltjeneste Fuldmægtig Julie Kiilerich Lund, Forsvarets Personeltjeneste Chefkonsulent Henrik Lilja, Forsvarskommandoen Fuldmægtig Christian Elander Rasmussen, Forsvarskommandoen Fuldmægtig Nete Sabber Jensen, Forsvarets Efterretningsvæsen Chefkonsulent Henriette Brandstrup, Farvandsvæsenet Chefkonsulent Court Møller, Beredskabsstyrelsen Fuldmægtig Pernille Flarup, Sekretær i udvalget HOLMENS KANAL 42 TELEFON: MAIL: FMN@FMN.DK CVR: KØBENHAVN K TELEFAX: WEB: EAN:

2 1. Godkendelse af referatet fra mødet den 27. maj 2010 Der var ingen bemærkninger til referatet. 2. Orientering ved formanden Rokeringer Anders Jakobsen orienterede om nyansættelser, rokeringer, tjenestefrihed og afgang siden sidste møde i turnusudvalget. Der havde været 14 nyansættelser, 17 rokeringer, 5 bevillinger af tjenestefrihed uden løn, og 27 personer havde forladt ordningen (inkl. 5 på tjenestefrihed). Tallene viste, at der p.t. ikke blev slået så mange stillinger op. Thomas Molin tilføjede, at flere myndigheder i en periode havde friholdt stillinger for at afvente, hvordan forsvarsforliget konkret blev udmøntet, og på grund af at myndighederne nu selv havde overtaget lønsumsansvaret. Paul Markham spurgte til, hvordan specialkonsulenternes mulighed for at søge på turnusfuldmægtigstillinger havde påvirket mobiliteten i ordningen. Anders Jakobsen svarede, at det ikke havde haft nogen nævneværdig påvirkning, og at konsulenterne ikke voksede på bekostning af antallet af turnusfuldmægtige. Der var godt nok kommer flere specialkonsulenter, men ligesom andre steder i staten var der også kommet flere andre akademiske stillinger, hvis man ser over en flerårig periode. I forlængelse heraf spurgte Henrik Lilja om det for at skabe mobilitet i ordningen, kunne være en ide, at turnusfuldmægtige ikke skulle underrette nærmeste chef om ansøgning på en stilling. Anders Jakobsen forklarede, at man tidligere havde drøftet emnet på turnusudvalgsmøderne. Med turnusordningen er det imidlertid ganske naturligt, at turnusfuldmægtige søger forskellige stillinger, og det skal cheferne kunne håndtere. Christian Elander påpegede, at han havde kendskab til, at flere begyndte at søge helt ud af turnusordningen efter ca. to år, fordi rokering var så fast en del af ordningen. Når der ikke var interne stillinger at søge, så søgte folk eksternt. Anders Jakobsen påpegede, at det var relativt nyt, at der var så få ledige turnusstillinger, og at der på sigt nok skulle komme flere. Forsvarsforliget skulle lige falde endeligt på plads. I forlængelse heraf påpegede Anders Jakobsen, at det skulle godkendes af departementet, hvis en stilling skulle tages ud af turnusordningen. Side 2/6

3 Thomas Molin understregede, at han anså turnusordningen for at være en god ordning med kompetente turnusfuldmægtige. Turnusfuldmægtige havde en række kvalifikationer, som gjorde dem værdsatte, herunder kendskab til ministerområdet og generalistkompetencer. På trods heraf kunne det være en udfordring for chefer at forstå, at de ved besættelsen af en konkret stilling skulle have en turnusfuldmægtig frem for en person udefra med skræddersyede kompetencer. I sådanne situationer kunne det være nødvendigt med en ekstra dialog med den pågældende chef. Anders Jakobsen nævnte i forlængelse heraf, at de fleste fuldmægtigstillinger i departementet var turnusfuldmægtigstillinger, og at det fungerede fint. Afslutningsvis opfordrede han til, at der på de kommende turnusudvalgsmøder var fokus på, om der var et passende antal stillinger, som turnusfuldmægtige kunne søge på. HR-Manager Anders Jakobsen kunne oplyse, at departementet siden november 2010 havde anvendt det elektroniske ansøgningssytem HR-Manager, og at erfaringerne hermed var gode. Systemet var nemt at betjene, det var tidsbesparende, og det gav et professionelt udtryk. Anders Jakobsen opfordrede alle myndigheder til at gå over til systemet, da det lettede håndteringen af ansøgningsprocessen. Court Møller oplyste, at Beredskabsstyrelsen havde anvendt systemet siden september 2010, og at man ligeledes havde gode erfaringer. Dog kunne systemet godt være lidt langsomt. Nete Sabber Jensen kunne ligeledes oplyse, at Forsvarets Efterretningstjeneste havde anvendt systemet siden juni 2010, og at man havde samme erfaringer. Cheferne i Forsvarets Efterretningstjeneste var glade for systemet, idet det gav mulighed for at læse ansøgninger hjemme på internetmaskinen. Henriette Brandstrup påpegede, at Farvandsvæsenet havde fået forståelsen af, at hele koncernen samlet skulle overgå til HR-Manager. De ville nu selv arbejde på at overgå til systemet. Thomas Molin sagde, at Forsvarets Personeltjeneste havde et andet rekrutteringssystem. Forventningen var imidlertid, at man kunne overgå medio Jobunivers Anders Jakobsen oplyste, at der var oprettet et internt Jobunivers med akademiske stillinger dvs. turnusfuldmægtig-, fuldmægtig-, konsulent- og chefstillinger - på departementets Side 3/6

4 hjemmeside. Formålet med sitet var at give de akademiske medarbejdere et bedre overblik over de mange jobmuligheder inden for Forsvarsministeriets område. Når alle myndigheder var overgået til HR-manager, ville Jobuniverset for et beskedent beløb kunne oprettes som et medie under publicering, hvorved stillinger automatisk blev slået op på Jobuniverset. Indtil da skulle myndighederne sende linket til stillingsopslagene til departementets webmaster der ville sørge for, at ligge stillingerne på Jobuniverset. Status på fuldmægtiguddannelsen Anders Jakobsen fortalte, at det generelt gik godt med fuldmægtiguddannelsen. Tilbagemeldingerne fra de forskellige moduler var gode. Departementet havde været nødt til at sætte hold 5 på stand-by i 2010 pga. besparelser, men til marts/april i år skulle holdet gennemføre det udskudte modul (modul 2). Før sommerferien i år ville modul 4, det frivillige modul, blive afholdt. Emnet for modulet var ikke lagt fast, men departementet foreslog enten kommunikation eller mødeledelse som emne. Forslagene blev drøftet, og det blev besluttet, at emnet skulle være kommunikation nærmere bestemt et skriv godt kursus. Turnusfuldmægtige ville have fortrinsret, men det ville også være muligt at tilmelde andre fuldmægtige til modulet. Departementet ville tilsikre, at pladserne blev fordelt ligeligt mellem myndighederne. Departementet ville arbejde videre med forslaget. Henrik Lilja kunne oplyse, at der gik rygte om, at fuldmægtiguddannelsen var aflyst. Dette kunne Anders Jakobsen afkræfte. Pernille Flarup tilføjede, at man kunne læse om fuldmægtiguddannelsen på Fuldmægtignettet. 3. Orientering fra myndighederne Thomas Molin orienterede om reorganiseringen af Forsvarets Personeltjeneste. De funktionelle tjenester var, som følge af forligsimplementeringen, blevet pålagt besparelser på 9 % af lønsummen, hvilket forventeligt ville medføre afskedigelser. Det var dog ikke forventningen, at turnusfuldmægtigstillinger ville blive berørt, men at flere stillinger ville blive friholdt i en periode. Når den nye struktur var faldet på plads, forudsås flere turnusfuldmægtigopslag. Konkret for FA4 (Forvaltningsafdelingen for de civile i forsvaret) betød den nye organisering, at sektionen ville blive reduceret fra 104 medarbejdere til 66. Beregningen var dog baseret på antagelsen om, at der blev ca færre civile i forsvaret. Nedskæringen ville medføre, at FA4 ikke vil have mulighed for at gennemføre udstikkersamtaler med de civile sagsbehandlere. Organiseringen ville indebære en tydeligere myndighedstilgang, således at der også var et bedre myndighedskendskab. Den nye struktur i FA4 trådte i kraft den 1. september i år. I forlængelse heraf kunne Henrik Lilja oplyse, at Personalestrategisk Afdeling (PSA) var overført fra Forsvarets Personeltjeneste til Forsvarskommandoen med tilhørende stillinger. Side 4/6

5 Henriette Brandstrup kunne oplyse, at Farvandsvæsenet havde konverteret en fuldmægtigstilling til en turnusfuldmægtigstilling. Nete Sabber Jensen kunne oplyse, at flere turnusfuldmægtige i FE snart var turnusmodne. Herefter var der en drøftelse af, hvor mange ansøgere der var pr. stillingsopslag. Det blev besluttet, at HR- og administrationskontoret til næste møde i turnusudvalget skulle udarbejde en oversigt over dette. Det blev ligeledes besluttet, at HR- og administrationskontoret til næste møde skulle udarbejde en oversigt over, hvor mange turnusfuldmægtigstillinger der var ved hver myndighed. Oversigten ville senere blive lagt ud på Fuldmægtignet. 4. Karrieresamtaler Anders Jakobsen orienterede om den evaluering, der var foretaget af karrieresamtalekonceptet. Konceptet blev vedtaget i 2007, og myndighederne havde i varierende grad siden gennemført karrieresamtaler. Evalueringen havde bl.a. vist, at karrieresamtalerne var et godt afklaringsværktøj, der bl.a. gav turnusfuldmægtige et godt kendskab til turnusordningen og karrieremulighederne inden for koncernen. Samtidig øgede samtalerne personelforvalternes kendskab til turnusfuldmægtige og deres ønsker til fremtidig tjeneste. Dog var karrieresamtalerne ikke egentlig karriereplanlægning for fuldmægtige. Det var vigtigt, at der blev fulgt op på samtalerne, og det blev i den forbindelse pointeret, at samtalerne blev drøftet på de kvartalsvise turnuskoordinationsmøder. Derefter var der en drøftelse af konceptet, og om man skulle fortsætte med det. Julie Kiilerrich Lund anførte, at karrieresamtalerne havde en værdi, fordi Karrieresamtalerne fokuserede på fremtid tjeneste, hvor FOKUS samtalerne handlede om den nuværende tjeneste. Henriette Brandstrup mente ikke, at der var behov for konceptet i Farvandsvæsenet, da styrelsen var så lille. Man tog dialogen løbende og på anden vis. Court Møller kunne oplyse, at han lige havde afholdt karrieresamtaler i Beredskabsstyrelsen. Han mente, at samtalerne nogle gange kunne være lidt tomme, da der ikke var tale om decideret karriereplanlægning, men om en mere løs snak om fremtidige muligheder. Paul Markham sagde, at man havde positive erfaringer med Karrieresamtalerne i departementet, og at samtalerne bl.a. havde den fordel, at de gav et indblik i hvilke stillinger, der kunne være relevante for den enkelte turnusfuldmægtig. Det blev besluttet at gennemføre karrieresamtaler hvert andet år. Karrieresamtalerne skulle gives som et tilbud til turnusfuldmægtigene. På de kvartalsvise turnuskoordinationsmøder ville turnuskoordinationsgruppen drøfte karrieresamtalerne. Side 5/6

6 5. Beregning af turnusfuldmægtiges anciennitet Anders Jakobsen orienterede om, hvordan turnusfuldmægtiges anciennitet skulle beregnes. Med den nye turnusordning gjaldt det, at turnusfuldmægtige automatisk blev tillagt anciennitet for al lønanciennitetsgivende arbejde, som de havde udført også forud for ansættelsen inden for Forsvarsministeriets område. Tanken bag dette var, at turnusfuldmægtige ved lønanciennitetsgivende arbejde forud for ansættelsen i Forsvarsministeriets koncern havde opnået en række nyttige kompetencer, som kunne tælle på lige fod med de kompetencer, som turnusfuldmægtige opnåede under ansættelsen i Forsvarsministeriets koncern. Dette indebar, at turnusfuldmægtige med eksempelvis to års lønanciennitetsgivende arbejde fra anden stilling forud for ansættelsen i turnusordningen kun ville have fortrinsret til turnusfuldmægtigstillinger i otte år. Derefter kunne der naturligvis stadig søges på stillingerne, men man ville ikke have fortrinsret længere. Turnusfuldmægtige med 10 års anciennitet og derover ville dog frem til første stillingsskifte have mulighed for at komme til samtale. Der ville blive orienteret herom på Fuldmægtignet og via en skrivelse til myndighederne. 6. Eventuelt Anders Jakobsen oplyste, at nyhedsbrevene med orientering om opslåede stillinger ikke mere ville blive udarbejdet, da det nu var muligt at tilmelde sig en jobagent via Fuldmægtignettet. Turnusfuldmægtige, der havde tilmeldt sig nyhedsbrevene, var blevet orienteret herom. Anders Jakobsen spurgte om der interesse for, at HR- og administrationskontoret kom ud til myndighederne og deltog på et møde med turnusfuldmægtigene. Formålet skulle bl.a. være at orientere om den nye turnusordning, Jobuniverset og Karrieresamtalerne samt tage en drøftelse af relevante emner. Forslaget blev vel modtaget, og det blev besluttet, at der ville blive taget kontakt til myndighederne med henblik på at planlægge sådanne møder. Thomas Molin oplyste, at der var kommet to nye turnusfuldmægtige i FA4 Gitte Lundgaard Carlsen og Asbjørn Thranov. Pernille Flarup Fuldmægtig Side 6/6