MOVIA Den Koordinerende Funktion for Specialundervisning (kørselsadministrationen)

Transkript

1 MOVIA Den Koordinerende Funktion for Specialundervisning (kørselsadministrationen) Aftale Varetagelse af kørselsadministrationen for fælles kørsel af elever og brugere til specialskoler og diverse dag- og døgnskoler i de tidligere Frederiksborg og Københavns amter - Aftale om varetagelse af kørselsadministrationen for fælles kørsel af elever og brugere til specialskoler og diverse dag- og døgnskoler mellem Movia Gammel Køge Landevej 3 DK-2500 Valby og Kommune (herefter kommunen) Valby, d. februar 2008, d. februar 2008 For Movia For Kommune _ Johannes Sloth _ Aftale

2 1. Baggrund Som led i kommunalreformen har kommunerne overtaget de tidligere amters fælles kørsel af elever og brugere til specialskoler og diverse dag- og døgnskoler (elev og brugerkørsel). I de tidligere Københavns og Frederiksborg amter har opgaven været koordineret af Koordinerende Funktion for Specialundervisning (KFS), der overtog de eksisterende kørselskontrakter fra amterne. Kommunekontaktråd Hovedstaden (KKR) har anbefalet kommunerne at administration og drift af den fælles elev- og brugerkørsel overdrages til Trafikselskabet Movia, når de eksisterende kontrakter udløber 1. oktober 2008 henholdsvis 31. januar Movia, der blandt andet er ejet af kommunerne, anses som det trafikselskab, der kan løfte opgaven, hvis kørselsopgaven fremadrettet skal koordineres med andre kørselsordninger. Movia søger allerede ved aftalestart, at benytte muligheden for at optimere driften ved indgåelse af kontrakter med operatører, som Movia allerede i anden sammenhæng har indgået kørselskontrakter med. Samtlige berørte kommuner har i efteråret 2007 tilsluttet sig KKR s anbefaling. 2. Ikrafttrædelse og opsigelse Nærværende aftale om varetagelse af kørselsadministrationen for den fælles elev- og brugerkørsel træder i kraft med virkning fra april med henblik på opbygning af kompetencer til overtagelse af den administrative opgave inden udløb af eksisterende kørselskontrakter. Aftalen omfatter overtagelse af kørselskontrakter, ansættelse af personale samt overflytning og integration af administrative processer i Movias økonomi-, budget- og generelle it-system. Movia gennemfører udbudsforretningen for kørslen i det tidligere Frederiksborg Amt i forbindelse med den eksisterende kontrakts udløb 1. oktober Udbuddet gennemføres i samarbejde med KFS og tager udgangspunkt i service- og afregningskriterier kendt fra kørselskontrakterne i det tidligere amter dog forbeholder Movia sig ret til fremadrettet at justere og tilpasse service- og afregningskriterierne. Movia afgør hvilke kontrakter i det tidligere Købehavns Amt, der forlænges eller nyudbydes. Kommunen kan opsige denne aftale om kørselsadministration eller dele af den i forbindelse med udløbet af en kontraktperiode, for kørselskontrakter indgået mellem Movia og operatørerne. Kontraktperioden for kørselsaftaler forventes at udgøre 4-6 år. Opsigelsen skal foretages minimum 6 måneder før udløb af kontraktperioden med operatørerne. 3. Aftalens omfang Aftalen omfatter varetagelse af kørselsadministrationen for den fælles elev- og brugerkørsel i de tidligere Frederiksborg og Københavns amter, svarende til den kørsel som i dag er administreret af KFS. Der er aftalt følgende opgave- og ansvarsfordeling: Aftale

3 Kommunens opgaver Det er kommunens ansvar at varetage visitationen af alle elever og brugere i ordningen, da kommunen besidder de nødvendige faglige kompetencer. Det er kommunes ansvar, at sikre elever og brugere afleveres/afhentes ved vognen således chaufføren ikke forlader vognen. Kommunen skal årligt indmelde elever og brugere til Movia, og beskrive alle særlige forhold som påvirker kørslen vedr. den enkelte bruger eller elev. Kommunen afregnes direkte månedligt for kørsel samt tillæg til driftsfunktionen herunder generelt kontoroverhead. Movias opgaver Det er Movias ansvar at sikre driften af kørslen til den fælles elev- og brugerkørsel herunder at sikre planlægning og udførelse af kørslerne og derved understøtte det besluttede serviceniveau i driften. Selve kørselsplanlægningen bliver i udgangspunktet som hidtil hos vognmændene. Kan der realiseres et forbedringspotentiale ved anderledes planlægning, vil Movia overtage planlægningen af den rutebundne trafik i forbindelse med befordringen til og fra skoler og institutioner. Det er Movias ansvar at varetage de løbende henvendelser i relation til kørslen med brugerkommuner, institutioner, elever, brugere og forældre vedrørende specifikke problemstillinger relateret til kørselsadministrationen. Movia gennemfører udbudsproces og kontraktindgåelse med kørselsleverandører til den fælles elev- og brugerkørsel. Medarbejdere fra kørselsadministrationen i KFS bidrager til udbudsprocessen i forbindelse udarbejdelse af udbudsmaterialet. Servicemål og samarbejdsprocedurer bringes i høring i kommunen inden udbudsbekendtgørelsen d. 4. april Udbudsprocessen igangsættes primo Det overordnede ansvar påhviler Movia. Det påhviler Movia at afregne kørselsleverandørerne månedsvis bagud. Movia varetager udelukkende afregningen. Movia sikrer, at der sker den nødvendige dokumentation af kørslerne og stiller efter nærmere aftale statistisk materiale til rådighed for kommunen, der muliggør en opfølgning og kontrol af de udførte kørsler til brug i forbindelse med bl.a. behandling af klager samt planlægning og budgettering. Håndtering af fejl herunder glemte elever/brugere, forsinkelser, systemnedbrud eller lignende påhviler Movia. Kommunen visiterer, herefter overgår ansvar for overvågning og administration af kørslen til Movia. Aftale

4 4. Servicemål og kvalitetssikring Movia tager udgangspunkt i de servicemål som er kendt praksis fra KFS-samarbejdet ved indgåelsen af denne aftale. Udbud af de eksisterende kørselsaftaler baseres på service- og afregningskriterier kendt fra kørselskontrakterne i de tidligere amter. Bilag om servicemål og samarbejdsprocedurer opstiller hvilke servicekriterier Movia vil sikre. Bilaget kan dog ændres som følge af høringsrunden i kommunerne. Movia indgår gennem udbuddet aftaler med operatører, der sikrer kørslen leveres som aftalt med kommunen. 5. Økonomi Kommunen afholder efter regning sin andel af omkostninger i forbindelse med Movias varetagelse af kørselsadministrationen for den fælles elev- og brugerkørsel i de tidligere Frederiksborg og Københavns amter. Omkostningerne til administration og drift af den fælles elev og brugerkørsel forventes at kunne holde sig inden for den økonomi, som kommunerne har bevilliget til kørselsadministrationen i KFS. Hertil kommer implementeringsomkostninger for en periode på 1-2 år. KFS betaler 1,5 mio. kr. til Movia til dækning af implementeringsomkostningerne i De forventede implementerings- og driftsomkostninger i Movia fremgår af nedenstående tabel. Fremtidige ændringer i kørsels- og afregningsformen kan medføre ændringer i administrations- og driftsomkostningerne. Budget, implementerings- og driftsomkostninger i Movia Type Budget 2008 Budget 2009 Budget 2010 Implementeringsomkostninger Løn, projektleder Kontoroverhead Ekstern bistand KFS bidrag til implementering Driftsomkostninger Løn Kontoroverhead Ekstern bistand Total Note 1: Budget 2008 er for løn og kontoroverhead beregnet fra 1. august Note 2: Movias generelle kontoroverhead forventes at dække alle generelle omkostninger til efteruddannelse, hjemmeside, udviklingsudgifter, licenser, etableringsomkostninger, intern specialbistand mv. Kommunen afholder sin andel af omkostninger til implementering af kørselsadministrationen i Flextrafik, der kan henledes direkte til implementering og overdragelse af kørselsadministrationen. Implementeringsomkostningerne som falder i 2008 og 2009 er opgjort til kr. inkl. ekstern bistand samt løn, pension og kontoroverhead for en midlertidig projektleder. Hertil er der i Budget 2010 afsat ekstra ressourcer til ekstern bistand i forbindelse med det forventede udbud af kørselskontrakterne i det tidligere Københavns Amt samt brugerundersøgelse som angivet i bilag. Aftalen omfatter ikke meromkostninger til nedlukning af KFS. Aftale

5 Driftsomkostningerne til kørslen afregnes direkte månedsvis bagud, sammen med kommunens bidrag til Movias administrationsudgifter. Driftsomkostningerne opgøres på baggrund af antal timer og tilsvarende timepris, der fastsættes i kørselskontrakterne mellem Movia og operatørerne. Det forholdsmæssige bidrag til administrationsudgifter fastsættes for ét år af gangen på baggrund af en opgørelse af kommunens forventede kørselsforbrug målt i antal planlagte ture. 6. Samarbejde og tvister Der nedsættes et samarbejds- og dialogforum bestående af 4 repræsentanter fra kommunerne (udpeget via KKR Hovedstaden) samt 2 medarbejdere fra Movia. Samarbejdsforummet har løbende dialog vedrørende aftalen og eventuelle tvister, der måtte opstå, behandles i dette samarbejdsforum. Aftale