Afsnit 3: En beskrivelse af trafikselskabet Movia, samt de kørselsordninger

Transkript

1 Notat Valg af udbudsform for visiteret kørsel i Egedal Kommune 1. Baggrund Alle indgåede aftaler om visiteret personbefordring er udløbet, eller udløber i den kommende tid. Forvaltningen har derfor foretaget en vurdering af hvordan kørselsopgaverne fremadrettet kan varetages i Egedal Kommune. Notatets afsnit: Den Sagsnummer: 14/15480 Udarbejdet af: Niels Damgaard Afsnit 2: En opsummering af notatets konklusioner Afsnit 3: En beskrivelse af trafikselskabet Movia, samt de kørselsordninger Movia varetager Afsnit 4: En beskrivelse af kommunens muligheder for selv at udbyde og organisere kørslen af visiterede borgere Afsnit 5: En beskrivelse af konsekvenserne af selv at udbyde personbefordring og konsekvenserne af at lade Movia udbyde og drifte personbefordring Afsnit 6: Kort om sammenhængen med den kollektive trafik

2 2. Kort opsummering af notatets konklusioner Samlet set vurderer Forvaltningen at det er mest hensigtsmæssigt at arbejde hen imod, at Movia forestår personbefordring af visiteret kørsel. Dette er på baggrund af at: Ved brug af Movia kan der udnyttes synergieffekter på kørsel på tværs af kommunegrænserne, som ikke er mulig såfremt kommunen selv organiserer kørslen Movia er i besiddelse af spidskompetencer indenfor udbud, drift og kontraktstyring indenfor kørselsområdet, som kommunen ikke selv har Movia kan tilbyde serviceniveauer, der overordnet set reflekterer kommunernes ønsker, og fordelen ved selv at kunne bestemme serviceniveau gennem egen organisering af området er derfor begrænset. Der kan dog være enkelte områder, hvor man kan opleve en serviceforringelse, som Movia ikke kan dispensere fra. Omkostningerne ved brug af Movia til udbud, drift og kontraktstyring, er omkostninger kommunen alligevel skulle afholde, ved at gennemføre egne udbud og drift af kørslen side 2 af 9

3 3. Movia, Movias kørselsordninger og Movias udbud Kort om Movia Movia er et trafikselskab, som er oprettet i medfør af lov om trafikselskaber. Det fremgår af lov om trafikselskaber 5, stk. 3, at Movia efter aftale med en kommune eller en region kan løse opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Det er kommunens beslutning, om Movia skal stå for udbud og administration af kørselsopgaverne. Anvendelse af trafikselskaberne (på Sjælland Movia) har været et centralt punkt i forbindelse med regeringens og KLs forhandlinger om kommunernes økonomi. KL og trafikselskaberne har efterfølgende afholdt fælles møder for kommunerne om det tilbud, som kommunerne frivilligt kan gøre brug af i deres regionale trafikselskaber. Movias kørselsordninger Udover kollektiv trafik har Movia også nogle kørselsordninger, som samlet kaldes Flextrafik. I forholdt til den visiterede kørsel, er der 2 ordninger inden for Flextrafik som er relevant at se nærmere på: Flextrafik rute Flextrafik variabel Flextrafik rute varetager befordring af befolkningsgrupper med et særligt fast dagligt kørselsbehov, som ikke kan løses af den traditionelle kollektive trafik. Kørslen udføres for kommunerne og er reguleret i henhold til Folkeskoleloven og Serviceloven. Kørslen er primært mellem hjem og enten specialskole, dagcentre/daghjem, pasningstilbud eller beskyttet værksted. Relevante områder for flextrafik rute kan være: Kørsel af fysisk og psykisk handicappede til dag/aften tilbud og kørsel af specialskoleelever til/fra hjem/skole/sfo, genoptræning efter serviceloven. Flextrafik variabel tager udgangspunkt i borgernes behov, hvor dette ikke er rutebundet. Det betyder fx, at afhentningstidspunkter, destinationer m.v. kan variere hos den enkelte borger og fra borger til borger. Der kan f.eks. være tale om kørsel til læge, speciallæge, kortere genoptræningsforløb efter sygehus behandling m.v. Flextrafik variabel kendes i dag i kommunen fra de ordninger, som kommunen deltager i hos Movia Flextrafik. Der er her tale om den individuelle handicapkørsels-ordning, som Movia med hjemmel i Lov om trafikselskaber, administrerer og udfører for alle kommuner i Movias område, og Flextur, som kommunen indførte 14. december side 3 af 9

4 Relevante områder for Flextrafik variabel kan være: Genoptræning efter sundhedsloven, kørsel ift. beskæftigelse, handicap- og socialpsykiatri, læge-speciallæge kørsel samt skoleområdet. Det vil være Movia, som anviser, om en kørselsopgave rettelig hører under den ene eller den anden kørselsordning. Movias varetagelse af udbudsopgaven og drift af kontrakterne Når en kommune beslutter at lægge en kørselsopgave til Movia, vil det være Movia, som står for hele udbuddet. Datamateriale og faktamateriale i udbuddet bliver leveret af kommunen. Forud for beslutningen skal nuværende serviceniveau kortlægges, og fremtidigt serviceniveau skal besluttes i samarbejde med Movia. Endvidere skal der ske høring af ældre- og handicapråd. Selve projektet sker i et tæt samarbejde mellem kommunen og Movia. Efter udbuddet vil det også være Movia der varetager kontraktstyringen, dvs. følger op på leverandørernes varetagelse af kørselsopgaven, modtager klager fra borgere vedr. kørsel, sikrer leverandørers rettidighed, evt. ophævelse af kontrakt på grund af misligholdelse mv. 4. Kommunens mulighed for selv at organisere kørsel for visiterede borger Organiseringen af den visiterede kørsel er indtil videre sket på decentralt basis, dvs. det har været op til det enkelte center at sørge for kørsel for hver deres område. Der har indtil videre ikke været nogen større koordinering centrene imellem. Det er en mulighed at fortsætte den eksisterende praksis med decentral styring af kørslen. En anden mulighed er at koordinere den visiterede kørsel på tværs af kommunens centre. Nogle kommuner har valgt at gøre dette i større eller mindre grad. I mindre grad ses det hos kommuner der koordinerer udvalgte kørselsopgaver på tværs af centre, f.eks. ved ansættelse af en kørselskoordinator der styrer de udvalgte kørselsområder. I større grad ses det hos kommuner der har oprettet et egentligt kørselskontor. Kørselskontoret kan være ansvarlig for al den kommunale kørsel som flyttes fra centrene, og kan stå for alle aspekter ift. kørslen, eksempelvis bevilling, koordinering og bestilling af kørsel fra vognmænd. side 4 af 9

5 I næste afsnit gennemgås de overvejende fordele/udfordringer ved at lade Movia stå for visiteret kørsel eller ved at organisere kørslen i eget regi. 5. Fremadrettet varetagelse af kørselsopgaven Uanset hvordan kørslen bliver tilrettelagt fremadrettet, vil der være fordele og udfordringer forbundet med dette. Et udsnit af disse bliver gennemgået nedenfor. Det er ikke muligt på forhånd at forudsige, hvilken løsning, der koster hvad, eller hvilket besparelsespotentiale, der kan indfries, dette gælder uanset om Movia eller kommunen forestår udbuddet. Dog kan der anlægges nogle generelle betragtninger, som kan sige noget om et eventuelt besparelsespotentiale. Fordele og udfordringer ved selv at genudbyde kørslen Fordele/udfordringer ved genudbud uden at ændre eksisterende praksis Såfremt Forvaltningen genudbyder kontrakterne i den nuværende form, vil fagforvaltningerne og borgerne kende til ordningerne, og såfremt det besluttes, at serviceniveauet skal være det samme, vil niveauet også være kendt. Fordelene ved dette er, at det ikke vil kræve administrativ omorganisering. Dog vil besparelsespotentialet formentlig være lille. Man vil ikke udnytte de synergieffekter der kan eksistere ved et samarbejde på tværs af kommunens centre. Samtidig vil man ikke udnytte synergier ved samarbejde på tværs af kommunegrænser. Uden koordinering vil volumen på de enkelte udbudte opgaver være lille. Med mindre volumener vil leverandørerne have sværere ved at udnytte tidspunkter, hvor de ikke har kørsler, hvilket kan blive afspejlet i den tilbudte pris. Fordele/udfordringer ved at eget genudbud med større koordinering centrene imellem Fordelen med en større koordinering centrene imellem vil være muligheden for at udnytte synergieffekter ved at pulje kørslen i højere grad end tilfældet har været indtil videre. Jo bedre koordinering af kørslen enhederne imellem, jo bedre muligheder vil leverandører have for at udnytte vognparken, hvilket igen vil kunne reflekteres i de tilbudte priser. side 5 af 9

6 Samtidig vil der være mulighed for frit at vælge det serviceniveau der ønskes. Såfremt det besluttes at om-organisere kørslen internt i kommunen vil der dog også være omkostninger forbundet hermed. Koordineres kørslen i mindre grad på udvalgte områder, f.eks. ved brugen af en tvær-organisatorisk kørselskoordinator, vil der være færre omkostninger forbundet hermed. Besparelsespotentialet vil dog også kun hentes på de områder der sættes fokus på. Ved oprettelse af f.eks. et kørselskontor vil der i større grad kunne sætte fokus på kørselsområdet og en samlet koordinering af dette. Dette kunne give anledning til et større besparelsespotentiale, men der vil også være større omkostninger forbundet hermed. Selv om kommunen i højere grad begynder at koordinere kørslen, vil et eget foranstaltet udbud stadig kun kunne tilbyde Egedal Kommunes egen volumen. Der vil i således ikke kunne tilbydes volumen, hvor man også udnytter synergieffekter ved kørsel på tværs af kommunegrænserne. Til slut skal det nævnes, at kommunen ikke har nævneværdige spidskompetencer indenfor udbud, drift/koordinering og kontraktstyring specifikt indenfor kørselsområdet. Hvis kommunen selv skulle udbyde kørslen med en større koordinering end i dag, vil der derfor skulle ske en kompetenceopbygning, f.eks. ved ansættelse af personale, tilkøb af kørselssoftware, organisatorisk implementering af ændringerne mv. Fordele og udfordringer ved Movia Fordele ved udbud via Movia Movia bistår kommunen i alle relevante aspekter før, under og efter implementeringen af en Flextrafik-løsning. Movia bistår f.eks. med at afdække behovet for kørsel, klarlægning af hvilke kørselsordninger, Movia skal varetage, uddannelse af personale i brugen af webbestillingsmodul, udformning af informationsmateriale til borgerne m.v. Desuden forestår Movia selve udbuddet. Uanset i hvilket regi et udbud gennemføres i, skal der fastlægges serviceniveauer. Gennem Flextrafik har Movia opbygget erfaring med rådgivning af fastlæggelse af relevante serviceniveauer for visiteret kørsel. Flextrafikordningen giver i sig selv en god kontrol med udgifterne, idet Movias bestillingssystem giver en præcis styring af, hvordan udgifterne til kørsel konteres. Hele ansvaret for kontraktstyringen er desuden hos Movia. side 6 af 9

7 Forvaltningen skal derfor som udgangspunkt ikke bruge tid til f.eks. driftsproblemer og eventuelle klager i forbindelse hermed. Movia indgår kontrakter med mange operatører (i dag ca. 175 operatører) og derfor er forsyningssikkerheden (også på vogne med særligt udstyr liftvogne, trappemaskiner m.v.) hos Movia Flextrafik god. Samtidig sikrer Movia s model, hvor der indgås en lang række kontrakter, en løbende konkurrence vognmændene imellem, hvilket er med til at sikre konkurrencedygtige priser. Flere omkringliggende kommuner vil bruge Movias Flextrafikordninger fremover. Det gælder fx Allerød, Hillerød og Frederikssund (Flextur). Desuden benytter Ballerup Kommune allerede i dag ordningen. I udbud af kørslerne vil der derfor være mulighed for at pulje kommunernes kørsler i et omfang det ikke er muligt ved et eget foranstaltet udbud. Megafon laver hvert år en stor brugerundersøgelse for Movia, som er opdelt i Region H, Region Sj., visiteret kørsel (kommunal), handicapkørselsordningen, Rute (som indbefatter institutionskørslen for kommunerne) og Flextur. Den generelle tilfredshed for kommunal visiteret kørsel er på 85% tilfredse eller meget tilfredse kunder. Undersøgelserne viser også, at kun 7% er utilfredse eller meget utilfredse. Undersøgelsen kan ses her: oegelse_13.pdf Endelig skal nævnes, at det i en rapport fra 12. januar 2012 udarbejdet af Deloitte til Finansministeriet, bl.a. fremgår, at: Kørselspriserne er gennemgående lavere i trafikselskaberne end i kommunerne for givne ordninger. Forskellene varierer fra knap 10 pct. for læge- og speciallægekørsel til mere end 60 pct. for skolekørsel) Trafikselskaberne vurderes at opnå lavere kørselspriser end egenstyrede kommuner, fordi deres administrationsmodeller i høj grad er forenelige med bedste praksis for at sikre lave kørselspriser. For det første fordi de skaber høj konkurrenceudsættelse, for det andet fordi de opnår volumenfordele, og for det tredje fordi vognmændene opnår større sikkerhed for kapacitetsudnyttelse Udfordringer ved udbud via Movia Kommunen vælger i samarbejde med Flextrafik det overordnede serviceniveau. Serviceniveauet kan styres individuelt, hvis der er specielle behov, der taler herfor (f.eks. solokørsel og direkte kørsel), men der er samtidig visse begrænsninger i, hvilket serviceniveau, som kan beslut- side 7 af 9

8 tes. F.eks. er det et fastlagt serviceniveau i Movia, at operatører må komme fem minutter før det oplyste afhentningstidspunkt. Det er ikke muligt på forhånd at forudsige, hvad Flextrafik kommer til at koste (dette er heller ikke muligt ved egne udbud). Ved et eget foranstaltet udbud er det dog muligt i højere grad at fastsætte en mere fast prisstruktur, hvor udgifterne til Movia er mere variable og hvor de for hver enkelt tur bl.a. vil afhænge af: hvilke krav der er til vogntypen, hvilken service de skal tilbydes, og ikke mindst hvor gode koordineringsmulighederne for den enkelte tur i den enkelte kommune er herunder om andre nærliggende kommuner også benytter Flextrafik m.v. Movia opkræver administrationsomkostninger for brug af system, udbud, afregning, kontraktstyring m.v. Administrationsomkostninger afhænger af forbrug og lægges typisk som en omkostning pr. afviklet tur eller pr. tilmeldt bruger. De administrative omkostninger fremgår af Movias budget. For tiden udgør administrations-omkostningerne for flextrafik variabel 26,5 kr. pr. afviklet tur og for flextrafik rute ca 80 kr. pr. borger pr. måned. Samlet vurdering Efter en samlet vurdering af fordele og udfordringer, vælger administrationen at indlede et samarbejde med Movia omkring klarlægning af nuværende serviceniveau, samt udarbejde et oplæg til fremtidigt serviceniveau. Det fremtidige serviceniveau vil blive fremlagt til politisk godkendelse, forventeligt i efteråret Dette skyldes primært at der ved udbud gennem Movia, ikke bare kan opnås synergieffekter på kørslen internt i kommunen, men også på tværs af kommunegrænser. Movia har samtidig spidskompetencer indenfor både rådgivning om fastlæggelse af relevante serviceniveauer, udbud og den efterfølgende drift af kørselskontrakter, som kommunen ikke selv ligger inde med, og som vil kræve en del ressourcer at opbygge, skulle kommunen vælge selv at organisere kørslen. Disse indikatorer peger på at Movia vil kunne opnå bedre priser samt en mere efficient drift af området. Dette understøttes også af undersøgelser foretaget på området. Movia har stor erfaring med at tilbyde serviceniveauer, der overordnet set reflekterer kommunernes ønsker, hvilket skyldes, at Movias serviceniveauer løbende er blevet udviklet i dialog med kommunerne. Fordelen ved selv at kunne bestemme serviceniveau gennem egen or- side 8 af 9

9 ganisering af området er derfor begrænset, men der må dog forventes justeringer i serviceniveauerne i forbindelse med, at kommunen bliver en del af Movias Flextrafik. Der kan være enkelte områder, hvor man kan opleve en serviceforringelse, som Movia ikke kan dispensere fra, og servicekriterier som skal omformuleres for at passe ind i Movias IT-planlægningssystem og udbud (eksempelvis at omvejskørsel formuleres som et procentmæssigt tillæg i forhold til den direkte køretid og ikke som en absolut grænse). De nye serviceniveauer forelægges til politisk behandling, inden Movia udbyder kørslen. Endelig vurderes de udgifter der skal afregnes til Movia for gennemførelse af udbud og efterfølgende drift og kontraktstyring, at være udgifter kommunen i større eller mindre grad selv ville have ved et egen organisering af området. Dette vil dog være genstand for yderligere analyse i Kort om sammenhængen til den kollektive trafik Der vil i kortlægningen af hvilke kørsler der skal overgå til Movia, også blive set på sammenhængen med den kollektive trafik. Sker der ændringer af den kollektive trafik, der gør det muligt at benytte denne i stedet, vil der blive taget højde for dette i udbuddet og disse kørsler vil således ikke indgå i udbuddet. Dette kan f.eks. være i forbindelse med en omlægning af skolebuskørsel eller større brug af Movia Flextur som startede i kommunen d. 14. december Tidsplan for udbud via MOVIA side 9 af 9