Varetagelse af kørselsadministrationen for specialundervisningen og brugere i de tidligere Frederiksborg og Københavns amter

Transkript

1 MOVIA Den Krdinerende Funktin fr Specialundervisning (kørselsadministratinen) Aftaleparadigme Varetagelse af kørselsadministratinen fr specialundervisningen g brugere i de tidligere Frederiksbrg g Københavns amter - Aftale m varetagelse af kørselsadministratinen fr specialundervisningen g brugere mellem Mvia Gammel Køge Landevej 3 DK-2500 Valby g X Kmmune Valby, d. xx. januar 2008, d. xx. januar 2008 Fr Mvia xx Kmmune _ Jhannes Slth _ XXXXX Aftale

2 1. Ikrafttrædelse g psigelse Nærværende aftale m varetagelse af kørselsadministratinen fr specialundervisningen g brugere træder i kraft med virkning fra 1.februar Kmmunen kan psige denne aftale eller dele af den i frbindelse med udløbet af en kntraktperide, fr kntrakter indgået mellem Mvia g peratørerne. Opsigelsen skal fretages minimum 6 måneder før udløb af kntraktperiden med peratørerne. 2. Aftalens mfang Aftalen mfatter varetagelse af kørselsadministratinen fr specialundervisningen g brugere i de tidligere Frederiksbrg g Københavns amter. Der er aftalt følgende pgave- g ansvarsfrdeling: Kmmunens pgaver Det er kmmunens ansvar at varetage visitatinen af alle brugere i rdningen, da kmmunen besidder de nødvendige faglige kmpetencer. Kmmunen afregnes direkte fr kørsel samt tillæg til driftsfunktinen herunder generelt kntrverhead. KFS pgaver KFS fastlægger i udgangspunktet serviceniveauet fr kørslen til specialundervisningen g brugere. Serviceniveauet kan ændres i frbindelse med nye kntrakter med peratørerne. Nedlægges KFS påhviler ansvaret fr fastlæggelse af serviceniveauet den enkelte kmmune. Inden fr de fastlagte rammer fr serviceniveauet fastlægges serviceniveauet fr de enkelte kørsler til specialundervisningen g brugere. Mvias pgaver Det er Mvias ansvar at sikre driften af kørslen til specialundervisningen g brugere herunder at sikre planlægning g udførelse af kørslerne g derved understøtte det besluttede serviceniveau i driften. Selve kørselsplanlægningen bliver sm hidtil hs vgnmændene. Kan der realiseres et frbedringsptentiale ved anderledes planlægning, vil Mvia fremadrettet vertage planlægningen af den rutebundne trafik i frbindelse med befrdringen til g fra institutiner. Det er Mvias ansvar at prethlde løbende dialg med brugerkmmuner, institutiner, elever, brugere g frældre vedrørende specifikke prblemstillinger relateret til kørselsadministratinen. Mvia gennemfører udbudsprces g kntraktindgåelse med kørselsleverandører til specialundervisningen g brugere i samarbejde med medarbejderne fra kørselsadministratinen i KFS Aftale

3 udbudsmaterialet bringes ikke i høring i brugerkmmunerne. Udbudsprcessen igangsættes prim Det verrdnede ansvar påhviler Mvia. Det påhviler Mvia at afregne kørselsleverandørerne månedsvis bagud. Mvia varetager udelukkende afregningen. Mvia sikrer, at der sker den nødvendige dkumentatin af kørslerne g stiller efter nærmere aftale statistisk materiale til rådighed fr kmmunen, der muliggør en pfølgning g kntrl af de udførte kørsler til brug i frbindelse med bl.a. behandling af klager samt planlægning g budgettering. Håndtering af fejl herunder glemte elever/brugere, frsinkelser, systemnedbrud eller lignende påhviler Mvia. Kmmunen visiterer, herefter vergår ansvar fr vervågning g administratin af kørslen til Mvia. 3. Servicemål g kvalitetssikring Der videreføres de servicemål sm kendes fra KFS-samarbejdet ved indgåelsen af denne aftale. 4. Implementering af KFS Implementeringen af KFS skal have udgangspunkt i Behvsstyret Trafik. Mvia vurderer, at kørselsadministratinen ikke kan integreres direkte i enheden fr behvsstyret trafik på krt sigt. Opgaverne i kørselsadministratinen i KFS ligger ikke i naturlig frlængelse af pgaverne i den behvsstyrede trafik. Reel integratin af kørselsadministratinen er en længere prces, sm enheden fr den behvsstyrede trafik først skal frberedes til. Derfr er selve implementeringen i Behvsstyret Trafik er pdelt i t faser: Fase 1 Implementering: Implementeringen af kørselsadministratinen i den behvsstyrede trafik er baseret på en 1:1 verdragelse af pgaver g medarbejdere til Behvsstyret Trafik. Overdragelsen er en indkapsling af pgaverne i frbindelse med kørselsadministratinen af specialundervisningen sm en enhed i enheden, hvr Mvias rganisatin bidrager med gennemførelse af udbudsfrretningen g administrative støtte- g servicefunktiner. KFS frtsætter reelt sit virke indtil Mvia er parat til at integrere kørselsadministratinen fuldstændigt i rganisatinen fr Behvsstyret Trafik. Mvia ansætter en midlertidig prjektleder, der skal understøtte implementering g krdinering mellem KFS g Mvia. Fase 2: Transfrmatin: Transfrmatinsfasen er den egentlige integratin af KFS i Behvsstyrede Trafik. Herunder skal kmmunale g reginale kørselsrdninger krdineres g planlægges sammen efter Mvia har pbygget den nødvendige viden på mrådet. Det er i denne fase, at en sund driftsøknmi skal sikres gennem synergieffekter g strdriftsfrdele. Aftale

4 Overrdnet tidsplan fr implementering af KFS De vigtigste aktiviteter i frbindelse med implementering af KFS i Behvsstyret Trafik samt den frestående udbudsprces er beskrevet i nedenstående tidslinie: Februar/marts 2008: Ansættelse af prjektleder fr midlertidig periden på 2 år. Prjektlederen skal understøtte implementeringen af kørselsadministratinen, herunder krdinere arbejdet mkring udbudsprcessen mellem Mvia g KFS før den fysiske verflytning af medarbejderne fra KFS. 27. marts 2008: Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU-tidende. Udfrmning af udbudsmateriale skal være udarbejdet i periden januar til marts Hvedansvarlig fr udfrmning af juridisk materiale, prettelse af sag i udbudsprtalen, fremsendelse af bekendtgørelsen g underretning af kendte mulige tilbudsgivere påhviler kørselsaftaleafdelingen i Mvia. Kravspecifikatin påhviler medarbejderne fra KFS, der besidder de nødvendige kmpetencer til at beskrive behv g restriktiner mkring vgne, kørselsmfang, institutiner, elever, frældre, brugere sv juni 2008: Gennemgang af tilbud g frberedelse af frhandlingsrunden. Gennemgang af tilbudsmateriale g frberedelse af frhandlingsrunden påhviler kørselsaftaleafdelingen g medarbejderne fra KFS i fællesskab juni 2008: Frhandlingsrunde. Gennemførelse af frhandlinger påhviler kørselsaftaleafdelingen g medarbejderne fra KFS i fællesskab. Prim august 2008: Evaluering. Evaluering g tildeling af pgaven til udvalgte peratørerne påhviler kørselsaftaleafdelingen g medarbejderne fra KFS i fællesskab. Ultim august 2008: Kntrakter. Endelig udfrmning af kntrakter påhviler kørselsaftaleafdelingen. September/ktber 2008: Fysisk verflytning af KFS medarbejdere til Mvia på Tftegårds Plads i Valby. Samtidig verflyttes g integreres administrative prcesser i Mvias øknmi-, budget- g generelle it-system. 1. ktber 2008: Kntraktstart brugerkmmunerne fra det tidligere Frederiksbrg Amt. 1. februar 2009: Kntraktstart brugerkmmunerne fra det tidligere Københavns Amt. Aftale

5 5. Øknmi Kmmunen afhlder efter regning sin andel af mkstninger i frbindelse med Mvias varetagelse af kørselsadministratinen fr specialundervisningen g brugere i de tidligere Frederiksbrg g Københavns amter. Omkstningerne til administratin g drift af de eksisterende kørselsrdninger frventes at kunne hlde sig inden fr den øknmi, sm kmmunerne har bevilget til kørselsadministratinen i KFS. Hertil kmmer implementeringsmkstninger fr en peride på 2 år. De frventede implementerings- g driftsmkstninger fremgår af nedenstående tabel. Fremtidige ændringer i kørsels- g afregningsfrmen kan medføre ændringer i administratins- g driftsmkstningerne. Implementerings- g driftsmkstninger, årligt prisniveau Type KFS frventet frbrug 2007 Implementeringsmkstninger Driftsmkstninger i Mvia Løn Efteruddannelse Kntrverhead Hjemmeside Udviklingsudgifter, IT IT licenser Etableringsmkstninger Specialistbistand Prjektleder Ttal Nte 1: Implementering frventes at udgøre en 2-årig peride. Nte 2: Mvias generelle kntrverhead frventes at dække alle generelle mkstninger til efteruddannelse, hjemmeside, udviklingsudgifter, licenser, etableringsmkstninger, specialbistand mv. Kmmunen afhlder sin andel af mkstninger til implementering af kørselsadministratinen i enheden fr behvsstyret trafik, der kan henledes direkte til implementering g verdragelse af kørselsadministratinen. Implementeringsmkstningerne er pgjrt til ca kr. årligt inkl. løn, pensin g kntrverhead fr en midlertidig prjektleder i 2 år. KFS udbetaler lønninger g afhlder kntrverheadudgifter fuldt ud indtil udgangen af Kmmunens bidrag til driftsmkstninger i Mvia aktualiseres fuldt ud fra januar Driftsmkstningerne til kørslen afregnes direkte månedsvis bagud sammen med kmmunens bidrag til Mvias administratinsudgifter. Det frhldsmæssige bidrag til administratinsudgifter fastsættes fr ét år af gangen på baggrund af en pgørelse af kmmunens frventede kørselsfrbrug. Aftale

6 6. Samarbejde g tvister Der nedsættes et samarbejdsfrum bestående af 2 medarbejdere fra KKR Hvedstaden samt 2 medarbejdere fra Mvia. Samarbejdsfrummet har løbende dialg vedrørende aftalen g eventuelle tvister, der måtte pstå, behandles i dette samarbejdsfrum. Aftale