FORHANDLINGSPROTOKOL ALBOA BESTYRELSESMØDE ONSDAG DEN 29. OKTOBER 2014

Transkript

1 Tilstede: Poul Ankersen Ole Østergaard Lone Terkildsen Tonny Mikkelsen Troels Munthe Kim S. Jensen Peter Andersen Niels Skov Nielsen Administrationschef Jens Løkke Møller Direktør John Jensen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 24. september Sager til drøftelse/beslutning a. Repræsentantskabsmøde den 24. november 2014 b. Finansiering, merudgift, langtidssygemeldte ejendomsfunktionærer c. Ansøgning fra afdeling 3 Runde Gård, tilskud fra dispositionsfonden d. Altaner, afdeling 23 Rundhøj I og afdeling 25 Rundhøj II e. Selskabslokale, afdeling 47 Råhøjparken f. Ekstra boliger til fysisk handicappede g. Udvalgenes opgaver og funktioner h. Bestyrelsesseminar 2015 i. Tomt erhvervslokale, afdeling 3 Runde Gård j. Social vicevært/konfliktmægler i k. Salg af ældreboliger l. Dispensation til videreførelse af lejemål 4. Tema a. Genopretningsplaner, opfølgning b. Næste møde c. Årshjul 5. Sager til orientering/efterretning a. Opfølgning fra sidste møde b. BL-informerer c. Landsbyggefonden orienterer d. BL landsplan e. BL lokalt f. Udvalg g. Styringsdialogmøde den 2. oktober 2014 h. Budgetopfølgning, 2015 i. Projektafdelingen, orientering igangværende projekter Forhandlingsprotokol nr. 4 side 47

2 j. SVAR-møde den 17. september 2014 k. AARHUSbolig l. Vedtægtsforslag, afdeling 50 - Beboerhuset 6. Næste møde 7. Eventuelt Ad pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Ad pkt. 2 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 24. september 2014 Referatet blev godkendt med bemærkning om, at kunsten repræsenterer en værdi på kr. 1,5 mio. og ikke som anført kr. 5,5 mio. Ad pkt. 3 Sager til drøftelse/beslutning a. repræsentantskabsmøde den 24. november 2014 Endelig dagsorden Blev godkendt med bemærkning om tilføjelse af nyt pkt. 5c: nedlæggelse af kursusfonden Dirigenter Bent Neergaard Freddy N. Poulsen Orientering fra organisationsbestyrelsen - Generel orientering Poul Ankersen - Ny udvalgsstruktur Tonny Mikkelsen Fremlæggelse af budgetforslag 2015 Direktøren Eventuelle indkomne forslag - Nedlæggelse af kunstfonden - Nedlæggelse af fritidsfonden - Nedlæggelse af kursusfonden Indkaldelse til repræsentantskabsmødet er udsendt den 24. oktober Udvalgsbemanding, til kalender indstik blev drøftet på baggrund af udleveret bilag. Udvalg medtages ikke i kalenderindstik men lægges på hjemmesiden. b. Finansiering, merudgift, langtidssygemeldte ejendomsfunktionærer Besluttet at overdrage opgaven til det ansættelsespolitiske udvalg som udarbejder forslag til en fremtidig politik. c. Ansøgning fra afdeling 3 Rund Gård, tilskud fra dispositionsfonden Ansøgning kan ikke imødekommes. Subsidier fra dispositionsfonden prioriteres til finansiering af tomt erhvervslokale. Forhandlingsprotokol nr. 4 side 48

3 d. Altaner, afdeling23 Rundhøj I og afdeling 25 Rundhøj II Besluttet at indgå forlig. Udgiften til montage af nye skruer dækkes af s dispositionsfond. Altan.dk tilskrives med bemærkning om, at organisationsbestyrelsen fastholder at det er Altan.dk, som er ansvarlig og som burde dække udgiften. e. Selskabslokale, afdeling 47 Råhøjparken Besluttet at udskyde sagen til bestyrelsesmødet i november f. Ekstra boliger Visitation gennem visitationsudvalget og visitation gennem s udlejningsafdeling til ældre/handicappede blev drøftet. Følgende blev besluttet: Visitationsudvalget Fortsætter indtil videre som hidtil. Visitationsformen skal på sigt tages op til overvejelse. Besluttet at give visitationsudvalget råderet over yderligere 5 boliger: 2 stk. 2-rums boliger i afdeling 43 Håndværkerparken II, som tidligere har været udlejet som handicapboliger 3 stk. tilgængelighedsboliger i afdeling 24 Søndervangen I: - 1 stk. 2-rums bolig - 1 stk. 3-rums bolig - 1 stk. 4-rums bolig Kommunal godkendelse skal indhentes. Fortrinsret ældre/handicappede Anvisning fortsætter som hidtil. For afdeling 24 Søndervangen I er besluttet følgende i forbindelse med udlejning af de 48 boliger med elevator: - 1. prioritet, ældre/handicappede som er bolighavende i afdelingen - 2. prioritet, ældre/handicappede fra en anden boligafdeling i - 3. prioritet, andre bolighavende i afdelingen - 4. prioritet, bolighavende fra en anden afdeling i - 5. prioritet, ældre/handicappede, udefrakommende Fortrinsretten for bestemte ansøgergrupper skal ikke gælde for de 48 tilgængelighedsboliger udover ovennævnte. Ved handicappede skal også indtænkes handicappede nærtstående slægtning. Kommunal godkendelse skal indhentes. g. Udvalgenes opgaver og funktioner Tonny Mikkelsen og uddybede det udsendte notat. Besluttet at anbefale en nedlæggelse af: Kunstfonden Kursusfonden Fritidsfonden Beslutning træffes af repræsentantskabet. Der vil fortsat være mulighed for at søge om midler til kursusdeltagelse ligesom det altid vil være muligt at fremsende ansøgning om støtte til alle formål. Forhandlingsprotokol nr. 4 side 49

4 Ansøgning skal sendes til organisationsbestyrelsen som behandler ansøgning. Det er organisationsbestyrelsen som beslutter hvilke udvalg der skal være og bemanding af disse. Følgende udvalg er besluttet: Udvalgsmedlemmer Udvalg fast ad hoc OB rep.mdl. Byggeudvalg/nybyggeri x x x Vedtægts-/lovudvalg x x x IT-antenneudvalg x x x Udvalg boligsocialt arbejde x x x Grønt-energiudvalg x x x Arrangementsudvalg x x *Visitationsudvalg x x x Ansættelsespolitisk udvalg x x x Kursusudvalg x x **Kunstudvalg x x * Udvalget består også af medlemmer udpeget af Abildgade og Fiskergade ** Opgaven består primært i at registrere kunst. Besluttet ikke at sælge ud af kunsten. 1 stk. udendørs kunst var til særlig drøftelse. Besluttet heller ikke at sælge dette kunstværk, en beslutning ikke var enig i. Med virkning fra 24. november er alle nuværende udvalgsbemandinger afviklet. h. Bestyrelsesseminar Afvikles den maj i. Tomt erhvervslokale, afdeling 3 Runde Gård Besluttet at lade dispositionsfonden dække etableringsudgiften. adm. j. Social vicevært/konfliktmægler i Jens Møller begrundede forslaget. Lone Terkildsen supplerede. Der var stor opbakning til forslaget, som blev vedtaget med følgende bemærkninger: Der skal findes en anden stillingsbetegnelse. Kunne eventuelt være beboerrådgiver. Der er tale om en 2-årig forsøgsperiode Ansættelsesudvalg skal nedsættes. Jens Møller og Mette Jørgensen kommer med forslag til bemanding. k. Salg af ældreboliger Besluttet at tilkendegive at vi er interesseret i afdeling Syd1, Syd 2 og Marselis Boulevard. Endelig beslutning om hvorvidt er interesseret i at overtage de berørte boliger afventer modtagelsen af supplerende oplysninger. l. Dispensation til videreførelse af lejemål Supplerende oplysninger viser, at der er tale om en fjerdedelsbolig. Dette sammenholdt med at den omhandlende person ikke har haft bopælsadresse betyder, at der ikke kan gives dispensation. Forhandlingsprotokol nr. 4 side 50

5 Da Troels Munthe skulle gå kl , blev det besluttet at fremrykke dagsordenens pkt. 5f. Ad pkt. 5f Troels Munthe redegjorde for det fremsendte notat. Organisationsbestyrelsen kunne tilslutte sig det foreliggende arbejdsgrundlag for boligsocialt udvalg. Ad pkt. 4 Tema a. Genopretningsplaner Ringbind med reviderede bilag blev udleveret og gennemgået af direktøren. Noget kunne tyde på, at tidligere udleverede ringbinds indholdsfortegnelse ikke er identisk med det nye ringbinds indholdsfortegnelse. Direktøren undersøger. Nye tilpasningsbilag vil blive udleveret på kommende bestyrelsesmøde. b. Næste møde Temaet er selskabslokaler. Direktøren udarbejder oplæg til drøftelse. c. Årshjul Jens Møller gav en orientering vedr. opdatering af årshjul. Ad pkt. 5 Sager til orientering/efterretning a. Opfølgning fra sidste møde Driftsafdelingen udarbejder en procedurebeskrivelse, som vil blive lagt på sharepoint. Nøgletal for afdelingerne Er under udarbejdelse. Vil blive medtaget på bestyrelsesmødet hvor politikker skal behandles. Oplysninger vedr. selskabslokaler er lagt på hjemmesiden. b. BL informerer nr. 40/2014 opdateret vejledning vedrørende trappemodel for spildevandsbetaling nr. 41/2014 dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen nr. 42/2014 bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift De udsendte BL-informerer blev taget til efterretning. c. Landsbyggefonden orienterer nr. 649 domme i den almene boligsektor nr. 650 indberetning af ledige boliger pr. 1. oktober 2014 Landsbyggefonden informerer blev taget til efterretning. d. BL landsplan Et enkelt spørgsmål til dagsorden og resumeer fra bestyrelsesmødet i BL den 23. september 2014 vedr. Cechodas blev besvaret. e. BL lokalt Direktørmøde den 25. september 2014 Der var ingen spørgsmål til referatet fra mødet. Forhandlingsprotokol nr. 4 side 51

6 Møde i Byudviklingsudvalget den 22. oktober 2014 gav en kort orientering, identisk med det tidligere fremførte vedr. kommunale ældreboliger. Studietur for repræsentanter og suppleanter i 5. kreds den 25. oktober 2014 Der var afbud fra Poul Ankersen og Niels Skov Nielsen deltog. Gav en orientering fra en super god tur som først sluttede omkring kl f. Udvalg Blev behandlet tidligere på mødet. g. Styringsdialogmøde den 2. oktober 2014 Der blev givet en orientering fra mødet ved. Det er primært genopretningsplanerne for vore afdelinger der er uenighed om. Besluttet at direktøren udarbejder forslag til besvarelse af kommunens mail af 28. marts Vil blive rundsendt for kommentarer inden officiel fremsendelse. h. Budgetopfølgning, 2015 Direktøren gav en kort orientering om tilpasningerne. Spørgsmål vedr. kaffe til ejendomsfunktionærer samt spørgsmål til konto 541 vedr. ejendomsfunktionærområdet og øvrige tilskud blev besvaret. i. Projektafdelingen, orientering igangværende projekter Bestyrelsen ønsker en redegørelse vedr. de enkelte projekter 1-2 gange årligt. Direktøren oplyste, at det vil være nødvendigt med en yderligere opnormering. Lønudgiften vil kunne dækkes af byggesagshonorarerne. j. SVAR-møde den 17. september 2014 Tonny Mikkelsen anker over at der overflyttes flere opgaver fra administrationen til ejendomsfunktionærerne. Eksempelvis budgetkontrol, hvert kvartal. k. AARHUSbolig Der blev givet en kort orientering om de nye muligheder ved køb af et boliggarantibevis. l. Vedtægtsændringer, afdeling 50 Beboerhuset Fra organisationsbestyrelsen deltager, Troels Munthe og Lone Terkildsen. Fra administrationen deltager Mette Jørgensen og direktøren. Ad pkt. 6 Næste møde Afholdes onsdag den 26. november 2014 kl Ad pkt. 7 Eventuelt Kapitaltilførsel, afdeling 24 Søndervangen I Direktøren orienterede om konsekvensen af at kommunen har halveret deres andel af kapitaltilførselsbeløbet. Kredsen er inddraget i sagen da den er principiel. Ungeindsats, Rundhøj og fremskudt beskæftigelsesindsats i Viby Syd Notat vedr. tilsagn fra Ministeriet for By, bolig og landdistrikter blev udleveret og kort kommenteret af Jens Møller. Forhandlingsprotokol nr. 4 side 52

7 Pensionistfest 2014 Afholdes den 9. november, hvor der er 40 års jubilæum. Der indkøbes gavekurv til Grethe Staunskjær og til Fritz Johansen. der indkøbes chokolade og 2 fl. vin til de øvrige hjælpere. Gave leveres på afviklingsstedet. Støttemur afdeling 10 Lykkes Holms Allé Er etableret. Gældsrådgivning Avisartikel fremsendt til organisationsbestyrelsen. Forhandlingsprotokol nr. 4 side 53