Til alle tilbudsgivere. Den 8. juni Aarhus Kommune

Transkript

1 Til alle tilbudsgivere Den 8. juni 2011 Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Besvarelse af afklarende spørgsmål udbud på indsamling og transport af dagrenovationslignende affald mv. fra Aarhus Kommunes institutioner - 2 De afklarende spørgsmål, som er indkommet i forbindelse med udbud på indsamling og transport af dagrenovationslignende affald, papir og pap samt sikkerhedsmakulering i Aarhus Kommune, besvares i vedlagte bilag. Vi ser frem til at modtage jeres tilbud, idet vi minder om, at tilbuddet jf. udbudsmaterialet pkt skal være modtaget senest den kl på følgende adresse: Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb, Rådhuset, vær. 116, 8000 Aarhus C, att.: Birgitte Albæk Olesen. Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer M0/2011/00027 Sagsbehandler Birgitte Albæk Olesen Telefon Direkte telefon E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte bo@aarhus.dk I forhold til den efterfølgende proces skal det til orientering nævnes, at følgende datoer forventes at kunne blive aktuelle: Uge 27-33: Gennemgang af tilbuddene Foreløbig accept forventes udsendt i uge 34 Endelig accept forventes efterfølgende udsendt i uge 36 eller umiddelbart efter. Såfremt der efter fristen for spørgsmål indkommer flere spørgsmål til udbuddet vil disse ligeledes blive forsøgt besvaret og lagt på Aarhus Kommunes hjemmeside under udbuddet. Med venlig hilsen Birgitte Albæk Olesen

2 Bilag Svar på afklarende spørgsmål 2 Spørgsmål 1: Kan det bekræftes, at det er den enkelte forvaltning selv, der forestår sletning af data på it-udstyr? Svar: Ansvaret for sletning af data har den enkelte institution eller afdeling. Nogle magistratsafdelinger har en central afdeling, der forestår sletning. Som udgangspunkt er det således den enkelte afdeling, der forestår sletningen, men sletteopgaven kan også overdrages til en leverandør. Sidst nævnte kræver en en specifik aftale om udførelse af opgaven og kvittering for dette som dokumentation. Spørgsmål 2: Såfremt der ikke er slettet data ved afhentning af IT-udstyr hvem forestår da destruktion? Svar: Dette skal aftales med den pågældende institution eller afdeling. Spørgsmål 3: Såfremt renovatør skal forestå sletning af data på it-udstyr, hvorledes gøres udstyret da klar til afhentning? Her tænkes på om det overhovedet vil være muligt at udføre sletning med et sletteprogram. Svar: Renovatøren skal aftale nærmere med bestilleren. Hvis det ikke er muligt at udføre sletning, skal der foretages fysisk destruktion af udstyret. Hvis udstyr indeholder data skal udstyret opbevares aflåst indtil sletning/destruktion er muligt. Spørgsmål 4: Følgende afsnit bedes uddybet hvad der præcist menes med, at containere evt. skal nedgraves. S. 15: På baggrund af arbejdsmiljømæssige hensyn kan der blive tale om nedgravning af store containere på enkelte steder i kommunen Hvorledes skal nedgravede containere tømmes? Svar: Der er tale om, at der på nogle lokationer evt. kan blive behov for at sænke store containere (over 4m 3 ) ca. 30 cm. Det er dog Aarhus Kommunes ansvar, at en sænkning af containeren ikke giver problemer for afhentning for leverandøren. Spørgsmål 5: Side 2 af 12

3 Affaldsafgifter kan udgøre en meget væsentlig del af den samlede pris. Som vi har forstået det, skal alle priser afgives incl. forbrændingsafgift m.v. Århus Kommune bedes derfor uddybe, hvor mange kilo affald, det forventes, at hver enkelt affaldsbeholder/container indeholder. Alternativt foreslås det, at priserne afgives excl. afgift, og at afgifterne pr. kg påføres andetsteds på tilbudslisten. Svar: Priser skal afgives ekskl. behandlingsafgift, da disse blot skal viderefaktureres til Aarhus Kommune til samme gældende pris. Dvs. forbrændingsafgiften skal ikke medregnes i de afgivne priser på tilbudslisterne, men i stedet faktureres efter udførelse jf. den gældende pris på modtageanlæget. Afregningsmetoden er endvidere beskrevet i udbudsmaterialet afsnit Spørgsmål 6: Mængden af brændbart affald, elektronik, it, glas/flasker, jern, lyskilder samt batterier bedes uddybet væsentligt gerne med kiloangivelse, da ovennævnte fraktioner afsættes og afregnes pr. kilo, hvorfor oplysning om volumen ikke vil være tilstrækkelig vejledende i forhold til at afgive den bedste pris for hhv. Århus Kommune og renovatøren. Svar: Det er desværre ikke muligt for Aarhus Kommune at fastsætte nogle præcise mængder på de nævnte affaldstyper, da det er de enkelte institutioner mv. der bestiller disse ydelser, og det har ikke været muligt at indhente statistik på omfanget. Priserne skal afgives ekskl. behandlingsafgifter. Behandlingsafgifter afregnes til Aarhus Kommune efter udførelse til samme gældende priser, som leverandøren betaler. Spørgsmål 7: På tilbudslisten er nævnt, at der skal afgives pris på leje af hængelåse til frontloadere. Må der indsættes andre containere end frontloader containere men med sammen rumfang? Svar: Ja, der må gerne opstilles andre typer containere blot størrelsen er ca. den efterspurgte. Spørgsmål 8: Spørgsmål til udbudsbekendtgørelse: Pkt. I.1 Definer venligst den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem Er dette udbud nyt? Eller har der været tilsvarende udbud før? Side 3 af 12

4 Svar: Dette udbud er et offentligt udbud. Sætningen vedr. konkurrenceprægede dialog er fra standardskrivelsen fra TED / Den Europæiske Unions Tidende. Aarhus Kommune har i dag aftaler på området, der blev udbudt i Spørgsmål 9: Spørgsmål til Udbudsmateriale (Pkt. 3 Procedurer og konkurrencevilkår) Side 9 pkt. 3.4 Udbyders forbehold Der kan forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer m.v. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder o.lign. I henhold til Indledning pkt. 1.1 under eneleverandøraftale og totalleverandøraftale står der, at Aarhus Kommunes institutioner m.v. er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale. Er udbyders forbehold relateret til andet end punkterne i indledningen? Hvis ja, er der planer om at udlicitere eller overdrage nogle at de udbudte opgaver til private virksomheder i kontraktens løbetid? Svar: Aarhus Kommune vil altid være i løbende forandring, hvor nogle institutioner eller afdelinger lukker og andre åbner, områder kan blive udbudt osv. Derfor er forbeholdet med. Men udgangspunktet er, at det ca. antal af materiel mv., der fremgår af tilbudslisterne, vil være gældende for omfanget på aftalerne. Spørgsmål 10: Side 11 pkt. 3.7 Tildelingskriterium Tilbuddet skal afgives., men inkl. eventuelle afgifter herunder miljøafgifter Hvilke afgifter tænkes der på? Svar: Hvis leverandøren normalt fakturerer nogle miljøafgifter eller lignende fx for kørsel i Aarhus midtby, skal de være inklusiv i de afgivne priser. Leverandøren kan således ikke opkræve yderligere afgifter. Spørgsmål 11: (Pkt. 4 Kravsspecifikation) Side 12 pkt Omfang Side 4 af 12

5 Vedr. Delaftale 1: Er det muligt at få en opgørelse af de forskellige mængder der skal indsamles, henholdsvis i hvilket materiel de forskellige fraktioner findes i? Dette fremgår ikke af tilbudslisten! Det er væsentligt for at kunne give den rigtige pris. Svar: På tilbudslisterne er der angivet hvilke størrelser af materiel, der efterspørges, antal tømninger samt antal. Dette er anført på baggrund af det nuværende opstillede materiel og aftaler på tømningsfrekvenser. Dette viser ca. omfanget på aftalerne og bør være retningsgivende for mængderne, så tilbudsgivere kan angive priser på ydelserne. På bilag 1a er det første skema for dagrenovationslignende affald, det andet skema for andre typer affald, der tømmes efter behov. Spørgsmål 12: Vedr. Delaftale 2: Er papir og pap blandet sammen i det materiel der står ude hos institutionerne? Svar: Ja, papir og pap er i dag blandet sammen på de fleste institutioner i Aarhus Kommune. Der kan dog være enkelte større lokationer, der opdeler i papir og pap. Spørgsmål 13: Side 13 pkt Arbejdets udførelse 4. sidste afsnit: Indsamling af affald samt papir og pap kan også ønskes som afhentning efter behov for nogle typer af opsamlingsmateriel Venligst oplys hvilke størrelser der er tale om. Svar: Det vil primært være 4 m 3 containere, som angivet på tilbudslisten bilag 1b. Spørgsmål 14: 3. sidste afsnit: Oplys hvilke opsamlingsmateriel der her henvises til. Kan entreprenør eventuelt risikere at skulle hente 1 x 660 ltr beholder med haveaffald alene? Hvor mange steder indsamles der haveaffald, og i hvilket opsamlingsmateriel? Er der adresser hvor bortkørsel af haveaffald sker med kran/grab? Svar: Det fremgår af tilbudslisten bilag 1a, hvilket opsamlingsmateriel, der efterspørges til IT-udstyr, glas, plast mv. Ja, leverandøren kan risikere at skulle afhente blot 1 x haveaffald, hvis der på det givne tidspunkt kun bestilles dette ene sted. Afhent- Side 5 af 12

6 ning med kran/grab er ikke omfattet af udbuddet og er ikke et krav, men kan evt. blive forespurgt nogle steder. Spørgsmål 15: Sidste afsnit: Bestillinger skal ske senest 3 arbejdsdage efter bestilling! I Vision for indkøb i Aarhus Kommune står der; Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer Ved så kortfristet bestillingstid, kan det ikke undgås andet end at økonomien ikke bliver rentabel, idet vi kan risikere at skulle afhente en fraktion senest onsdag i forhold til bestillingstidspunkt og igen torsdag, hvor vi i forvejen er ude og indsamle netop den fraktion. Dette vil skade miljøet med forøget udledning af emissioner fra udstødning og dermed belaste det overordnede miljø og økonomi for Aarhus og entreprenør. Kan teksten ændres til Bestillinger skal ske senest 5 arbejdsdage efter bestilling?, idet ugetømning for den pågældende fraktion alligevel vil skulle tømmes i denne periode. Svar: Aarhus Kommune fastholder kravet om afhentningen senest 3 arbejdsdage efter bestilling medmindre andet aftales med bestilleren. Det forventes dog, at disse afhentninger efter bestilling vil forekomme i begrænset omfang. Spørgsmål 16: Side 15 pkt Materiel Containere > 4 m3: 3. afsnit Hvilken fraktion er der tale om ved nedgravede containere? Og hvilket materiel vil forsvinde hvis nedgravede containere etableres? Svar: Det kan være både til dagrenovationslignende affald og papir og pap. Se endvidere svar på spørgsmål 4. Spørgsmål 17: Venligst bekræft at materiellet må være brugt, velvedligeholdt og i orden. Svar: Ja, udstyret må gerne være brugt. Se beskrivelse af krav til materiellet i udbudsmaterialets afsnit Side 6 af 12

7 Spørgsmål 18: Hvordan tømmes de store containere i dag? Komprimatorbil eller frontloader? Svar: Containerne tømmes i dag med komprimatorbil. Spørgsmål 19: Side 15 pkt Implementering af aftalen Side 16 pkt Levrandørens personale Venligst præciser hvad fagligt kvalificerede medarbejdere, der er uddannet efter gældende krav og love indeholder. Svar: Medarbejderne skal have de fornødne kompetencer, førerbevis mv. for at udføre arbejdet. Spørgsmål 20: Side 16 pkt Modtageanlæg Andre fraktioner end dagrenovationslignende affald og papir og pap samt sikkerhedsmakulering: Hvor skal de leveres til? Svar: Andet affald omfattet af udbuddet skal leveres til et godkendt modtageanlæg. Spørgsmål 21: Side 16 pkt Afregningsgrundlag for indsamlede mænder For alle 3 delaftaler: Priserne skal være inkl. alle. samt øvrige administrative udgifter og afgifter: Bedes venligst præciseret. Svar: Aarhus Kommune betaler ikke fakturagebyr og alle leverandørens udgifter skal således være indregnet i de afgivne priser, bortset fra behandlings- eller afregningsprisen pr. kg. Spørgsmål 22: Delaftale 1: Endvidere afregnes kg-prisen på affaldet jf. gældende behandlingspris på forbrændingsanlægget. Er dette en fejl? Bilag 1a har ingen kg-pris kolonne, og bør vel også afregnes direkte med Aarhus Kommune? Svar: Se svar på spørgsmål 5. Kg-prisen skal ikke angives, men blot faktureres institutionerne til den gældende pris hos modtageanlægget på det givne tidspunkt. Spørgsmål 23: Side 7 af 12

8 Samme spørgsmål gælder for andet affald (glas, elektronik. Jern m.v.) Svar: Se svar på spørgsmål 5. Kg-prisen skal ikke angives, men blot faktureres til institutionerne til den gældende pris på modtageanlægget ved udførelse. Spørgsmål 24: Delaftale 2: Endvidere afregnes kg-prisen på papir- og papaffald jf. gældende behandlingspris på forbrændingsanlægget. Er dette en fejl? Bilag 1b har ingen kg-pris kolonne, og bør vel også afregnes direkte med Aarhus Kommune. Svar: Svaret er tilsvarende ovenstående, dvs. der skal ikke angives kg-priser, da dette afregnes med den enkelte institution til gældende afregningspris på modtageanlægget. Spørgsmål 25: Samme spørgsmål gælder Alternativt Svar: Svaret er tilsvarende ovenstående. Alternativt er når der bestilles ekstra tømninger efter behov. Spørgsmål 26: Delaftale 3: Indsamling og transport af papir til sikkerhedsmakulering afregnes pr afhentning, Der er ikke angivet pris pr. tømning i Bilag 1c. Er det en fejl? Svar: Ja, der skal indsættes en kolonne i bilag 1c med pris pr. tømning. Bilag 1 er uploadet på hjemmesiden igen med denne rettelse i bilag 1c. Spørgsmål 27: makulering pr. kg, afregninngsprisen pr. kg Der er kun angivet Pris pr. kg ved tømning (Kolonne F). Venligst præciser. Svar: Afregningspris skal blot afregnes ved udførelse og skal ikke angives på tilbudslisterne. Spørgsmål 28: Spørgsmål til kontrakt Side 22 pkt. 8 Prisregulering Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling bedes overveje at følge prisreguleringerne i omkostningsindekset for dagrenovation med 4 Side 8 af 12

9 årlige reguleringer, med første regulering med udgangspunkt i indekset for 3. kvartal Svar: Aarhus Kommune fastholder kravet om mulighed for en årlig regulering af priserne. Spørgsmål 29 Side 23 pkt. 10 Betalingsbetingelser Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling bedes overveje at ændre betalingsbetingelserne til Løbende måned + 30 dage fra faktura dato. Svar: Aarhus Kommune fastholder betalingsbetingelserne med 30 dage fra fakturadato. Spørgsmål 30: Side 25 pkt. 19 Bod Bodsbeløb er helt ude af proportioner i forhold til tømmepriser. Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling opfordres til nedsætte beløbet pr. tilfælde! Svar: Aarhus Kommune retter bodsbeløbet i kontrakten til kr. 500,-. Spørgsmål 31: Side 14 pkt Arbejdets udførelse IT-udstyr: Se venligst spørgsmål under IT-sikkerhed efterfølgende. Spørgsmål til IT-sikkerhedspolitik Bilag 7 Side 3 og 4 og side 14 i udbudsbetingelser Bortskaffelse af medier Hvem har absvaret for at data er slettede/destruerede ved normal afhentning i en institution. Er det institutionen eller leverandøren (indsamlingsentreprenøren) der skal sørge for dette? Hvordan ved man om det IT udstyr der skal afhentes har fået slettet/desturet sine data? Hvordan foregår sletning/destruktion af data i dag? Svar: Se svar på spørgsmål 1-3. Som udgangspunkt sørger institutionen eller afdelingen selv for sletningen. Sletningen foregår som oftest elektronisk på mediet. Ellers ved fysisk destruktion. Spørgsmål 32: Tilbudslister Side 9 af 12

10 Bilag 1a: Delaftale 1 Dagrenovationslignende affald og storskrald Leje af containere: Pkt. b) (forneden på siden) omtaler leje af det opsamlingsmateriel der skal anvendes jf. bilag 2a-2i. Venligst uddyb, da man ikke umidelbart kan finde 2a 2i. Svar: Denne information er en fejl. Der skal ses bort fra henvisning til bilag 2a-i og blot anvendes oplysninger vedr. omfang jf. tilbudslisten. Spørgsmål 33: Bekræft venligst, at alle beholdertyper, også 190, 240, 370, 660 og 800 liters tømningspriser skal være inkl. leje af beholder.(jf. pkt Materiel), og at tømningspris inkl.lejepris indsættes i Kolonne D Svar: Ja, det bekræftes, at tømningspriser skal være inkl. leje af beholderne, når der er faste tømningsfrekvenser på udstyret. Spørgsmål 34: Venligst specificer Kolonne A så det fremgår hvilken fraktion opsamlingsmateriellet vedrører. Svar: Det første skema er vedr. dagrenovationslignende affald. Det andet skema viser andre affaldstyper. Spørgsmål 35: Er det opsamlingsmateriel Som er angivet på side 2 Tillægsydelser ikke inkluderet i materiellet på side 1, siden man ønsker lejeprisen separat på denne side? Svar: Nej, i det andet skema under Tillægsydelser er angivet nogle affaldstyper og tømningsmateriel, der opstilles på lokationerne og tømmes efter behov. Spørgsmål 36: Venligst beskriv materiellet til haveaffald 2 m3, elektronik og IT, 1,5 m3 samt lyskilder/batterier, 50 liter. Svar: Materiellet skal blot være egnet til affaldstypen og være den angivne størrelse. Spørgsmål 37: Den anførte 20 m3 container, er det en åben eller lukket container, eller komprimator? Og hvad er indholdet i den? Side 10 af 12

11 Svar: Det er en lukket container og det er dagrenovationslignende affald. Spørgsmål 38: Priser på leje af hængelåse; 660 liter behøver kun 1 hængelås, 4, 6, 8 m3 containere med sideindkast skal hver bruge 3 låse. Skal pris for 4-20 m3 være stykpris pr. lås? Eller pr. container? Svar: Der skal blot angives stk.-priser på låse og nøgler. Spørgsmål 39: Bilag 1b: Delaftale 2 Papir- og papaffald Leje af containere: Pkt. b) (forneden på siden) omtaler leje af det opsamlingsmateriel der skal anvendes jf. bilag 3a-3i. Venligst uddyb, da man ikke umidelbart kan finde 3a 3i Svar: Denne information er en fejl. Der skal ses bort fra henvisningen til bilag 3a-i og blot anvendes oplysninger vedr. omfang jf. tilbudslisten. Spørgsmål 40: Bekræft venligst, at alle beholdertyper, også 240, 370, 660, 800 og liters tømningspriser skal være inkl. leje af beholder.(jf. pkt Materiel), og at tømningspris inkl.lejepris indsættes i Kolonne D Svar: Ja, tilsvarende svar på spørgsmål 33. Af materiel med faste tømningsfrekvenser betales ikke leje, da dette skal være inkl. i tømningsafgiften. Spørgsmål 41: Venligst specificer Kolonne A så det fremgår hvilken fraktion opsamlingsmateriellet vedrører. Svar: Alt på bilag 1b vedrører papir og pap. Spørgsmål 42: Bilag 1c: Delaftale 3 Papir til sikkerhedsmakulering Indsamling og transport af papir til sikkerhedsmakulering afregnes pr afhentning, Der er ikke angivet pris pr. tømning i Bilag 1c. Er det en fejl? Side 11 af 12

12 Svar: Se svar på spørgsmål 26. Spørgsmål 43: makulering pr. kg, afregninngsprisen pr. kg Der er kun angivet Pris pr. kg ved tømning (Kolonne F). Venligst præciser. Svar: se svar på spørgsmål 27. Spørgsmål 44: Leje af containere: Pkt. a) omtaler leje af det opsamlingsmateriel der skal anvendes jf. bilag 4. Venligst uddyb, da bilag 4 er en Tro- og lover erklæring. Svar: Denne information er en fejl. Der skal ses bort fra henvisningen til bilag 4 og blot anvendes oplysninger vedr. omfang jf. tilbudslisten. Side 12 af 12