Tilbudsindhentning. Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på:

Transkript

1 Tilbudsindhentning Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på: Hovedentreprise vedr. etablering af et underjordisk dige om søerne i Sybergland, Kerteminde Kommune Miljø- og Kulturforvaltningen Plan og Byg Den 4/

2 Indhold 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Forbehold fra udbyder Tildelingskriterium Anvendelse af AB Vedrørende udbuddet Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Besigtigelse Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning og vurdering af tilbud Meddelelse om vinder af udbuddet Vedståelsesfrist for tilbud Konsortier Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Vurdering af tilbud og kontraktindgåelse Forventet tidsplan Afleveringsforretning og afregning

3 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører: Udførelse af hovedentreprise vedr. etablering af et underjordisk dige om søerne i Sybergland for udbyder: Kerteminde Kommune Erhvervsafdelingen Plan og Byg // Att. Ninna Kruse Larsen Rådhuset 5300 Kerteminde Tilbudsgiver skal afgive tilbud på den samlede hovedentreprise. Udbudsmaterialet er kun tilgængeligt digitalt, og spørgsmål og svar på spørgsmål offentliggøres løbende på Kerteminde Kommunes hjemmeside på adressen: Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig opdateret med de spørgsmål og svar, som bliver offentliggjort. Udbudsmaterialet består af: Generelle udbudsbetingelser Bilag 1: Henvisning til betingelser i AB92 Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Anvisning af Tilkørsel og arbejdsplads. Bilag 4: Tegning vedr. principiel placering af underjordisk dige. Bilag 5: Tilbudsliste Bilag 6: Tro og Love erklæring vedr. forfalden ubetalt gæld til det offentlige Bilag 7: Spørgsmål/svar skabelon I kravspecifikationen jf. bilag 2, fremgår en række krav. Tilbuddet skal som minimum opfylde disse krav. I modsat fald vil tilbuddet ikke kunne indgå i den endelige evaluering. 3

4 1.2. Forbehold fra udbyder. Udbyder forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud efter endt vurdering Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er laveste pris i forhold til hele hovedentreprisen Anvendelse af AB92 AB92 skal finde anvendelse. 2. Vedrørende udbuddet Udbudsform Det aktuelle udbud sker i henhold til Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) LBK nr af 7/ med ændringer, Lov nr. 618 af 14/ og nr af 18/ Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes som beskrevet i pkt. 2.7 Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen i udbudsbetingelserne følges. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger, der lovligt kan indhentes i overensstemmelse med udbudsreglerne. Vedlagte tilbudsliste Bilag 5 SKAL benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbudsgiver bedes foruden den efterspurgte tekst, udfylde data i de hvide felter i tabellerne Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 4

5 2.4. Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale Besigtigelse Besigtigelse af området vil finde sted: Onsdag, den 23. september 2015 kl Mødested v. Sybergland: Gedskovvej v. bommen ind til grusvejen Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedr. udbuddet skal fremsendes digitalt til følgende e- mailadresse: med emnet: Spørgsmål Tilbudsindhentning vedr. underjordisk dige. Spørgsmål skal være fremsendt til ovenstående adresse senest: Onsdag, den 30. september 2015 kl Spørgsmål der fremsendes efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på udbyders hjemmeside på adressen: OBS: Spørgsmål besvares fra den 24. september Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig opdateret med de spørgsmål og svar, som bliver offentliggjort Tilbudsfrist. Tilbuddet skal affattes på dansk og afleveres til: Kerteminde Kommune Erhvervsafdelingen Plan og Byg // Att. Ninna Kruse Larsen Rådhuset 5300 Kerteminde Senest: Torsdag, den 8. oktober 2015 kl

6 I emnefeltet skal anføres: Tilbud på Hovedentreprise vedr. etablering af et underjordisk dige i Sybergland, Må ikke åbnes i postomdelingen. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Evt. personlig overbringelse af tilbud skal ske på ovennævnte adresse. Tilbudsgiver skal selv medbringe kvittering til underskrift, hvis der ønskes kvittering i forbindelse med aflevering af tilbud. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i et papir-eksemplar. Bemærk, at tilbuddet skal indeholde tilbud med de efterspurgte priser. Efter modtagelsen af tilbud, vil alle afsendere modtage en kvittering for aflevering. Såfremt et tilbud ikke bliver fremsendt som beskrevet ovenfor, vil Kerteminde Kommune ikke tage tilbuddet i betragtning Åbning og vurdering af tilbud. Tilbud vil blive åbnet samlet efter tilbudsfristens udløb. Vurdering af de indkomne tilbud: - Tilbud der ikke overholder de opstillede krav kasseres. - Forbehold og tilføjelser skal være gennemgået og prissat. - Tilbuddene vurderes ud fra de opstillede tildelingskriterier 2.9. Meddelelse om vinder af udbuddet. Efter behandling af de indkomne tilbud, se afsnit 9 vedr. tidsplan, vil meddelelse om evt. tildeling af opgaven blive udsendt pr. mail til alle tilbudsgivere Vedståelsesfrist for tilbud. Tilbuddet skal være gældende i 6 mdr. fra tilbudsfristens udløb. 3. Konsortier. Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning overfor de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 6

7 Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets udvælgelseskriterier, gives for hver deltager i konsortiet. 4. Tilbudsgivers forbehold. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forholdet prissat, idet omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet vil blive afvist. Faglige forbehold, såsom branche-standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 5. Udvælgelseskriterier. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Personlige forhold: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på mere end kr. (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) jf. Bilag Tildelingskriterium. Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris for hele hovedentreprisen. Tilbuddet skal afgives i danske kr., ekskl. moms, inkl. alle øvrige afgifter m.v. 7. Tilbudsdisposition. 7

8 Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen SKAL tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Vedlagte materiale skal som minimum fremsendes i forbindelse med afgivelse af tilbud: Bilag 5: Tilbudsliste i udfyldt og underskrevet stand Væsentlige punkter: o Angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR.nr. og kontaktperson (herunder adresse og tlf.nr.) o Underskrift på tilbuddet o Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. o Udfyldelse af skema vedr. Arbejdets betegnelse og art samt pris. Alle hvide felter skal udfyldes. o Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontrakten. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 4: Tilbudsgivers forbehold. o Forslag til tidsplan. Bilag 6: Tro og love erklæring i udfyldt og underskrevet stand 8. Vurdering af tilbud og kontraktindgåelse. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: Udvælgelseskriterier. I første omgang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 5: Udvælgelseskriterier. Mindstekrav. I anden omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. Beslutning om kontrakt og Tildeling af kontrakt. 8

9 I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det: a. Om der skal indgås kontrakt kræver en politisk godkendelse. b. Såfremt a. godkendes, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium. Når afgørelsen foreligger, vil alle tilbudsgivere blive underrettet via mail om tildelingsbeslutningen. Da der efter kontraktindgåelse, ønskes levering hurtigst muligt, vil ordre blive placeret umiddelbart efter underretningen om tildelingsbeslutningen. Forbehold fra udbyder. Udbyder forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud. 9. Forventet tidsplan Aktivitet Dato/uge Klokkeslet Sted Offentliggørelse af udbud på Kerteminde Kommunes hjemmeside. 4. sept 2015 Besigtigelse. 23. sept 2015 Kl Sybergland Sidste frist for modtagelse af spørgsmål. Sidste frist for modtagelse af tilbud. Beslutning om der skal indgås kontrakt. Såfremt der tages beslutning om indgåelse af kontrakt vil vinder af udbuddet få besked via mail. Når afgørelsen foreligger, vil alle tilbudsgivere blive underrettet via mail om tildelingsbeslutningen. Der vil endvidere ske offentliggørelse på kommunens hjemmeside. Kontraktforhandlinger med evt. vinder af udbuddet bliver indledt. Da der efter kontraktindgåelse, ønskes levering hurtigst muligt, vil 30. sept 2015 Kl okt 2015 Kl Uge Uge 49 Uge 49 Uge 50 Politisk behandling 9

10 ordre blive placeret umiddelbart efter underretningen om tildelingsbeslutningen. 10. Afleveringsforretning og afregning. Såfremt der indgås kontrakt, skal der ved hovedentreprisens afslutning udarbejdes dokumentation for afleveringsforretning, Skema hertil udarbejdes af udbyder og skal underskrives af leverandør, når udbyder har godkendt færdiggørelse af hovedentreprisen. Leverandør skal udarbejde og underskrive dokumentation for hovedentreprisen som anført i udbudsmaterialet. Afregning vedr. hele hovedentreprisen vil finde sted, når ovenstående dokumentation foreligger i underskrevet stand. Vi ser frem til at modtage jeres tilbud. 10