Udbudsbrev. Udbud på Vintertjenester 2014 Fredericia Kommune. Offentligt udbud. Juni 2014

Transkript

1 Udbud på Vintertjenester til Fredericia kommune Offentligt udbud Juni 2014 Tovholder for udbuddet: Fredericia Kommune: Att.: Malene Frederiksen Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark 0

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1. Ordregiver De udbudte ydelser Specifikation af de udbudte entrepriser Udbudsmaterialet og kontraktgrundlaget Regler for udbudsprocessen Krav til og præmisser for tilbudsgivningen Modtagelse af tilbud Underleverandører Konsortium Ikke mulighed for forhandling Ejendomsret til tilbuddene Tilbudsgiver Spørgsmål til udbudsmaterialet Alternative tilbud Kontrolbud Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsafgivelse Tilbudsbehandling- og vurdering Formkrav til tilbudsmaterialet Kontraktindgåelse og efterfølgende information Tidsplan for udbuddet Tilbudsfrist og -adresse Udformning af tilbud

3 1. Ordregiver Ordregiver for nærværende udbud er Fredericia kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia. 2. De udbudte ydelser Udbuddet vedrører kontrakter om udførelse af dele af vintertjenesten i Fredericia Kommune for i vintrene 2014/ /2016, 2016/2017 og 2017/2018. Kontraktstart den 1. oktober 2014 Der vil være option på forlængelse i op til yderligere 1 sæson, på uændret vilkår. En sådan forlængelse vil blive besluttet senest 1. maj året før udløb af kontrakten Udbuddet omfatter 8 entrepriser på snerydning og glatførebekæmpelse fordelt på Ca. 31 km klasse 1-veje Ca. 80 km klasse 2-veje Ca. 64 km klasse 3-veje Ca. 35 km sti og grundejerruter Ekstra disponibel snerydning med traktor. Vintertjenesten ledes og koordineres af ordregiver, der er: Fredericia Kommune Vej & Park - Drift Industrivej Fredericia Nedenfor er angivet de ruter som de udbudte ydelser omfatter. Hver rute udgør en entreprise. Ruternes beliggenhed er anført på et oversigtskort for hver enkelt rute/distrikt. 3. Specifikation af de udbudte entrepriser Arbejdet udbydes i følgende entrepriser: Kørebaner - Saltning, snerydning og kombikørsel med lastbiler 3 entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner (Tilbudslisterne entreprise 1 og 2, omfattende rute 1, rute 3, rute 4) Stilleplads: Industrivej 8. Hver entreprise omfatter: 1 eller 2 lastbiler. Entreprise omfattende rute 1 Klasse 1 veje: 1 stk. rute med en lastbil til glatførebekæmpelse med ladspredere og snerydning på kørebaner m.v. Ved hårdt vejr skal der kunne stilles med 2 lastbiler. Ved almindeligt vintervejr stilles der med en lastbil og afregnes herfra. Det er ordregiver der definerer hvornår det er at betegne som hårdt vintervejr. Entreprise omfattende rute 3 og rute 4 Klasse 2 og 3 veje: Hver rute: 1 stk. rute med 1 lastbil til glatførebekæmpelse med ladspredere og snerydning med sneplov på kørebaner m.v. Entrepriser omfattende rute; 9, 10, 11, og 18 Cykelstier eller grundejerpligter: Hver rute: 1 stk. rute med 1 traktor eller redskabsbærer til snerydning og glatførebekæmpelse med sneplov eller saltning med kost foran. 2

4 Cykelstier - Saltning, rydning og kombikørsel med traktor eller redskabsbærer 3 entrepriser til saltning, rydning på cykelstier (Tilbudsliste rute 9, 10 og 11) Stilleplads: Industrivej 8 Hver entreprise omfatter: 1 traktor eller redskabsbærer med fejekost og sneplov Cykelstier med grundejerforpligtelser - Saltning med traktor eller redskabsbærer 1 entrepriser til saltning, rydning og kombikørsel på cykelstier og/eller grundejerforpligtelser (Tilbudslisterne Rute 18) Stilleplads: Industrivej 8 Hver entreprise omfatter: 1 traktor eller redskabsbærer med fejekost og sneplov Entreprise omfattende disponibel rute Kørebaner - Snerydning med traktorer på timebasis 1 entreprise til snerydning på kørebaner ved ekstra hårdt vintervejr. Tilbudslisterne Rute 19 Stilleplads: Industrivej 8. 1 traktor med sneplov 4. Udbudsmaterialet og kontraktgrundlaget Det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag danner grundlag for tilbudsgivningen samt den/de efterfølgende kontrakt(er). 5. Regler for udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i EU direktiv nr. 2004/18 af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåder ved indgåelse af bl.a. offentlige tjenesteydelseskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle interesserede virksomheder kan rekvirere udbudsmaterialet. Udbuddet er offentliggjort i Supplement S til EU Tidende (TED databasen) samt på Fredericia Kommunes hjemmeside 6. Krav til og præmisser for tilbudsgivningen 6.1. Sprog Tilbuddet, inklusive evt. bilag, skal være på dansk Konditionsmæssighed og tilbudsgivers forbehold Tilbud, der indeholder forbehold eller i øvrigt ikke opfylder de i udbudsmaterialet opstillede specifikationer og krav, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Ordregiver accepterer ikke forbehold fra tilbudsgivers side. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Ordregivers forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan 3

5 ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. Der tages ligeledes forbehold for at de udbudte ruter kan optimeres, ændres og nedlægges, i kontraktsperioden. 7. Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbuddene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan, efter udløbet af tilbudsfristen, rekvirere en fortegnelse over hvem der rettidigt har afgivet tilbud. 8. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører, som Fredericia Kommune skal kontrahere direkte med, uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte ydelser baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for ydelsens endelige tilstand, og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 9. Konsortium Såfremt anmodning afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæftelse overfor Fredericia Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Fredericia Kommune med bindende virkning kan føre drøftelser samt indgå aftaler med. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 16 Udvælgelseskriterier som minimum gives for den virksomhed der er udpeget som befuldmægtiget. De øvrige deltagende virksomheder i konsortiet skal vedlægge dokumentation og underskrift for opfyldelse af udelukkelseskriterierne (jf. afsnit 16): Bilag 2 (a), se tilbudsliste: Udfyldt Tro - og Love erklæring. Bilag 2 (b), se tilbudsliste: Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Bilag 2 (c), se tilbudsliste: Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Såfremt der indgås aftale med et konsortium, skal de deltagende virksomheder i forbindelse med kontraktindgåelse underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse. 4

6 10. Ikke mulighed for forhandling Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke kan forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiver til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 11. Ejendomsret til tilbuddene Det fremsendte tilbud, inklusive evt. bilag og anden dokumentation, betragtes som Fredericia Kommunes ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved evt. kontraktindgåelse er kommunen uvedkommende. 12. Tilbudsgiver Det er den virksomhed, som afgiver tilbuddet, der vil være den juridisk ansvarlige virksomhed, uanset om der anvendes underleverandører til opgaven, og som herefter benævnes tilbudsgiver og som i givet fald vil være Fredericia Kommunes kontraktpart. 13. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Malene Frederiksen, på [email protected], med emnet: Spørgsmål vintertjenester Senest den 06. august 2014 Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, bliver uploaded på nedenstående link: Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristen udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 5

7 Der vil blive afholdt spørgemøde den 4. juli 2014 kl på følgende adresse: Fredericia Rådhus, Gothersgade 20, lokale 620, 7000 Fredericia. Bekræft venligst antallet af deltagere senest 3. juli 2014 til mail; 14 Alternative tilbud Ordregiver modtager ikke alternative tilbud. 15. Kontrolbud Kommunen vil ikke afgive kontrolbud på udbudte ruter. 16. Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne udvælgelsesskriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet jf. punkt 9. Er der angivet underleverandører i tilbuddet, skal Tilbudsgiver indestå for, at disse ligeledes opfylder udvælgelsesskriterierne, men dokumentation herfor skal modsat konsortier ikke vedlægges tilbuddet. Ved Tilbud skal følgende vedlægges: De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Bilag 2(a), se tilbudslisten: Underskrevet tro - og love erklæring. Bilag 2(b), se tilbudslisten: Underskrevet erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Bilag 2(c), se tilbudslisten: Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Teknisk kapacitet: at anfører Færdselsstyrelsens ID-nummer samt antal Tilladelser til godskørsel på oplysningsbilag for hvert materiel (se tilbudslisten, bilag 3. Dette gælder alene for entrepriser omfattende lastvogne til saltspredning). ID-nummeret skal anføres for såvel hovedentreprenør som evt. underentreprenører. Dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel) (se tilbudslisten, bilag 3 og bilag 4), herunder om lastbil/traktor/redskabsbærer. 6

8 Tilbudsgiver skal angive i tilbuddet, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedr. beskyttelse af arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dette betyder at Tilbudsgiver skal tilkendegive, at gældende love og regler på områderne overholdes. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. Udbyder forbeholder sig dog ret til anvendelse af implementeringsbekendtgørelsen, såfremt et tilbud ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet. 17. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive indgået med den Tilbudsgiver, der har afgivet den samlet laveste pris pr. entreprise/rute: Udkald/kørsel pr. gang jf. oplysninger på bilag 1 tilbudsliste samt kort. Timepriser herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Timepris - snerydning - Timepris glatførebekæmpelse - Timepris - vente-/ledigtid 18. Tilbudsafgivelse Der kan afgives tilbud på én eller flere af nedenstående entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes og udfyldes. Tilbudsgiver skal kun afgive tilbud på de entrepriser/ruter han ønsker overdraget og har kapacitet til. Det forudsættes, at tilbudsgiverne forinden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene for arbejdets udførelse. Evt. besigtigelse af ruter forinden tilbudsafgivelse er tilbudsgivers eget ansvar. 19. Tilbudsbehandling- og vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er dels en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed (overholdelse af formalia, herunder opfyldelse af krav til tilbudsindhold) og dels en vurdering af tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger jf. punkt 16 (udvælgelseskriterier). 7

9 Tilbudsgivere hvis tilbud er konditionsmæssige og som bedømmes som egnede ud fra de afgivne oplysninger, vil herefter indgå i fase 2. I fase 2 vil tilbuddene alene blive vurderet ud fra det i punkt 17, angivne tildelingskriterium, som er laveste pris. 20. Formkrav til tilbudsmaterialet Tilbuddet skal afgives i et underskrevet stand i 1 papirformat og i en elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Ved tilbudafgivelsen bør tilbudsdispositionen i afsnit 24 følges. Det er vigtigt at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Manglende besvarelse heraf gør tilbuddet ikke-konditionsmæssigt. 21. Kontraktindgåelse og efterfølgende information Umiddelbart efter Fredericia Kommunes beslutning om valg af leverandører til de respektive udbudte entrepriser, vil alle tilbudsgivere modtage skriftlig meddelelse pr. om resultatet af tilbudsvurderingen. Kontrakterne med de valgte leverandører vil blive indgået efter udløbet af en stand still periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra datoen efter forannævnte meddelelse. Grundlaget for de respektive entreprisekontrakter vil være det med udbudsmaterialet vedlagte kontraktudkast. Fredericia kommune anser ikke udbuddet for afsluttet før end samtlige kontrakter er underskrevne af parterne. 22. Tidsplan for udbuddet Udbudsrunde/annoncering: 24/06-11/ Spørgemøde: 04/ Sidste frist for besvarelse af spørgsmål: 06/ Tilbudsfrist: 11/ Tilbuds evaluering: uge 33 Forventet kontraktunderskrivelse: Uge 36 Kontraktstart: 01/ Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver til minimum den 15. April Tilbudsfrist og -adresse Tilbud fremsendes eller afleveres til Fredericia Kommune, senest den 11. august 2014, kl med emnet: Tilbud Vintertjeneste , på følgende adresse: Fredericia Kommune 8

10 Udbud og Indkøb Gothersgade 20, lokale 617 Att.: Malene Frederiksen 24. Udformning af tilbud Disponering af tilbud: Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Alle bilag findes i tilbudslisten. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal jf. pkt. 9 fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbud skal udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. 9