Bestyrelsesseminar Asserbo Golf Club november 2009

Transkript

1 Deltagere : Gerd Stafanger, Per Knudsen, Jakob Løkke, Jakob Skriver, Sv. Aage Andersen, William Grahn, Christian Pein og Klubchef Arne K Larsen Afbud : Michael Tvede (syg) Gæst : Michael Kirk-Jensen, virksomhedskonsulent Vedhæftet : Program for bestyrelsesseminaret Jakob Skrivers strategioplæg Formanden bød velkommen til seminaret og tilkendegav sine forventninger om at dette seminar 2009, skulle resultere i langsigtede og visionære planer for klubbens fremtid. Michael Kirk-Jensen (virksomhedskonsulent) blev præsenteret for forsamlingen. Han havde sagt ja til at overhøre præsentationen af vort strategioplæg, og herefter komme med sine kommentarer hertil. Jakob Skriver fremlagde på levende vis sit oplæg til strategiplanen for AGC. Af nøgleord kan nævnes, at vi skal have fokus på identitet profil image at vi er tro mod det vi har i klubben at vi har respekt for det vi har i klubben Michael Kirk-Jensen tilføjede, at bestyrelsen skal have modet til at træffe de beslutninger, den er valgt til for at gennemføre den planlagte vision og strategi. Der skal opsættes klare mål, som skal nedbrydes i handlingsplaner for de enkelte områder. WG bekræftede, at bestyrelsen er enig heri. JAS forklarede at en stærk kommunikationsstrategi er vejen til at fastholde og tiltrække medlemmer såvel som gæster og sponsorer, Målene skal defineres klart, og der skal kommunikeres effektivt til målgrupperne. Vor kommunikationsstrategi skal henvende sig til: familier gæstespillere potentielle sponsorer lokalsamfundet (imagevedligehold). Det blev vedtaget, at AGC s vision er: Vi vil være nordsjællands bedste golfklub for hele familien også om 20 år. Det blev vedtaget at AGC s mission er: Vi giver medlemmer og gæster en ægte sportslig og social oplevelse, gennem klubbens smukke bane, det aktive klubliv, den charmerende atmosfære og vort traditionsrige klubhus. 1

2 Det blev vedtaget, at værdierne: Aktiv ægte (Gæstfri) Charmerende skal være de værdier, AGC vil kendes på, og som skal gennemsyre vor daglige service og kommunikation internt såvel som eksternt Det blev vedtaget at den fremtidige strategi er baseret på at: Asserbo Golf Club skal fortsat være en medlemsejet og uafhængig golfklub. Michael Kirk-Jensen kunne efter gennemgangen konkludere, at oplægget var stærkt og ganske imponerende. markedsføringsaktiviteterne var oplagte og processen hermed var fint udarbejdet der var god dynamik i oplægget disse tiltag skaber mulighed for en sund og velkontrolleret udvikling af AGC. For at sikre en effektiv gennemførelse kræver det bannerførere (Arne). Der skal engagement til at drive strategien og implementere vision og mission. Siden AGC på den kommende generalforsamling står overfor nyvalg til bestyrelsen, kunne der her sættes ind ved at stræbe efter en personsammensætning i bestyrelsen, der matcher strategioplæggets ambitioner. AGC organisation: Bestyrelsen vedtog at ændre organisationen i AGC med henblik på at effektivisere driften og styrke klubbens serviceniveau. Det er Klubchefens opgave at lede områderne Drift & Service under rammerne af det budget Bestyrelsen fremlægger på Generalforsamlingen. Klubchefen skal månedligt rapportere resultater for de opsatte hovedmål, til bestyrelsen. Væsentlige budgetafvigelser skal forelægges Bestyrelsen til godkendelse Husudvalget og IT udvalget blev nedlagt. Klubchefen overtager disse områder under Drift og Service og trækker i nødvendigt omfang på frivillige med sagskompetencer. I.f.m. ansættelsen af den kommende Klubpro blev det vedtaget at AGC så snart det er muligt, sammenlægger Sport Drift Service i en fælles funktion i Shop-bygningen med one point of entry for klubbens medlemmer og gæster. Den nye Klubpro skal fremover lede klubbens overordnede Sportsudvalg (paraply for koordinering af aktiviteterne i Begynderudvalg, Juniorudvalg og Eliteudvalg) og vil referere direkte til Klubchefen. Der ansættes en eller flere personer til at assistere Klubproen og aflaste Drift og Service. Bestyrelsen besluttede, at Klubchefen indenfor budgettet fremover kan disponere for op til ,- kr uden at fremlægge tre skriftlige tilbud for Bestyrelsen 2

3 Budget og økonomi: Klubbens økonomi er sårbar, hvis vi ikke fastholder en effektiv styring af vore omkostninger. Det blev besluttet at omkostningerne skal fastfryses på 2008/2009 niveau + inflationen i årene fremover. PK havde undersøgt fordele og ulemper ved at refinansiere bygningerne. Der kan hentes kortsigtede rentebesparelser, men da gælden vil stige væsentligt i.f.m. en refinansiering, besluttede Bestyrelsen ikke at refinansiere på nuværende tidspunkt men vil fortsat undersøge alternativerne. Det blev vedtaget at afsætte tkr. 150 til i 2010 budgettet til professionel markedsføring. Full Circle er betroet opgaven. Målet med investeringen i markedsføring er: 950 aktive seniormedlemmer i løbet af aktive seniormedlemmer i løbet af 2011 en venteliste på +50 seniorer i 2012 stigning i greenfee indtægterne på 5% p.a. de næste 3 år fordobling af sponsorindtægterne til tkr. 600 over de næste 3 år. Den forventede stigning i indtægterne skal alene anvendes til udvikling og forbedring af klubbens faciliteter. AGC sætter sig som mål at geninvestere det dobbelte af de årlige afskrivninger, for at holde trit med udviklingen i golfklubber og opfylde visionen. AKL foreslog, at klubben kan spare et væsentligt beløb til trykning og udsendelse af årsrapport, hvis vi nøjes med at vedlægge selve årsregnskaberne sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Interesserede medlemmer vil kunne hente den fulde årsrapport inklusive noter og udvalgs beretninger m.v. som en PDF-fil på hjemmesiden eller få den udleveret / tilsendt ved henvendelse til sekretariatet. Bestyrelsen besluttede at indføre denne praksis fra og med 2011 efter at have meddelt denne ændring på generalforsamlingen i Bestyrelsen gennemgik det fremlagte budgetudkast for 2010, som blev vedtaget med udsigt til et lille overskud i Der blev afsat flg. investeringsrammer for det kommende kalenderår maskiner ,- kr bane ,- kr containerplads ,- kr bygninger ,- kr Maskiner: Bane-arbejdsbil med ladvogn ,- og en frontlæsser til traktoren ,- (vandingsstyring til banen og udsugning til værkstedet er under observation) Banen: Nye teestedsskilte/affaldsspande/længdemarkeringer/boldvaskere ,- Containerplads: Flisebelægning, stensætning og bygning for containere/scootere ,- Bygninger: Overdækkede udslagssteder ,- Loftsbeklædning i restaurant/klubstue ,- Toilet/omklædningsbygning ,- 3

4 Fremtidige investeringer i bygningerne skal i videst muligt omfang tilstræbe en reduktion af energi- og ressourceforbruget i klubben. Detailplaner skal udarbejdes herfor i Nye medlemmer: Bestyrelsen besluttede at afholde åbent hus igen i 2010 for at tiltrække nye medlemmer til AGC. Prisen for et prøvemedlemskab for resten af sæsonen blev fastsat til 3.500,- kr. JAS skal udarbejde informationsmateriale herfor. Arrangementerne bliver d. 18. april og d. 27. juni i Bestyrelsen besluttede at nye medlemmer fremover kan få en afdragsordning i klubben i.f.m. betaling af indskud og obligation, ikke kontingent. SAA udarbejder et oplæg til gældsbrev. Bestyrelsen besluttede at nuværende medlemmer der skaffer et nyt medlem i 2010, modtager et gavekort på kr til restaurant eller proshop efter eget valg. Prøvemedlemskaber kan man kun opnå en gang i klubben, derefter er det ordinært medlemskab. Udvalg 2010: Turneringsudvalg. Sv. Aage Andersen gennemgik sin turneringsplan. Programmet 2010 blev finpudset. Dette vil i 2010 forefindes i sekretariatet i kopiform samt på hjemmesiden i PDF-format. SAA fremlagde et oplæg for at få klubbens største turnering tilbage på tidligere niveau eller måske over dette. Lasse Jensen har tilbudt at hjælpe med arrangementet. Bestyrelsen nedsatte en AGC Invitational gruppe der skal sikre denne turnering, som er en stor del af AGC ugen. Festudvalget inddrages i gruppen. Sportsudvalg Navnet på dette udvalg blev ændret til Eliteudvalget. Pein fremlagde årets resultater, heriblandt selvfølgelig stor ros til vores dame-elite, som igen i år erobrede DB-bronze. Der kommer flere detaljer når ny træner er valgt, således at sæson 2010 kan præciseres. Arne undersøger mulighederne for at indstille af Victor til årets sportsmand hos Nordea, vor nye sponsor. Juniorudvalg. Frank Melbrandt havde fremsendt en fyldestgørende rapport, som Bestyrelsen tog til efterretning. Udvalget tager fremover ynglingene med som ansvarsområde. Der sættes i 2010 ind for at få opfyldt kvoten på 120 juniorer, og der er indsats i gang for at få flere piger med. Begynderudvalg. Godt år med onsdagsmatcher på par 3 banen, og 2 regelaftener gennemført. Det blev besluttet, at afholde to åbent hus arrangementer i forsæsonen 2010, den 18. april og den???? juni. GS afholder regelaftener igen i Træning hos ny Klubpro aftales. GS har sat sig mål for: 4

5 flere faste frivillige til begynderudv. fast forløb hos pro vedr. undervisning og grønt kort fast skema med tider til 9-huls matcher for kaniner Uddeling af brochurer i lokalområdet vedr. golfens dag. ( JAS fremstiller disse). Vi skal have vore juniorer til at hjælpe med husstandsomdeling. Sponsorudvalg. Nordea har tegnet kontrakt med AGC, 3 år á kr Der skal findes flere store sponsorer i lejet K / år. Flerårige aftaler skal være forskudt tidsmæssigt. I løbet af 3 år skal der være årlig indtægt på ca. 600K i sponsorater. Klubhuset. De vigtigste indsatsområder den kommende tid blev gennemgået og prioriteret: varmeanlæg isolering af rør og lofter containerplads og P-plads til personale toiletter og omklædningsrum lydisolering af restaurant (og klubstue) overdækning af udslagssteder ombygning og renovering af shoplængen indenfor de næste 2 år Indretning af mødelokale / multilokale i juniorrummet afventer beslutning om at renovere / ombygge shoplængen, hvorved sekretariatet vil blive frigjort til mødelokale og udvalgsarbejder. Mere detaljeret investeringsplan fremlægges i forslag til generelforsamlingen i marts 2010, da vi vil foreslå at Bestyrelsen kan disponere hensættelserne på investeringskontoen i takt med at pengene er kommet ind. Formanden opfordrede Gerd Stafanger forhøre sig hvorvidt Dameklubben kunne sy gardiner til restauranten og måske senere klubstuen for at skabe hygge og opnå en bedre lyd i lokalet. Det blev også besluttet at der opsættes lyddæmpende plader i restaurantens loft. Hvis dette viser sig at svare til vore forventninger, opsættes der også Rockfon plader i klubstuen, således at vi får en bedre akustik, bedre isolering og lysere rum. Drift og Service Arne gennemgik kort bemandingssituationen og opgaverne i sekretariatet. Kunne meddele, at der i det kommende år ville være mere støtte fra sekretariatet til begynderudvalget, junior- og eliteudvalget. Arne forklarede om den fremtidige sammensætning af ledergruppen og dens arbejde. Ledergruppen består af Chefgreenkeeper, Restauratør, Klubproen og Klubchefen. 5

6 Baneudvalg. Baneudvalgets forslag til forbedringer blev gennemgået minutiøst hul for hul, og forslagene blev med få ændringer / tilføjelser godkendt. Der forligger således en Master Plan for banen i Asserbo Golf Club. Masterplanen vil efter en gennemskrivning blive fremlagt for medlemmerne i begyndelsen af det nye år. Bemandingen i greenkeeperstaben 2010 var blevet drøftet med staben og var uden de større problemer blevet accepteret og planlagt. Næste møde: 13. januar 2010 i AGC 6