D EN EUROPÆISKE R EVISIONSRET DAS M ETODEN

Transkript

1 D EN EUROPÆISKE R EVISIONSRET DAS M ETODEN D A N S K

2 Denne brochure introducerer Revisionsretten. Den omhandler primært den årlige revisionserklæring, som Retten afgiver, og som normalt kaldes DAS, giver indsigt i den metode, Retten følger, når den gennemfører sine revisioner, og når den afgiver DAS-erklæringen. Den omhandler ikke aspektet forsvarlig finansiel forvaltning. Dette aspekt undersøger Retten gennem en række value for money -revisioner, og resultaterne heraf offentliggøres i særberetninger.

3 Indhold DEN EUROPÆISKE REVISIONSRETS 3 Den Europæiske Revisionsrets opgaver 3 Mandat 3 Revisionserklæringen 3 KONTEKST 4 DAS-ERKLÆRINGEN BYGGER PÅ TO FORMER FOR REVISION 5 Revision af regnskaberne 5 Revision af de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed 5 DAS - FRA MANDAT TIL METODE 6 Historien i korte træk 6 Metoden bliver sandsynligvis ændret igen 6 Metodevalg 6 Internationale revisionsstandarder 6 REGNSKABERNES RIGTIGHED 7 HOVEDKILDER VED REVISION AF LOVLIGHEDEN OG DEN FORMELLE RIGTIGHED 8 Forholdet mellem de forskellige kilder 8 Overvågnings- og kontrolsystemer 8 Substansrevision 9 De årlige aktivitetsrapporter og andre revisorers rapporter 19

4 DAS - REVISIONSPROCESSEN 10 Væsentlighed 11 Risikoanalyse 12 Revisionscyklussen 12 Rimelig sikkerhed 12 Sikkerhedsniveau 13 Sikkerhedsmodel 14 UDFØRELSE AF REVISIONSHANDLINGER 15 Undersøgelse af overvågnings- og kontrolsystemer 15 Substansrevision 15 Analyse af generaldirektørernes aktivitetsrapporter og erklæringer 20 Andre revisorers arbejde 20 Hvordan behandles forskelle i de opnåede resultater? 21 UDFORMNING AF REVISIONSKONKLUSIONER OG REVISIONSERKLÆRINGEN 22 Specifikke vurderinger 22 Revisionserklæring 22 Forbedring af systemerne 23 GLOSSAR 25 OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL 30

5 Den Europæiske Revisionsret Den Europæiske Revisionsret er en af Den Europæiske Unions (EU s) fem institutioner. Den reviderer EU s midler og er ekstern revisor for EU-institutionerne, hvilket er en afgørende funktion i et moderne demokratisk samfund. Den Europæiske Revisionsrets opgaver at foretage uafhængig revision af inkasseringen og udbetalingen af Den Europæiske Unions midler og herigennem vurdere de europæiske institutioners måde at udføre disse opgaver på at undersøge, om de finansielle transaktioner er blevet registreret korrekt og foretaget lovligt og formelt rigtigt, samt om midlerne er blevet forvaltet sparsommeligt, produktivt og effektivt at oplyse om resultaterne af sit arbejde ved i rette tid at offentliggøre relevante og objektive beretninger at medvirke til at forbedre den finansielle forvaltning af EU's midler på alle niveauer og på den måde sikre, at Unionens borgere får mest mulig valuta for pengene. Jævnfør navnlig bestemmelserne i artikel 248, stk. 1: Revisionsretten reviderer regnskaberne over samtlige Fællesskabets indtægter og udgifter ( ) Revisionsretten afgiver en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed ( ) Erklæringen kan suppleres med specifikke vurderinger for hvert enkelt af Fællesskabets større aktivitetsområder. Retten undersøger også, om den finansielle forvaltning af EU-midlerne har været forsvarlig, dvs. at der er taget behørigt hensyn til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Denne brochure omhandler imidlertid ikke dette særlige aspekt. Revisionserklæringen Hovedformålet med DAS er at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet - og til EU-borgerne generelt - om, hvordan EU-midlerne er blevet brugt Denne erklæring kaldes normalt DAS, som er en forkortelse af dens franske navn (Déclaration d Assurance). Mandat Revisionsrettens mandat og sammensætning er fastsat i artikel 246, 247 og 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (EF-traktaten). 3

6 Kontekst Ingen revisionsopgave kan anses for at være let. Men de særlige forhold, der gør sig gældende ved revision i EU-sammenhæng, er en særlig udfordring for Revisionsretten. Fællesskabets budget gennemføres på forskellige måder (ved direkte og indirekte central forvaltning, delt forvaltning, decentral forvaltning, fælles forvaltning), og sammen med de komplekse budgetsystemer gør det DAS-revisionen til noget helt specielt. Følgende tre aspekter er vigtige og skal tages i betragtning: Ca. 80 % af budgettets udgifter afholdes af Kommissionen og medlemsstaterne under delt forvaltning. Over 80 % af udgifterne vedrører betalinger, der bygger på udgiftsanmeldelser fra mange og meget forskellige modtagere i medlemsstaterne og i tredjelande. De regler, der gælder for gennemførelsen af de mange forskellige udgiftsprogrammer i de 27 medlemsstater, er meget komplekse. Det er karakteristisk for EU-budgettet, at de finansielle transaktioner involverer flere administrative niveauer. Normalt afholder Kommissionen betalinger til medlemsstaterne, der så udbetaler beløbene til de relevante kontorer og/eller forskellige regionale myndigheder. Disse handler reelt som mellemled og afholder betalinger til de endelige modtagere, men ofte er der yderligere led imellem. Det store antal systemer, undersystemer og transaktioner, der skal dækkes, er en stor metodologisk og logistisk udfordring for revisorerne. 4

7 DAS-erklæringen bygger på to former for revision DAS-erklæringen er Revisionsrettens formelle erklæring om EU-regnskabernes rigtighed og om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Den bygger på to former for revision: Revision af regnskaber I erklæringen om regnskabernes rigtighed udtaler Retten sig om, hvorvidt De Europæiske Fællesskabers endelige konsoliderede årsregnskab for et bestemt år rapporterer pengestrømme og finansielle resultater for dette år fuldstændigt og nøjagtigt, og om aktiverne og passiverne er registreret korrekt ved regnskabsårets udgang, således at der gives et retvisende billede af den finansielle stilling. Årsregnskabet består af det konsoliderede årsregnskab, som omfatter balancen, der viser aktiverne og passiverne ved regnskabsårets udgang, og den konsoliderede beretning om budgetgennemførelsen, som omfatter regnskabsårets indtægter og udgifter. I denne del af DAS-revisionen undersøger Retten, om Kommissionen har sikret, at de relevante regnskabsregler reelt anvendes, og om det endelige konsoliderede regnskab giver et retvisende billede af EU's finanser under overholdelse af almindeligt anerkendte regnskabsprincipper og -metoder. Ved revisionen af De Europæiske Fællesskabers regnskaber følger Retten en standardmetode for finansiel revision med følgende grundelementer: evaluering af det centrale regnskabssystem kontrol af, hvordan de centrale regnskabsprocedurer fungerer analytisk kontrol af de vigtigste regnskabsdata (sammenhæng og rimelighed) analyse og afstemning af regnskaber og/eller balancer substanstest af forpligtelser, betalinger og visse poster på balancen. Revision af de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed Formålet er at indsamle tilstrækkeligt bevis til at kunne afgøre, om midlerne er modtaget og brugt i overensstemmelse med de fastsatte kontraktbestemmelser og fællesskabsbestemmelserne, og om de er blevet beregnet korrekt og nøjagtigt. Kort sagt går revisionen ud på at finde ud af, om transaktionerne har fundet sted, om modtagerne var berettigede til at modtage den støtte, de modtog, og om de anmeldte omkostninger/mængder var rigtige og støtteberettigede. Revisionserklæringen er en generel konklusion om samtlige indtægtsog udgiftstransaktioner. Betalingerne revideres helt ned til den endelige modtager. DAS-erklæringen bygger på revisioner vedrørende året før det år, hvor Revisionsretten offentliggør sin årsberetning, der har erklæringen som sit centrale element. 5

8 DAS - fra mandat til metode Historien i korte træk Med Maastricht-traktatens ikrafttrædelse ved udgangen af 1993 blev der for første gang udarbejdet en DAS for regnskabsåret 1994, og Revisionsrettens årsberetninger begyndte at indeholde en revisionserklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Metoden bliver sandsynligvis ændret igen Fordi forholdene ændrer sig hele tiden, og på grundlag af sine erfaringer fra de sidste ti år, har Retten måttet udvikle og tilpasse sin DAS-metode. De centrale elementer i den metode, der for nylig er blevet ændret, og som blev vedtaget af Retten i februar 2006, beskrives i denne brochure. For eksempel har Kommissionens indførelse af aktivitetsbaseret budgetlægning og forvaltning (ABB/ABM, som integrerer budgetlægning og finansiel forvaltning) medført, at Retten fra 2007 ikke baserer sine specifikke vurderinger på udgiftsområderne i de finansielle overslag, men på klynger af politikområder i den aktivitetsbaserede budgetlægning. Metodevalg Den reviderede DAS-metode tager hensyn til en række nøglefaktorer: internationale revisionsstandarder tidligere erfaringer holdningen hos de vigtigste DAS-brugere, dvs. Europa-Parlamentet og Rådet en åben dialog med den største reviderede enhed, dvs. Kommissionen ressourcebegrænsninger. For at kunne tage højde for eventuelle fremtidige ændringer er det nødvendigt, at metoden er fleksibel. Visse særlige anliggender, f.eks. gennemførelsen af de nye finansielle overslag og reformen af fællesskabspolitikkerne, kan gøre det nødvendigt at ændre metoden igen. Internationale revisionsstandarder De fagetiske regler kræver, at de internationale revisionsstandarder følges i størst muligt omfang. De internationale revisionsstandarder gælder fortrinsvis for revision af private firmaers eller offentlige enheders årsregnskaber og giver kun i undtagelsestilfælde retningslinjer for efterprøvelse af de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Derfor kan de fleste af de internationale standarder kun anvendes analogt. 6

9 Regnskabernes rigtighed I erklæringen om regnskabernes rigtighed udtaler Retten sig om, hvorvidt De Europæiske Fællesskabers endelige konsoliderede årsregnskab for et bestemt år fuldstændigt og nøjagtigt rapporterer pengestrømme og finansielle resultater for dette år samt aktiver og passiver ved regnskabsårets udgang. I denne del af DAS-revisionen undersøger Retten derfor, om Kommissionen har sikret, at de relevante regnskabsregler reelt anvendes, og om de foranstaltninger, Kommissionen har truffet, bidrager til at give rimelig sikkerhed for, at det endelige konsoliderede regnskab giver et retvisende billede. Det er målet at få tilstrækkeligt bevis for, at alle transaktioner, aktiver og passiver er bogført fuldstændigt, korrekt og nøjagtigt i regnskaberne og anført i årsregnskabet. Siden 2005 er De Europæiske Fællesskabers konsoliderede regnskab blevet opstillet efter periodiseringsprincippet. Det har været et meget væsentligt fremskridt. Indførelsen af periodiseringsprincippet flytter regnskabernes fokus, så de nu ikke kun viser pengetransaktioner, men indgående og udgående pengestrømme, som registreres med det samme, eller allerede når udgiftsforpligtelsen indgås. Regnskabsføring efter periodiseringsprincippet styrker også princippet om periodeafgrænsning (cut-off): Udgifter skal registreres, når de afholdes, og indtægter, når de er optjent. Regnskaber, som føres efter periodiseringsprincippet, giver mere fuldstændige oplysninger om de faktiske forpligtelser. Det skulle være en fordel for forvaltningen af EU-midler og give udefrakommende læsere mere relevante oplysninger. Den fremgangsmåde, Retten følger, når den reviderer Fællesskabernes regnskaber, er i overensstemmelse med den metodologi, der normalt anvendes ved finansiel revision. Da dette emne er beskrevet grundigt i faglitteraturen, behandles det ikke yderligere i denne brochure. Til gengæld er der særlige og usædvanlige udfordringer forbundet med efterprøvelsen af lovligheden og den formelle rigtighed. Disse aspekter behandles nærmere i denne brochure. 7

10 Hovedkilder ved revision af lovligheden og den formelle rigtighed Rettens metode bygger primært på to kilder til revisionsbevis: En undersøgelse af, hvordan de overvågnings- og kontrolsystemer fungerer, som EU-institutionerne, medlemsstaterne og tredjelande anvender, når de skal opkræve og udbetale EU-midler; formålet med disse systemer er at sikre, at indtægterne og udgifterne er lovlige og formelt rigtige. Stikprøvekontrol af transaktioner, der vedrører indtægter og udgifter, helt ned til den endelige modtager (ofte kaldes dette også substansrevision). De to væsentligste kilder kan suppleres af to andre kilder: En analyse af generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter og erklæringer og de procedurer, der anvendes ved udarbejdelsen af dem. En undersøgelse af arbejde, der er udført af andre revisorer, dvs. revisorer, der er uafhængige af Fællesskabets forvaltnings- og kontrolproces. Forholdet mellem de forskellige kilder En undersøgelse af overvågnings- og kontrolsystemerne giver en første grad af sikkerhed for, at fejl i transaktionerne påvises og korrigeres. Omfanget af den substansrevision, som skal foretages for at fuldføre Rettens vurdering af transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed, afhænger af, hvor høj denne grad af sikkerhed er. Yderligere bevis kan i nogle tilfælde indhentes fra en analyse af generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter og erklæringer og fra andre revisorers arbejde. Andre kilder til revisionsbevis kan også tages i betragtning, f.eks. bevis fra tidligere revisioner, rapporter fra parlamentariske undersøgelser, resultater af OLAFs undersøgelser osv. Overvågnings- og kontrolsystemer Formålet med at undersøge, hvordan overvågnings- og kontrolsystemerne fungerer, er at finde ud af, om de relevante administrative procedurer er hensigtsmæssige. Retten undersøger også overvågnings- og kontrolsystemerne i medlemsstaterne, så delegationsrisikoen dækkes. Dermed er det muligt mere præcist at finde ud af, hvor fejlene i de underliggende transaktioner kommer fra. 8

11 Hovedkilder ved revision af lovligheden og den formelle rigtighed For at sikre, at budgettet gennemføres korrekt, skal overvågnings- og kontrolsystemerne give repræsentative oplysninger om de centrale kontrollers implementering og funktionsmåde, dvs. deres evne til at forebygge, påvise og korrigere fejl, og om den resterende forekomst af ulovlige eller regelstridige indtægter eller udgifter. Uden disse data kan Kommissionen ikke opfylde sine forpligtelser i forbindelse med gennemførelsen af budgettet ordentligt. Derfor indbefatter Rettens revision af overvågningsog kontrolsystemerne også en analyse af de disponible indikatorers kvalitet. Substansrevision Substansrevision udføres på grundlag af en specifik stikprøvemetode, som Retten har vedtaget, og som bygger på anerkendte statistiske principper, nemlig MUS-metoden "Monetary Unitary Sampling" (MUS) med mulighed for stratifikation på grundlag af forudfastsatte parametre. Målet er at foretage direkte kontrol af betalingernes lovlighed og formelle rigtighed på grundlag af repræsentative stikprøver, som kontrolleres helt ned til den endelige modtager. Ud over en undersøgelse af de enkelte transaktioner kan substansrevision også omfatte en gennemgang af processerne og analytiske procedurer. De årlige aktivitetsrapporter og andre revisorers rapporter Generaldirektørerne skal i de erklæringer, der vedlægges de årlige aktivitetsrapporter, på grundlag af tilstrækkeligt relevant bevis angive, om de har rimelig sikkerhed for, at systemerne sikrer de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. I sin sammenfatning af de årlige aktivitetsrapporter fremsætter Kommissionen desuden sine generelle konklusioner vedrørende budgetindtægternes og -udgifternes lovlighed og formelle rigtighed. Generaldirektørernes årlige rapporter og erklæringer samt Kommissionens sammenfatning svarer til, hvad der i fagsprog kaldes ledelsens udtalelser, og når Rettens revisorer har gennemgået dem grundigt anvendes de som supplerende bevis ved evalueringen af overvågnings- og kontrolsystemerne. Tilsvarende kan Retten kun gøre brug af andre revisorers arbejde, når den har undersøgt, hvilke revisionsstandarder der er lagt til grund herfor, og hvilken revisionsmetode der er fulgt. 9

12 DAS revisionsprocessen Skema 1 DAS-revisionsprocessen FORSTÅ REVISIONSMILJØET Indsamle/opdatere og analysere oplysninger om revisionsmiljøet: retsgrundlaget overvågnings- og kontrolsystemernes udformning og funktionsmåde type underliggende transaktioner de revisionsstandarder, der skal følges Bestemme væsentlighed PLANLÆGGE REVISIONS- HANDLINGER Formulere rimelige forventninger til: den iboende risiko overvågnings- og kontrolsystemernes kvalitet Planlægge revisionshandlinger, der gør det muligt at få rimelig sikkerhed UDFØRE REVISIONS- HANDLINGERNE OG EVALUERE RESULTATERNE Gennemføre revisionshandlingerne: undersøgelse af overvågnings- og kontrolsystemerne substanstest af de underliggende transaktioner analyse af generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter og erklæringer muligvis arbejde med andre kilder til revisionsbevis (andre revisorers resultater osv.) Evaluere revisionsresultaterne: tage de oprindelige forventninger op til fornyet overvejelse/vurdering om nødvendigt ændre den oprindelige plan på grundlag af de foreløbige revisionsresultater udføre yderligere revisionshandlinger om nødvendigt UDFORME REVISIONS- KONKLUSIONER OG REVISIONSERKLÆRING Udarbejde konklusionerne af de specifikke vurderinger Udforme revisionserklæringen (DAS) 10

13 DAS-revisionsprocessen Væsentlighed Skema 2 Bestemmelse af væsentlighed Som i enhver anden offentlig eller privat administration vil det være urealistisk at antage, at der ikke forekommer fejl. Begrebet væsentlighed bygger på erkendelsen af, at de underliggende transaktioner sjældent kan være fuldstændig fejlfri, og at det derfor er acceptabelt med en vis tolerance. Dette anerkendes også i de internationale revisionsstandarder. Væsentlighedstærsklen påvirker såvel beregningen af stikprøvestørrelser med henblik på substansrevision som fortolkningen af de opnåede revisionsresultater (se skema 2). VÆSENTLIGHED Fejl er væsentlige, hvis de overskrider et bestemt fejlniveau, der er for højt til at kunne betragtes som acceptabelt KVANTITATIVE ASPEKTER VÆRDI BEDØMMELSE AF VÆSENTLIGHED Vurdere, hvor store beløb i ulovlige eller regelstridige indtægter eller udgifter der kan accepteres Væsentlighedstærsklen for DAS-revisioner er fastsat til 2% af de samlede indtægter og udgifter KVALITATIVE ASPEKTER ART KONTEKST I forbindelse med revisionserklæringen er fejl med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed væsentlige, hvis det med rimelighed kan antages, at de vil kunne påvirke de involverede parters beslutninger. I DAS-revisioner fastsættes væsentligheden med hensyn til beløb ud fra en vurdering af, hvor store ulovlige eller regelstridige indtægter eller udgifter der kan accepteres. Normalt fastsættes væsentlighedstærsklen for DAS-revisioner til 2 % af de samlede udgifter eller indtægter på EU-budgettet. Retten kan imidlertid vedtage at fastsætte et andet væsentlighedsniveau eller overveje forskellige væsentlighedstærskler for de forskellige budgetområder, hvis det anses for at være nødvendigt for at tage bedre hensyn til DAS-modtagernes ønsker. 11

14 DAS-revisionsprocessen Risikoanalyse Revisionscyklussen Der gennemføres en detaljeret risikoanalyse på planlægningsstadiet. For hvert område bestemmes det: hvilke forventninger man med rimelighed kan have til det potentielle fejlniveau på det berørte område for så vidt angår de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og hvordan man regner med at fordele revisionsarbejdet på de to kilder, evaluering af overvågnings- og kontrolsystemerne og substansrevision, under hensyntagen til det sikkerhedsniveau, der betragtes som nødvendigt for, at man kan underbygge revisionskonklusionen, dvs. jo bedre systemerne er, jo mindre en stikprøve af de underliggende transaktioner er det nødvendigt at kontrollere. Risikoanalysen er særlig vigtig, fordi DAS-arbejdet i forbindelse med overvågnings- og kontrolsystemer i høj grad går ud på at vurdere kontrolrisikoen. På de områder, hvor den iboende risiko er højest, er det nødvendigt at kunne få sikkerhed for, at kontrollerne styrer risikoen effektivt. Revisionen af overvågnings- og kontrolsystemerne skal derfor primært fokusere på dette. DAS-metoden følger den almindelige revisionscyklus, og der tages behørigt hensyn til alle de væsentlige trin: forståelse af revisionsmiljøet planlægning af revisionen gennemførelse af revisionen og evaluering af resultaterne udformning af revisionskonklusionerne og revisionserklæringen. Se skema 3. Rimelig sikkerhed Formålet med DAS-revisionsmetoden er at give Retten rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner, som helhed betragtet, i alt væsentligt er fri for fejl for så vidt angår lovlighed og formel rigtighed. I den forbindelse er rimelig sikkerhed et begreb, der vedrører opbygningen af det revisionsbevis, der er nødvendigt for, at man kan drage passende konklusioner. Det foregår i forbindelse med de specifikke vurderinger, som den generelle revisionserklæring (DAS) bygger på. I praksis kan revisor ikke forvente at få absolut sikkerhed, fordi der ved enhver revision er iboende begrænsninger, der påvirker revisors evne til at konstatere alle væsentlige fejl. Rimelig sikkerhed opnås derfor, når revisor ved en omhyggelig fastlæggelse og grundig implementering af egnede revisionshandlinger har reduceret revisionsrisikoen til et acceptabelt lavt niveau. Revisionsprocessen beskrives nedenfor. 12

15 The DAS-revisionsprocessen Sikkerhedsniveau Skema 3 DAS-revisionscyklussen Den sikkerhed, revisor får fra revisionen af overvågnings- og kontrolsystemerne og fra test af transaktioner, bør tilsammen gøre det muligt at nå op på et acceptabelt samlet sikkerhedsniveau. Det samlede acceptable sikkerhedsniveau er det, der bliver tilbage, når man har trukket den revisionsrisiko fra, som revisor er villig til at acceptere. Det er Rettens mål at nå et sikkerhedsniveau på 95 % i sine revisioner. I de internationale revisionsstandarder er det fastsat, at et minimum af sikkerhed skal opnås ved substansrevision, uanset hvilken sikkerhed der opnås fra kontroller eller andre afværgende faktorer (mitigating factors). Derfor indgår der i DAS-sikkerhedsmodellen substansrevision af en repræsentativ stikprøve af transaktioner, der er udtaget tilfældigt af den samlede population på det specifikke område. Stikprøvens størrelse bestemmes ved hjælp af egnede statistiske metoder. For at kontrollere den risiko, der er forbundet med stikprøven, fastsættes sikkerhedsniveauet under hensyntagen til den konstaterede iboende risiko og kontrolrisikoen. Planlægge revisionshandlinger FORSTÅ REVISIONS-MILJØET 1 Revisionsmiljø Retsgrundlag 1 DAS 1 Revisionsbevis Internationale revisionsstandarder 2 IFAC INTOSAI COSO 2 Foretage revision og evaluere resultaterne Udforme revisionskonklusioner og revisionserklæring (traktatens art. 248) Rigtighed Lovlighed & formel rigtighed (finans-forordningens art. 129, stk. 4) offentliggøres med årsregnskabet 2 International Standards of Auditing (ISA) fra IFAC INTOSAI-revisionsnormer COSO-framework 13

16 DAS-revisionsprocessen Sikkerhedsmodel Skema 4 DAS-sikkerhedsmodellen DAS-sikkerhedsmodellen angiver, hvor stor sikkerhed der skal opnås fra de to væsentligste kilder til DAS. Den tager hensyn til de særlige forhold, der gør sig gældende i Rettens revisionsmiljø. Udgangspunktet er en vurdering af den iboende risiko (høj eller ikke høj) og en foreløbig vurdering af overvågnings- og kontrolsystemerne (dårlige, gode eller udmærkede), således at man kan bedømme det sikkerhedsniveau, som kan afledes af disse systemer. På grundlag af resultaterne af den foreløbige vurdering vurderes det, i hvilket omfang det er nødvendigt at foretage substansrevision for at opnå den fornødne sikkerhed (se skema 4). Afhængig af vurderingen af den iboende risiko og af overvågningsog kontrolsystemerne skal der opnås sikkerhed fra substansrevision på et af følgende tre niveauer: Vurdering af iboende risiko høj ikke høj Grad af sikkerhed ved kontrol Evaluering af overvågnings- og kontrolsystemer dårlige gode udmærkede Nødvendig samlet sikkerhed for revisionskonklusioner og revisionserklæring (DAS) Grad af sikkerhed ved substansrevision Substansrevision fokuseret standard minimum Hvis revisor betragter den iboende risiko som høj og overvågnings- og kontrolsystemerne som udmærkede eller gode, eller den iboende risiko som ikke høj og overvågnings- og kontrolsystemerne som gode, skal revisor udføre standardsubstansrevision. I så fald kan der opnås en vis sikkerhed fra overvågnings- og kontrolsystemerne (middel kontrolsikkerhed), men størsteparten af sikkerheden skal opnås ved substansrevision. Hvis revisor betragter overvågnings- og kontrolsystemerne som udmærkede og vurderer den iboende risiko til ikke at være høj, kan en væsentlig del af sikkerheden komme fra systemerne (høj kontrolsikkerhed), og stikprøvestørrelsen kan mindskes. I så fald skal der foretages minimumssubstansrevision, og der er kun brug for at opnå lav sikkerhed fra substansrevision. Hvis revisor ikke kan stole tilstrækkeligt på, at overvågnings- og kontrolsystemerne forebygger eller påviser og korrigerer potentielle fejl (lav kontrolsikkerhed), er det nødvendigt at udføre en fokuseret substansrevision, som ved hjælp af større stikprøver skal give et højt sikkerhedsniveau (over 90 %). Revisionen af stikprøven giver ikke kun direkte bevis vedrørende de underliggende transaktioner, men også nyttige oplysninger om de svagheder ved overvågnings- og kontrolsystemerne, der er årsagen til de konstaterede fejl. 14

17 Udførelse af revisionshandlinger Undersøgelse af overvågnings- og kontrolsystemer På grundlag af overvågnings- og kontrolsystemerne bør Kommissionen kunne få de oplysninger, den har brug for til at sikre, at målene opfyldes i overensstemmelse med de relevante lovbestemmelser, forskrifter og kontraktbestemmelser. Disse oplysninger skal gøre Kommissionen i stand til at påtage sig ansvaret for at sikre gennemførelsen af budgettet. Revisor skal i forbindelse med risikoanalysen afgøre, hvilket sikkerhedsniveau der skal opnås fra overvågnings- og kontrolsystemerne. Dette skal underbygges af analyser af, hvordan systemerne fungerer i praksis, og af, i hvilket omfang de reelt kan garantere transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed. For hvert politikområde er der fastlagt et program for kontroltest for at vurdere, hvordan overvågnings- og kontrolsystemerne fungerer i forhold til de fem centrale kontrolmål (se skema 5). Der findes overvågnings- og kontrolsystemer på forskellige forvaltningsniveauer. Nogle aspekter er fælles, uanset om Kommissionen forvalter foranstaltningerne direkte (Kommissionen - modtager) eller indirekte (Kommissionen - medlemsstat - modtager). Andre er ikke alene specifikke for hver enkelt forvaltningsmåde, men også for hvert enkelt politikområde og/eller de enkelte foranstaltninger. Alle tredjeparter (uanset om de er offentlige eller private), hvis revisions- og kontrolaktiviteter er direkte omfattet af EU-bestemmelserne, skal anses for at være en integrerende del af EU-systemet. Skema 5 - Centrale kontrolmål CENTRALE KONTROLMÅL Reelt indhold og måling De underliggende transaktioners støtteberettigelse Overholdelse af andre regler Korrekte beregninger Fuldstændig og nøjagtig bogføring OVERVÅGNINGS- OG KONTROLSYSTEMERNE SKAL SIKRE, AT: De underliggende transaktioner har fundet sted og er fastsat nøjagtigt De underliggende transaktioner opfylder de forskellige kriterier for tildeling af fællesskabsstøtte Andre kriterier (der ikke vedrører støtteberettigelse) er opfyldt Alle beregninger er foretaget korrekt Alle transaktioner er bogført, ikke medtaget mere end en gang, er registreret i den rigtige regnskabsperiode og med det rigtige beløb IFAC TERMINOLOGI Forekomst / nøjagtighed Lovlighed & formel rigtighed Lovlighed & formel rigtighed Nøjagtighed Fuldstændighed / Nøjagtighed / Etårighed Substansrevision Formålet med substansrevision er at opnå direkte bevis med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, som revisionskonklusionerne kan bygge på. 15

18 Udførelse af revisionshandlinger Substansrevision gør det muligt: Behandling af fejl i substansrevision for politikområdet som helhed at vurdere de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed ned til den endelige modtager at give oplysninger om oprindelsen, arten, hyppigheden og effekten af fejl i populationen (størrelsesorden) Behandlingen af konstaterede fejl indgår som et vigtigt element i substansrevision. Fejl er transaktioner (eller dele af transaktioner) og/eller handlinger i forbindelse med disse, som ikke er foretaget under overholdelse af de gældende love og bestemmelser. Det er vigtigt at overveje, hvor stor betydning man skal tillægge dem, og hvordan de kan bruges til at ekstrapolere resultaterne af stikprøven. at identificere områder, hvor der skal træffes foranstaltninger, således at man kan undgå yderligere fejl at lette kommunikationen med de reviderede enheder ved at give konkrete eksempler på de konstaterede mangler at bekræfte eller identificere visse svagheder i overvågningsog kontrolsystemerne, der burde have afsløret de konstaterede fejl. Med henblik på at afgøre, om fejlene har betydning for revisionserklæringen - og i givet fald hvor stor betydning - anvender Retten et beslutningstræ, som gør det muligt at fastslå, om fejlene indvirker på betingelserne for betaling eller på andre overholdelsesspørgsmål Generelt indvirker fejlene på betingelserne for betaling, når grundlæggende retlige krav i den relevante støtteordning eller kontrakt ikke er opfyldt. Andre overholdelsesspørgsmål omfatter specifikke betingelser, der skal opfyldes som følge af politiske målsætninger og dermed forbundne retlige forpligtelser eller systemkrav. Retten sondrer desuden mellem kvantificerbare fejl og ikkekvantificerbare fejl. 16

19 Udførelse af revisionshandlinger Kvantificerbare fejl har en direkte og målelig finansiel effekt på beløbene for de underliggende transaktioner, der finansieres over fællesskabsbudgettet, og fejlene er normalt umiddelbart kvantificerbare. "Ikkekvantificerbare fejl" har enten ingen direkte finansiel effekt på beløbene for de underliggende transaktioner, eller en effekt, som er meget vanskelig at vurdere. Følgende beskrives de hyppigst forekommende eksempler på begge typer fejl. De såkaldte ikke-kvantificerbare fejl tages ikke i betragtning, når et stikprøveresultat ekstrapoleres for at anslå forekomsten af fejl i populationen som helhed, men hyppigheden af ikkekvantificerbare fejl i stikprøven anvendes på hele populationen. 17

20 Udførelse af revisionshandlinger De hyppigste kvantificerbare fejl med hensyn til betingelserne for betaling (med eksempler) De hyppigste ikke-kvantificerbare fejl, som skyldes andre overholdelsesspørgsmål (med eksempler) Overanmeldelse Anmeldelse af ikke afholdte udgifter Anmeldelse af et for stort landbrugsareal Anmeldelse af en fiktiv olivenolieproduktion Anmeldelse af ukorrekte udgifter Overskridelse af det maksimale støttebeløb Manglende overholdelse af kontraktbetingelser Manglende opfyldelse af støttekriterier Udgifter, som på grund af deres art ikke er støtteberettigede, eller udgifter afholdt uden for den støtteberettigede periode Projekt, som på grund af sin art ikke er støtteberettiget Modtager, som på grund af sin art ikke er støtteberettiget Revisionsspor/vigtig dokumentation mangler Intet bevis for medfinansiering Intet bevis for afholdte udgifter/gennemførte aktiviteter Utilstrækkelig dokumentation for tidsregistrering Intet bevis for beregningen af generalomkostninger Ændrede regler for statsstøtte er ikke blevet meddelt Manglende overholdelse af udbudsregler eller andre retlige forpligtelser, der ikke har nogen indflydelse på støtteberettigelsen Manglende overholdelse af frister Forsinket overførsel af midler Forsinket forelæggelse af dokumenter Forsinket ændring af kontrakter eller afgørelser Mangler, der oprindeligt var væsentlige, men som har kunnet elimineres på grundlag af Rettens revisionsresultater Uoverensstemmende dokumentation/oplysninger Ufuldstændig dokumentation/oplysninger Dokumentation/oplysninger ikke ajourført Problemer vedrørende oplysninger, som ikke er væsentlig(e) 18

21 Udførelse af revisionshandlinger Skema 6 - Valg af en effektiv balance mellem kontrolsikkerhed og sikkerhed fra substansrevision Vurdering af iboende risici og af overvågningsog kontrolsystemerne Tendens for så vidt angår iboende risici/overvågnings- og kontrolsystemernes kvalitet Substansrevision af underliggende transaktioner Revisor kan ikke (i tilstrækkelig grad) forlade sig på overvågnings- og kontrolsystemerne Høj iboende risiko/dårlige overvågnings- og kontrolsystemer Fokuseret substansrevision Revisor kan få en mere end ubetydelig del af den fornødne sikkerhed fra vurderingen af overvågnings- og kontrolsystemerne Mindre iboende risiko/bedre overvågnings- og kontrolsystemer Standardsubstansrevision Revisor kan få en meget stor del af den fornødne sikkerhed fra vurderingen af overvågnings- og kontrolsystemerne Lav iboende risiko/udmærkede overvågnings- og kontrolsystemer Minimumssubstansrevision 19

22 Udførelse af revisionshandlinger Analyse af generaldirektørernes aktivitetsrapporter og erklæringer Hensigten med gennemgangen af generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter og erklæringer er at vurdere, om de giver et retvisende billede (dvs. uden væsentlige forvridninger) af, hvor effektive de indførte procedurer er. Det er navnlig vigtigt at vurdere, om overvågnings- og kontrolsystemerne giver den nødvendige sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige. Der er to centrale aspekter: Alle væsentlige svagheder bør medføre et forbehold. en kort beskrivelse af de korrigerende foranstaltninger, der er planlagt for at afhjælpe de konstaterede svagheder, og den forventede tidsplan. Når Rettens revisorer skal vurdere, om generaldirektørernes erklæringer er gyldige og nøjagtige, skal de se på resultaterne af deres egen revision af de aktiviteter, der er beskrevet i de årlige aktivitetsrapporter. Den metode, der er udviklet med henblik på revision af generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter og erklæringer, anvendes analogt på Kommissionens sammenfatning heraf. Andre revisorers arbejde Forbeholdene må ikke gøre erklæringen meningsløs. Generaldirektørerne skal bygge deres vurdering af det interne kontrolsystems effektivitet på en passende struktur for intern kontrol. Retten undersøger også, om forbeholdene i erklæringerne indeholder følgende obligatoriske elementer: en detaljeret beskrivelse af årsagen til forbeholdene og deres effekt på erklæringen I DAS-sammenhæng betyder andre revisorer enhver revisor, der afgiver en sagkyndig erklæring om en udgift finansieret over EU-budgettet, men ikke gør det som led i de interne kontrolforanstaltninger med henblik på forvaltningen af EU-midler. Normalt er det de nationale revisionsorganer i medlemsstaterne, der falder ind under denne definition af "andre revisorer". Derimod hører de revisorer, hvis revisionspåtegninger indgår som en integrerende del af overvågnings- og kontrolsystemerne (f.eks. revisorer, der attesterer, at udgiftsanmeldelserne til EU-budgettet er rigtige) ikke ind under betegnelsen "andre revisorer", da de er en del af overvågnings- og kontrolsystemerne og skal behandles herunder. en kort vurdering af effekten, uanset om den er reel eller potentiel 20

23 Udførelse af revisionshandlinger Hvordan behandles forskelle i de opnåede resultater? Revisionsresultaterne vedrørende overvågnings- og kontrolsystemerne kan afvige fra resultaterne af substanstestene. Hvis der ikke er en rimelig forklaring, der gør det muligt at drage revisionskonklusioner på det pågældende område, kan det være nødvendigt at tage de rimelige forventninger fra planlægningsfasen op til fornyet overvejelse og udføre yderligere revisionshandlinger. Se skema 7. Skema 7 Behandling af forskelle i de opnåede resultater Positiv vurdering af systemerne, men væsentlige fejl i transaktionerne Revisionserklæring uden forbehold ikke mulig Negativ vurdering af systemerne, men ingen fejl i transaktionerne Revisionserklæring uden forbehold (mulige forbehold) Fornyet vurdering af systemerne på grundlag af de konstaterede fejl Eventuel tilpasning af revisionsplanen Yderligere substanstest 21

24 Udformning af revisionskonklusionerne og revisionserklæringen Specifikke vurderinger Når revisor udarbejder revisionserklæringen, tager han resultaterne af revisionsprocedurerne i betragtning og vurderer deres væsentlighed. Revisor skal også se på revisionens planlagte omfang og på, om der har været begrænsninger. Der skal altid en god del professionel dømmekraft til, når der skal foretages en kvalitativ vurdering. Når ovennævnte principper anvendes, giver hver specifik vurdering en generel konklusion om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed på det pågældende område. De specifikke vurderinger giver også en vurdering af, hvordan overvågnings- og kontrolsystemerne fungerer på de forskellige forvaltningsniveauer helt ned til den endelige modtager. Revisionserklæring De specifikke vurderinger samles til en generel erklæring om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed, der sammen med Rettens erklæring om regnskabernes rigtighed udgør Rettens revisionserklæring. Skema 8 Udformning af revisionskonklusionerne og revisionserklæringen Analyse af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer Evaluering af overvågningsog kontrolsystemerne Revisionskonklusioner Specifikke vurderinger Substansrevision Professionel dømmekraft og væsentlighed Kvalitativ vurdering af resultaterne af arbejdet på systemerne Kvantitativ vurdering af resultaterne af substansrevisionen Analyse af revisionsresultaternes indbyrdes overensstemmelse Revisionskonklusioner Specifikke vurderinger Revisionserklæring - DAS Undersøgelse af andre revisorers arbejde Revisionskonklusioner Specifikke vurderinger Hvis Retten kan konkludere, at regnskaberne som helhed betragtet giver et retvisende billede, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige, så kan den afgive det, som kaldes en blank revisionserklæring. I modsat fald skal den afgive en erklæring med forbehold. I tekstboksene gengives nogle af de centrale bemærkninger fra revisionserklæringen i Rettens seneste årsberetning. 22

25 Udformning af revisionskonklusionerne og revisionserklæringen Forbedring af systemerne Skema 9 og 10 illustrerer anvendelsen af sikkerhedsmodellen og viser, hvordan der i denne model kan tages højde for ændringer i revisionsmiljøet, især forbedringer af overvågnings- og kontrolsystemerne. Når overvågnings- og kontrolsystemerne bliver forbedret, kan der opnås større sikkerhed fra dem, og substansrevisionens omfang kan reduceres. 23

26 Udformning af revisionskonklusionerne og revisionserklæringen Skema 9 - DAS-beslutningstræet (FORELØBIG) VURDERING AF DEN IBOENDE RISIKO: HØJ? JA NEJ (FORELØBIG) VURDERING AF DEN IBOENDE RISIKO: IKKE HØJ? JA (Foreløbig) generel vurdering af systemerne: Dårlige? NEJ (Foreløbig) generel vurdering af systemerne: Dårlige? NEJ JA (Foreløbig) generel vurdering af systemerne: Gode? NEJ (Foreløbig) generel vurdering af systemerne: Udmærkede? JA (Foreløbig) generel vurdering af systemerne: Gode? NEJ (Foreløbig) generel vurdering af systemerne: Udmærkede? JA JA JA JA Lav kontrolsikkerhed (Sikkerhedsniveau: 0%) Middel kontrolsikkerhed (Sikkerhedsniveau: 15%) Middel kontrolsikkerhed (Sikkerhedsniveau: 28%) Lav kontrolsikkerhed (Sikkerhedsniveau: 3%) Middel kontrolsikkerhed (Sikkerhedsniveau: 28%) Høj kontrolsikkerhed (Sikkerhedsniveau: 50%) Fokuseret substansrevision Sikkerhedsniveau: 95% Standardsubstansrevision Sikkerhedsniveau: 80% Standardsubstansrevision Sikkerhedsniveau: 67% Fokuseret substansrevision Sikkerhedsniveau: 92% Standardsubstansrevision Sikkerhedsniveau: 67% Minimumssubstansrevision Sikkerhedsniveau: 45% Skema 10 De forskellige scenarier for DAS-arbejdet Vurdering af den iboende risiko Generel vurdering af overvågnings- og kontrolsystemerne Sikkerhed fra kombineret risikovurdering Substansrevisionens omfang Minimumssikkerhed fra substansrevision (%) Udmærkede Høj kontrolsikkerhed Minimumssubstansrevision 45 Ikke høj Gode Middel kontrolsikkerhed Standardsubstansrevision 67 Dårlige Lav kontrolsikkerhed Fokuseret substansrevision 92 Udmærkede Middel kontrolsikkerhed Standard substansrevision 67 Høj Gode Middel kontrolsikkerhed Standard substansrevision 80 Dårlige Lav kontrolsikkerhed Fokuseret substansrevision 95 24

27 Glossar Aktivitetsbaseret budgetlægning (ABB) Aktivitetsbaseret forvaltning (ABM) Andre overholdelsesspørgsmål Begrænsninger i revisionens omfang Betingelser for betaling Central forvaltning Centrale kontroller DAS Decentral forvaltning Delegationsrisiko Aktivitetsbaseret budgetlægning er integreret budgetlægning og finansiel forvaltning på grundlag af aktiviteter, der er tæt forbundet med Kommissionens prioriteter og mål. Aktivitetsbaseret forvaltning er en integreret forvaltningsmetodologi, som dækker alle aspekter af Kommissionens arbejde, herunder prioritering af mål og metoder til planlægning og programmering, budgetlægning, forvaltning og rapportering. Andre overholdelsesspørgsmål vedrører specifikke betingelser (f.eks. betingelserne for god landbrugs- og miljømæssig stand på landbrugsområdet og reklame- og systemkravene på strukturforanstaltningsområdet), der skal opfyldes som følge af politiske målsætninger og dermed forbundne retlige forpligtelser eller systemkrav. Manglende opfyldelse af disse betingelser indvirker ikke på betingelserne for betaling, men udgør en finansiel risiko og/eller kan føre til, at medlemsstaten pålægges finansielle korrektioner, eller at de endelige støttemodtagere pålægges bøder. Enheden kan i nogle tilfælde pålægge revisor begrænsninger i revisionsomfanget (f.eks. når aftalegrundlaget indeholder en bestemmelse om, at revisor ikke må udføre en revisionshandling, som han mener er nødvendig). Omstændighederne kan medføre begrænsninger (f.eks. når revisor vælges på et tidspunkt, der umuliggør, at han deltager i den fysiske optælling af varelagre). Begrænsningerne kan også opstå, når enhedens regnskabsmateriale efter revisors opfattelse er utilstrækkeligt, eller når revisor er ude af stand til at gennemføre en revisionshandling, som skønnes at være hensigtsmæssig. Betingelserne for betaling er normalt de grundlæggende retlige krav i den relevante støtteordning eller kontrakt (f.eks. overholdelse af reglerne for støtteberettigelse eller forpligtelser med hensyn til inddrivelse). I praksis kan vurderingen foretages med udgangspunkt i spørgsmålet: Ville det udbetalte beløb have været et andet, hvis man havde været opmærksom på fejlen, da betalingen blev godkendt? Når Kommissionen gennemfører budgettet med central forvaltning, udføres de forskellige opgaver enten direkte af Kommissionens tjenester eller indirekte af gennemførelsesorganer, traditionelle organer, nationale offentligretlige organer eller nationale privatretlige enheder, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver (de såkaldte nationale kontorer ). I forbindelse med DAS er de centrale kontroller de kontrolprocedurer, som revisor under evalueringen og vurderingen af overvågnings- og kontrolsystemerne har identificeret som væsentlige for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Siden 1994 har Retten i henhold til traktaten skullet afgive en årlig revisionserklæring (DAS er en forkortelse af erklæringens franske navn déclaration d assurance ) med en vurdering af EU-regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Når Kommissionen gennemfører budgettet med decentral forvaltning, uddelegeres de forskellige opgaver til tredjelande i overensstemmelse med finansforordningen. Europa-Kommissionen er ansvarlig for gennemførelsen af EU-budgettet (jf. traktatens artikel 274), men en stor del af EU-budgettet forvaltes af medlemsstaterne (og af ikke-medlemsstater på grundlag af partnerskabsaftaler) inden for rammerne af forskellige former for delt og fælles forvaltning. Denne adskillelse af godkendelse, ansvar og gennemførelse giver en delegationsrisiko. 25

28 Glossar Delt forvaltning Endelig modtager Fejl Forbehold Fælles forvaltning Generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter og erklæringer Iboende risiko Kontrolmiljø Kontrolrisiko Kontroltest Ledelsens udtalelser Ved delt forvaltning overlader Kommissionen det til medlemsstaterne at gennemføre visse politikker. For eksempel forvaltes landbrugsudgifterne i medlemsstaterne af særligt godkendte nationale organer, der arbejder i overensstemmelse med de regler, der er fastsat på EU-niveau. For så vidt angår strukturfondene, vedtager EU-institutionerne, hvilke beløb der skal udbetales, og betingelserne for gennemførelsen. Medlemsstaternes administrationer (på nationalt, regionalt og lokalt plan) vælger, hvilke projekter der skal finansieres, og er ansvarlige for den daglige forvaltning. Det sidste organ eller den sidste person i kæden, der modtager betalinger fra EU-budgettet. Transaktioner (eller dele af transaktioner) og/eller handlinger i forbindelse med disse, som ikke er foretaget under overholdelse af de gældende love og bestemmelser. Der tages forbehold, når revisor konkluderer, at det ikke er muligt at afgive en erklæring uden forbehold, men at fejl eller systemsvagheder ikke har en så væsentlig og omfattende effekt, at det er nødvendigt at afgive en negativ erklæring. Fælles forvaltning sammen med internationale organisationer er en særlig forvaltningsform, hvor Kommissionen kan overlade visse gennemførelsesopgaver til internationale organisationer, hvis en række betingelser er opfyldt (navnlig sammenlægning af ressourcerne fra flere donorer), idet det ikke vil være praktisk muligt eller hensigtsmæssigt at angive fordelingen af den enkelte donors bidrag på de forskellige udgiftstyper. Hver generaldirektør eller afdelingsleder skal udsende en årlig aktivitetsrapport om generaldirektoratet/afdelingen, om de vigtigste resultater, der er opnået, og om spørgsmål vedrørende forvaltning og kontrol (f.eks. intern kontrol). Aktivitetsrapporten skal også indeholde årsregnskabet. I sin egenskab af ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget skal generaldirektøren/afdelingslederen også underskrive en erklæring om, at han/hun på grundlag af de oplysninger om de faktiske omstændigheder, han/hun råder over, har rimelig sikkerhed for, at særlig kontrolprocedurerne giver den nødvendige sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige. Erklæringen kan indeholde forbehold, som skal fremhæve de risici, der er forbundet med de transaktioner og aktioner, som generaldirektoratet eller afdelingen forvalter, og den kan, når det er relevant, angive de afhjælpende foranstaltninger, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har truffet eller planlagt. Ved iboende risiko forstås, at der som følge af foranstaltningernes, transaktionernes og forvaltningsstrukturernes art kan opstå fejl eller mangler i den økonomiske forvaltning, som, såfremt de ikke forebygges eller påvises og korrigeres gennem de interne kontrolprocedurer, vil bevirke, at regnskaberne ikke er rigtige, at de underliggende transaktioner i det væsentlige ikke er lovlige og formelt rigtige, eller at den økonomiske forvaltning ikke er forsvarlig. Ved kontrolmiljø forstås ledelsens og det ansvarlige personales holdning til og bevidsthed om intern kontrol generelt, deres handlinger i relation hertil samt den vægt, den interne kontrol tillægges i den reviderede enhed. Kontrolrisikoen er risikoen for, at væsentlige fejl eller væsentlige mangler ved den økonomiske forvaltning ikke forebygges eller påvises og korrigeres rettidigt ved hjælp af de interne kontrolprocedurer. Det kan ske, enten fordi der ikke er indført egnede kontrolprocedurer, eller fordi de eksisterende interne kontrolprocedurer ikke fungerer effektivt, kontinuerligt og ensartet. Revisor undersøger ved kontroltest, om de centrale kontroller har fungeret, som de skal, dvs. om de har fungeret kontinuerligt, ensartet og effektivt i hele den reviderede periode. Udtalelser fra ledelsen til revisor under revisionen, enten uopfordret eller som svar på specifikke spørgsmål. 26

29 Glossar Lovlighed og formel rigtighed Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Fremlæggelse af oplysninger Overvågningsog kontrolsystemer Periodiseret regnskabsføring Regnskabssystem Repræsentativ stikprøve Revision Revisionens omfang Revisionsbevis Revisionserklæring Revisionserklæring med forbehold Et af målene for finansiel revision er at vurdere transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed, dvs. at kontrollere, om de er gennemført i overensstemmelse med den gældende lovgivning, og om der på det givne tidspunkt var bevillinger på budgettet til at dække transaktionerne. OLAF blev oprettet ved Kommissionens afgørelse (1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999, EFT L 136, s. 20). Kontorets overordnede ansvar vedrører foruden beskyttelse af de finansielle interesser samtlige aktiviteter til sikring af Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative konsekvenser. Der skal fremlægges bestemte oplysninger (normalt i årsregnskabet og noterne hertil samt i aktivitetsrapporterne og sammenfatningen heraf). Oplysningskravene til de forskellige EU-organer er fastsat i organernes finansforordninger og gennemførelsesbestemmelserne hertil (eller tilsvarende), eller de er bestemt af brugernes behov. I forbindelse med DAS skal overvågnings- og kontrolsystemerne attestere indtægternes eller udgifternes lovlighed og formelle rigtighed ved at efterprøve, om forvaltningsprocedurerne fungerer effektivt. De omfatter de mekanismer, som Kommissionen bruger til at få de oplysninger, den har brug for til at sikre, at målene nås i overensstemmelse med de gældende love, vedtægts- eller kontraktbestemmelser. Periodiseret regnskabsføring er en opgørelsesmetode, der betyder, at indtægter og udgifter henføres til det regnskabsår, de vedrører, uanset om transaktionerne er endeligt afregnet ved kontant ind- eller udbetaling. Et regnskabssystem er alle de procedurer og dokumenter, en enhed anvender, når den registrerer transaktioner og begivenheder i regnskaberne. Et regnskabssystem identificerer alle transaktioner og begivenheder, som samles under ét, analyseres, beregnes, klassificeres, registreres og gøres op, ligesom der redegøres for dem. Ved substansrevision anvender revisor stikprøveteknikker til at drage konklusioner om den population, som stikprøven udtages af. For at disse konklusioner kan være gyldige, skal stikprøven være repræsentativ for populationen. Målet for en revision er at kunne afgive en uafhængig erklæring om, hvorvidt en enheds årsregnskab i alt væsentligt er udarbejdet i overensstemmelse med på forhånd definerede rammer for regnskabsaflæggelse, eller om, hvorvidt en enheds aktiviteter er udført i overensstemmelse med forud fastsatte kriterier. Revisionens omfang er hele det område, hvorpå revisor vil udføre de revisionshandlinger, som skønnes nødvendige for at opfylde revisionsmålene under de givne omstændigheder (planlagte type revision og beretning, specifikke mål og begrænsninger etc.). Revisionsbevis er de oplysninger, som revisor har fremskaffet ved at foretage revisionstest, og som han analyserer for at kunne drage konklusioner eller afgive en erklæring. Revisionsbeviset skal være tilstrækkeligt til underbygning af konklusionerne eller revisionserklæringen. Derudover skal det være anvendeligt, dvs. relevant for revisionsmålene og pålideligt. Revisionserklæringen er en klart formuleret skriftlig udtalelse om regnskaberne eller om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed taget under et. Der er to hovedtyper: en erklæring uden forbehold og en erklæring med forbehold. Revisors beretning indeholder en klart formuleret skriftlig erklæring om regnskaberne eller om lovligheden og den formelle rigtighed af de underliggende transaktioner taget under et. En erklæring med forbehold afgives, når revisor konkluderer, at det ikke er muligt at afgive en revisionserklæring uden forbehold, men at uoverensstemmelser med ledelsen eller begrænsninger i revisionens omfang ikke har en så væsentlig og alvorlig effekt, at det er nødvendigt at afgive en negativ erklæring eller en udtalelse om, at der ikke kan afgives erklæring. 27