Politisk dokument uden resume. 01 Dagsorden for bestyrelsesmøde 8. december 2016 klokken Temadrøftelse: Flextrafik

Transkript

1 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 8. december 2016 Michael Skov 01 Dagsorden for bestyrelsesmøde 8. december 2016 klokken Temadrøftelse: Flextrafik Dagsorden og meddelelser: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Meddelelser fra formandskabet 3. Meddelelser fra direktionen Sager til beslutning: 4. LUKKET PUNKT 5. Status for forsøg med Flextur og beslutning om flexturforsøg i Næstved og Ringsted Kommune 6. LUKKET PUNKT 7. LUKKET PUNKT 8. Godkendelse af udvidet forvaltningsrevision 9. Forslag til revision af Movias regnskabsregulativ 10. Godkendelse af DOT aktivitetsplan og budget for Godkendelse af trafikinformationsindsats i Godkendelse af forslag til dagsorden for repræsentantskabsmøde 9. marts 2017 Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia 1/2

2 Movit Sager til orientering/drøftelse: 13. Orientering om status Takst Sjælland 14. Orientering om Trafikbestillingsgrundlag Orientering om Flextrafiks brugerundersøgelse LUKKET PUNKT 17. Orientering om partikeludledning fra busserne på linje 5A 18. Eventuelt 2/2

3 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 8. december 2016 Camilla Struckmann 05 Status for forsøg med Flextur og beslutning om flexturforsøg i Næstved og Ringsted Kommune Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orientering om status på effekt af nye takster i Flextur implementeret januar 2016 til efterretning at forsøg med begrænsning af Flextur i Næstved Kommune forlænges til medio 2018, og at forsøget evalueres i efteråret 2017 sammen med forsøg med dobbelttakst i byer at bestyrelsen tager orientering om status på forsøg med dobbelttakst i byer til efterretning at forsøg med begrænsning af Flextur i Ringsted Kommune afsluttes med årets udgang som ønsket af Ringsted Kommune. Beslutning: Sagsfremstilling: Kommunerne har efterspurgt instrumenter til i højere grad at regulere udgifterne til Flextur, blandt andet ved at borgerne ikke bruger Flextur i byerne, hvis der findes et brugbart bustilbud. For at imødekomme kommunernes behov for tilpasninger af produktet, har bestyrelsen besluttet en række ændringer og forsøg, som til sammen skal give erfaring med løsninger, der kan forbedre Flextur-ordningen generelt og fastholde Flextur som et så ensartet og genkendelig produkt som muligt på tværs af kommunegrænser. Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia 1/8

4 Movit Følgende er besluttet: Tabel 1. Igangværende eller besluttede forsøg i Flextur Prisregulering Ikrafttrædelse Status Grundtakst hæves fra 24 kr. inkl. 5 km til Fra januar kr. inkl. 10 km, ledsagerrabat afskaffes, og aldersgrænse for rabat til børn hæves til under 16 år) Implementeret Grundtakst for flexture på tværs af kommunegrænser hæves fra 6 til 12 kr. pr. ekstra km efter 20 km) Fra januar 2017 Besluttet Geografisk regulering Lukning for Flextur i 9 byer i Næstved Kommune Fra juli 2015 Næstved Kommune ønsker at bibeholde forsøget Lukning for flextur i Ringsted by Fra februar 2016 Ringsted Kommune ønsker at afslutte forsøget i årsskiftet 2016/2017, da ordningen har vist sig at ramme mobilitetssvage borgergrupper i uønsket grad. Dobbelttakst i byer Fra medio 2016 Forsøg igangsat (Lolland, Kalundborg, Vordingborg og Guldborgsund Kommune) Øvrige ændringer Medtagelse af barnevogn i flextur i Ringsted Kommune Fra juli 2016 Forsøg igangsat Lukning af flextur til Københavns Lufthavn Fra maj 2016 Besluttet 2/8

5 Movit Forsøg skal efter planen fortsætte frem til medio 2018 jf. bestyrelsens beslutning 10. december 2015 undtaget forsøget i Ringsted Kommune, som afsluttes efter et år, mens der ikke er fastsat et sluttidspunkt for forsøget i Næstved Kommune. Derfor er der behov for at drøfte, rækkevidden af forsøgene i Ringsted og Næstved Kommune. Status på effekt af nye takster i Flextur implementeret januar 2016 Taksten blev ændret i januar 2016, så kommunerne i dag kan vælge mellem grundtakst og kommunetakst. Grundtaksten udgør 36 kr. inkl. 10 km og 6 kr. pr. ekstra km, mens kommunetaksten udgør 24 kr. inkl. 10 km og 6 kr. pr. ekstra km. Da taksten blev ændret valgte 18 kommuner at beholde kommunetaksten, mens 5 kommuner beholdt grundtaksten. 9 kommuner valgte at gå fra kommunetakst til grundtakst, mens kun én kommune gik fra grundtakst til kommunetakst. Samlet var der ved takstskiftet 14 kommuner på grundtakst og 19 kommuner på kommunetakst. Siden har 3 kommuner valgt at ændre taksten igen og Greve Kommune har lukket for Flextur 1. oktober Administrationen har analyseret på effekten af takstændringen ved at sammenligne august 2016 med samme måned året før. Ringsted og Lolland Kommune indgår ikke i opgørelsen, idet begge kommuner i perioden har indført forsøg, der påvirker antallet af ture og kommunens udgifter. Effekten af ændret takst er forskellig alt efter, hvilken takst kommunen havde før januar 2016 og efter. De kommuner, der har fastholdt kommunetaksten, har oplevet den største stigning i antallet af ture og udgifter til Flextur. Mens de kommuner, der er gået fra kommunetakst til grundtakst, har oplevet den største reduktion i antallet af ture og udgifter til Flextur. Det viser, at der er en sammenhæng mellem størrelsen af brugerbetalingen og efterspørgslen efter Flextur. I tabel 2 angives udviklingen i antallet af ture og kommunale udgifter. Tabel 2. Ringsted Kommune Udvikling i antallet af flexture August 2015 August 2016 Udvikling Udvikling (pct.) Fastholdt kommunetaksten pct. Fra kommunetakst til grundtakst pct. Fastholdt grundtaksten pct. Fra grundtakst til kommunetakst pct. 3/8

6 Movit Udvikling i udgiften til Flextur August 2015 August 2016 (DKK) (DKK) Udvikling (DKK) Udvikling (pct.) Fastholdt kommunetaksten pct. Fra kommunetakst til grundtakst pct. Fastholdt grundtaksten pct. Fra grundtakst til kommunetakst pct. Status for forsøg med begrænsning af Flextur i Ringsted Kommune Siden 11. februar 2016 har det ikke været muligt at tage en flextur internt i Ringsted by (inkl. Benløse). Effekten af forsøget er undersøgt ved at sammenligne antallet af flexture i martsaugust 2016 med marts-august Konklusionen er, at forsøget har medført en reduktion i antallet af ture og kommunens udgifter til Flextur, men at flere borgere er blevet visiteret til andre ordninger, herunder særligt Flexhandicap, som er en dyrere ordning for kommunen end flextur, f.eks. som følge af ressourcer til visitering, højere serviceniveau og mindre brugerbetaling specielt de lange ture. Tabel 3. Ringsted Kommune, Antal ture i marts-august 2015 og 2016 Antal flexture Udgifter (DKK) 2015 (marts-august) (marts-august) Udvikling Udvikling i procent -5 pct. -8 pct. I andet halvår 2016 udgjorde de interne flexture i Ringsted by 20 pct. af kommunens flexture, men da antallet af øvrige flexture samtidig er steget, er effekten af forsøget således mindre end 20 pct. Ringsted Kommune har bekræftet, at flere er blevet visiteret til Flexhandicap på grund af begrænsningen af Flextur i byinterne områder. Antallet af handicapture og kommunens udgifter til disse er således steget: 4/8

7 Movit Tabel 4. Ringsted Kommune, Udvikling i handicapture, Antal ture i marts-august 2015 og 2016 Antal handicapture Udgifter (DKK) 2015 (marts-august) (marts-august) Udvikling Udvikling i procent 19 pct. 6 pct. Det bemærkes, at antallet af handicapture generelt er steget i alle kommuner med i gennemsnit knap 20 pct. i 2016 (januar-september), forventeligt båret af, at Flexhandicap siden 1. marts 2016 har kunnet anvendes til alle turformål. I Ringsted Kommune er antallet af handicapture primært steget i forhold til de interne ture i Ringsted by. Administrationen har ikke haft mulighed for at afdække, om dette også gør sig gældende i andre kommuner, hvor der har været vækst i handicapkørslen. Men meget tyder på, at begrænsningen af Flextur i Ringsted by i højere grad har haft betydning for ældre og kunder med behov for hjælpemidler, fordi andelen af disse kunder er højere på ture i byen end på de øvrige ture. Det indikerer, at begrænsningen af Flextur kan have bidraget til det øgede antal visiterede handicapkunder og det øgede antal handicapture. Byrådet i Ringsted Kommune har 14. november 2016 besluttet, at afslutte forsøg med begrænsning af Flextur fra årsskiftet så Flextur igen kan anvendes til interne ture i Ringsted by til kommunetaksten. Status for forsøg med begrænsning af Flextur i Næstved Kommune I Næstved Kommune har det ikke siden 1. juli 2015 været muligt at tage en flextur i og mellem ni byer. Desuden kan der kun rejses mellem oplandet og udvalgte Flextur-stoppesteder i byerne. Effekten af forsøget er undersøgt ved at sammenligne 1. halvår 2016 med 1. halvår Overordnet har forsøget resulteret i en reduktion i antallet af ture og kommunens udgifter til Flextur: 5/8

8 Movit Tabel 5. Næstved Kommune Antal flexture Udgifter (DKK) 2015 (januar-juni) (januar-juni) Udvikling Udvikling i procent -73 pct. -74 pct. I 1. halvår 2015 udgjorde flexturene i og mellem byerne 53 pct. af kommunens samlede flexture. Effekten af forsøget er, at antallet af ture er faldet med 73 pct. Effekten af forsøget er sandsynligvis højere, fordi Flextur kun kan anvendes til/fra Flextur-stoppesteder i byerne, og fordi Næstved Kommune skiftede fra kommunetaksten til grundtaksten i januar 2016, hvilket kan have reduceret antallet af flexture yderligere. Begrænsningen af Flextur internt i og til og fra byerne kan være årsag til, at der er blevet visiteret flere borgere til Flexhandicap i Næstved Kommune. Dette er dog ikke en tendens, som kommunen kan bekræfte. Men antallet af handicapture og kommunens udgifter hertil er steget: Tabel 6. Næstved Kommune, Udvikling i handicapture, Antal ture i marts-august 2015 og 2016 Antal handicapture Udgifter [kr.] 2015 (januar-juni) (januar-juni) Udvikling Udvikling i procent 27 pct. 22 pct. Generelt er antallet af handicapture i alle kommuner som nævnt steget med gennemsnitligt knap 20 pct. I Næstved Kommune er det øgede antal handicapture primært orienteret om ture i og mellem byerne. Effekten er således den samme som i Ringsted Kommune, hvor det i særlig grad er de ældre og kunder med behov for hjælpemidler, der er berørt af begrænsningen af Flextur i byen. Teknisk Udvalg i Næstved Kommune har 10. august 2016 tilkendegivet, at de ønsker at bibeholde begrænsningen af Flextur. 6/8

9 Movit Status for forsøg med dobbelttakst i byer Fire kommuner har valgt at indføre dobbelttakst i byer (Lolland, Kalundborg, Guldborgsund og Vordingborg Kommune). Dobbelttakst betyder, at brugerbetalingen for interne ture i byen som minimum er den dobbelte af den takst kommunen har valgt. Er der kommunetakst udgør brugerbetalingen minimum 48 kr. (2 x 24 kr.), hvis der er grundtakst udgør brugerbetalingen minimum 72 kr. (2 x 36 kr.). Lolland Kommune indførte dobbelttakst for byinterne ture 1. juni 2016 i Maribo og Nakskov by. Brugerbetalingen i de to byer er herefter minimum 72 kr. Effekten af at indføre dobbelttakt for byinterne ture har været et stort fald i udgifterne til disse. I oktober 2015 var udgiften til byinterne ture og i 2016 var den i samme måned kr. Kalundborg Kommune har indført dobbelttakst i Kalundborg by fra 1. september 2016, hvor brugerbetalingen for de interne ture som minimum er 48 kr. Effekten for Flextur i byen er som på Lolland et fald i udgifterne. I oktober 2015 var udgiften til byinterne ture og i 2016 var den i samme måned kr. At faldet i udgifterne ikke er så stort som på Lolland hænger formentlig sammen med den markant højere pris for byinterne ture på Lolland. Guldborgsund og Vordingborg Kommune har indført dobbelttakst 1. oktober 2016 i henholdsvis Nykøbing Falster by og Vordingborg by inkl. Nyråd og Ørslev. Brugerbetalingen i begge kommuner er som minimum 48 kr. Det bemærkes, at begge kommuner valgte at gå tilbage til kommunetaksten, samtidig med at forsøg med dobbelttakst blev implementeret. Da begge forsøg er blevet indført for nyligt, er det endnu for tidligt, at sige noget om effekten heraf i disse kommuner. Ved evalueringen af forsøg med dobbelttakst vil der blive set nærmere på effekten for økonomien og vandring mellem ordninger, på samme måde som det er gjort for forsøgene i Ringsted og Næstved Kommune. Status for forsøg med barnevogne i Flextur i Ringsted Kommune Siden 1. juli 2016 har det som forsøg været muligt at medbringe en barnevogn i Flextur, på de interne flexture i Ringsted Kommune. Der er ingen kunder, der endnu har benyttet sig af muligheden Forsøget er fastsat til at fortsætte frem til 1. juli Økonomiske konsekvenser: Ingen konsekvenser. Kundemæssige konsekvenser: Ingen konsekvenser. 7/8

10 Movit Miljømæssige konsekvenser: Ingen konsekvenser. Åbent/lukket punkt: Åbent punkt. Kommunikation: Ringsted og Næstved Kommune orienteres om bestyrelsens beslutning. 8/8

11 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 8. december 2016 Christian Kierkegaard 08 Godkendelse af udvidet forvaltningsrevision Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender rapporteringen om udvidet forvaltningsrevision. Beslutning: Sagsfremstilling: I den udvidede revision (forvaltningsrevision) har Movias eksterne revision (EY) gennemgået kontroller og forretningsgange på udvalgte områder i dybden. I dialog mellem administrationen og revisionen er følgende emner udvalgt til årets forvaltningsrevision: Gennemgang af forretningsgange og kontroller for godkendelse af udgifter i Movias faktureringssystem efter overgangen fra det gamle økonomisystem Axapta til det nye økonomisystem Navision, samt Gennemgang af forretningsgange, kontroller og systemer til håndtering af opkrævede kontrolafgifter vedrørende manglende gyldig rejsehjemmel. Revisionen har ingen kritiske bemærkninger til forvaltningsrevision Revisionen er kommet med en række anbefalinger, jf. vedlagte bilag 08.1, og oplyser, at de vil anvende forvaltningsrevisionen i forbindelse med udarbejdelse af regnskab Disse anbefalinger omfatter indførelse af systemmæssig indskrænkning i den enkelte medarbejders mulighed for at kontere omkostninger for at undgå risiko for fejlkontering, Trafikselskabet Movia Økonomi, Center for Ressourcer og Service 1/3

12 Movit systemmæssig begrænsning af medarbejderes mulighed for at godkende og betale beløb under medarbejderens beløbsmæssige godkendelsesgrænse, for at sikre reel dobbeltgodkendelsesprocedure, Gennemgang af sikkerheden i det system, Sitra, hvor kontrolafgifter udstedes i, fordi systemet indeholder personfølsomme oplysninger, Indførelse af kontrolprocedurer for at sikre, at alle udstedte kontrolafgifter i Sitra også de facto overdrages til det nye økonomisystem, Navision, med henblik på efterfølgende opkrævning og indgåelse i den administrative proces, som indbefatter rykkerprocedurer m.v. Genoptagelse af procedure for løbende rykkerudsendelse i forlængelse af indførelse af nyt økonomisystem samt stillingtagen til, hvornår opkrævning af kontrolafgifter overdrages til inddrivelse hos SKAT, så længe integrationen mellem Navision og SKAT ikke fungerer. Administrationen ser revisionens anbefalinger som værdifulde værktøjer i udviklingen af Movias økonomistyring, og vil bruge anbefalingerne i det videre arbejde i et tæt samspil mellem de berørte fagområder og revisionen. Økonomi: Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser for Movia. Kundemæssige konsekvenser: Ingen. Miljømæssige konsekvenser: Ingen. Åbent/lukket punkt: Åbent. Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. 2/3

13 Movit Bilag: 1. EY-notat om udvidet forvaltning vedrørende godkendelsesprocedurer i Document Capture og gennemgang af forretningsgange for opkrævning af afgifter. 3/3

14 Bestyrelsesmøde 8. december 2016 / Punkt 08 / Bilag 1

15

16

17

18

19

20 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 8. december 2016 Mads Lund Larsen 09 Forslag til ændret regnskabsregulativ for Movia Indstilling: Administrationen indstiller, At det foreliggende forslag til opdateret regnskabsregulativ godkendes At nyt bilag 4 Indkøbspolitik tages til efterretning At gammelt bilag 2. Movias IT-politik udgår At gammelt bilag 3 Retningslinjer for økonomirapportering udgår At gammelt bilag 4. Økonomisystemer og deres anvendelse udgår At der er fire bilag til regnskabsregulativet, hvor beslutningskompetencen er følgende: Bilag 1: Revisionsregulativ. Godkendes af bestyrelsen. Bilag 2: Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer. Godkendes af bestyrelsen. Bilag 3: Retningslinjer for finansiel politik. Godkendes af bestyrelsen. Bilag 4: Indkøbspolitik. Godkendes af den administrerende direktør. Beslutning: Sagsfremstilling: Baggrund Det hører til bestyrelsens lovfastsatte opgaver at træffe beslutning om et kasse- og regnskabsregulativ samt revisionsregulativ. Movias kasse- og regnskabsregulativ, herefter regnskabsregulativ, blev senest opdateret i september 2012, og regulativet er derfor blevet gennemgået med henblik på at sikre overensstemmelse med eventuel ændret praksis, ændrede Trafikselskabet Movia Center for Ressourcer og Service, Movia 1/5

21 Movit governance bestemmelser på regnskabsvæsenets område, og eventuelle øvrige ændrede regler. Eftersynet omfatter også et sprogligt tjek, sletning af overflødige bestemmelser og formuleringer, samt en gennemgang af bilagene. De nuværende otte bilag, foreslås reduceret til fire, jf. nedenfor: Bilag 1 Revisionsregulativ Bilag 2 Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer Bilag 3 Retningslinjer for finansiel politik Bilag 4 Indkøbspolitik. Bilag 1 vil blive forelagt på bestyrelsesmødet i april 2017, mens bilag 3 vil blive forelagt på bestyrelsesmødet i juni 2017, indtil da gælder de nuværende bilag 1 og 3. Nedenfor gennemgås forslagene til de indholdsmæssige ændringer. I nedenstående gennemgang refererer paragrafnumrene til det nuværende kasse- og regnskabsregulativ. Forslag til indholdsmæssige ændringer 1.3 Bilag Den nuværende bestemmelse om, at den administrerende direktør er bemyndiget til at godkende bilag, med mindre andet er aftalt, vurderes at være upræcis og foreslås ændret til, at den administrerende direktør indstiller til bestyrelsen, om bilag og ændringer heri godkendes af bestyrelsen eller den administrerende direktør. 2.5 Anvendelse af IT Der indsættes en generel henvisning til Movias informationssikkerhedsstrategi og informationssikkerhedspolitik. Derved bliver en række detaljerede formuleringer overflødige, ligesom nuværende bilag om it-politik ligeledes er overflødigt. Informationssikkerhedsstrategien og informationssikkerhedspolitikken er godkendt af bestyrelsen XXX 3.5 Økonomirapportering Nuværende detaljerede bestemmelser om antal estimater om året, estimat- og tabelindhold foreslås at udgå. Den administrerende direktør forelægger estimater for bestyrelsen i henhold til det med bestyrelsen aftalte årshjul. 2/5

22 Movit Årsbudgettets offentlighed Den nuværende reference til Movias kommunikationspolitik vurderes ikke relevant i et kasseog regnskabsregulativ og foreslås at udgå. 4.1 Disponeringsbeføjelser og tegningsregler Tegningsreglen jf. vedtægten foreslås indføjet. Det foreslås præciseret, at udgifter relateret til medarbejdere altid skal godkendes af nærmeste chef. 4.2 Regler for indkøb, ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse De nuværende to bilag vedrørende indkøb, fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb og overordnet indkøbspolitik er delvis sammenfaldende og foreslås sammenskrevet i ét bilag. Der foreslås en generel henvisning hertil. Det bemærkes, at den nuværende regel om, at alle indkøb over kr. skal markedsprøves, blev indført i 2012 i forbindelse med generelle opstramninger af administrative procedurer Administrationen vurderer på baggrund af de høstede erfaringer, at beløbsgrænsen kan hæves til kr.. Det er administrationens erfaring at leverandørerne synes at kr. er lavt for at udarbejde tilbud i konkurrence. Kommunerne har en forskellig praksis på området. Movias administration har været i dialog med 5 kommuner, hvoraf 2 kommuner har en udbudsgrænse på 0,1 mio. kr., mens de tre øvrige kommuner bruger tærskelværdier i Udbudsloven.; hvor kommunerne første gang rammer en grænse ved ca. 1,5 mio. kr. årligt eller totalt over 48 måneder/kontraktperioden. Er det konkrete indkøb under tærskelværdien vurderer de tre kommuner om der skal ske en markedsefterprøvning. I bemærkningerne til Udbudslovens 193 arbejdes der med en nedre grænse for markedsafprøvning på kr. 4.5 Postbog Reglen om at der skal føres postbog over de forsendelser, der indeholder checks eller andre værdier, foreslås at udgå som følge af, at danske banker ophæver checksamarbejdet ved årsskiftet, hvorved checks i praksis udgår som betalingsmiddel. Afsnit 5 Forretningsgange og særlige områder Afsnittet foreslås at udgå, idet det væsentligste indhold er beskrevet andre steder. 3/5

23 Movit Krav til regnskabssystemet Det gældende bilag 9.04 om væsentlige økonomisystemer foreslås at udgå, fordi det genererer unødvendige ændringer af regnskabsregulativet. 6.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen Sproglig tilretning i første afsnit om revisionens afgivelse af protokol til årsregnskab og påtegning af årsregnskab. Unødvendig sætning i sidste afsnit om overholdelse af tilsynsmyndighedens tidsfrist udgår. 7.1 Kassefunktioner Kassefunktioner eksisterer ikke længere i Movia, hvorfor bestemmelsen kan udgå. 7.2 Adskillelse mellem kasse og bogholderi Foreslås at udgå jf. ovenfor. 7.4 Afstemning af beholdninger ved hovedkassen Foreslås at udgå, idet normale kassefunktioner ikke længere eksisterer i Movia. 7.5 Kassekontrol Foreslås at udgå jf. ovenfor. 7.6 Udlægskasser Det indskrives i bestemmelsen, at den nuværende begrænsning for, hvilke personer, der kan have et kreditkort, ophæves, idet den administrerende direktør godkender, hvilke medarbejdere der kan have et hævekort eller kreditkort. Hævekort og kreditkort vil alene kunne tildeles i de tilfælde, hvor der vurderes at være et særskilt funktionelt behov herfor. Afsnit 9 Bilag De nuværende otte bilag til Kasse- og regnskabsregulativet foreslås, jf. ovenstående gennemgang af de enkelte bestemmelser nedbragt til fire, som er følgende: 4/5

24 Movit Revisionsregulativ. Godkendes af bestyrelsen. 2. Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer. Godkendes af bestyrelsen. 3. Retningslinjer for finansiel politik. Godkendes af bestyrelsen. 4. Indkøbspolitik. Godkendes af den administrerende direktør. Revisionens bemærkninger Forslaget til opdatering af kasse- og regnskabsregulativet har i udkast været forelagt revisionen, hvis bemærkninger er indarbejdet i det foreliggende forslag. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Kundemæssige konsekvenser: Ingen. Miljømæssige konsekvenser: Ingen. Åbent/lukket punkt: Åbent. Kommunikation: Ingen særskilt kommunikation. Bilag: 1. Nuværende kasse- og regnskabsregulativ 2. Forslag til opdateret kasse- og regnskabsregulativ 3. Indkøbspolitik 5/5

25 Bestyrelsesmøde 8. december 2016 /Punkt 09 / Bilag 1 Sagsnummer Movit Sagsbehandler CST Direkte Fax - cst@moviatrafik.dk CVR nr: EAN nr: november Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia (Bilag 1) 1. Indledning Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette regnskabsregulativ de overordnede retningslinjer for den økonomiske forvaltning af den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om Trafikselskaber. Trafikselskabet Movia benævnes i det følgende Movia. 1.1 Lovgivning og andet regelgrundlag Bestyrelsen fastsætter i regnskabsregulativet de nærmere regler for indretningen af Movias regnskabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange. Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet: Lov om trafikselskaber Lov om kommunernes styrelse Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Social- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystemer for kommuner og regioner Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) Vedtægt for Trafikselskabet Movia Lånebekendtgørelserne for regioner og kommuner Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia 1/8

26 Movit Formål Formålet med regulativet er at sikre effektive og betryggende forretningsgange og korrekt administration inden for Movias regnskabsvæsen og økonomistyring. I den forbindelse indeholder regulativet en række bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfattet af regnskabsvæsen og økonomistyring. 1.3 Bilag Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der er behov herfor. Den administrerende direktør forelægger bilag og ændringer heri til bestyrelsens beslutning. Godkendte bilag fremgår af afsnit Generelle bestemmelser 2.1 Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for selskabets administration, herunder varetagelse af en økonomisk forsvarlig drift og i øvrigt anliggender, der vedrører Movias kasse- og regnskabsvæsen. Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af de økonomiske midler sker i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger. 2.2 Den administrerende direktør Den administrerende direktør varetager med ansvar over for bestyrelsen den daglige ledelse af Movias administration. 2.3 Områdechefer Områdechefer sikrer, at der findes og vedligeholdes tilstrækkelige forretningsgange og arbejdsbeskrivelser inden for deres ansvarsområder, og at forretningsgangene overholdes. Områdechefer sikrer, at interne kontroller fokuseres om specifikke områder, hvor konsekvenser af fejl og mangler skønnes at være væsentlige, eller hvor risiko for fejl og mangler skønnes at være stor. 2/8

27 Movit Revisionen Revisionen skal udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen fastsætter derudover nærmere præciseringer og krav i Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia, jf. Movias vedtægt. Se bilag 1 til regnskabsregulativet. 2.5 Anvendelse af IT For anvendelse af it i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder reglerne, der er fastsat i Movias informationssikkerhedsstrategi og informationssikkerhedspolitik. 3. Budgetforhold 3.1 Budgetprocedure Den overordnede budgetproces tilrettelægges, så den overholder gældende regler. 3.2 Budgetniveau Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne Bus Flextrafik: o Flexhandicap o Flextur o Flexkommune o Flexpatient o Flexpatientbus o Flexrute Lokaltog Fællesudgifter Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn Den administrerende direktør har ansvar for at der udarbejdes et forslag til budget til bestyrelsens godkendelse, og at der sker en opfølgning på budgettet. Den administrerende direktør er ansvarlig for delegering af budgetansvar til de enkelte områder og centre. 3/8

28 Movit Økonomichefen kontrollerer at det ledelsesmæssige tilsyn i centrene og områderne udføres tilfredsstillende. 3.4 Økonomirapportering Den administrerende direktør forelægger estimater for bestyrelsen i henhold til det med bestyrelsen aftalte årshjul. 3.5 Årsbudgettets offentlighed Det vedtagne årsbudget med tre overslagsår offentliggøres. 4. Indkøbs- og disponeringsregler 4.1 Tegningsregler og disponeringsbeføjelser Selskabet tegnes af bestyrelsesformanden eller næstformanden i forening med den administrerende direktør eller af den samlede bestyrelse. Den administrerende direktør har disponerings- og anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og tjenesteydelser og samtlige indtægter og udgifter, som er omfattet af det godkendte budget for Movia. Undtagelser fremgår af Lov om kommunernes styrelse 32: Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (for Movia er det formanden for bestyrelsen) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen (bestyrelsen). Disponeringsbeføjelsen kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen. Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillinger. Delegering af beføjelser fritager ikke delegaten for ansvar. Ved delegering af beføjelser påhviler det delegaten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventuelle begrænsninger eller særlige forhold, udarbejdes. Delegeringen kan være tidsbegrænset. Bilag vedrørende forhold, som omfatter medarbejdere f.eks. rejseudgifter, kurser, udgifter til repræsentation, anskaffelse af udstyr mv., kan ikke godkendes af de berørte medarbejdere, men altid skal godkendes af nærmeste chef (princippet om én over én). 4/8

29 Movit Regler for indkøb, ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse Movias indkøbspolitik fastlægger regler for indkøb, udbud og kontraktindgåelse. Indkøbspolitikken fremgår af bilag 4 til regnskabsregulativet. 4.3 Grundlag Movias regnskab skal føres på grundlag af: Elektronisk bogføring og betaling Oplysninger transmitteret fra andre systemer til økonomisystemet Originale regnskabsbilag. 4.4 Betaling Det påhviler den administrerende direktør at påse, at Movias indtægter indgår, og udgifter betales til rette tid, og at eventuelle tilgodehavender inddrives. Alle udbetalinger skal være godkendt af en dispositionsbemyndiget. Som hovedregel må der ikke være personsammenfald mellem kreditorbogholderiet og de bankbemyndigede i bogholderiet. Personsammenfald kan dog accepteres i forbindelse med sygemeldinger og afholdelse af ferie. 4.5 Oprettelse og disponering af konti i pengeinstitutter Alle Movias bankkonti skal oprettes af Movias økonomiområde i Movias navn. Movias økonomiområde er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter vedrørende tids- og aftaleindskud under økonomichefens ansvar. 5. Regnskabsaflæggelse 5.1 Aflæggelse af årsregnskab Den administrerende direktør godkender hvert år en procedure for regnskabsafslutningen, der sikrer, at årsregnskabet kan forelægges for bestyrelsen i rette tid. 5/8

30 Movit Krav til regnskabssystemet Regnskabsføringen skal kunne generere en oversigt over, hvordan Movias midler er forvaltet. Det skal fremgå af årsregnskabet, hvorvidt forvaltningen er i overensstemmelse med lovgivningen, årsbudgettet og bestyrelsens øvrige beslutninger. 5.3 Regnskabsprincipper Regnskabsprincipperne vedtages af bestyrelsen og fremgår af årsrapporten. 5.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen Revisionen afgiver protokol om revision af årsregnskabet til bestyrelsen i henhold til den frist, der er fastsat i revisionsregulativet. Bestyrelsens beslutninger og bemærkninger på baggrund af revisionsprotokollen meddeles revisionen. Revisionen forsyner årsregnskabet med en påtegning. Movias årsregnskab med revisionspåtegning indsendes til tilsynsmyndigheden. 5.5 Afskrivning Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer, jf. bilag 2 til regulativet. 6. Forvaltning af værdier 6.1 Anbringelse af værdier Bestyrelsen godkender en finansiel politik, herunder retningslinjer for anbringelse af værdier, omsætningspapirer og likviditet samt fastlægger kompetencen til at disponere, jf. bilag 3 til regulativet om den finansielle politik. 6.2 Hævekort og kreditkort Der kan udstedes hævekort og kreditkort til Movias konti. Den administrerende direktør godkender, hvilke medarbejdere der kan have et hævekort eller kreditkort. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for administration af udlæg og for hævekort og kreditkort. 6/8

31 Movit Andre bestemmelser 7.1 Sikkerhedsstillelse, transporter, udlæg mv. Den administrerende direktør sikrer, at der udarbejdes overordnede retningslinjer for, at sikkerhedsstillelse, transporter, deponering vedrørende bankgarantier, kontanter, udlæg og øvrige effekter mv. er registreret i Movia. 7.2 Aftaler, kontrakter m.m. Områdechefen er ansvarlig for, at Movias aftaler, kontrakter og andre regnskabsrelevante dokumenter indenfor eget område, opbevares forsvarligt, og at der føres nødvendige fortegnelser. 7.3 Fortegnelser Den administrerende direktør har overfor bestyrelsen det overordnede ansvar for, at der fastsættes nødvendige regler for registrering og kontrol af lagerbeholdninger, maskiner, inventar mv. Områdechefen udarbejder retningslinjer for så vidt angår eget ansvarsområde. Områdechefen er ansvarlig for at sikre registrering af alle væsentlige aktiver således, at Movia i tilfælde af brand, tyveri, hærværk og lignende er i stand til at præstere den fornødne dokumentation i forhold til forsikringsselskaber. 7.4 Administration af leasing og forsikring Den administrerende direktør fastsætter retningslinjer for indgåelse af aftaler om og administration af leasing og forsikring. 7.5 Opbevaring og kassation af Movias arkivalier Centerchefen for ressourcecenteret skal sikre, at elektroniske arkivalier, bilag, kontoudskrifter mv. opbevares på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde. Opbevaring skal mindst ske i det antal år, der kræves i lovgivningen. 7.6 Ikrafttræden Regnskabsregulativet er behandlet og godkendt af bestyrelsen den 05/ /8

32 Movit Regnskabsregulativet er ajourført og godkendt af bestyrelsen den 13/ Regnskabsregulativet er ændret og godkendt af bestyrelsen 8. december Bilag Bilagsoversigt: Bilagstitel Bilagsnr. Godkendes af Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia 1 Bestyrelsen Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige poster 2 Bestyrelsen Retningslinjer for finansiel politik (anbringelse af værdier, omsætningspapirer og likvider samt dispositionskompetence) Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb 3 Bestyrelsen 4 Administrerende direktør 8/8

33 Bestyrelsesmøde 8. december 2016 /Punkt 09 / Bilag 2 Notat Sagsnummer Movit Sagsbehandler CKI Direkte Fax - cki@moviatrafik.dk CVR nr: EAN nr: november Regnskabsregulativ - Sammenligning af gammel og ny (Bilag 2) Dette notat sammenholder Movias eksisterende kasse- og regnskabsregulativ med det ny regnskabsregulativ, jf. dagsordenspunkt 9. Trafikselskabet Movia Økonomi, Center for Ressourcer og Service 1/22

34 Bestyrelsesmøde 8. december 2016 /Punkt 09 / Bilag 2 Notat Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger 1. Indledning Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette kasse- og regnskabsregulativ administrative retningslinjer for den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om Trafikselskaber. Trafikselskabet Movia benævnes i det følgende Movia. Movias opgaver følger af 5 i Lov om trafikselskaber: 5. Et trafikselskab varetager følgende opgaver inden for trafikselskabets geografiske område: 1) Offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel, 2) Fastsættelse af takster og billetteringssystemer, 3) Koordinering og planlægning af offentlig servicetrafik, 4) Individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede og 5) Privatbaner Stk. 3. Trafikselskabet kan efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. 1. Indledning Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette regnskabsregulativ de overordnede retningslinjer for den økonomiske forvaltning af den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om Trafikselskaber. Trafikselskabet Movia benævnes i det følgende Movia. Sproglig korrektion. Citater fra loven er unødvendige. Trafikselskabet Movia Økonomi, Center for Ressourcer og Service 2/22

35 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger Stk. 4. Trafikselskabet kan endvidere efter aftale med en kommune varetage opgaver vedrørende driften af en færgerute på kommunens vegne. Endelig skal Movia samarbejde med tilgrænsende trafikselskaber om grænseoverskridende individuel handicapkørsel (bemærkningerne til loven) 1.1 Forholdet til lovgivningen og vedtægt Bestyrelsen fastsætter i kasse- og regnskabsregulativet de nærmere regler for indretningen af Movias kasse- og regnskabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange. Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet: Lov om trafikselskaber Lov om kommunernes styrelse Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystemer for kommuner og regioner Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) Vedtægt for Trafikselskabet Movia Lånebekendtgørelsen for regioner, hhv. kommuner 1.1 Lovgivning og andet regelgrundlag Bestyrelsen fastsætter i regnskabsregulativet de nærmere regler for indretningen af Movias regnskabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange. Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet: Lov om trafikselskaber Lov om kommunernes styrelse Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Social- og Indenrigsministeriets budgetog regnskabssystemer for kommuner og regioner Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) Vedtægt for Trafikselskabet Movia Lånebekendtgørelserne for regioner og kommuner Sproglig korrektion. Ministeriums benævnelse

36 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger 1.2 Formål Formålet med regulativet er at sikre en korrekt administration og fastlægge forskrifter for fornuftige og betryggende forretningsgange inden for Movias regnskabsvæsen og økonomistyring. I den forbindelse indeholder regulativet en række bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfattet af regnskabsvæsen og økonomistyring. 1.2 Formål Formålet med regulativet er at sikre effektive og betryggende forretningsgange og korrekt administration inden for Movias regnskabsvæsen og økonomistyring. I den forbindelse indeholder regulativet en række bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfattet af regnskabsvæsen og økonomistyring. Sproglig korrektion 1.3 Bilag Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der er behov for uddybning af regulativets bestemmelser. Den administrerende direktør er bemyndiget til at godkende bilag til regulativet, medmindre andet er aftalt. Godkendte bilag fremgår af afsnit Bilag Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der er behov herfor. Den administrerende direktør forelægger bilag og ændringer heri til bestyrelsens beslutning. Godkendte bilag fremgår af afsnit 8. Præcisering at adm. dir. forelægger til bestyrelsens beslutning og på hvilket niveau bilag skal godkendes af bestyrelsen eller den administrerende direktør. 2. Generelle bestemmelser 2.1 Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for selskabets administration. Bestyrelsen varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører Movias kasse- og regnskabsvæsen samt har indsigt med de finansielle og forvaltningsmæssige 2. Generelle bestemmelser 2.1 Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for selskabets administration, herunder varetagelse af en økonomisk forsvarlig drift og i øvrigt anliggender, der vedrører Movias kasse- og regnskabsvæsen. Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af Sproglig korrektion. Modernisering

37 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger forhold inden for alle Movias administrationsområder. Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af de økonomiske midler sker i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger på en forsvarlig måde. de økonomiske midler sker i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger. 2.2 Den administrerende direktør Den administrerende direktør har med ansvar over for bestyrelsen den daglige ledelse af Movias administration. 2.2 Den administrerende direktør Den administrerende direktør varetager med ansvar over for bestyrelsen den daglige ledelse af Movias administration. Sproglig korrektion 2.3 Områdechefer Områdechefer skal sikre, at der findes forretningsgange og/eller vejledninger inden for deres ansvarsområder. Områdechefer skal ligeledes sikre, at forretningsgangene overholdes, og at forretningsgangene ajourføres, når der skønnes behov herfor. Områdechefer skal sikre, at den fornødne dokumentation for forretningsgange er til stede i form af forretningsgangsbeskrivelser, beskrivelse af arbejdsprocedurer eller lignende. Områdechefer skal sikre, at interne kontroller er designet på en effektiv måde, at de fungerer optimalt, og at de understøtter selskabets risikoprofil. Der henvises til afsnit Områdechefer Områdechefer sikrer, at der findes og vedligeholdes tilstrækkelige forretningsgange og arbejdsbeskrivelser inden for deres ansvarsområder, og at forretningsgangene overholdes. Områdechefer sikrer, at interne kontroller fokuseres om specifikke områder, hvor konsekvenser af fejl og mangler skønnes at være væsentlige, eller hvor risiko for fejl og mangler skønnes at være stor. Sproglig justering samt præcisering, at fokus er på de områder, hvor risiko for og konsekvens af fejl er størst. 2.4 Revisionen 2.4 Revisionen Bilagets benævnelse

38 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger Revisionen skal udføres i overensstemmelse med de krav, der følger af lovgivningen. Revisionen skal udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen fastsætter derudover nærmere præciseringer og krav i Bestyrelsen fastsætter derudover nærmere præciseringer og krav i Revisionsregulativ for Trafiksel- Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia, jf. Movias vedtægt. skabet Movia. Se bilag 9.01 til Kasse- og regnskabsregulativet Se bilag 1 til regnskabsregulativet. 2.5 Anvendelse af IT For anvendelse af IT i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder nedenstående regler. Etablering af Movias IT-systemer skal godkendes af den administrerende direktør, der er øverste sikkerhedsansvarlige. Se bilag 9.02 til Kasse- og regnskabsregulativet. Øverste ansvarlige Det overordnede ansvar for IT-politikken er placeret hos den administrerende direktør, der er ansvarlig for opfølgning og kontrol. Den administrerende direktør godkender den årlige sikkerhedsrapport. Ændringer til Movias IT-politik skal godkendes af den administrerende direktør. Områdechefer Enhver Områdechef er ansvarlig for den daglige overholdelse af IT-politikken inden for eget ansvarsområde. 2.5 Anvendelse af IT For anvendelse af it i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder reglerne, der er fastsat i Movias informationssikkerhedsstrategi og informationssikkerhedspolitik. Sproglig justering og tilpasning den gældende organisering og governance på it-området.

39 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger Systemejer Et gennemgående begreb i Movias IT-politik er systemejer. For alle IT-systemer skal der identificeres en systemejer. Denne tildeles ansvaret for, at der i forbindelse med anvendelsen af systemerne varetages en hensigtsmæssig sikkerhed. Områdecheferne er som udgangspunkt systemejere. Systemejernes opgaver og ansvar fremgår af ITpolitikken. For hvert system stilles der krav om, at der skal være: Forretningsgange Brugervejledning Systemdokumentation Udviklings-, drifts- og serviceaftaler Backupaftaler Økonomichefen godkender retningslinjer for drift af økonomisystemer, der omfatter den økonomiske styring. Systemejerne følger op på, at den aftalte datakvalitet, er i orden. Systemejerne skal i forbindelse med anvendelse af de data, der modtages, fødes eller beregnes i systemet, tilvejebringe en hensigtsmæssig sikkerhed og kvalitetskontrol. Den relevante Områdechef har det overordnede ansvar.

40 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger Systemejerne er ansvarlige for anmeldelser til Datatilsynet. Systemejerne koordinerer behandling af henvendelser fra kunder, brugere og myndigheder i forbindelse med videregivelse, indsigtsret og indsigelsesret. IT-chefen er ansvarlig for udarbejdelse af Movias IT-politik samt de tilhørende kontrolprocedurer til sikring af, at den gældende politik efterleves. Autorisation af brugere sker efter særlige retningslinjer udarbejdet for hvert IT-system. Systemejerne har ansvaret for, at disse retningslinier er beskrevet. 3. Budgetforhold 3.1 Budgetprocedure Bestyrelsen træffer beslutning om årsbudget og flerårige budgetoverslag. Den administrerende direktør udarbejder til bestyrelsens beslutning forslag til årsbudget for det kommende regnskabsår og budgetoverslag for de tre efterfølgende år. Som grundlag herfor indhentes ønsker fra kommunalbestyrelserne og regionsrådene om det kommende års trafikruter, herunder ønsker til linjeføring og frekvenser m.v. 3. Budgetforhold 3.1 Budgetprocedure Den overordnede budgetproces tilrettelægges så den overholder gældende regler. Sproglig forenkling. Citater fra lov og vedtægter er ikke relevante. 3.2 Budgetbehandling og underretning til andre Udgår Unødvendig

41 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger Bestyrelsen behandler budgettet to gange. Første gang i juni og anden gang med vedtagelse senest den 15. september. Senest 5 uger før budgettets vedtagelse sendes budgetforslaget og budgetoverslagene til de deltagende kommuner og regioner. 3.3 Budgetniveau Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne Busdrift Flextrafik o Flextur o Handicapkørsel o Patientkørsel o Rute o Kommunale ordninger Lokalbaner Fællesudgifter Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn Den administrerende direktør har over for bestyrelsen ansvar for udmøntning af det vedtagne budget og er ansvarlig for delegering af budgetansvar til de enkelte områder. 3.2 Budgetniveau Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne Bus Flextrafik: o o o o o Flexhandicap Flextur Flexkommune Flexpatient Flexrute Lokaltog Fællesudgifter Flexpatientbus Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde. 3.3 Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn Den administrerende direktør har ansvar for at der udarbejdes et forslag til budget til bestyrelsens godkendelse, og at der sker en opfølgning på budgettet. Den administrerende direktør er ansvarlig for delegering af budgetansvar til de Sproglig rettelse så flexordninger har ny benævnelse. Præcisering af at det er adm. direktør som har ansvar for at der udarbejdes budgetforslag samt at det er bestyrelsen som godkender budgettet Sproglig tilpasning

42 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger Områdechefen er ansvarlig for udførelse af det ledelsesmæssige tilsyn i henseende til områdets enkelte områder og centre. Økonomichefen kontrollerer at det ledelsesmæssige tilsyn i centrene og områderne udføres til- budget. Herunder at budgettet overholdes og retningslinjerne i bilag 9.07 overholdes. fredsstillende. Økonomichefen kontrollerer - med reference til Centerchefen for Ressourcecentret - at det ledelsesmæssige tilsyn i afdelingerne udføres tilfredsstillende. 3.5 Økonomirapportering Den administrerende direktør forelægger en økonomirapport for bestyrelsen mindst 3 gange om året. Bestyrelsen angiver de nærmere retningslinjer herfor i et bilag til regulativet. Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for økonomirapportering til kommuner og regioner. Se bilag 9.03 til Kasse- og regnskabsregulativet. 3.4 Økonomirapportering Den administrerende direktør forelægger estimater for bestyrelsen i henhold til det med bestyrelsen aftalte årshjul. De detaljerede regler er ikke hensigtsmæssige idet de kan give anledning til hyppige ændringer af regulativet. Bilag 9.03 til KRR indeholder retningslinjer, som er forældede. Da fremstillingen i den økonomiske rapportering ændres jævnligt, giver det ikke mening at have faste retningslinjer for økonomirapporteringen. 3.6 Årsbudgettets offentlighed Det vedtagne årsbudget og treårige budgetoverslag offentliggøres i overensstemmelse med bestemmelserne om offentlighed i Lov om kommunernes styrelse og Movias kommunikationspolitik. 3.5 Årsbudgettets offentlighed Det vedtagne årsbudget med tre overslagsår offentliggøres. Henvisningen til lovgrundlag og Movias kommunikationspolitik er ikke relevant. 4. Indkøbs- og disponeringsregler 4.1 Disponeringsbeføjelser og tegningsregler Den administrerende direktør har disponerings- og 4. Indkøbs- og disponeringsregler 4.1 Tegningsregler og disponeringsbeføjelser Selskabet tegnes af bestyrelsesformanden eller Tegningsreglen er indsat. Det præciseres, at udgifter relateret til medarbejdere altid skal godkendes af nærmeste chef.

43 Eksisterende udgave Ny udgave Bemærkninger anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og tjenesteydelser, samtlige indtægter og udgifter, omfattet af det godkendte budget for Movia. Undtagelser fremgår af Lov om kommunernes styrelse 32, som bestemmer, at Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (for Movia er det formanden for bestyrelsen) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen (bestyrelsen). Disponeringsbeføjelsen kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen. Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillinger. Delegering af beføjelser fritager ikke delegaten for ansvar. næstformanden i forening med den administrerende direktør eller af den samlede bestyrelse. Den administrerende direktør har disponeringsog anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og tjenesteydelser, samtlige indtægter og udgifter, omfattet af det godkendte budget for Movia. Undtagelser fremgår af Lov om kommunernes styrelse 32: Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (for Movia er det formanden for bestyrelsen) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen (bestyrelsen). Disponeringsbeføjelsen kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen. Ved delegering af beføjelser påhviler det delegaten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventuelle begrænsninger eller særlige forhold, udarbejdes. Delegeringen kan være tidsbegrænset. Det påhviler Centerchefen for Ressourcecenteret at sikre, at der er godkendte retningslinjer for udmøntning af dispositionsregler relateret til de administrative rutiner. Den dispositionsbemyndigede er ansvarlig for ledelsestilsyn inden for eget budgetansvarsområde Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillinger. Delegering af beføjelser fritager ikke delegaten for ansvar. Ved delegering af beføjelser påhviler det delegaten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventuelle begrænsninger eller særlige forhold, udarbejdes. Delegeringen kan være tidsbegrænset. Bilag vedrørende forhold, som omfatter medarbejdere fx rejseudgifter, kurser, udgifter til repræsentation, anskaffelse af udstyr mv., kan