Generalforsamling Tjekliste

Transkript

1 Generalfrsamling 2017 Tjekliste

2 Intrduktin... 3 Før generalfrsamlingen... 4 Adgang g tilmelding... 4 Indkaldelse... 4 Dagsrden... 4 Øvrig frberedelse af mødet... 5 Under generalfrsamlingen... 6 Mdtagelse... 6 Velkmst... 6 Dirigentens rlle... 6 Afslutning... 7 Efter generalfrsamlingen... 7 Registrering g mdtagelse af nyvalgte... 7 Knstituering g registrering af bestyrelsen... 8 Kntering af udgifter... 8 Kntakt... 9 Bilag... 9 Mønstervedtægternes 7, stk. 2, m valgbarhed... 9 Vejledning m valg til bestyrelsen valghandlingen

3 Intrduktin Inden udgangen af april afhldes generalfrsamlinger fr de selvstændige brugsfreninger. Cps materialer til brugsfreningernes generalfrsamlinger er et tilbud, sm I kan vælge at bruge til mødet med jeres medlemmer. Tjeklisten kan bruges i bestyrelsens planlægning g er pdelt i tre dele - planlægning før generalfrsamlingen, afvikling af selve mødet g endelig pgaverne efter generalfrsamlingen. Tjeklisten tager udgangspunkt i BAs mønstervedtægter fr brugsfreninger, så I skal være pmærksmme på særlige bestemmelser i netp jeres brugsfrenings vedtægter. Rigtig gd frnøjelse med jeres møde! Freningssekretariatet Cp 3

4 Før generalfrsamlingen Adgang g tilmelding Generalfrsamlingen er det årlige medlemsmøde g freningens højeste myndighed Myndige medlemmer g deres ledsager har møderet Husk at tjekke medlemskrtet Efter 3 måneders medlemskab (krav m medlemskabets længde kan variere) har medlemmet stemmeret Husstandsmedlemskab kan medføre samme rettigheder fr ægtefæller Andre end freningens medlemmer kan efter beslutning få adgang til mødet Overvej at bruge mødet til at frtælle m brugsfreningsbevægelsen Organiser tilmeldingen Fx udlevering af adgangskrt ved en eller flere kasser I kan bestille flere adgangskrt via cpfrum.dk/åretsmøde Deltagelse i generalfrsamlingen skal være gratis fr medlemmerne Indkaldelse Generalfrsamlingen skal afhldes inden udgangen af april måned Bestyrelsen finder i samråd med uddeler/varehuschef/direktør et egnet sted g tidspunkt fr afvikling af generalfrsamlingen Freløbig indkaldelse skal ske med 1 måneds varsel ved pslag i butikken/-erne Benyt eller find inspiratin i det udsendte materiale Frslag til kmmunikatin m mødet findes på cpfrum.dk/åretsmøde Husk at anføre tid g sted fr mødets afhldelse i al kmmunikatin Fristen fr at stille frslag er 14 dage før generalfrsamlingen Frslag skal stilles skriftligt Det kan fremgå af vedtægterne, at frslag m kandidater gså skal freligge 14 dage før generalfrsamlingen Endelig indkaldelse til mødet, inkl. dagsrden, skal ske 10 dage før generalfrsamlingen Bestyrelsen beslutter, hvrdan indkaldelse hensigtsmæssigt kan ske Dagsrden, regnskab g evt. frslag skal samtidig freligge til udlevering i brugsfreningens butik/-ker Dagsrden Dagsrdenen skal minimum indehlde (tjek vedtægten fr øvrige punkter): 4

5 a) Valg af dirigent g stemmetæller b) Bestyrelsens beretning g rientering m fremtidsplaner c) Gdkendelse af årsrapprt, herunder bestyrelsens meddelelse m årets resultatdispnering d) Frslag fra bestyrelsen e) Indkmne frslag f) Valg af medlemmer til bestyrelsen g 1 suppleant g) Eventuelt Øvrig frberedelse af mødet Overvejelser vedr. valg af bestyrelsesmedlemmer Har bestyrelsen et passende antal medlemmer Hvem er på valg g genpstiller de Er der andre, der gerne vil stille p Undersøg, m de pfylder betingelserne fr valgbarhed i vedtægten Aktiviteter i frbindelse med generalfrsamlingen Fx mad, mærkesager, plægshldere, underhldning (find inspiratin på Cpfrum.dk/åretsmøde) Husk evt. præmie(r) ifm. quiz eller knkurrence Skal der være deltagerbetaling fr aktiviteter i tilknytning til generalfrsamlingen Husk at budgettere med udgifterne til selve mødet g evt. aktiviteter, der ikke pkræves betaling fr. Rller under mødet Find en gd kandidat til psten sm dirigent Vedkmmende skal nyde frsamlingens tillid g kunne være neutral Husk at dirigenten skal vælges på generalfrsamlingen Aftal på frhånd, hvem der skal være referent Fx bestyrelsens sekretær Referenten kan ikke være til rådighed fr andre pgaver under mødet Find stemmetæller(e), gerne mindst 2 Fremtræd sm én samlet bestyrelse Hvem tegner bestyrelsen (nrmalt frmanden) Giv plads til alle bestyrelsesmedlemmer, sm har bidraget aktivt i årets løb Sørg fr at alle, der ønsker det, får taletid m deres tanker g ideer Beretninger Bestyrelsens beretning Benyt evt. freningssekretariatets plæg til beretning (find det på cpfrum.dk/åretsmøde) Suppler med bestyrelsens eget arbejde g gennemførte aktiviteter 5

6 Uddelers/varehuschefs/direktørs beretning Benyt evt. kædens frslag til beretning (findes på cpfrum.dk/åretsmøde) Suppler med plysninger m butikkens drift g udvikling Valg af evt. medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen Valget bør gennemføres før årsmødet Eventuelt frmøde Finpudsning af generalfrsamlingen Plan fr mødet g dets afvikling lav evt. en drejebg Gennemgå evt. indkmne frslag Aktuelle emner siden fastlæggelse af mødet Inviter evt. dirigenten med til frmødet Under generalfrsamlingen Mdtagelse Adgangskrt Mdtag adgangskrt Kntrller medlemskrt fr medlemmer, der ikke er tilmeldt frud Stemmesedler Stemmesedler kan udleveres på frhånd ved ankmst Betingelse er medlemskab i 3 måneder (tjek vedtægten fr andet krav) Det kan gså besluttes, at stemmesedler først udleveres ved afstemningen Velkmst Frmanden byder velkmmen Præsentatin af bestyrelsen Præsentatin af særlige gæster Frelæggelse af dagsrden g øvrigt prgram Frslag til dirigent Afstemning ved håndsprækning, hvis flere frslag Mindst 10 stemmeberettigede medlemmer kan kræve skriftlig afstemning Dirigentens rlle Knstatering af at generalfrsamlingen er lvligt indkaldt iht. vedtægterne Redegørelse fr hvrnår g hvrdan Præsentatin af dagsrdenen 6

7 Hvrdan frelægges beretningerne I frtsættelse af hinanden eller separat Hvrdan kan der stilles spørgsmål Indkmne frslag Bestyrelsesmedlemmer på valg antal g navne Bekendtgørelse af / frslag m stemmetællere Lede frsamlingen gennem dagsrdenen Beretning (er) Spørgsmål g debat Indkmne frslag Frslagsstillers mtivatin Debat Bestyrelsens hldning Frslagsstillers afsluttende bemærkninger Afstemning Skriftligt, hvis ønsket af dirigent el. mindst 10 stemmeberettigede Rangrdning af ændrings- g mdfrslag Simpelt flertal eller 2/3 af afgivne stemmer Valg til bestyrelsen Antal på valg g peride Bestyrelsesmedlemmer vælges fr 2 år Suppleanten vælges fr 1 år Frslag m pstilling Genpstilling af eksisterende medlemmer Nypstilling Knstatering af m kandidaterne er valgbare g villige til at mdtage valg Myndig g evt. maksimumalder Beslutning m afstemningsmetde samlet eller hver fr sig Skriftlig afstemning hvis flere kandidater end pster på valg Bekendtgørelse af valget Eventuelt Der kan ikke træffes beslutninger under eventuelt Afslutte behandling af dagsrdenspunkter Overdrage afsluttende bemærkninger til frmanden Afslutning Frmanden afslutter den fficielle del af mødet Efter generalfrsamlingen Registrering g mdtagelse af nyvalgte Nyvalgte plyser medlemsnummer g pstnummer til frmanden 7

8 Efterfølgende registrering af nyvalgte på sider bag lg ind på Cpfrum.dk Sletning af udtrådte bestyrelsesmedlemmer Nyvalgte mdtager velkmstpstkrt Intrduktin til freningen g Cpfrum.dk Oplysninger m intrduktinsaften Knstituering g registrering af bestyrelsen Knstituering af bestyrelsen / valg af frmand, næstfrmand g sekretær Fretages på første bestyrelsesmøde efter valget Registrering i Cp Frum, bag lg ind Et bestyrelsesmedlem registrerer Rllefrdelingen i bestyrelsen Evt. medarbejderrepræsentanter Det nyvalgte medlem registrerer selv Telefnnummer adresse Pstadresse Meddelelse m bestyrelsens sammensætning til freningens revisr Meddelelse m evt. vedtægtsændringer til Cp g revisr Indberetning til Erhvervsstyrelsen Årsrapprt Evt. ændringer i vedtægter Evt. ændringer i bestyrelsens sammensætning Kntering af udgifter Uddeler/varehuschef/direktør knterer mødets udgifter på knt Find plysninger til brug fr jeres møde på Cp Frum: cpfrum.dk/åretsmøde 8

9 Kntakt Vedtægter g regler: Jette Nielsen, [email protected] Cp Frum, presse m.m.: June Risum Scheibel, [email protected] Bilag Bemærk, at nedenstående er baseret på Mønstervedtægterne jeres vedtægter kan være frskellige herfra. Mønstervedtægternes 7, stk. 2, m valgbarhed Efter mindst 3 måneders medlemskab har myndige medlemmer stemmeret g er valgbare, dg er institutinelle medlemmer ikke valgbare. Uddeleren/direktøren kan ikke afgive stemme ved valg til bestyrelsen g er ikke valgbar. Vejledning m valg til bestyrelsen valghandlingen Dirigenten sikrer sig, at alle fremmødte ved, hvr mange pladser der skal besættes i bestyrelsen, hvilke valgperider pladserne har, g hvem der stiller p til valget. Hvis der er flere kandidater end antallet af ledige pster, skal der være skriftlig afstemning. Opstilles en kandidat, sm ikke er til stede, skal der freligge et skriftligt tilsagn m, at vedkmmende ønsker at stille p. Hvis et eller flere bestyrelsesmedlemmer er valgt af medarbejderne, har Brugsfreningens medarbejdere - uanset medlemskab - ikke stemmeret g valgbarhed ved valget af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme. Et persnligt medlem kan udøve både sin egen g et institutinelt medlems stemme, hvis medlemmet er udnævnt til at repræsentere institutinen. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt (det kan dg fremgå af vedtægterne, at der kan benyttes fuldmagt). Dirigenten skal plyse, hvilken valgmetde der anvendes. Der kan være tale m at skrive ét eller flere navne på stemmesedlen. Der kan være valg til alle ledige pster på én gang eller fr en pst ad gangen. Cps stemmeseddel giver mulighed fr at vælge alle pster på én gang ved at stemme på det antal kandidater, der svarer til antallet af ledige pster. Stemmesedlen har nummererede felter til hvert navn. Bestyrelsesmedlemmers valgperide er 2 år, men hvis en plads har stået tm, kan der være tale m en peride på kun 1 år. Afgøres bestyrelsesvalget ad én mgang vil de 2-årige pster blive tildelt kandidaterne, sm pnåede flest stemmer. Til afgørelse af valget anvendes relativt flertal"-metden, hvis ikke andet fremgår af vedtægterne, dvs. kandidater med flest pnåede stemmer er valgt. Der fretages dg en ekstra afstemning, hvis der er en stemmelighed, sm betyder, at valget ikke kan afgøres. Den ekstra afstemningsrunde vil kun være blandt de kandidater, sm fik samme antal stemmer. 9

10 10