Dagsorden kommunikationsgruppen. Springsvandspladsen 5, Hjørring Mødelokale 153

Transkript

1 Dagsorden kommunikationsgruppen Springsvandspladsen 5, Hjørring Mødelokale 153

2 Mødedeltagere Heidi Holler Aalborg Kommune Anne Nøhr Ringgren Jammerbugt Kommune Dorte Reinholdt Hjørring Kommune Mikkel Mørk Thisted Kommune Christian Michaelsen Vesthimmerland Kommune Lisbeth Bilde Hjørring Kommune Tobias Boelt Larsen Aalborg Kommune Klaus Munkhøj Region Nordjylland Gæst: Peter Kirkegaard EventBuizz 2

3 1. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering siden sidst 3. Nyt fra sekretariatet 4. Orientering fra kommunikationsansvarlige 5. Evaluering af kommunikationsindsats 2015/ Workshop for politikere 7. Infomedia 8. Kick-on Eventuelt 3

4 1. Godkendelse af dagsorden

5 2. Orientering siden sidst

6 2. Orientering siden sidst - REFERAT Heidi Holler fremviste BRN annoncer fra Mandag Morgen og Altinget, som er et led i forbindelse med Nordjyllands fælles stand på Folkemødet Mikkel Mørk fra Thisted Kommune er nyt medlem i kommunikationsruppen og kommunikationsansvarlig for indsatsområdet internationalt samarbejde. 6

7 2. Orientering siden sidst Det indstilles, at Kommunikationsgruppen tager orienteringen fra det fælles sekretariat til efterretning Sagsbeskrivelse Heidi Holler giver status fra det fælles sekretariat i Aalborg til resten af kommunikationsgruppen. 7

8 3. Nyt fra sekretariatet

9 3. Nyt fra sekretariatet - REFERAT Kommunikationsgruppen to orienteringen til efterretning. 9

10 3. Nyt fra sekretariatet Det indstilles, at Kommunikationsgruppen tager orientering fra sekretariatsledelsen til efterretning. Sagsbeskrivelse Lisbeth Bilde giver orientering fra sekretariatsledelsen. 10

11 4. Orientering fra kommunikationsansvarlige

12 4. Orientering fra kommunikationsansvarlige - REFERAT Kvalificeret arbejdskraft: Dorte Reinholdt orienterede om, at hun deltager på karrieremesse hos UCN for at fortælle om nye studiejobs. Infrastruktur: Klaus Munkhøj orienterede om, at der er blevet udarbejdet to dokumenter til bredbåndsprojektet, som er til høring i byråd og regionsråd. 1) Gravetilladelser 2) Mobildækning/mastepolitik Desuden er der lavet en pjece til private og virksomheder, som kan tage kontakt til leverandørerne, hvis de oplever sorte pletter i Nordjylland, hvorfra vi forhandler aftaler på plade med leverandørerne. Erhvervsudvikling: Christian Michaelsen orienterede om, at presseoplægget vedrørende QUALIFY desværre ikke blev taget op i medierne. Internationalt samarbejde: Heidi Holler orienterede om, at der skal afholdes en fundingkonference i efteråret, som skal markedsføres med hjælp fra den kommunikationsansvarlige. Folkemødet 2016: Heidi Holler sender programmet til alle i gruppen. 12

13 4. Orientering fra kommunikationsansvarlige Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Giver orientering om aktuelle opgaver og sager for deres indsatsområde Drøfter eventuelle udfordringer og opmærksomhedspunkter i forbindelse med aktuelle opgaver Udvælger historier til formidling på diverse medier i forbindelse med møderække 2 Sagsbeskrivelse Hver ansvarlig for tovholdergrupperne orienterer om aktuelle sager og opgaver til resten af gruppen. Formålet er at give et samlet overblik over de igangværende og kommende kommunikationstiltag i BRN. Der gives orientering om følgende: - Opgaver siden sidst - Kommende opgaver - Andet af relevans Derudover udvælges relevante historier og medier til formidlingen af disse. Historierne udvælges på baggrund af formidlingstaktikken, som blev godkendt i sidste møderække. Det er op til kommunikationsgruppen at vurdere, hvilke historier der findes relevante at distribuere samt til hvilke medier de distribueres. 13

14 5. Evaluering af kommunikation i 2015/2016

15 5. Evaluering af kommunikation i 2015/ REFERAT Kommunikationsgruppen har besluttet, at følgende spørgsmål er vigtige er finde svar på i evalueringen af kommunikationsarbejdet i BRN 2015/2016. Det overordnede mål for perioden har været at skabe kendskab til og ejerskab over BRN hos deltagere og eksterne interessenter. - Hvad kender folk til BRN? - Hvem kender vores platforme? - Hvordan er vi kommet ud med vores projekter? - Hvordan er opbakningen til fællesskabet i BRN? 15

16 5. Evaluering af kommunikation i 2015/2016 Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Drøfter indhold og form for evaluering af kommunikationsarbejdet i 2015/2016 Sagsbeskrivelse Der skal udarbejdes en evaluering af kommunikationsarbejdet fra BRNs to første leveår. Evalueringen skal danne grundlag for udarbejdelse af revideret kommunikationsstrategi og handleplan for perioden I bilag 1 ses et oplæg på, hvorledes evalueringsarbejdet kan gribes an. 16

17 6. Workshop for politikere

18 6. Workshop for politikere - REFERAT Bevilling af midler til workshop for politikere godkendes. Kommunikationsgruppen ser gerne, at workshoppen resultere i cementeringen af to-tre statements inden for hvert indsatsområde, således at workshoppen ikke kun retter sig mod politikernes deltagelse på Folkemødet 2016, men giver en fremadrettet rød tråd i arbejdet med BRN s kommunikation. 18

19 6. Workshop for politikere Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Godkender bevilling af midler til workshop om interessevaretagelse i forbindelse med folkemødet 2016 Sagsbeskrivelse Bestyrelsen i BRN har siden efteråret arbejdet med interessevaretagelse på politisk niveau. Det er således også blevet et mål med deltagelsen på året Folkemøde, at nordjyske politikere spiller en aktiv rolle i at viderebringe nordjyske budskaber strategiske steder. I den forbindelse har bestyrelsen godkendt, at de samt relevante nordjyske politikere deltager i en workshop omhandlende værktøjer til interressevaretagelse blandt andet i forbindelse med deres tilstedeværelse på Folkemødet. Workshoppen skal finde sted d. 10. juni i forlængelse af et bestyrelsesmøde på regionshuset i Aalborg. Da indholdet på workshoppen om interessevaretagelse kan og skal anvendes i flere sammenhænge, end kun på Folkemødet, forslås det at workshoppen betales af posten strategisk synliggørelse fra kommunikationsbudgettet. Prisen for workshoppen er: eksl. moms og transport. I bilag 2a ses samlet oversigt over kommunikationsbudgettet. I bilag 2b ses oplæg fra Lead Agency for workshoppens indhold og form 19

20 7. Infomedia

21 7. Infomedia - REFERAT Infomedia tilbyder tre løsninger. Stand alone -modellen er bedste bud. Den koster kr for 12 mdr. Der er grundlag for at invitere Infomedia ud til en præsentation. Klaus undersøger, om Retriever tilbyder en billigere løsning. Alle regionerne har skiftet fra Infomedia til Retriever. Vi skal indhente tilbud fra infomedia og Retriever på stand alone-analyser af de to søgeord: BRN og Business Region North Denmark. I Google Analytics kan man gratis lave en tilsvarende analyse på online medier. Eventuelt kan en Google analyse bakkes op af en kvartalsvis stand alone-analyse fra Infomedia eller Retriever. 21

22 7. Infomedia Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Drøfter behovet for en løsning til overvågning af presseomtale Sagsbeskrivelse På sidste møde i kommunikationsgruppen d drøftede kommunikationsgruppen udfordringer i forbindelse med overvågning af presseomtale af BRN. Christian Michaelsen fra Vesthimmerlands Kommune præsenterer en potentiel onlineløsning kaldet Infomedia. 22

23 8. Kick-on 2016

24 8. Kick-on REFERAT EventBuizz: - Peter Kierkegaard holdt telefonisk oplæg om EventBuizz app en. Der er enighed i kommunikationsgruppen om, at vores reelle behov skal afdækkes før et evt. køb af licens til EventBuizz. Det blev desuden foreslået i gruppen, at der laves en aftale med EventBuizz om et samarbejde, der kun inkluderer ét event, i stedet for en licens for et helt år. 24

25 8. Kick-on 2016 Det indstilles, at kommunikationsgruppen Drøfter eventuel anvendelse af Eventbuizz under afholdelse af kick-on 2016 Sagsbeskrivelse Bestyrelsen ønsker at afholde et arrangement i stil med sidste års kick-off. Arrangementet skal afholdes den 9. september Direktionen har afsat kroner til arrangementet. Eventbuizz har kontaktet sekretariatet i Aalborg med henblik på et eventuelt samarbejde om en app-funktion til at understøtte arrangementet. Eventbuizz tilbyder en løsning, der kombinerer planlægning og eksekvering med hjælp fra en app og tilhørende hjemmeside. Produktet understøtter: 1. Tilmelding til arrangementet 2. Praktisk information 3. Mulighed for dialog under oplæg 4. Uploade dokumenter 5. Information om talere 6. Deltagerliste 7. Relevante links til andre hjemmeside/platforme Peter Kirkegaard fra Eventbuizz deltager på mødet via fjernadgang og præsenterer mulighederne ved deres løsning. Bilag 3 - Oplæg til program og form for kick-on Bilag 4 Eventbuizz profil 25

26 9. Eventuelt

27 9. Eventuelt Intet til referat. 27