Frederikshavn Kommune Grenen

Transkript

1 Kommunikationsguide

2 Frederikshavn Kommune Grenen

3 Kommunikationsstrategi Fase 1: Potentiale Baggrund for kommunikationsstrategi.. 6 Målgrupper... 8 Hvad siger målgruppen? Vurdering af 0-punkter.. 12 Image.. 12 Presse. 12 Web Dialog. 13 SWOT 14 Fase 2: Position Det kommunikative udgangspunkt. 16 Værdiord.. 16 En fælles indsats.. 18 Brandposition 19 Brandstory. 19 Brandpromise Fase 3: Plan Periode og succeskriterier. 22 Kommunikationspolitik Kommunikationsprincipper 24 Designelementer og logo Navn.. 25 Oplæg, dagsordner og referater 25 Brevpapir. 25 Handlingskatalog Ressourcer.. 28 Kontakt Kontaktpersoner. 31 3

4 BRN Som en del af det nye samarbejde, Business Region North Denmark (BRN i daglig tale), mellem de 11 nordjyske kommuner og Region Nordjylland ønskes udarbejdet en kommunikationsstrategi. Strategien har til hensigt at sikre en effektiv, gennemslagskraftig og sammenhængende kommunikationsindsats for samarbejdet. Denne skrivelse er en slagplan for, hvorledes kommunikationsstrategien kan udføres med udgangspunkt i tre faser: Potentiale, position og plan. Ved at opdele udarbejdelsen i disse tre faser, bliver det muligt at indramme alle væsentlige aspekter, som har central betydning for, hvorledes BRN bør kommunikere. De tre faser i indsatsen repræsenterer tre vigtige aspekter, som bør undersøges, vurderes og planlægges. Potentiale: I denne fase belyses BRN s formål med kommunikationsstrategien, hvorfor den laves samt en belysning af målgrupper. Tilsammen vil dette give et tydeligt billede af, hvordan BRN s kommunikation bør udarbejdes. Position: Dette er den kreative fase, hvor der på baggrund af analysen i fasen potentiale udarbejdes hoved- og underbudskab for BRN. Det er altså her, at der udarbejdes slogan og budskaber. Plan: I denne fase udarbejdes konkrete mål og succeskriterier inden for en fastsat periode. Mål og succeskriterier fastsættes på baggrund af de to tidligere faser og skal sikre handling på baggrund af de strategiske beslutninger. 4

5 Morsø Kommune Ejerslev Havn og lagune

6 Baggrund for kommunikationsstrategi Vi skal: Skabe et koncept, der kommunikerer ind i både kommunernes vækst- og udviklingsstrategier, RE- VUS og den nationale vækst- og udviklingsstrategi Udsende et tydeligt brandbudskab til målgrupperne Tydeliggøre den ressource BRN er for Nordjylland Engagere relevante parter Synliggøre BRN internationalt Hvorfor: Der findes ingen nuværende kommunikationsstrategi Der er brug for at samle de involverede, så der ikke sker fragmentering af brandet Der er behov for fælles definition af mål, værdier målgrupper og kernebudskaber. 6

7 Kommunikationsstrategien tager udgangspunkt i følgende mission for BRN. 7

8 Målgrupper Målgrupperne for BRN kan inddeles i fire grupper ud fra parametrene primær/sekundær og intern/ekstern, som illustreret nedenfor. Målgrupperne kan imidlertid også inddeles efter rolle, hvilket giver et overblik over de kommunikationsbehov, de forskellige roller afstedkommer. Den strategiske målgruppe Målgruppen består af de parter, som er involveret i BRN på et strategisk, økonomisk og projektudførende plan. Den udførende målgruppe Målgruppen udfører de udpegede projekter, satsninger og mål gennem involvering af konkrete virksomheder, netværk, klynger mm. Den bidragende målgruppe Målgruppen er ikke direkte tilknyttet BRN, men er vigtig at kommunikere til grundet rollen som finansiel bidrager eller informationsgiver til de andre målgrupper. Den politiske målgruppe Målgruppen er ikke direkte tilknyttet BRN og de konkrete projekter, men har alligevel stor betydning for BRN gennem deres økonomiske, politiske eller informationsmæssige indflydelse. 8

9 9

10 Rebild Kommune Rebild Bakker

11 Kommunerne har forskellige procedurer for, hvor meget og hvilken information medarbejderne og lederne skal have om BRN. For at kunne tage ejerskab, skal vi kunne se vores plads i fødekæden. Samarbejdet må ikke signalere, at det hele handler om Aalborg. De mindre kommuner skal ikke føle sig mindre vigtige. Det er meget vigtigt,at de interne målgrupper tilgodeses i strategien. Hvad siger målgruppen? Der er afholdt interviews med repræsentanter fra den strategiske og udførende målgruppe. Grunden herfor er, at det er disse målgrupper, som i høj grad vil være de bærende personer i udførelsen af BRN s mission. Der blev således afholdt interviews med repræsentanter fra sekretariat, jobcentre, erhvervskontorer og turistkontorer. Derudover er der indhentet informationer fra BRN s bestyrelse. Efter interviewene med repræsentanterne for målgrupperne kom følgende vigtige forhold frem: Det er vigtigt, at der hurtigt kan dannes et overblik over organisationssammensætningen. Navnet er svært at udtale, og mange kalder det noget forskelligt. Selvom vi er med i samarbejdet, ved mange af mine kolleger ikke hvad BRN er, og hvorfor vi er med i det. 11

12 Vurdering af 0-punkter 0-punktet er det situationsbillede, som der tages udgangspunkt i for opstilling af mål for BRN s kommunikation og synlighed. Der laves 0-punkter for følgende: Image, Presse, Web, Dialog Image Presse Internt i BRN er der en positiv stemning for samarbejdet (bred opbakning skaber proaktiv stemning) Positiv presseomtale har skabt forventninger til samarbejdet Der er endnu ikke skabt et klart image udadtil BRN omtales som førende inden for tendensen Business Regions. Pressemeddelelse om formandskab i Nordjyske (november 2014) Artikel om samarbejdet i bladet Danske Kommuner (december 2014) Artikel om indsatsområdet Jobskabelse i Nordjyskes erhvervssektion (januar 2015) Artikel i RebLabs nyhedsbrev (februar 2015) Pressemeddelelse på 5 kommunale hjemmesider ifm. kick-off Indslag om kick-off i Tv2Nord, Tv2Midt/vest og 24Nordjyske. 12

13 Web ( Business Region North Denmark har i december 2014 oprettet en midlertidig hjemmeside, som indeholder informationer om kommissorier, dagsordner, referater, kontaktoplysninger mm. Ingen mulighed for at oprette mere end én redaktør på hjemmesiden Udfordring at hjemmesideadresse er meget lang Hjemmesiden fungerer ikke optimalt i alle browsere, særligt explorer kan være et problem Samarbejdet er linket til via kommunernes hjemmesider og skaber gode søgeresultater. Dialog I januar 2015 mødtes ErhvervsForum for første gang med bestyrelsen for BRN Alle tovholdergrupperne har haft første møde inden 1. april 2015 Direktionen har afholdt 4 møder indtil april 2015 Bestyrelsen har mødtes 3 gange indtil april 2015 Sekretariatsledelsen har mødets 5 gange frem til april 2015 Der er udarbejdet en strategi- og handlingsplan for Business Region North Denmark er indskrevet som samarbejdspartner i den nye Revus (Vækstforum) D. 27. marts blev der afholdt stort kick-off for BRN for 350 involverede og interesserede. 13

14 SWOT Styrker Svagheder Som den sidste og opsummerende del af fase 1 er der udarbejdet en samlet SWOT-model. Tilsammen med det forudgående danner dette afsættet for fase 2. Bredt ejerskab (11 kommuner + RN) Proaktiv dagsorden Stærk målsætning (Fælles om vækst og udvikling) Mangeartede kompetencer til at gennemføre projekter At samarbejdspartnerne er forskellige (organisatorisk og interessemæssigt) At involverede mangler overblik over organisation og projektflow At udførende målgruppe endnu ikke har taget ejerskab Navnet: Udtale, internationalt og langt Begrænset kendskab til BRN i den udførende målgruppe Muligheder Trusler Potentiale til at blive en stærk samarbejdsplatform i Nordjylland Styrkelse af samarbejdsrelationen med Region Nordjylland At der er en kritisk masse (virksomheder/deltagere) i projekterne Bedre muligheder for hjemtag af EU-midler Bedre udnyttelse af styrkepositioner i kommunerne og regionen BRN er langt foran andre Business Regions i Danmark At samarbejdet ikke opfattes som et fælles projekt At BRN blot opfattes som en forlængelse af Aalborg Samarbejdet At målgrupperne ikke kender eller kan relatere til BRN (endnu ingen klar profil) At de første projekter ikke får succes 14

15 Thisted Havn Kutter

16 Det kommunikative udgangspunkt for BRN Denne fase er udarbejdet gennem arbejdsmetoder som interviews, workshops og informationsindsamling. Resultaterne af fasen udgør det kommunikative fundament i BRN s kommunikationsstrategi. Det er således i denne fase, at alle resultater samles og forbindes i ét fælles brand. BRN har til formål at gøre det muligt for de nordjyske kommuner og Region Nordjylland at igangsætte indsatser på tværs af kommunegrænser og skabe muligheden for fælles at imødekomme regionens samlede udfordringer og muligheder, ligesom vi skal tiltrække udenlandske investeringer til landsdelen. Dette sker på baggrund af følgende værdiord, som gennemsyrer samarbejdets tilgange og formål. Værdiord Beslutningskraft: BRN bygger på bred politisk opbakning fra Region Nordjylland og Nordjyllands 11 kommuner. Handlekraft: BRN er igangsættende, men ikke udførende og arbejder derfor strategisk Medejerskab: BRN bygger på fælles midler + medfinansiering fra de enkelte parter Samarbejde: BRN sikrer opfølgning og evaluering for at skabe de bedste resultater for alle parter Åbenhed: BRN bygger på åbenhed og tilgængelighed mellem alle interne parter og omverdenen 16

17 17 Rebild kommune Teambuilding

18 Én fælles historie Som en del af kommunikationsindsatsen er det vigtigt at skabe ejerskab, involvering og motivation for målgrupperne. Hver målgruppe, hver kommune og hvert projekt skal kunne se sig selv som en del af samarbejdet, og som en del af den fælles historie. En historie med udspring i vores formål om at skabe fælles vækst og udvikling. 18

19 Brandposition BRN er på mange måder en helt ny måde at tænke på i Nordjylland. På trods af en lang række tidligere erfaringer med samarbejde i landsdelen, så har Nordjylland også været kendt som en konkurrencepræget region. Med BRN er det på tide at samle kræfterne og lægge den interne konkurrence på hylden og i stedet stå sammen som en samlet enhed. Nordjyder kendetegnes som handlekraftige, ærlige og selvstændige, og disse værdier bringer BRN i spil på en helt ny og effektiv måde. BRN er stedet, hvor nordjydernes natur og væsen kan samles og bidrage til nye initiativer, vækst og udvikling til gavn for regionen som helhed. Nordjyden er stolt og stærk, og det er vores nye nordjyske samarbejde også. Brandstory Nordjylland står i dag over for en række udfordringer. Vi bliver udfordret af en befolkningssammensætning med stadigt færre i den arbejdsdygtige alder, en tiltagende urbanisering samt en globalisering, der presser os i forhold til vores konkurrencedygtighed. Disse udfordringer er svære at stå alene med. Kommuner, region og erhvervsliv har hver især forskellige styrker og svagheder, og som individuelle enheder kan vi let mangle gennemslagskraft, i forhold til at imødekomme vores fælles udfordringer. BRN er et nyt samarbejde mellem Region Nordjylland og regionens 11 kommuner. Formålet er at samle de nordjyske kræfter og sammen skabe fælles vækst og udvikling. Vi skal arbejde på tværs af kommunegrænser og drage fordel af hinandens styrker i tæt samarbejde med erhvervslivet. Ved at finde fælles fodslag på tværs af kommunerne, regionen og erhvervslivet, har vi en unik mulighed for at opnå den gennemslagskraft, der skal til for at sætte Nordjylland på dagsordnen både nationalt og internationalt. BRN er døren ind til et fælles Nordjylland. 19

20 Aalborg Kommune Aalborg Havnebad

21 Brandpromise Fælles udfordringer løses bedst gennem en fælles indsats 21

22 Periode og succeskriterier Kommunikationsstrategien for BRN tager udgangspunkt i en periode fra 2015 t.o.m Det kommunikative omdrejningspunkt er gennemgående for hele perioden, mens de konkrete handlinger, til at understøtte omdrejningspunktet, er tilrettelagt gennem hvert år. Kommunikationsstrategien understøtter to faser, som rammesætter alle de kommunikative tiltag i strategiperioden: Ejerskabsfasen og kendskabsfasen. På baggrund af fase 1 opstilles mål og succeskriterier for BRN i Etablere kendskab til samarbejdet for målgruppe Gøre behovet for BRN tydeligt for målgruppen 3. Synliggøre kernebudskabet. 22

23 Mariagerfjord Kommune Hobro Havn

24 BRN Kommunikationsprincipper for BRN Enkel kommunikation BRN skal kommunikere enkelt til både interne og eksterne involverede. Ordet enkelhed dækker over en letforståelig kommunikation, lave lix-tal og mange illustrationer. Kommunikationen skal bæres af ikoner, pictogrammer og infographics frem for prosatekst. Digital kommunikation BRN skal kommunikere digitalt. Med digital kommunikation menes, at der som udgangspunkt altid kommunikeres via hjemmesider, sociale medier, intranet mm. I den digitale kommunikation ligger desuden, at der arbejdes med visuelle kommunikative midler, ligesom der arbejdes med lettilgængelige informationer og kommunikationsveje. Kortfattet kommunikation BRN skal kommunikere kortfattet. Med kortfattet forstås en skarp og præcis kommunikation med vægt på essenser og konkrete tiltag/handlinger/opgaver. Dette afspejles i alle dagsordner, referater og skrivelser, som udarbejdes i forbindelse med diverse møder, kurser, arrangementer mm. 24

25 Navn Business Region North Denmark skal i alle officielle dokumenter benævnes ved sit fulde navn. I daglig tale bruges som udgangspunkt forkortelsen BRN. Oplæg, dagsordner og referater BRN-skabeloner til oplæg, dagsordner og referater skal altid anvendes, når BRN er afsender. Designelementer og logo Designelementer og logo må frit anvendes ud fra de fastsatte rammer i designguiden. Brevpapir BRNs brevpapir skal altid anvendes, når BRN er afsender. 25

26 26

27 Vesthimmerland Kommune Svaner på Vilsted Sø

28 Drift af BRNs kommunikationsindsats BRNs kommunikation varetages af en gruppe bestående af seks kommunikationskyndige medarbejdere fra forskellige partnere. Gruppens arbejde består af planlægning og udførsel af BRNs kommunikation på såvel et strategisk som udførende plan. Gruppen mødes cirka hver anden måned, hvor arbejdsopgaver drøftes og fordeles. 28

29 Jammerbugt Kommune Blokhus

30 BRN Kick-off 2015

31 BRN Aalborg Kommune Vesthimmerland Kommune Har du spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte BRN s Hjørring Kommune [email protected] Jammerbugt Kommune [email protected] Thisted Kommune [email protected] Region Nordjylland [email protected] 31

32 Fælles om vækst og udvikling