Rediger eller opret institutionsmedarbejder på en ungdomsuddannelse

Transkript

1 Rediger eller opret institutionsmedarbejder på en ungdomsuddannelse Institutionens brugeradministrator på optagelse.dk kan oprette institutionsmedarbejdere med forskellige roller og rettigheder. Når du opretter en medarbejder i Administrationsmodulet, kan du give medarbejderen rollen som Modtager, Opretter og Lokal brugeradmin. En Modtager kan printe eller trække ansøgninger til institutionens lokale systemer. En Opretter er en medarbejder, der har rettigheder til at oprette uddannelsesudbud på vegne af institutionen. Følg vejledningen nedenfor for at redigere eller oprette en medarbejder på en ungdomsuddannelse. Gå først til Administrationsmodulet ved at vælge Gå til > Administration. Se figur 1 nedenfor. Figur 1 Indgangssiden 1

2 1.0 Rediger medarbejder For at redigere en medarbejder, der allerede er oprettet i institutionsmodulet, klik på knappen Se medarbejder oversigt. Se figur 2. Figur 2 Se medarbejder oversigt 2

3 1.1 Medarbejder oversigten Medarbejderne på oversigten er vist i alfabetisk rækkefølge. Hvis du ikke kan finde den medarbejder du vil ændre rettigheder for, kan du gå frem i oversigten ved at klikke på side 2 eller pil frem >. Du kan også søge medarbejderen frem, ved at indtaste navnet i feltet Medarbejdernavn og klikke Filtrér. Du har også mulighed for udelukkende at søge blandt passive eller udelukkende blandt aktive medarbejdere: Vælg Aktiv eller Passiv under Status. Se figur 3. Figur 3 Medarbejderoversigt 3

4 Når du har fået medarbejderen frem på listen, kan du klikke på navnet for at få vist en side med detaljer om medarbejderen, hvor du har mulighed for at redigere i kontaktoplysninger eller rettigheder. Se figur 4. Figur 4 Medarbejderdetaljer 1.2 Aktiv eller passiv medarbejder Du kan også ændre medarbejderens status fra at være aktiv til passiv eller omvendt. Når du markerer Passiv betyder det at medarbejderen ikke længere kan gøre brug at sine rettigheder. Klik til sidst Gem når du har foretaget en ændring. Se figur 4. 4

5 Efterse at medarbejderens status er ændret udfor teksten Status midt i skærmbilledet. Se figur 5. Figur 5 Medarbejder status 1.3 Slet medarbejder Hvis medarbejderen er tilknyttet flere institutioner, kan man slette medarbejderen på én af institutionerne, ved at klikke på Slet-knappen. Hvis medarbejderen kun er tilknyttet én institution, er det ikke muligt at bruge Slet-knappen her. 5

6 2.0 Opret medarbejder Når du har valgt Administrationsmodulet (se figur 1) klikker du på den grønne knap Opret medarbejder. Se figur 6. Figur 6 Opret medarbejder 6

7 2.1 Indtast personoplysninger På næste side udfylder du felterne Digital ID, Navn, og Telefonnummer. Se figur 7. Det digitale ID finder du i oplysningerne om medarbejderens certifikat. Medarbejderen kan finde sit CVR og RID nummer under Certifikatoplysningerne i browseren: I Internet Explorer vælger man Funktioner > Internetindstillinger. Vælg fanebladet Indhold og klik på knappen Certifikater. Der åbnes et nyt vindue med overskriften Certifikater. Vælg fanebladet Personligt og dobbeltklik på medarbejderens certifikat. Et nyt vindue åbner. Vælg fanebladet Detaljer. Under Værdi og udfor Emne er angivet et ID nummer med startbogstaverne CVR f.eks. CVR: RID: Ved at klikke på Emne, vises det fulde ID nummer i en separat rude umiddelbart under og herfra kan du kopiere oplysningerne. Figur 7 Indtast kontaktoplysninger og ID nummer Kopier signatur-oplysningerne ind i feltet Digital-ID. Herefter kan du, hvis medarbejderen allerede er registreret i Administrations modulet, hente oplysningerne til de resterende felter ved at klikke Hent medarbejder. Se figur 8. Hvis ikke medarbejderen er oprettet, skal du selv indtaste kontaktoplysninger i felterne Navn, og Telefonnummer. feltet skal udfyldes med medarbejderens personlige mailadresse. Telefonnummer-feltet skal være udfyldt med medarbejderens personlige nummer. Det er vigtigt at medarbejderen kan identificeres både på tlf. nummer og mailadresse, sådan at Optagelse.dk kan målrette informationen til brugere og brugergrupper. 7

8 Indtast institutionens navn eller nummer for at knytte institutionsmedarbejderen til den rette institution og klik Søg. Søgeresultatet bliver vist i en dropdown liste umiddelbart under søgeknappen. 2.2 Vælg institution Vælg institutionen i listen og klik Tilføj. Se figur 8. Figur 8 Tilføj institution 8

9 2.3 Vælg roller Institutionsnavn og -nummer vises nedenfor og her sætter du flueben under Modtager, Opretter og/eller Lokal brugeradm afhængig af hvilken funktion medarbejderen skal varetage. Klik Gem. Se figur 9. Figur 9 Marker Modtager og Opretter Du vil nu få vist en medarbejderoversigt for den valgte institution. 9

10 2.4 Efterse medarbejderoprettelse Medarbejderne på oversigten er vist i alfabetisk rækkefølge. Hvis du ikke kan finde den medarbejder du lige har oprettet på listen, kan de gå frem i oversigten ved at klikke på side 2 eller pil frem >. Du kan også søge medarbejderen frem, ved at indtaste navnet i feltet Medarbejdernavn og klikke Filtrér. Se figur 10. Figur 10 Medarbejder oversigt Når du har fået medarbejderen frem på listen, kan du klikke på navnet for at få vist en side med detaljer om medarbejderen, og her har du mulighed for at redigere i kontaktoplysninger og rettighederne som beskrevet i afsnit 1. 10