Vejledning i brug af KLUBPORTALEN

Transkript

1 Vejledning i brug af KLUBPORTALEN Side 1 af 14

2 Indholdsfortegnelse: Log-in...3 Kontaktpersoner...3 Ændring af kontaktperson...4 Oprettelse af ny kontaktperson...5 Licenser...6 Eksisterende licenser...6 Ændringer af personoplysninger...6 Om at søge...7 Udmeldelse af medlemmer:...8 Sådan udskriver du en aktuel Medlemsliste:...8 Sådan udskriver du en aktuel Kørerlicensliste:...8 Sådan udskriver du en aktuel Officiallicensliste:...8 Forny licenser(genindmeldelse af medlemmer)...9 Særligt ved kategori 2 og kategori 3 medlemskaber...10 Eksporter data:...12 Ordforklaringer:...12 Internet opsætning - udskrifter til excel POP-UP Side 2 af 14

3 Log-in Klik ind på Udfyld Brugernavn og Adgangskode med de tilsendte koder Opstår der problemer med at logge ind, så kontakt DMUs sekretariat. Tlf: , Kontaktpersoner I menuen til venstre ses linket Kontaktpersoner. Her kan du indsætte og rette jeres kontaktpersoner for klubben. Disse oplysninger er identiske med dem der vises under klubdata på BEMÆRK: Klubben skal ALTID have tildelt en POSTADRESSE også selvom f.eks. formanden og postadressen er samme person. Ved at sætte et i feltet Vis afgåede kan man se tidligere medlemmer af bestyrelsen eller andre der har haft et hverv. Disse 6 hverv kan vælges. De hverv der er markeret med en stjerne* er obligatoriske. Formand* Kasserer Licensansvarlig* Bestyrelsesmedlem Postadresse* Næstformand Side 3 af 14

4 Ændring af kontaktperson Skifter klubben f.eks. formand kan ændringen ske således: Find Formanden på listen Under Hverv tildeles titlen Afgået Tryk Gem ændringer Indsæt kontaktperson Side 4 af 14

5 Oprettelse af ny kontaktperson Klik på Kontaktpersoner. Liste over nuværende kontaktpersoner vises. Klik på Indsæt kontaktperson og følgende billede vises Klik på kikkerten for at finde alle registrerede personer i klubben Find den pågældende person og klik på ikonet ud for personen Indsæt personens hverv (bemærk alle på listen skal have tildelt et hverv) Tryk gem Hvis personen ikke findes i klubbens medlemsliste eller man f.eks. ønsker at klubposten fremsendes til postboks, klubhus eller lign. kan dette oprettes således. Klik på Ny person Klik på Opret person Indsæt hverv (bemærk alle skal have et hverv) Tryk gem HUSK hvis der oprettes en person her tilknyttes der ikke et medlemskab (MS). Hvis personen også skal være medlem, skal personen først oprettes i Nye licenser og derefter som kontaktperson Side 5 af 14

6 Licenser Eksisterende licenser Bemærk venligst at medlemskab (MS) nu kaldes licens I menuen til venstre er der mulighed for at se alle klubbens licensindehavere. Klik på Licenser Klik på Eksisterende licenser Vælg licens type, sortering og gyldighedsdatoer. Hvis feltet Gyldighedsdato til er blank, vises alt og flere linier pr. person. Klik på Opdater, liste fremkommer på skærmen Ændringer af personoplysninger Ved at klikke på blyanten i kolonnen Ret, kan du rette i personens data, dog ikke licensnummer eller fødselsdato Side 6 af 14

7 Om at søge I dette billede kan klubbens medlemmer ses. Vær opmærksom at der i feltet gyldighed slut er angivet en dato. Dette er vigtigt at huske! Her er det muligt at søge på person-id (Medlemsnummer), navn eller adresse. Vær opmærksom på, at hvis du mangler en del af søgeteksten brug en *. Eks: Mads*ebbesen* giver Mads Ebbesen og et evt. mellemnavn og evt. flere efternavne i søgeresultat Side 7 af 14

8 Udmeldelse af medlemmer: Ved at klikke på blyanten i Ud/Ind kolonnen meldes et medlem ud af klubben. I kolonnen Udmeldt den optræder der nu en udmeldelsesdato. Er udmeldelsen en fejl, så trykker du blot på knappen igen. Såfremt et medlem skal udmeldes i restance, klikkes på blyanten i Restancekolonnen. En kører eller official med licens kan ikke udmeldes i indeværende år. Hvis det skal gøres, så skal licenset inddraget og efterfølgende sendes til DMUs sekretariat. Sådan udskriver du en aktuel Medlemsliste: Klik på Licenser Klik på Eksisterende licenser Vælg medlemskab i Licenstype I Sorterfeltet kan du vælge, hvordan dine data skal sorteres I Gyldighedsdato til skriver du gårdagens dato Klik på Opdater og listen fremkommer på skærmen Du kan vælge at eksportere listen ved at klikke på knapperne for neden. Vær opmærksom på problematikken med pop-up. Se vejledningens sidste afsnit. Listen kan eksporteres til Word eller Excel. Vær opmærksom på, at man via brevfletning kan udskive labels på klubbens medlemmer. Sådan udskriver du en aktuel Kørerlicensliste: Klik på Licenser Klik på Eksisterende licenser Vælg eksempelvis Kører Motocross i Licenstype I Sorterfeltet kan du vælge, hvordan dine data skal sorteres I Gyldighedsdato til (udløbsdatoen) skriver du XX.(XX er årstallet) Klik på Opdater og listen fremkommer på skærmen Sådan udskriver du en aktuel Officiallicensliste: Klik på Licenser Klik på Eksisterende licenser Vælg eksempelvis Official Speedway i Licenstype I Sorterfeltet kan du vælge, hvordan dine data skal sorteres I Gyldighedsdato til (udløbsdatoen) skriver du XX.(XX er årstallet) Klik på Opdater og listen fremkommer på skærmen Side 8 af 14

9 Forny licenser(genindmeldelse af medlemmer) Her er kun tale om medlemskab (MS)Klik på Forny licenser I licenskandidater vælger man, hvordan man vil sortere klubbens medlemmer (Person ID, Navn, Efternavn eller adresse) samt antal visninger (10, 25 eller 50) Klik på Opdater, liste fremkommer på skærmen Side 9 af 14

10 Sæt hak i afkrydsningsmuligheden ud for personen og tryk på Forny licens knappen for neden og personen er genindmeldt. Særligt ved kategori 2 og kategori 3 medlemskaber. For at kunne indmelde/genindmelde kategori 2 og/eller 3 medlemmer skal det tilhørende kategori 1 medlemskab være oprettet. Selv om medlemmet tidligere har været registreret som kategori 2 og/eller 3, og skal fornyes/genindmeldes som sådan, skal man foruden at sætte i feltet til venstre for person ID, tillige indtaste ID-nummeret til det kategori 1medlem, som vedkommende har adressefællesskab med Nye Licenser(indmeldelse af nye medlemmer) Inden et nyt medlem meldes ind, er det nødvendigt at sikre, hvorvidt han tidligere har været medlem af DMU. Har han dette, skal han meldes ind på det eksisterende nummer. Dette er meget vigtigt, idet vi ellers får dobbeltgængere i systemet. Klik på Nye licenser Side 10 af 14

11 Indtast info på personen. Der kan indtastes flere ved at bruge tasten pil ned efter indtastning af medlem. Når man er færdig med at indtaste medlemmer i kategori 1, 2, 3 & 4 trykkes på opret licenser Derefter kan man vælge at udskrive kvittering til brug for indtastning af husstandsmedlemmer. Husstandsmedlemmer kan først indtastes når man har ID-nummeret på den person husstandsmedlemmet har tilhørsforhold til. Der kan udskrives kvittering på ind-, ud- og genindmeldte medlemmer pr. d.d. Kvitteringen for ændringerne kan kun udskrives samme dag indtil midnat. Når et nyt medlem er oprettet danner systemet automatisk et ID-nummer på personen, det er det ID-nummer, vi kender som Medlemsnummer eller Licensnummer. Det er nummeret, der skal oplyses til kørere, når de skal bestille licens via internettet. IDnummer/licensnummer følger medlemmet altid også selvom medlemmet udmeldes og meldes ind igen og også ved klubskifte. OBS Såfremt medlemmet findes i anden klub, fremkommer følgende fejlmeddelelse: Linie 0 Et problem ved oprettelsen af Personen, systemet returnerede Personen kan ikke oprettes! Personnummer eksisterer allerede for at få oprettet personen skal man kontakte DMUs sekretariat pr. mail [email protected], med oplysning om medlemmets fødselsdato, navn og adresse Side 11 af 14

12 Eksporter data: I bunden af listen findes mulighed for at eksportere licensoversigten til enten txt-, exceleller sxc-fil. Det er muligt at benytte bemærkningsfelterne 1-3 til klubbens egne data på medlemmet. Eksempelvis transpondernummer eller oplysninger om betalt kontingent eller ej. Følgende forudsætninger i browseren skal dog være opfyldt: Gå ind i browserens menu under Funktioner > Internetindstillinger > Sikkerhed > Brugerdefineret niveau Find punktet Sikkerhed under overførsler Klik på Aktiver under Automatisk forespørgsel om filhentning Klik Aktiver under Filoverførsel Desuden skal en evt. pop-up-blokker på siden være annulleret. Se dmusport.dk - Klubportal for vejledning til dette. Ordforklaringer: Person-ID = Licens- og medlemsnummer Licens = Medlemskab Forny licens = Genindmeldelse af medlemmer Eksisterende licenser = Nuværende medlemmer Nye licenser = Indmeldelse af nye medlemmer Side 12 af 14

13 Internet opsætning - udskrifter til excel. Din internet opsætning skal sættes op som følgende for at sikre, at dine udskrifter til excel fungerer. Åbn Explorer og vælg Funktioner -Internetindstillinger. Vælg fanebladet Sikkerhed og klik på Brugerdefineret niveau og kør ned i liste til Overførsler kommer frem. Sæt hak som i nedenstående til højre. Klik OK Side 13 af 14

14 POP-UP Du skal tillade Pop-up på klubportalen for at alle skærmbilleder virker. Hvis du har Pop-up blokker på din pc kan du tillade at klubportalen undtages fra dette ved at: Åbn Explorer og vælg Funktioner -Internetindstillinger. Vælg fanebladet beskyttelse af personlige oplysninger. Klik på indstillinger ved blokering af pop-up vinduer Skriv: og klik på tilføj Side 14 af 14