09/ Version 1.4 Side 1 af 37

Transkript

1 Login til DJAS Gå ind på adressen I feltet Brugernavn skrives den adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte flueben i Log mig ind automatisk skal der ikke tastes Brugernavn næste gang. 09/ Version 1.4 Side 1 af 37

2 Menu opbygning I højere side findes navigeringsmenuen i djas. Her findes alle de områder man har adgang til. Fra forsiden er det også muligt at hente programmet DJ-Communicator der kan automatisere afsendelse og modtagelse af dokumenter. De enkelte menupunkter indeholder følgende: Modtagne dokumenter Her ligger alle de dokumenter som er modtaget. Det er f.eks. fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og andre statistikker. Hvis der ligger nye dokumenter vil der efter hver enkelt dokument mappe stå antallet i parentes. Ved at trykke på Modtagende dokumenter får man en liste med alle nye dokumenter. Sendte dokumenter Her lige alle de dokumenter som er afsendt. Det vil typisk være fakturaer til kunder, men kan også være andre dokumenter som er sendt til kunder. Problematiske dokumenter Dette er til afsendte dokumenter som er fejlet i afsendelsen. Moduler Under Moduler er der adgang til produktdatabasen og andre moduler. Indstillinger Under Indstillinger findes der mulighed for at tilpasse og opsætte djas til det enkelte medlem. Hvert enkelt punkt herunder vil blive forklaret separat. 09/ Version 1.4 Side 2 af 37

3 Oprettelse af brugere Under Indstillinger og Brugere og Afdelinger findes de brugere der er oprettet. Her er det muligt at tilføje nye brugere og redigere allerede oprettet brugere. Det er også muligt at redigere information om den enkelte virksomhed. Opret ny bruger Tryk på knappen Ny Bruger for at oprette en ny bruger og udfyld det nye skærmbillede Sæt flueben i feltet Administrator hvis brugeren skal have administrator rettigheder. Sæt flueben i feltet Må sende dokumenter hvis brugeren skal have adgang til at sende dokumenter til kunder. Den der skrives i felter skal være unik i hele systemet, og det er den som bliver brugt som brugernavn når brugeren logger ind. 09/ Version 1.4 Side 3 af 37

4 I felter Kodeord skrives den adgangskode som brugeren skal have. I feltet Bekræft skrives adgangskoden igen for at bekræfte den. Disse 2 felter skal være ens. Under Dokumentrettigheder angives hvilke dokumenter denne bruger skal have adgang til. Under Moduler angives hvilken version af produktdatabasen brugeren skal have adgang til. DJ Intern Produktdatabase indeholder kostpriser. DJ Produktdatabase indeholder IKKE kostpriser. Under Kommunikation angives om brugeren skal have en notifikation pr. når der er nye dokumenter. Det er også muligt at få sendt dokumenter på ved at sætte flueben i feltet Modtag dokumenter pr. og sætte flueben ved de dokument formater der ønskes modtaget i. Tryk på knappen Opret for at oprette brugeren. Tryk på knappen OK og brugeren vil kunne ses i listen. 09/ Version 1.4 Side 4 af 37

5 Rediger bruger Gå ind under Indstillinger og Brugere og Afdelinger og marker den bruger der skal redigeres, så linjen bliver markeret. Tryk herefter på knappen Rediger og et nyt vindue åbnes. Her er det muligt at redigere brugeren og ændre adgangskoden. Indstillingerne er de samme som ved oprettelse af bruger. Tryk på knappen Opdater for at gemme ændringerne. 09/ Version 1.4 Side 5 af 37

6 Bruger indstillinger I øverste højere hjørne er en knap Mine indstillinger. Dette er indstillinger for den bruger der er logget ind i øjeblikket. Tryk på knappen Mine indstillinger for at ændre indstillingerne. 09/ Version 1.4 Side 6 af 37

7 Her er det muligt for den enkelte bruger at ændre sin adgangskode. I feltet Max resultater pr. liste angives hvor mange linjer der højest kan ses i de forskellige lister, f.eks. i dokument eller produkt søgning. For hver dokumenttype angives hvilket format de skal åbnes i ved dobbeltklik på dokumentet. I feltet Hent som er det muligt at angive hvordan dokumenter skal hentes. Om de skal pakkes i en zip fil eller skal konverteres til en enkelt tiff billede fil. Ved at sætte flueben i feltet Marker dokumenterne som hentet er det muligt at angive om dokumenterne skal markeres som behandlet efter de er blevet hentet. Disse indstillinger gælder kun for den enkelte bruger og er kun ment som standardindstillinger da de kan ændres ved behandling af dokumenter. 09/ Version 1.4 Side 7 af 37

8 Under de enkelte lister i djas, findes en knap Vælg kolonner hvor man kan angive hvilke kolonner der skal vises i den pågældende liste. Dette skal gøres for hver liste i systemet også søge resultater. Tryk på knappen Vælg kolonner for at vælge eller fjerne kolonner. Sæt flueben ved de kolonner der skal vises eller fjern fluebenet ved de kolonner der ikke skal vises. 09/ Version 1.4 Side 8 af 37

9 Redigering af virksomhedsinformationer Under menuen Indstillinger og Brugere og Afdelinger er det muligt at redigere informationen om den enkelte virksomhed. Marker virksomhedsnavnet i listen og tryk på knappen Rediger. I vinduet er der mulighed for at ændre informationerne om virksomheden f.eks. navn, adresse o.s.v. Det er muligt at lægge et logo ind som vil blive vist på de fakturaer der er sendt fra virksomheden, f.eks. fakturaer til kunder. Tryk på knappen Gennemse for at finde logo billede filen på din lokale maskine. Logoet vil blive vist i feltet Logo hvis der er valgt et logo. Hvis et logo skal slettes, trykkes på det røde kryds. Tryk på knappen Gem for at gemme ændringer 09/ Version 1.4 Side 9 af 37

10 Sende dokumenter Det er muligt at sende dokumenter igennem djas, f.eks. fakturaer til kunder. Formatet skal være i DJAS-Fakturaformatet. Send dokumenter manuelt Tryk på knappen Send Dokumenter over menuen i venstre side. Tryk på Gennemse for at tilføje et dokument fra din lokale maskine. Tryk på knappen Tilføj for at tilføje det til forsendelsen. Der kan godt sendes flere dokumenter på engang ved at tilføje flere filer. Sæt flueben i Kør Test hvis dokumenterne ikke skal sendes, men blot testes for fejl. Tryk på knappen Send for at sende dokumenterne. Hvis der er fejl vises en fejlbeskrivelse for det enkelte dokument. Tryk på teksten Fejlmeddelelse for at se hvad fejlen er. 09/ Version 1.4 Side 10 af 37

11 Send dokumenter automatisk Ved at bruge DJ-Communicator, som kan downloades fra forsiden af djas, er det muligt at sætte den op til automatisk at sende dokumenter på bestemte tidspunkter. Det er også muligt for en kunde at sætte DJ-Communicator op til automatisk at hente dokumenter i stedet for at få dem vedhæftet på en . På forsiden af findes et download link til at hente DJ-Communicator. Hent og installer DJ-Communicator ved at følge vejledningen på skærmen. Start DJ-Communicator og tryk på Indstillinger 09/ Version 1.4 Side 11 af 37

12 På Bruger fanebladet angives den bruger, fra djas, som skal bruges til at afsende dokumenterne (Dette skal være en bruger der har adgang til at sende dokumenter under indstillinger i djas). 09/ Version 1.4 Side 12 af 37

13 På Afsendelse fanebladet vælges de mapper hvor fakturaer og kreditnotaer ligger til afsendelse. Der kan også sendes kontoudtog o.s.v. til kunden, dog ikke vedhæftet en . 09/ Version 1.4 Side 13 af 37

14 På Modtagelse fanebladet angives mappe og format for de enkelte bilag der modtages via djas. 09/ Version 1.4 Side 14 af 37

15 På fanebladet notifikation kan angives om der skal sendes en når der er afsendt bilag via DJ-Communicator. Der kan angives om der kun skal sendes en ved fejl og om der skal vedhæftes en logfil med fejlbeskrivelse. Tryk på knappen Apply for at gemme ændringer. Tryk på knappen OK for at lukke vinduet. 09/ Version 1.4 Side 15 af 37

16 Søge dokumenter Ved at bruge feltet Dokumentsøgning er det muligt at søge i dokumenter Som standard søges der på alle dokumenttyper (Faktura, kreditnota o.s.v.) og i alle dokument områder (Modtagende, afsendte og problematiske). Dette kan vælges i feltet Type og i feltet Område. Hvis der skal bruges en mere præcis søgning trykkes på knappen Flere søgefelter som åbner flere felter til en mere specifik søgning. Feltet Status angiver om man kun vil søge i behandlede dokumenter, nye dokumenter eller i alle dokumenter. 09/ Version 1.4 Side 16 af 37

17 Hente/Printe dokumenter Man kan enten hente alle dokumenter eller man kan hente de dokumenter man har markeret. For at markere dokumenter klikkes der en gang på det dokument men gerne vil hente. Hvis der skal markeres flere dokumenter holdes tasten Ctrl nede mens man klikker på de dokumenter der skal hentes. Man kan også holde tasten Shift nede og markere det første og det sidste dokument for at markere alle dokumenter indenfor disse 2. Tryk på knappen Hent dokumenter og vælg enten Hent valgte dokumenter eller Hent alle dokumenter for enten at hente de valgte dokumenter eller for at hente alle dokumenter. Dette gælder for alle ikke behandlede dokumenter, men kunne også være resultatet fra en søgning. I det nye vindue kan man bestemme hvordan dokumenterne skal hentes og behandles. I feltet Konvertering kan man bestemme hvilket format dokumenterne skal konverteres til. Der kan godt hentes flere dokumenttyper på en gang. I feltet Hent som angives hvordan dokumenterne skal hentes. Dokumenterne kan f.eks. pakkes i en zip fil eller samles til en stor tiff billede fil. Der kan også angives om de hentede dokumenter skal markeres som behandlet ved at sætte flueben i feltet Marker dokumenterne som hentet. Tryk på knappen Hent for at hente dokumenterne. Disse indstillinger kan defineres for den enkelte bruger under Mine indstillinger. Se separat afsnit. 09/ Version 1.4 Side 17 af 37

18 Djas går i gang med at pakke dokumenterne 09/ Version 1.4 Side 18 af 37

19 Når den er færdig kommer der et link til dokumenterne. Tryk på linket Tryk her for at hente dine dokumenter for at hente dokumenterne i den filtype som er valgt i feltet Hent som. 09/ Version 1.4 Side 19 af 37

20 Produkter I menuen vælg Moduler og DJ Produktdatabase for at komme til produktsøgningen. Under produktsøgningen er der mulighed for at søge på et eller flere søgeord, et varenummer (DJ-nummer) samt leverandørens varenummer. Der kan også søges på en kombination af disse. I søge resultatet kan der dobbeltklikkes på en produktlinje for at åbne detalje billedet for produktet. På detalje billedet kan ses de mest benyttede informationer. Ved at trykke på knappen i højere side er det muligt at folde de enkelte sektioner ud, for at se flere informationer. Tryk på knappen igen for at lukke sektionen. Tryk på knappen Luk for at lukke vinduet og gå tilbage til søgeresultatet. 09/ Version 1.4 Side 20 af 37

21 Indlæsningsregler Under Indstillinger og Indlæsningsregler opsættes de dokument formater man ønsker at sende gennem djas. Indlæsningsregler bruges til at definere hvordan dokumenter skal indlæses i djas. Det kan f.eks. være fakturaer til kunder eller kontoudtog. For at kunne læse et dokument ind skal der findes en indlæsningsregel til den pågældende dokumenttype samt filendelse. Tryk på knappen Ny regel for at åbne guiden til oprettelse af en ny regel. Tryk på næste for at komme videre. 09/ Version 1.4 Side 21 af 37

22 Her vælges hvilken dokumenttype man vil lave en indlæsningsregel for. Det kan f.eks. være fakturaer, kontoudtog o.s.v. 09/ Version 1.4 Side 22 af 37

23 Der vælges om det er et datarigt eller datafattigt dokument. Et datarigt dokument indeholder information om afsender og modtager inde i dokumentet. Et datafattigt dokument har information om afsender og modtager i filnavnet. Et datarigt format kan f.eks. være DJAS-Fakturaformat. Et datafattigt dokument kan f.eks. være et kontoudtog som et PDF dokument. Datarigt dokument Her angives hvilket format (indlæsningsmodul) formatet er i. Det kan f.eks. være DJAS- Fakturaformat eller OIOXML formatet. Der angives hvilken filendelse der bruges til denne dokument type. Denne skal være unik for alle indlæsningsregler for den enkelte virksomhed. 09/ Version 1.4 Side 23 af 37

24 Angiv dato formatet brugt i dokumenttypen ved at angive hvordan det står i filen. Angiv et navn til reglen og tryk på Udfør for at gemme reglen. 09/ Version 1.4 Side 24 af 37

25 Datafattigt dokument Et datafattigt dokument angiver information om afsender og modtager i filnavnet. Vælg datafattigt som dokumentformat Angiv hvordan filnavnet er bygget op. I feltet Filter angives tegn i filnavnet som altid er faste. I feltet Separatortegn angives det tegn som de enkelte felter i filnavnet adskilles med. I felterne Felt nr. X angives hvad de enkelte felter i filnavnet henviser til. 09/ Version 1.4 Side 25 af 37

26 Angiv dato formatet brugt i dokumenttypen ved at angive hvordan det står i filen. 09/ Version 1.4 Side 26 af 37

27 Angiv et navn til reglen og tryk på Udfør for at gemme reglen. 09/ Version 1.4 Side 27 af 37

28 Modtager aliaser Under Indstillinger og Modtager aliaser angives de aliaser der bruges. Modtager aliaser bruges til at koble f.eks. et internt kunde nummer sammen med kundens cvr-nr. Hvis kunden er oprettet med en adresse er det her muligt at sende f.eks. et kundenr. i fakturaen som så bliver lavet om til kundens adresse i djas. Der kan laves flere alias til den samme kunde f.eks. hvis kunden har flere konti. Hvis det er til en kunde der skal modtage fakturaen via VANS netværket, f.eks. til en offentlig kunde, skal der ikke laves et modtager alias. Tryk på knappen Nyt alias for at oprette et nyt alias. 09/ Version 1.4 Side 28 af 37

29 I feltet CVR nummer angives den nøgle som kunden er oprettet med. Det kan være et cvrnummer eller en adresse. I feltet Land vælges det land som kunden er oprettet med. I feltet Alias skrives det alias som sendes i fakturaen til kunden. Tryk på knappen Opret for at oprette aliaset. Import af Modtager aliaser Det er også muligt at importere modtager aliaser, hvis man har mange der skal oprettes. Tryk på knappen Import Skriv eller copy og paste aliaserne ind i tekstboksen. 09/ Version 1.4 Side 29 af 37

30 Dokument formater Djas kan i øjeblikket håndtere følgende formater: EDI David version 5 EDI fakturaer i david formatet. Kan kun bruges til indlæsning. OIO-XML Fakturaer i XML format. Kan både læses ind og ud. BFC Fastlængde format brugt af Bygteq. Kan kun læses ud. Visuel administration Format brugt til systemet Visuel Administration. Kan kun læses ud. HTML Visuelt format som kan ses i en browser. Kan kun læses ud. PDF Visuelt format som kræver software for at læse. Kan kun læses ud. 09/ Version 1.4 Side 30 af 37

31 Kommunikationsprofiler I menuen under Indstillinger findes Kommunikationsprofiler. Kommunikationsprofiler bruges til at oprette en forsendelsesprofil for en kunde, der gerne vil have elektroniske fakturaer via . Der kan også sættes op at alt der passer på en kommunikationsprofil automatisk bliver sendt via VANS forbindelsen og ikke via . Opret kommunikationsprofil Tryk på knappen Ny Profil for at starte guiden Ny kommunikationsprofil. Tryk på næste for at komme videre. 09/ Version 1.4 Side 31 af 37

32 Angiv et navn til profilen i feltet Profilnavn: Vælg om det er en kommunikationsprofil til en virksomhed eller den skal bruges til VANS forsendelse. 09/ Version 1.4 Side 32 af 37

33 I feltet Indtast CVR: indtastes CVR nr. på kunden. Hvis kunden ikke har et CVR nr. kan der indtastes kundens kunde nr. NB: Dette nr. SKAL være det samme som det der sendes i DJAS-FakturaFormat filen til denne kunde. Tryk på knappen Søg og DJAS vil prøve at finde navnet på kunden. Hvis DJAS finder kunden vælges denne og der trykkes på knappen Næste >. Hvis DJAS ikke finder kunden trykkes der på knappen Næste > hvorefter man selv skal indtaste oplysningerne om kunden. 09/ Version 1.4 Side 33 af 37

34 Udfyld felterne med oplysninger om kunden. Felter markeret med * skal udfyldes. Feltet skal være unik. Det behøver ikke være en eksisterende adresse. Ved oprettelse af kommunikationsprofilen vil der blive sendt en til denne adresse med adgangskode til djas. Tryk på knappen Næste > 09/ Version 1.4 Side 34 af 37

35 Der sættes flueben i feltet Marker dokumenter som hentet ved afsendelse Der sættes flueben i feltet Afsend dokumenter vedhæftet pr. Tryk på knappen Tilføj for at tilføje et format til kunden I feltet indtastes den adresse som kunden vil modtage fakturaerne på. I feltet Dokumenttype vælges hvad for et dokument det drejer sig om. I feltet Format vælges det format som dokumentet skal have. Hvis muligt i formatet kan vælges om der skal sendes en faktura pr. eller om det skal sendes som en samlet fil med alle fakturaer i en . Tryk på knappen Tilføj for at tilføje profilen til kunden. Der kan oprettes flere profiler med forskellige formatet på den samme kunde. Tryk på knappen Udfør for at gemme kommunikationsprofilen. 09/ Version 1.4 Side 35 af 37

36 Rette kommunikationsprofil I menuen under Indstillinger og Kommunikationsprofiler findes en liste over de oprettede kommunikationsprofiler for din virksomhed. Marker den profil der ønskes rettet og tryk på knappen Rediger eller tryk på knappen Slet for at slette en profil. Tryk på den dokument type som skal ændres for at ændre indstillingerne. 09/ Version 1.4 Side 36 af 37

37 Tryk på knappen Gem for at gemme ændringer eller tryk på knappen Slet for at slette den pågældende dokumenttype. Tryk på knappen Gem for at gemme ændringerne. 09/ Version 1.4 Side 37 af 37