18/ Version 2.0 Side 1 af 36

Transkript

1 Login til DJAS Gå ind på adressen I feltet Brugernavn skrives den adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte flueben i Log mig ind automatisk skal der ikke tastes Brugernavn og Password ved efterfølgende login. 18/ Version 2.0 Side 1 af 36

2 Menu opbygning Djas er bygget op på samme måde som Windows. I nederste venstre hjørne findes der en start knap. Ved at trykke på denne kommer der en menu frem hvor man kan vælge hvilke områder i djas man vil åbne. Det er muligt at åbne det samme område flere gange, f.eks. flere produktsøgninger, på samme tid. De enkelte menupunkter indeholder følgende: Dokumenter Modtagende dokumenter Her ligger alle de dokumenter som er sendt og modtaget. Det er f.eks. fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og andre statistikker. Hvis der ligger nye dokumenter vil der efter hver enkelt dokument mappe stå antallet i parentes. Ved at trykke på Modtagende dokumenter får man en liste med alle nye dokumenter. Sendte dokumenter Her ligger alle de dokumenter som er afsendt. Det vil typisk være fakturaer til kunder, men kan også være andre dokumenter som er sendt til kunder. Problematiske dokumenter 18/ Version 2.0 Side 2 af 36

3 Dette er til afsendte dokumenter som er fejlet i afsendelsen. Statistik Her findes en statistik over hvor mange dokumenter der er sendt og modtaget hver dag. Moduler Under Moduler er der adgang til f.eks. produktdatabasen, aftaleblade, prislister og andre moduler. Administration Under Administration er det muligt at opsætte kundeprofiler og rette information for den enkelte virksomhed. Mine Indstillinger Under Mine Indstillinger findes der mulighed for at tilpasse og opsætte djas til den enkelte bruger. Hvert enkelt punkt herunder vil blive forklaret separat. Andre funktioner Her ligger de punkter som ikke passer ind i de øvrige menupunkter. 18/ Version 2.0 Side 3 af 36

4 Oprettelse af brugere Under Administration og Min virksomhed findes de brugere der er oprettet. Her er det muligt at tilføje nye brugere, redigere allerede oprettede brugere og slette brugere. Det er også muligt at redigere informationen om den enkelte virksomhed. Opret ny bruger Tryk på knappen Ny Bruger for at oprette en ny bruger og udfyld det nye skærmbillede Sæt flueben i feltet Administrator hvis brugeren skal have administrator rettigheder. Sæt flueben i feltet Må sende dokumenter hvis brugeren skal have adgang til at sende dokumenter til kunder. Den der skrives i felter skal være unik i hele systemet, og det er den som bliver brugt som brugernavn når brugeren logger ind. Der bliver automatisk sendt en adgangskode til denne adresse. Brugeren kan selv ændre denne efterfølgende. Under fanebladet Rettigheder angives hvilke dokument områder denne bruger skal have adgang til, samt hvilke moduler brugeren må anvende. 18/ Version 2.0 Side 4 af 36

5 På fanebladet Kommunikation angives om brugeren skal have en notifikation pr. når der er nye dokumenter. Det er også muligt at få sendt dokumenter på ved at trykke på knappen Tilføj og angive dokumenttypen og formatet. Tryk på knappen Gem for at oprette brugeren. 18/ Version 2.0 Side 5 af 36

6 Rediger bruger Gå ind under Administration og Min virksomhed og marker den bruger der skal redigeres, så linjen bliver markeret med blå farve. Tryk herefter på knappen Rediger og et nyt vindue åbnes. Her er det muligt at redigere brugeren og ændre adgangskoden. Indstillingerne er de samme som ved oprettelse af en ny bruger. Tryk på knappen Gem for at gemme ændringerne. 18/ Version 2.0 Side 6 af 36

7 Bruger indstillinger Under Mine indstillinger er det muligt at ændre indstillinger som kun gælder for den bruger der er logget ind. Dette er f.eks. de indstillinger der skal bruges når man henter dokumenter. Tryk på knappen Mine indstillinger for at ændre indstillingerne. 18/ Version 2.0 Side 7 af 36

8 Her er det muligt for den enkelte bruger at ændre sin adgangskode. I feltet Max resultater pr. liste angives hvor mange linjer der højest kan ses i de forskellige lister, f.eks. i dokument- eller produkt-søgning. Under Vinduer er det muligt at skifte tema, som vil ændre farverne på vinduer o.s.v. i djas. Under Gruppering er det muligt at bestemme om åbner vinduer bliver grupperet i proceslinjen nederst. På fanebladet Konvertering angives hvilket format de forskellige dokumenttyper skal åbnes i ved dobbeltklik på dokumentet. I feltet Hent som er det muligt at angive hvordan dokumenter skal hentes. Om de skal pakkes i en zip fil eller skal konverteres til en enkelt tiff billede fil. Ved at sætte flueben i feltet Marker dokumenterne som hentet er det muligt at angive om dokumenterne skal markeres som behandlet efter de er blevet hentet. Disse indstillinger gælder kun for den enkelte bruger og er kun ment som standardindstillinger da de kan ændres ved behandling af dokumenter. 18/ Version 2.0 Side 8 af 36

9 Valg af kolonner Under de enkelte lister i djas, findes en knap Vælg kolonner hvor man kan angive hvilke kolonner der skal vises i den pågældende liste. Dette skal gøres for hver liste i systemet, også søge resultater. Tryk på knappen Vælg kolonner for at vælge eller fjerne kolonner. Sæt flueben ved de kolonner der skal vises eller fjern fluebenet ved de kolonner der ikke skal vises. Tryk på knappen Gem for at gemme ændringerne. 18/ Version 2.0 Side 9 af 36

10 Redigering af virksomhedsinformationer I menuen Administration og Min virksomhed er det muligt at redigere informationen om den enkelte virksomhed. Marker virksomhedsnavnet i listen og tryk på knappen Indstillinger. I vinduet er der mulighed for at ændre informationerne om virksomheden f.eks. navn, adresse o.s.v. Det er muligt at lægge et logo ind som vil blive vist på de fakturaer der bliver sendt fra virksomheden, f.eks. fakturaer til kunder. Tryk på knappen Gennemse for at finde logo billede filen på din lokale maskine. Logoet vil blive vist i feltet Logo hvis der er valgt et logo. Hvis et logo skal slettes, trykkes der på knappen Slet. Tryk på knappen Gem for at gemme ændringer 18/ Version 2.0 Side 10 af 36

11 Sende dokumenter Det er muligt at sende dokumenter igennem djas, f.eks. fakturaer til kunder. Formatet skal være i DJAS-Fakturaformatet. Send dokumenter manuelt Tryk på knappen Afsend i Dokument vinduet, eller vælg Send Dokumenter i start menuen. Tryk på Gennemse for at tilføje et dokument fra din lokale maskine. Sæt flueben i Testindlæsning hvis dokumenterne ikke skal sendes, men blot testes for fejl. Tryk på knappen Afsend for at sende dokumenterne. Hvis der er fejl vises en fejlbeskrivelse for det enkelte dokument. 18/ Version 2.0 Side 11 af 36

12 18/ Version 2.0 Side 12 af 36

13 Send dokumenter automatisk Ved at bruge DJ-Communicator, som kan downloades fra forsiden af djas, er det muligt at sætte den op til automatisk at sende dokumenter på bestemte tidspunkter. Det er også muligt for en kunde at sætte DJ-Communicator op til automatisk at hente dokumenter i stedet for at få dem vedhæftet på en . På forsiden af findes et download link til at hente DJ-Communicator. Hent og installer DJ-Communicator ved at følge vejledningen på skærmen. Start DJ-Communicator og tryk på Indstillinger 18/ Version 2.0 Side 13 af 36

14 På Bruger fanebladet angives den bruger, fra djas, som skal bruges til at afsende dokumenterne (Dette skal være en bruger der har adgang til at sende dokumenter under indstillinger i djas). 18/ Version 2.0 Side 14 af 36

15 På Afsendelse fanebladet vælges de mapper hvor fakturaer og kreditnotaer ligger til afsendelse. Der kan også sendes kontoudtog o.s.v. til kunden, dog ikke vedhæftet en . 18/ Version 2.0 Side 15 af 36

16 På Modtagelse fanebladet angives mappe og format for de enkelte bilag der modtages via djas. 18/ Version 2.0 Side 16 af 36

17 På fanebladet notifikation kan angives om der skal sendes en når der er afsendt bilag via DJ-Communicator. Der kan angives om der kun skal sendes en ved fejl og om der skal vedhæftes en logfil med fejlbeskrivelse. Tryk på knappen Apply for at gemme ændringer. Tryk på knappen OK for at lukke vinduet. 18/ Version 2.0 Side 17 af 36

18 Søge dokumenter I Dokumenter vinduet er det muligt at søge i dokumenter. Som standard søges der på alle dokumenttyper (Faktura, kreditnota o.s.v.) og i alle dokument områder (Modtagende, Sendte og Problematiske). Hvis der skal bruges en mere præcis søgning trykkes på knappen til højre for søgefeltet, som åbner flere felter til en mere specifik søgning. 18/ Version 2.0 Side 18 af 36

19 Feltet Status angiver om man kun vil søge i behandlede dokumenter, nye dokumenter eller i alle dokumenter. 18/ Version 2.0 Side 19 af 36

20 Hente/Printe dokumenter Man kan enten hente alle dokumenter eller man kan hente de dokumenter man har markeret. For at markere dokumenter klikkes der en gang på det dokument men gerne vil hente. Hvis der skal markeres flere dokumenter holdes tasten Ctrl nede mens man klikker på de dokumenter der skal hentes. Man kan også holde tasten Shift nede og markere det første og det sidste dokument for at markere alle dokumenter imellem disse to. Tryk på knappen Hent og vælg enten Valgte dokumenter eller Alle dokumenter for enten at hente de valgte dokumenter eller for at hente alle dokumenter. Dette gælder for alle ikke behandlede dokumenter, men kunne også være resultatet fra en søgning. I det nye vindue kan man bestemme hvordan dokumenterne skal hentes og behandles. I feltet Konvertering kan man bestemme hvilket format dokumenterne skal konverteres til. Der kan godt hentes flere dokumenttyper på en gang. I feltet Hent som angives hvordan dokumenterne skal hentes. Dokumenterne kan f.eks. pakkes i en zip fil eller samles til en stor tiff billede fil. Der kan også angives om de hentede dokumenter skal markeres som behandlet ved at sætte flueben i feltet Marker dokumenterne som hentet. 18/ Version 2.0 Side 20 af 36

21 Tryk på knappen Hent for at hente dokumenterne. Disse indstillinger kan også defineres for den enkelte bruger under Mine indstillinger. Se separat afsnit. Djas går i gang med at pakke dokumenterne 18/ Version 2.0 Side 21 af 36

22 Når den er færdig kommer der et link til dokumenterne. Under Klik her for at hente trykkes der på den blå tekst ud for Filnavn: for at hente dokumenterne i den filtype som er valgt i feltet Hent som. Det er også muligt at hente en oversigt over de dokumenter man har hentet, enten som en csv fil til Excel, eller som en html fil der kan ses på skærmen. Tryk på knappen Luk når dokumenterne er blevet udskrevet. 18/ Version 2.0 Side 22 af 36

23 Produkter I start menuen vælges Moduler og derefter vælges DJ Produktdatabase for at komme til produktsøgningen. Under produktsøgningen er der mulighed for at søge på et eller flere søgeord, et varenummer (DJ-nummer) samt leverandørens varenummer. Der kan også søges på en kombination af disse. I søge resultatet kan der dobbeltklikkes på en produktlinje for at åbne detalje billedet for produktet. 18/ Version 2.0 Side 23 af 36

24 På detalje billedet kan ses de mest benyttede informationer. Ved at trykke på knappen i højre side er det muligt at folde de enkelte sektioner ud, for at se flere informationer. Tryk på knappen igen for at lukke sektionen. Tryk på knappen Luk for at lukke vinduet og gå tilbage til søgeresultatet. 18/ Version 2.0 Side 24 af 36

25 Indlæsningsregler Under Administration og Indlæsningsregler opsættes de dokument formater man ønsker at kunne sende igennem djas. Indlæsningsregler bruges til at definere hvordan dokumenter skal indlæses i djas. Det kan f.eks. være fakturaer til kunder eller kontoudtog. For at kunne læse et dokument ind skal der findes en indlæsningsregel til den pågældende dokumenttype samt filendelse. Tryk på knappen Ny regel for at lave en ny regel. Angiv et navn til reglen. Angiv hvilken dokumenttype det drejer sig om, f.eks. fakturaer eller kontoudtog Angiv et Filnavnsfilter (filendelse). Angiv om det er et datarigt eller datafattigt dokument. Mere herom senere. Angiv om dokumentet skal beriges med information fra djas, f.eks. adresse information. 18/ Version 2.0 Side 25 af 36

26 Datarigt dokument Et datarigt dokument er et dokument hvor det er muligt i indholdet at læse hvem der er f.eks. afsender og modtager. I feltet Indlæsningstype angives om det er en datarig eller datafattigt format der skal indlæses. Dette kan f.eks. være Standard Fladfils faktura (DJAS-Fakturaformat) eller OIOXML formatet. Angiv et Filnavnsfilter (filendelse) der bruges til denne dokument type. Denne skal være unik for alle indlæsningsregler for den enkelte virksomhed. Tryk på knappen Gem for at gemme indlæsningsreglen. 18/ Version 2.0 Side 26 af 36

27 Datafattigt dokument Et datafattigt dokument angiver information om f.eks. afsender og modtager i filnavnet. Vælg datafattigt som dokumentformat Angiv hvordan filnavnet er bygget op i de følgende felter. I feltet Separatortegn angives det tegn som de enkelte felter i filnavnet adskilles med, f.eks. _. I feltet Dataformat angives hvordan dato er er formateret. I felterne Felt nr. X angives hvad de enkelte felter i filnavnet henviser til. 18/ Version 2.0 Side 27 af 36

28 Modtager aliaser Under Administration og Modtageraliaser angives de aliaser der bruges. Modtager aliaser bruges til at koble f.eks. et internt kunde nummer sammen med kundens cvr-nr. Hvis kunden er oprettet med en adresse er det her muligt at sende f.eks. et kundenr. i fakturaen som så bliver lavet om til kundens adresse i djas. Der kan laves flere alias til den samme kunde f.eks. hvis kunden har flere konti. Hvis det er til en kunde der skal modtage fakturaen via VANS netværket, f.eks. til en offentlig kunde, skal der ikke laves et modtager alias. Tryk på knappen Nyt alias for at oprette et nyt alias. 18/ Version 2.0 Side 28 af 36

29 I feltet CVR nummer angives den nøgle som kunden er oprettet med. Det kan være et cvrnummer eller en adresse. I feltet Land vælges det land som kunden er oprettet med. I feltet Alias skrives det alias som sendes i fakturaen til kunden. Tryk på knappen Gem for at oprette aliaset. Import af Modtager aliaser Det er også muligt at importere modtager aliaser, hvis man har mange der skal oprettes. Tryk på knappen Importer 18/ Version 2.0 Side 29 af 36

30 Skriv eller copy og paste aliaserne ind i tekstboksen. 18/ Version 2.0 Side 30 af 36

31 Fakturering igennem djas Det er muligt at sende elektroniske kundefakturaer igennem djas. Fakturaerne kan konverteres til flere forskellige formater, men hos aktionæren er det kun ét format der skal udlæses, hvorefter djas står for at konvertere dette til alle de andre formater. Der findes følgende formater i djas (pr. 1/9 2010) Orginal Formatet Original er en kopi af det bilag, som er indlæst i P.t. kan kun indlæse i DJAS Fakturaformat (som altså er lig original ). For at kunden kan bruge formatet, skal der programmeres en indlæsning i kundens system. BFC Systemet BFC formatet er udviklet af Bygteq ( og bliver primært brugt i byggebranchen. Formatet kan læses ind i programmet BFC Systemet, som er udviklet af Bygteq. Visuel Administration Formatet Visuel Administration er udviklet af Bygteq ( og bliver primært brugt i håndværker virksomheder. Formatet kan læses ind i programmet Visuel Administration, som er udviklet af Bygteq. OIO-XML OIO-XML er et XML-format, som er udviklet af det offentlige og baseret på UBL Formatet bruges af alle offentlige kunder, men er også taget i brug i flere private virksomheder. Mere information om OIO-XML formatet kan findes på Der er lavet indlæsning af formatet i flere standard systemer - f.eks. XAL, Navision og Axapta. Centri Centri er et system udviklet af EG Byg Formatet kan læse ind i Centri Administration Freesoft Formatet bliver primært brugt i VVS og EL virksomheder Freesoft formatet kan læses ind i PLUS2 programmet udviklet af Freesoft A/S UBL UBL står for Universal Business Language. Rent teknisk er det offentliges OIO-XML format, indeholdt i den overordnede standard UBL. Der er ikke umiddelbart kendskab til systemer, som kan læse UBL-formatet, men af hensyn til OIO-XML findes konverteringen til UBL på hvis fremtidige behov måtte opstå. PDF PDF formatet er det kendte billed-format Det er ikke en fil der kan læses ind i kundens system, men et bilede af bilaget beregnet for print. PDF formatet kan med fordel sendes som vedhæftet fil på en til kunden. For at kunne læse PDF-formatet kræves programmet Adobe Acrobat Reader, som kan hentes gratis på HTML 18/ Version 2.0 Side 31 af 36

32 HTML er ligeledes et billed-format Det er ikke en fil der kan læses ind i kundens system, men et bilede af bilaget beregnet for print. HTML formatet kan med fordel sendes som vedhæftet fil på en til kunden. Formatet åbnes i en browser - f.eks. Internet Explorer - og kan derefter udskrives. TIFF TIFF er et billedeformat Det er ikke en fil der kan læses ind i kundens system, men et billede af bilaget beregnet for print TIFF format kan med fordel sendes som vedhæftet fil på en til kunden 18/ Version 2.0 Side 32 af 36

33 Kundeprofiler For at kunne sende elektroniske bilag til en kunder skal der, i djas, oprettes en kundeprofil for kunden. En kundeprofil indeholder oplysninger om kunden, hvilket format bilagene skal sendes i og hvor bilagene skal sendes hen. Oprette kundeprofil For at oprette en kundeprofil vælges der Administration i startmenuen og Kundeprofiler. Et nyt vindue åbner med alle de kundeprofiler der er oprettet. Tryk på Ny kundeprofil for at starte med at oprette en kundeprofil. I feltet Netværk vælges om det er en VANS kunde (offentlige) eller om det skal sendes som en igennem djas. Angiv et navn til kundeprofilen Indtast et CVR nummer i feltet CVR nummer. Efterhånden som der indtastes i feltet vil djas se om det indtastede findes i cvr registeret. Hvis djas kan finde en virksomhed med det 18/ Version 2.0 Side 33 af 36

34 indtastede CVR nummer vil virksomhedsoplysningerne automatisk blive udfyldt. Hvis der findes flere virksomheder under de pågældende CVR nummer kan der vælges i feltet Afdeling. Under fanebladet angives hvor bilag skal sendes til og i hvilketformat Tryk på knappen Tilføj 18/ Version 2.0 Side 34 af 36

35 I feltet Dokumenttype angives hvilke dokumenter der skal sendes. I feltet Format angives hvilket format bilagene skal sendes i. I feltet Hent som kan angives om der skal sendes en fil pr. bilag eller om alle bilag skal sendes samlet i en fil. I feltet angives den som kunden skal modtage bilag på. Tryk på knappen Gem for at gemme indstillingerne. På fanebladet Avanceret kan angives om dokumenterne skal markeres som behandlet ved afsendelse. 18/ Version 2.0 Side 35 af 36

36 Tryk på knappen Gem for at gemme kundeprofilen. 18/ Version 2.0 Side 36 af 36