Datadrevet HR som ledelsesværktøj

Transkript

1 Datadrevet HR som ledelsesværktøj Et bearbejdet og let tilgængeligt datagrundlag skal støtte Forsvarets chefer i deres HR-virke. Grundlaget skal gøre det nemmere at spotte tendenser og sætte prognoser for fremtidens forsvar. Af Søren Nordby, orlogskaptajn og leder af Business Intelligence HR element, Forsvarets Personeltjeneste Datadrevet HR er ikke et nyt fænomen i Forsvaret, der de sidste 10 år har arbejdet struktureret med området i form af rapporter på bl.a. sygefravær, medarbejderomsætning, lønanalyser og medarbejdertilfredshed som del af den ledelsesinformation, der gives til Forsvarets ledelse. Men med implementeringen af den nye HR-strategi har Forsvarets chefer fået betydelig større handlefrihed i forhold til blandt andet lønsum, medarbejdersammensætning og organisationsstyring. Derfor har Forsvarets Personeltjeneste, der er Forsvarets centrale HR-organisation, justeret sin rolle. I stedet for en bestemmende og koordinerende rolle i relationen mellem chef og medarbejder, er tilgangen nu at rådgive cheferne og understøtte deres fulde ledelsesansvar. Dette skifte øger betydningen af ledelsesinformation, som nu ikke alene skal bruges af specialister med en HR-baggrund, men af chefer. HRrapporteringen skal kort sagt gøres mere tilgængelig og forståelig, så den kan anvendes som kommunikations- og ledelsesværktøj på alle ledelsesniveauer. Tiltag ud fra tendenser Som angivet i figur 1, (se side 24) har Forsvarets datagrundlag været igennem en modningsproces. Først er der blevet etableret et såkaldt Business Warehouse (SAP), der indeholder rå data. Dernæst er der konstrueret værktøjer og rapporter, der viser standard-hr-nøgletal som bemanding, sygestatistikker og lønforbrug. Endelig er der udviklet mere raffinerede rapporter med mange informationslag, som kan vælges til eller fra efter behov. Det store datamateriale kan nu sorteres og filtreres, så Forsvaret kan opdage tendenser i forhold til fx sygefravær, medarbejderomsætning, lønforbrug og bemandingsgrader eller andre fokusområder. Den datadrevne HR betyder, at der ikke reageres på fornemmelser, enkeltsager og lignende. Og det giver basis for at iværksætte tiltag, så udviklingen kan drejes, hvis den ikke er i tråd med Forsvarets strategi, siger Thomas Molin, der er chef for Rådgivningsdivisionen i Forsvarets Personeltjeneste. Et side 22 hr chefen l oktober 2014

2 Fig.1 En mere direkte forbindelse med strategiske målsætninger og datadrevet HR rummer et stort potentiale. Vi vil gerne kunne nå frem til datadrevet scenarietænkning og prognosticering på HR-området siger Thomas Molin konkret eksempel er antallet af officerer, der forlader Forsvaret, hvilket har været til debat i medierne i løbet af sommeren. Bl.a. fordi tal fra flere forskellige kilder var i spil. Thomas Molin uddyber: Med datagrundlaget har vi mulighed for at undersøge, om der reelt er tale om en stor officersafgang, og om der i så fald er tendenser i forhold til alder, køn, geografi og grad. Dette giver os evnen til at håndtere de reelle problemområder med en fokuseret indsats. Derudover kan Forsvaret bruge tallene til at starte en dialog om udfordringer og muligheder med eksempelvis de faglige organisationer. Når alle samtalepartnere har samme datagrundlag, kan kvaliteten af kommunikationen øges. Scenarietænkning og fastholdelse Det næste skridt i udviklingen vil være at bruge it-systemerne til at understøtte scenarietænkning. Dér er Forsvaret ikke endnu, men arbejder målrettet i den retning. En mere direkte forbindelse med strategiske målsætninger og datadrevet HR rummer et stort potentiale. Vi vil gerne kunne nå frem til datadrevet scenarietænkning og prognosticering på HR-området, siger Thomas Molin. Den stigende anvendelse af data giver sig udslag på mange måder. Fx har data på sygefraværsområdet tydeliggjort et behov for, at Forsvarets Personeltjeneste satte ind, for at sikre at der bliver holdt sygefraværssamtaler. Efter at indsatsen er iværksat, kan Forsvaret se en tydelig stigning i antallet af chefer, der gennemfører sygefraværssamtaler. Det har betydning for fastholdelsen af medarbejderne på arbejdspladsen og dermed for organisationen. Samtidig viste HR-data, at der var behov for at understøtte cheferne med ekspertise til at håndtere langtidssygefravær effektivt og omkostningsbevidst. På denne bag- side 24 hr chefen l oktober 2014

3 tema grund blev der for nylig etableret et Fastholdelsesteam, som har kompetencer i forhold til refusioner, sociallovgivning og håndtering af sygefravær. Datadrevet udvikling af HR-organisationen Et tiltag, der er på vej i Forsvaret, er implementeringen af et Employee Interaction Center, der sikrer, at alle henvendelser til Forsvarets Personeltjeneste bliver registreret og fordelt i en delvist automatiseret proces, hvor Shared Service-tankegangen (herunder besvarelse af henvendelser på forskellige, veldefinerede kompetenceniveauer) kan udnyttes mere effektivt. Samtidig vil der konstant være et transparent billede af, hvor i HR-organisationen, arbejdspresset er størst. Der er fuld gennemsigtighed i forhold til henvendelserne, så HR-medarbejdere med de rette kompetencer uanset hvor de er i organisationen vil kunne gribe og besvare henvendelser. Fx hvis data viser, at der er pressede kolleger andre steder i organisationen. De data, som systemet genererer, vil desuden kunne bidrage med at kvalificere, hvor i organisationen der er brug for flere ressourcer, andre kompetencer osv. Perspektiv på fremtiden Forsvaret er godt på vej med både at arbejde forretningsdrevet og datadrevet, men der er et stykke endnu. I forhold til at arbejde datadrevet er der to perspektiver, som bør skilles ad. Det ene er data om HR-organisationens egne leverancer, mål og processer. Det andet er data om kerneforretningens tilstand og udvikling. Den datadrevne HR betyder, at der ikke reageres på fornemmelser, enkeltsager og lignende. Og det giver basis for at iværksætte tiltag, så udviklingen kan drejes, hvis den ikke er i tråd med Forsvarets strategi siger Thomas Molin

4 Thomas Molin, chef for Rådgivningsdivisionen i Forsvarets Personeltjeneste Thomas Molin forklarer: Begge dele er væsentlige men når det handler om forretningens tilstand skulle udtrykket måske snarere være datadrevet ledelse. Først når data når ud til cheferne i en form, hvor det kan anvendes og rent faktisk drive tiltag og ændringer, bliver det for alvor værdifuldt. I Forsvaret er det således målet, at det er cheferne, der træffer beslutninger og HR-organisationen, der understøtter dem med rådgivning og værktøjer som ledelsescockpit og oversigter med nøgletal og analyser. Derudover påpeger Thomas Molin, at data ikke kan stå alene. At HR bør være datadrevet skal ikke udelukke, at der lægges vægt på det, der måske ikke kan måles, men som alligevel er vigtigt. At der ses på kontekst, og at en leders subjektive vurdering og sunde fornuft altid får plads. Fakta HR i Forsvaret Indtil 2013 lå HR-opgaven centralt i Forsvarets Personeltjeneste (FPT). En stor del af FPT s ansatte var såkaldte udstikkere, hvis job kort sagt var at koordinere og administrere soldaternes karriereforløb. Soldaterne skulle ikke tage stilling til jobopslag eller gå til samtale, og chefen havde ikke bestemmende medindflydelse. Med den nye HR-strategi ligner systemet i dag det, vi kender uden for Forsvaret: Militære stillinger bliver slået op, soldaterne skal selv søge job og gå til samtale. Og det er chefen, der vurderer, hvilken medarbejder der er den rette til stillingen. Ligesom det er chefen, der nu skal varetage andre generelle HR-opgaver som fx kompetenceudvikling. For at støtte cheferne med den nye HR-rolle, er FPT lokalt til stede ved mange myndigheder med HR-partnere. Chefer og ledere har desuden mulighed for at ringe til FPT s HR-rådgivning, og alle medarbejdere kan, på intra- og internet, tilgå HR-portalen, der indeholder artikler om alt fra barsel, løn og pension til udsendelse, kompetenceudvikling og arbejdsskader. Forsvarets Personeltjeneste ændrer pr. 1. oktober 2014 navn til Forsvarsministeriets Personalestyrelse. side 26 hr chefen l oktober 2014 Kilde: HR chefen Nr Udgivet af DANSK HR