SLA arkivuddannelse. Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier

Transkript

1 SLA arkivuddannelse Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier

2 Dagens program Velkomst introduktion Hvad er arkivalier Arbejdsgang på arkivet Indkomst Indsamlingspolitik Modtagelse, journalskrivning, klausuler mv. Opgave A-fonde Kassation Sortering, registrering, søgning, pakning Opgave

3 Hvad er arkivalier? Papirer og det, der ligner Breve Protokoller Dokumenter Bøger og hæfter Bøger og aviser Genstande museerne Nationalbiblioteket

4 Arbejdsgang på arkivet 1. Aflevering 2. Indkomstjournal 3. Sortering/kassation 4. Registrering 5. Magasin

5 Hvad indsamler vi på et arkiv? Materiale af privat oprindelse Materiale af offentlig oprindelse Originalt materiale Kopimateriale Dubletter Uden for arkivets dækningsområde

6 Journal: Internt arbejdsredskab Indeholder oplysninger om giver Registrering: Offentligt tilgængelig Indeholder oplysninger om arkivalierne

7 1 aflevering = 1 journal -Men 1 journal kan blive til mange registreringer: Arkivfonde Billeder Småtryk Emnesamlinger etc.

8 Modtagelse Få alle oplysninger Udfyld modtagelseserklæring Skriv journal Klausulering Indkomsthylde

9 Modtagelseserklæring

10

11 Tilgængelighed Generelt: Billeder: Personfølsomt: Efter 20 år Straks Efter 75 år Ikke tilgængeligt: Endnu ikke registreret Skrøbelige arkivalier Interne papirer (journaler mv.) Ophavsretbeskytteteller beskyttet af andre årsager Etiske årsager

12 Opgave 1 Lav indkomstjournal

13 Arkivfonde Registrering

14 Kassation Bevarer vi alt, som afleveres på arkivet? Hvad gør vi med kasseret materiale?

15 Registreringsprincip De nuværende registreringsprincipper er indført i 1983 og videreført fra papirsystemet til Arkibas. Proveniensprincippet : oprindelse, herkomst, oprindeligt tilhørsforhold eller hjemsted Arkivskaber Den, der har affødt arkivalierne eller som arkivalierne har et tilhørsforhold til Arkivtyper Arkivalier af privat oprindelse Personarkiv Institutionsarkiv (Forening, virksomhed, institution) Arkivalier af offentlige oprindelse

16 Digitale arkivalier Scanning af originale arkivalier Fødte digitale arkivalier Hvordan håndteres og opbevares digitale arkivalier?

17 1 arkivskaber = 1 arkivfond!

18 Opgave 2 Fordel arkivalier på relevante arkivfonde

19

20 Registrering Stamkort Indhold Søgeord Relation til journal

21 Registrering -stamkort Arkivskaber (tjek om allerede oprettet!) Type Navn, adresse Årstal (født/død stiftet/nedlagt) Bemærkninger

22 Registrering -indhold Sorter efter arkivalietype: V: Vedtægter C: Cirkulærer F: Forhandlingsprotokoller M: Medlemslister P: Personlige papirer K: Korrespondance S: Sagligt ordnede sager R: Regnskabsmateriale E: Ejendomspapirer D: Dagbøger, erindringer U: Udklip A: Andet

23 Registrering -indhold Rækkefølge Arkivalietype, dernæst kronologisk Årstal Arkivaliets yderår, ikke arkivskaberens

24 Registrering -arkivaliet Hvert arkivalie påføres A-nummer og løbenummer og evt. journalnummer Brug blød blyant! (4 B)

25 Registrering -søgesystemer I gamle dage brugte vi kartotekskort I dag laver vi henvisninger i Arkibas DK5-nummer (kategori/emne) Ordningsord (søgeord inden for kategori/emne) Eller vi nøjes med fritekstord Eksempel: 63.7 (Mejeri) Ådalsmejeriet

26 Registrering -relationer Til journalen og frajournalen Til andre registreringer Arkivet skal altidkunne redegøre for, hvor arkivaliet kommer fra og hvor det befinder sig nu.

27 Registrering -historik Logbog over registreringsarbejdet Hvem Hvad (modtaget, registreret, tilføjet) Begivenheder (scannet, returneret, konserveret) Interne bemærkninger Udskrift arkivering af registreringen

28 Opgave 3 Fordel arkivalier på relevante arkivfonde

29 Pakning Fjern skadelige materialer

30 Pakning Brug syrefri æsker, læg og kuverter

31 Pakning Hver A-fond i eget læg (eller flere) Bind (protokoller o.l.) uden for læg Højeste nummer øverst Småting evt. i kuvert Storformat pakkes i papir eller placeres på storformat-reol

32 Vil du vide mere? Tjek ArkiWiki og ArkibasWiki