Fællesmagasinet for museer i Midt- og Østjylland

Transkript

1 Seneste ændringer: / lp Fællesmagasinets standarder Mærkning Mærkning af museumsgenstande, emballager og pakkeenheder Generelt Der henvises til KUAS mere generelle Retningslinjer for mærkning af kulturarvsgenstande. Her findes konkrete vejledninger for, hvordan forskellige genstandstyper mærkes, både direkte og indirekte. Konkret Direkte mærkning af museumsgenstande Alle genstande skal være mærkede med deres genstandsnummer, når de kommer på Fællesmagasinet. Omfatter genstandsnummeret et større antal stykker (lerkarskår, flintafslag, skruer, knapper ol.), er det tilstrækkeligt, at udvalgte stykker i hver emballage nummereres. Der findes en generel retningslinje for, at museets akronym skal indgå i genstandsnummeret og være en del af den direkte mærkning. Det vides dog, at flere museer ikke har haft tradition for at benytte museets akronym i forbindelse med den direkte mærkning af genstanden. Vi stiller ikke krav om, at allerede nummererede genstande også får skrevet akronymet på sig. Men vi anbefaler, at akronymet medtages ved fremtidige nummereringer. Indirekte mærkning af museumsgenstande Det er en god rutine, også at foretage en indirekte mærkning af genstanden, dvs. vedlægge eller vedhænge et manilamærke med oplysninger om museum, genstandsnummer og genstandsbetegnelse. Alle enkeltgenstande (genstande, der ikke pakkes sammen med andre genstande) skal være indirekte mærkede, og det er et krav, at akronymet fremgår af den indirekte mærkning. Mærkning af emballager Museumsgenstandene pakkes i emballager med en eller flere genstande. Emballager kan samles i pakkeenheder. Alle emballager, som er en del af en pakkeenhed, skal være mærkede med indhold, dvs. såvel akronym og genstandsnumre. Desuden gerne genstandsbetegnelser. Dette er vigtigt for at kunne finde frem en genstand i en pakkeenhed. Oprettelse af pakkeenheder <> administration af pakkeenheder <> arbejde i Regins opbevaringsentitet Fællesmagasinet opererer med pakkeenheder, dvs. enheder med 1- museumsgenstande i. Museerne pakker museumsgenstandene i så store enheder, som det er muligt og hensigtsmæssigt. En pakkeenhed kan f. eks. omfatte En eller flere genstande, der står på en palle, en flyttekasse, fyldt med arkivalier, en magasinæske, indeholdende en del af en arkæologisk undersøgelse, en palle med en hel arkæologisk undersøgelse, et tegningsskab med indhold Fællesmagasinet for museer i Midt- og Østjylland Ved klargøring skal de aftalte mindstekrav til dokumentation opfyldes, og Fællesmagasinets retningslinjer for rengøring og emballering følges. Ved pakning bruger museerne Regins opbevaringsentitet til pladsregistrering. Det er vigtigt, at man følger vejledningen nedenfor. Udvalgte felter i Regin skal nemlig eksporteres til Fællesmagasinets lagerstyringssystem. Til nummerering af pakkeenhederne kører hvert museum kører med en nummerrække, der består af museets akronym (med store bogstaver), PE for angivelse af, at det handler om et pakkeenhedsnummer og et 5- cifret, fortløbende nummer. I eksemplet, der er brugt i denne vejledning, ser således PE-nummeret således ud: KHM_PE

2 Museet skal selv holde styr på sin nummerrække. Alle pakkeenheder skal mærkes med et PE-nummer. Det gælder paller, flyttekasser, æsker og specialemballager. Mærkningen af pakkeenheden skal være synlig, men midlertidig. Fællesmagasinet foretrækker at lave ensartet mærkning på et ensartet og hensigtsmæssigt sted, hvor der også er plads til montering af en stregkode. I alle pakkeenheder skal der øverst ligge en pakkeliste, som er genereret af Regin. Museerne står selv inde for, at pakkelisten svarer til indholdet af pakkeenheden. Om arbejdet med pladsregistrering i Regin, se s.3. Nyt pr : Pakkeenheder, der af en eller anden grund skal håndteres med særlig stor forsigtighed, skal mærkes synligt og tydeligt med en rød seddel eller anden forsigtig -mærkning. Forsigtig-mærkningen må gerne være midlertidig, idet oplysninger om den slags særlige forhold overføres til lagerstyringen i forbindelse med påpladssætningen. 2

3 Fællesmagasinet: Regin og opbevaringsentiteten Regins opbevaringsentitet bruges til angivelse af genstandenes placering på Fællesmagasinet. Ved første genstand til ny emballage, vælg: Opret opbevaring og indtast oplysninger i 4 fire felter, som vist nedenfor: Opbevaringstype: Magasin Opbevaringsdato: Bestem selv Bygning: Fællesmagasinet for museer i Midt- og Østjylland Skuffe/kasse/æske: Det første/næste pakkenummer i dit museums PE-nummer-række Tryk derefter først Gem, dernæst Kopier: 2 1 3

4 Derefter ser skærmen således ud (bemærk at den indtastede opbevaring nu står angivet i Udklipsholderen): Gå til næste genstand, der skal med i den emballage, vi lige har oprettet. Tryk på Indsæt for at indsætte fra udklipsholderen: 4

5 Og fortsæt på samme måde, indtil du er færdig med at pakke emballagen eller indtil opbevaringen er tilknyttet alle genstande i emballagen. Når opbevaringen er tilknyttet alle genstandene i emballagen, skal vi have lavet en pakkeliste. I en avanceret søgning vælges Alle typer (via opbevaring) og det pågældende emballagenummer vælges i feltet Skuffe/kasse/æske. Tryk på Søg. Efter et skærmbillede, der fortæller, hvor mange genstande, du har pakket / indtastet i din emballage, kommer du til denne rapport: 5

6 Såfremt du vælger Liste som CSV, eksporteres rapporten til et Excel regneark: Med lidt redigering og lidt formatering kan den f.eks. komme til at se således ud: Flyttekasse 6

7 Og udprintet således: På denne måde kan man nemt og hurtigt lave pæne og overskuelige pakkelister, evt. opsat med 2 eller flere kolonner og med mindste skriftstørrelse. Udskrivning af rapporten som CSV er især smart ved enheder med mange genstande. Du kan dog også skrive listen ud ved tryk på Udskriv. Udskrevet liggende kommer printet til at se således ud: Efter udprintning skal du selv med blyant eller vandfast tusch skrive dit museums navn og pakkenummeret på printet. Og du skal leve med en masse overflødige oplysninger. En ulempe er det også, at du ikke kan have ret mange genstande på hver A4. Dette er dog en nem måde at klare en pakkeliste til en pakkeenhed med kun én eller få genstande. Hvis der er flere end 10 genstande, skal du huske at ændre antallet af resultater pr. side. Hvis der flere end 100 genstande i emballagen, skal du printe ud af flere omgange. Den endelige placering på Fællesmagasinet af pakkeenheder administreres af Fællesmagasinets lagerstyringssystem. Der vil blive etableret en eksport af relevante data fra Regin til lagerstyringssystemet. 7