Forsendelse af breve med Doc2Mail

Transkript

1 Forsendelse af breve med Doc2Mail Introduktion Med Doc2Mail kan du aflevere dokumenter fra dine alm. programmer direkte til modtageres digitale postkasse eller til KMD s printerservice. Printerservice søger for at printe, kuvertere og sende dokumenter til modtager. Doc2Mail fungerer som printer og er nem at bruge. Det vil sige at du vælger Doc2Mail fra din Windowsprogram på samme måde, som når du vælger en printer. Alle brugere i Struer Kommune har adgang til Doc2Mail. Dialogvinduet Overordnet beskrivelse af funktioner i Doc2Mail: Forsendelse, Forsendelsesliste, Gemte bilag og Om Doc2Mail. 1. Forsendelse: vinduet viser forsendelsen som er i gang Definition af værdierne for hvordan forsendelsen skal håndteres. Information om igangværende forsendelse, porto omkostning samt evt. bilag. Området Bilagsbakke viser bilag som er mulig at vedhæfte forsendelsen. 2. Forsendelsesliste 3. Gemte bilag 4. Om Doc2Mail

2 Udskrivning med Doc2Mail Når du er færdig med dokumentet og den er klar til afsendelsen, vælger du Doc2Mail : 1. Vælg Udskriv og udpeg doc2mail som din printer 2. Doc2Mail starter 3. I øverste område vælger du hvordan dokumentet skal udskrives. I Struer Kommune kan vi vælge følgende: a. Alm brev duplex S/H dvs. alm. papir, udskriv på begge sider i sort/hvid b. Alm brev simplex S/H dvs. alm. papir, udskriv kun på en side i sort/hvid c. Duplex farve dvs. udskrift på begge sider i farve d. Simplex farve dvs. udskrift kun på en side i farve 4. Der er forvalg at brevet skal leveres på følgende måde: Forsøg først digital post, ellers KMDprint. Det betyder at systemet vil så vidt mulig aflevere forsendelsen digitalt, hvis ikke muligt vil den blive printet, kuverteret og afsendt af KMD printercentral. Ved print viol brevet sendes som B- Post 5. Adressering af forsendelsen ske ved indtastningen af CPR eller CVR nummer. Doc2Mail fortager automatisk kontrol af indtastede oplysninger. Hvis modtager er tilmeldt digital post vil dette kunne ses som grøn logo Digital Post samtidig vil man kunne se den direkte omkostning forbundet med forsendelsen. Tilføj returadresse påfører returadressen på forsendelser som bliver sendt med PostDanmark. Dokumenttitel er foruddefineret, men kan ændres (maksimum 50 positioner). Titlen ses af modtager. Modtager kan ikke svare på forsendelsen ved at klikke på Svar. Grunden til manglende mulighed for svar er at korrespondancetråd følger ikke med svaret, dvs. det vil ikke kunne ses, hvad modtager svarer på.

3 6. Nederste del af dialogvinduet viser at brevet kan sendes digitalt eller om der skal betales porto. 7. Tilknytning af bilag sker ved anvendelsen af plus tegn i bilagsbakken. Ved klik åbnes Stifinder og man kan udpege de bilag/filer som man vil vedlægge brevet. Man tilknytter bilag til forsendelsen ved at klikke på den grønne pil som peger mod venstre. 8. Man kan altid se hvad der sendes og hvordan det ser ud, ved at klikke på Vis forsendelse.

4 Krav til brev skabeloner I SBSYS er brevskabeloner, som nedarver standard design fra standardskabeloner, tilrettet, så de passer til vinduet i den specielle KMD kuvert. Oprettes breve i MS Word skal du være opmærksom på målene. Skabelonen kan ses på nedenstående figur. På ovenstående billede kan ses at modtager er anført korrekt. Dette indikeres af den blå figur omkring modtager.

5 Forsendelse og forsendelsesliste Efter hver forsendelse vil man få oplyst forsendelses ID, som er unikt for hver forsendelse. Alle forsendelser vil blive listet i kronologisk rækkefølge og kan søges i. Gemte bilag Du kan etablere eget bilag arkiv. Arkivet er anvendelig hvis du råder over mange bilag som tilknyttes jævnligt. Husk at ved digitale forsendelser kan du anvende linkede dokumenter/sider i sted for at vedlæge flere bilag. Dette kan anvendes ved henvisning til lovstof ( link til lovgivningen) eller til andre steder på nettet som borgere/virksomheder har adgang til. OBS! Ikke til KOM IN. Masserforsendelser brevfletning Skal der sendes samme brev til mange forskelige modtager, er det muligt at anvende brevfletning. Dette sparrer tid og penge. KMD har oprettet en udførlig vejledning, den kan du læse ved at klikke på titlen Brugervejledningen til Doc2Mail. Version 3.3 For vejledning kontakt Mal Nygaard, [email protected].