Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Transkript

1 Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen

2 Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer Sprogbrug, system- og sagsbegreb Alle systemer, som skal bevares, skal godkendes Fastsættelse af hvem, der skal anmelde tværoffentlige systemer mv. Nye krav til sags/dokumentregistreringer

3 Hvad skal anmeldes? Alle nye statslige it-systemer Periodeskift i tidligere godkendte systemer Væsentlige ændringer i godkendte systemer Tværoffentlige systemer, hvor en statslig myndighed har instruksbeføjelse mv. Digitaliseringsprojekter, hvor arkivalierne ønskes kasseret efterfølgende

4 Hvad menes med it-system? Alle former for digital opsamling og lagring af data, dokumenter og sager, som er skabt eller tilvejebragt i den forvaltningsmæssige proces fx i ESDH-systemer, i fagsystemer, i systemlandskaber og på fællesdrev.

5 Hvornår skal der anmeldes? Alle it-systemer skal anmeldes senest 3 måneder før ibrugtagning Efter anmeldelse foretager vi en bevaringsvurdering af systemet Hvis data i systemet skal bevares, skal det godkendes af Statens Arkiver Digitaliseringsprojekter skal anmeldes før digitaliseringen påbegyndes

6 Hvordan skal der anmeldes? To-trins proces 1. Bevaringsvurdering (skema udfyldes): Skal data i systemet bevares/kasseres dvs. skal data afleveres til Statens Arkiver? Dokumentation kan medsendes Bevarings- og kassationsbestemmelse 2. Godkendelse af systemer med bevaringsværdige data (nyt skema udfyldes): Er det muligt at lave en arkiveringsversion af systemet? Dokumentation skal medsendes Godkendelse

7 Godkendelse af systemer med bevaringsværdige data Alle typer af systemer, som skal bevares, skal også godkendes Der skelnes mellem systemer med dokumenter og systemer uden dokumenter Der stilles forskellige krav til de to typer af systemer og dokumentation ved godkendelsen

8 Nye regler ved godkendelsen af systemer

9 Systemer uden dokumenter Systemerne skal godkendes! Formål: at sikre at der kan produceres en arkiveringsversion af data Der skal leveres teknisk dokumentation: Tabel/feltbeskrivelse ER-diagram Dokumentation for at der kan produceres en arkiveringsversion af data

10 Systemer med dokumenter Kravet om periodeskift er generelt ophævet Flere modeller for aflevering indført Mulighed for kassation af sager Registrering af obligatoriske oplysninger Ny liste på over it-systemer, hvor den tekniske dokumentation er godkendt efter det nye cirkulære

11 Teknisk dokumentation liste på Tabel- og feltbeskrivelse, ER-diagram Evt. beskrivelse af hvordan der kan produceres en arkiveringsversion Beskrivelse af hvor de obligatoriske oplysninger registreres i systemet Efter godkendelse indgår systemet på liste på nettet Opdateret materiale skal fremsendes ved versionsskift Anmeldelse af ændringer i forhold til standardimplementering af systemet Myndigheden har forsat ansvar for at den tekniske dokumentation kan indgå i arkiveringsversionen

12 Registrering af sager/dokumenter Dokumenter skal tilknyttes sager Emnebaseret registreringssystematik fx. facetter, emneord, journalplan Obligatoriske oplysninger om sager og dokumenter fx. sags/dokumentid, sags/dokumenttitel, lagringsform, afsender/modtager og dokumentdato Historik på sags- og dokumentoplysninger Kvalitetssikring af data og dokumenter i systemet Beskrivelserne skal indgå i instruksen for systemet samt dokumentationen af systemet

13 Afleveringsmodeller Model A - Periodeskift: Afgrænset periode på ca. 5 år Lukning af system/sager. Aflevering af lukket periode (metadata, sager og dokumenter) Model B - Øjebliksbillede: Øjebliksbillede ca. hvert 5. år Aflevering af dokumenter, der ikke er afleveret før, samt alle metadata fra hele systemets levetid

14 Afleveringsmodeller Model C afsluttede sager: Afsluttede sager ca. hvert 5. år Aflevering af sager, som er afsluttede i løbet af de sidste 5 år samt alle metadata fra hele systemets levetid Alle dokumenter, som har ligget i systemet i mere end 5 år, skal konverteres til arkiveringsformat OBS! Læs mere om krav, fordele og ulemper ved de forskellige modeller i vejledningen til cirkulæret

15 Tilsyn efter ca. 2 år Tilsynet skal følge op på om instruksen følges fx: Bliver dokumenter systematisk lagt ind i systemet? Bliver de obligatoriske oplysninger om sager og dokumenter registreret? Hvilke filformater ligger i systemet? Er der dokumenter i systemet, som ikke er tilknyttet en sag? Er der sket ressortændringer og/eller konverteringer i systemet? Efter tilsynet fastsættes afleveringsmodellen.

16 Digitaliseringsprojekter Digitalisering af analogt materiale skal anmeldes, hvis det skal kasseres bagefter It-systemet, som det digitaliserede materiale lagres i, skal være godkendt/skal godkendes Ved godkendelsen lægger vi vægt på: Sikring af kvaliteten af indskanning Afgrænsning af materialet (emne, periode osv) Registrering af materialet

17 Spørgsmål

18 Oplysninger om sager Sagsidentifikation (f.eks. journalnummer) Sagstitel Emne fra systematisk opbygget fortegnelse, der beskriver hele systemets ressortmæssige dækningsområde (f.eks. facetter, emneord, journalplan)

19 Oplysninger om dokumenter Dokumenttitel Dokumentdato Afsender/modtager for ind/udgående breve Lagringsform Tilhørsforhold til sag Unikt dokumentid Relationer mellem dokumenter skal registreres, f.eks. mellem og vedhæftede dokumenter

20 Væsentlige ændringer skal anmeldes Skift mellem journalplan, emneord/facetter eller fritekstsøgning Konvertering til andet system Anvendes af færre/flere organisatoriske enheder både internt og eksternt Skift i anvendelsesområde ressortændringer Overgang til digital arkivering af dokumenter