Arkivmæssige hensyn - generelt

Transkript

1 Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg for, at arkivalier der er lagret på elektronisk medium bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.

2 Arkivmæssige hensyn - generelt Papirarkivalier og it-arkivalier behandles forskelligt. Data bevares som udgangspunkt der, hvor det er skabt, dvs. enten i papir eller digitalt (pga. søgemidler). Journalisering og arkivering sker i og fra systemer, der tillader dette dvs. ikke intranet eller fællesdrev! Data arkiveres ikke to gange: dvs. journaliser entydigt i papir eller digitalt og enten i forvaltningen eller institutionen.

3 Bevaring og kassation 3 bekendtgørelser regulerer bevaring og kassation i kommunerne (+ 1 for tidl. amtslige arkivalier): Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 (sager afsluttet før 1970). Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne (sager afsluttet ) + KL-guldliste. Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (sager afsluttet efter den 1. januar 2007) + cirkulæreskrivelse og it-guldliste.

4 Ændring fra 1. januar 2007 Bevaring af borgersager og personalesager, som vedrører personer født den første i en måned ophører konsekvent I GBS har Stadsarkivet besluttet merbevaring af chefsager til og med teamlederniveau. Valgbøger kan kasseres, når valget er godkendt, idet data bevares via KMD Valgopgørelse.

5 Børne- og kulturområdet Bevares - hvis papirarkivalier (bekendtgørelse 995, efter 1/1-2007): A: Journalsager, inkl. søgemidler iht. KLE (også efter 2007), Odder- og DK-systemerne (indtil 2007) B: Forhandlings- og beslutningsprotokoller (byråd, fagudvalg, nævn og råd) C: Mødereferater fra væsentlige interne udvalg (direktion, MED osv.) D: Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, retningslinjer m.v. E: Legatfundatser, årsregnskaber, legatbestyrelsens mødereferater. F: Læseplaner og vedtægter for styrelsen af kommunens skolevæsen G: Eksamens- og prøvebeviser H: Alle anbringelsessager I: Personsager af særlig eller principiel karakter (J: Integrationssager af flygtninge og indvandrere) Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger bevares. Budgetmateriale behandlet i andre politiske udvalg end Økonomiudvalget kan kasseres.

6 Bevares hvis digitalt Bevares - hvis digitalt - i arkiveringsversioner (bekendtgørelse 995, efter 1/1-2007): A: En arkiveringsversion af data fra fagsystemer med personsager, såfremt sagerne skal bevares (dvs. sager vedr. særlig støtte til børn og unge, anbringelse af børn og unge, forebyggende sundhedsydelser til børn og unge, (integrationssager)) B: En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o.l. C: Desuden sager i Acadre (iht. saggrupper og handlingsfacetter i KLE, hvis korrekt journaliseret - ellers hele systemet)

7 Bevaringsværdige systemer på Børne- og kulturområdet

8 Institutioner Ens materiale, der findes både i forvaltningen og på de enkelte institutioner bevares kun et sted (som hovedregel i forvaltningen). Øvrigt bevaringsværdigt materiale iht. bekendtgørelserne.

9 Institutioner før 1970 Beslutningsprotokoller og mødereferater Korrespondance i almindelighed Lærerkartoteker i et eksemplar Elevkartoteker (elevkort) 20 pct. af sager vedrørende elever og elevmapper, dvs. personer født den 1., 6., 11., 16., 21., og 26. i hver måned. Standpunkts- og prøveprotokoller, eksamensbeviser Forsømmelseslister for tiden før pct. af forsømmelseslister fra 1940 og fremefter. Lister vedrørende årgang 1940/41 bevares og derefter lister for hver 5. årgang (dvs. 1945/46, 1950/51, 1955/56, 1960/61 og 1965/66). Scrapbøger, samlinger af fotografier, større skolesamlinger, skolekrøniker o. lign. Skolepsykologen (hvis det ikke forefindes i forvaltningen): Korrespondance af principiel betydning, gruppeundersøgelser, videnskabelige undersøgelser m.m. og 20 pct. af de skolepsykologiske rapporter og skolemodenhedsprøver, dvs. personer født den 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i en måned.

10 Institutioner Eksamens- og prøvebeviser. Bestyrelsesprotokoller og mødereferater. Materiale, som i særlig grad belyser institutionens virksomhed. Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l. Fortegnelse over elever. Sager om enkelte elever (elevmapper), der er født den første i hver måned cprnr. 01. Øvrige elevmapper påføres kassationskoden K10 og kan kasseres 10 år efter endt skolegang. Generelt arkivalier, som f.eks. skoleplaner og undervisningsplaner, eksamens- og prøvebeviser, PPR/PPC-rapporter for cpr-nr. 01, samt arkiveringsversioner af data vedr. elevadministration og PPR/PPC, hvis disse ikke bevares hos den kommunale forvaltning. Brug også KL s Guldliste (1. april december 2006)

11 Institutioner 2007 og frem Vedtægter, forhandlingsprotokoller, mødereferater Et eksemplar af skolens årsberetninger, meddelelsesblade m.v. Læseplaner samt eksamens- og prøvebeviser Fortegnelser over elever Materiale, som efter skolernes skøn i særlig grad belyser skolens virksomhed, herunder materiale vedr. forsøgs og udviklingsarbejde Arkivalier bestemt til bevaring i henhold til bekendtgørelsens bilag 1, f.eks. skoleplaner og undervisningsplaner, eksamens- og prøvebeviser, PPR/PPC-registre (dvs. uden dokumenter og cpr.nr. 01) samt arkiveringsversioner af data vedr. elevadministration og PPR/PPC, hvis disse ikke bevares hos den kommunale forvaltning.

12 Hvad kan umiddelbart kasseret (1. januar 2007 iht. bek. nr. 995) 4. Følgende arkivalier kan kasseres uanset bestemmelserne i 2 og bilag 1-6: 1) Data fra IT-systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed. 2) Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse. 3) Sager samt data i IT-systemer om bygningsmæssigdrift, udstyr og forsyninger. 4) Sager samt data i elektroniske systemer om kontorhold, kontormaskiner samt inventar m.v. 5) Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt medhenblik på inddatering i ITsystemer (inddata). 6) Samlinger af udskrifter fra IT-systemer, der alene anvendestil opslag, orientering og kontrol (uddata). 7) Regnskabsbilag. 8) Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling. 9) Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som kke har givet anledning til sagsbehandling.

13 Hvad kan umiddelbart kasseret (efter 1. januar 2007 iht. bek. nr. 995) 10) Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.). 11) Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v. 12) Blanketsystemgenererede dokumenter, for så vidt de kan rekonstrueres på grundlag af metadata. 13) E-følgesedler, digital signatur, redundante dokumenter, testdokumenter m.v. 14) Papirdokumenter, som er indskannet i et IT-system, under forudsætning af, at der i forbindelse med indskanningen ikke er sket væsentlige forringelser af bevaringsværdige dokumenters læselighed. 15) Lyd- og videooptagelser, som ikke indgår i et IT-system, under forudsætning af, at bevaringsværdig information i alt væsentligt er fastholdt i et dokument. 5. Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til 2-4, kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

14 Kassation af regnskabsbilag Hovedregel for normale regnskabsbilag: 3 år, jf. budget- og regnskabssystem for kommunerne. Projekter med tilskud fra EU eller andre bevillingsgivere: se tilsagnsskrivelsens betingelser det kan være 5, 7, 10 år eller måske noget helt fjerde

15 Hjælpemidler Stadsarkivet: Hjemmesiden (her findes alle oplysninger) og medarbejderne Bekendtgørelser og vejledninger KL s guldliste for papirarkivalier En ny guldliste for papirarkivalier fra 2007og frem er på vej fra KL i SA s cirkulæreskrivelse for sager i it-systemer

16 KL s emnesystematik (KLE) Der er nu bevarings- og kassationskoder også på alle emner Gælder for sager oprettet fra 2007, dvs. ikke historiske emner før 2007 B og K koder eksisterer fortsat på handlingsfacetter Regel: Højeste vinder. [ B+K, K+B, B+B = B ] [ K+K=K ] Sager må ikke kasseres så længe de er i retligt eller administrativ brug. Søgemidler og sagsmetadata skal fortsat bevares. I praksis er det således alle dokumenter tilknyttet en sag, der må kasseres, hvis de ikke har bevaringskode på emne eller facet. Sletning og kassation foretages ikke af den enkelte medarbejder.

17 Emner og facetter i KLE Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes it-systemer Dokumenter, som er registreret tilhørende en saggruppe markeret med B og med handlingsfacetten A, P, S eller K, skal bevares. Dokumenter, som er registreret tilhørende en saggruppe markeret med K og handlingsfacetten Ø, G og I, kan kasseres.