KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Englandsgade 25 Postboks Odense C. Herning Kommune. Besøgsrapport

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Englandsgade 25 Postboks Odense C Telefon Telefax Løbende revision 2012 Beskæftigelsesministeriet og Social- og Integrationsministeriet / løb revision 2012 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er selvstændige og uafhængige medlemmer af.

2 Indhold 1 Indledning 2 2 Konklusion og sammenfatning 2 3 Udført arbejde på Beskæftigelses- og Social og Integrationsministeriets område Forretningsgange Ledelsestilsyn og interne kontroller Sagsudvælgelse og personsager Sagsrevision / personsagsgennemgang på Beskæftigelsesministeriets område Sagsrevision / personsagsgennemgang på Beskæftigelsesministeriets område / løb revision

3 1 Indledning Vi har afsluttet vores revision af s beskæftigelses-, Social- og Integrationsområde. Formålet med denne besøgsrapport er dels at redegøre for revisionsforløbet, herunder de bemærkninger som gennemgangen har givet anledning til, dels en vurdering af kommunens administration på de udvalgte områder. Denne besøgsrapport sendes til: Arbejdsmarkedschef Carsten Lagoni Jobcenterchef Troels Kjærgaard Afdelingsleder Bente Hjort Afdelingsleder Ulla Høy Henriksen Sekretariatsleder Lisbeth Blaabjerg Såfremt det fremsendte giver anledning til spørgsmål, er I naturligvis velkomne til at kontakte os. De modtagne kommentarer til den det fremsendte udkast er indarbejdet i denne rapport. 2 Konklusion og sammenfatning Generelt er det revisionens vurdering, at i al væsentlig efterlever gældende regler og retningslinjer, og at sagsbehandlingen på Beskæftigelses- og Social- og Integrationsministeriets områder har et tilfredsstillende niveau såvel fagligt som økonomisk. Vi har i vores vurdering lagt vægt på, at kommunen løbende tilpasser og udvikler driften i takt med ændringer i såvel lovgivningen som arbejdsmarkedets behov. 3 Udført arbejde på Beskæftigelses- og Social og Integrationsministeriets område 3.1 Forretningsgange har på Beskæftigelses-, Social- og Integrationsministeriets område beskrevet og implementeret en række forretningsgange, som beskriver de sagsbehandlingsmæssige skridt, der skal foretages som en del af den daglige sagsbehandling. Forretningsgangene er tilrettelagt på en sådan måde, at de ikke alene beskriver, hvordan de lovgivningsmæssige minimumsregler efterleves, men også hvordan opgaven ønskes løst i Herning Kommune. Alle forretningsgange er tilgængelige for medarbejderne elektronisk og ses opdateret i forhold til ny lovgivning. Det er vores vurdering, at s forretningsgange i al væsentlighed ses implementeret og efterlevet i de foretagne sagsbehandlingsmæssige skridt / løb revision

4 3.2 Ledelsestilsyn og interne kontroller har i 2012 gennemført såvel fagligt som økonomisk tilsyn. Det faglige tilsyn er opbygget på en sådan måde, at resultatet løbende bruges og udmøntes i konkret handlingsplaner og initiativer på de enkelte områder. Det er værd at bemærke, at ledelsestilsynet ikke nødvendigvis afspejler den gennemgang, revisionen har foretaget af sagerne. Revisionen har alene fokuseret på, om kommunen har overholdt de gældende regler og retningslinjer, der er fastsat i loven. Det er vores vurdering, at kommunens samlede tilsyn giver er reelt og retvisende billede af driften, og at der løbende ses tilpasninger og udvikling i forhold til særlige emner. 3.3 Sagsudvælgelse og personsager Forud for sagsrevisionen af et antal sager på beskæftigelsesområdet, har vi gennemgået de forretningsgange, som beskriver de sagsbehandlingsmæssige skridt, der bør tages i forbindelse med behandlingen af sager på området. Sagsudvælgelsen er sket ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko og de bemærkninger, vi har konstateret i forbindelse med gennemgang af kommunens mere overordnede retningslinjer og tilsyn samt foregående års beretninger. Det påses, om bevilligede ydelser m.v. er i overensstemmelse med gældende (rets)regler. Det efterprøves, om der ved sagsetableringen, og i fornødent omfang ved sagsopfølgning, er indhentet oplysninger fra andre offentlige instanser m.v. Det vurderes endvidere, hvorvidt sagsbehandlingen er hensigtsmæssig, herunder om der er taget hensyn til principielle afgørelser truffet af ankeinstanser. Det påses desuden, om der i forbindelse med gennemgang af sagerne er foretaget sagsnotering på grundlaget for tildeling af ydelsen eller tilskud. I de tilfælde, hvor afgørelsen beror på et skøn, vurderes om overvejelserne m.v. er foretaget og fremgår af sagen. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retslige grundlag i sagerne, herunder vurdering af begrundelser i journalnotater og dokumentation for ansøgningen m.v. Sagerne er gennemgået med henblik på at kontrollere: At al relevant dokumentation vedrørende ydelser eller tilskud til personer, hvor der ydes statsrefusion eller tilskud, journaliseres. At ydelsen eller tilskuddet er tildelt i henhold til gældende regler. At grundlaget for ydelsen eller tilskuddet fremgår af sagen. At udgifterne er konteret, beregnet og udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. 3.4 Sagsrevision / personsagsgennemgang på Beskæftigelsesministeriets område. Denne afrapportering indeholder sagsrevision på de social områder, herunder / løb revision

5 Kontanthjælp og aktivering Sygedagpenge Forsikrede ledige Løntilskud til personer med førtidspension - "Skånejob" Ledighedsydelse Revalidering / forrevalidering Hjælpemidler og mentor Fleksjob Kontanthjælp og aktivering Der er foretaget gennemgang af i alt 14 sager med kontanthjælp og aktivering, heraf er 6 sager uden fejl. Der forekommer 7 sager med fejl, der kan henføres til: 2 sager hvor der er forsinkelse i to af de afholdte kontaktsamtaler i 2012 på henholdsvis 6 og 12 dage og 13 og 40 dage. 5 sager hvor der er en enkelt forsinkelse i en afholdt kontaktsamtale i forsinkelse i de 3 sager på 15 dage, 1 med 24 dage og 1 med 5 dages forsinkelse. 2 sager med mangelfuld journalisering i forbindelse med afholdelse af kontaktsamtaler, der henvises til lov om aktiv beskæftigelsesindsats kap sag hvor der ikke er foretaget de fornødne sanktioner i forbindelse med fravær. 1 sag hvor der mangler dokumentation for bevilling af løntilskud. 1 sag hvor der ikke er foretaget korrekt kontering. På baggrund af gennemgangen af området, er det vores opfattelse, at der generelt er tale om flere forskellige typer af fejl, herunder overholdelse rettidigheden, indhold i kontaktsamtaler m.v. De er umiddelbart vores opfattelse, at de omtalte fejl primært er på sager, der er i matchkategori 1. Kommunen har blandt andet oplyst i svarene til de konkrete sager omkring forsinkelserne, at de i 2012 har arbejdes systematisk med at opnå rettidighed, men desværre er der i forbindelse med overdragelsen af nogle sager fra Projektenheden til KCE sket forsinkelse i afholdelse af samtaler. Samlet set ligger KEC s rettidighed i dag over gennemsnittet på landsplan og KCE har bibeholdt kravet interne i forhold til overholdelse af rettidigheden på kontaktsamtalerne trods det, at det p.t. ikke har økonomiske konsekvenser, at der sker overskridelser / løb revision

6 På baggrund af kommunens oplysninger om det systematiske arbejde omkring opnåelse af rettidigheden, og det at kommunen generelt ligger godt på landsplan i forhold til overholdelse af rettidigheden, er det vores vurdering, at der ikke gives bemærkninger i Der vil i forbindelse med den løbende revision for 2013 fortsat være fokus på rettidigheden, på trods af, at det ikke har økonomiske konsekvenser for kommunen. Som det fremgår ovenfor, er der i 2 konkrete sager - match1 - efter vores opfattelse mangelfuld journalisering i forbindelse med afholdelse af kontaktsamtalerne. Kravene til indhold i kontaktsamtalerne fremgår af Lov om Aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 7, suppleret med bekendtgørelse om matchvurdering nr af 28. december Det er vores anbefaling, at der fremadrettet sættes ledelsesmæssigt fokus på indholdet i kontakt- og opfølgningssamtaler, således at sagerne i højere grad lever op til lovgivningens krav om indhold. Der vil i forbindelse med den løbende revision for 2013 blive fulgt op på, om kommunen følger revisionens anbefalinger Sygedagpenge Der er foretaget gennemgang af 12 sager på området, heraf 11 sager uden fejl. Der forekommer 1 sag med fejl, der kan henføres til: 1 sag hvor opfølgningen er foretaget med 10 dages forsinkelse. Det er vores vurdering, at der er tale om en enkeltstående fejl, hvorfor det ikke giver anledning til bemærkninger. Der er i vores vurdering lagt vægt på, at alle øvrige opfølgninger på sagen generelt er foretag rettidigt. På baggrund af gennemgangen på området, er det vores vurdering, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer Forsikrede ledige Der er foretaget gennemgang af 10 forsikrede ledige, heraf er 6 sager uden fejl. Der forekommer 4 sager med fejl, der kan henføres til: 1 sag hvor der er forsinkelser i 2 kontaktsamtaler i sager hvor der er forsinkelse i 1 enkelt kontaktsamtale i sag der generelt er administreret uacceptabelt, der forekommer mangelfuld journalisering, mangler tilbudspapir, forsinkelse i kontaktsamtalerne osv. Det er vores vurdering, at ovennævnte fejl er af enkeltstående karakter og ikke giver anledning til bemærkninger / løb revision

7 Der i vores vurdering lagt vægt på, at forsinkelserne der generelt er tale om enkeltstående forsinkelser i kontaktsamtalerne og at de øvrige kontaktsamtaler på de gennemgåede sager generelt er foretaget rettidigt. Det er i forbindelse med sagsgennemgangen konstateret, at kommunens forretningsgang på kontaktsamtaler jf. LAB 17 stk. 2 for forsikrede ledige i aktivering foregår ved udsendelse af brev, hvor det fremgår, at borgeren kan rette henvendelse, såfremt de ønsker en samtale. Det er umiddelbart vores opfattelse, at denne procedure ikke er tilstrækkelig i forhold til at leve op til lovgivningens krav om indholdet i en kontaktsamtale. Kommunen har oplyst, at de fortolker kravene i lov om aktiv beskæftigelsesindsats 17 stk. 2, hvor samtalen kan ske telefonisk, digitalt eller på anden måde, hvis borgeren deltager i aktivering, hvorfor opfølgning kan foregå via brev, hvoraf det fremgår, at borgeren kan rette henvendelse hvis de ønsker en samtalt. Kommunen oplyser, at de er af den opfattelse, at deres praksis hvor de i forbindelse med afholdelse af kontaktsamtale udsender et brev til borgere i aktivering, hvoraf det fremgår, at borgeren kan rette henvendelse, hvis de ønsker en samtale, for at være tilstrækkelig i forhold til at efterleve kravene i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 17 stk. 2. Kommunen er således ikke enig i revisionens opfattelse. Vi har i en anden kommune oplevet samme problematik, hvorfor vi har rettet henvendelse til Arbejdsmarkedsstyrelsen for at få en afklaring af, om det at man alene fremsender et brev til borgeren, hvoraf det fremgår, at borgeren kan kontakte jobcenteret, hvis der er behov for det, kan gøre sig ud fra en kontaktsamtale og dermed match borgeren ud fra princippet om "intet nyt er godt nyt". I forlængelse af vores drøftelser på det afsluttende møde den 8. august 2013 om hvorvidt s anvendte praksis, hvor kommunen alene udsender et brev til borgere i aktivering eller tilbud, hvoraf det fremgår, at borgeren kan kontakte jobcenteret, hvis der er behov for det, kan gøre sig ud fra en jobsamtale, er der nu kommet vedlagte svar fra AMS. Det fremgår af svaret, at det, at en kommune har sendt et brev til den ledige, der deltager i aktivering eller tilbud, og oplyst vedkommende om, at pågældende kan kontakte jobcenteret, hvis der er behov for det, ikke opfylder de minimumskrav, der stilles til en jobsamtale. Det er således vores anbefaling, at kommunen snarrest ændrer praksis på området. Vi vil herfra følge op på, om kommunen følger vores anbefalinger i forbindelse med revision Svaret fra AMS er fremsendt på mail Løntilskud til personer med førtidspension - "Skånejob" Der er foretaget gennemgang af 4 sager med løntilskud til førtidspensionister, heraf 4 sager uden fejl. Gennemgangen af de udvalgte sager har ikke givet anledning til bemærkninger. Det er på baggrund af gennemgangen, vores vurdering, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer / løb revision

8 3.4.5 Ledighedsydelse Der er foretaget gennemgang af 10 sager med ledighedsydelse og særlig ydelse, heraf er 5 sager uden fejl. Der forekommer 5 sager med fejl der kan henføres til: 5 sager hvor kontaktsamtalen ikke bliver registreret i umiddelbar forlængelse af samtalen med borgeren, hvorfor kontaktsamtalerne står som værende foretaget med forsinkelse. Som det fremgår af ovenstående, er der i forbindelse med sagsgennemgangen konstateret, at der er et stort antal sager, hvor der ikke bliver journaliseret i umiddelbar forlængelse af de afholdte samtaler, hvilket vi vurderer ikke at være tilfredsstillende. Det skal på den baggrund indskærpes overfor kommunen, at journalisering skal ske i umiddelbar forlængelse af hændelserne. Det er vores vurdering, at fejlene ikke giver anledning til bemærkning. Der er i vores vurdering lagt vægt på, at den manglende journalføring ikke umiddelbart efter vores opfattelse har haft betydning for sagsforløbet. Det er på trods af ovennævnte fejl vores vurdering, at området generelt administreres efter gældende regler og retningslinjer Revalidering / forrevalidering Der er foretaget gennemgang af 6 sager med revalidering / forrevalidering, heraf er 3 sager uden fejl. Der forekommer 3 sager med fejl, der kan henføres til: 3 sager med én forsinkelse i kontaktsamtalerne i sag hvor der ikke er foretaget løbende journalisering 1 sag hvor der ikke er udarbejdet jobplan forinden opstart i revalideringsforløb Det er vores vurdering, at ovennævnte fejl er af enkeltstående karakter og ikke giver anledning til bemærkninger. Der er i vores vurdering lagt vægt på, at der er tale om enkeltstående forsinkelser i kontaktsamtalerne og at øvrige samtaler på de 3 sager i øvrigt er foretaget rettidigt. På baggrund af gennemgangen, er det videre vores vurdering af området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer Hjælpemidler og mentor Der er foretaget gennemgang af 6 sager på området, heraf er 3 sager uden fejl. Der forekommer 3 sager med fejl, der kan henføres til: 1 sager hvor kontaktsamtalen ikke bliver journaliseret i umiddelbar forlængelse af den afholdte samtale / løb revision

9 2 sager hvor kommunen ikke kan dokumentere grundlaget for den bevilgede mentor på behørig vis, herunder et fyldestgørende journalnotat, hvor kommunens faglige vurderinger, med præcisering af hvilke skøn og overvejelser der ligger til grund for bevillingerne. 1 sag med bevilling af mentor som støtte til at kunne gennemføre undervisning og eller samtaler. Samlet set er det vores vurdering, at der på område bevilling af mentor, er basis for at højne kvaliteten i journalnotaterne, således at det i langt højre grad fremgår af den enkelte sag, hvad der er særligt er lagt vægt på i forbindelse med bevilling af og mentor. Der henvises i øvrigt til Bekendtgørelse nr af omkring kravene til journalisering og Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats omkring de skærpede krav i forbindelse med bevilling af mentor. Der i forbindelse med sagsrevisionen konstateret, at der er bogført mentor udgifter på kr kr., der ikke er registrantbogført. Kommunen har i den forbindelse fremsendt en redegørelse samt dokumentation for det bogførte beløb. Det er på baggrund, af det fremsendte materiale vores umiddelbare vurdering, at nævnte udgift til mentor er sandsynliggjort. Kommunen har, som en del af dokumentationen for de medregnede udgifter til mentor, foretaget tidsregistrering på de interne medarbejdere, der har udført mentorstøtte som en del af deres daglige arbejde. En praksis der i 2012 har været dækkende i forhold til opgørelse af udgifter til mentor. Set i lyset af de skærpede krav til bevilling af mentor, er det vores vurdering, at den anvendte praksis omkring tidsregistrering i en kortere periode, bør tages op til fornyet overvejelser. Det er ligeledes vores opfattelse, at skærpelserne også betyder, at samtlige udgifter til mentor fremadrettet skal registrantbogføres. Revisionen vil naturligvis gerne indgå i en dialog omkring en eventuel ændring af praksis på området, hvis kommunen finder det relevant Fleksjob Der er foretaget gennemgang af 13 sager vedrørende fleksjob, heraf er 12 sager uden fejl. Der forekommer 1 sag med fejl der kan henføres til: 1 sag hvor udbetaling af mentorstøtte ikke er blevet stoppet i forbindelse med udløb af bevilling ligesom bevillingen af fleksjob først er udarbejdet efter start. Det er vores vurdering, at ovennævnte fejl, er af enkeltstående karakter og ikke giver anledning til bemærkninger. Der er i vores vurdering lagt vægt på, at ovennævnte fejl kun er fundet i en enkelt af de gennemgåede sager, ligesom kommunen i den konkrete sag, har rejse tilbagebetalingskrav på det for meget udbetalte mentorstøtte / løb revision

10 Det er i forbindelse med sagsgennemgangen konstateret, at der i flere af sager med bevilling af fleksjob udfærdiges bevillingsskrivelse til virksomheden efter at borgeren er startet i fleksjob. Kommunen har oplyst, at det skyldes, at man afventer ansættelseskontrakten forinden udarbejdelse af bevillingen. Det er umiddelbart vores opfattelse, at bevilling af løntilskud skal udarbejdes inden opstart og at ansættelseskontrakten er et mellemværende mellem arbejdsgiver og arbejdstager. Det er på den baggrund vores anbefaling at kommunen ændre praksis, således bevillingerne udfærdiges inden opstart. 3.5 Sagsrevision / personsagsgennemgang på Social- og Integrationsministeriets område. Denne afrapportering indeholder sagsrevision på de social områder, herunder Borgere under integrationsloven der modtager ydelse Danskuddannelse for voksne udlændinge Hjælp i særlige tilfælde jf. Integrationslovens Repatriering Hjælp i særlige tilfælde jf. LAS kap Borgere under integrationsloven der modtager ydelse Der er foretaget gennemgået 5 sager med ydelse, heraf 1 sager uden fejl. Der forekommer 4 sager med fejl, der kan henføres til: 3 sager hvor det er vurderet, at der er manglefuld journalføring af indholdet i forbindelse med afholdelse af kontakt- og opfølgningssamtaler. 1 sag hvor der ikke foreligger en integrationskontrakt hvori målsætning om beskæftigelse eller uddannelse er beskrevet. 1 sag hvor de påkrævede dokumenter, herunder erklæring om aktivt medborgerskab, ansøgning om økonomisk hjælp og oplysningspligt ikke foreligger som dokumenter på sagen. Det er vores vurdering at ovennævnte fejl ikke giver anledning til bemærkninger. Der er i vores vurdering blandt andet lagt vægt på, at den mangelfulde journalføring i forbindelse med afholdelse af kontakt- og opfølgningssamtaler efter vores opfattelse ikke umiddelbart har haft betydning for udfaldet i de konkrete sager. Der er ligeledes lagt vægt på, at kommunen har skiftet elektronisk dokumenthåndteringssystem, hvilket kan være en medvirkende årsag til, at enkelte dokumenter er gået "tabt" i forbindelse med implementeringen / løb revision

11 Det er vores anbefaling, at guiden i WorkBase anvendes i videre udstrækning i forbindelse med afholdelse af kontaktsamtalerne, end den anvendes på nuværende. Det er videre vores anbefaling, at der fremadrettet sættes ledelsesmæssigt fokus på indholdet i kontakt- og opfølgningssamtaler, således at sagerne i højere grad lever op til lovgivningens krav om indhold. Der vil i forbindelse med den løbende revision for 2013 blive fulgt op på, om kommunen følger revisionens anbefalinger. Kommunens kommentar: Der er her tale om én medarbejder, som ikke har udfærdiget fyldestgørende referat af afholdte kontakt- og opfølgningssamtaler. Der er iværksat ledelsesmæssigt fokus på denne medarbejder og den fremtidige opgaveløsning. Afsnitsleder har fulgt op på dette. Fremover vil medarbejderen blive indkaldt til ekstraordinært ledelsestilsyn Danskuddannelse for voksne udlændinge Der er foretaget gennemgang af 2 sager med henvisning til danskuddannelse, heraf er 2 sager uden fejl. Gennemgangen af de udvalgte sager har ikke givet anledning til bemærkninger. Det er således vores vurdering, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer Hjælp i særlige tilfælde jf. Integrationslovens Der er foretaget gennemgang af 4 bevillingssager med hjælp i særlige tilfælde, heraf 4 sager uden fejl. Gennemgangen af de udvalgte sager har ikke givet anledning til bemærkninger. Det er således vores vurdering, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer Repatriering Der er foretaget gennemgang af 2 sager med bevilling af repatrieringsstøtte, heraf 2 sager uden fejl. Gennemgangen af de udvalgte sager har ikke givet anledning til bemærkninger. Det er således vores vurdering, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer Hjælp i særlige tilfælde jf. LAS kap. 10 Der er foretaget gennemgang af 6 sager med hjælp i særlige tilfælde jf. Kap. 10 i Lov om aktiv social politik, heraf er 6 sager uden fejl / løb revision

12 Gennemgangen af de udvalgte sager har ikke givet anledning til bemærkninger. På baggrund af gennemgangen er det vores vurdering, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer. Efterlevelseshjælp er fravalgt, da der ikke har været udgifter på området i / løb revision