Udkast til KONTRAKT. levering af. Servicefunktion mellem. REGION SYDDANMARK (herefter benævnt Kunden)

Transkript

1 Udkast til KONTRAKT om levering af Servicefunktion mellem REGION SYDDANMARK (herefter benævnt Kunden) og [NAVN PÅ LEVERANDØREN] (herefter benævnt Leverandøren) (Kunden og Leverandøren benævnes herefter samlet som Parterne/Parter og enkeltvis som en Part) Sagsnummer.: 16/26581 Region Syddanmark Side 1 af 40

2 Indholdsfortegnelse Præambel Kontraktens Parter Definitioner Kontraktens omfang Kontraktperiode og Kontraktens ophør Samarbejde og kommunikation Kvalitet Virksomhedsoverdragelse Leverandørens personale Priser og prisregulering Fakturering og betaling mv Overdragelse af rettigheder og pligter Tredjemandsrettigheder Leverandørens misligholdelse Kundens misligholdelse Erstatning og forsikring Force majeure Tavshedspligt Menneskerettigheder mv Underleverandører mv Ændringer i Kontrakten Konflikter og lovvalg Underskrifter Kontraktbilag 1: Kundens kravspecifikation Kontraktbilag 2: Pris Kontraktbilag 3: Arbejdsklausul Kontraktbilag 4: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Kontraktbilag 5: Leverandørens øvrige tilbudsdokumenter Kontraktbilag 6: Databehandleraftale Kontraktbilag 7: Kort beskrivelse af det tekniske udstyr Kontraktbilag 8: Evt. rettelsesblade og spørgsmål og svar til udbuddet Kontraktbilag 9: Situationsplan Region Syddanmark Side 2 af 40

3 Kontraktbilag 10: Idégrundlag og strategi Kontraktbilag 11: Virksomhedsoverdragelse Region Syddanmark Side 3 af 40

4 Præambel Denne kontrakt vedr. drift af Servicefunktion på Psykiatrisk Afdeling Middelfart, er indgået på baggrund af reglerne om indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser i Udbudsloven, jf. Lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014, samt på baggrund af udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med Kundens indkøb af de af Kontrakten omfattede Ydelser hos Leverandøren. 1 Kontraktens Parter 1.1 Kunden Ved Kunden forstås Region Syddanmark Damhaven Vejle CVR-nummer: Kontraktansvarlig: [angiv kontaktansvarliges navn] [indsættes inden kontraktindgåelse] Ved Leverandøren forstås [angiv leverandørens navn] [indsættes inden kontraktindgåelse] [angiv adresse] [indsættes inden kontraktindgåelse] CVR-nummer: [angiv CVR-nummer] [indsættes inden kontraktindgåelse] Kontraktansvarlig: [angiv titel] [angiv navn] [indsættes inden kontraktindgåelse] Tlf.: (+45) [angiv telefonnummer] [indsættes inden kontraktindgåelse] [angiv adresse] [indsættes inden kontraktindgåelse] 1.2 Kontaktpersoner Kontaktpersonerne, som nævnt i pkt. 1.1 og 0, kan, hvor der ikke er angivet andet i Kontrakten, eller hvor der ikke er givet anden skriftlig meddelelse fra den respektive Part, i sædvanligt omfang bindende disponere på vegne af den respektive Part. Parterne kan hver i sær uden varsel udpege en ny kontaktperson ved skriftligt at meddele dette over for den anden Part. Region Syddanmark Side 4 af 40

5 2 Definitioner 2.1 Kontrakten Ved Kontrakten forstås nærværende dokument og de tilhørende kontraktbilag i henhold til bilagsoversigten. Henvisning til Kontrakten omfatter dermed også disse kontraktbilag. Endvidere omfatter henvisning til Kontrakten og/eller kontraktbilag også kontraktbilagenes eventuelle underbilag. De til Kontrakten hørende bilag og underbilag anses derfor som en integreret del af Kontrakten. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem Kontraktens dokumenter skal dokumenterne fortolkes sideordnet: o o o o o o o o o o o Kontraktbilag 1: Kundens kravspecifikation Kontraktbilag 2: Pris Kontraktbilag 3: Arbejdsklausul Kontraktbilag 4: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Kontraktbilag 5: Leverandørens øvrige tilbudsdokumenter Kontraktbilag 6: Databehandleraftale Kontraktbilag 7: Kort beskrivelse af det tekniske udstyr Kontraktbilag 8: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Kontraktbilag 9: Situationsplan Kontraktbilag 10: Idegrundlag Kontraktbilag 11: Virksomhedsoverdragelse Et efterstående dokument vil kunne udfylde, uddybe eller supplere et foranstående dokument. 2.2 Kunden Region Syddanmark 2.3 Leverandøren XX der leverer ydelser efter denne aftale. 2.4 Parterne Kunden og Leverandøren. I fællesskab Parterne. 2.5 Part Enten Kunden eller Leverandøren. 2.6 Driftsperiode Perioden fra Leverandøren i henhold til Kontrakten skal påbegynde levering af tjenesteydelser frem til levering ophører, jf. pkt Underleverandør Enhver samarbejdspart der direkte bistår Leverandøren i forbindelse med levering af ydelser til opfyldelse af denne kontrakt. Region Syddanmark Side 5 af 40

6 3 Kontraktens omfang 3.1 Omfang Kontrakten omfatter varetagelse af Servicefunktionen på Psykiatrisk Afdeling Middelfart. på følgende adresse: Østre Hougvej 70, 5500 Middelfart. Leverandøren skal herudover levere sine Ydelser i overensstemmelse med Kontraktbilag Kundens ændringsret Kunden har, under iagttagelse af de udbudsretlige regler, ret til at kræve ændringer i Leverandørens Ydelser. Leverandøren kan kun modsætte sig sådanne ændringer, hvis de på afgørende måde vil ændre Kontraktens karakter, herunder de med Kontrakten forbundne risici. Hvis Kunden ønsker ændringer i Leverandørens Ydelser, skal dette meddeles Leverandøren med en angivelse af de ønskede ændringer. Derudover skal Kunden angive, hvornår ændringerne ønskes iværksat. Leverandøren skal så vidt muligt inden for 10 Hverdage fra modtagelsen af Kundens ønske om en ændring angive eventuelle økonomiske konsekvenser heraf. Leverandøren skal kalkulere de økonomiske konsekvenser på samme prisniveau, som Kontraktens Ydelser i øvrigt er kalkuleret på, dog aldrig over markedsprisen for de pågældende Ydelser. Leverandøren skal på forlangende dokumentere grundlaget for prissætningen. Når Kunden er blevet oplyst om de økonomiske konsekvenser af en mulig ændring af Leverandørens Ydelser, skal Kunden meddele Leverandøren, om de pågældende ændringer ønskes iværksat. 4 Kontraktperiode og Kontraktens ophør 4.1 Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft den 1. maj 2017 og er gældende til og med den 30. april Prøvetid De første 6 måneder af kontraktperioden er prøvetid, hvor Kunden kan opsige Kontrakten skriftligt med et varsel på 30 dage til den 1. i en måned, såfremt samarbejdet efter Kundens vurdering ikke forløber tilfredsstillende. Opsigelsen skal være afsendt senest den dag, hvor prøvetiden udløber. Opsigelse i henhold til pkt. 4.2 giver ikke Leverandøren ret til erstatning eller anden form for kompensation i anledning af opsigelsen. 4.3 Opsigelse Kundens opsigelse Ordinær opsigelse Kunden kan med et skriftligt varsel på 3 måneder opsige Kontrakten efter 2 år. Region Syddanmark Side 6 af 40

7 Opsigelse i henhold til pkt giver ikke Leverandøren ret til erstatning eller anden form for kompensation i anledning af opsigelsen Ekstraordinær opsigelse Hvis udbuddet vedrørende de af Kontrakten omfattede Ydelser indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Kundens beslutning om at tildele Leverandøren Kontrakten annulleres, og/eller Kontrakten, eller dele heraf, erklæres for uden virkning, eller Kunden i øvrigt pålægges at bringe Kontrakten til ophør, kan Kontrakten i hele kontraktperioden helt eller delvist opsiges skriftligt af Kunden med et passende varsel. Kunden kan tilsvarende opsige Kontrakten i de øvrige tilfælde, der er angivet i Udbudslovens 185. I tilfælde af, at Kundens organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med en omlægning af den offentlige struktur, er Kunden berettiget til i hele kontraktperioden skriftligt at opsige Kontrakten helt eller delvist med 6 måneders varsel. Der vil i Kontraktens løbetid kunne forekomme ændringer i lovgivning, vedtagelse af nye EUstandarder eller strukturelle ændringer i organisationen af de af Kontrakten omfattede Institutioner, herunder som følge af specialeplanlægning, og heraf følgende tilgang eller afgang af Produktions- /forbrugssteder, som medfører væsentlige ændringer i produktion, produktsammensætning eller Kundens behov for leverancer i henhold til Kontrakten i øvrigt. Kunden forbeholder sig i så fald ret til i hele kontraktperioden skriftligt at opsige leverancer og forpligtelser på de berørte områder med 6 måneders varsel. Opsigelse i henhold til pkt giver alene Leverandøren ret til erstatning i form af negativ kontraktinteresse. Såfremt opsigelsen skyldes forhold som Leverandøren bærer ansvaret for, herunder hvis Leverandøren har givet ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger i forbindelse med udbudsproceduren, har Leverandøren dog ikke ret til erstatning Leverandørens opsigelse Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren. 4.4 Udfasningsperiode Leverandøren skal være indstillet på, at Kontrakten vil være gældende på uændrede vilkår i en eventuel midlertidig udfasningsperiode efter kontraktudløb ved overgang til anden leverandør i efterfølgende kontraktperiode. Perioden kan ikke overstige 6 måneder. Leverandøren er pligtig til, ved ophør af nærværende Kontrakt, at samarbejde med Kunden og en ny leverandør, som kontrakt overdrages til, således at overgangen til ny leverandør sker med mindst mulig gene for Kunden. 5 Samarbejde og kommunikation 5.1 Generelt Leverandøren skal i kontraktperioden indgå i et loyalt, fleksibelt og smidigt samarbejde med Kunden, og såvel Kunden som Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at kunne vedrøre Kontrakten. Parterne er i kontraktperioden forpligtede til, efter anmodning fra den ene Part, at deltage i driftsog statusmøder med henblik på at sikre, at eventuelle problemer løses hurtigst muligt. Region Syddanmark Side 7 af 40

8 Leverandøren er i øvrigt pligtig til ved ophør af Kontrakten at samarbejde med Kunden og en eventuel ny leverandør, som Kontrakten overdrages til, således at overgangen til den nye leverandør sker med mindst mulig gene for Kunden. 5.2 Kommunikation Al mundtlig og skriftlig kommunikation mellem Kunden og Leverandøren vedrørende Kontrakten skal foregå på dansk. 5.3 Løbende evaluering Samarbejdet mellem Parterne evalueres på et fælles møde ca. 6 måneder efter ikrafttræden af Kontrakten og herefter hvert år. Evalueringen sker med henblik på at evaluere samarbejdet og i øvrigt at skabe det bedst mulige samarbejde mellem Parterne. Derudover har evalueringen som formål, at samle op på de generelle spørgsmål, som eventuelle driftsmæssige problemer giver anledning til. Kunden forestår mødeindkaldelse til evalueringsmøderne og udsender dagsorden for disse. 5.4 Rapportering/statistik Leverandøren skal en gang hvert halve år samt på Kundens anmodning - levere en statistik, der indeholder følgende oplysninger om de udførte opgaver og hændelser siden den senest fremsendte statistik: Dato, sikkerhedsmedarbejder, udførte opgaver, registreringer, rapporterede hændelser og deres udfald.. Nærmere krav til format, indhold og omfang af statistikken aftales mellem parterne. Leverandøren er udover det ovenfor anførte vedrørende indholdet af statistikken forpligtet til at følge Kundens rimelige anvisninger vedrørende udarbejdelse af statistikken. 6 Kvalitet 6.1 Generelt Kontrakten skal understøtte Kundens overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau, ved at understøtte sikkerheden. Kontrakten skal desuden være med til at sikre, at der tages hensyn til Kundens målsætning om, at dens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. Ydelserne skal til enhver tid opfylde Kontraktens krav, herunder Kundens kravspecifikation, jf. Kontraktbilag 1. Dette gælder uanset, hvad der måtte fremgå af nærværende pkt. 6. Leverandøren indestår i den forbindelse bl.a. for, at Ydelserne opfylder mindstekravene i Kontraktbilag 1 og Leverandørens tilbud i øvrigt. Leverandørens Ydelser skal i øvrigt leveres i en kvalitet, der til enhver tid svarer til, hvad der inden for det relevante område betragtes som god praksis blandt førende leverandører. Leverandøren skal ved opfyldelse af Kontrakten efterleve den til enhver tid gældende lovgivning, herunder men ikke udelukkende med hensyn til miljø og arbejdsmiljø, og alle myndighedskrav. Det vederlag, som Leverandøren modtager i henhold til Kontrakten, dækker alle de delydelser, der er beskrevet i Kontrakten, medmindre det af Kontrakten udtrykkeligt fremgår, at den pågældende Region Syddanmark Side 8 af 40

9 delydelse alene skal erlægges mod ekstra vederlag. Det anførte gælder også, hvor det i Kontrakten angives, at Leverandøren skal tage højde for en given fremtidig situation, der kan have indflydelse på Leverandørens Ydelser, eller Kontrakten i øvrigt må ændres som følge af forhold, som konstateres efter Kontraktens indgåelse. Hvis de forhold, der fører til ændring af Kontrakten, herunder ændret lovgivning eller ændrede myndighedskrav, ligger væsentligt udover, hvad Leverandøren med rimelighed kunne forvente ved kontraktindgåelsen, og ændringerne derudover påfører Leverandøren betydelige omkostninger, kan der inden for de udbudsretlige rammer optages forhandling mellem Parterne om, hvorvidt Leverandøren skal kompenseres økonomisk 6.2 Kvalitetssikring Leverandøren skal til enhver tid og på Kundens anmodning kunne dokumentere, at Leverandøren lever op til Kundens eventuelle mindstekrav, til Leverandørens tilbud samt til Leverandørens øvrige oplysninger afgivet i forbindelse med udbuddet vedrørende kvalitetssikring af de af Kontrakten omfattede Ydelser. 6.3 Kundens kontrol Kunden er berettiget til at føre løbende kontrol med Leverandørens Ydelser. Kundens kontrol eller manglende kontrol lemper på intet punkt Leverandørens forpligtelser i henhold til Kontrakten. Kundens kontrol skal tilrettelægges, så den så vidt muligt ikke er til gene for Leverandøren. Kunden kan for eksempel foretage kontrol i form af besøg hos Leverandøren eller dennes underleverandører. Kunden kan derudover forlange, at der fremlægges den dokumentation, der er nødvendig for at bedømme, om Leverandørens Ydelser er kontraktmæssige. Hvis disse tiltag viser, at Leverandørens Ydelser er kontraktmæssige og tiltagene medfører udgifter af betydning, skal Kunden betale for disse kontroltiltag. I modsat fald skal udgifterne hertil afholdes af Leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at yde Kunden bistand i forbindelse med kontroltiltag. 6.4 Miljø Hensynet til miljøet og bestræbelserne på fortsat at forbedre regionens miljøindsats vægtes højt. Det er derfor væsentligt for Kunden, at Leverandøren arbejder målrettet med et effektivt miljøstyringssystem og til stadighed har fokus på at udbygge virksomhedens miljøindsats. Leverandøren skal aktivt medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med Kontrakten. Leverandøren skal sørge for at afhjælpe miljøproblemer. 7 Virksomhedsoverdragelse Leverandøren er forpligtet til at overtage medarbejdere fra den hidtidige leverandør, jf. Virksomhedsoverdragelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med senere ændringer). De medarbejdere, der hos den hidtidige leverandør overvejende har været beskæftiget med de af Kontrakten omfattede ydelser, er oplistet i Kontraktbilag 11. Kontraktbilag 11 indeholder detaljerede informationer vedrørende, hvilke kollektive overenskomster med tilhørende Region Syddanmark Side 9 af 40

10 protokollater og øvrige kollektive aftaler, der er gældende for de enkelte ansættelsesforhold, individuelle ansættelsesvilkår/rettigheder, herunder løn, anciennitet samt eventuelle særaftaler. Vilkår for virksomhedsoverdragelsen fremgår i øvrigt af Kontraktbilag Leverandørens personale 8.1 Generelt De medarbejdere, Leverandøren anvender til at opfylde Kontrakten, skal være fagligt velkvalificerede og skal i øvrigt opfylde de krav, der stilles i Kontrakten, herunder Kontraktbilag 1: Kundens kravspecifikation. 8.2 Udskiftning af medarbejdere Kunden kan kræve, at Leverandøren udskifter medarbejdere, herunder tillige eventuelle underleverandørers medarbejdere, der giver anledning til gentagen eller alvorlig berettiget kritik. Leverandøren er i øvrigt forpligtet til i hele kontraktperioden at opretholde den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. Af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten i Ydelserne skal Leverandøren i videst muligt omfang undgå udskiftning af de tilknyttede medarbejdere. Hvis en medarbejder på grund af personlige forhold, herunder ophør af ansættelsesforhold eller tilsvarende, ikke længere kan tilknyttes Kontrakten, forpligter Leverandøren sig til hurtigst muligt at erstatte vedkommende med en anden medarbejder med mindst samme kvalifikationer. 8.3 Arbejdsklausul Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten i Danmark, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår i henhold til Kontraktbilag 3. Kunden har de misligholdelsesbeføjelser, der følger af Kontraktbilag 3. 9 Priser og prisregulering 9.1 Priser I Kontraktbilag 2 er angivet en samlet pris pr. måned. Prisen er opgivet i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Prisen skal dække alle ydelser forbundet med Kontrakten inkl. administration, løn, forsikring mv. 9.2 Prisregulering Priserne er faste i minimum 24 måneder fra driftsperiodens start. Priserne kan således tidligst reguleres i opadgående retning pr. 1. maj Herefter kan prisen reguleres hver 12. måned. Prisregulering i opadgående retning har alene virkning for fremtiden. Priserne kan alene reguleres i opadgående retning, hvor Leverandøren kan dokumentere øgede markedspriser, samtidig med at Leverandøren dokumenterer øgede nettoomkostninger forbundet med leveringen af produkterne. Ændringen i prisen kan ikke være større end ændringen i Region Syddanmark Side 10 af 40

11 Danmarks Statistiks Nettoprisindeks siden datoen for Kontraktens ikrafttræden eller ved efterfølgende prisreguleringer siden datoen for ikrafttrædelsen af seneste prisregulering. En ændring i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks betragtes ikke i sig selv som tilstrækkelig dokumentation for, at prisregulering kan ske. Meddelelse om prisregulering i opadgående retning skal meddeles Kunden i god tid og senest 30 dage før prisændringens ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at Kunden kan kontrollere prisreguleringens berettigelse. Ingen prisregulering i opadgående retning er gyldig uden Kundens skriftlige godkendelse. Meddelelse om, hvorvidt Leverandørens anmodning om prisregulering kan accepteres, skal foreligge senest 10 arbejdsdage efter dagen, hvor Kunden modtog anmodningen samt dokumentationen for prisreguleringens berettigelse. 9.3 Gebyrer Kunden betaler ikke gebyrer af nogen art, medmindre dette følger eksplicit af Kontrakten eller ufravigelig lovgivning. 9.4 Godtgørelse, gaver, rejser mv. Kundens køb i henhold til Kontrakten må ikke danne grundlag for tildeling af ydelser til Kundens medarbejdere, herunder f.eks. udbetaling af bonus, gebyrer, rabatandele eller anden form for økonomisk godtgørelse, ligesom der ikke må gives rejser og gaver (herunder eksempelvis i form af entrébilletter eller lignende) mv. til Kundens medarbejdere. 10 Fakturering og betaling mv Fakturering Fakturaens form og indhold Faktura fremsendes elektronisk i OIOUBL-format til følgende EAN-/GLN-nummer: [angiv EAN- /GLN-nummer] [indsættes inden kontraktindgåelse] med følgende person-id: [angiv person-id] [indsættes inden kontraktindgåelse]. Fakturering skal ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Fremsendes en faktura, der ikke overholder kravene i Kontraktens pkt. 10.1, kan Kunden udskyde betalingen af den pågældende faktura. Kunden underretter i så fald Leverandøren om, at fakturaen ikke kan betales. Betaling gennemføres, i henhold til pkt. 10.2, efter modtagelse af kreditnota og faktura, der opfylder kravene. Fakturaen skal overholde gældende regler og indeholde: Dato for fakturaens udstedelse (fakturadato) Måned for levering af de af fakturaen omfattede Ydelser Et fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen (fakturanummer) Leverandørens CVR-nummer (eller SE- eller P-nummer det nummer som Leverandørens NEM-konto er knyttet til) Region Syddanmark Side 11 af 40

12 Leverandørens navn og adresse Arten af den leverede ydelse Pris i alt ekskl. moms Gældende momssats Det momsbeløb, der skal betales EAN-/GLN-nummer Betalingsbetingelser (i henhold til Kontrakten) Ændringer i krav Kravene til faktura og kreditnota kan løbende ændres af Kunden, herunder f.eks. vedrørende krav til dataformat og indhold. Ændrer Kunden kravene til faktura og kreditnota, vil Leverandøren blive varslet i rimelig tid. Kunden bestræber sig på at give et varsel på minimum 6 måneder Kreditnotaer Kreditnota fremsendes elektronisk i OIOUBL-format til det EAN-/GLN-nummer, der fremgår af pkt , og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Kunden forbeholder sig ret til at modregne kreditnotaer i Leverandørens tilgodehavender hos Kunden Betalingsbetingelse Der afregnes månedsvist bagud. Betalingsbetingelsen er 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at Kunden har modtaget korrekt og fyldestgørende elektronisk faktura. 11 Overdragelse af rettigheder og pligter 11.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og pligter Leverandøren er eneansvarlig over for Kunden. Leverandøren kan således kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvist sætte en anden i sit sted. Kunden kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund. Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. Kunden fraskriver sig hermed ikke retten til tilbageholdelse af eller modregning i den forfaldne købesum mv. i tilfælde af Leverandørens mangelfulde opfyldelse af Kontrakten. Samtykke i henhold til pkt kan bl.a. nægtes i tilfælde, hvor et sådant ville udgøre en overtrædelse af udbudsreglerne Kundens overdragelse af rettigheder og pligter Kunden har under overholdelse af udbudsreglerne ret til helt eller delvist at overdrage sine rettigheder og pligter ifølge Kontrakten til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler, hvis de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget overgår til den pågældende myndighed/institution. Region Syddanmark Side 12 af 40

13 12 Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens Ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en Part med påstand om retskrænkelse, skal Parten give den anden Part skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Kunden skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af Kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden, er Kunden efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve Kontrakten med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 13 Leverandørens misligholdelse 13.1 Generelt Dansk rets almindelige regler i forbindelse med Leverandørers misligholdelse gælder, medmindre andet følger af Kontrakten. Leverandøren er herudover erstatningsansvarlig i henhold til pkt Ophævelse af Kontrakten Kontrakten kan af Kunden ophæves helt eller delvist ved væsentlig misligholdelse. Følgende ikke-udtømmende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kunden til helt eller delvist at hæve Kontrakten med virkning for fremtiden. Hvis Kunden gentagne gange oplever mangelfulde ydelser, og Kunden har reklameret herover, eller hvis Leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning, når Kunden har reklameret over mangelfulde ydelser. Kunden skal dog forinden ophævelse af kontrakten kan ske, have meddelt Leverandøren, at ophævelse vil ske, hvis der igen leveres mangelfulde ydelser, eller hvis Leverandøren igen undlader at afhjælpe. Hvis Leverandøren, Leverandørens ansatte eller Leverandørens underleverandører overtræder reglerne om tavshedspligt i Sundhedsloven. Hvis Leverandøren (eller Leverandørens underleverandør) ikke har tegnet eller ikke opretholder erhvervsansvarsforsikring, jf. pkt Ved gentagne forsinkelser af leverancer i henhold til Kontrakten, som Kunden har reklameret over, kan Kunden give Leverandøren meddelelse om, at hvis der indtræder forsinkelse igen, vil Kontrakten blive ophævet helt eller delvist. Hvis Leverandøren erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner for forhandling af tvangsakkord eller Leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde Kontrakten. Ophævelse af Kontrakten kan dog alene ske i det omfang dette ikke strider mod lovgivningen. Region Syddanmark Side 13 af 40

14 Hvis Leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen. Hvis Leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller hvis Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om Leverandørens almindelige hæderlighed. Gentagen manglende overholdelse af pkt. 5 vedrørende samarbejde og kommunikation. Hvis det viser sig, at Leverandøren, herunder i forbindelse med udbudsforretningen, har afgivet urigtige og/eller mangelfulde oplysninger, der har eller har haft væsentlig betydning for Kunden, herunder for udbuddets resultat. Hvis Leverandøren trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til Kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden. Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem Parterne. Indtræden af andre omstændigheder, der bringer Kontraktens opfyldelse i alvorlig fare. Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til Leverandøren. 14 Kundens misligholdelse Betaler Kunden ikke rettidigt, påløber der fra forfaldsdagen at regne rente i henhold til Rentelovens bestemmelser. I øvrigt gælder dansk rets almindelige regler ved Kundens misligholdelse. 15 Erstatning og forsikring 15.1 Erstatning Med mindre andet følger af ufravigelig lovgivning er Parterne erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af pkt. 15. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Kunden dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Parterne er ikke ansvarlige for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab. Leverandørens produktansvar følger Produktansvarsloven og dansk rets almindelige regler i øvrigt. Erstatning er ved tingskade begrænset til danske kroner pr. skadesbegivenhed. Ovenstående begrænsninger gælder dog kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende Part. Leverandøren er endvidere pligtig til, uden begrænsning, at holde Kunden skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst mod Kunden af tredjemand, og som er forårsaget af fejl og mangler ved leverancen, en Region Syddanmark Side 14 af 40

15 produktskade eller Leverandørens skadevoldende adfærd. Kunden kan ikke uden inddragelse af Leverandøren indgå forlig med tredjemand om sådanne krav. Rejses krav imod Kunden begrundet i forhold omkring leverancen, er Leverandøren pligtig samtidig at lade sig sagsøge ved den domstol, som behandler kravet rejst mod Kunden Forsikring Leverandøren skal have tegnet sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, der dækker Leverandørens ansvar ved udførelse af ydelser efter denne aftale. Forsikringen skal holdes i kraft i hele kontraktperioden, jf. pkt. 4, samt i 12 måneder efter kontraktudløb. Leverandøren er på forespørgsel fra Kunden forpligtet til at dokumentere, at erhvervsansvarsforsikringen er tegnet. Leverandøren er på forespørgsel fra regionen tillige forpligtet til, til enhver tid, at udlevere kopi af virksomhedens gældende police og forsikringsvilkår for erhvervsansvarsforsikringen. 16 Force majeure Leverandøren er ansvarlig for misligholdelse af Kontrakten, med mindre misligholdelsen skyldes forhold, Kunden bærer ansvaret eller risikoen for, eller skyldes force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af Kontrakten er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Kunden er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende Part har givet meddelelse herom til den anden Part senest 5 Hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal Hverdage, som force majeure-situationen varer. Hvis opfyldelsen af Kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 45 dage eller i mere end 70 dage i en periode på 1 år, kan Kunden vælge at ophæve kontraktforholdet. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af en force majeurebegivenhed, herunder såfremt Kontrakten ophæves på grund af force majeure-begivenheden. Region Syddanmark Side 15 af 40

16 17 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. Dette skal i øvrigt ske i overensstemmelse med Sundhedsloven, Forvaltningsloven og Straffeloven. Tavshedspligten gælder også efter, at Kontrakten er ophørt, uanset årsagen hertil. Leverandøren må bruge Kunden som almindelig reference, herunder i forbindelse med udbud og licitationer. Leverandøren må derimod ikke anvende Kunden i reklamemæssig sammenhæng uden Kundens forudgående skriftlige samtykke, ligesom Leverandøren ikke uden Kundens forudgående, skriftlige samtykke må udsende offentlige meddelelser om Kontrakten eller offentliggøre noget om Kontraktens indhold. Enhver af Parterne har ret til at videregive information vedrørende Kontrakten, og herunder offentliggøre Kontrakten helt eller delvist, i det omfang Parten er forpligtet hertil i henhold til gældende lovgivning, herunder Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Udbudsloven mv. Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at Leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af data og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med Persondataloven og dertilhørende Sikkerhedsbekendtgørelses bestemmelser. Leverandøren skal underskrive databehandleraftale (Kontraktbilag 6.) 18 Menneskerettigheder mv. Leverandøren skal i forbindelse med gennemførelsen af Kontrakten respektere og overholde nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio-deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Dette indebærer bl.a., at hverken Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Kunden forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Kundens eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. 19 Underleverandører mv. Ansvaret for korrekt opfyldelse af Kontrakten påhviler Leverandøren, således at Leverandøren hæfter for Ydelser fra underleverandører, herunder dennes medarbejdere, på ganske samme måde som for sine egne forhold. Region Syddanmark Side 16 af 40

17 Leverandøren er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører i kontraktperioden, inkl. eventuelle forlængelser, har tegnet erhvervsansvarsforsikring i overensstemmelse med pkt Leverandøren skal oplyse navn og kontaktoplysninger på og juridisk repræsentant for de underleverandører, der benyttes i forbindelse med udførelsen af Kontrakten. Det gælder desuden underleverandører længere nede i underleverandørkæden. Oplysningerne skal, selvom Kunden ikke har anmodet derom, indleveres senest, når udførelsen af kontrakten påbegyndes, hvis de kendes på dette tidspunkt. I det omfang Leverandøren udgør et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske personer solidarisk, direkte og ubetinget for opfyldelsen af Kontrakten. Et af konsortiets medlemmer skal have fuld prokura over for Kunden, og der skal blandt medlemmerne udpeges en kontraktansvarlig, der er ansvarlig for kontakten til Kunden. Der henvises i den forbindelse til Kontraktbilag 4, som blev udfyldt af Leverandøren i forbindelse med udbudsforretningen. 20 Ændringer i Kontrakten Enhver ændring eller tilføjelse til Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Kunden og Leverandøren og vedhæftes Kontrakten som tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige rammer. 21 Konflikter og lovvalg For denne Kontrakt gælder dansk ret med undtagelse af dansk rets international privatretlige regler. FN s konvention om aftaler og internationale køb (CISG) er ej heller gældende. Uoverensstemmelser i forbindelse med Kontrakten søges afgjort ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort af domstolene ved Kundens værneting. Nærværende pkt. 21 gælder også efter Kontraktens ophør uanset årsagen hertil. 22 Underskrifter For Kunden For Leverandøren Dato og underskrift Dato og underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Region Syddanmark Side 17 af 40

18 Dato og underskrift Dato og underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Nærværende kontrakt er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf Leverandøren og Kunden har et eksemplar hver. Region Syddanmark Side 18 af 40

19 Kontraktbilag 1: Kundens kravspecifikation [indsættes inden kontraktindgåelse] Region Syddanmark Side 19 af 40

20 Kontraktbilag 2: Pris [indsættes inden kontraktindgåelse] Region Syddanmark Side 20 af 40

21 Kontraktbilag 3: Arbejdsklausul Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten i Danmark, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren skal sikre, at de ansatte, herunder ansatte hos eventuelle underleverandører, får oplysninger om de gældende arbejdsvilkår. Kontrol Kunden kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til forpligtelsen fastsat i arbejdsklausulen. Kunden kan kræve, at Leverandøren efter skriftligt påkrav herom inden for 10 Hverdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Kunden kan forlange, at der udleveres udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst med en oversigt over Leverandørens indbetalte A-skat for de pågældende medarbejdere. For medarbejdere, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, kan tilsvarende oplysninger kræves udleveret. Det påhviler Leverandøren at sikre, at Kunden har ret til fuldstændig indsigt i ansættelsesvilkårene, herunder i forhold til underleverandørers ansatte. Kunden kan til brug for sin vurdering af, om Leverandøren eller underleverandører har overholdt klausulen, søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer. Dokumentationen fra Leverandøren kan efter omstændighederne i øvrigt give anledning til at Kunden videregiver dokumentationen til andre myndigheder, f.eks. SKAT, Arbejdstilsynet og/eller Politiet. Sanktioner Hvis Leverandøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, kan Kunden kræve, at Leverandøren bringer forholdene i orden inden 10 Hverdage. Kan Leverandøren ikke inden fristens udløb dokumentere, at forholdene er bragt i overensstemmelse med arbejdsklausulens krav, er Kunden fra fristens udløb berettiget til en bod på 0,1 % af kontraktsummen pr. Hverdag, hvor arbejdsklausulen ikke er overholdt (kontraktsummen udregnes i dette tilfælde som den månedlige betaling for Leverandørens ydelser baseret på baggrund af antallet af patienter tilknyttet den almene praksis i Ølgod på dagen, hvor Kundens bodskrav fremsættes for Leverandøren). Samme bod kan Kunden indenfor samme frist pålægge Leverandøren, såfremt Leverandøren ikke efterkommer Kundens krav om dokumentation. Region Syddanmark Side 21 af 40

22 Bodsbeløb kan modregnes i betaling af vederlag til Leverandøren. Hvis det i det arbejdsretlige system afgøres, at Leverandøren ikke har overholdt sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og arbejdstagerne, hvis arbejdsklausulen havde været overholdt, ville have haft krav på yderligere løn m.v., kan Kunden tilbageholde vederlag til Leverandøren med henblik på betaling af det beløb, som Leverandøren er blevet pålagt at betale til arbejdstagerne. Manglende overholdelse af klausulen kan herudover i øvrigt, f.eks. ved gentagne alvorlige overtrædelser, efter omstændighederne udgøre væsentlig misligholdelse og medføre ret til hel eller delvis ophævelse af kontrakten. Opkrævning af bod afskærer ikke Kunden fra at ophæve kontrakten på et senere tidspunkt, såfremt misligholdelsen fortsætter eller der konstateres nye overtrædelser. Udbudskarantæne Leveransdørens manglende overholdelse af sine kontraktmæssige forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen kan i alvorlige tilfælde udgøre en udelukkelsesgrund i fremtidige udbud i medfør af Udbudslovens 137. Region Syddanmark Side 22 af 40

23 Kontraktbilag 4: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse [indsættes inden kontraktindgåelse] Region Syddanmark Side 23 af 40

24 Kontraktbilag 5: Leverandørens øvrige tilbudsdokumenter [indsættes inden kontraktindgåelse] Region Syddanmark Side 24 af 40

25 Kontraktbilag 6: Databehandleraftale DATABEHANDLERAFTALE Mellem parterne: Den dataansvarlige myndighed Region Syddanmark Damhaven 12 CVR.nr.: (herefter Dataansvarlig ) og Databehandler Leverandør navn Adresse CVR.nr.: XX (herefter Databehandler ) vedrørende Drift af Servicefunktion Psykiatrisk Afdeling Middelfart hvor data opbevares [fysisk placering af data/servere] om sikkerhedsforanstaltninger i medfør af 42, stk. 2, jf. 41, stk. 3-5 i lov nr. 429 af 31.maj 2000 om behandling af personoplysninger med senere ændringer (Persondataloven) 1. Databehandlers ansvar Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren forpligter sig til, til enhver tid at overholde lovgivningsmæssige krav vedrørende databehandling samt den dataansvarliges informationssikkerhedspolitik med tilhørende retningslinjer i forbindelse med den databehandling, som udføres for den dataansvarlige. 2. Databehandlers opgave [En kort beskrivelse af Databehandlerens opgave] 3. Brug af ekstern Databehandler eller underleverandør Såfremt Databehandleren samarbejder med en underleverandør, skal dette oplyses til den Dataansvarlige, og det er Databehandlerens ansvar at sikre sig at underleverandøren lever op til de krav, den Dataansvarlige har stillet til sikker opbevaring og håndtering af data, herunder indgåelse af databehandleraftale. Ved indgåelse af aftale med ny underleverandør / skift af eksisterende underleverandør skal den Dataansvarlige adviseres herom min. 1 måned før. Region Syddanmark Side 25 af 40

26 Såfremt Databehandleren samarbejder med en underleverandør i et usikkert tredjeland, skal den dataansvarlige gøres opmærksom herpå, og i den sammenhæng skal Kommissionens Standardkontrakt indgås direkte mellem den Dataansvarlige og underleverandøren. 4. Lovbestemmelser Databehandlingen foregår i henhold til Persondataloven og Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, der behandles for den offentlige forvaltning med senere ændringer (sikkerhedsbekendtgørelsen) samt den dataansvarliges Informationssikkerhedspolitik- og bestemmelser. Principperne og anbefalingerne i DS484:2005 / ISO med senere ændringer vil på alle relevante områder finde anvendelse i det omfang andet ikke fremgår af nærværende databehandleraftale. De nævnte bestemmelser indeholder blandt andet regler om fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Persondataloven. 5. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Persondataloven. Såfremt der er tale om et system som: indeholder personhenførbare data skal tilgås og transmitteres over internettet skal Databehandler årligt dokumentere sikkerheden f.eks. gennem en penetrationstest. 6. Ad hoc arbejdspladser Databehandleren må ikke foretage databehandling fra ad hoc arbejdspladser (fjernarbejdspladser eller hjemmearbejdspladser). Hvis Databehandleren har behov for i særlige tilfælde at foretage databehandling fra ad hoc arbejdspladser (fjernarbejdspladser eller hjemmearbejdspladser) skal dette: godkendes af den dataansvarlige myndighed og skal følge den dataansvarlige myndigheds retningslinjer for beskyttelse af persondata, herunder retningslinjer vedrørende anvendelse af kryptering og digital signatur og ellers i øvrigt følge de retningslinjer, der er gældende i DS484:2005 / ISO med senere ændringer beskrives i databehandleraftalen 7. Audit og Revisionserklæring Databehandleren skal på den Dataansvarliges anmodning give den Dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Endvidere skal Databehandleren kunne dokumentere, at identificerede sårbarheder bliver imødegået ud fra en risikobaseret vurdering. Region Syddanmark Side 26 af 40

27 Da den Dataansvarlige har pligt til aktivt at sikre, at de krævede sikkerhedsforanstaltninger overholdes hos Databehandleren, kan der indgås en gensidig aftale om, at der enten indhentes en årlig revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart, eller at den Dataansvarlige kan vælge mellem selv at udføre regelmæssige sikkerhedsaudits, eller kan anmode om tilvejebringelse af dokumentation for at sikkerhedsmæssige foranstaltninger er gennemførte hos leverandøren. I tilfælde af, at den Dataansvarlige og/eller relevante offentlige myndigheder, særligt Datatilsynet, ønsker at foretage en fysisk inspektion af de ovennævnte foranstaltninger, forpligter Databehandleren sig til med et rimeligt varsel at stille tid og ressourcer til rådighed herfor. Den Dataansvarlige forventer at gennemføre en årlig fysisk inspektion. 8. Underretningspligt Databehandleren er forpligtet til at underrette den Dataansvarlige skriftligt ved kendskab til enhver afvigelse i forhold til aftalens indhold, f.eks.: Ved enhver fravigelse fra givne instrukser Ved afvigelse fra det aftalte om tilgængelighed Ved planlagte releases, opgraderinger, tests m.v. Ved enhver mistanke om brud på fortroligheden Ved enhver mistanke om misbrug, fortabelse og forringelse af data Ved enhver mistanke om alvorlig misligholdelse af aftalen skal den Dataansvarlige endvidere straks underrettes. 9. Håndtering af data efter aftalens ophør Databehandleren forpligter sig at sikre, at personhenførbare data slettes når databehandlingen jf. aftale med den Dataansvarlige skal ophøre. Det påhviler den Dataansvarlige at oplyse Databehandleren om det tidspunkt, hvor databehandlingen skal ophøre. Det påhviler herefter Databehandleren at slette personhenførbare data ved det oplyste tidspunkt. Sletning må dog ikke ske før Databehandleren har oplyst den Dataansvarlige om den påtænkte fremgangsmåde for sletning og indhentet særskilt bekræftelse fra den Dataansvarlige på at sletning skal gennemføres på den oplyste dato. Såfremt den Dataansvarlige ikke finder metoden tilstrækkelig effektiv, skal den Dataansvarlige meddele Databehandleren hvilken metode, der anses for tilstrækkelig effektiv. Ved anmodning fra den Dataansvarlige, skal Databehandleren fremsende en skriftlig erklæring på at data er slettet som aftalt, inklusiv en beskrivelse af den anvendte metode. 10. Aftalens ikrafttræden og varighed Databehandleraftalen indgås ved begge parters underskrivelse og kan tidligst opsiges af Databehandleren til det tidspunkt hvor databehandlingen jf. aftale med den Dataansvarlige skal ophøre og den i pkt. 9 beskrevne dokumentation er modtaget og accepteret af den dataansvarlige. Såfremt den Dataansvarlige ikke i tilhørende kontrakt eller efter Databehandlerens gentagne anmodninger har oplyst Databehandleren om det tidspunkt, hvor databehandlingen skal ophøre, er Databehandleren berettiget til ved skriftlig meddelelse til den Dataansvarlige at opsige databehandleraftalen med 3 måneders varsel. Region Syddanmark Side 27 af 40

28 Som dataansvarlig Dato: For Region: Navn: Titel: Som databehandler Dato: For [leverandørnavn]: Navn: Titel: Region Syddanmark Side 28 af 40

29 Kontraktbilag 7: Kort beskrivelse af det tekniske udstyr Den elektroniske sikring omfatter tyverisikring, adgangssikring, videoovervågning og produktion af adgangskort, alle funktioner betjenes fra vagtstuens management station. Udover den overordnet betjeningen i vagtstuen, udføre de enkelte afdelinger lokal overvågning af egne områder. Fra management stationen betjenes de daglige sikkerhedsfunktioner, herunder bla., Tyverisikring: Til og frakobling af alarmområder samt alarm behandling Adgangssikring: Manual åbning, lukning og spærring af døre samt tidsstyring af disse Videoovervågning: Område patruljering, alarm verifikation, adgangs identifikation Kortproduktion: Oprettelse og administration af adgangskort Management systemet er bygget op med grafiske oversigtstegninger, hvor sikkerhedsfunktioner er påtegnet. Alt betjening forgår fra samme management station, hvor der ud over management systemet også er applikationer til video behandling og produktion af adgangskort. Generelt om tyverisikring og perimetersikring Vitale områder i bygningen er sikret med tyverisikring, og området omkring bygningen er sikret med perimetersikring. Der til er enkelte afdelinger udstyret med skalsikring, afhængigt af afdelingens sikkerhedsniveau. Generelt om adgangssikring Alle primære adgangsveje til område og bygning, er bestykket med adgangskontrol og porttelefon. Interne afdelinger i bygningen, er bestykket alene med adgangskontrol, hvor niveauet af adgangssikring er tilpasset de enkelte afdelingeres sikkerhedsniveau. Generelt om videoovervågning Alle ydre perimeterer og indgange er sikret med videoovervågning Form Region Syddanmark Side 29 af 40

30 Kontraktbilag 8: Evt. rettelsesblade og spørgsmål og svar til udbuddet [indsættes inden kontraktindgåelse] Form Region Syddanmark Side 30 af 40

31 Kontraktbilag 9: Situationsplan Form Region Syddanmark Side 31 af 40

32 Kontraktbilag 10: Idégrundlag og strategi Form Region Syddanmark Side 32 af 40

33 Form Sagsnr.: 16/26581 Region Syddanmark Side 33 af 40

34 Form Region Syddanmark Side 34 af 40

35 Form Region Syddanmark Side 35 af 40

36 Kontraktbilag 11: Virksomhedsoverdragelse Virksomhedsoverdragelse Sagsnummer.: 16/26581 Form Region Syddanmark Side 36 af 40

37 Indholdsfortegnelse 1 Medarbejdere Refusionsopgørelse Oplysningspligt Loyalitetsforpligtelse Medarbejderoplysninger Form Region Syddanmark Side 37 af 40

38 1 Medarbejdere Leverandøren er forpligtet til at overtage [Antallet fremgår af det materiale, som kan rekvireres,- se under Medarbejderoplysninger ] medarbejdere i medfør af Virksomhedsoverdragelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med senere ændringer). De medarbejdere, der hos den hidtidige leverandør overvejende har været beskæftiget med de af Kontrakten omfattede Ydelser, er oplistet i pkt. 5. Pkt. 5 indeholder detaljerede informationer vedrørende, hvilke kollektive overenskomster med tilhørende protokollater og øvrige kollektive aftaler, der er gældende for de enkelte ansættelsesforhold, individuelle ansættelsesvilkår/rettigheder, herunder løn, anciennitet samt eventuelle særaftaler. Oplysninger vedr. evt. tillidsrepræsentanter vil fremgå af de oplysninger, som kan rekvireres. Leverandøren er forpligtet til at tilbyde de i pkt. 5 anførte medarbejdere ansættelse. Samtidig skal Leverandøren meddele de i pkt. 5 anførte medarbejdere, at deres nuværende individuelle rettigheder respekteres og bibeholdes ved overdragelsen til Leverandøren. Kunden har ikke på tidspunktet for indgåelsen af Kontrakten kendskab til, om de i pkt. 5 anførte medarbejdere ønsker at overgå til ansættelse hos Leverandøren. De medarbejdere, der ikke ønsker at acceptere et tilbud fra Leverandøren om ansættelse, er herefter ikke omfattet af Kontrakten. Giver overdragelsen en medarbejder ret til at anse sig for opsagt på grund af væsentligt ændrede arbejdsvilkår i henhold til Virksomhedsoverdragelseslovens 3, stk. 2, påhviler det Leverandøren at udrede enhver betaling til medarbejderen i den anledning. 2 Refusionsopgørelse Med overdragelsestidspunktet (det vil sige datoen for kontraktperiodens start, jf. pkt. 4) som skæringsdag udfærdiger Leverandøren sædvanlig refusionsopgørelse over samtlige mellemværender, der kan relateres til de overdragne medarbejdere. Saldoen på refusionsopgørelsen forfalder til betaling senest 20 Hverdage efter den hidtidige leverandørs godkendelse af opgørelsen. Refusionsopgørelsen er et anliggende mellem Leverandøren og den hidtidige leverandør, og er således Kunden uvedkommende. Den hidtidige leverandør hæfter for krav vedrørende ferie, som er optjent inden overdragelsestidspunktet. For medarbejdere, der modtager ferie med løn, refunderes alene et beløb svarende til optjent feriegodtgørelse med ferietillæg såvel i det løbende som i det følgende ferieår. Leverandøren overtager herefter samtlige ferieforpligtelser over for de overdragne medarbejdere. Leverandøren kan ikke kræve refusion af eventuelle krav der måtte opstå i medfør af Funktionærlovens (lovbekendtgørelse nr. 81 af 3. februar 2009 med senere ændringer) 2a vedrørende fratrædelsesgodtgørelse. Form Region Syddanmark Side 38 af 40