FORORD. I. Kvalitetshåndbog II. Kvalitetsprocedure for kloakmesteren III. Standardblanketter for kvalitetsdokumentationen

Transkript

1 Eksempel på udformning af et kvalitetsstyringssystem for kloakmestervirksomhed med én ansat, jf. bestemmelserne i lov nr. 206 af 27. marts 2000 om gasinstallationer og installationer i forbindelse med vand- og afløbsledninger FORORD Med grundlag i Vejledning til udformning af et kvalitetsstyringssystem, jf. lov nr. 206 af 27. marts 2000 om gasinstallationer og installationer i forbindelse med vand- og afløbsledninger har vi udformet et konkret eksempel på et kvalitetsstyringssystem for en mindre kloakmestervirksomhed, hvor ejeren samtidig er den teknisk ansvarlige person (kloakmesteren), og hvor der ikke er andre ansatte. Eksemplet kan også anvendes af virksomheder, der kun har ét arbejdssjak, hvor kloakmesteren dagligt deltager i arbejdet og hvor der er en tæt kontakt mellem kloakmesteren og de ansatte. Formålet med dette eksempel er at vise, hvordan kvalitetsstyringssystemet på basis af de generelle krav til kvalitetsstyringssystemet, som anført i ovennævnte vejledning, kan målrettes og simplificeres afhængig af virksomhedens struktur og størrelse. Kvalitetsstyringssystemet består af: I. Kvalitetshåndbog II. Kvalitetsprocedure for kloakmesteren III. Standardblanketter for kvalitetsdokumentationen Sidstnævnte standardblanketter er udformet som eksempler på registre og rapporter.

2 I. KVALITETSHÅNDBOG 1. VIRKSOMHEDSBESKRIVELSE 1.1. Virksomhedsdata JP-kloak Kloakvej Tåstrup Telefon XXXXXXXX CVR-nummer XXXXXXXX Virksomheden ejes af autoriseret kloakmester Jens Petersen, som er den teknisk ansvarlige for virksomheden. Virksomheden har ikke andre medarbejdere Forretningsgrundlag Virksomheden udfører nyanlæg og reparationer af afløbsinstallationer i jord til spildevand, regnvand og drænvand, primært med private ledningsejere og mindre virksomheder som kundegrundlag Organisation, opgavefordeling og bemanding Ejeren af JP-kloak, autoriseret kloakmester Jens Petersen (JP) fungerer som teknisk ansvarlig og varetage alle virksomhedens autorisationskrævende arbejder Kvalitetspolitik og kvalitetsmålsætning Det er virksomhedens mål: at fremstå som en kompetent og kvalitetsbevidst virksomhed at udføre alt arbejde i henhold til gældende regler og til kundernes tilfredshed at følge op på sagerne og yde god service Målene forsøger virksomheden at opfylde ved følgende handlinger: at følge med i udviklingen af nye produkter og metoder inden for kloakbranchen at forbedre virksomhedens arbejde gennem aktiv brug af kvalitetsstyringssystem at dokumentere virksomhedens kvalitetssikring over for bygherrer og andre interesserede at prioritere reklamationer meget højt og straks træffe aftale med kunden om afklaring af sagen

3 2. BESKRIVELSE AF KVALITETSSTYRINGSSYSTEMET 2.1. Formål og gyldighedsområde Formålet med virksomhedens kvalitetsstyringssystem er at dokumentere kvaliteten af det udførte arbejde, samt at efterleve myndighedskravene, der er angivet i: lov nr. 206 af 27. marts 2000 om gasinstallationer og installationer i forbindelse med vand- og afløbsledninger bekendtgørelse nr af 20. december 2000 om kvalitetsstyringssystemer og særlig tilsynsordning for autoriserede og godkendte kompetente virksomheder bekendtgørelse nr af 20. december 2000 om personlige faglige kvalifikationer for den teknisk ansvarlige og dennes medarbejdere i autoriserede og godkendte kompetente virksomheder bekendtgørelse nr af 20. december 2000 om udøvelse af virksomhed som autoriseret kloakmester Endvidere er formålet, at de kvalitetsmålsætninger, der er sat op i virksomhedens kvalitetshåndbog, efterleves Grundlag og henvisninger Grundlaget for kvalitetsstyringssystemet fremgår af blanket A Opbygning og dokumentation Opbygning Kvalitetsstyringssystemet for JP-kloak består af: Nærværende kvalitetshåndbog Kvalitetsstyringsprocedurer for kloakmesteren Standardblanketter for kvalitetsdokumentation Kvalitetsdokumentation JP-kloaks udførelse af kvalitetsstyring dokumenteres på standardblanketter for kvalitetsdokumentation og opdeles i kvalitetsregistreringer og kvalitetsrapporteringer. Kvalitetsregistreringerne omfatter: Grundlag for kvalitetsstyringssystemet (blanket A1) Oversigt over myndighedsregler, tekniske anvisninger og andre vejledninger (blanket A2) Oversigt over prøve- og måleudstyr (blanket A3) Oversigt over medarbejderkvalifikationer (blanket A4)

4 Registreringer opdateres løbende. Kvalitetsrapporter omfatter: Kontrol med udført arbejde (blanket B1) Afvigelsesrapport / reklamationsrapport (blanket B2) Intern efterprøvning af kvalitetsstyringssystemets efterlevelse (blanket B3) Efterprøvning af kvalitetsstyringssystemet (blanket B4) 2.4. Ansvar JP er i sin egenskab af ejer og kloakmester ansvarlig for: at alle arbejder udføres i henhold til gældende myndighedsregler at opbygge og vedligeholde virksomhedens kvalitetsstyringssystem at sikre, at virksomheden råder over nødvendigt værktøj og udstyr at sikre, at virksomheden har en ajourført samling af relevante forskrifter og bestemmelser at sikre kvalitetsstyringssystemets efterlevelse, dets godkendelse og løbende efterprøvning af én af DGP godkendt kontrolinstans at følge den særlige procedure for den teknisk ansvarliges arbejder 2.5. Ledelsens interne efterprøvning og evaluering Minimum én gang pr. år gennemgår JP kvalitetsstyringssystemet med henblik på at sikre, at kvalitetsstyringssystemet efterleves og effektiviseres for evt. at forbedre kvalitetsstyringssystemets virkemåde. Desuden skal JP sikre, at alle relevante bilag er ajourført. Gennemgangen dokumenteres på en blanket (blanket B3) Ekstern efterprøvning af kvalitetsstyringssystemet JP sikrer, at kvalitetsstyringssystemet bliver godkendt af én af DGP godkendt kontrolinstans, og at systemet bliver efterprøvet med intervaller, der ikke overstiger 2 år. JP er til rådighed ved kontrolinstansens inspektion og sikrer, at alle udmeldinger fra kontrolinstansen følges, herunder at nødvendige korrigerende og forebyggende handlinger for at opnå en fortsat godkendelse, iværksættes. Endelig sikrer JJ, at dokumentationen for den eksterne efterprøvning modtages og registreres på blanket B5, samt arkiveres i mappen med kvalitetsrapporteringen.

5 II. KVALITETSPROCEDURE FOR KLOAKMESTEREN Kvalitetssikringen beskriver de aktiviteter og værktøjer, der tages i brug for at sikre, at målsætninger og krav for kvalitetssikringen efterleves, og at den enkelte sag løses ifølge krav i indgåede aftaler. 1. MYNDIGHEDSREGLER På kontoret findes en til enhver tid komplet samling af relevante normer og tekniske forskrifter (blanket A2). 2. PRØVE- OG MÅLEUDSTYR Firmaet råder over det relevante prøve- og måleudstyr. Udstyret er registreret på blanket A3. Udstyret kalibreres løbende efter behov, dog mindst én gang årligt. 3. PROCESGRANSKNING OG UDARBEJDELSE AF KONTROLPLAN Alle sager gennemgås og vurderes af kloakmesteren ved på tydelig måde at beskrive arbejdets karakter og udførelsesmåde. Dokumentation for denne gennemgang og vurdering (procesgranskning) anføres på blanket B1 og i et evt. vedhæftet dokument. Under gennemgangen af de aktiviteter, som den aktuelle sag indebærer, planlægges også hvilken kontrol, der skal udføres (kontrolplan), hvilket ligeledes dokumenteres på blanket B Projektgennemgangsmøde Såfremt der er et krav eller skønnes nødvendigt afholdes projektgennemgangsmøde med bygherre, rådgivende, projekterende og eventuelt leverandører Gravetilladelse Såfremt der skal graves i offentlige arealer eller på privat grund, indhentes ledningsoplysninger og om nødvendigt gravetilladelse. 4. INDKØB OG MODTAGEKONTROL Indkøb foretages af kloakmesteren. Der indkøbes kun produkter, som er VA-godkendte, CE-mærkede eller på anden måde kvalitetsmærket. Materialer, der modtages på lageret, gennemgår en visuel kontrol, men den egentlige kontrol af materialerne udføres i forbindelse med brugen af dem på den enkelte sag. Dette dokumenteres på en checkliste.

6 Alle skadede eller fejlbehæftede materialer kasseres, og der aftales erstatningsleverance. 5. HÅNDTERING OG OPBEVARING AF MATERIALER Det tilstræbes, at opbevaring af materialer på den enkelte sag bliver så begrænset som mulig og i henhold til producentens forskrifter. Kræver håndteringen og opbevaringen en særlig kontrol eller foranstaltning, skal dette fremgå af kontrolplanen. 6. UDFØRELSESKONTROL Under udførelsen af arbejdet kontrolleres resultatet løbende i henhold til kontrolplanen, og korrektioner og forebyggende handlinger iværksættes efter behov. Udførelseskontrollen dokumenteres på en checkliste. Afvigelser konstateret under kontrollen, og som har betydning for kvaliteten, registreres på checklisten, og det besluttes, hvordan afvigelsen håndteres. Der tilkaldes syn fra kommunen, hvis det er krævet i materialet fra kommunen på den aktuelle sag. 7. SLUTKONTROL Inden anlægget afleveres, sikres det, at funktionen er i orden. I forbindelse med aflevering af anlægget udføres slutkontrol. 8. AFLEVERING Inden sagen meldes klar til aflevering, sikres det, at arbejdet er i orden, og at al krævet dokumentation er til stede. Eventuelle mangler eller tillægsarbejder, som aftales under afleveringen, forsynes med tidsfrist for arbejdets færdiggørelse. Afleveringen sker ved fremsendelse af faktura, samt drifts- og vedligeholdelsesvejledninger på relevante nyanlæg. 9. BEHANDLING AF REKLAMATIONER, AFVIGELSER OG TEKNISKE OBSERVATIONER OG IVÆRKSÆTTELSE AF KORRIGERENDE HANDLINGER Kloakmesteren behandler og registrerer alle afvigelser på blanket B2 i form af: reklamationer fra forbrugere egne observationer, afledt af egne kontroller Kloakmesteren vurderer indledningsvis, om den konkrete reklamation eller afvigelse har betydning for kvaliteten af det udførte arbejde og er relevant for at iværksætte foranstaltninger for at forhindre gentagelser. Er dette tilfældet, beskrives problematikken på blanket B2, og der tages stilling til, hvordan problemet skal afhjælpes i form af en konkret korrigerende handling. Ved forbrugerreklamationer aftales konkret tidsfrist for færdiggørelse / udbedring af det berørte arbejde hos kunden.

7 Udfyldte blanketter signeres af kloakmesteren, når problemet er løst, og arkiveres. 10. UNDERENTREPRENØRER / LEVERANDØRER Kloakmesteren beslutter hvilke underentreprenører og leverandører, han ønsker at arbejde med. Navne og adresser på godkendte underentreprenører og leverandører findes i virksomheden. Ved udvælgelsen af underentreprenører lægges der vægt på deres evne til at opfylde tekniske krav i forbindelse med sagerne, deres kvalitetssikring samt økonomiske forhold. 11. DRIFTS- OG VEDLIGEHOLDELSESVEJLEDNINGER Ved alle nyanlæg og ved installation af specielle komponenter (udskiller, højvandslukkere) udleveres en vejledning i drift og vedligeholdelse til kunden. 12. KVALITETSDOKUMENTATION OG ARKIVERING Dokumentation for den førte kvalitetssikring indsættes i sagens kvalitetssikringsmappe, som opbevares i virksomheden i 5 år. Der sendes kopi af relevant kvalitetssikringsdokumentation til kunden, hvis det er en del af aftalen. III. STANDARDBLANKETTER FOR KVALITETS- DOKUMENTATIONEN Standardblanketter for kvalitetsdokumentationen omfatter: Kvalitetsregistreringer: grundlag for kvalitetsstyringssystemet (blanket A1) oversigt over myndighedsregler, tekniske anvisninger og andre vejledninger (blanket A2) oversigt over prøve- og måleudstyr (blanket A3) oversigt over medarbejderkvalifikationer (blanket A4) Kvalitetsrapporteringer: kontrol med udført arbejde (blanket B1) afvigelsesrapport / reklamationsrapport (blanket B2) intern efterprøvning af kvalitetsstyringssystemets efterlevelse (blanket B3) efterprøvning af kvalitetsstyringssystemet (blanket B4) BLANKET A1

8 GRUNDLAG FOR KVALITETSSTYRINGSSYSTEMET Grundlaget for kvalitetsstyringssystemet er: lov nr. 206 af 27. marts 2000 om gasinstallationer og installationer i forbindelse med vand- og afløbsledninger bekendtgørelse nr af 20. december 2000 om kvalitetsstyringssystemer og særlig tilsynsordning for autoriserede og godkendte kompetente virksomheder bekendtgørelse nr af 20. december 2000 om personlige faglige kvalifikationer for den teknisk ansvarlige og dennes medarbejdere i autoriserede og godkendte kompetente virksomheder bekendtgørelse nr af 20. december 2000 om udøvelse af virksomhed som autoriseret kloakmester Endvidere er formålet, at de kvalitetsmålsætninger, der er sat op i virksomhedens kvalitetshåndbog, efterleves.

9 BLANKET A2 OVERSIGT OVER MYNDIGHEDSREGLER, TEKNISKE ANVISNINGER OG ANDRE VEJLEDNINGER 1. Myndighedsregler Normer DS 432, 3. udg., Norm for afløbsinstallationer DS 436, 2. udg., Norm for dræning af bygværker m.v. DS 430, 2. udg., Norm for lægning af fleksible ledninger i jord DS 437, 2. udg., Norm for lægning af stive ledninger af beton m.v. i jord DS 475, 1. udg., Norm for etablering af ledningsanlæg i jord + tillæg 1, 2. udg. DS 415, 3. udg., Norm for fundering DS 440, 2. udg., Norm for mindre afløbsanlæg med nedsivning DS 455, 1. udg., Norm for tæthed af afløbssystemer i jord Reglementer Bygningsreglement, 1995 Bygningsreglement for småhuse, 1998 Dato for sidst gældende udgave december 1993 april 1986 marts september 1983 januar 1985 Love Miljøbeskyttelsesloven, lov nr. 698 af 22. september 1998 Bekendtgørelse om spildevandstilladelser m.v. efter miljøbeskyttelseslovens kap. 3 og 4. Bekendtgørelse nr. 501 af 21. juni 1999 Lov om gasinstallationer og installationer i forbindelse med vand- og afløbsledninger ( autorisationsloven ). Lov nr. 206 af 27. marts 2000 med tilhørende bekendtgørelse Lov om licitation m.v. Lov nr. 216 af 8. juni 1966 med senere ændringer Dato for sidst 2. Tekniske anvisninger gældende udgave SBI-anvisning 185, afløbsinstallationer 1997 Afløbsanlæg i jord - kloakmesterarbejde 1996 Rørcenteranvisning 001, ressourcebesparende afløbsinstallationer 1999 Rørcenteranvisning 003, brug af regnvand til wc-skyl og 2000 vaskemaskiner Håndbog i kloakmesterarbejder. Entreprenørbranchens forlag 2001 Dato for sidst 3. Apparatvejledninger gældende udgave Vejledning fra Miljøstyrelsen, nr. 1. Rodzoneanlæg op til 30 pe 1999

10 Vejledning fra Miljøstyrelsen, nr. 2. Nedsivningsanlæg op til 30 pe Vejledning fra Miljøstyrelsen, nr. 3. Sandfilteranlæg op til 30 pe BLANKET A3 OVERSIGT OVER PRØVE- OG MÅLEUDSTYR Type Fabrikat Anskaffelse Kalibrering Bemærkninger dato/år check Nivelleringsinstrument Nikon AP OK Lazerinstrument Mikro Laser OK Faldvaterpas Hultafors model OK APK 100 Tæthedsprøveudstyr (bolde og manometer) Bold: Save inkl. boldmanometer VVS-nr Sava-nr Manometer OK, fabrikattest TV-inspektionsudstyr vedlagt Pear Point OK, kontrolleret metertæller BLANKET A4 MEDARBEJDERKVALIFIKATIONER

11 Navn: Jens Peter Jensen Cpr.nr.: Adresse: Kloakvej 1, 2630 Tåstrup Tlf.nr.: Kloakmestereksamen: Gennemført: Teknologisk Institut 1992 Træning / kurser: Gennemført: Kloakering i det åbne land 1995 Ajour med kloakforhold 1998 Kvalitetsstyring 2001 Certifikater / kørekort Gyldig fra: Gyldig til: Kørekort, stort ( ) BLANKET B1 KONTROL MED MINDRE REPARATIONSARBEJDER Kunde: Teknologisk Institut Adresse: Gregersensvej Kontaktperson: Peter C. Nielsen Arbejdssted: Rørcentret, Gregersensvej, bygning 9 Kontaktperson: Brian Christiansen Dato: Særlige bemærkninger: Tegning / Skitse Arbejdsbeskrivelse: Udskiftning af I6 ø 150 mm BT-ledning til ø 160 mm PVC ca. 14 m

12 Kontrol af Dato / Sign. Modtagekontrol Rør/formstykke Brønde Grusmaterialer Udførelseskontrol Koter Udjævnningslag Fald Bemærkn. Kontrol af Dato / Sign. Ej udført Ej udført 15, påført tegning Omkringfyldning Tilfyldning Retablering Slutkontrol Foto taget af fliser før og efter Bemærkn. Genanvendt fliser Afslutning af sag Tegning Gravetilladelse Ledningsoplysninger indhentet Færdigmeldt arbejde Drift og vedligeholdelsesvejledning Faktura Dato: Ej udført Sendt Signatur: Jens Petersen BLANKET B2 AFVIGELSESRAPPORT/REKLAMATIONSRAPPORT Dato: TYPE NR. Reklamation Afvigelse Teknisk observation

13 Modtaget fra: Navn: Hans Knudsen Adresse: Vårvej Greve I forbindelse med: Udskiftning af tagnedløbsbrønd Beskrivelse: Ved udskiftningen viste det sig, at ledningen efter brønden var i meget dårlig stand, og det blev aftalt med kunden, at 4 m ledning blev lagt om i PVC. Navn: JP Dato: 23/ Korrigerende handling: Navn: Dato: Korrigerende handling gennemført: Navn: Dato: BLANKET B3 INTERN EFTERPRØVNING AF KVALITETSSTYRINGSSYSTEMETS EFTERLEVELSE Nr.: Dato: Udvalgte områder Noter OK Myndighedsregler, vejledning 2/ Prøve- og måleudstyr ¼-2001 Medarbejderkvalifikationer 4/ Underleverandørleverancer 1/ Arbejdets tilrettelæggelse 1/4-2001

14 Udfyldte blanketter 1/ Kontrol med arbejdets udførelse 1/ Behandling af reklamationer 1/ Kvalitetsdokumentation 1/ Bemærkninger affødt af vurderinger: Note 1 Note 2 Korrigerende handlinger Ovenstående interne efterprøvning har givet anledning til følgende korrigerende handlinger: Afvigelsesrapport nr. Navn: JP Dato: 1/ BLANKET B4 RAPPORT FOR EKSTERN EFTERPRØVNING AF KVALITETSSTYRINGSSYSTEMET Udarbejdes af kontrolinstansen

15