Intern auditrapport for DI-Teknik A/S

Transkript

1 Intern auditrapport for Auditor: Auditdato: Deltagere: Peter W. Steffensen, Ledende auditor, Lekon Johnny Andersen, auditor, Lekon 26. august 2010 Jan B. Petersen, SKS- og personaleansvarlig, DI-Teknik A/S Anders Kristensen, Delegeret og ABA-installatør, DI-Teknik A/S Auditformål/referencer: Kontrol af om kvalitetsstyringssystemet efterlever kravene i Bekendtgørelse nr af 13. december 2007 om autorisation og drift af elinstallatørvirksomhed (SKS) og Sikkerhedsstyrelsens retningslinjer for SKS version 2 DBI retningslinie 001, Automatiske brandsikringsanlæg, samt at systemet. Er implementeret i virksomheden. Indgår naturligt i virksomhedens hverdag Er effektivt i forhold til virksomhedens autorisationskrævende opgaver LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 1 af 5

2 1. Auditmetode Audit er gennemført på baggrund af stikprøver. Dette medfører at der kan være afvigelser der ikke er fremkommet. 2. Auditomfang Den interne audit dækker alle virksomhedens kerneprocesser fra ordremodtagelse til sagsarkivering, herunder relevante ledelses- og støtteprocesser, samt medarbejdere, der udfører autorisationskrævende arbejde. Afdeling/lokation Adresse Medarb.* Støberivej 14, 4600 Køge 92 * Antal medarbejdere omfattet af sks. Under audit er følgende systemdokumentation anvendt: Kvalitetshåndbog, version marts 2010 Elektronisk ordresystem Concorde C5 sammen med MS-officeprogrammer Hjemmeside 3. Konklusioner SKS håndboger er siden sidste audit blever udvidet til også at omhandle arbejder inden for ABA området. Referanceliste for henvisninger til ABA retningslinierne er indsat og krav til orientering af DBI er beskrevet. Intern audit omhandlende ABA er gennemført, med udgangspunkt i de anlæg virksomheden har etableret under anden virksomheds godkendelse. Anlæg er ikke inspiceret. Virksomheden har et SKS der virker og forholder sig løbende til de procedurer der er beskrevet i systemet. Styring af værktøj er ikke opdateret idet en udvikling mht. ledoc pågår. Værktøjslister er tilgængelige i regnearksform. Ved arbejder der omfatter Eftersyn og afprøvning før idriftsættelse er det den enkelte overmontør (delegeret) der er ansvarlig for opfølgning samt arkivering (elektronisk), hvilket ser ud til at virke efter hensigten. 4. Afvigelser, observationer og forbedringsforslag Under audit blev konstateret ingen afvigelser, 5 observationer og ingen forbedringsforslag, som er oprettet i denne rapports sidste sider. Afvigelser (A) skal korrigeres, og implementeres i virksomheden for at sikre systemets effektivitet og overensstemmelse med systemets referencer. Observationer (O) skal virksomheden forholde sig til og korrigere når det er relevant. Forbedringsforslag (F) kan virksomheden implementere når det skønnes at tilføre værdi. På følgende skema kan ses på hvilke områder afvigelser, observationer og forbedringsforslag er konstateret: LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 2 af 5

3 LN: Løbenummer, IR: Ikke relevant, OK: Tilfredsstillende A: Afvigelse, O: Observation, LN SKS Gennemførte auditaktiviteter i virksomheden IR ref. (SKS): Gennemføres der audit af kvalitetsstyringssystemet? Afholdes der ledelsens evaluering? Er virksomheden organisation opdateret i forhold til virkeligheden? Vurderes det at det beskrevne ansvar og beføjelser efterleves? 5 Gennemføres styring af arbejde, herunder valg, instruktion 3.8 og vurdering om behov for tilsyn af medarbejdere i henhold 3.10 til kompetencevurdering, bemyndigelse og delegering? 6 Anvendes/registreres fakta om: opgaven, det udførte arbejde, særlige forhold og anvendte materialer? Gennemføres og registreres eftersyn og afprøvning før idriftsætning? Registreres fejl, afvigelser og tekniske observationer? Følges der effektivt op på fejl, afvigelser og tekniske observationer? (korrigerende/forebyggende handlinger) Gennemføres der kontrol af registreringer? Følges der op på kontrol af registreringer? Gennemføres modtagekontrol af varer? Følges der op på afvigelser fremkommet ved modtagekontrol? Gennemføres vurdering af medarbejderkompetencer og uddannelsesbehov og fastholdes resultater, følges der op på kompetencevurdering? Efterleves krav om autoriserede vedligeholdelse af viden? (70 tim/5år) Fastholdes oplysninger om bemyndigelse og er medarbejdere informeret? Er der udarbejdet og underskrevet delegeringsaftaler? Gennemføres anskaffelse, styring og eftersyn af udstyr/værktøj effektivt? Gennemføres effektiv styring af leverandører? (materialer tjenesteydelser o.a.) er medarbejdere orienteret om hvor og hvad der må købes? Gennemføres effektiv dokumentstyring, er relevante dokumenter tilstede og opdaterede? Vedligeholdes/ajourføres kvalitetsstyringssystemet? Er systemet autoriseret til brug af den autoriserede og udviser virksomheden kendskab til kvalitetsstyringssystemet? Er aktioner fra tidligere auditrapporter og ledelsesevaluerin- Audit OK A O LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 3 af 5

4 ger gennemført og afsluttet? Vurderes det at virksomheden fortsat vil opbygge/opretholde kvalitetsstyringssystemets effektivitet? LN DBI Ref. IR Gennemførte auditaktiviteter i virksomheden (ABA): 25 2 Krav til materiel Anvendelse af gyldigt certificeret materiel Anvendelse af ikke certificeret materiel med dispensation Anvendelse af ikke certificeret materiel under reparation Forældet udgået materiel brugt når tidligere godkendt med resten af systemet Certificeret erstatningsmateriel anvendt under producents ansvar Adgang til reserve materiel 32 3 Krav til installationsfirmaet Installationsfirmaet har drift inden for EU Al kommunikation på dansk Kvalificeret personale er fastansat i virksomheden Kvalificeret personale har tilstrækkelig indflydelse Ændringer i organisationen der vedrører den kvalificerede person meldes til godkendende organ Årlig bekræftelse af organisations plan Installationsfirmaet skal have forsikring Kvalitetssystem Installationsfirmaet skal til stadighed havde et KS der er ISO 9001 eller SKS godkendt, Se appendiks A Idriftsættelse og udvidelser For godkendelse af anlæg henvises til retningslinier og kopi arkiveres i virksomheden Driftsjournal udleveret til driftsansvarlig person Skriftlig anlægsinstruks gennemgået og udleveret til driftsansvarlig person Anlægsinstruks indeholder alt nødvendig information for at undgå fejlalarmeringer af redningsberedskabet Retningslinjer for anlægs ejers driftsansvarlige person er udleveret til driftsansvarlig og gennemgået Reparation, service og vedligeholdelse Udførelse af service i overensstemmelse med DBI retningslinie Installationsfirmaet besidder alle nødvendige forudsætninger for at kunne udføre reparationer, service og vedligeholdelse samt levering af reservedele Reparation er påbegyndt inden for 24 timer Udført service fremgår af anlægs ejers driftsjournal Audit OK A O LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 4 af 5

5 Anlægs ejer er i besiddelse af opdateret anlægsinstruks og driftsjournal, samt retningslinjer for driftsansvarlig person Rapport afleveret efter udført service Stempel eller label anvendes som kvittering for udført service i driftsjournalen Udstyr Installationsfirmaet skal råde over det nødvendige udstyr til installation, reparation, service og vedligeholdelse Særlige betingelser Fravigelsesbetingelserne er overholdt for mindst en kvalificeret person eller erfarne montører Årlige audits afholdt hvis har været gældende Intern Audit Intern audit er tilrettelagt så kravene i retningslinjer er opfyldt Appendiks A Klagesager Kan ABA krav genfindes i SKS system SKS system indeholder fortegnelse over klagesager Klagersager er opbevaret i 2 år 5. Auditresultat Auditresultatet fastholdes i Ledoc og indgår på ledelsens evaluering. LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 5 af 5