Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser

Transkript

1 Miljøstyrelsens Rammeaftale på affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand Bilag 3a: Miniudbudsbetingelser Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser Side 1 af 7

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Miniudbuddets bestanddele Ordregiver Aflevering af tilbud Udformning af Leverandørens tilbud til konkret Projekt Alternative bud og forbehold Fortrolighed Skriftlige spørgsmål Tilbudsevaluering Evalueringen Evaluering af underkriteriet Kvalitet Evaluering af underkriteriet Pris Tildeling, underretning, stand still og indgåelse af Leveringsaftalen Behandling af tilbud Aflysning af Miniudbuddet... 7 Side 2 af 7

3 1. Indledning Nærværende Miniudbud gennemføres i henhold til Miljøstyrelsens Rammeaftale på affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand, Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser Miniudbuddets bestanddele Miniudbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Bilag: Indhold: Ansvar: Nærværende Miniudbudsbetingelser Færdiggøres af Miljøstyrelsen 3a 3 3b Leveringsaftale inkl. projektbeskrivelse for det konkrete Projekt Leverandørens tilbud til konkret Projekt (minus evt. følgebrev), indeholdende CV er for de(n) tilbudte konsulent(er), som tilbydes til løsning af det konkrete Projekt samt angivelse af timepriser og timeforbrug. Udfyldes af Miljøstyrelsen til gennemførelse af Miniudbud. Underskrives af Miljøstyrelsen og den vindende Leverandør efter afholdt Miniudbud og evt. afholdt frivillig stand still-periode Udfyldes af Leverandøren i forbindelse med afholdelse af Miniudbud Ordregiver Miniudbuddet gennemføres af: Miljøstyrelsen, Strandgade 29, 1401 København K, CVR-nr.: ( Ordregiver ) Kontaktperson i forbindelse med Miniudbuddet er: Navn: [ ] Titel: [ ] Telefon: [ ] [ ] Side 3 af 7

4 2. Aflevering af tilbud Leverandøren udarbejder tilbud, jf. pkt. 2.1 nedenfor, der samlet udgør Bilag 3b Leverandørens tilbud til konkret Projekt, og som fremsendes til Ordregiver elektronisk per . Indholdet af tilbuddet forbliver uåbnet og fortroligt indtil udløbet af den fastsatte frist. Tilbud modtaget senere end den af Ordregiver fastsatte tilbudsfrist er ikke konditionsmæssige. Leverandørens tilbud til konkret Projekt skal være indleveret senest den [ ], kl. [ ]. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt tages ikke i betragtning. Tilbuddet skal i emnefeltet på være angivet: Miniudbud [ ] MÅ IKKE ÅBNES Leverandøren er forpligtet af deres tilbud i 1 måned fra tilbudsfristens udløb Udformning af Leverandørens tilbud til konkret Projekt Leverandøren udarbejder sit tilbud til konkret Projekt ved at udfylde og fremsende: [Følgebrev] Udfyldt skema med angivelse af konsulent(er), samt timeforbrug og timepris per konsulent, jf. skabelon til Bilag 3b Leverandørens tilbud til konkret Projekt. CV for hver tilbudt konsulent til løsning af det konkrete Projekt. CV for hver tilbudt konsulent til løsning af det konkrete Projekt må maksimalt fylde [2] A-4 sider Alternative bud og forbehold Hver Leverandør er kun berettiget til at afgive ét tilbud. Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud. Leverandørerne kan ikke udforme deres tilbud, således at de i Bilag 3 samt nærværende Bilag 3a fastsatte vilkår for afgivelsen af tilbud fraviges. Leverandørerne kan i deres tilbud ikke tage forbehold over for Ordregivers opgavebeskrivelse eller tage forbehold over for Rammeaftalen, Delaftalen eller Leveringsaftalen og dertilhørende bilag Fortrolighed Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Leverandørens kendskab i forbindelse med gennemførelsen af nærværende Side 4 af 7

5 miniudbud. Miniudbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og Leverandøren er ikke berettiget til at anvende udbudsmateriale eller den viden, der opnås ved, i anden sammenhæng. Leverandørens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i Miniudbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Leverandøren derfor angive dette i et følgebrev til tilbuddet. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Skriftlige spørgsmål Kunden skal afklare hvor vidt Leverandørerne skal have mulighed for at få supplerende oplysninger i form af fremsendelse af skriftlige spørgsmål. I givet fald anvendes nedenstående tekst. Såfremt der ikke gives mulighed for at få supplerende oplysninger, slettes nedenstående tekst. Leverandøren har mulighed for at få supplerende oplysninger om Miniudbudsmaterialet og den udbudte konkrete Projekt ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk til kontaktpersonen anført i afsnit 1.2. Spørgsmål fremsendes pr. med angivelse af følgende: Miniudbud [ ], att. [kontaktperson], spørgsmål. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via . Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Spørgsmål, der modtages senest den [ ], vil under alle omstændigheder blive besvaret senest [ ] dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest [ ] dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der er modtaget senere end [ ] dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 3. Tilbudsevaluering Tildeling sker på grundlag af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier: Underkriterium: Vægtning: Kvalitet [60-80] % Pris [20-40] % Side 5 af 7

6 3.1. Evalueringen Evalueringen af underkriterierne Kvalitet og Pris er nærmere beskrevet neden for: Evaluering af underkriteriet Kvalitet Leverandøren skal tilbyde det antal konsulenter, som Leverandøren vurderer skal anvendes til løsningen af det konkrete Projekt, jf. Ordregivers Projektbeskrivelse i Bilag 3 Leveringsaftale. Leverandøren har selv valgfrihed til at vurdere, hvilken konsulentkategori og -sammensætning, der bedst kan løse det konkrete Projekt, under overholdelse af Ordregivers evt. minimumskrav til konsulentkategori. Leverandøren skal for hver tilbudt konsulent angive forventet timeforbrug, og må maksimalt byde ind med den timepris per konsulent, der er gældende for konsulentkategorien i henhold til Rammeaftalen. Ordregiver vurderer Kvalitet for hvert tilbud til løsning af det konkrete Projekt ved at foretage en samlet vurdering af de fremsendte motiverede CV er. Ved evaluering af underkriteriet Kvalitet vægter det positivt, at de(n) tilbudte konsulent(er) i relation til Ordregivers Projektbeskrivelse, jf. Bilag 3 Leveringsaftale, har relevant viden, kompetencer og erfaringer, som tilbydes inddraget og nyttiggjort i forhold til løsning af det konkrete Projekt. Ordregiver kan fastsætte begrænsninger for, hvor lang motiveringen må være, f.eks. ved fastsættelse af antallet af tegn inklusiv / eksklusiv mellemrum, eller antal fremsendte sider per CV Evaluering af underkriteriet Pris Leverandøren skal angive forventet timeforbrug samt timepris per tilbudt konsulent til gennemførelse af den af Ordregiver beskrevne Projektbeskrivelse, jf. Bilag 3 Leveringsaftale. Den tilbudte timepris per konsulent må ikke være højere end den maksimale timepris, som gælder for Leverandøren i henhold til Rammeaftalen for delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser, for den pågældende konsulentkategori. Ordregiver beregner efterfølgende en samlet pris til løsning af det konkrete Projekt. Leverandørens samlede pris er beregnet på baggrund af Leverandørens tilbudte konsulenter med angivne antal timer og angivne timepris per konsulent. Leverandørens samlede tilbud til det konkrete Projekt skal være indeholdt i den maksimale budgetramme, som er angivet af Ordregiver under Projektbeskrivelser i Bilag 3 Leveringsaftale. Side 6 af 7

7 3.2. Tildeling, underretning, stand still og indgåelse af Leveringsaftalen Når Ordregiver har truffet afgørelse om, hvem Leveringsaftalen skal indgås med, orienteres Leverandørerne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidigt til alle Leverandørerne ved . Hvis Ordregiver afholder frivillig stand still periode, skal følgende afsnit medtages. Såfremt der ikke afholdes stand still periode, fjernes følgende afsnit. [Ordregiver afholder en stand still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter meddelelsen til Leverandørerne.] Indgåelse af en Leveringsaftalen sker, når Ordregiver og den Leverandør, der tildeles opgaven, har underskrevet Leveringsaftalen (Bilag 3 - Leveringsaftale), således som udfyldt af Ordregiver henholdsvis den tildelte Leverandør i overensstemmelse med den ovenstående procedure. 4. Behandling af tilbud Leverandørerne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til Leverandørerne. Ordregiver anser ikke Miniudbuddet for afsluttet, før Leveringsaftalen er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse Miniudbuddet. Uanset om Leveringsaftalen tildeles andre Leverandører, er Leverandøren bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Leveringsaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 2 ovenfor. Leverandørernes omkostninger i forbindelse med Miniudbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse Miniudbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 5. Aflysning af Miniudbuddet Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse hele eller dele af Miniudbuddet, såfremt Ordregiver vurderer, at der foreligger en saglig grund til aflysning. Side 7 af 7