Specialefagskatalog. Administration

Transkript

1 Specialefagskatalog Administration

2 Specialet Administration Specialet Administration retter sig bredt mod virksomheders administrative og merkantile arbejdsområder, uanset om virksomheden er beskæftiget med produktion, service, handel eller andet. Målet for uddannelsen Den uddannede kan udføre arbejdsfunktioner indenfor formidling, service, sagsbehandling mv. og lære at vurdere informationer og instrukser og dermed udføre sine opgaver rationelt og effektivt. Den uddannede har lært at varetage sine opgaver ud fra en forståelse af og indsigt i tilrettelæggelse og gennemførelse af administrative og merkantile arbejdsopgaver og rutiner i virksomheden. Eleven lærer under uddannelsen at udføre arbejdet i overensstemmelse med virksomhedens servicekoncept, interne procedurer og kvalitetskrav. Virksomheden Under uddannelsen kan eleven beskæftige sig med arbejdsopgaver inden for områder som - Administrativ sagsbehandling - Kundekontakt - Projektarbejde - Reklame og markedsføring - Salg og indkøb - Kommunikations- og informationsopgaver - Økonomifunktioner I forbindelse med virksomhedens godkendelse som praktiksted kan der vælges mellem en række oplæringsområder, så oplæringen kan tilpasses den enkelte virksomhed og dernæst inden for de valgte funktioner tilrettelægges med forskellige uddannelsesforløb for hver enkelt elev. Skolen Undervisningen på skolen indeholder et 3 ugers obligatorisk specialefag i administrative arbejdsopgaver (Den administrative medarbejder). Derudover skal virksomhed og elev selv sammensætte 3 7 uger med fag fra dette katalog, der indeholder emner som kommunikation, arbejdstilrettelæggelse, sprog, regnskab og økonomi, IT-værktøjer og sagsbehandling. I alt er der 7 11 ugers skoleophold incl. den afsluttende fagprøve. Derudover kan der vælges op til 4 ugers påbygning. Uddannelsestiden Uddannelsestiden varer normalt 2 år afhængig af, hvilken baggrund eleven har. Uddannelsesaftalen varer: 2 år, når eleven har gennemført HG (med nedenstående adgangskrav), HHX eller en gymnasial uddannelse suppleret med et 12 ugers HG forløb. 4 år, hvis eleven starter i praktikvirksomheden, hvor den indledende skoledel samlet varer op til 50 uger. Adgangskrav Nedenstående krav gælder for elever der er påbegyndt deres HG den 15. juli 2004 eller senere, hvor 7 grundfag skal bestås på de nævnte niveauer. Fag Dansk Erhvervsøkonomi Engelsk 2. fremmedsprog IT Salg & service Samfundsfag Niveau C E Mindst 1 fag på niveau D og det andet på mindst niveau E C D D Det vil i øvrigt også fremgå af elevens grundforløbsbevis (HG), om kravene er opfyldt og om grundforløbet dermed giver adgang til uddannelsen, som er Kontoruddannelse med specialer. (Er HG påbegyndt tidligere kontakt Uddannelsescenter Holstebro for nærmere information om adgangskrav). Yderligere information Har I spørgsmål vedr. specialefag eller ansættelse af elever er I altid velkomne til at kontakte praktikpladskontoret for de merkantile uddannelser på UddannelsesCenter Holstebro. Specialefag: Uddannelsessekretær Lone Pedersen Tlf. direkte: Mail: lp@ucholstebro.dk Ansættelse af elever: Praktikpladskonsulent Jette Stefansen Tlf. direkte: Mail: js@ucholstebro.dk

3 Specialefag på administration Obligatoriske specialefag: 3 uger Den administrative medarbejder (gennemføres på ) Valgfrie specialefag: 3-7 uger Nedenstående valgfrie specialefag er de mest anvendte: Kvalitet og service (1 uge) * Salg og markedsføring (1 uge) * International handel (import og eksport) (1 uge) * Præsentationsteknik og personlig fremtræden (1 uge) * Udarbejdelse af projektrapporter * (2 dage) Logistik (1 uge) Grafisk præsentation (1 uge) Skriftlig kommunikation (1 uge) * gennemføres på Kontakt for oplysning om, hvor de øvrige fag kan gennemføres Endvidere kan der vælges blandt de valgfrie specialefag som er nævnt sidst i denne folder. Dog således at det holdes inden for de 7 ugers valgfag + evt. påbygning (op til 4 uger).

4 Obligatoriske specialefag Den administrative medarbejder Niveau: ekspert Varighed: 3 uger Med udgangspunkt i virksomhedens mål og strategier kan eleven tage ansvar for egen rolle i virksomheden og kan evaluere og vurdere egen indsats med særlig henblik på kommunikation, kvalitetssikring og tilrettelæggelse af arbejdsprocesser. Eleven forholder sig kritisk analyserende til den administrative funktion i forhold til virksomheders forskellige funktioner, som f.eks. salg, indkøb, HR mv. Eleven har kendskab til virksomheders struktur og opbygning, herunder f.eks. vision og mission, mål, strategi, ide og organisationsteori, og eleven kan vurdere og begrunde, hvordan en administrativ arbejdsopgave skal tilrettelægges på baggrund af en given vision, strategi, arbejdsmarkedsmæssige vilkår mv. Eleven har kendskab til forretningsgange i virksomheder og kan bidrage til, hvordan man kan optimere virksomheders forretningsgange, herunder f.eks. ved kendskab til værdikæder og anvendelse af fx lean, og eleven kan med udgangspunkt i værktøjer og metoder vurdere og begrunde, hvordan egne arbejdsopgaver og -processer kan optimeres inden for forskellige administrative funktionsområder, herunder f.eks. salg, indkøb, HR. Eleven behersker væsentlige økonomiske begreber i forhold til administrative funktioner, og eleven kan selvstændigt beregne, hvilke ressourcer der indgår i udførelsen af en administrativ arbejdsopgave, herunder ved anvendelse af f.eks. cost benefit og balanced scorekort. Eleven har forståelse af egen rolle som en intern servicefunktion, og eleven kan vurdere og evaluere egen adfærd i forhold til virksomhedens kultur, lederstil, menneskesyn, medarbejdermatch, netværksdannelse mv. Eleven kan komme med forslag til, hvordan egne arbejdsprocesser tilrettes i forhold til en given virksomhedskultur, en given samarbejdsrelation eller lignende. Eleven har kendskab til medarbejdermotivation, herunder f.eks. medarbejderudvikling og medarbejder trivsel. Eleven forstår betydningen af egen skriftlig og mundtlig kommunikation i forhold til virksomhedens sprogbrug og evt. sprogpolitik, og eleven behersker et sprog, der er nuanceret i forhold til modtager og situation og kan vurdere og evaluere, hvordan eget sprog skal tilpasses en given administrativ funktion. Eleven forstår betydningen af konflikthåndtering både intern og ekstern, og eleven behersker grundprincipper for konflikthåndtering, herunder f.eks. assertion, i forhold til kunder og kolleger. Eleven har med udgangspunkt i egne arbejdsopgaver forståelse af kvalitet i virksomheden, og eleven kan vurdere og evaluere kvaliteten af egne arbejdsprocesser og komme med forslag til forbedring af kvalitet og resultat med udgangspunkt i metoder og værktøjer til kvalitetssikring og styring. Eleven behersker prioritering af egne arbejdsopgaver og koordinering af arbejdsopgaver i forhold til virksomhedens øvrige funktioner, herunder f.eks. i forbindelse med projektarbejde og mødeplanlægning. Eleven kan anvende kritisk informationsindsamling og -behandling, og eleven kan indsamle data og behandle dem kritisk i forhold til f.eks. spørgeskema og Interview.

5 Valgfrie specialefag Der vælges 3 7 uger blandt følgende fag, som er udviklet særligt til administration. Disse valgfag er garanteret gennemførelse i regionen. Endvidere kan der vælges blandt de øvrige valgfrie specialefag, som er nævnt sidst i denne folder. Hvis der ønskes beskrivelse af flere valgfrie specialefag end de herunder beskrevne, kontakt Uddannelsescenter Holstebro. Kvalitet og service Eleven skal kende servicefunktionernes sammenhæng med og indplacering i virksomhedens organisation. Eleven skal kende betydningen af kvalitet og service for kunders og samarbejdsparters syn på virksomheden. Eleven skal kende nødvendigheden af en velfungerende kommunikation for at opnå et effektivt samarbejde mellem virksomhedens enheder. Eleven skal kende begreberne ekstern og intern kvalitet. Eleven skal kunne yde en god service i udførelsen af de administrative funktioner. Eleven skal kunne anvende begreberne kvalitet og service i udførelsen af konkrete arbejdsfunktioner, f.eks. telefonbetjening og receptionsfunktioner. Eleven skal beherske at formulere sig præcist og nuanceret i forhold til omverdenen i forbindelse med bl.a. telefonbetjening, korrespondance og anden ekstern kommunikation. Skive Handelsskole Mercantec Salg og markedsføring Eleven skal kende til behandling af fejlleverancer. Eleven skal kende markedsføringsloven. Eleven skal kunne medvirke i planlægningen af det administrative arbejde i en salgsfunktion. Eleven skal kunne forberede og deltage i telemarketing. Eleven skal kunne medvirke ved udarbejdelse af tilbud på grundlag af en forespørgsel med angivelse af relevante oplysninger om kvalitet, mængde, service, seneste leveringstidspunkt og betalingsbetingelser. Eleven skal kunne medvirke ved en vurdering af en fejlleverances betydning. Eleven skal kunne medvirke ved behandlingen og gennemførelsen af ukomplicerede reklamationssager. Eleven skal kunne medvirke ved vurderingen af afsætningsmuligheder på grundlag af kundegrupper og konkurrenceforhold. Eleven skal kunne søge markedsoplysninger om efterspørgsel og konkurrence. Eleven skal beherske enkle administrative rutiner, herunder modtagelse af ordrer, udarbejdelse af ordrebekræftelse samt registrering af solgte varer i kartotek/database. Eleven skal beherske beregning af salgspriser under givne forudsætninger, herunder rabatter og almindeligt forekommende leverings- og betalingsbetingelser. Skive Handelsskole International handel (import og eksport) Eleven skal kende de gængse forhold i forbindelse med handelspolitik, herunder frihandel og told- og samhandelsunioner samt handelsrestriktioner. Eleven skal kende de almindelige former for told- og afgifter Eleven skal kende Danmarks største samhandelspartnere. Eleven skal kende de forskellige forhold i en eksporteller importaftale, og disses konsekvenser for pris, levering, ansvar, forsikring og sikkerhed (eksportkreditter). Eleven skal kende forholdene omkring remburs, Eleven skal kunne udfylde og kontrollere de forskellige typer af transport- og tolddokumenter. Eleven skal kunne skelne mellem»letter of intent«og ordre. Eleven skal beherske de almindeligst forekommende administrative opgaver i forbindelse med international handel. Præsentationsteknik og personlig fremtræden Eleven skal kunne præsentere og instruere på baggrund af et selvvalgt emne. Eleven skal kunne vurdere egne præstationer og eventuelt forbedre disse for at kunne gennemføre præsentation og instruktion. Eleven skal kunne vurdere og vælge den form der passer til målgruppen i en given situation. Eleven skal beherske forskellige former for værktøj til brug for udarbejdelse af oplæg til præsentation og instruktion fx mind map systemet, lektionsplan, manual osv. Eleven skal beherske forskellige gennemførelsesteknikker og visualiseringsværktøjer, fx overhead, tavle, flip-over og skriftlige oplæg. Skive Handelsskole

6 Udarbejdelse af projektrapporter Varighed: Deltageren kan udarbejde en problemformulering, der er styrende for projektarbejde og rapportskrivning samt afgrænse et problemområde således at der er foretaget bevidst til- og fravalg. Deltageren kan konkludere på en analyse og opbygge en projektrapport således at der er sammenhæng imellem problemformulering, analyse og konklusion. Deltageren kan præsentere resultatet af projektet i rapportform, anvende retningslinier for god rapportskrivning og omsætte projektets hovedkonklusioner i kort form, eksempelvis som nyhed på nettet, intern nyhedsformidling mv. Skriftlig kommunikation Eleven skal kende en kommunikationsmodel omhandlende, hvem der kommunikerer (afsender), hvad der kommunikeres (budskab), og hvem der kommunikeres til (modtager). Eleven skal kende det vigtige i en præcis og forståelig skriftlig fremstilling og afsenderens ansvar for dette. Eleven skal kunne vurdere hvilke former for skriftsprog, der hæmmer eller fremmer en kommunikation. Eleven skal beherske forskellige dispositionsprincipper og selvstændigt kunne udarbejde en grafisk opstilling af breve, blanketter, rapporter og anden korrespondance. Grafisk præsentation Eleven skal kende de opstillingsmæssige tommelfingerregler. Eleven skal kende det gyldne snit. Eleven skal kunne disponere informationsmængden i forhold til den til rådighed værende plads og den signalværdi og det budskab, der ønskes udtrykt. Eleven skal kunne fremstille salgsbreve, OHplancher, visitkort, brevpapir og andet, hvor den grafiske præsentationsværdi er af væsentlig betydning for fremstillingen. Eleven skal beherske opstilling af diagrammer (søjle, lagkage etc.), der på klar og forståelig måde præsenterer et ellers kompliceret statistik- eller talmateriale. Eleven skal beherske anvendelsen af grafik i forbindelse med løsning af administrative informationsopgaver. Mercantec, Viborg Anvendelse af regneark til talbehandling Deltageren kan til varetagelse af sin jobfunktion oprette et regneark og redigere i et eksisterende regneark og vurdere konsekvenserne af dette. Deltageren kan formatere et regneark, så det er præsentabelt og overskueligt, og udforme diagrammer samt anvende enkle formler. Deltageren har viden om regnearkets anvendelsesmuligheder til at understøtte det daglige arbejde med eksempelvis kundelister, lageroptegnelser, prislister eller varefortegnelser Anvendelse af store datamængder i regneark Varighed: Deltageren kan håndtere store datamængder fx ved hjælp af opslag, databasefunktioner og makroer. Deltageren kan foretage en hensigtsmæssig tilretning af regnearkets brugerflade således, at regnearket kan anvendes effektivt af andre fx anvendelse af låste celler, makroer og modeller. Deltageren kan på baggrund af store regneark udtrække oplysninger til viderebetjening, fx takstberegning, salgsoversigter, lagerstatistikker. Design og automatisering af regneark Varighed: Deltageren kan arbejde med flere ark i samme projektmappe, herunder oprette formler på tværs af flere regneark således at eksempelvis kundelister og lageroptegnelser kan køres sammen. Deltageren kan automatisere regnearket ved hjælp af de indbyggede funktioner og faciliteter. Effektiv anvendelse af og kalendersystem Varighed: Deltageren kan effektivt og hensigtsmæssigt håndtere daglige kommunikationsrutiner gennem anvendelse af s fx automatiseringer ved afsendelse og modtagelse af s. Deltageren kan sikre møde- og aftaleaktiviteter gennem anvendelse af kalendersystemet fx håndtering af flere kalendere, udgivelse af kalendere og mødeplanlægning. Deltageren kan følge egne og andres arbejdsopgavers gennemførelse ved hjælp af opgavestyring fx påmindelse, organisering og deling.

7 Integration af administrationssystemer Varighed: Deltageren kan anvende administrative programpakker og andre programtyper som kan integreres med disse samt udvælge de bedst egnede programmer og integrationsmuligheder i forhold til specifikke opgavetyper. Udarbejdelse og bearbejdning af store tekster Varighed: Deltageren kan oprette og skabe overblik over store dokumenter som f.eks. rapporter og brugervejledninger. Deltageren kan oprette f.eks. indholdsfortegnelse, stikordsregister, krydshenvisninger, figurlister, bogmærker, hyperlinks, billedfortegnelser og noteapparat. Samarbejde om dokumenter Varighed: Deltageren kan samarbejde elektronisk om skrivning af dokumenter Deltageren kan arbejde med korrektur- og versionsstyring af dokumenter, fx ved referater, håndbøger, beskrivelser samt andre dokumenter, hvor der samarbejdes om færdiggørelsen. Oprette brugerflader og udskrifter i databaser Varighed: Deltageren kan udforme brugervenlige skærmbilleder og hensigtsmæssige udskrifter. Deltageren kan integrere data fra databasen med andre programmer, f.eks. andre datakilder, regneark og tekstbehandling. Deltageren kan udforme brugerfladen så fejlindtastninger minimeres og brugeren af databasen får en optimal arbejdssituation. Praktisk web-opbygning og vedligeholdelse af virksomhedens websider Varighed: Deltageren kan vha. en web-editor designe, fremstille og vedligeholde virksomhedens websider. Deltageren kan vurdere de organisatoriske aspekter ved valg af elektronisk markedsføring, herunder økonomiske, tidsmæssige og juridiske aspekter. Deltageren har viden om forskellige virkemidler og effekten af disse i forbindelse med sites målretning mod bestemte målgrupper. Logistik Eleven skal kende til den økonomiske sammenhæng mellem indkøb, råvarelager, produktion, færdigvarelager og salgsfunktionen i virksomheden. Eleven skal kende materiale- og informationsstrømme fra råvareproducent til slutbruger, Eleven skal kende materialestrømmenes samfundsmæssige betydning set ud fra hensynet til både miljøet og virksomhedernes økonomiske interesse. Eleven skal kunne foretage logistisk planlægning. Eleven skal kunne anvende grundlæggende logistiske metoder og værktøjer i forbindelse med beskrivelse af en konkret virksomhed. Eleven skal kunne anvende de almindeligst forekommende lagerstyringsprincipper, som f.eks. Just In Time (JIT), Først Ind Først Ud (FIFU) og Sidst Ind Først Ud (SIFU) samt rullende lager og fjernlager. Mercantec, Viborg Jobrelateret fremmedsprog basalt ordforråd Deltageren kan, i jobfunktioner hvortil der kan udvikles arbejdsmarkedsuddannelser, anvende det givne fremmedsprog i typiske og basale kommunikative situationer, hvilket sætter deltageren i stand til at udføre sine daglige arbejdsfunktioner med anvendelse af fremmedsproget. Deltageren kan på dette niveau bruge fremmedsproget situationsbestemt i forhold til målgruppe, sted og medie.

8 Notat og referatteknik Varighed: Deltageren kan varetage rollen som referent og udføre mindre sagsbehandling i forbindelse med udførelse af administrative funktioner. Deltageren kan anvende forskellige notatteknikker, uddrage det væsentligste fra møder og samtaler i forhold til opgaven og målgruppen, opstille og udarbejde notater og referater, planlægge referattagning i forhold til mødetyper samt arbejde med referentens aktive rolle. Deltageren er i stand til at vurdere og anvende forskellige referattyper. Debitor-, kreditor- og lagerstyring Varighed: 1,2 uge Deltageren kan selvstændigt varetage virksomhedens debitor-, kreditor- og lagerstyring ved hjælp af et økonomistyringsprogram

9 Øvrige valgfrie specialefag Fælles valgfrie specialefag Administration af varemodtagelse og reklamationer Administration i indkøb Administrationens rolle i salg, indkøb og lager Anvendelse af regneark til statistik Anvendelse af regneark til talbehandling Anvendelse af store datamængder i regneark Applikationsudvikling i databaseprogram Arbejdsløshedsforsikring Arbejdsmarkedets opbygning Arbejdsmarkedsmedarbejderen som vejleder Arbejdsret Boligfinansiering Brancherettet telekommunikation Butiksopbygning Byggelovgivning og bygningsteknologi Debitor-, kreditor- og lagerstyring Design og automatisering af regneark Det administrative arbejde ved planlægning og redigering af hjemmesider Det sociale sikkerhedsnet og samspil mellem sociale ydelser EDI ved disponering og varebestilling Effektiv anvendelse af og kalendersystem Effektiv anvendelse af tekstbehandling E-handel Ejendom, niveau 1 Bolig og ejendom I Ejendom, niveau 2 Bolig og ejendom II Ejendom, niveau 3 Bolig og ejendom III Ekspedition af dødsboskifte Elektronisk journalisering Fakturahåndtering i et ERP system Finansiering Forretningsengelsk Forretningstysk Grafisk præsentation Grundlæggende regelforståelse Indkomstopgørelse og skatteberegning for erhvervsdrivende personer Installation og konfiguration af IT-software til administrative funktioner Integration af administrationssystemer Intern support og udd. behovsdækning for it-medarbejder International handel International handel II (Ekspert niveau) Jobrelateret fremmedsprog medbasalt ordforråd Jobrelateret fremmedsprog med nuanceret ordforråd Kommunikation og konflikthåndtering - service 0,5 uge 2,0 uge 0,8 uge 1,2 uge 0,8 uge

10 Kvalitet og service Køberrådgivning Lean-kortlægning af værdistrøm i administration Logistik Løn og lovgivning Medarbejderen som deltager i forandringsprocesser Moms og afgifter Mæglerfaglig introduktion Møde- og konferencetilrettelæggelse Notat og referatteknik Oprette brugerflader og udskrifter i databaser Optimering ved 5S af den administrative funktion Personlig kommunikation og service Praktisk webopbygning og vedligeholdelse af virksomhedens websider Projektorienteret arbejde Præsentationsteknik og personlig fremtræden Salg og markedsføring Samarbejde i grupper i virksomheden Samarbejde om dokumenter Skattemæssig beh. af kapitalgevinster og -tab Skriftlig kommunikation Skriftlig kommunikation virksomhedens image Teambuilding for selvstyrende grupper Teamwork og arbejdsplanlægning Tvangsauktion Udarbejdelse af projektrapport Udarbejdelse og bearbejdning af store tekster Udvidet skriftlig kommunikation (ekspert niveau) Varetagelse af adm. opgaver i personalesager Webdesign og kommunikation Økonomistyring i den offentlige sektor 0,8 uge Advokatsekretær fag (kan også benyttes af administrations elever) Behandling af rekonstruktion og konkurs Rådgivning og adm. ved overdragelse af fast ejendom Rejselivs fag (kan også benyttes af administrations elever) Branchejura indenfor rejseliv Markedsføring af serviceydelser Service og international kulturforståelse Turistinformationsservice Udvikling og markedsføring af familie events Værdibaseret turisme

11 Revisionsfag (kan også benyttes af økonomi- og administrations elever) Bogføring i praksis Eksternt regnskab II Eksternt regnskab III Selskabsbeskatning Skat, moms og afgifter, II Skattemæssige afskrivninger Skattemæssig behandling af værdipapirer Udvidet regnskab for revisionselever Udvidet skat for revisionselever Virksomhedsbeskatning Økonomistyring I Spedition og shipping fag (kan også benyttes af administrations elever) Farligt gods og miljø Flyspeditør Lager- og terminalbehandling Logistik I inden for spedition Logistik II inden for spedition Multi-modale transporter Skibsmægler Sø transport/linie Søret 1 Told Transportret Vejspeditør Økonomifag (kan også benyttes af revisions, speditions og shipping- samt administrations elever) Ekstern vurdering Erhvervsbeskatning Likviditetsstyring Produktionsstyring og økonomi Projektstyring og økonomi Økonomistyring II