Specialefag til hovedforløbet Kontorservice

Transkript

1 Specialefag til hovedforløbet Kontorservice

2 Indhold Fag: Kommunikation og service... 3 Fag: Planlægning og service... 4 Fag: Informationshåndtering... 5 Udvidet Skriftlig Kommunikation... 6 Grafisk Præsentation... 8 Kvalitet og Service Præsentationsteknik og Personlig Fremtræden Anvendelse af Regneark til Talbehandling Design og Automatisering af Regneark Effektiv Anvendelse af og Kalendersystem

3 Fag: Kommunikation og service Niveau: Rutineret Varighed: 0,6 uger Fagkategori: Område-/specialefag Bundet/Valgfri: Bundet Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er): 7-trinsskala, Standpunktskarakter. 7-trinsskala, Delkarakter 1. Eleven kan varetage kommunikation ud fra forståelse af virksomhedens servicekoncept, herunder modtagelse og videregivelse af telefonbeskeder samt generel telefonbetjening. 2. Eleven kender kommunikationens betydning for ekstern og intern kvalitet og service. 3. Eleven kan varetage sine opgaver ud fra en forståelse af kulturelle forskelle, herunder påklædning og sprog. 4. Eleven kender vigtigheden af korrekt modtagelse af virksomhedens kunder/gæster, velkomst og udlevering/modtagelse af materialer. 5. Eleverne kender og har forståelse for regler vedr. diskretion og tavshedspligt. 6. Eleven kan udarbejde følgebreve, udfylde standardskrivelser og lignende. 3

4 Fag: Planlægning og service Niveau: Rutineret Varighed: 0,4 uger Fagkategori: Område-/specialefag Bundet/Valgfri: Bundet Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er): 7-trinsskala, Standpunktskarakter. 7-trinsskala, Delkarakter 1. Eleven kender sammenhængen mellem god personlig planlægning og et højt serviceniveau i forhold til kolleger og kunder og kan prioritere mellem forskellige opgaver og opgavetyper. 2. Eleven kender grundlæggende begreber om personlighedsdannelse og egen kompetenceudvikling. 3. Eleven kender til betjening af kopieringsmaskine og fax samt daglig service og vedligeholdelse heraf. 4. Eleven kender de grundlæggende principper for journalisering og arkivering samt kassation, herunder makulering. 5. Eleven kan planlægge og forberede mødeafvikling og foretage opdækning og afrydning af mødelokaler under god hygiejnisk standard. 6. Eleven kan klargøre og betjene almindeligt forekommende AV udstyr. 7. Eleven kender til udarbejdelse af tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura. 4

5 Fag: Informationshåndtering Niveau: Rutineret Varighed: 0,4 uger Fagkategori: Område-/specialefag Bundet/Valgfri: Bundet Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er): 7-trinsskala, Standpunktskarakter. 7-trinsskala, Delkarakter. 1. Eleven kender til informationssøgning ved brug af offentlige tjenester på Internettet. 2. Eleven kender til generelle mailsystemer, herunder modtagelse, udskrivning og videreforsendelse. 3. Eleven kan vedligeholde simple databaser med adresser, time/sagsregistrering, fravær eller lign. 4. Eleven kender generelle systemer til virksomheders kalenderstyring mv. herunder via Internettet. 5

6 Udvidet Skriftlig Kommunikation Ekspert 1 uges varighed Formål Formålet med kurset er at give eleverne en situationsbestemt og struktureret tilgang til løsning af kommunikative opgaver i virksomheden, således at eleven selvstændigt kan arbejde med skriftlige opgaver. Mål Efter kurset skal eleven: med udgangspunkt i interessentmodel og udvidet kommunikationsmodel, kunne vurdere hensigtsmæssigheden af en given kommunikation kende til udvidede kommunikationsmodeller og kan forholde dem til en virksomheds behov for at kommunikere såvel i forhold til omverdenen som internt beherske korrekt brug af forskellige former for skriftsprog, der fremmer kommunikation kunne vurdere og justere egne tekster i forhold til givne sprogpolitikker og kan udarbejde sprogpolitikker på baggrund af en given virksomhed kunne formulere sig med udgangspunkt i anvendelse af et bestemt medie og til en defineret målgruppe og kan vurdere og justere egne tekster i forhold til dem Indhold interessentmodellen og den udvidede kommunikationsmodel samt deres betydning for tilrettelæggelse af kommunikation principper for tekstproduktion sprogbrugsanalyse (herunder erhvervsmodellen) erhvervskorrespondance sprognormer og grammatik Rammer Undervisningen gennemføres som en kombination af indlæg, diskussioner og praktiske øvelser. Evaluering Ugen vil blive afsluttet med dels en evaluering af forløbet og dels en test af ca. 1½ times varighed. Testen vil sammen med arbejdet i løbet af ugen blive brugt til karaktergivningen. 6

7 Fag: 6436 Udvidet skriftlig kommunikation Niveau: Ekspert Varighed: 1,0 uger Fagkategori: Område-/specialefag Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, 7-trinsskala, Standpunktskarakter. -, 7-trinsskala, Delkarakter. 1. Eleven kender til udvidede kommunikationsmodeller og kan forholde dem til en virksomheds behov for at kommunikere såvel i forhold til omverdnen som internt 2. Eleven behersker korrekt brug af forskellige former for skriftsprog, der fremmer kommunikation 3. Eleven kan vurdere og justere egne tekster i forhold til givne sprogpolitikker og kan udarbejde sprogpolitikker på baggrund af en given virksomhed 4. Eleven kan formulere sig med hensyn til medie og målgruppe og kan vurdere og justere egne tekster 7

8 Grafisk Præsentation Avanceret 1 uges varighed Formål Formålet med kurset er at give eleven den fundamentale viden om grafisk design og kommunikation. Eleven vil efter kurset have kendskab til at udarbejde forskellige grafiske opgaver i et moderne DtPprogram. Eleven får indsigt i og forståelse for designprocesserne og de mange led, som et budskab skal igennem, før det bliver til grafisk præsentation. Mål 1. Eleven skal kende de opstillingsmæssige tommelfingerregler 2. Eleven skal kende det gyldne snit 3. Eleven skal kunne disponere informationsmængden i forhold til den til rådighed værende plads og den signalværdi samt det budskab der ønskes udtrykt 4. Eleven skal kunne fremstille salgsbreve, OH-plancher, visitkort, brevpapir og andet, hvor den grafiske præsentationsværdi er af væsentlig betydning for fremstillingen 5. Eleven skal beherske opstilling af diagrammer (søjle, lagkage etc.), der på klar og forståelig måde præsenterer et ellers kompliceret statistik- eller talmateriale 6. Eleven skal beherske anvendelsen af grafik i forbindelse med løsning af administrative informationsopgaver Indhold Typografi og typografiske virkemidler: de grundlæggende typografiske begreber, at benytte almindeligt anvendte skrifttyper som redskab til fremstilling af læsevenligt informationsmateriale. Samt at bruge skrifttyper som grafisk virkemiddel. Samspil mellem grafik og tekst: vi arbejder med at kombinere af tekst, typografi, grafik og billedmateriale til en letforståelig og sammenhængende visuel helhed. Herunder det gyldne snit og de fire designparametre: form, typografi, illustrationer og farver. Fremstilling af salgsbreve, brochurer, annoncer, visitkort, brevpapir og andet, hvor den grafiske præsentationsværdi er af væsentlig betydning for fremstillingen Vi arbejder fra idé til virkelighed. Og med design og layout, Grundregler om farve og symmetri, Visuelle effekter og papir- og skærmformater. 8

9 Rammer Undervisningen gennemføres som en kombination af indlæg, diskussioner og praktiske øvelser. Evaluering Ugen vil blive afsluttet med dels en evaluering af forløbet og dels en test af ca. 1½ times varighed. Testen vil sammen med arbejdet i løbet af ugen blive brugt til karaktergivningen. 9

10 Fag: Grafisk præsentation Niveau: Avanceret Varighed: 1,0 uger Fagkategori: Område-/specialefag Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, 7-trinsskala, Standpunktskarakter. -, 7-trinsskala, Delkarakter. 1. Eleven skal kende de opstillingsmæssige tommelfingerregler. 2. Eleven skal kende det gyldne snit. 3. Eleven skal kunne disponere informationsmængden i forhold til den til rådgihed værende plads og den signalværdi og det budskab der ønskes udtrykt. 4. Eleven skal kunne fremstille salgsbreve, OH-plancher, visitkort, brevpapir og andet, hvor den grafiske præsentationsværdi er af væsentlig betydning for fremstillingen. 5. Eleven skal beherske opstilling af diagrammer (søjle, lagkage etc.), der på klar og forståelig måde præsenterer et ellers kompliceret statistik- eller talmateriale. 6. Eleven skal beherske anvendelsen af grafik i forbindelse med løsning af administrative informationsopgaver. 10

11 Kvalitet og Service Avanceret 1 uges varighed Formål Formålet er at give eleven forståelse for begreberne kvalitet og service samt at få kendskab til redskaber og metoder til kvalitetsudvikling. Mål Efter kurset kan eleven: Identificere betydningen af god service både internt i virksomheden og eksternt overfor samarbejdspartnere Arbejde med at påvirke servicen på alle niveauer i forhold til virksomhedens mål og strategier Forstå balancen mellem forventninger til service og oplevelsen af service Vurdere hvad der er kvalitet og hvilken betydning kvaliteten har Bruge værktøjer til kvalitetsudvikling Indhold Servicekvalitetens afgørende betydning Arbejdsmetoder og adfærd i forbindelse med service Forventningsafstemning af service Økonomiske overvejelser i forbindelse med at hæve serviceparameteren Personlig kvalitet udtrykt som det nuværende præstationsniveau og det ideale præstationsniveau - PI Tilpasning af kommunikationen i forhold til kunders forventninger til service og til kunders forskellige kulturbaggrunde Metoder til kvalitetsforbedringer i relation til både eksterne brugere og til det interne samarbejde Kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling. F.eks. TQM Total Quality Management, ISO certificering og kvalitetshåndbog Rammer Undervisningen gennemføres som en kombination af indlæg, diskussioner og praktiske øvelser. Øvelserne vil både være gruppearbejde og selvstændige opgaver. Evaluering Afsluttes med en skriftlig evaluering. 11

12 Fag: Kvalitet og service Niveau: Avanceret Fagkategori: Område-/specialefag Varighed: 1,0 uger Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, 7-trinsskala, Standpunktskarakter. -, 7-trinsskala, Delkarakter. 1. Eleven skal kende servicefunktionernes sammenhæng med og indplacering i virksomhedens organisation. 2. Eleven skal kende betydningen af kvalitet og service for kunders og samarbejdsparters syn på virksomheden. 3. Eleven skal kende nødvendigheden af en velfungerende kommunikation for at opnå et effektivt samarbejde mellem virksomhedens enheder. 4. Eleven kende begreberne ekstern og intern kvalitet. 5. Eleven skal kunne yde en god service i udførelsen af de administrative funktioner. 6. Eleven skal kunne anvende begreberne kvalitet og service i udførelsen af konkrete arbejdsfunktioner, f.eks. telefonbetjening og receptionsfunktioner. 7. Eleven skal beherske at formulere sig præcist og nuanceret i forhold til omverdenen i forbindelse med bl.a. telefonbetjening, korrespondance og anden ekstern kommunikation. 12

13 Præsentationsteknik og Personlig Fremtræden Avanceret 1 uges varighed Formål Formålet med kurset er at give eleven personlige og praktiske værktøjer til at performe professionelt samt planlægge og vælge præsentationsform og strategi til fremtidige møder, præsentationer, fremlæggelser eller bare få givet sin holdning til kende i større eller mindre forsamlinger. Mål Efter kurset kan eleven Performe med ro i maven Professionelt planlægge og gennemføre en præsentation, et møde eller lignende Vælge og bruge det korrekte visualiseringsværktøj Evaluere og forbedre egen indsats Indhold Faget deles op i 3 hovedoverskrifter: 1. Indhold og planlægning af præsentationsmaterialet, herunder mål med præsentationen og målgruppen, præsentationsform samt valg af visualiseringsværktøj. 2. Eleven som hovedperson, troen på sig selv samt de mentale værktøjer 3. Evaluering af præsentationen, mødet etc., feed-back og spørgsmål fra forsamlingen Under pkt. 1 vil eleven få indblik i vigtigheden af at planlægge og strukturere præsentationen samt at vægte highlights. Eleven skal præcisere målet med præsentationen, mødet etc., denne indsigt er vigtig for at sikre slutresultatet, så eleven undgår løse ender og misforståelser. Hvordan sikrer eleven sig, at budskabet er interessant og forståeligt? Eleven skal tilegne sig viden om hvem målgruppen og anledningen er, da der kan være stor forskel på præsentationsformen afhængig af målgruppe og anledning. Introduktion til forskellige visualiseringsværktøjer. Under pkt. 2 går vi tæt på eleven som professionel performer, mange mennesker har det svært med at være på og vi arbejder bl.a. med; hvad der skal til for at eleven føler sig tryg, den mentale tilstand før og under præsentationen, face your fear mv. Vi slutter af med; Bliv den bedste udgave af dig selv! Under personlig fremtræden arbejder vi naturligvis også med sprogbrug og ordvalg, gode og knap så gode vaner når eleven er på, påklædning mv. Under pkt. 3 vil eleven lære at evaluere og forbedre egen indsats, evaluere kvaliteten og resultatet af mødet eller præsentationen, tackle feed-back, spørgsmål mv. fra forsamlingen. Kurset er for alle som har brug for at sige noget i forsamlinger, planlægge eller bare deltage i møder, præsentere et forslag, et nyt produkt eller præsentere fagprøven. Kurset er yderst relevant for både dem så synes det er okay at være på, men mangler input og sparring omkring indhold og struktur, men især vigtigt for dem, som har det svært ved at være på. 13

14 Rammer Undervisningen gennemføres som en kombination af indlæg, diskussioner og praktiske øvelser. Vi vil primært bruge PowerPoint som visualiseringsværktøj, men eleven bliver også introduceret for overhead samt lære at bruge flipover. Eleven bliver videofilmet, videoklippet kombineret med professionel sparring som danner grundlag for forbedringer og ændringer. Efter kurset er eleven godt rustet som professionel performer og har tilegnet sig viden om både den praktiske og mentale del i forbindelse med præsentationsteknik og personlig fremtræden. Evaluering Karakteren for forløbet gives på baggrund af elevens indsats og deltagelse. 14

15 Fag: Præsentationsteknik og personlig fremtræden Niveau: Avanceret Varighed: 1,0 uger Fagkategori: Område-/specialefag Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, 7-trinsskala, Standpunktskarakter. -, 7-trinsskala, Delkarakter. 1. Eleven skal kunne præsentere og insturere på baggrund af et selvvalgt emne. 2. Eleven skal kunne vurdere egne præstationer og eventuelt forbedre disse for at kunne gennemføre præsentation og instruktion. 3. Eleven skal kunne vurdere og vælge den form der passer til målgruppen i en given situation. 4. Eleven skal beherske forskellige former for værktøj til brug for udarbejdelse af oplæg til præsentation og instruktion fx mind map systemet, lektionsplan, manual o.s.v. 5. Eleven skal beherske forskellige gennemførelsesteknikker og visualiseringsværktøjer, fx overhead, tavle, flip-over og skriftlige oplæg. 15

16 Anvendelse af Regneark til Talbehandling Fagnr Varighed 3 dage Formål Du lærer selvstændigt at opbygge mindre regnskabsmodeller og får forståelse for, at et regneark skal indeholde så få tal som muligt og så mange sammenhænge mellem de enkelte celler/tal som muligt. Endvidere er målet, at du får en forståelse for, at parametre, der har indflydelse mange steder i et regneark, salmes ét sted, så ændringerne er lette at foretage og iagttage. Indhold På kurset vil du bl.a. arbejde med: Oprette, hente og gemme regneark samt indtaste tekst og tal Bearbejde indtastede tal vha. formler og funktioner og at kunne genbruge disse vha. kopieringsfaciliteten Bruge regnearkets sorteringsfacilitet Præsentere tekst og tal visuelt, dels i form af pænt formaterede udskrifter/rapporter, dels i form af overskuelige diagrammer Rammer Kurset gennemføres i et åbent værkstedsmiljø, hvilket vil sige, at der gennemføres forskellige kurser i samme lokale på samme tid. Der er undervisere til stede, og hver kursist arbejder individuelt med sit eget undervisningsmateriale. Fordelen ved denne form er, at man selv vælger tidspunkt og det emne, man vil arbejde med. Forudsætninger Du har et grundlæggende kendskab til PC en og dens styresystem og er fortrolig med mus og tastatur. Evaluering Der udstedes kursusbevis. Kurset evalueres med gennemført/ikke gennemført 16

17 Fag: Anvendelse af regneark til talbehandling Niveau: Uden niveau Varighed: 0,6 uger Fagkategori: AMU-mål Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, Gennemført / ikke gennemført, Standpunktskarakter. 1. Deltageren kan til varetagelse af sin jobfunktion oprette et regneark og redigere i et eksisterende regneark og vurdere konsekvenserne af dette. 2. Deltageren kan formatere et regneark, så det er præsentabelt og overskueligt, og udforme diagrammer samt anvende enkle formler. 3. Deltageren har viden om regnearkets anvendelsesmuligheder til at understøtte det daglige arbejde med eksempelvis kundelister, lageroptegnelser, prislister eller varefortegnelser 17

18 Design og Automatisering af Regneark Fagnr Varighed 2 dage Formål Du lærer at arbejde med flere ark i samme projektmappe. Formler oprettes på tværs af regnearkene, således at eksempelvis kundelister og lageroptegnelser kan køres sammen. Regnearket automatiseres ved hjælp af de indbyggede funktioner og faciliteter. Indhold På kurset vil du bl.a. arbejde med: Flere regneark i samme mappe Links mellem flere mapper Avanceret grafik oprettelse og redigering af diagrammer Logiske funktioner HVIS funktionen Enkel databasesøgning Import af eksterne data f.eks. fra en database eller fra internettet Rammer Kurset gennemføres i et åbent værkstedsmiljø, hvilket vil sige, at der gennemføres forskellige kurser i samme lokale på samme tid. Der er undervisere til stede, og hver kursist arbejder individuelt med sit eget undervisningsmateriale. Fordelen ved denne form er, at man selv vælger tidspunkt og det emne, man vil arbejde med. Forudsætninger Kvalifikationer svarende til kurset Anvendelse af regneark til talbehandling. 18

19 Fag: Design og automatisering af regneark Niveau: Uden niveau Varighed: 0,4 uger Fagkategori: AMU-mål Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, Gennemført / ikke gennemført, Standpunktskarakter. 1. Deltageren kan arbejde med flere ark i samme projektmappe, herunder oprette formler på tværs af flere regneark således at eksempelvis kundelister og lageroptegnelser kan køres sammen. 2. Deltageren kan automatisere regnearket ved hjælp af de indbyggede funktioner og faciliteter. 19

20 Effektiv Anvendelse af og Kalendersystem Fagnr Varighed 1 dag Formål Du lærer effektivt og hensigtsmæssigt at kunne håndtere daglig anvendelse af og kaldendersystem, og du vil kunne følge egne og andres arbejdsopgavers gennemførelse. Indhold På kurset vil du bl.a. arbejde med: Håndtering af daglige kommunikationsrutiner gennem anvendelse af s Automatisering ved afsendelse og modtagelse af s Sikring af møde- og aftaleaktiviteter gennem anvendelse af kalendersystem Håndtering af flere kalendere, udgivelse og mødeplanlægning Påmindelse, organisering og deling af kalender Rammer Kurset gennemføres i et åbent værkstedsmiljø, hvilket vil sige, at der gennemføres forskellige kurser i samme lokale på samme tid. Der er undervisere til stede, og hver kursist arbejder individuelt med sit eget undervisningsmateriale. Fordelen ved denne form er, at man selv vælger tidspunkt og det emne, man vil arbejde med. Forudsætninger Du har et grundlæggende kendskab til PC en og dens styresystem og er fortrolig med mus og tastatur. Evaluering Der udstedes kursusbevis. Kurset evalueres med gennemført/ikke gennemført Evaluering Der udstedes kursusbevis. Kurset evalueres med gennemført/ikke gennemført 20

21 Fag: Effektiv anvendelse af - og kalendersystemer Niveau: Uden niveau Varighed: 0,2 uger Fagkategori: AMU-mål Bundet/Valgfri: Valgfri Tilknytningsperiode: og fremefter Resultatform(er) -, Gennemført / ikke gennemført, Standpunktskarakter. 1. Deltageren kan effektivt og hensigtsmæssigt håndtere daglige kommunikationsrutiner gennem anvendelse af s fx automatiseringer ved afsendelse og modtagelse af s 2. Deltageren kan sikre møde- og aftaleaktiviteter gennem anvendelse af kalendersystemet fx håndtering af flere kalendere, udgivelse af kalendere og mødeplanlægning 3. Deltageren kan følge egne og andres arbejdsopgavers gennemførelse ved hjælp af opgavestyring fx påmindelse, organisering og deling 21