AIDS-Fondet lægger vægt på, at vores frivillige optræder sagligt, troværdigt og kompetent, de er vores ansigt udadtil.

Transkript

1 Del B 1.1. Organisationer, der bruger frivillige indsamlere til landsindsamlinger og lign., skal formulere retningslinier for vejledning/oplæring/brug af indsamlere. AIDS-Fondet lægger vægt på, at vores frivillige optræder sagligt, troværdigt og kompetent, de er vores ansigt udadtil. Retningslinier for frivillige indsamlere BILAG Organisationer, der foretager indsamling blandt børn, og/eller bruger børn som indsamlere, skal udarbejde en begrundelse for det, ligesom der skal formuleres retningslinier for det. Unge er en målgruppe, som det er særlig relevant at involvere netop i aids-sagen. Derfor er aldersgrænsen for AIDS-Fondets indsamlere fastsat til 15 år (den seksuelle lavalder) Vedrørende ansættelse af børn henholder vi os til gældende lovgivning. AIDS-Fondet overholder gældende lovgivning ved ansættelse af børn Organisationer, der bruger eksterne fundraisere, skal formulere retningslinier for telefonfundraising, face to face fundraising/direct dialogue og andre fundraisingområder. Et godt forhold til givere og offentlighed er AIDS-Fondets vigtigste aktiv. AIDS-Fondet lægger derfor vægt på, at også eksterne fundraisere på vegne af AIDS-Fondet optræder sagligt, troværdigt og kompetent. Eksterne fundraisere skal derfor have et generelt kendskab til AIDS-Fondets arbejde og formål, herunder til aids-sagen, og være grundigt informeret om den konkrete indsamlingsaktivitet. Hvis der under arbejdet opstår spørgsmål, som den eksterne fundraiser ikke kan besvare, skal fundraiseren henvise til AIDS-Fondet. For at skabe de bedste betingelser for vores eksterne fundraisere, prioriterer vi, at de er timelønnet frem for provisionslønnet Organisationer, der ønsker at indgå i et sponsorsamarbejde, skal formulere deres kriterier for et sådant samarbejde. AIDS-Fondet er en uafhængig indsamlingsorganisation med det formål at støtte forskningen i hiv og aids, at støtte oplysningen om hiv/aids og at yde støtte til hivsmittede. Sponsorsamarbejde må ikke kunne skabe grobund for mistillid til AIDS-Fondets uafhængighed. Grundlæggende skal alle AIDS-Fondets samarbejdspartnere overholde

2 vores etiske retningslinier, de internationale menneskerettigheder og den gældende lovgivning. Retningslinier for sponsorsamarbejde BILAG 2 For samarbejde med medicinalfirmaer, der producerer hiv-medicin, udviser AIDS-Fondet særlig forsigtighed for ikke at skabe grobund for mistillid til AIDS-Fondets uafhængighed. Retningslinier for sponsorsamarbejde med medicinalvirksomheder, der producerer hivmedicin BILAG Enhver organisation skal formulere den overordnede målsætning for organisationens virke og hvilke strategier, den vil tage i anvendelse for at nå den overordnede målsætning. AIDS-Fondets formål er at støtte forskningen i hiv og aids, at støtte oplysningen om hiv og aids og at yde støtte til hiv-smittede. Vi søger i videst muligt omfang at koble indsamlingsaktiviteter med information om og fortalervirksomhed for sagen. AIDS-Fondets vedtægter BILAG Organisationen skal beskrive, hvordan den vil udføre sit virke, så den får mest mulig værdi for hver anvendt krone inden for sit formål og de valgte aktiviteter. AIDS-Fondets er bevidst om, at vi forvalter indsamlede midler, og at det fra givers side forventes, at der ikke anvendes unødvendige midler til dækning af administrationsudgifter mv. AIDS-Fondet erkender samtidig, at det koster penge at samle penge ind. AIDS-Fondet søger i videst mulig omfang at udføre sit arbejde ved hjælp af frivillige kræfter. AIDS-Fondet efterspørger også i videst muligt omfang rabatter og gratisydelser fra leverandører og samarbejdspartnere. Samtidig med indsamling og uddeling af støtte anvendes indsamlede midler også til at skabe synlighed og fortalervirksomhed for aids-sagen, som vi anser for væsentligt for også på sigt, at skabe resultater for sagen Organisationen skal overveje, om det er relevant i forhold til organisationens drift, at organisationsdiagrammet er offentligt tilgængeligt (fx på organisationens hjemmeside, informationsavis og lign.), således at enhver kan få overblik over beslutningskompetencer. Til diagrammet kan man knytte oplysende bemærkninger om samarbejdsstrukturer. AIDS-Fondets organisation er beskrevet på fondets hjemmeside Det skal overvejes, om ledelsens og bestyrelsesmedlemmernes øvrige hverv og

3 kompetencer skal være offentligt tilgængeligt, bl.a. relevante tillidshverv i andre organisationer, ligesom det skal fremgå, om bestyrelsesmedlemmerne arbejder frivilligt eller bliver aflønnet. I AIDS-Fondet arbejder bestyrelsesmedlemmerne og præsidiet frivilligt. Deres professionelle hverv er offentligt tilgængeligt på AIDS-Fondets hjemmeside. Oplysninger om bestyrelsesmedlemmernes og ledelsens øvrige tillidsposter kan fås ved at rette henvendelse til Fondet. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i beslutningen om uddelinger til ansøgere med hvem vedkommende er eller kan være interesseforbunden. Han/hun må heller ikke deltage i beslutningen om aftaler mellem Fondet og tredjemand, hvis han/hun deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod Fondets. Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette hinanden om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af habilitet. Når et bestyrelsesmedlem har erklæret sig inhabil i en sag, kan han/hun ikke deltage i afgørelsen og bør forlade lokalet, når afgørelsen træffes. Fondet mener derimod ikke, at der er noget til hinder for at bestyrelsesmedlemmet deltager i fremlæggelsen af sagen. Det tilsiger Fondets vedtægter, der stiller krav om en bestyrelsessammensætning med særlig fagkundskab Der skal formuleres en politik for de frivilliges rettigheder, forpligtelser og opgaver i organisationen. En frivillig politik er under udarbejdelse Det skal overvejes at formulere en politik med hensyn til arbejdsforhold, produktionsmetoder og miljøpolitik samt organisationens eventuelle engagement i det rummelige arbejdsmarked. AIDS-Fondet sætter mennesket i centrum, og vi arbejder for at vores arbejdspladser lever op til det sociale ansvar, vi har i et rummeligt arbejdsmarked. Vi tolererer ingen form for diskrimination på baggrund af race, nationalitet, kulturel baggrund, køn, politisk overbevisning, seksualitet, sygdom, handicap eller alder. AIDS-Fondet har vedtaget en AIDS-politik for arbejdspladsen og alle forhold på arbejdspladsen vurderes og tilpasses konstant. Aids-politik for AIDS-Fondet BILAG Det skal overvejes at formulere, hvilke krav organisationen evt. stiller til sine samarbejdspartnere og underleverandører med hensyn til produktionsmetoder, løn, arbejdsvilkår, miljøpolitik m.m. Jævnfør punkt 1.5

4 2.8. Det skal overvejes at formulere og offentliggøre en informationspolitik: Hvad kan man få at vide, hvornår, hvordan og af hvem? Alle medarbejdere er bekendte med hvilke medarbejdere der sidder med hvilke arbejdsopgaver og projekter. Vi bestræber os på at være en åben og i mødekommende organisation og vil gerne dele oplysninger om organisationen og dens arbejde med interesserede. Ved spørgsmål og kommentarer er alle velkomne til at henvende sig til AIDS-Fondet og på Fondets hjemmeside ligger en beskrivelse af de enkelte medarbejderes arbejdsområder og kontaktinformation Organisationen skal beskrive, hvordan den vurderer principperne i de internationale menneskerettigheder, og hvilken betydning disse principper har for organisationens samarbejde med andre organisationer ikke mindst i lande, der ikke hylder de danske frihedsidealer. De internationale menneskerettigheder udstikker rammen for vores virke og vi stiller krav om overholdelse af disse til vores leverandører og samarbejdspartnere jf. pkt Organisationen skal udarbejde instrukser vedr. administrationsudgifter, fx repræsentation, brug af betalingskort, kørsels- og rejseaktivitet eller lignende. Det væsentlige er at definere begreberne og bestemme, hvem der har ansvar for hvad samt formulere eventuelle maksimumbeløb. AIDS-Fondets er bevidst om, at vi forvalter indsamlede midler og at det fra givers side forventes, at der ikke anvendes unødvendige midler til dækning af administrationsudgifter mv. Giveren må aldrig komme i tvivl om, hvorvidt indsamlede midler anvendes fornuftigt. I dagligdagen lever vi efter disse regler: Bestyrelsen, Præsidiet og AIDS-Fondets øvrige frivillige modtager ingen form for vederlag for det arbejde, de udfører for Fondet. AIDS-Fondet kan refundere udlæg for ansatte eller frivillige til aftalte transportmidler eller aftalt kørsel i egen bil, efter statens takster. Ved fly-transport anvendes som altid hovedregel økonomiklasse eller billigste billetform. Eventuelt optjente bonuspoint tilhører AIDS-Fondet og skal anvendes i fondets interesse. Direktøren råder over en repræsentationskonto, størrelsen af denne fastsættes af bestyrelsen samtidig med godkendelse af endeligt budget. Direktøren og bestyrelsen fastlægger i fællesskab rammerne for bestyrelsens årsmøde og den efterfølgende middag. AIDS-Fondets kreditkort og check-hæfte må ikke anvendes til private formål Organisationen skal gennemtænke en politik for sine administrations- og lagerfaciliteter, eventuelle butikker, rådgivningscentre, distriktskontorer m.m. Hvilke overvejelser ligger bag valg af henholdsvis eje eller leje løsningen? Kriterier for indretning af administrationsfaciliteter. AIDS-Fondet ejer ingen fast ejendom og vi sikrer os, ved indgåelse af leje- eller brugsaftaler, de bedst mulige forhold. Vores lokaler skal danne rammen om sunde og forsvarlige arbejdspladser for de ansatte og frivillige, men indretningen må ikke bære

5 præg af unødvendige eller luksuriøse forhold, ligesom selve arbejdspladserne så vidt muligt kun anvender brugt eller økonomisk udstyr Organisationen skal formulere kriterier for løn- og personalepolitik. Er under revision 3.4. Organisationen skal udarbejde regler for investering og placering af organisationens formue. AIDS-Fondet overholder de lovkrav der er for placeringen af fondsmidler (anbringelsesbekendtgørelsen). Af princip foretager vi derudover ikke spekulative investeringer, investeringer med risikobehæftet afkast eller deltager i uetiske investeringer. En ikke ubetydelig del af AIDS-Fondets bundne kapital placeres Investeringsforeningen Banco eller tilsvarende etisk investeringsforening. AIDS-Fondets ansatte kan ikke forestå formueplejen. Der indgås porteføljemanagementsaftale med et anerkendt pengeinstitut. Sammen med dem aftales retningslinjerne for AIDS-Fondets investeringer. AIDS-Fondet søger at undgå risikobehæftet afkast og investere derfor kun i obligationer. Med mindre særlige vilkår er gældende for gaver givet til AIDS-Fondet omlægges modtagne værdier, således at Fondets overordnede retningslinjer er opfyldt.