Forretningsorden for Bestyrelsen Filskov Friskole & Børnehave

Transkript

1 Forretningsorden for Bestyrelsen Filskov Friskole & Børnehave Revideret: Ændring: Første udgave. Til review i bestyrelsen. Rettelser må foretages direkte i dokumentet. Ændringer kan ses og accepteres / afvises på bestyrelsesmøde Redigerede rettelser indført for gennemgang på bestyrelsesmøde Redigeret på bestyrelsesmøde Revideret SR markeret med gult Rundsendt den 16/3 til godkendelse Godkendt af bestyrelsen Filnavn: Forretningsorden for Bestyrelsen Side 1 af 11 Oprettet: 3. marts 2014 Redigeret: 19. maj 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 FORRETNINGSORDENENS FUNKTION KOMMUNIKATIONEN I BESTYRELSEN BESTYRELSESMØDER KONSTITUERING MØDE FREKVENS OG INDKALDELSE DAGSORDEN MØDELEDELSE BESLUTNINGSDYGTIGHED MEDARBEJDERNES DELTAGELSE I BESTYRELSESMØDER REFERAT UDTRÆDEN AF BESTYRELSEN I UTIDE TAVSHEDSPLIGT INHABILITET GENERALFORSAMLINGEN INDSKRIVNINGS PROCEDURE OG ANSVAR ANSÆTTELSE AF PERSONALE ANSÆTTELSE AF LÆRERE KOMPETENCEPLAN OG SAMARBEJDSAFTALE MED SKOLELEDER SAMARBEJDE MED DE ANSATTE SAMARBEJDE MED FORÆLDRENE SKOLELEDERENS OG FORMANDENS STÅENDE BEMYNDIGELSER BESTYRELSESMEDLEMMERNES UDGIFTER I FORBINDELSE MED BESTYRELSESARBEJDET INTERN REVISIONSBESTEMMELSE BUDGETLÆGNING SKOLENS ORDENSREGLER FRIPLADSTILSKUD UDARBEJDELSE AF FAGFORDELINGSPLAN FORÆLDREKREDSENS TILSYNSFORPLIGTELSE SKOLEKREDSEN ÆNDRING OG TILFØJELSE TIL DENNE FORRETNINGSORDEN...11 Side 2 af 11

3 1 Forretningsordenens funktion 1. Med udgangspunkt i vedtægterne, som er bestyrelsens arbejdsgrundlag, fastlægger forretningsordenen rammerne for bestyrelsens løbende arbejde. 2. Ved uoverensstemmelse mellem denne Forretningsorden og skolens vedtægter, er det skolens vedtægter der er gældende. 2 Kommunikationen i bestyrelsen 1. En afgørende forudsætning for, at bestyrelsen fungerer optimalt, er en hurtig, præcis og informativ kommunikation mellem medlemmerne. 2. Den daglige kommunikation sker via mails/brev og telefon. Der skal normalt reageres på mails/breve stilet direkte til medlemmet senest 5 hverdage efter, de er modtaget. Er der bestyrelsesmedlemmer som ikke har mailadresse, sendes tilsvarende materiale med almindelig post. 3. Breve og andet skriftelig materiale kan sendes via post eller via anden kontaktperson (dog ikke, hvis der er tale om personfølsomme oplysninger). 4. Såfremt der er lang tid til næste bestyrelsesmøde og/eller der er særlige forhold i en sag, som man ønsker råd om eller ønsker at orientere om, mailes en kortfattet redegørelse rundt til bestyrelsen. 3 Bestyrelsesmøder 3.1 Konstituering 1. På førstkommende bestyrelsesmøde efter en ordinær generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Førstkommende bestyrelsesmøde afholdes indenfor 10 hverdage efter generalforsamling. 2. Den tidligere formand (eller i dennes fravær, næstformand) sikrer mødet bliver afholdt. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. 3. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse som forretningsministerium. 4. Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. Først opstilling dernæst valg. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgsposter. 5. Bestyrelsen kan nedsætte og opløse udvalg efter behov. Side 3 af 11

4 Bestyrelsen udpeger medlemmer til disse udvalg ved det konstituerende møde. 3.2 Møde frekvens og indkaldelse 1. Der afholdes normalt et møde om måneden, dog ikke i juli. 2. Datoer for bestyrelsesmøder aftales normalt for et skoleår frem. Møderne afholdes normalt kl. 19 til ca Hvis formanden og næstformanden i fællesskab skønner det forsvarligt, kan de ordinære bestyrelsesmøder udskydes, såfremt der ikke er tilstrækkeligt antal sager på dagsordenen eller andre relevante forhold gør sig gældende. 4. Hvis formanden eller 3 af bestyrelsesmedlemmerne skønner det nødvendigt, skal der indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde. Indkaldelse sker, såfremt det er muligt, med mindst 5 dages varsel. 3.3 Dagsorden 1. Til alle bestyrelsesmøder udsendes der af formanden (evt. næstformanden) en dagsorden. Alle bestyrelsens medlemmer er ansvarlige for at bidrage til dagsordenens indhold. Det er muligt at fremsende forslag til formanden 10 dage før mødet. Udsendelse sker normalt pr mail mindst 5 hverdage før mødet. 2. Eventuelle bilag, der undtagelsesvist ikke er udsendt sammen med dagsordenen, skal udleveres ved mødets start og der skal afsættes den nødvendige tid til at gennemlæse materialet. 3.4 Mødeledelse 1. Formanden leder møderne. I formandens fravær ledes møderne af næstformanden. 3.5 Beslutningsdygtighed 1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. 2. Er der mødt færre end 4 af bestyrelsesmedlemmerne, kan mødet gennemføres alligevel, dog uden endelige beslutninger. 3. Alle afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. Ved stemmelighed tæller formandens og i formandens fravær næstformandens stemme dobbelt. Side 4 af 11

5 3.6 Medarbejdernes deltagelse i bestyrelsesmøder 1. Skolelederen og en medarbejderrepræsentant deltager normalt i bestyrelsesmøder, dog uden stemmeret iht. vedtægterne. Afdelingsleder for børnehaven deltager efter behov. 2. Medarbejderrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af personalesager. 3. Skolelederen/afdelingsleder/medarbejderrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen, ved drøftelse og beslutninger af en eller flere punkter på dagsorden. 4. Skolens souschef kan indbydes til at deltage i bestyrelsesmøder efter samme retningslinjer som medarbejderrepræsentanten. 3.7 Referat 1. Der udarbejdes altid referat/protokol for hvert bestyrelsesmøde. 2. Referatet skal forelægges til godkendelse hos bestyrelsesmedlemmerne senest 5 hverdage efter mødet, referatet udsendes pr Såfremt et flertal gør indsigelse mod en/flere beslutninger i referatet er disse beslutninger automatisk underkendt. 4. Foreløbig godkendelse og/eller tilføjelser/indsigelser til referatet skal gøres pr mail eller telefon til referenten inden for 5 hverdage efter modtagelse af referatet. 5. Referatet underskrives ved næstkommende bestyrelsesmøde, med mindre der skal stemmes om indholdet. Ved ændring af indhold, udsættes underskrivningen til næstkommende bestyrelsesmøde. 6. Referent har ansvaret for udskrivning og opbevaring af de underskrevne referater. Disse referater overdrages til kommende referenter når posten forlades. Opbevaring kan ske elektronisk, ved indscanning af det underskrevne dokument og efterfølgende opbevaring på en server med høj datasikkerhed. 7. Sager der omhandler personfølsomme oplysninger eller andre følsomme emner kan efter bestyrelsens afgørelse udarbejdes som et internt referat eller bilag, der kun rundsendes til den kreds, der deltager i bestyrelsens møder. 8. Referatet er ikke offentligt, men kan udleveres til forældre, skolekredsmedlem og ansatte efter skriftlig henvendelse til formanden. Side 5 af 11

6 4 Udtræden af bestyrelsen i utide 1. Formanden er ansvarlig for korrekt behandling. 2. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes, indtræder 1. suppleanten i stedet. Denne vil efter tur være på valg, som det medlem, der er blevet erstattet. 3. Da vedtægterne kræver forældreflertal i bestyrelsen, kan det i særlige tilfælde være 2. eller 3. suppleanten, der skal indtræde i bestyrelsen for at dette kan opfyldes. 4. Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker orlov fra bestyrelsesarbejdet, kan dette bevilges for en sammenhængende periode på max. 9 mdr. Suppleanten vil i sådanne tilfælde indtræde midlertidigt i bestyrelsen; dog kun frem til generalforsamlingen, medmindre der sker genvalg. 5. Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan de ikke beholde disse tillidshverv og må derfor udtræde af bestyrelsen. 6. Ansattes ægtefæller/samlever på skolen kan vælges til bestyrelsen, men vil være at betragte som inhabile i alle sager vedr. de ansatte samt alle øvrige sager, hvor blot et bestyrelsesmedlem anser vedkommende for inhabil. 5 Tavshedspligt 1. Formanden er ansvarlig for overholdelse af tavshedspligten inden for bestyrelsesarbejdet iht. vedtægterne. 2. Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan bestå af følgende (men ikke udelukkende): 1. Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v. 2. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation m.v. 3. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold. 4. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil. 3. Der er generelt tavshedspligt for alle emner der diskuteres, men ikke besluttes, på bestyrelsesmøder. Alle emner kan besluttes at være offentlige, således de kan diskuteres uden for bestyrelsesmøderne. Se desuden afsnit: Samarbejde med de ansatte på side 9 6 Inhabilitet 1. Formanden er ansvarlig for at overholdelse af vedtægterne omhandlende inhabilitet. Side 6 af 11

7 2. Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde: 1. Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse. 2. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. 3. Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald. 4. Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed. 3. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelse eller behandling af pågældende sag. 7 Generalforsamlingen 1. Formanden er ansvarlig for at indkaldelse til generalforsamlingen sker og at det gøres inden for den tidsfrist der er angivet i vedtægterne. 2. Forslag fra Skolekredsen, der ønskes behandlet til generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest d. 1. februar. Dette bør annonceres i skolebladet eller per mail til Skolekredsen i rimelig tid. 3. På bestyrelsesmøde februar/marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende punkter behandles: 1. Forslag til dirigent. Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet? 2. Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure. Beslutninger forelægges dirigentemnet. 3. Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer. 4. Generalforsamlingstraktement og andre praktiske aftaler. 5. Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt. 6. Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamlingen. 4. Formanden udarbejder beretning. Udkast af denne gennemgås med skoleleder og bestyrelsen. 5. Kassereren forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med regnskabsfører, skoleleder og evt. revisor. Regnskabsgennemgangen drøftes med bestyrelsen, således bestyrelsen er bekendt med emner i gennemgangen før generalforsamlingen. 6. Skolelederen er ansvarlig for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, overheadprojektor m.v. til generalforsamlingen. Særlige ønsker aftales senest dagen før. Side 7 af 11

8 8 Indskrivnings procedure og ansvar 1. Skolelederen udfører arbejdet i samarbejde med lærerne og er ansvarlig for overholdelse af procedurer. Bestyrelsen skal påse, at procedurerne virker efter hensigten. 2. Følgende retningslinjer er gældende: 1. Skolens maksimale elevtal er ikke overordnet begrænset. Skolens fysiske rammer kan dog sætte begrænsning for de enkelte klassers størrelse (Klasselokaler mv.) 2. Elever fra Filskov Sogn samt søskende til elever på skolen har fortrinsret, hvis venteliste etableres. 3. Der foregår indskrivning og optagelse hele året, men der foretages samlet indskrivning af elever til kommende børnehaveklasse i november-december året før skolestart i august. 4. Optagelse af elever med særlige behov skal altid godkendes af skoleleder og bestyrelse. 9 Ansættelse af personale 1. Formanden og skolelederen er ansvarlig for opgavens udførelse i henhold til vedtægter samt nedenstående. 9.1 Ansættelse af lærere 1. Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af mindst to bestyrelsesmedlemmer, skolelederen samt en medarbejderrepræsentant. Efter aftale med formanden udformer skolelederen en annonce, som bringes i f.eks. relevante medier og bureauer. Skolelederen udarbejder samtidig en stillingsbeskrivelse, som tilsendes alle ansøgere og andre interesserede. 2. Udvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler. Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtaler. 3. På baggrund af ansættelsesudvalget indstilling drøfter bestyrelsen den foreliggende ansættelse. Kan der ikke opnås flertal for den/de af ansættelsesudvalget indstillede, har ansættelsesudvalget ret til at få indkaldt yderligere ansøgere til samtale. Ved fortsat uenighed træffer bestyrelsen beslutning om ansættelse. Relevante emner kan indkaldes til samtale med ansættelsesudvalget. 4. Ved lederansættelser indkaldes mindst 2 emner til samtale med hele bestyrelsen. Bestyrelsen beslutter hvem af ansøgerene der ansættes. 10 Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder 1. Bestyrelsen må henholde sig til skolelederens ansættelsesbrev med tillæg. Tillægget kan genforhandles, men ikke ændres énsidigt. Side 8 af 11

9 11 Samarbejde med de ansatte 1. Bestyrelsen indkalder årligt til mindst 1 fællesmøde mellem bestyrelse og lærere. 2. De ansatte kan gennem medarbejderrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. 3. Medarbejderrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger. 12 Samarbejde med forældrene 1. Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske problemstillinger fra hverdagen, skal henvise til skolelederen. Skolelederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. Hvis skolelederen/lærerne ikke kan løse et pædagogisk problem, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger. 2. Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med lærerne. Permanent bortvisning skal godkendes af bestyrelsen. 3. Forældre forpligter sig til årligt at yde én dags arbejde i institutionen per barn. Forældrene kan i henhold til notat om dette betale sig fra det frivillige arbejde. 13 Skolelederens og formandens stående bemyndigelser Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser: 1. Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne. 2. Bemyndigelse til i særlige tilfælde alene at træffe beslutning om elevindskrivning og elevbortvisning. 3. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen. 4. Formanden kan underskrive ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Skolelederen kan underskrive ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse. I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med refusion fra Vikarkassen. 14 Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet 1. Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Der kan ydes konkret godtgørelse for telefonudgifter og kørselsgodtgørelse efter statens takster. Godtgørelserne opgives til skattevæsenet. 1b. Der udbetales et engangsbeløb til dækning af forbrugsomkostninger som printer, papir/kuverter, porto, telefon og korte køreture til formand og kasserer Beløb der udbetales: 500 kr./år. Udbetales i december måned (Før årsregnskabet afsluttes) Side 9 af 11

10 2. Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for uddannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af regnskabsfører og refunderes. 3. Bestyrelsen med ægtefælle/samlever kan afholde ét årligt socialt arrangement med en kuvertpris på maks. 500 kr. (14 personer = kr maks.) 4. Gavepolitik til personale/bestyrelsesmedlemmer gives der en gave til kr. 350,- i følgende forbindelse: jubilæum år - fødselsdag år - bryllup - sølvbryllup - barsel Elever på skolen der skal konfirmeres modtager telegram eller tilsvarende. 15 Intern revisionsbestemmelse 1. Før revisor fremsender det reviderede regnskab til bestyrelsen, deltager kasserer, formand, skoleleder og regnskabsfører i et møde med revisor. På mødet skal skolens økonomi analyseres overordnet. Den samlede bestyrelse orienteres efterfølgende. 16 Budgetlægning 1. Kommenteret budget udarbejdes normalt inden 1. februar af kasserer, regnskabsfører og skoleleder. 2. Budgetgodkendelse sker på et bestyrelsesmøde. 17 Skolens ordensregler 1. Ordensregler udarbejdes af skoleleder og lærere. 2. Efter indstilling fra skoleleder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen. 18 Fripladstilskud 1. Fordelingen sker i henhold til retningslinjer vedtaget af bestyrelsen. 2. Senest på bestyrelsesmøde i januar aftales principper for fordeling af fripladsmidler til efterfølgende skoleår. 19 Udarbejdelse af fagfordelingsplan 1. Skoleleder udarbejder i samarbejde med lærere fagfordelingsplanen. 2. Fagfordelingsplanen skal godkendes af bestyrelsen. 20 Forældrekredsens tilsynsforpligtelse 1. Jfr. Vedtægterne skal forældrekredsen sikre tilsyn med undervisningen. 2. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, en eller flere muligheder for at tilsynsforpligtelsen kan sikres. Side 10 af 11

11 21 Skolekredsen Alle kan anmode om medlemskab af skolekredsen. Forældre til børn i Filskov Friskole & Børnehave tilbydes automatisk medlemskab af skolekredsen mod betaling af kontingent fastsat af bestyrelsen. Ansatte ved institutionen kan ikke være medlem af skolekredsen. Kontingentet skal være indbetalt før generalforsamling starter, for at man har stemmeret på generalforsamlingen. Bestyrelsen skal godkende medlemmer af skolekredsen i hht. vedtægterne. Medlemskab er i øvrigt i henhold til vedtægter. 22 Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden 1. Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter. 2. Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på 2 efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder. 3. Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved ministeriets godkendelse af de nye vedtægter. Godkendt den 2. maj 2014 Side 11 af 11