Årsberetning om intern overvågning 2016 for Dinel A/S CVR-nr

Transkript

1 Årsberetning om intern overvågning 2016 for Dinel A/S CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 0. Gennemførsel og kontrol af IO-program Indledning og koncernstruktur Ændringer for netselskabet Ansvarlig for IO Antal ansatte i Dinel Information om IO Tilbagemelding fra overvågningsansvarlig Adgang til distributionsnettet Betingelser og vilkår Kvalitet i levering Kundekontakt Direkte kontakt til kunder og øvrige Særskilt identitet Habilitetskrav Organisationsstruktur Indgåelse af aftaler Indgåelse af aftaler og transfer pricing Regnskabsmæssig adskillelse Regnskabsmæssig adskillelse Selskabsmæssig udskillelse Sideordnet aktivitet Kommunikation med elhandlere Ny bekendtgørelse Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Outsourcing af opgaver Adgang til og håndtering af følsomme oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om egne aktiviteter Bilag Koncerndiagram for AURA pr. 31/ Bestyrelse og ledende medarbejdere i AURA-koncernen pr. 31/

3 0. Gennemførsel og kontrol af IO-program 0.1. Indledning og koncernstruktur Dinel A/S (herefter Dinel) har etableret et program til sikring af ikke-diskriminerende adfærd samt intern overvågning heraf på grundlag af 20a i lov om elforsyning og bekendtgørelsen om program for intern overvågning for net- og transmissionsvirksomheder og Energinet.dk BEK nr. 667 af 19/05/2015. Ifølge bekendtgørelsen skal udover IO programmet årligt udarbejdes en beretning for at sikre, at programmet overholdes. Programmet beskriver tiltag, der skal forhindre, at der sker sammenblanding af monopolaktiviteter og konkurrenceudsatte aktiviteter, samt at der diskrimineres i forbindelse med adgang til distributionsnettet. Herunder er vist koncernstrukturen. Dinel er et 100 % ejet datterselskab af AURA Energi a.m.b.a. AURA Energi a.m.b.a. CVR AURA A/S CVR Dinel A/S CVR AURA El-handel A/S CVR AURA Rådgivning A/S CVR AURA Installation A/S CVR AURA Fiber A/S CVR AURA Ejendomme ApS CVR AURA Vind ApS CVR Dinels distributionsnet anvendes både af selskaber, som er en del af AURA Energis koncern og af selskaber, der er i konkurrence med disse. Dinel har bevilling til netvirksomhed i dele af Østjylland. AURA Energi a.m.b.a. ejer rådgivningsselskabet AURA Rådgivning A/S med en ejerandel på 100 %. Dinel har indgået skriftlig aftale med dette selskab om lovpligtig energirådgivning. AURA Energi a.m.b.a. ejer serviceselskabet AURA A/S med en ejerandel på 100 %. Hovedparten af medarbejderne i AURA-koncernen er ansat i AURA A/S, mens resten er ansat i AURA Installation A/S. Der er indgået skriftlige aftaler om udlån af medarbejdere ansat i AURA A/S til øvrige selskaber i koncernen herunder Dinel. AURA A/S leverer endvidere hovedparten af de administrative serviceydelser, som f.eks. regnskab, lager, indkøb og økonomi til Dinel. Der er indgået skriftlige aftaler om salg af disse ydelser til Dinel på markedsmæssige vilkår. AURA Energi a.m.b.a. ejer ejendomsselskabet AURA Ejendomme ApS med en ejerandel på 100 %. Dinel har indgået aftale med dette selskab om leje af administrationsbygninger og lager. Aftalerne er indgået på markedsmæssige vilkår. Direktør i Dinel er Erik Kongsgaard Rasmussen. Erik Kongsgaard Rasmussen er ikke en del af ledelsen i øvrige selskaber i AURA-koncernen. 2

4 Dinel har egen bestyrelse. Medlemmerne af bestyrelsen har ikke bestyrelsesposter i det koncernforbundne Elhandelsselskab AURA El-handel A/S Ændringer for netselskabet Indførelsen af Engrosmodellen i april 2016 har haft stor betydning for arbejdet med IO. Ændringerne er beskrevet i hvert af de følgende afsnit, hvor indførelsen af Engrosmodellen har haft indvirkning. I efteråret 2016 fik Dinel sit eget ERP/afregningssystem som fysisk er helt adskilt fra ERPafregningssystemet, der anvendes i resten af AURA-koncernen. IT-adgangskontroller sikrer, at kun medarbejdere med reelt behov har adgang til Dinels system. For i endnu højere grad at leve op til reglerne om særskilt identitet skiftede Dinel i december 2016 navn fra det tidligere AURA El-net A/S. Navneskiftet er med til at sikre, at omverdenen ikke er tvivl om Dinels særskilte identitet Ansvarlig for IO Som en konsekvens af øget fokus på den overvågningsansvarliges uafhængighed har Dinel valgt at outsource opgaven som overvågningsansvarlig til Ernst & Young P/S (EY). EY vil således i samarbejde med Dinels direktør varetage vurdering og konklusion vedrørende selskabets gennemførte IO-program. Internt i Dinel er det økonomifunktionen i samarbejde med Dinels administrerende direktør, der står for arbejdet omkring IO, herunder udarbejdelse af IO-program og årsberetning, opfølgning på nye love og regler, opdatering og opbevaring af medarbejdererklæringer, undervisning af relevante medarbejdere o.l. Ingen i koncernen er personligt afhængig af koncernens performance i form af bonus eller andet Antal ansatte i Dinel Som beskrevet ovenfor er der ingen ansatte i Dinel, da selskabet lejer medarbejdere fra serviceselskabet AURA A/S. Der er foretaget en vurdering af hvilke medarbejdere/afdelinger i AURA-koncernen, der kan falde ind under reglerne om IO. Pr. 31/ er der tale om 103 medarbejdere. Heraf er 1 medarbejder rokeret til en afdeling, der er underlagt reglerne. Der er i 2016 ansat 2 nye medarbejdere, som har underskrevet erklæring om kendskab til reglerne Information om IO For at sikre et godt og bredt kendskab til reglerne i IO informeres der ved nyansættelse og løbende efter behov herom. Det er de enkelte afdelingslederes ansvar at informere om IO ved nyansættelse og sørge for at medarbejdere er ajour med reglerne. Ved større ansættelser og behov i øvrigt afholder økonomiafdelingen kurser. Økonomiafdelingen formidler nye regler på området til afdelingslederne og relevante medarbejdere. Alle relevante medarbejdere har underskrevet erklæring om kendskab til og overholdelse af reglerne om IO Tilbagemelding fra overvågningsansvarlig EY har haft til opgave at vurdere gennemførslen af Dinels IO program for 2016 som uafhængig tredjepart samt objektiviteten af årsberetningen. EY har foretaget otte interviews af såvel nøglemedarbejdere som simpel tilfældig udvalgte medarbejdere, hvor arbejdsgange, strategiske beslutninger, kendskab til IO programmet og 3

5 arbejdsopgaver relateret til - eller med snitflader til - IO programmet er gennemgået med det formål at vurdere om medarbejderne har et tilstrækkeligt kendskab til IO programmet samt efterlever dette. Herudover har der været løbende møder med Dinel, og der er foretaget stikprøver på medarbejdererklæringer. På baggrund af overstående vurderer EY ud fra møder, interviews og det materiale Dinel har stillet til rådighed, at Dinels årsberetning leverer et retvisende billede af Dinels gennemførsel af IO programmet, som efter EY s vurdering lever op til kravene i BEK nr Adgang til distributionsnettet 1.1. Betingelser og vilkår Der har været ændringer til dette punkt i 2016, idet standardbetingelserne og servicevilkårene er opdateret i forbindelse med indførelsen af Engrosmodellen. Dinels gældende betingelser og vilkår fremgår til enhver tid af selskabets hjemmeside og følger Dansk Energis standarder, som er anmeldt til og godkendt af Energitilsynet. Betingelserne og vilkårene sikrer, at Dinel giver alle el-leverandører netadgang på samme ikke-diskriminerende vilkår. Ligeledes er anvendte nettariffer, netgebyrer og betingelser for brug af og tilslutning til distributionsnettet offentliggjort på selskabets hjemmeside. Også disse følger Dansk Energis standarder, og er godkendt af Energitilsynet. Datahubben samt indførelsen af Engrosmodellen i april 2016 giver yderligere sikkerhed for at Dinel ikke diskriminerer enkelte el-leverandører, idet al kontakt mellem Dinel og el-leverandørerne nu foregår anonymt gennem Datahubben. Der har i 2016 ikke været henvendelser/klager fra kunder i forbindelse med adgang til distributionsnettet Kvalitet i levering Vedrørende information om kvalitet i levering henvises til indberetning af data om leveringssikkerhed, som er sendt til Energitilsynet via ENAO d. 31. marts Der har i 2016 ikke været henvendelser fra kunder eller andre vedrørende kvalitet i levering. 2. Kundekontakt 2.1. Direkte kontakt til kunder og øvrige Med indførelsen af Engrosmodellen er kontakt med slutkunderne flyttet fra netselskaberne til elleverandørerne. Kun i decideret nettekniske spørgsmål skal slutkunderne fortsat tage kontakt til deres netselskab. Engrosmodellen minimerer derfor i høj grad risikoen for at Dinel kan diskriminere i sin kundekontakt. På baggrund af ovenstående har vi vurderet, at behovet for medarbejdererklæringer fra ansatte i AURA El-handel A/S ikke længere er til stede. Alle medarbejdere med kundekontakt er orienteret om formålet med etablering af det interne overvågningsprogram. Alle relevante medarbejdere har skriftligt bekræftet på en erklæring, at de i deres kundekontakt ikke må favorisere bestemte selskaber, kunder, el-leverandører, konsulenter, håndværkere m.fl. Alle samarbejdspartnere behandles efter de samme principper. 4

6 Undervisning i IO har i afdelinger med direkte kundekontakt haft stor fokus på, at bestemte selskaber og produkter ikke favoriseres. Ligeledes har der været lagt vægt på, at der aldrig må være tvivl om, at det er netselskabet, der er afsender, når der er skriftlig eller elektronisk kontakt med kunder og øvrige. Dinel sender ikke brochurer eller anden generel information til kunder eller forbrugere. I tvivlstilfælde bliver den IO-ansvarlige kontaktet inden afsendelse Særskilt identitet I forbindelse med førnævnte navneskift er der blevet etableret ny hjemmeside. Dinel har særskilt hjemmeside, som ikke indeholder links eller andre henvisninger til koncernens øvrige aktiviteter. Dinel har i forbindelse med udarbejdelsen af hjemmesiden flere gange været i kontakt med Energitilsynet, for at sikre at hjemmesiden lever op til kravene i IO. 3. Habilitetskrav 3.1. Organisationsstruktur Dinel har ca forbrugere og falder derfor ind under reglerne om habilitetskrav. Som det fremgår af organisationsdiagram på side 2 er Dinel ejet af AURA Energi a.m.b.a. med en ejerandel på 100 %. Øvrige datterselskaber i koncernen indbefatter bl.a. elhandelsselskabet AURA El-handel A/S. I bilag til årsberetning i afsnit 10 er et mere dybdegående koncerndiagram samt en liste med bestyrelse, direktører og ledende medarbejdere i de enkelte selskaber. Der gøres opmærksom på, at alle medarbejdere er ansat i serviceselskabet AURA A/S eller AURA Installation A/S hvorefter de udlejes til bl.a. Dinel og AURA El-handel A/S. Listen viser, at ingen direktører eller ledende medarbejdere i Dinel direkte eller indirekte deltager i driften eller ledelsen af AURA El-handel A/S og moderselskabet AURA Energi a.m.b.a. Endvidere er der ingen bestyrelsesmedlemmer i Dinel som direkte eller indirekte deltager i driften eller ledelsen af AURA El-handel A/S. Reglerne i 45 i lov om elforsyning er derfor overholdt. 4. Indgåelse af aftaler 4.1. Indgåelse af aftaler og transfer pricing Udgangspunktet for fastsættelse af afregningspriser mellem Dinel og virksomheder med kommercielle aktiviteter er Elforsyningslovens 46, der tilsiger, at aftaler som kollektive elforsyningsselskaber indgår med andre virksomheder, herunder koncernvirksomheder, skal indgås på markedsbestemte vilkår. Ved koncerninterne aftaler bruges anerkendte transfer pricing metoder, som også anvendes inden for det skatteretlige område. Disse metoder sikrer handel på markedsvilkår. Dinel køber flere ydelser fra tilknyttede koncernselskaber, og for disse aftaler gælder samme afregningsvilkår som for en uafhængig tredjepart. Der afregnes ud fra medgået tid ifølge timesagssystem og til samme priser, som gælder for uafhængig tredjepart. Der foreligger skriftlige aftaler for samarbejdet. Dette gælder også for aftaler om kreditfacilitet ved koncernmellemregninger; aftalerne er skriftlige og er indgået på markedsvilkår med en forrentning svarende til koncernens eksterne lånerenter. 5. Regnskabsmæssig adskillelse 5.1. Regnskabsmæssig adskillelse 5

7 Dinel har bevilling til netvirksomhed og ikke til transmissionsvirksomhed. Eventuelle fællesudgifter i koncernen er fordelt ud fra objektive fordelingsnøgler. Der foretages en vurdering af fordelingsnøglerne i forbindelse med budgetlægningen, ligesom nøglerne korrigeres løbende for væsentlige ændringer i antal medarbejdere og lignende relevante faktorer. Den eksterne revision har i forbindelse med revision af AURA-koncernens regnskaber gennemgået forretningsgangene i koncernen, uden at det har givet anledning til bemærkninger vedrørende regnskabsmæssig adskillelse. 6. Selskabsmæssig udskillelse 6.1. Sideordnet aktivitet Koncernens aktiviteter vedrørende elhandel, rådgivning, drift af fibernet, vejbelysning, elinstallation, butik, vindmølledrift samt salg af solcelleanlæg er juridisk og regnskabsmæssigt udskilt i selvstændige selskaber. Der er ikke sideordnet aktivitet i Dinel, og selskabet er således kun beskæftiget med driften af netvirksomheden. 7. Kommunikation med elhandlere 7.1. Ny bekendtgørelse D. 19. maj 2015 kom der en IO-bekendtgørelse, der som noget nyt regulerer kommunikationen mellem netselskaber og elhandelsselskaber. Al kommunikation mellem Dinel og el-leverandører (herunder også AURA El-handel A/S) foregår som foreskrevet i lov om elforsyning 72c via Datahubben. I forbindelse med undervisning er det i relevante afdelinger tydeliggjort, at direkte kommunikation med el-leverandører uden om Datahubben kun er tilladt i særlige tilfælde fastlagt i Energinet.dk s forskrifter. 8. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger 8.1. Outsourcing af opgaver Fakturerings- og opkrævningsfunktionen samt IT-funktion er outsourcet til serviceselskabet AURA A/S. Derudover varetager AURA A/S også økonomi-, HR og jura for Dinel. Tidligere var også kundeservice outsourcet til serviceselskabet, men med indførelsen af Engrosmodellen er dette ikke længere relevant, da al slutkundekontakt sker direkte til el-leverandøren. Undtaget herfor er rent nettekniske spørgsmål, som Dinel selv varetager Adgang til og håndtering af følsomme oplysninger I forbindelse med fusion af netselskaberne i AURA-koncernen i 2015 og heraf følgende rokade af flere medarbejdere, er der sket spærring af IT-adgange for medarbejdere uden nødvendigt behov for adgang til forretningsmæssigt følsomme oplysninger. Medarbejdere i AURA El-handel A/S har ikke adgang til databaserne, og dette er opretholdt efter Datahubben er trådt i kraft. I efteråret 2016 fik Dinel sit eget ERP/afregningssystem, som kun relevante medarbejdere i Dinel har adgang til. Ingen medarbejdere uden for Dinel, med undtagelse af enkelte relevante personer i IT-, regnskabs- og økonomiafdelingen, har adgang til Dinels systemer. Der er ikke modtaget klager i forbindelse med forretningsmæssigt følsomme oplysninger. 6

8 9. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger 9.1. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om egne aktiviteter Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger er ikke alment tilgængelige for medarbejderne. De medarbejdere, der har eller har haft adgang til oplysningerne, har alle underskrevet erklæring om kendskab til procedurerne for behandling af disse. Udover ovenstående har Dinel indgået aftaler med udvalgte leverandører om følgende opgaver: Udvalgte vedligeholdelses- og anlægsopgaver i forsyningsanlæggene: Blandt andre aftaler med DELPRO, Siemens Danmark, Vestjyske Net Service m.fl. om viklingskoblere, muffearbejde, batterieftersyn, feltrevision m.m. Energirådgivning: Samarbejde med AURA Rådgivning A/S Drift af IT-systemer og support: Aftale med AURA A/S Køb af nettab: Aftale med AURA El-handel A/S Hjemtagning af målerdata: Aftale med AURA Fiber A/S Der er ikke modtaget klager i løbet af året om diskriminering i forbindelse med fordelagtige oplysninger. 7

9 10. Bilag Koncerndiagram for AURA pr. 31/ Direktion Carsten Höegh Christiansen Flemming Høj Hansen Thorkild Videbæk Stab Shared service Bjørn Junge HR Eva Stilbo Økonomi Helene Alby Ravn Regnskab Vibeke Rasmussen Jura Thomas J. Thomsen Strategi og Forretningsudvikling Peter Weldingh Kommunikation og Marketing Kristine B. Jacobsen IT-systemudvikling Kristen Rørby IT-drift Jesper Jespersen QHSE Facility services Erik Kvistborg Lager Bjarne B. Bertelsen Dinel Erik K. Rasmussen El-handel Flemming Høj Hansen Rådgivning Thorkild Videbæk Installation Thorkild Videbæk Fiber Anne Halse Drift og anlæg Carsten Jensen Måling og nettilslutning Brian Hansen Projektering Kim Frandsen Driftsledelse, Beredskab Michael W. Hytting Afdelingschef Michael Mikkelsen Salg Morten Hellstrøm Kundeservice Charlotte Bundgaard Projekt Tina Mikkelsen Afregning Mikael S. Nielsen Rådgivning og energibesparelser Nanna Ravnsborg Entreprise/GIS Claus Jørgensen Butik Jens Gamborg Installation Thomas Vraa Baiemler Marketing Salg Mikael Davidsen Kundeservice Gitte Højgaard Product Management Leverance Henning Jensen Teknik og drift Indkøb Jesper R. Antonsen 8

10 10.2. Bestyrelse og ledende medarbejdere i AURA-koncernen pr. 31/ AURA Energi a.m.b.a. Dinel A/S AURA El-handel A/S Bestyrelse Bestyrelse Bestyrelse Allan Werk (formand) Lars Kreutzfeldt (formand) Carsten Aae Christiansen (formand) Carsten Aae Christiansen (næstformand) Kim Kusk Mortensen Lars Broni Claus Ø. Christensen (næstformand) Hans Terp Claus Ø. Christensen Lars Broni (næstformand) Bjørn Kristensen Allan Werk Jens Andersen Poul Schjødt Ankersen Jørn Grauballe Jens Andersen Kjeld Hansen Jørn Grauballe Lars Kreutzfeldt Lars K. Jørgensen Bjørn Kristensen Aase Møller Lars Kromand Anders Ø. Jensen Hans Midtgaard Carsten Petersen Kim Kusk Mortensen Henrik A. Andreasen Rolf Nielsen Knud L. Vestergaard Carsten Petersen Lars Kromand Arne Nøhr Rasmussen Hans Midtgaard Peter Rønne Gunnar S. Kjærgaard Hans Terp Rolf Nielsen Anders Østergaard Kjeld Hansen Arne Nøhr Rasmussen Claus Jespersen Jakob Nielsen Nils Bo Vincent Madsen Jesper Pedersen Peter Rønne Direktører Direktør Direktør Carsten H. Christiansen (adm.) Erik K. Rasmussen Flemming Høj Hansen Flemming Høj Hansen (økonomi) Thorkild Videbæk (kommerciel) Ledende medarbejdere Ledende medarbejdere Ledende medarbejdere I/A Brian Hansen (afd. chef) Michael Mikkelsen (afd. chef) Michael Hytting (ass. driftsleder) Kim Frandsen (afd. chef) Peter Overgaard (afd. chef) Carsten Jensen (afd. chef) 9

11 AURA A/S AURA Ejendomme ApS AURA Vind ApS Bestyrelse Bestyrelse Bestyrelse Allan Werk (formand) I/A I/A Carsten Aae Christiansen Claus Ø. Christensen Lars Broni Direktør Direktører Direktører Carsten H. Christiansen (adm.) Carsten H. Christiansen (adm.) Carsten H. Christiansen (adm.) Bjørn Junge (teknisk direktør) Flemming Høj Hansen (økonomi) Flemming Høj Hansen (økonomi) Thorkild Videbæk (kommerciel) Thorkild Videbæk (kommerciel) Ledende medarbejdere Ledende medarbejdere Ledende medarbejdere Helene Ravn (afd. chef) I/A I/A Vibeke Rasmussen (afd. chef) Thomas Thomsen (afd. chef) Jesper Jespersen (afd. chef) Erik Kvistborg (afd. chef) Kristen Rørby (afd. chef) Eva Stilbo (afd. chef) AURA Rådgivning A/S AURA Installation A/S AURA Fiber A/S Bestyrelse Bestyrelse Bestyrelse Lars Broni (formand) Claus Ø. Christensen (formand) Carsten Aae Christiansen (formand) Carsten Aae Christiansen Carsten Aae Christiansen Claus Ø. Christensen Claus Ø. Christensen Allan Werk Allan Werk Allan Werk Lars Broni Lars Broni Direktør Direktør Direktører Thorkild Videbæk (adm.) Thorkild Videbæk (adm.) Carsten H. Christiansen (adm.) Anne Halse (afd. direktør) Ledende medarbejdere Ledende medarbejdere Ledende medarbejdere Nanna Ravnsborg (afd. chef) Thomas Baiemler (afd. chef) Gitte Højgaard (afd. chef) Jens Gamborg (afd. chef) Henning Jensen (afd. chef) Claus Jørgensen (afd. chef) Mikael Davidsen (afd. chef) Hasse Christensen (afd. chef) 10