Vedtægter for Nobel Kollegiets beboerrepræsentation. Revision 3

Transkript

1 Vedtægter for Nobel Kollegiets beboerrepræsentation Revision 3

2 1. Navn Beboerrepræsentationen ved Nobel Kollegiet på Myrdalstræde 1-19 (ulige numre) samt (ulige numre), 9220 Aalborg Øst navngives: Nobel Kollegiets beboerrepræsentation 2. Formål Formålet for Nobel Kollegiets beboerrepræsentation er at sikre aktivitet på Nobel Kollegiet og fællesskab for kollegiets beboere. 3. Udvalg Nobel Kollegiets beboerrepræsentation består af følgende udvalg: Forretningsudvalg Beboerråd Fest- og aktivitetsudvalg IT-udvalg Formanden står for rekruttering af medlemmer til sit udvalg. Alle udvalg har en næstformand som vælges internt i udvalget og som ikke kan udelukkes af formanden. Stk. 1 Forretningsudvalgets funktion Forretningsudvalget består af formændene for de 3 øvrige udvalg, én kassér og én revisor, i alt 5 medlemmer. Forretningsudvalgets formål er at stå som bindeled mellem de øvrige udvalg samt sikre fortsat aktivitet i disse. Ud over at garantere aktivitet kan der også træffes større økonomiske beslutninger end der kan i de enkelte udvalg. Forretningsudvalgets beslutninger skal skabes ud fra et grundlag på 5 ja stemmer. Revision 3 Side 1 af 5

3 Forretningsudvalget sørger for at der udvælges repræsentanter til møder og forsamlinger hvor Nobel Kollegiet skal repræsenteres. Repræsentanterne skal være beboere på Nobel Kollegiet. Stk. 2 Beboerrådets funktion Beboerrådet står for den generelle beboeraktivitet, heriblandt vedligeholdelse, rengøring, nyindkøb og fastsættelse af regler. Nyindkøb gælder over alle indkøb som ikke er til IT-udvalget eller Fest- og aktivitetsudvalget. Beboerrådets formand sidder i kollegiets bestyrelse med funktion som formand og er generelt repræsentant for kollegiet udadtil. Stk. 3 Fest- og aktivitetsudvalgets funktion Fest- og aktivitetsudvalget står for at arrangere fester og arrangementer på kollegiet, dette indebærer sommerfest, julefrokost, nytårsfest, hjælperfest, sportsarrangementer og øvrige fester. Fest- og aktivitetsudvalget står også for at administrere øvrige aktivitetsunderudvalg f.eks. Bordfodboldklub og NFL-udvalg. Fest- og aktivitetsudvalget står for drift af bar og udlejning fælleshus. Udvalget står for indkøb af alt nødvendigt for barens drift samt indkøb til diverse fester og aktiviteter. Stk. 4 IT-udvalget IT-udvalget står for udviklingen og vedligeholdelse af server, internetforbindelse, nobelnet.dk samt godkendelse af nye beboeres brug af internettet, De har lov til på ethvert tidspunkt at lukke for internettet og andre services hvis der er behov for dette. IT-udvalget står for indkøb af udstyr nødvendigt for driften af internet og netværk på Nobel Kollegiet. IT-udvalget står også for udgifter i forbindelse med beboerkontakt; f.eks. SMS-løsninger og udprintninger. IT-udvalget står for at indkræve betaling for forbrugsstoffer i forbindelse med øvrige udvalgs brug af printere. Revision 3 Side 2 af 5

4 4 Indkaldelse til beboermøder Alle beboere indkaldes til beboermøder af Beboerrådet og Forretningsudvalget. Der afholdes minimum 2 beboermøder årligt, april og oktober. Beboermøder varsles senest 1 måned før- og dagsordnen sendes ud senest 14 dage før mødet. Med varsling forståes at arrangementet, med dato og tidspunkt, som minimum kommer på kalenderen og skrives på forsiden af nobelnet.dk. 5 Valg Der udskrives årligt et valg på Nobel Kollegiet i forbindelse med beboermødet i april, følgende poster er altid på valg: Beboerrådsformand Fest- og aktivitetsudvalgsformand IT-udvalgsformand Kassér Revisor De ovenstående personer skal være 5 individer, én person kan ikke have flere poster i Forretningsudvalget. Alle beboere har 1 stemme til hvert valg. Stk. 1 Omvalg Forretningsudvalget kan tvinges til omvalg hvis der kan samles underskrifter fra 40 beboere. Et omvalg fungerer ligesom det faste valg i april med 1 måneds indkaldelse, er der mindre end 2 måneder til april (februar og marts) vil det faste valg og beboermøde udgå til fordel for omvalg og beboermøde. Revision 3 Side 3 af 5

5 6 Økonomi I udvalgene kan der træffes beslutninger for udvalgenes egne penge: op til 5000 kr. med godkendelse fra kasséren. op til kr. med godkendelse af et enigt Forretningsudvalg, der kræves et budget for udgifterne derover kræves beboerafstemning, budget og en grundig og objektiv orientering omkring kollegiets økonomiske forhold. Nobel Kollegiet vælger årligt en kassér og en revisor. Stk. 1 Kassérens funktion Kassérens funktion er at modtage leje og depositum fra udlejning/lån af fælleshuset, godkendelse af udvalgenes brug af penge under 5000 kr, deltagelse i forretningsudvalget samt udarbejdelse af det årlige regnskab. Kasséren sidder i kollegiets bestyrelse med funktion som næstformand. Stk. 2 Revisorens funktion Revisorens opgave er at deltage i Forretningsudvalget, uarbejde årsregnskab i samarbejde med Kasséren og være kontaktperson ved udlejning og udlån fælleshus. Revisoren står desuden for at modtage og tilbagebetale depositum fra leje og udlån af fælleshus. Betaling af depositum for lån af fælleskøkkener skal ligeledes betales til Revisoren. 7 Konti og regnskab Alle udvalg har lov til at have en bankkonto og fuldmagt hertil. Kasséren skal have fuldmagt til alle konti. Der udarbejdes et regnskab med resultatopgørelse og balance ved årets udgang, på opfordring fra forretningsudvalgsmedlemmer eller et flertal hos beboerene. Der udarbejdes også et regnskab i forbindelse med udgifter over kr. Revisor og Kassér har minimum 14 dage til udarbejdelse af regnskabet. Revision 3 Side 4 af 5

6 8 Beboerafstemning Alle større beslutninger og udgifter over kr. skal ud til en beboerafstemning. Større beslutninger er for eksempel: Installationer i lejligheder (alarmsystemer og lignende) Personfrihed (f.eks. hvornår der skal være stille) Beboerrådet står for afholdelsen af beboerafstemninger. Der kan træffes flere valg uafhængigt ved samme afstemning. Afstemninger skal foretages enten med stemmesedler eller over internettet. Ved stemmesedler fordelt til samtlige postkasser skal der fordeles 1 stemmeseddel pr. postkasse. I lejligheder hvor mere end 1 person har postadresse kan der afhentes en ekstra stemmeseddel hos beboerrådsformanden. Ved afstemning over internettet er det tilladt at lukke for beboernes internet indtil der er truffet et valg, og afstemningen er derfor tvungen. Alle beboere med postadresse på Nobel Kollegiet har 1 stemme. Det er altid muligt at få en stemmeseddel hos beboerrådsformanden såfremt man ikke ønsker at stemme over nettet. Man skal være 16 for at være stemmeberretiget. 9 Ændring og annullering af disse vedtægter Forretningsudvalget kan foreslå ændringer eller en annullering af vedtægterne. Ændringer eller en eventuel annullering af disse vedtægter betragtes som en større beslutning og skal sendes til beboervalg. Revisionsnote Revision 1 vedtaget ved beboermøde 14. maj 2009 Revision 2 vedtaget ved beboermøde 9. oktober 2009 Revision 3 vedtaget ved beboermøde 19. april 2009 Revision 3 Side 5 af 5