Tilsynsrapport. Skibbyhøj Uanmeldt tilsyn 3. april 2013

Transkript

1 Tilsynsrapport Skibbyhøj Uanmeldt tilsyn 3. april 2013

2 Organisation, ledelse og personale Tilsynet vurderer, at tilbuddet er velorganiseret. Der er relevante retningslinjer. Organiseringen og mødeaktiviteten giver mulighed for at personalet kan drøfte forhold af både organisatorisk og faglig karakter. Det faglige niveau vurderes som udmærket. Der er fokus på udvikling af organisationen og faglig udvikling. Der er en solid skriftlighed i forhold til beboerne. Det skriftlige arbejde og den etablerede mødekultur og overlevering giver gode muligheder for at dokumentere beboernes udvikling. Arbejdsmiljø og sikkerhed Det vurderes at området fungerer udmærket i forhold til sikkerhed og fysisk arbejdsmiljø. Organisationen vurderes at have relevant fokus på det sikkerhedsmæssige område. Der er lavet relevante arbejdsmiljøundersøgelser i 2012 og Den faglige og pædagogiske praksis/handleplaner Tilsynet anerkender de faglige refleksioner deltagerne i tilsynet har gjort rede for og vurderer, at der er en udmærket forståelse for målgruppens behov. Det vurderes, at der arbejdes professionelt med handleplaner/behandlingsplaner. Tilsynet vurderer desuden, at behandlingsplanerne er et godt og professionelt arbejdsredskab, som giver gode muligheder for at følge og dokumentere den enkelte beboers udvikling og behandlingsforløb. De fysiske rammer Tilbuddet fremstår velholdt og tilsynet finder umiddelbart, at der er en positiv og atmosfære på tilbudsstedet. Fællesrummene som primært består af køkken/stue er indrettet funktionelt, og passer godt til målgruppen. Medicinhåndtering Medicinhåndteringen foregår efter tilsynets vurdering forsvarligt Magtanvendelser Tilsynet vurderer, at deltagerne i tilsynet kender til reglerne for magtanvendelse. Tilsynet vurderer desuden, at medarbejderne besidder kompetencer, der gør dem i stand til at forebygge situationer, som ellers kunne resultere i magtanvendelser. Skriftlighed Det er tilsynets vurdering, at der er relevante skriftlige retningslinjer, som er samlet i en personalemappe. Tilsynet vurderer samtidig, at stedet har en høj kvalitet i det skriftlige arbejde, herunder den daglige dokumentation, som udføres i journaliseringssystemet EKJ. 2/10

3 Tilsynets bemærkninger, anbefalinger og påbud Definition på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger: Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger: Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Påbud: Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor en angivet tidsfrist fremsender en redegørelse til tilsynet om, hvordan de har taget hånd om problemet. Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Tilsynet bemærker, at Skibbyhøj er velorganiseret. Der er relevante skriftlige retningslinjer og der arbejdes professionelt med de punkter, som tilsynet har valgt at sætte fokus på. Tilsynet bemærker, at stedet fremover skal orienterer sig i Frederikssund Kommunes Intranet, hvor der bl.a. kan findes kontaktoplysninger på kommunens forskellige goder og retningslinjer, herunder oplysninger om kriseberedskab, personalegoder mv.. Tilsynet henleder samtidig opmærksomheden på kommunens retningslinjer vedr. elektronisk kalenderdeling. Omgangen med medicin på stedet er professionel, det bemærkes dog, at medicinen altid skal mærkes med både navn og cpr-nummer og kun opbevares i beboerens personlige rum/opbevaringsbokse i medicinskabet. Anbefalinger Tilsynet gav ikke anledning til anbefalinger. Påbud Tilsynet gav ikke anledning til påbud. 3/10

4 Oplysninger Navn og hjemsted Leder Tilbudstype og lovgrundlag Antal pladser og belægningsgrad Takst Bo- og beskæftigelsestilbuddet Skibbyhøj Birkevej Skibby Forstander Uffe Voldum-Clausen. Forstander har ferie under tilsyn, så tilsynet har som ledelsesrepræsentant talt med Souschef Maria Kirstine Stryhn. Tilbuddet er et kommunalt bo- og beskæftigelsestilbud godkendt i henhold til Servicelovens 103 og 107. Tilbuddet har indtil 31. december 2012 været et tilbud under Region Hovedstaden, det er 1. januar 2013 overgået til Frederikssund Kommune. Tilbuddet har ifølge Tilbudsportalen 61 pladser, fordelt med 23 i 107 og 38 i 103. Belægningsgraden har i 2012 været på ca. 97 %. Aktuelt er belægningen på godt 93 %. Den godkendte døgntakst i botilbuddene ( 107) er kr ,- pr døgn, svarende til kr pr. måned og den godkendte pris i dagtilbuddet ( 103) udgør kr. 545,- pr. døgn, svarende til kr ,- pr. måned. Målgruppebeskrivelse Ifølge Tilbudsportalen er målgruppen i botilbuddene voksne psykisk syge imellem 18 og 35 år, mens målgruppen i beskæftigelsestilbuddet er voksne psykisk syge imellem 18 og 60 år. Antal ansatte og personalesammensætning Den nuværende personalesammensætning: Forstander Sygeplejerske Stedfortræder Sygeplejerske Psykolog Socialrådgiver To Sygeplejersker Tolv pædagoger Tre plejere Sosu medhjælper Psykoterapeut/pædagogmedhjælper Tre pædagogmedhjælpere Seks værkstedsassistenter Køkkenleder To husassistenter Seneste tilsyn Seneste tilsyn (anmeldt) er afholdt 26. oktober 2012 af Den Sociale Virksomhed i Region Hovedstaden. Dato og tidspunkt for tilsyn 3. april 2013, kl /10

5 Deltagere i tilsynet Tilsynsførende Tilrettelæggelse af tilsynet, herunder metodevalg Stedfortræder Psykolog Administrativ medarbejder Sygeplejerske Pædagog Solvej Mose Mailund, tilsynskonsulent Thommi Nielsen, tilsynskonsulent I det uanmeldte tilsyn i Skibbyhøjs to boenheder Lindehuset og Birkehuset, har tilsynet haft fokus på følgende hovedpunkter: Personale og arbejdsmiljø Handleplaner Magtanvendelser Medicinhåndtering Journalisering/EKJ Utilsigtede Hændelser Tilsynet havde inden besøget orienteret sig i tilgængelig dokumentation (tilbudsportal, hjemmeside, evalueringsrapporter og rapporter fra tidligere tilsyn). På anmodning fra tilsynsmyndigheden har stedets forstander fremsendt udfyldt spørgeskema, som beskriver en del driftsmæssige forhold. På tilsynet har stedet på anmodning fremvist diverse skriftlige retningslinjer, elektroniske journaler, medicinregistrering og behandlingsplaner for fire beboere er gennemgået. Opfølgning på tidligere tilsyn Tilsynet foretaget d. 26. oktober 2012 har ikke givet anledning til anbefalinger eller påbud. Bemærkningerne er af positiv karakter. På baggrund af ovenstående er der ikke punkter til opfølgning. Organisation, personale og arbejdsmiljø Personalesituation Internt samarbejde og kommunikation Det oplyses, at personalegruppen er stabil og at mange af de ansatte har været ansat i en årrække. Der er i øjeblikket en vakant fysioterapeutstilling, som først genbesættes, når der er bedre overblik over den fremtidige belægning efter overgang fra regional til Kommunal drift. Personalesammensætningen er tværfaglig, hvor de største grupper er pædagoger og værkstedsassistenter. Deltagerne i tilsynet fortæller, at Skibbyhøj er opdelt i to teams Et boligteam og et værkstedsteam. Boligteamet er opdelt i to grupper. De to tilbud Lindehuset og Birkehuset, hvor tilsynet har haft hovedfokus, tilhører hver deres gruppe. De fleste af beboerne er tilknyttet et af Skibbyhøjs værksteder. Der er indført ny mødestruktur på Skibbyhøj, den nye struktur følger strukturen i Frederikssund Kommunes øvrige tilbud. Det betyder, at der afholdes 5/10

6 teammøder, personalemøder og behandlingskonferencer om onsdagen. I det daglige bruges det elektroniske journaliseringssystem EKJ, som redskab til overlevering og dokumentation. I overgangen mellem morgenvagt og aftenvagt er der fast overlevering, som foregår mundtligt. Deltagerne i tilsynet fortæller at EKJ fungerer godt og at det indeholder de nødvendige redskaber. Der er dog stadig et par hængepartier i forbindelse med overgangen mellem Region og kommune. Særlige udviklingsaktiviteter Arbejdsmiljø og sikkerhed I øjeblikket er der fokus på overgangen fra regional til kommunal drift. Der har været en del udfordringer i forbindelse med overgangen, det oplyses at der er brugt mange ressourcer både fra Skibbyhøj og kommunen. Det er indtrykket, at overgangen overvejende har været positiv. Deltagerne i tilsynet fortæller at der er et udmærket arbejdsmiljø, både fysisk og psykisk. I december 2012 er der udført undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø, som efterfølgende er drøftet i de enkelte teams og i MED-udvalg. Der er løbende blevet fulgt op på de bemærkninger, som er fremkommet ved arbejdsmiljøundersøgelser og APV. Personalet er blevet undervist/vejledt i forhold til arbejdsstillinger, ligesom der er oprettet datablade i forhold til de materialer, der arbejdes med i hele virksomheden. Der arbejdes på at tilpasse stedet til Frederikssund Kommunes retningslinjer på arbejdsmiljøområdet. Sikkerhedsrepræsentanten fortæller, at han mener at man næsten er i mål på dette område. Tilsynet har gjort opmærksom på Frederikssund Kommunes Intranet, hvor der bl.a. kan findes kontaktoplysninger på kommunens forskellige goder og retningslinjer, herunder oplysninger om kriseberedskab, personalegoder mv. Skibbyhøj har som nævnt tidligere gennemført arbejdsmiljøundersøgelser mv. via regionen, i år har stedet deltaget i Frederikssund Kommunes trivselsundersøgelse i marts Tilsynet konstaterer, at der er opsat røgalarmer i hele tilbuddet, som sender alarm direkte til brandvæsnet og der er ophængt, brandudstyr, hjertestartere og beredskabsplan i fællesrum. Der er ophængt skilte med evakueringsplan. Der har senest været afholdt førstehjælps- og brandkursus samt evakueringsøvelse/brandøvelse i januar Tilsynet vurderer, at tilbuddet er velfunderet og velorganiseret. Der er relevante retningslinjer. Organiseringen og mødeaktiviteten giver mulighed for at personalet kan drøfte forhold af både organisatorisk og faglig karakter. Det faglige niveau vurderes som udmærket. Der er fokus på udvikling af organisationen og faglig udvikling. Der er en solid skriftlighed i forhold til beboerne. Det skriftlige arbejde og den etablerede mødekultur og overlevering giver gode muligheder for at dokumentere beboernes udvikling. Der dokumenteres udmærket i journalsystemet EKJ Det vurderes at området fungerer udmærket i forhold til sikkerhed og fysisk arbejdsmiljø. Organisationen vurderes at have relevant fokus på det sikkerhedsmæssige område. Der er lavet relevante arbejdsmiljøundersøgelser i 2012 og /10

7 Økonomi Aktuelt budget og forbrug Brugerens egen økonomi Vurdering Der er ifølge souschef fokus på stedets økonomi og de særlige udfordringer, der kan opstå i overgangen fra regionalt til kommunalt tilbud. Stedet har skriftlige retningslinjer vedr. beboerøkonomi. Beboerne betaler til faste udgifter via betalingsservice eller bankoverførsler i forhold til faktura, som udsendes af Frederikssund Kommune, ligesom kommunen udbetaler eventuel lønindtægt Begge dele efter opgørelse via EKJ fra Skibbyhøjs administration. Tilsynet vurderer, at der er god økonomistyring, som følges op af kommunens økonomiafdeling. Der er iværksat relevante regler for beboernes økonomi. Fysiske rammer Beliggenhed og udenoms areal Skibbyhøj er placeret centralt i Skibby. Der er tale om et kvarter med en blanding af parcel og rækkehuse. I nærområdet der er gode indkøbsmuligheder og offentlige transportmidler. Skibbyhøj ligger på en grund på 11 tønder land. Grunden ligger ud til Roskilde Fjord. På grunden er der udover en del bygninger opholdsarealer med forskellige aktivitetsmuligheder. Bygning(er) Der er seks selvstændige boenheder som er indrettet specielt til borgergruppen og værkstedsområder, der bl.a. rummer autoværksted, snedkerværksted, montage, gartneri, køkken og rengøring. Hovedbygningen er indrettet til kontorer, konferencelokaler og kantine. Tilsynet har under tilsynet set de to boenheder - Lindehuset og Birkehuset, samt hovedhuset, træningsrum og gymnastiksal. Indretning og istandsættelse Bofællesskaberne og de andre områder, som tilsynet har set, fremtræder alle lyse og velholdte. Bofællesskaberne er indrettet funktionelt og indretningen i fællesområderne passer godt til formålet. Der er udmærkede personalefaciliteter i de enkelte boenheder. Tilsynet har ikke set beboerværelser/-lejligheder. Tilbuddet fremstår velholdt og tilsynet finder umiddelbart, at der er en positiv og atmosfære på tilbudsstedet. Fællesrummene som primært består af køkken/stue er velindrettede. De er indrettet funktionelt og passer godt til målgruppen. 7/10

8 Den faglige og pædagogiske praksis/handleplaner Pædagogisk referenceramme, metoder og praksis Tilsynet har under det uanmeldte tilsyn ikke haft fokus på det daglige pædagogiske arbejde. Deltagerne i tilsynet har dog gjort rede for pædagogiske overvejelser i forhold til arbejdet med målgruppen. Det oplyses, at Recoverytilgangen tænkes ind i det pædagogiske arbejde, hvilket ligger i tråd med Frederikssund Kommunes psykiatriplan. Handleplaner/udviklingsplaner For alle beboere på Skibbyhøj er der efter det oplyste udarbejdet: Behandlingsplan/funktionsbeskrivelse og plan for Målsætninger og handleanvisninger. Det oplyses, at disse dokumenter dækker de pædagogiske handleplaner. Tilsynet har gennemgået fire planer To fra Birkehuset og to fra Lindehuset. Behandlingsplanerne udarbejdes af personalet og beboeren og er opdelt i afsnit, som udfyldes af beboer i samarbejde med henholdsvis: Psykolog, medicinansvarlig, fysioterapeut, kontaktperson, socialrådgiver og værksteds- /aktivitetspersonale. Behandlingsplanen omfatter områderne: Baggrund, psykiatrisk historie, beboerens mål og ønsker for ophold på Skibbyhøj, psykologiske forhold, psykiatriske forhold, fysiske forhold, personlige forhold, praktiske forhold, sociale forhold, uddannelses- og beskæftigelsesmæssige forhold, fritid, inddragelse af netværk, andre bemærkninger og beboerindflydelse på planen. Under de enkelte afsnit i behandlingsplanen beskrives langsigtet og kortsigtet målsætning og beboerens støttebehov vurderes i forholdt til en skala som går fra nul til syv, hvor nul betyder at beboeren klarer området uden støtte, og syv betyder, at beboeren skal have fuld støtte fra personalet. Scoringen foretages i samarbejde med beboeren. Efter udarbejdelse af behandlingsplan behandles denne på en konference, hvor de involverede medarbejdere, ledelsen og beboeren deltager. Tilsynet har set en plan for behandlingskonferencerne. På baggrund af behandlingsplanen udarbejdes et dokument med målsætninger og handleanvisninger, som dels beskriver overordnede målsætninger og dels målsætninger for de enkelte områder i Behandlingsplanen. Under de enkelte målsætninger er der beskrevet handleanvisninger og evalueringer. Tilbudsportalen Tilsynet konstaterer, at tilbuddet er oprettet med relevante ydelsesbeskrivelser og metoder. Recovery tilgangen er dog ikke nævnt i metodebeskrivelsen. Pladspris for 2013 er opdateret og godkendt. Det skal anbefales at tilsynsrapporter lægges på Tilbudsportalen og på stedets hjemmeside. Tilsynet anerkender de faglige refleksioner deltagerne i tilsynet har gjort rede for og vurderer, at der er en udmærket forståelse for målgruppens behov. Det vurderes desuden, at der arbejdes professionelt med handleplaner/behandlingsplaner. Tilsynet vurderer desuden, at behandlingsplanerne er et godt og professionelt arbejdsredskab, som giver gode muligheder for at følge og dokumentere den enkelte beboers udvikling og behandlingsforløb. 8/10

9 Medicinhåndtering Opbevaring Intern instruks/vejledning Medicinkursus Der er skriftlige retningslinjer for medicinhåndtering, som indgående beskriver procedure ved: Modtagelse og overførelse af medicinordination Medicinopmåling Medicinuddeling Utilsigtede hændelser ved medicinhåndtering Medicindagbog Opbevaring af medicin Medicinbestilling og afhentning af medicin. Den ansvarlige sygeplejerske har fremvist medicinskab, registreringer i EKJ og skriftlig medicinmappe, som kan benyttes hvis EKJ ikke fungerer. Medicinen er opbevaret i aflåst skab og optælles centralt. Optælles af beboer og dennes medicinansvarlige kontaktperson. Alle medicinansvarlige har udvidet medicinkursus, mens samtlige medarbejdere har grundkursus i medicinhåndtering. Medicinhåndteringen foregår efter tilsynets vurdering forsvarligt. Magtanvendelse og retssikkerhed Intern instruks /vejledning Tilbudsstedet har udarbejdet skriftlige, interne retningslinjer for magtanvendelse. Medarbejderne kender reglerne omkring magtanvendelser samt skemaerne, der skal benyttes til indberetning Antal og art af magtanvendelser Deltagerne i tilsynet oplyser, at der kun har været én magtanvendelse i 2012 og ingen i Tilbuddets arbejde med at undgå magtanvendelser Der har været en enkelt magtanvendelse i 2012, som er indberettet til region Hovedstaden. Deltagerne i tilsynet fortæller, at der er meget få magtanvendelser. Det oplyses, at når der har været magtanvendelser, er det ofte i forbindelse med beboers selvskadende adfærd. Tilsynet vurderer, at deltagerne i tilsynet kender til reglerne for magtanvendelse. 9/10

10 Skriftlige procedurer og retningslinjer Medicinhåndtering Magtanvendelse Volds- og konflikthåndtering Håndtering af beboerøkonomi Utilsigtede hændelser Der er skriftlig medicinhåndteringsvejledning. Tilbuddet har ikke udarbejdet interne retningslinjer for magtanvendelse, men benytter de retningslinjer, som Region Hovedstaden har udarbejdet. Tilbuddet har udarbejdet interne retningslinjer, hvor der også er nedskrevet ambulanceplan, som beskriver hvad der skal gøres i forhold til personale, der har været udsat for voldsomme episoder under udførelse af arbejdet. Der er skriftlige retningslinjer. Beboerne betaler husleje, kost og andre faste udgifter og modtager løn. Økonomistyring foregår via EKJ. Det oplyses, at der er retningslinjer og at utilsigtede hændelser registres. Utilsigtede hændelser registreres i EKJ. I 2012 er der registret 16 hændelser. Ved registrering af utilsigtede hændelser i EKJ sendes samtidig en mail til forstander og souschef, som følger op på hændelserne i på teammøder og personalemøder, så stedet kan lære af disse. Funktionsbeskrivelser for personalet Sundhedspolitik Der er skriftlige funktionsbeskrivelser, som dog skal opdateres. Der er nedskrevet sundhedspolitik, og deltagerne i tilsynet oplyser, at der er fokus på sund kost og motion. Det er tilsynets vurdering, at der er relevante skriftlige retningslinjer, som er samlet i en personalemappe. Tilsynet vurderer samtidig, at stedet har en høj kvalitet i det skriftlige arbejde, herunder den daglige dokumentation, som udføres i journaliseringssystemet EKJ. 10/10