Guide til indhentning af dokumenter/skriftlig dokumentation ved driftsorienteret tilsyn med sociale tilbud

Transkript

1 Guide til indhentning af dokumenter/skriftlig dokumentation ved driftsorienteret tilsyn med sociale tilbud I forbindelse med det driftsorienterede tilsyn med sociale tilbud kan en stor del af den relevante skriftlige dokumentation indhentes fra tilbuddet selv via det Oplysningsskema til driftsorienteret tilsyn, som socialtilsynet kan anmode tilbuddene om at udfylde - f.eks. forud for et anmeldt tilsynsbesøg. I hele tilsynsprocessen indgår den skriftlige dokumentation i en samlet vurdering, der også er baseret på interviews og observation/besigtigelse af de fysiske rammer. Ligesom det også skal sikres, at der indhentes oplysninger fra de kommuner, der har ansvaret for borgerne i tilbuddet, fra ansatte og borgere i tilbuddet og fra andre relevante personer. I oversigten nedenfor er oplistet, hvilken skriftlig dokumentation der i første omgang opfattes som relevant i det driftsorienterede tilsyn, og hvordan den indhentes. Der kan imidlertid være behov for indhentning af flere/andre former for skriftlig dokumentation. Denne oversigt er derfor ikke udtømmende eller dækkende for alle tænkelige forhold. Behovet for at indhente oplysninger i forbindelse med det driftsorienterede tilsyn beror på socialtilsynets konkrete og individuelle vurdering. Relevante dokumenter/dokumentation Godkendelsesrapport Seneste tilsynsrapport Anonyme henvendelser Opgørelse af magtanvendelser Præsentationen af tilbuddet på Tilbudsportalen Hvilke oplysninger findes her? Her findes oplysninger om det grundlag, tilbuddet er godkendt på. Her findes oplysninger og konklusioner fra forrige tilsyn. Henvendelser modtaget via socialtilsynets telefonnummer eller e-postadresse. Her findes oplysninger om antallet af magtanvendelser på det pågældende tilbud. Indeholder bl.a. oplysninger om: - tilbudstype Hvor/hvordan findes oplysningerne? Socialtilsynet er selv i besiddelse af disse dokumenter/oplysninger. Oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen kan tilgås via Tilsyn.dk. 1

2 Seneste årsrapport fra tilbuddet - godkendelse og tilsyn - stamdata om tilbuddet - plads og normering - ledige pladser - økonomi og årsberetning - faglig tilgang og metode - indsatspakker -medarbejdere ( 101-tilbud) - budgetskema - økonomiske nøgletal - oplysninger om sygefravær - oplysninger om personalegennemstrømning - oplysninger om seneste og kommende års faglige udvikling Tilbuddet opdaterer selv oplysningerne på Tilbudsportalen, såfremt der er sket ændringer. Socialtilsynet modtager besked herom via Tilsyn.dk. De opdaterede oplysninger bliver ikke synlige, førend de er godkendt af Socialtilsynet. I Oplysningsskema til driftsorienteret tilsyn skal tilbuddet bekræfte, at oplysningerne på Tilbudsportalen er opdaterede og retvisende. Årsrapporten udarbejdes som en særlig indberetning til Tilbudsportalen, og oplysningerne fra den kan tilgås via Tilsyn.dk 2

3 Oplysningsskema til driftsorienteret tilsyn Indeholder følgende dokumentation: - beskrivelse af ændringer (deres karakter og omfang) i sygefravær, personalegennemstrømning, faglig udvikling og forventede større ændringer siden indberetningen af seneste årsrapport Oplysningsskemaet udfyldes og indsendes af tilbuddet på opfordring fra socialtilsynet. Oplysningsskemaet kan f.eks. anvendes forud for et anmeldt tilsynsbesøg - evt. aktuel opfølgningsplan med ajourført status på fastsatte mål for udviklingen af tilbuddets kvalitet. (Opfølgningsplanen er et redskab, der kan anvendes i dialogen mellem socialtilsyn og sociale tilbud.) - seneste årsberetning fra bestyrelsen med oplysninger om hyppighed og indhold i afholdte bestyrelsesmøder (gælder kun tilbud med bestyrelse) - oversigt over bestyrelsesmedlemmer med angivelse af navn, dato for indtræden, kompetencer og funktion i bestyrelsen (gælder kun tilbud med bestyrelse, og kun såfremt der er sket ændringer) - oversigt over aktuelt indskrevne borgere med angivelse af: fornavn, cpr-nummer, oplysninger om evt. værgemål, indflytningsdato, 3

4 handlekommune (visiterende myndighed) og navn og kontaktoplysninger på myndighedssagsbehandler - oversigt over fraflyttede borgere med angivelse af årsag til fraflytning (1 år bagud) - dokumentation i forhold til enkelte borgere (stikprøve), herunder: - myndighedshandleplan (SEL 140 og 141) - nyeste statusrapport eller tilsvarende - relevante VUM-dokumenter, som f.eks. Bestilling, Statusnotat til opfølgning og Opfølgning (botilbud til voksne) - relevante ICS-dokumenter, som f.eks. Statusudtalelse (døgntilbud til børn) - udviklingsplan (også kaldet pædagogisk plan eller opholdsplan) - opgørelse af fratrådte og nyansatte medarbejdere inden for det sidste år opgjort i antal og faggrupper inkl. årsager til fratrædelse - opgørelse af vikarforbrug inden for det sidste år med angivelse af navne, timer pr. måned, jobfunktioner og evt. vikarbureau - resultat af APV vedr. fysisk og psykisk 4

5 arbejdsmiljø og beskrivelse af evt. iværksatte tiltag (1 år bagud) - opgørelse af episoder med vold eller trusler mod medarbejdere eller mellem borgere (1 år bagud) - dokumentation for iværksat og gennemført efteruddannelse for ledelse/medarbejdere (dvs. uddannelser, hvor der ikke opnås ECTSpoint) (1 år bagud) - opgørelse over ledere/medarbejdere, som har eller deltager i videreuddannelse/ specialuddannelse (dvs. uddannelser, hvor der opnås ECTS-point) (1 år bagud) - beskrivelser af nye retningslinjer eller procedurer, som vedrører borgere eller medarbejdere? Fx vedr. rygning, brug af internet, indberetning af utilsigtede hændelser mv. (1 år bagud) - eksempler på, hvordan tilbuddet arbejder med resultatdokumentation, herunder: - tilbuddets samlede resultater ift. at nå de opstillede mål for borgernes ophold på tilbuddet 5

6 - hvordan resultatdokumentation indsamles, udarbejdes og anvendes ift. de opstillede mål - hvordan resultatdokumentation anvendes og medvirker til udvikling af tilbuddet - dokumentation for tilsyn fra andre myndigheder (f.eks. vedrørende brand, fødevarer, arbejdstilsyn, teknik og miljø) Tilbuddets hjemmeside - oversigt over eventuelle klager med beskrivelse af, hvordan de er håndteret (1 år bagud) Her findes bl.a.: - tilbuddets præsentation af sig selv - evt. evalueringer af tilbuddet Tilbuddets hjemmesideadresse er blandt de oplysninger, der er indberettet til Tilbudsportalen, og som derfor kan findes via Tilsyn.dk. 6