FRA TANKE TIL HANDLING inspiration til nye fødevarefællesskaber

Transkript

1 økostart // 1

2 FRA TANKE TIL HANDLING inspiration til nye fødevarefællesskaber Udarbejdet for: Københavns Fødevarefællesskab Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab Aalborg Fødevarefællesskab Svendborg Økologiske Fødevarefællesskab Tybjerg Økologiske Fødevarefællesskab Viborg Fødevarefællesskab / FoodGuild Næstved Økologiske Fødevarefællesskab Hillerød Økologiske Fødevarefællesskab Med støtte fra: Fonden for Økologisk Landbrug Tekst: Tine Christensen Grafik og dtp: Dennis Hensel Om ØkoStart... 4 Hvordan bruger I ØkoStart?... 5 Fødevarefællesskaberne... 6 Tre slags fødevarefællesskaber... 8 Værdier Kom godt i gang skridt fra tanke til handling Producentsamarbejde Logistik Produktudvalg Arbejdsproces Arbejdsgrupper Vagter Vagtplan Foreningsliv Stiftelse af fødevarefællesskabet Registrering hos Erhvervsstyrelsen Medlemskab Bæredygtig foreningsmodel Hierarkisk struktur / Flad struktur Rollefordeling Bestyrelser Generalforsamling og møder Mødekultur Konsensusdemokrati Frivillighed Rekruttering Fastholdelse Motivering Kommunikation Intern kommunikation Ekstern kommunikation Fødevarestyrelsen Registrering Egenkontrol Særlige fødevareregler for økologi Hygiejne Økonomi Betalingsmodeller Tak til alle fødevarefællesskaberne i Danmark for at medvirke til indsamlingen af materiale til udarbejdelsen af ØkoStart inspirationshæftet. 2 // økostart økostart // 3

3 Om ØkoStart ØkoStart samler viden og erfaringer fra fødevarefællesskaberne i Danmark til inspiration for nye fødevarefællesskaber. I april 2014 deltog repræsentanter fra fødevarefællesskaberne i et erfaringsudvekslingsseminar. Her blev det klart, at mange af fødevarefællesskaberne har de samme udfordringer og overvejelser i opstartsfasen. Det tærer både på kræfterne blandt de frivillige initiativtagere, men også på tålmodigheden og velvilligheden hos de økologiske producenter, som de samarbejder med. Deltagerne blev derfor enige om at samle de mange erfaringer og viden fra fødevarefællesskaberne i Danmark i en opstartspakke, som skal gøre det nemmere at opstarte et fødevarefællesskab. Med støtte fra Fonden for Økologisk Landbrug blev der ansat en projektleder til at indsamle informationer, viden og erfaringer fra fødevarefællesskaberne i Danmark fra april til november Det blev gjort gennem møder og interviews og ved at gennemsøge hjemmesider og skriftligt materiale fra fødevarefællesskaberne. En del af arbejdet var også at kortlægge fødevarefællesskaber og økologiske producenter i Danmark. Ved at gøre det mere enkelt at starte fødevarefællesskaber op er håbet med ØkoStart at gøre samarbejdet med de økologiske producenter nemmere og dermed øge afsætningen af økologiske produkter. Hvordan bruger I ØkoStart? Alle kan starte et fødevarefællesskab, Og et fødevarefællesskab kan tage nøjagtig den form, som I ønsker. Formålet med ØkoStart er at give jer inspiration til at komme i gang med jeres eget fødevarefællesskab. Fødevarefællesskaberne har alle økologien til fælles, men de kommer også i mange forskellige udgaver. Gennem konkrete eksempler viser ØkoStart mangfoldigheden hos fødevarefællesskaberne og giver bud på tilgange og løsninger på alt fra rekruttering af medlemmer, samarbejde med økologiske producenter til kontakt til Fødevarestyrelsen. I kan bruge ØkoStart som en a-å over processen og de elementer, der indgår i opstarten og driften af et fødevarefællesskab, eller I kan bruge ØkoStart som et opslagsværk, hvis I har brug for information om alt fra vedtægter og fødevarekontrol til vagtbeskrivelser. ØkoStart hæftet suppleres med hjemmesiden økostart.dk, hvor I kan finde endnu mere inspiration. ØkoStart er ikke et facithæfte men en indsigt i den mangfoldighed, som fødevarefællesskaberne er og en inspiration til, hvordan I kan forme jeres fødevarefællesskab og komme fra tanke til handling. God fornøjelse! 4 // økostart økostart // 5

4 Fødevarefællesskaberne Fødevarefællesskaberne har i løbet af en kort årrække sat deres aftryk på Danmarkskortet. De findes fra Aalborg til Sønderborg og fra Ringkjøbing-Skjern til København. I 2008 slog københavnerne dørene op for Københavns Fødevarefællesskab, og siden er fødevarefællesskaberne skudt op over hele landet. I dag tæller vi mere end 20 fødevarefællesskaber fordelt over hele Danmark. Fødevarefællesskaberne i Danmark har skabt en bæredygtig foreningsmodel, hvor forbrugere og økologiske producenter er i direkte kontakt med hinanden. Fødevarefællesskaberne er i dag et reelt alternativ til detailhandlens konventionelle indkøbsmodeller. Fælles for fødevarefællesskaberne er økologien, det frivillige engagement og den lokale forankring, men fødevarefællesskaberne er derudover meget forskelligt organiserede og løser logistiske og praktiske udfordringer på mange forskellige måder. På ØkoStart kan du se et Danmarkskort med alle de økologiske fødevarefællesskaber. FAKTA Et økologisk fødevarefællesskab er et indkøbsfællesskab, som køber økologiske produkter direkte fra lokale økologiske producenter, leveret til fødevarefællesskabets medlemmer. Fødevarefællesskaberne er drevet af frivillige kræfter, og alle medlemmer ligger frivillige arbejdstimer i fødevarefællesskabets drift og udvikling. Et fødevarefællesskabs medlemmer er derfor ikke bare medlemmer, de er også medejere og medarbejdere. Til gengæld for medlemmernes bidrag til fødevarefællesskabet kan de købe økologiske produkter igennem fødevarefællesskabet. Fødevarefællesskabet er en enkel model, hvor vejen fra producent til forbruger bliver gjort så kort og direkte som muligt. 6 // økostart økostart // 7

5 Landkommune Under 100 medlemmer Op til 30 poser sælges hver uge Flere afhentningssteder i lokalområdet Få koordinerende personer Assens-Tommerup Økologiske Fødevarefællesskab - har 55 medlemmer og sælger mellem poser hver uge. Der er tre forskellige afhentningssteder spredt ud i kommunen. To af afhentningsstederne er hos medlemmer, hvor poserne bliver sat i fx en garage til afhentning. Det sidste sted er på en efterskole i Glamsbjerg. Nogle gange er der kun to poser ét sted. På grund af den store geografiske spredning er det ofte den samme kerne af frivillige, der møder op til møder for at koordinere arbejdet, og bestyrelsen laver meget af arbejdet i fællesskabet. Tre slags fødevarefællesskaber hvis man ser på, hvordan fødevarefællesskaberne distribuerer deres produkter, hvor mange poser de sælger og antallet af medlemmer, Så kan Fødevarefællesskaberne opdeles i tre kategorier: 1. Landkommune 2. Købstad 3. Storby. På trods af denne inddeling er alle fødevarefællesskaberne vidt forskellige. De kan have forskellige ideologier, værdier og etik i forhold til, hvordan de vælger at arbejde med økologi, bæredygtighed og frivillighed. Og de har forskellige tilgange til, hvordan de vælger at organisere deres forening, strukturere deres arbejde og koordinere deres opgaver. Købstad Over 100 medlemmer Mellem poser sælges hver uge Et lokalt, centralt afhentningssted, der er omdrejningspunktet for fællesskabet Central koordinering Storby Mere end 1000 medlemmer Over 300 poser sælges hver uge Flere lokalafdelinger/afhentningssteder Lokalafdelinger og centrale grupper Odense Fødevarefællesskab - har omkring 1100 medlemmer, arbejdet er centralt koordineret i arbejdsgrupper., og poserne udleveres på den samme adresse hver uge. Odense Fødevarefællesskab er ved at opføre deres eget bæredygtige hus af natur- og genbrugsmaterialer, som vil danne rammen om fødevarefællesskabets aktiviteter. Københavns Fødevarefællesskab - er det eneste eksempel i Danmark på et storby fødevarefællesskab. Der er cirka 3000 aktive medlemmer, og der sælges omkring 500 poser grønt og frugt hver uge fordelt på 11 lokalafdelinger. Københavns Fødevarefællesskab distribuerer hver uge omkring 5 tons lokale, økologiske grøntsager. Arbejdet i fødevarefællesskabet koordineres både i de enkelte lokalafdelinger og i centrale arbejdsgrupper, der varetager de opgaver, der går på tværs af fødevarefællesskabets afdelinger. 8 // økostart økostart // 9

6 Værdier Man vælger at starte et fødevarefællesskab eller blive medlem af et fødevarefællesskab at forskellige grunde. Nogle vil måske gerne finde andre, der deler deres overbevisning og finde et værdifællesskab. Andre bliver motiveret af en indignation over klima og miljø, priserne på økologi eller de etablerede supermarkeders behandling af de lokale økologiske producenter. Nogle gange er grunden til at starte et fødevarefællesskab eller være en del af fødevarefællesskab en blanding af det hele. Fælles for fødevarefællesskaberne er dog, at de gennem deres engagement er med til at udbrede økologien i Danmark ved at støtte lokale, økologiske producenter. Her er nogle af de værdier og principper, som er med til at danne grundlaget for den måde fødevarefællesskaberne drives på. Økologi Vores sortiment skal som minimum være økologisk og må gerne være dyrket under biodynamiske eller permakulturelle forhold. Rene, sunde varer er selve grundlaget i fødevarefællesskabet. Vi tager afstand til modificerede, medicinerede eller sprøjtede varer. Vi arbejder for, at økologi ikke skal være en dyr gourmet-luksus, men en fast og naturlig del af vores hverdag. Natur og klima Vi støtter sundt og bæredygtigt jordbrug, vandmiljø, biodiversitet og dyrevelfærd. At være med til at overlevere en ren natur til vores næste generationer. Fødevarerne skal afspejle årstiden. Hvor det er muligt at forlænge sæsonen ved brug af drivhus skal eventuel opvarmning altid foregå ved brug af vedvarende energiformer. Vi bruger ressourcer med omtanke bl.a. ved at mindske spild, genbruge og genanvende samt ved at benytte miljøvenlige materialer, hvor det er muligt. Lokal forankring At de sæsonbetonede og økologiske fødevarer indkøbes så lokalt som muligt og fordeles af medlemmerne gennem et arbejdende fællesskab. At fremme den økologiske og lokale produktion og støtte fair og direkte handel med lokale avlere og leverandører. At bidrage til opbygningen af lokale og levende fællesskaber, der er åbne for alle og har en demokratisk struktur, som fremmer samarbejde. Formidling om økologi At formidle og fremme viden om bæredygtighed, økologiske fremstillede fødevarer, herunder tilberedning og forbrug, samt naturens økosystem. Vi gør mennesker mere bevidste om, hvordan de fødevarer, de spiser, når frem til deres indkøbskurv. Økonomisk uafhængighed og selvstændighed Fødevarefællesskabet skal være uafhængigt både økonomisk og styringsmæssigt. Driftomkostninger skal dækkes af egne indtægter. At skabe et økonomisk bæredygtigt, selvstændigt og transparent alternativ til de kommercielle fødevarevirksomheder. På ØkoStart.dk kan du finde links til, hvordan nogle af fødevarefællesskaberne har valgt at opstille deres grundprincipper. 10 // økostart økostart // 11

7 Kom godt i gang Det kan være en god ide at trække på erfaringer og viden hos eksisterende fødevarefællesskaber i jeres opstartsfase. Hvis I har lyst, kan I kontakte et fødevarefællesskab i nærheden af jer for at stille spørgsmål til, hvordan I kommer i gang. Måske kan I også komme på besøg for at se, hvordan deres fødevarefællesskab fungerer. Måske har det andet fødevarefællesskab også en kontaktperson, som kan hjælpe jer med de spørgsmål, I måtte have, eller som har lyst til at komme med på et møde eller den stiftende generalforsamling hos jer og fortælle om at være et fødevarefællesskab. Mange af fødevarefællesskaberne har en open source tilgang til deres arbejde som fødevarefællesskab. Det betyder, at de med glæde ligger deres viden og information om deres fødevarefællesskab åbent og ærligt ud, så I kan drage nytte af deres erfaringer. På ØkoStart.dk kan I se på Danmarkskortet, hvor det nærmeste fødevarefællesskab er, og finde en oversigt over ressourcepersoner hos fødevarefællesskaberne, som har viden om alt fra opstart og drift til økonomi og samarbejde på tværs af fødevarefællesskaberne. CASEs: Copy-paste-GO! Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab copypastede mere eller mindre alt fra Københavns Fødevarefællesskabs wiki og hjemmeside i opstartsfasen. Alt fra vedtægter til værdier og vagtplaner. Fordelen ved dette var, at AOFF kom hurtigt i gang uden at skulle bruge tid på at opstille hele den samme struktur, som allerede eksisterede i KBHFF. Med tiden rettede AOFF det hele til i forhold til deres kontekst. Hjælp fra andre fødevarefællesskaber Odense Fødevarefællesskab har spillet en vigtig rolle i forhold til at støtte og hjælpe andre fødevarefællesskaber i gang bl.a Assens-Tommerup Økologiske Fødevarefællesskab og Vejle Fødevarefællesskab. I starten fik ATØF bl.a. varer fra Odense Fødevarefællesskab, indtil de selv kom i gang med at bestille. 12 // økostart økostart // 13

8 3 skridt fra tanke til handling Fødevarefællesskabet er til stadighed et eksperiment og læringsrum. Vi er hele tiden ved at bygge jumbojetten, mens vi flyver i den. Vi prøver nyt, vi udfordrer business as usual, og vi eksperimenterer for at lære og for at vise, at alternativer er mulige. Selvom det kan være en fordel af have lavet et godt forarbejde, inden man starter et nyt fødevarefællesskab, så er det også muligt at starte et fødevarefællesskab på kort tid og med meget få eller ingen midler. Det er vigtigt ikke at sidde fast i strategier og planlægning. Oftest er det bedst bare at komme i gang. Det kan være svært at forestille sig, inden man er i gang, hvordan driften kommer til at forme sig, hvordan vagterne kan fungere, og hvordan samspillet mellem de frivillige er. Det finder I ud af efterhånden, som I lærer jeres fødevarefællesskab og hinanden bedre at kende. For at komme godt i gang er der kun tre elementer, som skal være tilstede. CASE: Opstart uden penge Da Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab startede op i 2011, var der kort vej fra tanke til handling. Fra ideen første gang blev delt på Facebook til fødevarefællesskabet havde sin stiftende generalforsamling og første udlevering, gik der kun to måneder. Da AOFF startede op var de en lille gruppe på syv mennesker. De blev enige om hver især af finde 2-3 personer i deres netværk, som ville ligge et indmeldelsesgebyr og betalingen på den første pose. Det gav fødevarefællesskabet penge til at købe poser til den første udlevering og til at betale producenten for de økologiske produkter. Bagefter fandt de en lokal økologisk producent, som ville levere produkter og køre gratis, og de fandt gratis lokaler i centrum af Aarhus. AOFF havde første poseudlevering samme dag, som de havde deres stiftende generalforsamling. CASE: 1 Brugte Facebook til at finde ud af, om der var interesse for et fødevarefællesskab Da Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab skulle i gang, startede man med at oprette en Facebookside for at se, om der var interesse for et fødevarefællesskab i Aarhus. I løbet af meget kort tid fik Facebooksiden mange følgere og flere henvendelser om at være med til at starte fødevarefællesskabet op. Der samlede sig hurtigt en lille gruppe, hvor alle havde noget forskelligt at byde ind med. Én havde kontakter til et gratis lokale, en anden ville gerne lave en hjemmeside og en tredje kunne lave grafik og logo. På den måde blev mange af de opgaver, der var forbundet med opstarten, hurtigt delt ud på flere hænder. Find fødevarefæller Find andre der vil være med både til at få fødevarefællesskabet i gang og til at bestille de første poser. Der behøver ikke være langt fra tanke til handling, når I skal lave et nyt fødevarefællesskab, men det er en fordel, at I deler jeres ide med andre og måske finder ud af, om der er interesse for et fødevarefællesskab i jeres lokalområde. Én af måderne er at oprette en Facebookside. Ved at dele den i jeres netværk, tiltrækker I måske også folk, som gerne vil gøre en ekstra indsats for fødevarefællesskabet, og hurtigt er I en kernegruppe af engagerede frivillige med forskellige kompetencer og interesser, som kan hjælpe til med alle de praktiske ting i opstarten. Sammen kan I også holde gejsten oppe og motivere hinanden til at arbejde for fødevarefællesskabet og økologien. I kan med fordel engagere jeres eget netværk og rekruttere jeres egne venner til fødevarefællesskabet og den første bestilling. Hvis I kan samle 20 mennesker, der er klar til at melde sig ind og ligge deres første bestilling, så har I en stor nok bestilling til, at en producent vil køre turen ud til jeres fødevarefællesskab. Fordele ved at være en gruppe af engagerede personer i opstarten: Man er flere til at deles om arbejdsopgaverne, så én person eller få personer ikke sidder med alle arbejdsopgaverne og alt ansvaret. Der er flere kompetencer og mere viden, der kan komme i spil. Viden og erfaring om fødevarefællesskabet ligger hos flere personer og ikke kun en eller få personer. 14 // økostart økostart // 15

9 2 3 CASEs: Lokalt udgangspunkt I Middelfart Økologiske Fødevarefællesskab ser de lokalsamfundet som udgangspunktet for en bæredygtig og økologisk levevis. Lokalsamfundet vurderer de til at være Fyn og Jylland i en radius af 60 km fra Middelfart centrum. Fokuser på fremtiden Da Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab startede op i 2011 ringede de til en lokal producent i Randers. Han vidste ikke, hvad et fødevarefællesskab var, så en del af samtalen handlede om at forklare ham konceptet fra København, fortælle ham, hvor meget KBHFF havde vokset på kort tid og overbevise ham om, at det samme ville ske i Aarhus. Producenten var heldigvis med på ideen og kunne godt se fremtidsudsigterne i samarbejdet med AOFF. Pris og udvalg af produkter spiller selvfølgelig en vigtig rolle, når I skal vælge producenter. Men I skal også gøre op med jer selv, hvordan I definerer, hvad der er lokalt, om I vil købe produkter, der er dyrket i drivhus, om I gerne vil have biodynamiske varer, og om I vil støtte producenter, der er ved at omlægge til økologi. Radiusmodel En af måderne I kan begynde at danne jer et overblik over mulige producenter, I kan samarbejde med, er at udvikle en radiusmodel for, hvad I definerer som lokalt. I opstartsfasen kan I med fordel starte med at finde én producent, som har et godt sortiment af basisprodukter. I takt med at fødevarefællesskabet vokser, kan I efterhånden finde flere producenter, som supplerer det udvalg. Sælg ideen Efterhånden har de fleste økologiske producenter hørt om fødevarefællesskaberne, men det er stadig op til jer, at få solgt ideen om et samarbejde til producenten. I starten har I ikke særligt store bestillinger, så I skal kunne fremlægge fremtidsperspektiverne i et samarbejde med producenten. For eksempel kan I fortælle, hvordan et lignende fødevarefællesskab er vokset. Det kan være en god ide at ringe rundt til få udvalgte producenter. På den måde har I en god og åben dialog med producenten fra starten, og I kan forklare producenten, hvad et fødevarefællesskab er, og producenten kan stille spørgsmål. Sammen kan I finde en aftale, der passer både jer og producenten. I skal også gøre op med jer selv, gerne inden I ringer, om I har mulighed for at betale producenten for at levere produkterne, om de skal levere gratis, eller om I selv afhenter produkterne. På ØkoStart.dk kan I finde en oversigt over alle de økologiske producenter i Danmark, som leverer til fødevarefællesskaber. CASEs: KBHFF Vesterbro låner den lokale skole KBHFF Vesterbro holder til på Oehlenschlægersgades Skole. De pakker deres poser i skolens hjemkundskabslokale, og i løbet af eftermiddagen omdannes skolens loungeområde til en hyggelig butik, fyldt med friske grøntsager og liv i deres køkken. Gratis lokaler I Aalborg Fødevarefællesskab startede de med at stå under en pavillon hos den selvejende kulturinstitution Huset. De kunne være der gratis, og de fik plads inde i huset til opbevaring af for eksempel vægte og poser. Det viste sig at være strategisk smart at være i Huset, da der i forvejen var mange andre initiativer i Huset, som helt naturligt eksponerede dem. Find et sted Når I har fundet en gruppe af mennesker til at få fødevarefællesskabet i gang, og har fundet en økologisk producent til at levere til jeres første pose, er det næste skridt at finde den fysiske ramme for fødevarefællesskabet. Måske er der et sted i jeres lokalområde, som i forvejen huser foreninger, aktiviteter eller grupper med sociale og kulturelle formål. Spørg for eksempel hos frivilligcentre, beboerhuse og forenings- og kulturhuse. Hvis de ikke har plads til jer, så er der måske mulighed for, at de kan vise jer videre til en anden løsning. Det er også muligt at spørge skoler eller spejderorganisationerne i lokalområdet. Nogle fødevarefællesskaber har med fordel valgt at finde et gratis sted at være, og andre har lejet sig ind i lokaler for et symbolsk beløb. I kan også overveje, om I er interesserede i at låne lokaler i en religiøs eller politisk bygning, eller om I ønsker at være neutrale. Det kan også være en god ide at vide, om I gerne vil have opbevaringsplads til for eksempel vægte og poser, og om I ønsker et sted, hvor det er muligt at lave mad og holde møder. Gode råd til lån af lokaler: Sørg for at have en klar aftale med stedet om brugen af lokalet eller området gerne på skrift. Sørg for at have en kontaktperson fra stedet, som I kan kontakte, hvis I har brug for det. Sørg for at have styr på eventuel selvrisiko ved brand, tyveri eller skader under brug af lokalet. Find en producent 16 // økostart økostart // 17

10 Producentsamarbejde For få år siden var fødevarefællesskaberne i Danmark noget helt nyt, og mange af de økologiske producenter havde måske aldrig hørt om de økologiske fællesskaber før, eller også var de ikke helt klar over, hvad Fødevarefællesskaberne var. I dag er det anderledes. De fleste økologiske producenter kender godt til fødevarefællesskaberne og finder hele ideen om det arbejdende fællesskab, større afsætning af lokale økologiske produkter og den direkte vej fra markerne til forbrugeren sympatisk. Selvfølgelig er et samarbejde med fødevarefællesskaberne i de fleste tilfælde også en god måde at øge omsætningen på. Én af bekymringerne, som producenterne udtrykker ved samarbejdet med fødevarefællesskaberne er, at det er frivillige, der håndterer både driften og økonomien i fødevarefællesskabet. Nogle af dem udtrykker også forvirring over den manglende kontinuitet, der er i fødevarefællesskaberne, hvor de bliver mødt af nye frivillige hver uge. I kan imødekomme producenternes bekymringer ved at have en så direkte og åben kommunikation med dem som muligt. Gør logistikken så nem som muligt, vær lydhør overfor deres udfordringer og samarbejde om at finde løsninger på de udfordringer. Det er også en fordel, hvis én arbejdsgruppe varetager kontakten med producenten. Overvej også om producenterne skal have tildelt kontaktpersoner i gruppen. Lav eventuelt en samarbejdsaftale eller aftale papir, hvor I skitserer jeres fødevarefællesskabs formål og praktiske omstændigheder, så producenten kan danne sig et hurtigt overblik over, hvordan jeres fødevarefællesskab fungerer og arbejder. Sørg for at have klare aftaler, som tilgodeser begge parter. Logistik Fødevarefællesskaberne i Danmark er med til at sikre en stabil afsætning af økologiske produkter fra de økologiske producenter, men fødevarefællesskaberne samarbejder med producenterne på mange forskellige måder. I takt med at der kommer flere fødevarefællesskaber i Danmark kan det være en fordel at begynde at arbejde sammen eller koordinere mellem fødevarefællesskaberne og de økologiske producenter for at finde holdbare og bæredygtige løsninger i forhold til logistik, distribution, økonomi og samarbejdsrelationer, som gavner både fødevarefællesskaberne og de økologiske producenter. I købstads fødevarefællesskaberne er det oftest procenterne, der leverer produkterne, hvorefter medlemmerne henter poserne på udleveringsstedet, mens landkommunerne kan vælge at hente produkterne hos producenterne og distribuere poserne selv. Produktudvalg Når et fødevarefællesskab har fået en vis størrelse og har en vis mængde bestillinger hver uge, så kan det være en fordel at have en gruppe af producenter, som kan levere forskellige slags produkter til fødevarefællesskabet. Det er dog vigtigt at sørge for, at alle producenterne får store nok bestillinger til, at det kan betale sig for dem at pakke produkterne og køre dem ud til jer. Hvis det er en udfordring for jer at bestille nok produkter ved hver producent hver gang, så kan I måske skiftes mellem producenterne. På den måde får producenterne stadig bestillinger, som er store nok til, at det kan betale sig for dem at levere, og fødevarefællesskabet får stadig forskellige slags produkter. For producenten handler det højst sandsynligt om ressourcer, men som fødevarefællesskab kan I også være opmærksom på, om gevinsten ved at købe økologi bliver udlignet ved, at I har tre forskellige producenter til at bringe jer små produktmængder hver uge. I kan også overveje, om I har mulighed for at indgå i et forpligtende samarbejde med en eller flere producenter, hvor I aftaler, hvilke produkter I gerne vil have, og producenten dyrker dem til jer. I sådan en samarbejdsmodel vil I ofte være forpligtet til at aftage produkterne med risikoen for, at I måske ikke får nok posebestillinger til at afsætte produkterne. Til gengæld får I mulighed for et så varieret et udvalg af produkter, som I ønsker. Der skal også være en vis mængde bestillinger, før det kan betale sig for producenten at producere forskellige slags produkter. Jo større bestillinger producenten får, jo flere forskellige slags produkter kan blive dyrket. En producent kan ikke levere mange produkter i små mængder. CASE: Viborg og Aarhus Da Aarhus Økologiske Fødevarefællesskabs lokaler i det lokale beboerhus skulle renoveres, blev fødevarefællesskabet nødt til at finde alternative lokaler i renoveringsperioden. Det betød også, at fødevarefællesskabet ændrede den dag, hvor de holdt åbent fra onsdag til torsdag. Viborg Fødevarefællesskab havde også åbent om torsdagen og brugte den samme hovedproducent som AOFF. Producenten kunne ikke nå til både Viborg og Aarhus indenfor det aftalte tidsrum samme dag. VFVF flyttede derfor deres åbningsdag til onsdag. 18 // økostart økostart // 19

11 Afhentning + løssalg Bestilling Arbejdsproces Vagtplan Landkommune Indkøber Udleveringssteder Bestilling Før de økologiske produkter når fra producentens marker til fødevarefællesskabets poser, er der en arbejdsproces, som fødevarefællesskabet gennemgår fra bestilling af produkterne hos producenten, pakning af produkterne i fødevarefællesskabet til udlevering af produkterne til medlemmerne. Fragt Producenter Faktura Betaling Antallet af medlemmer, deres geografiske spredning og hvor mange poser, der bestilles hver uge, kan være afgørende for, hvordan I vælger at strukturere fødevarefællesskabets arbejdsgange. På modsatte side er der tre eksempler på, hvordan en proces fra bestilling til afhentning kan se ud. Eksemplerne er baseret på, om fødevarefællesskabet er i en landkommune, købstad eller storby. Selvom denne cirkulære proces finder sted i alle fødevarefællesskaber, så er der mange forskellige måder og løsninger på de praktiske aspekter. Vagtplan Udleveringssted Fragt Afhentning + løssalg købstad Producenter Bestilling Bestilling Indkøber Faktura Betaling Arbejdsgrupper Arbejdsprocessen er ofte et resultat af et samarbejde mellem nogle arbejdsgrupper i fødevarefællesskabet og de medlemmer, der møder op den pågældende dag i fødevarefællesskabet for at hjælpe med at modtage, pakke, udlevere poserne og tage imod nye bestillinger. Der kan være mange forskellige måder at involvere forskellige arbejdsgrupper i fødevarefællesskabets arbejde. Nogle af arbejdsgrupperne vil have en praktisk funktion relateret til driften af fødevarefællesskabet som for eksempel kommunikation, økonomi, logistisk og bestilling af varer. Andre arbejdsgrupper har måske et mere socialt sigte som for eksempel at afholde arrangementer, fællesspisning og udvikle opskrifter. Og endeligt kan nogle arbejdsgrupper Vagtplan Udleveringssteder Delebiler Fælleslager Fragt Afhentning + løssalg Storby Producenter Bestilling Bestilling Indkøber Faktura Betaling 20 // økostart økostart // 21

12 CASEs: En fordel at opdele en gruppe opstå som et pludseligt behov i fødevarefællesskabet som for eksempel at lave en ny vision, strategi og grundprincipper, som er mere på projektbasis i en kortere eller længere periode. Typiske arbejdsgrupper i opstarten kan være: Butiksgruppen sørger for, at der er styr på alt det praktiske i fødevarefællesskabets lokaler. De sørger for, at der er poser til at pakke varerne i og kaffepulver på hylderne. Butiksgruppen kan også sørge for, at vagterne bliver besat hver uge. Indkøbsgruppen har kontakt til producenterne og sørger for at sammensætte en bestilling hver uge. Økonomigruppen holder styr på fødevarefællesskabets økonomi nogle gang i tæt samarbejde med kasseren. Kommunikationsgruppen arbejder med det interne og eksterne kommunikationsarbejde i fødevarefællesskabet. Det kan være at opdatere hjemmesiden, skrive nyhedsmail eller være tilstede på de sociale medier. Arrangementsgruppen arrangerer sociale arrangementer for fødevarefællesskabets medlemmer. Det kan for eksempel være fællesspisning, svampeture eller foredrag. Det kan være, at I i fødevarefællesskabet finder ud af, at der brug for færre, flere eller andre slags arbejdsgrupper, når I først er kommet godt i gang. Ofte vil medlemmerne i arbejdsgrupperne være involveret i flere arbejdsgrupper, fordi de brænder for arbejdet. Nogle medlemmer af arbejdsgrupper er måske endda også en del af bestyrelsen. 22 // økostart I Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab fandt man ud af, at det var en fordel at opdele indkøbsgruppen i en indkøbsgruppe og en fødevaregruppe. I indkøbsgruppen ligger bestillingen af varer og kontakt til producenten. I fødevaregruppen arbejder de med at forbedre og udvide fødevarefællesskabets sortiment og holde styr på egenkontrol. På den måde bliver der mere tid til at arbejde med sortimentet og forholdet til producenterne i stedet for, at der kun er tid til at have fokus på bestillinger. Arbejde på tværs er godt I Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab fungerer det godt, at nogle medlemmer både er en del af en eller flere arbejdsgrupper og medlem i bestyrelsen. De synes, at det giver en god sammenhæng, tværfaglighed og synergi i fødevarefællesskabet. Bestyrelsen er til stede på alle fællesmøder, og dermed er arbejdsgrupperne også repræsenteret. På den måde kan de dele viden fra arbejdsgruppernes arbejde og koordinere arbejde på tværs af arbejdsgrupperne. På ØkoStart.dk kan du finde links til andre fødevarefællesskabers beskrivelser af arbejdsgrupper og deres opgaver. økostart // 23

13 Vagter En af hjørnestene i fødevarefællesskaberne er, at man som medlem forpligtiger sig til at arbejde for fællesskabet. Det kan variere fra fødevarefællesskab til fødevarefællesskab, hvordan man definerer det, og hvor mange timer et medlem skal ligge i fødevarefællesskabet, men det mest gængse er 3 timer om måneden. Én af måderne at lægge arbejdstid i fødevarefællesskabet er at tage vagter, når fødevarefællesskabet har åbent for afhentning og bestilling af poser. Vagterne er forbundet med de praktiske aspekter i forbindelse med at tage imod produkterne, når producenten ankommer til fødevarefællesskabet eller hente produkterne hos producenten, pakke poserne, udlevere poserne og tage imod nye bestillinger. Der kan også være vagter, som skal sørge for en hyggelig stemning, svare på spørgsmål fra nye medlemmer eller sørge for at skrive folk op til vagter. Modtagevagt En modtagevagt tager imod varerne, når producenterne ankommer til fødevarefællesskabet i det tidsrum, som er aftalt mellem producent og fødevarefællesskabet. Når man møder ind som modtagevagt, så kan det være en god ide at stille borde, vægte og poser klar til pakningen. Imens kan man venter på, at producenterne kommer, så kan man sætte sig med en kop kaffe og snakke med de andre modtagevagter. Ofte skal modtagevagten tjekke, at der er overensstemmelse mellem den bestilte mængde varer og den mængde varer, som producenten kommer med. Modtagevagten hjælper også med at bære ind og stille produkterne klar til den næste vagt, pakkevagten. I nogle af landkommune fællesskaberne afhenter fødevarefællesskabet selv hos producenterne Pakkevagt Pakkevagten fordeler produkterne i poserne til fødevarefællesskabets medlemmer. Pak de tungeste produkter i bunden og de letteste øverst i posen. Mange fødevarefællesskaber starter op med enten at bruge plastik eller papirsposer til at pakke deres grøntsager og frugt i, men nogle fødevarefællesskaber har forsøgt sig med andre løsninger. CASEs: Genanvendelse af gamle plastikposer I Aalborg Fødevarefællesskab startede man med at bruge plastikposer til at pakke produkterne i. Det foregik som et form for genanvendelsesprojekt, hvor medlemmerne tog deres egne gamle plastikposer med. Stofposer Københavns Fødevarefællesskab, Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab, Aalborg Fødevarefællesskab og Odense Fødevarefællesskab gik i sammen om at indkøbe et stort parti stofposer. I Aalborg Fødevarefællesskab valgte man at lave et pantsystem for nettene, hvor indmeldelsesgebyret for hvert medlem blev delt op i to: 100 kr. for indmeldelse, 100 kr. i pant for to net. I Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab lavede man ikke noget pantsystem. I stedet for fik hvert medlemskab to stofposer, og medlemmet skulle så medbringe et net, hver gang medlemmet hentede en ny pose og aflevere det andet. Det fungerede desværre ikke i praksis, og det resulterede i, at nettene langsomt forsvandt ud af fødevarefælleskabet, og fødevarefællesskabet måtte gå over til at pakke i papirsposer igen. 24 // økostart økostart // 25

14 Udleveringsvagt Når poserne er pakket, så begynder medlemmerne at ankomme for at hente deres poser. Til det formål har I brug for udleveringsvagter til at notere, hvem der henter deres poser. Hvis der også er poser eller andre produkter i løssalg, så kan de også stå for salget af det. I nogle af de mindre fødevarefællesskaber i landkommunerne har man valgt at distribuere poserne til deres medlemmer i stedet for, at medlemmerne selv skal afhente dem. Det skyldes ofte den store geografiske spredning eller, at folk kender hinanden godt og gerne vil tage en pose med på vejen. Bestillingsvagt Bestillingsvagten tager imod nye bestillinger fra medlemmerne. Ofte noterer de bestillingerne ned i et regneark i Google Docs, så indkøbsgruppen kan se, hvor mange bestillinger der er kommet, og udleveringsvagten kan se, hvem der skal hente en pose. I nogle fødevarefællesskaber er det muligt at betale med Dankort, Swipp eller MobilePay, mens andre kun tager imod kontanter. Nogle fødevarefællesskaber har valgt, at deres medlemmer kan bestille online og lave en bankoverførsel. Nogle fødevarefælleskaber har valgt, at det kun er muligt at bestille en slags pose til fx 100 kr., mens andre har valgt, at man kan bestille små og store poser til fx 50 og 100 kr. Andre igen har valgt, at man kan bestille særlige frugtposer eller købe varer i løssalg i butikken. For at sikre at der er en indtægt fra poserne til at sikre drift og løbende udgifter, kan I vælge at tilsidesætte et mindre beløb af posen til at dække de udgifter. CASEs: Lidt på kistebunden I Svendborg Økologiske Fødevarefællesskab er det muligt både at købe en stor og en lille pose. Af en pose på 100 kr. er 7 kr. sat af til pose, benzin og andre faste driftudgifter. Af en pose på 60 kr. er der sat 5 kr. af. Ti-i-syv listen KBHFF Ydre Nørrebro har ikke mulighed for at opbevare varer i butikken, og må derfor ofte donere eller kassere overskydende varer. For at nedbringe afdelingens mad- og pengespild er der blevet oprettet en kontaktliste, så medlemmerne kan få gavn af overskydende varer. Det foregår ved, at man skriver sig på en liste på afdelingens wiki. Hvis der er overskydende poser eller løssalg, så får man en sms kl Listen opdateres hver uge. Praktisk huskeliste til en dag i fødevarefællesskabet: Vægte Skåle i rustfrit stål (til at stille ovenpå vægtene) Pakkematerialer (poser) Pengekasse Borde (hvis det ikke findes i lokalerne) Koste Fejebakker Sorte affaldssække Klude Viskestykker Gulvklud Rengøringsmidler (borde, gulv, opvask) Håndsæbe Termokander Elkedel Kopper Lukkevagt Lukkevagterne sørger for at rydde op, feje og gøre rent. Det også ofte dem, der går i døgnboksen med kontanter. Hvis der er poser eller løssalg, som ikke er blevet solgt, så er det også lukkevagterne, der skal håndtere det. Nogle fødevarefællesskaber har lavet aftaler med varmestuer for hjemløse om, at de kan hente overskydende poser og løssalg gratis, andre fødevarefællesskaber har valgt, at medlemmerne på vagt kan dele overskuddet mellem dem. 26 // økostart økostart // 27

15 Vagtplan Bemanding af vagterne i fødevarefællesskabet er altafgørende for, om fødevarefællesskabet kan modtage og udlevere de økologiske produkter fra producenten. Kort sagt, så kan et fødevarefællesskab ikke fungere, hvis medlemmerne ikke lægger de nødvendige arbejdstimer i det. Det kan godt være svært at få bemandet alle vagter i fødevarefællesskabet hver uge, og det kan også godt være en udfordring at få alle medlemmer til at tage deres vagt. Nogle gange er det også de samme, der melder sig på og møder op. Én måde at skabe en mere stabil dækning af vagtplanen er at sørge for at melde ansvaret omkring vagterne og arbejdet klart ud, når medlemmerne melder sig ind i fødevarefællesskabet. Skab gennemsigtighed og klarhed over, at det er et ansvar, I har sammen. Nogle medlemmer tror måske, at det er helt i orden ikke at tage vagter, hvis de ikke bestiller poser i en periode. Sørg for at opstille nogle klare retningslinjer og få informeret medlemmerne om dem. Der findes forskellige andre måder at strukturere vagtplanen på, som gør, at vagtplanen ikke bliver nær så svær at få dækket ind. Fordele ved teamstruktur: Der er erfarne medlemmer og opbyggede rutiner til stede i fødevarefællesskabet, når det holder åbent. Det sikrer, at det bliver en god oplevelse for medlemmerne at tage en vagt. De enkelte teams strukturerer selv deres arbejdsopgaver, hvilket giver mindre forvirring om, hvad der skal ordnes. Man lærer de andre team-medlemmer at kende, hvilket skaber sammenhold på teamet. A lle aktive medlemmer ved og kan huske, hvornår de skal tage deres vagter. 28 // økostart CASEs: Det er op til medlemmerne selv at melde sig på vagter I ATØF tæller man ikke timer, og det er op til medlemmerne selv, hvornår og hvordan de vil ligge deres tid i fødevarefællesskabet. Automatisk tildeling af vagter Viborg Fødevarefællesskab tildeler automatisk deres medlemmer vagter via medlemmernes adresse og en online kalender. økostart // 29

16 CASE: Teams I Københavns Fødevarefællesskab har de indført teamstruktur for at strukturere vagterne og ansvaret i de enkelte lokalafdelinger. Når man bliver medlem af en lokalafdeling, bliver man samtidig medlem af et team og ansvarlig for en bestemt vagt med specifikke ansvarsområder. Fordelen ved at arbejde i teams er, at man på forhånd ved, hvornår man skal på vagt næste gang, man lærer de andre medlemmer i teamet godt at kende. Og man får hurtigt en forståelse af sine arbejdsopgaver og ansvaret i teamet i forhold til, hvis man skulle på en ny vagt hver gang. Det er teamlinkets ansvar at få besat vagtskemaet og koordineret teamet. Man kan frit bytte vagter med medlemmerne på ens team, og bliver man syg eller forhindret, skal man kontakte sit teamlink. Står man på en teamoversigt betyder det, at man også er aktiv i fødevarefællesskabet, og man kan derfor også hente poser. På ØkoStart.dk kan du finde links til, hvordan teamstrukturen fungerer i KBHFF Frederiksberg og et eksempel på en vagtplan med teamstruktur i KBHFF Amager. Det er nemmere at planlægge sine vagter frem i tiden, da de enkelte teams er på turnusordning. Det bliver lettere at bytte vagter indbyrdes. Nye medlemmer bliver en del af teamet allerede ved indskrivning, og de lærer hurtigt de andre medlemmer at kende. Ansvaret for at besætte vagterne ligger hos teamet i stedet for en arbejdsgruppe eller bestyrelsen. Det bliver nemmere at tage og finde opgaver, der ikke ligger, når fødevarefællesskabet har åbent. Fordelene ved laug-strukturen: Vagtplanen er bedre dækket ind. Ansvaret for at besætte vagtplanen er decentraliseret. Bedre oplæring af nye medlemmer. Bedre muligheder for tilhørsforhold. For nogle medlemmer er det ikke muligt at tage vagter eller være en del af arbejdet i en arbejdsgruppe, men de vil stadig gerne være en del af fødevarefællesskabet og købe poser. Nogle fødevarefællesskaber løser dette ved, at medlemmer også kan ligge deres arbejdstimer i fødevarefællesskabet ved mere ad hoc prægede opgaver. Det kan være at bage kage og brygge kaffe til medlemsmøder og generalforsamlinger. En af grundene til at det kan være svært for nye medlemmer at gennemskue, hvad man skal lave, når man har vagt, er, at vagtplanen kan være lang, uoverskuelig og indeholde mange interne detaljer, som man som ny ikke kender noget til. Sørg for at holde vagtbeskrivelserne enkle, nyttige og letforståelige. Sørg også for at vende tilbage til vagtbeskrivelserne for at rette dem til, så de ikke bliver forældede. Håndtering af arbejdsgange, vagter og bestillinger kan være en omstændig proces. For at gøre det nemmere har fødevarefællesskaberne skabt Eggplant. Eggplant er et online open source medlemssystem, som skal gøre det nemmere at håndtere bestillinger, betaling og koordinere opgaver og vagter. Du kan læse mere om Eggplant på ØkoStart.dk. CASEs: Laug I KBHFF Vesterbro har man valgt at bruge en laug struktur i stedet for en teamstruktur. Et laug er en gruppe medlemmer, organiseret omkring en bestemt vagt, som står for at besætte vagtplanen og oplære nye medlemmer. Laugene koordinerer selv internt, hvordan de vil strukturere deres arbejde. Alle medlemmer skal være en del af mindst et laug, men man må gerne være medlem af flere laug. På ØkoStart.dk kan du finde links til et eksempel på laugstrukturen på KBHFF Vesterbro. En opgave til alle I Kolding Økologiske Fødevarefællesskab er der både arbejdsgrupper, ugentlige vagter og ad hoc opgaver. Ad hoc opgaver kan være løbende opgaver som skal løses eller undersøgende opgaver, som kan være med til at udvikle forening. 30 // økostart økostart // 31

17 Foreningsliv I Danmark er der foreningsfrihed, det blev lovfæstet i grundloven i Det betyder, at alle borgere i Danmark har ret til at mødes med andre borgere og danne en forening for at udtrykke og promovere fælles interesser. Men hvad betyder det egentlig at drive et fødevarefællesskab som en forening? Stiftelse af fødevarefællesskabet Der er ikke særlige formkrav til stiftelse af fødevarefællesskaber, men det anbefales, at der indkaldes til en stiftende generalforsamling, hvor beslutningen om at stifte fødevarefællesskabet træffes. Når I indkalder til den stiftende generalforsamling, bør I også udsende et udkast til vedtægter. I kan finde et udkast til standardvedtægter for fødevarefællesskaber på ØkoStart.dk. Standardvedtægter er et udtryk for de grundlæggende bestemmelser, der skal være med i vedtægterne, men de kan varieres alt efter, hvordan I ønsker at strukturere jeres fødevarefællesskab. Der er ikke nogen lovgivning på området, men vedtægter bør som minimum indeholde: Formål Hjemsted Optagelsesbetingelser (eksklusion) Kontingent/indmeldelsesgebyr Generalforsamling Bestyrelse Regnskab Tegningsregler Vedtægtsændringer Opløsning I skal være opmærksom på, at fødevarefællesskaberne udfordrer normal praksis i forhold til vedtægter. Normalt vil vedtægter ligge op til en hierarkisk foreningskonstruktion, hvor bestyrelsen er i centrum, og hvor beslutninger træffes med flertal. hvor fødevarefællesskaberne har en flad struktur og bruger konsensusdemokrati til at træffe beslutninger. Registrering hos Erhvervsstyrelsen Fødevarefællesskaberne er en almindelig ikke-erhvervsdrivende forening med et almennyttigt formål. Fødevarefællesskaberne arbejder ikke for at fremme medlemmernes økonomiske interesser, og akkumulerer som regel ikke et stort overskud. Ved et eventuelt overskud, så anvendes det til at fremme fødevarefællesskabets formål. Når I har afholdt den stiftende generalforsamling, så har I pligt til at registrere fødevarefællesskabet på virk.dk. Det skal I, fordi fødevarefællesskabet driver erhverv med salg af fødevarer. Når I er registreret har I desuden mulighed for at modtage tilskud fra det offentlige eller låne kommunale lokaler. Når I registrerer fødevarefællesskabet, så får I et CVR-nummer, som gør, at I kan handle og sælge, og I figurer som virksomhed hos Skat. Ved registrering skal I oplyse: Fødevarefællesskabes navn og og adresse. Registrering for skattemæssige pligter, fx moms? Registreres for lønsumsafgift. Fødevarefællesskabets regnskabsår. Fødevarefællesskabets startdato. I forbindelse med registreringen skal I medsende: Fødevarefællesskabets vedtægter. Referat fra den stiftende generalforsamling, hvoraf det fremgår, at foreningen er en almindelig forening. På ØkoStart.dk kan du downloade et stiftelsesdokument, som skal vedlægges vedtægterne. 32 // økostart økostart // 33

18 Medlemsskab For at blive medlem af en forening er det oftest meget almindeligt at betale en eller anden form kontingent. Som fødevarefællesskab kan man selvfølgelig selv vælge, hvordan man ønsker, at medlemmerne kan melde sig ind, og om det dækker hele hustanden, hele kollektivet eller kollegiet eller, om medlemskabet er bundet op på det enkelte navn. I kan også tage stilling til, hvor mange vagter der er knyttet til medlemsskabet alt efter, hvor mange mennesker medlemsskabet dækker. Skal et kollektiv for eksempel dække flere vagter end en enlig studerende? Bæredygtig foreningsmodel En bæredygtig foreningsmodel handler ikke kun om, hvordan man får økologiske, biodynamiske og lokale produkter. Det handler også om, hvordan man skaber et foreningsliv, som er frivilligt bæredygtigt. Man kan med fordel gøre sig nogle tanker om, hvordan man strukturerer de frivillige arbejdsopgaver, allerede inden man har den første generalforsamling. Et bæredygtigt fødevarefællesskab er et fødevarefællesskab, hvor alle medlemmer tager ansvar og kan gå ind i arbejdet på lige fod. Hvor der ikke er nogen, der er vigtigere end andre, og hvor ingen og alle kan undværes. Hierarkisk struktur / Flad struktur Ét af kendetegnene ved fødevarefællesskaberne er, at de baserer sig på en flad organisationsstruktur i stedet for en traditionel hierarkisk organisationsstruktur. Rollefordeling Den flade struktur i fødevarefællesskaberne betyder, at alle medlemmer er beslutningsdygtige. Det er dog en god ide at have klare retningslinjer og rollefordelinger på ansvarstunge og administrative poster. I nogle fødevarefællesskaber er det bestyrelsen, som varetager nogle specifikke ansvarstunge opgaver. Det er det oftest i fødevarefællesskaberne i landkommunerne, hvor der ofte er en lille gruppe af engagerede frivillige i bestyrelsen, og resten af medlemmerne er geografisk spredt. I andre fødevarefællesskaber tages der beslutninger på fællesmøder og generalforsamlinger, som arbejdsgrupper efterfølgende varetager. Ved at uddelegere ansvar og roller undgår I, at en eller få personer sidder med al viden og erfaring. I undgår derfor også, at al viden og alle erfaringer forsvinder ud af fødevarefællesskabet, hvis den ene person pludselig forsvinder. I får dermed et mere bæredygtigt fødevarefællesskab. En hierarkisk organisationsstruktur er kendetegnet ved, at beslutninger tages oppe fra og ned fx af en bestyrelse. Bestyrelsen beslutter, hvordan organisationen skal udvikle sig og hvilke initiativer, der skal sættes i gang. Herefter engagerer de frivillige til at løse de opgaver, der er brug for hjælp til, eller også forestår de selv det meste arbejde. Der er således få mennesker med stort beslutningsansvar. I en flad organisationsstruktur er der ingen, der er formelt hævet over andre. Alle har indflydelse på organisationens udvikling, hvilke beslutninger der træffes, og hvilke initiativer der sættes i gang. Det er således op til det enkelte medlem at udøve sin ret til at indgå i fællesskabet ved at deltage på møder og sætte initiativer i gang. Fællesskabet faciliterer blot platformen for den enkeltes initiativ, lyst og engagement. I en flad organisationsstruktur er der derfor stor handlefrihed for den enkelte og beslutningsansvaret hviler på flere. CASE: Årligt kontingent eller livstidsmedlemskab Da Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab først startede op, valgte de, at indmeldelsesgebyret var et engangsgebyr, og at det gjaldt både enlige, studerende og kollektiver. Alle medlemskaber kunne bestille alle de poser, de ønskede, men de havde kun én stemme til generalforsamlinger og medlemsmøder. Ligeledes skulle kollektiver tage to vagter om måneden i stedet for en. Med tiden viste det sig, at selvom medlemmerne kunne melde sig ud eller i bero, var der stadig en stor del medlemmer, som var inaktive. AOFF valgte derfor at gå over til et årligt kontingent for at få et overblik over det reelle antal aktive medlemmer. 34 // økostart økostart // 35

19 Bestyrelser I de fleste fødevarefællesskaber er bestyrelsen kun en formalitet, da fødevarefællesskaberne er baseret på en flad struktur og konsensusdemokrati. Bestyrelserne har derfor ikke mere at skulle have sagt eller bestemme end hvilket som helst andet medlem i fødevarefællesskabet. I nogle fødevarefællesskaber har bestyrelsen en mere fremtrædende rolle end i andre, hvor de har et større ansvar og arbejdsbyrde. Det ses oftest i de mindre fødevarefællesskaber, hvor der ikke er så mange medlemmer til at tage de tunge opgaver. Det kan være en udfordring at finde medlemmer til bestyrelsesposterne. Én måde at få besat bestyrelsesposterne på er at finde medlemmer, som godt kunne være interesserede i at sidde i bestyrelsen, forud for den stiftende generalforsamling eller ordinære generalforsamling. Det kan være medlemmer, som i forvejen har vist en større interesse for fødevarefællesskabet, og måske allerede sidder i en arbejdsgruppe, og derfor har et godt kendskab til arbejdsgangene i fødevarefællesskabet. På generelforsamlingen er det en god ide at få et nuværende bestyrelsesmedlem til at fortælle ærligt og positivt om arbejdet i fødevarefællesskabets bestyrelse. For at gøre bestyrelsesarbejdet mindre skrøbeligt, så har man ofte både en bestyrelse og nogle suppleanter. Suppleanterne CASE: Vidensdeling og overlevering I Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab har man valgt, at der er overlap mellem nogle af posterne i bestyrelsen. For eksempel så vælges formanden og næstformanden for to år af gangen men forskudt, så der altid er et års overlap mellem de to poster. Det gør det muligt at dele viden og erfaringer med hinanden, inden den næste generalforsamling. På den måde er der altid én, der sidder med overleveret viden. På samme måde har AOFF valgt at lade kasserersuppleanten indgå i et oplæringsforløb hos kasseren. Kasserersuppleanten forventes også at tage over for kasseren, når denne går af. kan træde til, hvis der er sygdom i bestyrelsen, eller hvis bestyrelsen af andre grunde mangler et medlem. Selvom disse overvejelser kan vise sig at være formaliteter i et fladt struktureret og konsensusdrevet fødevarefællesskab, så er det alligevel værd at gøre sig nogle overvejelser om, hvordan man kan gøre bestyrelsesarbejdet mindre skrøbeligt. Generalforsamling og møder I fødevarefællesskaberne er der en årlig generalforsamling. Det er til generalforsamlingen, at der gøres status over året, der er gået i fødevarefællesskabet, årets regnskab og det kommende års budget fremlægges, og der vælges nye medlemmer til bestyrelsen. Det er også til generalforsamlingen, at man kan lave vedtægtsændringer, og man kan diskutere større strukturelle og værdimæssige ændringer i fødevarefællesskabet. Nogle fødevarefællesskaber vælger også at have nogle årlige medlemsmøder udover generalforsamlingen. På de årlige medlemsmøder bliver der diskuteret alt fra fødevarefællesskabets drift til nye tiltag og projekter, og om hvordan man kan bruge et eventuelt overskud i fødevarefællesskabet. Alle medlemmer er velkomne og medlemsmøderne vil i nogle fødevarefællesskaber være kombineret med fællesspisning og hygge, så medlemmerne også lærer hinanden bedre at kende. Det er også en god ide at have løbende møder. Det behøver ikke være i form af bestyrelsesmøder, men ofte er det en fordel, at bestyrelsen er til stede. Månedlige møder kan være en god ide for at koordinere arbejdet på tværs af arbejdsgrupperne, eller for at tage stilling til en pludseligt opstået udfordring eller forespørgsel. Det er op til det enkelte fødevarefællesskab at finde ud af, hvor mange møder der er behov for, og hvordan medlemmerne ønsker at bruge deres tid. Mødekultur Det er vigtigt at være i stand til at have en god og konstruktiv mødekultur i et fødevarefællesskab både for at få taget nogle gode og bæredygtige beslutninger, men også for at mødet ikke trækker ud. Det er demotiverende for medlemmerne at sidde mange timer uden at få taget konkrete beslutninger, og nogle medlemmer vil måske vælge ikke at dukke op til næste møde. Det er vigtigt at have en form for dagsorden inden mødet, så I ved, hvad I skal nå på mødet. Det medlem, der indkalder til mødet, kan med fordel forberede hvert punkt på dagsordenen både i forhold til indhold og tid. På mødet kan I have én, der er ordstyrer, som sørger for, at dialogen bliver meningsfuld, at alle bliver hørt, og at der bliver taget en beslutning inden for den tidsramme, I har. Hvis I når dagsordenen, indenfor den tid I har sat af, I får taget gode, konstruktive beslutninger og fordelt ansvaret, så vil medlemmerne gå fra mødet med energi og gejst til at arbejde videre i fødevarefællesskabet. Det er også altid en fordel, at der er et vist socialt aspekt i forbindelse med møderne. Sørg for kaffe på kanden og find ud af inden mødet om der er én, der gerne vil bage en kage. Det kan også være en god ide at holde mødet i forbindelse med, at fødevarefællesskabet alligevel har åbent eller en fællesspisning for at lokke flere medlemmer med. 36 // økostart økostart // 37

20 Konsensusdemokrati Fødevarefællesskaberne bygger på konsensusdemokrati. Konsensusdemokrati er en beslutningsproces, som inkluderer alle medlemmer i beslutningen. I stedet for at stemme og lade flertallet bestemme, så forpligtiger fællesskabet sig til at finde en løsning, som alle medlemmer kan tilslutte sig. Igennem en respektfuld dialog imødekommer gruppen både individets og gruppens behov, og igennem processen kan der spire nye kreative løsninger og ideer frem, som er bedre end det udgangspunkt, man startede med. I processen er det vigtigt, at folk både giver udtryk for, hvad de godt kunne tænke sig, og hvad de har brug for, og at den udveksling af holdninger og perspektiver sker i et åbent og tillidsfuldt forum. Konsensusdemokrati handler ikke om at finde en vinder eller en taber, men om at finde en acceptabel situation for alle. Det er vigtigt at tænke, før man taler og lytte til de andre medlemmers reaktioner, før man ytrer sig eller modsiger noget. Konsensusdemokrati handler ikke om, at en majoritet tromler en minoritet ned. Det handler om at bygge fællesskabet op. For at få en god konsensusproces kræver det en god facilitator, at alle medlemmer er indforståede med at opnå konsensus på alle beslutninger, at have et klart fælles mål, tillid og respekt og aktiv deltagelse fra alle medlemmer. Konsensusprocessen: 1. Start med at være sikker på, at alle har forstået principperne for konsensusdemokrati og måden at kommunikere på i en konsensusbeslutningsproces. Vælg én til at facilitere mødet, én til at tage referat og én til at holde styr på tiden. 38 // økostart 2. Få afklaret om alle har forstået emnet og uddyb, hvis der er behov for det. 3. Find ud af hvilke udfordringer og bekymringer der er. 4. Brainstorm ideer og løsningsforslag, som skrives ned. 5. Evaluer de opstillede ideer og løsningsforslag. Fravælg nogle af dem, modificer andre og vælg jeres favoritter. 6. Tag de bedste aspekter af favoritforslagene og skab et nyt forslag på den baggrund. 7. Diskuter hvilke fordele og ulemper der er ved forslaget. Inddrag alle i processen. Find ud af om der er behov for at ændre lidt i forslaget for at imødekomme alle. 8. Test forslaget. 9. Implementer beslutningen. Som facilitator på en konsensusproces er det vigtigt, at du styrer diskussionen og holder fokus samtidig med, at du formår at holde styr på de forslag, der bliver opstillet, og at du kan sammenfatte og tydeliggøre pointer. Det er vigtigt, at du formår at inddrage alle i diskussionen, og at du kan tilsidestille dig selv til fordel for at få en god gruppediskussion. Måske har du brug økostart // 39

21 for, at der er andre, der holder styr på tiden for dig, holder styr på talelisten eller skriver forslagene ned for, at du kan koncentrere dig om processen. Konsensusprocesser har ry for nemt at kunne trække ud, at alle siger de samme ting eller, at diskussionen bevæger sig ud på et sidespor. For at håndtere processen kan I bruge nogle konsensushåndtegn, som gør, at alle medlemmer kan udtrykke sig uden at skulle sige noget. Hvis et medlem ikke er enig i et forslag men heller ikke ønsker at modsætte sig en beslutning, er det muligt, at medlemmet kan stå udenfor en beslutning (stand aside). Der findes ikke noget håndtegn for det, og det vil ofte være op til facilitatoren 1 2 at fornemme og spørge ind til, om der er nogle, der stå udenfor en beslutning. Det er ikke sikkert, at I i jeres fødevarefællesskab ønsker at bruge konsensus håndtegnene. Det kan være, at jeres medlemmer ikke forstår dem eller ikke kan relatere til dem, fordi de ikke har prøvet det før. Find ud af hvad der passer ind i jeres fødevarefællesskab. Det vigtigste er, at I kan implementere det, som håndtegnene repræsenterer, og kan inddrage principperne i konsensusdemokratiprocessen i jeres fødevarefællesskab. På den måde sikrer I, at alle føler sig set og hørt i fødevarefællesskabet, og dermed sikrer I, at medlemmerne både føler ansvar for og føler sig inkluderet i fødevarefællesskabet. 3 4 Tilføjelse til det der diskuteres lige nu. Bør inddrages med det samme. 6 7 Teknisk pointe refererer til logistik og bør prioriteres før alt andet. 5 Forslag (proposal) kan ofte være et løsningsforslag, som kan gøre en lang diskussion kortere har prioritet over både punkt 1. og 3. 8 Bidrag til diskussionen. Enig. Sprog (language) bruges, hvis der er noget, der er utydeligt eller har brug for at blive oversat til et andet sprog, og bør inddrages med det samme for at sikre, at alle forstår, hvad der bliver sagt. Uenig. Der er brug for mere diskussion af emnet. Hvis mange er uenige, er det en indikation på, at det ikke er den vej, I skal gå. Hvis få er uenige, kan man spørge ind til, hvad deres synsvinkel er. Blokade bruges når man er fuldstændig imod et forslag og for eksempel ville forlade fødevarefællesskabet, hvis forslaget blev gennemført. 40 // økostart økostart // 41

22 CASEs: For stor tilgang af medlemmer FrivilligHed Fødevarefællesskaberne er frivillige foreninger, som drives af og for frivillige. Uden de frivillige medlemmers arbejdskraft, entusiasme og drivkraft, så kan fødevarefællesskaberne ikke fungere. 42 // økostart Det er derfor vigtigt, at der er en vis tilkomst af medlemmer til fødevarefællesskabet, og at eksisterende medlemmer bliver og tager aktiv del i fødevarefællesskabets arbejde. Alle arbejdsopgaver i fødevarefællesskabet er varetaget af medlemmerne, der er derfor ikke en ansat til at lede, delegere og koordinere medlemmernes frivillige arbejde. I en flad foreningsstruktur giver det heller ikke mening at snakke om ledelse af frivillige, da der ikke findes en leder eller medlemmer, der bestemmer mere end andre. I et fødevarefællesskab handler det ikke om at få mere ansvar, jo højere op man kommer, men mere i hvor høj grad man forpligtiger sig til at deltage i driften og udviklingen af fødevarefællesskabet. Der vil være koordination omkring de frivillige arbejdsopgaver, som sker i et samarbejde på tværs af arbejdsgrupper og på møder. Den frivilligkoordinering, der finder sted i fødevarefællesskabet, er altså noget, der sker i samspillet mellem medlemmerne, hvor de i fællesskab både får koordineret arbejdsopgaver, men også får koordineret deres roller i fødevarefællesskabet og fælles strategi for at skabe et bæredygtigt fødevarefællesskab. Efter Aalborg Fødevarefællesskabs første ordinære generalforsamling vælger de at stoppe PR og markedsføring af fødevarefællesskabet, da der er en frygt for en for stor tilgang af medlemmer i forhold til, hvad fødevarefællesskabet praktisk og administrativt kan håndtere og overvejelser omkring, hvilke slags medlemmer de ønsker i fællesskabet. Donut effekten I Københavns Fødevarefællesskab har man en udfordring, som man kalder donut effekten. I takt med at Københavns Fødevarefællesskab vokser i medlemstal, er der også kommet flere nye lokalafdelinger. Det har betydet en udhuling af de oprindelige afdelinger, da mange af medlemmerne er flyttet med ud i de lokale afdelinger. For få bestillinger I Ramløse-Anisse blev fødevarefællesskabet nødt til at lukke ned, fordi der var for få, der bestilte poser. Ofte var der kun 6-10 bestillinger ud af 30 aktive medlemsskaber. økostart // 43

23 Rekruttering Et fødevarefællesskab har brug for medlemmer, både af hensyn til at kunne bestille nok poser til, at en producent vil levere de økologiske produkter, men også for at kunne dække de frivillige arbejdsopgaver, der er i fødevarefællesskabet. Rekruttering af medlemmer til fødevarefællesskabet er vigtigt for, at fødevarefællesskabet vokser i volumen, men det er ikke altid, at antallet af frivillige er lig med succes for et fødevarefællesskab. Inden man går i gang med at rekruttere nye medlemmer til fødevarefællesskabet kan man overveje: 1. Ønsker vi et stort fødevarefællesskab for at flere kan få økologiske produkter? Et fødevarefællesskab for økologiens skyld. 2. Ønsker vi et mindre fødevarefællesskab, hvor der først og fremmest er fokus på det sociale aspekt af fødevarefællesskabet, og så er det en bonus, at vi får økologiske produkter? I første tilfælde vokser fødevarefællesskabet for at få så mange medlemmer som muligt og udbrede økologien til så mange som muligt. For mange fødevarefællesskaber er det ikke altid det samme som at få flere hænder til de frivillige opgaver. Nogle fødevarefællesskaber har endda oplevet at vokse så eksplosivt, at de ikke har kunne følge med. Rekrutteringsredskaber Der findes mange forskellige måder at rekruttere nye medlemmer på. Netværk og mund-til-mund er den billigste og mindst tidskrævende måde at rekruttere medlemmer til fødevarefællesskabet på, og ofte den mest overbevisende og succesfulde. Andre rekrutteringsredskaber kunne være fødevarefællesskabets hjemmeside eller Facebookside, flyers eller postkort, deltagelse på arrangementer i byen eller kontakt med pressen. Sørg for at fødevarefællesskabets informationer fremgår tydeligt på alle jeres rekrutteringsmaterialer, så potentielle medlemmer eller interesserede nemt kan komme i kontakt med jer. Under afsnittet Ekstern kommunikation kan I læse mere om, hvordan du kan bruge forskellige kommunikationsformer og medier til rekruttering. Rekrutteringsproces Rekrutteringen kan opfattes som en proces, hvor medlemmet først får øje på fødevarefællesskabet gennem jeres rekrutteringsredskaber, måske snuser lidt rundt på jeres hjemmeside eller besøger jeres butik og endeligt vælger at melde sig ind. Jeres rekrutteringsredskaber er det første led i processen. Det er her i synliggør jeres fødevarefællesskab. Igennem jeres rekrutteringsredskaber, så rammer I en bred målgruppe. De kigger måske jeres flyer igennem på jeres stand eller besøger jeres fødevarefællesskabs hjemmeside eller Facebookside. Ud af de mange interesserede I når ud til igennem jeres rekrutteringsredskaber, er det kun nogle af dem, der har lyst til at blive medlem. Når et potentielt nyt medlem viser interesse for fødevarefællesskabet, så er det jeres opgave, at vise det potentielle medlem, hvorfor vedkommende er vigtig for jeres fødevarefællesskab og passer ind i fødevarefællesskabet. Måske har det potentielle nye medlem en masse spørgsmål om, hvad et fødevarefællesskab er, og hvordan det fungerer. Hvis det potentielle nye medlem besøger jeres fødevarefællesskab, kan det være en god ide at have en infovagt eller et andet medlem med viden om fødevarefællesskabet, der kan fortælle om fødevarefællesskabet. Det kan også være en god ide at udarbejde en info folder eller en medlemshåndbog, som indeholder lidt mere information. Når et nyt medlem først har meldt sig ind, så er det selvfølgelig vigtigt, at I tager godt imod det nye medlem. Sørg også 1. Synlighed Mund-til-mund Presse Facebook Flyer Postkort 2. Rekruttering 3. Forventningsafstemning Fødevarefællesskabet Fødevarefællesskabet Fødevarefællesskabet for at lave en forventningsafstemning, hvor I har en god dialog med medlemmet om, hvad fødevarefællesskabet er, hvad medlemmet forpligtiger sig til, og hvordan arbejdsgangene er. Men det vigtigste ved forventningsafstemningen er faktisk at lære medlemmet at kende og finde ud af, hvad medlemmets motivationsgrundlag og kompetencer er, og det tidsforbrug eller ressourcer medlemmet har til rådighed. Igennem forventningsafstemningen kan I vise medlemmet på plads i fødevarefællesskabet. Ved at sikre en god rekrutteringsproces, så får I mere aktive og engagerede medlemmer, der føler, at de alle har en plads, og er en uundværlig del af fødevarefællesskabet, og I får nemmere ved at fastholde medlemmerne. Fastholdelse Der kan være mange grunde til, at et medlem melder sig ud af fødevarefællesskabet. Det kan for eksempel være en ændring i medlemmets livssituation: manglende tid, måske flytter medlemmet til en anden by, får et nyt job eller begynder på et studie. Én måde man kan imødekomme medlemmernes skiftende livssituationer, så man ikke mister medlemmet, er ved at finde nye eller andre arbejdsopgaver til medlemmet. Et bestyrelsesmedlem kan sagtens blive et almindeligt medlem og tage vagter i fødevarefællesskabet eller bage en kage en gang imellem til et møde. På samme måde er det også en fordel at have øje for de medlemmer i fødevarefællesskabet, som viser stor entusiasme og vilje til at gøre noget ekstra for fødevarefællesskabet. Måske giver deres livssituation dem mulighed for lige nu at gøre mere end bare tage deres vagt fx blive medlem af en arbejdsgruppe. På den måde kan man skrue op og ned for medlemmernes aktivitet og engagement i fødevarefællesskabet uden at miste medlemmet fuldstændigt. 44 // økostart økostart // 45

24 En anden grund til, at nogle medlemmer forlader fødevarefællesskabet, er, at de brænder ud. Måske melder de sig ikke engang ud af fødevarefællesskabet, de forsvinder bare, lader være med at svare på mails og tager ikke deres vagter. Ofte er det ildsjæle, som tager en stor del af arbejdsopgaverne i fødevarefællesskabet, som lige pludselig brænder ud. Det er desværre en stor og næsten uundgåelig del af alt frivilligt arbejde. Derfor er det vigtigt at fordele ansvaret for arbejdsopgaverne i fødevarefællesskabet ud på flere medlemmer for at undgå at al ansvar og alle arbejdsopgaver ligger på en eller få personer. På den måde undgår I, at medlemmet brænder ud, og at viden og erfaringer går tabt, hvis et medlem ikke længere er en del af fødevarefællesskabet. Motivering Medlemmerne af et fødevarefællesskab er vidt forskellige mennesker, og har forskellige grunde til at blive en del af et fødevarefællesskabet. De motiveres derfor også forskelligt. Derfor er det vigtigt at huske på, hvad der motiverer medlemmerne til at være en del af fødevarefællesskabet, så I kan igangsætte initiativer, så de bliver ved med at være medlemmer. Det nytter for eksempel ikke noget at planlægge en masse sociale arrangementer, hvis medlemmerne kun er interesserede i at få arbejdsgangene til at fungere, så de kan købe deres poser hver uge. Eksempler Hvis I ved, at jeres medlemmer motiveres af at være en del af fællesskab, de nyder den sociale interaktion, og er glade for at have et socialt samlingspunkt i deres lokalsamfund, så er det en god ide at arrangere fællesspisninger eller højtidseller sæsonbestemte fester og aktiviteter som fx mosteridag eller julestue. Hvis jeres medlemmer motiveres af den direkte forbindelse mellem forbruger og producent, er interesseret i økologi og gerne vil lære producenten bag de økologiske produkter at kende, så kan I arrangere ture ud til producenten. Motiveres jeres medlemmer af, at de får nye kompetencer, erfaringer og viden, så opfordr dem til at blive en del af en arbejdsgruppe eller bestyrelsen. Hvis jeres medlemmer bare gerne vil have de økologiske produkter og derfor kun skal lægge arbejdstiden på vagterne i fødevarefællesskabet, så motiver medlemerne ved at gøre det nemt at tage vagterne. Det kan være ved at have nogle nemme arbejdsrutiner, eller at gøre det enkelt at melde sig på en vagt. Motiveres jeres medlemmer af de friske, rene og økologiske madvarer og lysten til at lave dem til et måltid, så gør det muligt for dem at dele opskrifter med de andre medlemmer eller lave smagsprøver og fællesspisninger. Pointen er, at for at motivere fødevarefællesskabets medlemmer, så skal I sørge for at gøre det muligt for dem at indgå i den sammenhæng af fødevarefællesskabet, som motiverer dem. Generelt er det også en god ide at gøre det nemt for medlemmerne at finde den information, de har brug for fx i forbindelse med at tage vagter eller være med til møder - for at de føler sig motiverede til at dukke op. En del af at skabe motivation er også at holde fast i fødevarefællesskabets flade struktur og ideen om, at alle er lige vigtige for fødevarefællesskabet. Det er selvfølgelig nødvendigt at have en stærk kerne af ildsjæle, som er med til at starte fødevarefællesskabet, men en del af at skabe et bæredygtigt fødevarefællesskab er også, at kernen kan give slip på ansvar og opgaver. Dem, der bliver medlemmer af et fødevarefællesskab, ved godt, at de også indgår i arbejdet i en frivillig forening, så de er motiveret af muligheden for at gøre en forskel, bidrage til lokalsamfundet, se andre mennesker, bringe deres kompetencer i spil, lære nyt etc. Hvis man er en kerne af frivillige, som holder på alle opgaver og alt ansvar, så tager man motivationen væk fra medlemmerne. De skal føle, at der er behov for dem ikke at de er ligegyldige. Motiveringsredskaber: Giv medlemmerne ejerskab over arbejdet. Lad være med at blokere deres ideer eller initiativer. Vis medlemmerne tillid ved at give dem ansvar over arbejdsopgaver. Vis medlemmerne at deres anstrengelser og hårde arbejde lønner sig. Send rosen ud på nyhedsmail, lav en post på Facebook eller fortæl om det på det næste møde. Anerkend medlemmernes indsats på enkle måder. Husk at sige tak og giv medlemmerne ros. Vær et forbillede for medlemmerne, sæt jer selv i spil og træk på jeres egne motivationer og erfaringer. Hvis der er et møde så mød op, er der noget, der betyder noget for jer, eller som I gerne vil, så giv udtryk for det og bidrag med det, I har at bidrage med. I kan med fordel bruge tid på at sætte ord på, hvad der motiverer jer til at lave et fødevarefællesskab. Lad den motivation og entusiasme smitte af på medlemmerne omkring jer. 46 // økostart økostart // 47

25 Kommunikation Det er vigtigt at have nogle klare og tydelige kommunikationsveje i et fødevarefællesskab. Både når det gælder kommunikation ud ad til og i forhold til intern kommunikation mellem fødevarefællesskabets medlemmer. Intern kommunikation sørger for, at alle medlemmer kan koordinere indbyrdes og finde den viden, de har brug for. Det kan være at udsende nyhedsmail eller opdatere hjemmesiden og Facebooksiden. Ved at holde hjemmeside og Facebookside opdateret, så kan ikke-medlemmer også se, hvad der foregår i fødevarefællesskabet og nemt finde information om, hvordan de bliver medlemmer. Ekstern kommunikation kan også være at tage imod og koordinere henvendelser fra medier, samarbejdspartnere og studerende. Intern kommunikation Intern kommunikation kan være opdelt i 1. Kommunikation til alle medlemmerne og 2. koordinerende kommunikation mellem arbejdsgrupper. 1. Kommunikation til alle medlemmerne I første tilfælde er det kommunikation produceret af medlemmerne til medlemmer. Det kan for eksempel være information om ugens pose på Facebook eller hjemmeside, en nyhedsmail eller indkaldelse til møder eller generalforsamlinger. Nyhedsmail: En god nyhedsmail har et behageligt og let genkendeligt design, er kort og præcis og motiverer medlemmerne til handling uden at presse dem. Det er også vigtigt, at nyhedsmailen er kortfattet, skrevet i en positiv tone, og hverken udkommer for ofte eller for sjældent. Hvis I har nogle kommunikationskyndige i foreningen, er det en god ide at spørge, CASE: Facebook En Facebookside er gratis at oprette, og den er nem at dele i sit netværk på Facebook. Det er selvfølgelig ikke alle, der følger en Facebookside, der også bliver medlemmer i fødevarefællesskabet, men det er en god måde at vise omverden, hvad et fødevarefællesskab er, dele opslag om posens indhold og sociale arrangementer og komme med anden økologi relateret information. Der er dog den ulempe, at Facebooksider kun når ud til en brøkdel af dem, der følger dem med mindre, man betaler for Facebook annoncer. I risikerer derfor, at medlemmerne ikke får den information, I ønsker de skal have, selvom I har lagt et nyt opslag op på siden. På ØkoStart.dk kan du se en liste over andre fødevarefællesskabers Facebooksider. 48 // økostart økostart // 49

26 om de kunne tænke sig at forfatte nyhedsmailen. Det kan også være en god ide at skrive et kortfattet resume på engelsk af nyhedsmailen i bunden af mailen. Mailchimp er et gratis nyhedsmailprogram, hvor I kan opsætte skabeloner, så jeres nyhedsmail får et ens udtryk og indeholder de vigtigste punkter hver gang, I sender det ud. På ØkoStart.dk er der et eksempel på en nyhedsmail fra KBHFF Amager. 2. Koordinerende kommunikation Facebookgrupper: Nogle fødevarefællesskaber bruger Facebook grupper til deres interne kommunikation. De inddeler grupperne efter formål, så der fx er en gruppe for bestyrelsen og arbejdsgrupperne. Nogle fødevarefællesskaber bruger også Facebook til at indkalde til generalforsamlinger og gemme referater af generalforsamlinger. Facebook har den fordel, at medlemmerne hurtigt kan skrive i gruppen og få svar fra de andre medlemmer. Ulempen ved Facebook er, at information hurtigt kan gå tabt eller ikke blive set i de mange kommunikationsstrømme, der er på Facebook. Endeligt er der nogle medlemmer, der ikke er på Facebook, og som derfor går glip af information. Lukkede grupper giver også en særlig udfordring, fordi der ingen gennemskuelighed er for foreningens øvrige medlemmer. Google Docs / Dropbox: Nogle fødevarefællesskaber bruger Google Docs til at håndtere vagtbemanding og deling af interne arbejdsdokumenter. Google Docs har den fordel, at det er nemt at få adgang til, og man kan redigere i dokumentet samtidig med, at andre også redigerer i det. På ØkoStart.dk er der et eksempel på, hvordan Kolding Økologiske Fødevarefællesskab bruger Google Docs. Dropbox bruges også af nogle fødevarefællesskaber til intern kommunikation. I Dropbox er det kun inviterede, der kan få adgang. Det mindsker selvfølgelig risikoen for, at der er uindviede, der laver rettelser i dokumenter, men ulempen er, at man kun kan redigere i dokumentet én af gangen. Der er derfor risiko for, at der bliver gemt dokumenter ovenpå hinanden og viden går tabt. CASEs: Koordination via Doodle Tisvilde Økologiske Fødevarefællesskab koordinerer deres vagter gennem Doodle, som er et online og gratis mødeplanlægningsværkstøj. Københavns Fødevarefællesskabs wiki Københavns Fødevarefællesskab bruger wikispaces.com til deres interne koordination og kommunikation. Wikien er fuldstændig offentlig, og alle kan oprette en profil og redigere i indholdet. Her finder man kommunikation om alt fra KBHFFs vædtægter og centrale arbejdsgrupper til de enkelte afdelingers egne wikisider med links til vagtplaner. På ØkoStart.dk kan du finde et link til KBHFFs wiki og en af de lokale afdelingers wikiside. Det er gratis at oprette en wikiside på wikispaces.com Ekstern kommunikation Ekstern kommunikation er vigtig i forhold til rekruttering af nye medlemmer, men også for at skabe opmærksomhed på fødevarefællesskabets formål. Hjemmeside: Hjemmesiden er fødevarefællesskabets visitkort, og der hvor al vigtig information til både medlemmer og ikke-medlemmer er samlet. Sørg for at hjemmesiden repræsenterer fødevarefællesskabet, er overskuelig og nem at finde rundt på. Der findes et væld af online blogging platforme, som nemt kan bruges til hjemmesider. Fordelen ved dem er, at de er gratis, de er nogenlunde nemme at bruge, og der findes mange skabeloner, som gør, at man i løbet af kort tid kan skabe en velfungerende hjemmeside. I skal dog betale for hosting og eget domæne, hvis I ikke vil have, at fødevarefællesskabets hjemmeside skal hedde fx fødevarefællesskab.wordpress.com i stedet for fødevarefællesskab.dk. Flyers / postkort: Flyers og postkort er en god måde at komme ud til mange mennesker. Det kræver selvfølgelig, at I har de økonomiske ressourcer og et medlem, der har evner til at lave det grafiske arbejde forbundet med postkort eller flyers. Hvis I beslutter jer for at lave postkort eller flyers så sørg for, at der er den information folk har brug for for at komme i kontakt med jer: fødevarefællesskabets logo og navn, hjemmeside, evt. adresse og åbningsdag og måske en kort beskrivelse af fødevarefællesskabet. Lokale arrangementer: Hvis der er lokale arrangementer i jeres by, så kan det være en god mulighed for få synlighed på fødevarefællesskabet. Det kan fx være markedsdage, debatarrangementer, frivillige arrangementer eller byfester. Måske har I mulighed for at få en stand, hvor I kan medbringer flyers og et udvalg af en poses indhold. Lokale medier tv, avis, radio: Det kan være en god ide at sende en pressemeddelelse ud til de lokale medier i forbindelse med jeres stiftende generalforsamling eller åbningsdag. Når rygtet spredes, så vil de lokale medier begynde at kontakte jer selv. Fødevarefællesskaberne er en god historie. Det kan derfor være en god ide at udvælge en person i jeres fødevarefælleskab, som står for pressekontakten. CASEs: Postkort I Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab besluttede man sig for at producere nogle postkort til at ligge på byens cafeer. Postkortene var uhøjtidelige og sjove på forsiden og havde en kort beskrivende tekst og kontaktinfo på bagsiden. Kortene blev delt ud på cafeer i Aarhus af medlemmerne. Liste over CMS: Wordpress Squarespace Blogger Wix Weebly Worpress Sageframe SetSeed Avanceret CMS: Craft ProcessWire 50 // økostart økostart // 51

27 Fødevarestyrelsen Registrering Som fødevarefællesskab skal I registreres eller autoriseres hos Fødevarestyrelsen eller Naturerhvervsstyrelsen. Det gør I online på Fødevarestyrelsens hjemmeside. Her skal I udfylde en blanket og besvare nogle spørgsmål, som skal afgøre hvilken kategori, I hører under. Blanketten hedder Ny fødevarevirksomhed/ejerskifte/ændring/ophør. Når blanketten er udfyldt, så skal I bruge et nemid eller digital signatur for at underskrive den. I får svar på ansøgningen med det samme på den sidste side. Her er der tre bjælker: kopi af ansøgningen, kontrolregistreringen eller den første kontrolrapport, som skal printes ud og hænges op i fødevarefællesskabet, og den skriftlige registrering, som fortæller, at I har lov til at åbne fødevarefællesskabet. Fødevarestyrelsens kunderådgivning kan kontaktes på , men vær opmærksom på, at de kun kan vejlede generelt. Når I er kommet I gang, så kan det være en god ide at få en fødevarekonsulent til at komme på besøg. En fødevarekonsulent er en selvstændig konsulent, som kan hjælpe jer med at se jeres fødevarefællesskab med fødevarestyrelsens øjne. Egenkontrol Når I har registreret jeres fødevarefællesskab, så skal I udarbejde et egenkontrolprogram og en risikoanalyse. Egenkontrolprogrammet beskriver fødevarefællesskabets aktiviteter og udpeger kritiske kontrolpunkter, og hvordan fødevarefællesskabet håndterer de kritiske kontrolpunkter. Et kritisk kontrolpunkt kan for eksempel være udsving i tem- 52 // økostart økostart // 53

28 peraturen i et køleskab eller en fryser. Det er især vigtigt, hvis I har produkter som kød og æg, som er let fordærvelige. De kritiske kontrolpunkter skal overvåges ved at føre dokumentation for dem i et skema. Det kan for eksempel være et skema, som sidder fast på køleskab eller fryser, hvor I noterer køleskabets temperatur hver uge. Ifølge fødevareloven skal fødevarer i køleskab opbevares ved +5 C. Grøntsager og frugt kan opbevares mellem 5-10 C, hvor 8 C er den optimale temperatur. Egenkontrollen skal også indeholde en risikoanalyse, som viser både potentielle og faktiske faktorer i fødevarefællesskabet. Den skal indeholde en beskrivelse af de mulige kemiske, bakteriologiske og fysiske forureninger, der kan ske i fødevarefællesskabet. På ØkoStart.dk kan du finde links til Fødevarestyrelsen, blanketter og guides for udarbejdelse af egenkontrol og risikoanalyse. Særlige fødevareregler for økologi Når I har registreret fødevarefællesskabet hos Fødevarestyrelsen og udarbejdet et egenkontrolprogram, så skal I indsende det sammen med en tegning over virksomheden. I skal også føre regnskab over, hvad I køber af økologiske produkter, hvor meget I sælger, og hvor meget spild der er. Der skal helst være overensstemmelse mellem tallene, men en lille difference er tilladt. I skal indhente dokumentation i form af en økologierklæring på, at jeres producenter er økologer. Den dokumentation skal ligge i jeres lokaler. Det er også en god ide at have et rødt Ø-mærke på jeres poser. Vær opmærksom på, at det ikke er det statskontrollerede Ø-mærke. Det tager fem år for en konventionel producent at blive økolog. Hvis I i jeres fødevarefællesskab har valgt at støtte producenter, der er ved at overgå til økologi, så kan I ikke kalde fødevarefællesskabet økologisk. I skal også opbevare og pakke de konventionelle og de økologiske produkter separat. Hygiejne Det er vigtigt, at I er nogle i fødevarefællesskabet, der har kendskab til fødevarehygiejne, og at de videregiver viden enten mundtligt eller skriftligt til de medlemmer, der hver uge skal håndtere de økologiske produkter i fødevarefællesskabet. Fødevarefælleskabet er underlagt lovgivning, og bestyrelsen har formelt i den sidste ende ansvaret for, at alle, der håndterer de økologiske produkter i fødevarefællesskabet, overholder de regler, der er på området. En måde at sørge for, at alle medlemmer, der håndterer produkterne, er informerede, er at sende regler for hygiejne og egenkontrol ud til vagterne sammen med deres vagtbeskrivelse eller at have en beskrivelse til at sidde i en mappe i fødevarefællesskabet. Håndterer jeres fødevarefællesskab både grøntsager og frugt, æg og kød, så skal de holdes adskilt. Grøntsager og frugt må gerne ligge sammen, men kød og æg skal holdes adskilt fra grøntsager og frugt og opbevares på køl. Pak først grøntsager og frugt, rengør herefter lokalet, vask hænder og pak herefter kød og æg. Brug stålskåle, som er nemme at vaske, til at afmåle produkterne, og pak kun i poser der er egnet til fødevarer. Selvom I bruger papirposer, så må de ikke genbruges, da de kan være fyldt med jord og bakterier. Følg anvisningen på rengøringsmidlet og brug den dosering, det angiver. Ved overdosering vil der sidde sæberester tilbage på bordet, som kan måles i fødevarerne, der efterfølgende kommer i kontakt med bordet. Vandet skal udskiftes ofte. Efter 4-5 opvridninger er vandet snavset, og bakterier flyttes rundt i stedet for, at man gør rent. Karklude skal skiftes dagligt. Grøntsager og frugt skal opbevares på et bord med en ren flade, som er nem at tørre af fx et stålbord i et køkken. De må ikke opbevares eller pakkes på gulvet heller ikke på en presenning. Presenninger er ikke egnet til fødevarer og vil afgive både kemi og smag til fødevarerne. Der skal være en mellemgang mellem det rum, som grøntsagerne pakkes i og toiletter. Døre skal holdes lukket, så der ikke kan komme skadedyr eller husdyr ind i lokalet, hvor produkterne pakkes. Hvis I selv henter og distribuerer produkterne til medlemmerne i fødevarefællesskabet, så skal det være i en bil, der har vaskbare sider og vaskbar bund, og som ikke er i risiko for at blive brugt til transport af affald, haveaffald og husdyr. Alternativt kan I have en kasse i bilen med låg på, som kan holdes ren, som I kan transportere produkterne i. Det er bedre at undgå at bruge handsker ved pakningen og i stedet for have en god håndhygiejne. Hænder skal vaskes før og efter: Arbejdets begyndelse Spisepauser Toiletbesøg Produktionsskift Rørt ved vasketøj Kontakt med affald eller skraldespand Kløen i øjne, hår, ører Brug af mobiltelefon På ØkoStart.dk kan I se og downloade en huskeliste til brug for jeres hygiejne i fødevarefællesskabet. 54 // økostart økostart // 55

29 Økonomi Ligegyldigt hvor stort eller lille fødevarefællesskabet er, og hvor hurtigt det vokser i medlemstal og posebestillinger, så kan det være en rigtig god ide at investere i et regnskabsprogram, allerede inden jeres første udgifter eller indtægter. På den måde undgår I fejl i regnskabet, som senere hen kan koste fødevarefællesskabet dyrt. Vil I være sikre på at komme godt fra start, så kan det også være en god ide at kontakte en revisor for at få vejledning i forhold til Skat og MOMS. 56 // økostart økostart // 57

30 CASE: Hurtig vækst gav økonomiske udfordringer I forbindelse med udarbejdelsen af Københavns Fødevarefællesskabs regnskab for 2012 blev det klart, at der var nogle arbejdsgange, der ikke var hensigtsmæssigt tilrettelagt. Der var mange led i den samlede økonomi, og der var en generel manglende viden om grundlæggende regnskabsprincipper. Den regnskabsmæssige udfordring steg i takt med KBHFFs hurtige vækst, og resultatet var, at det blev umuligt at danne sig et overblik over foreningens økonomiske tilstand. Gode regnskabsprgrammer: Billy Dinero E-conomic Simpelt Regnskab Det kan være en god ide, at økonomigruppen og kassererne arbejder sammen og inddrager hinanden i, hvad der foregår, så muligheden for overlevering af arbejdsopgaver og viden bliver større og fejlene færre. Betalingsmodeller De første fødevarefællesskaber i Danmark startede med en meget simpel betalingsmodel, hvor medlemmerne hver uge forudbestilte en pose og betalte kontant. Ugen efter kunne de afhente posen i fødevarefællesskabet. Siden er der kommet mange flere muligheder for betaling i de forskellige fødevarefællesskaber. Dankort betaling Selvom Dankort betaling i fødevarefællesskabet kan virke som den bedste løsning for fødevarefællesskabet, fordi medlemmerne ikke skal huske at have kontanter med, så er den løsning også forbundet med mange løbende udgifter og gebyrer, som det er værd at undersøge først, inden I vælger den løsning. Swipp / Mobile Pay Et godt alternativ til Dankort betaling er Mobile Pay eller Swipp, hvor medlemmerne betaler over en App på deres smartphone. Fødevarefællesskabet skal have oprettet sit eget telefonnummer, som medlemmerne kan overføre til. Online betaling I kan også overveje, om medlemmerne skal have mulighed for at bestille og betale deres poser online. Odense Fødevarefællesskab har en netbutik, hvor det er muligt at bestille og betale mange forskellige varer. CASEs: Excel regnskab kostede dyrt I Aarhus Økologiske Fødevarefællesskab startede de med at bruge et Excel ark til deres regnskab, hvilket endte med at koste fødevarefællesskabet dyrt både i kroner og ører men også i arbejdstid og kræfter for økonomigruppen og kasserer. Til sidst allierede de sig med en revisor og et regnskabsprogram og fik rettet op på flere års forkert og mangelfuld regnskabsføring. Bankoverførsel Når medlemmerne i Assens-Tommerup Økologiske Fødevarefællesskab bestiller, foregår det ved, at de laver en bankoverførsel på beløbet og i kommentarfeltet skriver medlemsnummer, uge nummer og udleveringssted. 58 // økostart økostart // 59

31 inspiration til nye fødevarefællesskaber ØkoStart samler viden og erfaringer fra fødevarefællesskaberne i Danmark i et inspirationshæfte for nye fødevarefællesskaber. Gennem konkrete eksempler viser ØkoStart mangfoldigheden hos fødevarefællesskaberne og giver bud på tilgange og løsninger på alt fra rekruttering af medlemmer, samarbejde med økologiske producenter til kontakt til Fødevarestyrelsen. Ved at gøre det mere enkelt at starte fødevarefællesskaber op er håbet med ØkoStart at gøre samarbejdet med de økologiske producenter nemmere og øge afsætningen af økologiske produkter i Danmark. Fødevarefællesskaberne i Danmark er til stadighed et eksperiment og læringsrum. Vi er hele tiden ved at bygge jumbojetten, mens vi flyver i den. Vi prøver nyt, vi udfordrer business as usual, og vi eksperimenterer for at lære og for at vise, at alternativer er mulige. 60 // økostart