KURSUS-KONFERENCE TILBUD FOR DE FAGLIGE SELSKABER

Transkript

1 KURSUS-KONFERENCE TILBUD FOR DE FAGLIGE SELSKABER Dansk Sygeplejeråd Sankt Annæ Plads 30 Postboks Kbh. K.

2 Kursuspakke 1 - grundpakke DSR kursusadministration varetager: Udfærdigelse af budget efter modtagelse af program samt oversigt af underviserhonorarer fra Kursusleder/Arbejdsgruppe. Annoncering af kurset på DSR s hjemmeside samt i Sygeplejersken. Administration af tilmeldinger, udsendelse af bekræftelser, udsendelse af EAN-faktura til arbejdsgiveren/girokort samt registrering af deltagerbetaling. Udarbejdelse af deltagerliste, evt gruppeinddeling samt udsendelse af endeligt program til deltagere. Udfærdigelse af kursusbeviser, reverskilte til deltagerne/bordkort, afregningssæt til undervisere/kursusledere. Efter kurset afslutter kursussekretæren med attestation af regning fra kursussted samt afregning af undervisere, kursusledere. Efterfølgende laves der regnskab ud fra de faktiske udgifter. Evt. overskud/underskud tilfalder det Faglige Selskab. Pris: Kursusadministration grundbeløb: kr ,-

3 Kursuspakke 1 - grundpakke Kursuslederens/Arbejdsgruppens opgaver i forbindelse med den praktiske afvikling af kurserne: Tager kontrakt hjem på kursussted. Optager kontakt med underviserne med henblik på nærmere aftaler om undervisning, honorar samt tidspunkt for undervisning. Kursusledelsen har det fulde ansvar for det faglige indhold. Bekræfter kursuslederens/arbejdsgruppens aftale med underviserne skriftligt. I tilfælde af eventuel afbud fra oplægsholder/underviser er det kursusledelsens ansvar at finde en passende erstatning. Udfærdiger endeligt program Sender brev til kursussted vedlagt deltagerliste/indkvarteringsliste, program samt aftaler pauser/av-midler/bordpostilling/evt. grupperum, m.m. Sammen med den ansvarlige kursussekretær medvirker ved eventuel udpegning af kursusdeltagere i tilfælde af, at et kursus er overtegnet. Kopiering og distribuering af undervisningsmateriale til deltagerne før eller under kursusforløb. Det forventes at kursuslederen er tilstede under hele kursusforløbet. Indcheckning og indregistering af deltagere på kursusstedet. At underskrive de af kursussekretærens udfærdigede kursusbeviser, som udleveres inden kursusafslutningen.

4 Kursuspakke 2 - standardpakke DSR kursusadministration varetager: Tager kontrakt hjem samt løbende kontakt til kursussted. Udfærdigelse af budget efter modtagelse af program samt oversigt af underviserhonorarer fra Kursusleder/Arbejdsgruppe. Annoncering af kurset på DSR s hjemmeside samt i Sygeplejersken. Bekræfter kursuslederens/arbejdsgruppens aftale med underviserne skriftligt. Administration af tilmeldinger, udsendelse af bekræftelser, udsendelse af EANfaktura til arbejdsgiveren/girokort samt registrering af deltagerbetaling. Udarbejdelse af deltagerliste, evt. gruppeinddeling, endeligt program med henblik på at sende ud til deltagere samt andet underviserbrev, og brev til kursusleder/ arbejdsgruppe med afregningssæt. Sender brev til kursussted vedlagt deltagerliste/indkvarteringsliste, program samt aftaler pauser/av-midler/bordpostilling/evt. grupperum, m.m. Udfærdige kursusbeviser, reverskilte til deltagerne/bordkort, kopiering af undervisningsmateriale samt afregningssæt til undervisere/ kursusledere. Det er kursussekretærens ansvar at alt praktisk i forbindelse med afholdelse af kurset/konferencen er bestilt. Efter kurset afslutter kursussekretæren med attestation af regning fra kursussted samt afregning af undervisere, kursusledere. Efterfølgende laves der regnskab ud fra de faktiske udgifter. Evt. overskud/underskud tilfalder det Faglige Selskab. Pris: Kursusadministration grundbeløb: kr ,- samt 75,- kr. per deltager.

5 Kursuspakke 2 - standardpakke Kursuslederens/Arbejdsgruppens opgaver i forbindelse med den praktiske afvikling af kurserne: Optager kontakt med underviserne med henblik på nærmere aftaler om undervisning, honorar samt tidspunkt for undervisning. Kursusledelsen har det fulde ansvar for det faglige indhold. Udfærdiger endeligt program I tilfælde af eventuel afbud fra oplægsholder/underviser er det kursusledelsens ansvar at finde en passende erstatning. Sammen med den ansvarlige kursussekretær at medvirke ved eventuel udpegning af kursusdeltagere i tilfælde af, at et kursus er overtegnet. Senest 3 uger før kursusstart at fremsende evt. undervisningsmateriale til kursussekretær, for videreformidling til deltagerne før eller under kursusforløb. Det forventes at kursuslederen er tilstede under hele kursusforløbet. Indcheckning og indregistering af deltagere på kursusstedet. Underskriver de af kursussekretærens udfærdigede kursusbeviser, som udleveres inden kursusafslutningen.

6 Kursuspakke 3 udvidet pakke DSR kursusadministration varetager: Tager kontrakt hjem samt løbende kontakt til kursussted. Udfærdigelse af budget efter modtagelse af program samtoversigt af underviser honorarer fra Kursusleder/Arbejdsgruppe. Annoncering af kurset på DSR s hjemmeside samt i Sygeplejersken. Bekræfter kursuslederens/arbejdsgruppens aftale med underviserne skriftligt. Administration af tilmeldinger, udsendelse af bekræftelser, udsendelse af EANfaktura til arbejdsgiveren/girokort samt registrere deltagerbetaling. Udarbejder deltagerliste, evt. gruppeinddeling, endeligt program med henblik på at sende ud til deltagere samt andet underviserbrev, og brev til kursusleder/arbejdsgruppe med afregningssæt. Sender brev til kursussted vedlagt deltagerliste/indkvarteringsliste, program samt aftale pauser/av-midler/bordpostilling/evt. grupperum, m.m. Udfærdiger kursusbeviser, reverskilte til deltagerne/bordkort, kopiering af undervisningsmateriale samt afregningssæt til undervisere/ kursusledere. Kursussekretæren deltager som opstart af kurset på 1. dagen. Kursussekretæren deltager under hele eller dele af arrangementet hvis FS ønsker det. Dette aftales særligt. Det er kursussekretærens ansvar at alt praktisk i forbindelse med afholdelse af kurset/konferencen er i orden med kursusstedet og bestilt. Efter kurset afslutter kursussekretæren med att. af regning fra kursussted samt afregning af undervisere, kursusledere. Efterfølgende laves der regnskab ud fra de faktiske udgifter. Evt. overskud/underskud tilfalder det Faglige Selskab. Pris: Kursusadministration grundbeløb: kr ,- samt 75,- kr. per deltager. Derudover 3.000,- kr. per dag, ved deltagelse af kursussekretær udover 1. dagen.

7 Kursuspakke 3 udvidet pakke Kursuslederens/Arbejdsgruppens opgaver i forbindelse med den praktiske afvikling af kurserne: Optager kontakt med underviserne med henblik på nærmere aftaler om undervisning, honorar samt tidspunkt for undervisning. Kursusledelsen har det fulde ansvar for det faglige indhold. Udfærdiger endeligt program I tilfælde af eventuel afbud fra oplægsholder/underviser er det kursusledelsens ansvar at finde en passende erstatning. Sammen med den ansvarlige kursussekretær at medvirke ved eventuel udpegning af kursusdeltagere i tilfælde af, at et kursus er overtegnet. Senest 3 uger før kursusstart at fremsende evt. undervisningsmateriale til kursussekretær, for videreformidling til deltagerne før eller under kursusforløb. Det forventes at kursuslederen er tilstede under hele kursusforløbet. Underskriver de af kursussekretærens udfærdigede kursusbeviser, som udleveres inden kursusafslutningen.

8 10 gode råd når du skal lave en konference Planlægningen af en større konference med adskillige oplægsholdere, workshops m.m. kræver et stort forarbejde. Det anbefales derfor at nedsætte en arbejdsgruppe, så man kan få en god sparring angående tema, form m.m. Opstart med indledende møder i planlægningsgruppen minimum 8 10 måneder før kursusstart. Lav en klar opgavefordeling imellem jer i gruppen, så det hele ikke hænger på én person. Udpeg en kursusledelse som er deltager og kursusansvarlig under kursus/konferenceforløbet. Beslut hvem er målgruppen? Kun egne medlemmer, andre faggrupper eller andet? Det største arbejde er som regel at finde og kontakte de rette oplægsholdere og få aftaler på plads. Vær opmærksom på om prisen er inkl. eller ekskl. moms. Beslut hvad max. prisen må være for jeres oplægsholdere, i forhold hvor dyrt/billigt konferencen skal tilbydes jeres medlemmer. I forhold til kursusstedet, vær opmærksom på hvilke ting der er inkluderet i prisen. Forplejning, lokaleleje m.m. Vær opmærksom på, at DSR har hotelaftaler (rabatordninger) med en del forskellige hoteller og konferencesteder rundt om i landet, som I også kan benytte jer af. Dette skal oplyses ved bestilling. Sørg for at alt undervisningsmateriale er kopieret inden kursusstart, da det er meget dyrt at fotokopiere på kursusstedet og derfor en stor ekstraudgift. Hvis det er en konference over flere dage med fuldt program hver dag, anbefales det at hvert oplæg varer max. 1 ½ time. Indtænk gerne i programmet flere pauser, indlagt både før og efter frokost, så deltagerne ikke mister pusten og koncentrationen. God ide at lave og udlevere evalueringsskemaer til deltagerne som afslutning på et kursus/konference, så man har et godt udgangspunkt for det næste arrangement.