1
OMKOSTNINGSGODTGØRELSE Generelle bemærkninger: I denne folder beskrives de tilfælde, hvor Regions Danmark yder godtgørelse for udgifter, som er afholdt i forbindelse med tjeneste i Y s Men Region Danmark. Afholdte udgifter skal dokumenteres og for kørsel i egen bil gælder, at godtgørelsen ydes med den til enhver tid gældende laveste stats, som fastsættes af SKAT. Det er en almindelig forpligtelse at omkostningerne begrænses mest muligt, hvorfor der eksempelvis opfordres til samkørsel i videst muligt omfang, og at transportbilletter bestilles på den mest fordelagtige måde. Fremgangsmåde ved refusion Ansøgning om omkostningsgodtgørelse indsendes ved benyttelse af de af regionen udarbejdede skemaer: én for befordringsgodtgørelse og én for refusion af øvrige udgifter, Skemaerne ledsages af dokumentation for udgifterne (bilag). Der oplyses om formålet, om ruten samt om eventuelle medpassagerer. Der anmodes om, at indsendelse til regionsskatmesteren sker mindst 4 gange årligt: senest den 25. marts (inden regnskabsperioden udløber), senest den 1. august, senest den 1. november og senest den 20. december (inden kalenderårets udløb). I regionens tjeneste Refusion ydes kun, hvis udgiften er afholdt som led i den funktion, man bestrider i organisationen, og kun hvis det sker som et led i dette arbejde. Det er en almindelig forpligtelse, at der udarbejdes referat eller notat fra de møder, hvori man deltager. Det er en forudsætning for refusion/godtgørelse, at der foreligger et referat/notat fra den begivenhed, hvortil man ønsker godtgørelse. Hvis udgiften relaterer sig til eksempelvis invitation fra klubber, distrikter eller andre, skal udgifterne så vidt muligt dækkes af indbyderen. 2
BEFORDRINGSGODTGØRELSE REGIONSLEDELSENS MEDLEMMER: Til Regionslederen (RD) ved deltagelse i o Alle møder i Y s Men Region Danmark i sin egenskab som regionsleder. o Alle councilmøder i Y s Men Area Europe i sin egenskab som regionsleder/councilmedlem såfremt udgiften ikke dækkes af Area Europe. o Øvrige regionskonferencer indenfor Y s Men Area Europa i sin egenskab som regionsleder for Region Danmark. o Areakonvent eller Verdenskonvent i sin egenskab som regionsleder. Til regionsledelsesmedlemmer (RD, RDE, RDEE og PRD) ved deltagelse i: o Alle ledelses- og rådsmøder o Alle møder og arrangementer, hvortil der foreligger en indkaldelse, når deltagelsen sker i sin egenskab af regionsledelsesmedlem. o Alle nødvendige møder og arrangementer inden for sit eget ansvarsområde (funktionsbeskrivelsen). o Alle møder og arrangementer, hvor deltagelsen sker som stedfortræder for et af de øvrige regionsledelsesmedlemmer. REGIONSRÅDETS MEDLEMMER: Til Formanden for Regionsrådet ved deltagelse i alle møder vedrørende Y s Men Region Danmark i henhold til funktionsbeskrivelsen i sin egenskab som regionsrådsformand. Til regionsrådsmedlemmer (DG, DGE, DGEE) ved deltagelse i: o Alle regionsrådsmøder o Alle møder og arrangementer, hvortil vedkommende er indkaldt, når deltagelsen sker i sin egenskab af regionsrådsmedlem (f.eks. kurser, udvalgsarbejde) o Alle møder og arrangementer, hvor deltagelsen sker som stedfortræder for et af de øvrige regionsrådsmedlemmer. 3
TJENESTELEDERE (RSD: Regionskonference i Region Danmark.. Alle møder og arrangementer, hvortil regionsledelsen har anmodet om deltagelsen i sin egenskab af tjenesteleder. Alle møder og arrangementer hvortil en af klubberne har anmodet om deltagelse i et klubmøde vedrørende eget ansvarsområde (funktionsbeskrivelsen). Såfremt transportudgifter skønnes at overstige 1.500 kr. skal regionsledelsens godkendelse indhentes forinden. Alle møder og arrangementer hvortil et af distriktsledelserne har anmodet om deltagelse i et distriktsmøde vedrørende eget ansvarsområde (funktionsbeskrivelsen). Såfremt transportudgifter skønnes at overstige 1.500 kr. skal regionsledelsens godkendelse indhentes forinden. DISTRIKTSLEDELSEN: Til Distriktslederen (DG) ved deltagelse i: Til Distriktslederen og Vicedistriktslederen (DG, DGE) ved deltagelse i: o Et møde i hver klub i distriktet. Til distriktsledelsesmedlemmer (DG, DGE, DGEE) ved deltagelse i: o Distriktsledelsesmøder (max. 4 pr. år. (fra hjem til mødested og retur). o Distriktsmøder (max. 3 pr. år. (fra hjem til mødested og retur). o Alle møder og arrangementer, hvortil der foreligger en indkaldelse, når deltagelsen sker i sin egenskab af distriktsleder (DG, DGE, DGEE). REGIONSSEKRETARIATET: Til Regionsskatmesteren (RT) ved deltagelse i nødvendige møder med revisor, bank, skattekonsulent, juridisk konsulent m.v. vedrørende Regions Danmarks budget og regnskab. Til WEB-master (RSF) ved deltagelse i nødvendige møder med DKM, Flexmind og andre vedrørende Region Danmarks hjemmeside og elektroniske medier. Til IT-ansvarlig (RSF) ved deltagelse i nødvendige møder Videbæk Bogtrykkeri, AV-Pro og andre vedrørende Informations- og adressebogen samt afviklingen af regionskonferencer og andre IT-anliggender. 4
Til regionssekretariatets medlemmer (RT, RSF og RSA) ved deltagelse i: o Alle Regionsledelsesmøder o Alle regionsrådsmøder o Alle møder og arrangementer, hvortil vedkommende er indkaldt, når deltagelsen sker i sin egenskab af sekretariatsmedlem (RT, RSF, RSA) o Alle møder og arrangementer, hvor deltagelsen sker som stedfortræder for et af tjenestelederne. ANDRE DELTAGERE I REGIONS DANMARKS ARRANGEMENTER: Til inviterede gæster, som er indbudt af regionsledelsen til at deltage i et møde eller arrangement, f.eks.: o Danske area- eller internationale medlemmer (AP, IP, m.fl.) til rådsmøder. o RD Y s Menette og RDE Y s Menette til rådsmøder og DGE-træning. Til andre Y s Men, som efter anmodning har ydet en særligt indsat, der har krævet kørsel eller andre befordringsudgifter (f.eks. transport af udenlandske gæster). 5
AFHOLDTE UDGIFTER REGIONSLEDELSENS MEDLEMMER: Regionslederen (RD) og dennes ægtefælle/ledsager får dækket alle omkostninger ved deltagelse i Region Danmarks regionskonference i det år, der afslutter RD-perioden Regionslederen (RD) får dækket rejseudgifterne ved deltagelse i regionskonferencer indenfor Area Europa som repræsentant for Regions Danmark. Regionslederen (RD) får dækket rejse- og opholdsudgifter samt konferenceafgift ved deltagelse som Regions Danmarks repræsentant i Verdenskonvent eller Areakonvent. Eventuelt ophold eller rejser udover konferencedagene er for egen regning. Det bør tilstræbes, at så stor en del som muligt betales som BF-delegat. Regionslederens (RD) ægtefælle/ledsager kan deltage i enten en regionskonference eller en international konference indenfor Europa på Regionens regning. Regionslederen (RD) kan indkøbe højst 125 stk. bannere til brug for sin RD-periode på Regionens regning. Visitkort til Regionslederen (RD) kan bestilles hos forsendelsessekretæren (RSF). Regionen betaler for indtil 75 stk. bannere til en dansk Areapræsident (AP) eller en dansk International Præsident (IP). Til Regionsledelsesmedlemmerne (RD, RDE, RDEE og PRD) refunderes: o Et årligt beløb på kr. 2.350,- jf. ligningslovens 7 M, stk. 1 (skattefrit). Beløbet udbetales i november. o Eventuelle opholds- og fortæringsudgifter i tilknytning til: Alle regionsrådsmøder Regionskonference i Region Danmark Alle møder og arrangementer, hvortil vedkommende er indkaldt, når deltagelsen sker i sin egenskab af regionsrådsmedlem (f.eks. kurser, udvalgsarbejde) Alle møder og arrangementer, hvor deltagelsen sker som stedfortræder for et af de øvrige regionsrådsmedlemmer. o Dokumenterede udlæg vedrørende forsendelsesomkostninger 6
REGIONSRÅDETS MEDLEMMER: Til Formanden for Regionsrådet såfremt denne ikke er et ledelsesmedlem ydes der: o Et årligt beløb på kr. 2.350,- jf. ligningslovens 7 M, stk. 1 (skattefrit). Beløbet udbetales i november. Regionen betaler nødvendige opholds- og fortæringsudgifter i tilknytning til regionsrådsmedlemmernes deltagelse i: o Alle regionsrådsmøder o Alle møder og arrangementer, hvortil vedkommende er indkaldt, når deltagelsen sker i sin egenskab af regionsrådsmedlem (f.eks. kurser, udvalgsarbejde) o Alle møder og arrangementer, hvor deltagelsen sker som stedfortræder for et af de øvrige regionsrådsmedlemmer. TJENESTELEDERE (RSD: Regionen refunderer nødvendige og dokumenterede udgifter til fremstilling og eventuel forsendelse af materiale i forbindelse med hvervet som tjenesteleder (RSD). DISTRIKTSLEDELSEN: Regionen refunderer ingen af distriktsledelsens udgifter. REGIONSSEKRETARIATET: IT- og WEB-master (RSF) refunderes følgende aftalte, skønnede udgifter ved forbrug i forbindelse med Regionens kopimaskine, printer og andet teknisk udstyr er placeret hos ham og for benyttelse af eget IT-udstyr: o Forbrug af elektricitet: 2.000,- kr. o Anvendelse af IT-udstyr 4.000,- kr. o Forbrug af varme 3.000,- kr. Til sekretariatsmedlemmerne (RT, RSF og RSA) ydes der: 7
o Et årligt beløb på kr. 2.350,- jf. ligningslovens 7 M, stk. 1 (skattefrit). Beløbet udbetales i november. Regionen betaler nødvendige opholds- og fortæringsudgifter i tilknytning til sekretariatsmedlemmernes deltagelse i: o Alle regionsrådsmøder o Alle møder og arrangementer, hvortil vedkommende er indkaldt, når deltagelsen sker i sin egenskab af sekretariatsmedlem (f.eks. kurser, udvalgsarbejde) o Alle møder og arrangementer, hvor deltagelsen sker som stedfortræder for et af de øvrige sekretariats- eller ledelsesmedlemmer. ANDRE DELTAGERE I REGIONS DANMARKS ARRANGEMENTER: Nødvendige udgifter i forbindelse med regionsledelsens invitation af gæster, som Regionen har påtaget sig forpligtelsen for. Til andre Y s Men, som efter anmodning har ydet en særligt indsat, der har været forbundet udgifter med. - 8